DICAS DECOMUNICAÇÃOINTERNA PARAUSINAS

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Antonio Marquez

SUMÁRIO

apresentação

45 dicas

para ler

para acessar

sobre o autor

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APRESENTAÇÃO

Durante os meus onze anos como profissional de comunicação,

tive a oportunidade de trabalhar, mesmo que por pouco tempo,

para três grupos de usinas. Tais experiências, todas elas

ocorridas nos últimos seis anos, fizeram com que eu pudesse

pôr em prática alguns projetos e vislumbrar outros que, em

virtude de algum motivo, não chegaram a ser implantados.

Sendo assim, tenho o prazer de compartilhar neste e-book

ideias que certamente irão contribuir com as ações de

comunicação interna da sua usina. Ao final, disponibilizo uma

lista com os links dos softwares online - e gratuitos - citados

por mim nesta publicação. Para o próximo ano, pretendo criar

outra compilação de insights, desta vez, sobre endomarketing.

Boa leitura e ótimos projetos!

Antonio Marquez

AS 45 DICAS

Independentemente de como você organizará seu mural de comunicados, reserve, ao menos, um

espaço para que impressões no formato A3 sejam publicadas nele. Essa é uma ótima opção para

divulgar, por exemplo, uma campanha interna ou fotos de um evento, então capriche na arte e

busque inspiração em cartazes de anúncios publicitários para potencializar seu alcance.

01 MURAL DECOMUNICADOS

Busque padronizar os modelos de comunicados de seu mural. Para isso, crie, com o auxílio de um

programa de edição de imagens, templates temáticas para cada editoria. Procure utilizar títulos no

formato jornalístico "sujeito+verbo+predicado" e fonte com tamanho 14 (no mínimo). Ilustre-o com

uma boa imagem que preencha 1/3 da página. Passe sua informação em até três parágrafos - que

juntos não ultrapassem 400 toques. Tais recomendações deixarão seu comunicado com um layout

mais leve, o que chamará a atenção dos colaboradores.

02 MURAL DECOMUNICADOS (2)

Evite atualizar o mural fora da data estipulada, mesmo que alguém faça tal solicitação. Se os novos

comunicados são publicados sempre às segundas-feiras, não abra exceção, já que, se apenas um

único comunicado for atualizado durante a semana, ele terá grandes chances de passar

despercebido pela maior parte dos colaboradores.

03 MURAL DECOMUNICADOS (3)

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Uma regra importante para saber o que deve ou não ser publicado no mural: o assunto precisa ter

relevância para grande parte da empresa. Se o responsável por um setor solicitar a divulgação de

um comunicado que interesse a apenas uma minoria, tal mensagem deverá ser repassada por outro

veículo de comunicação. Nesse caso, o mais recomendável é que os líderes executem tal tarefa por

meio de reuniões com a sua equipe.

04 MURAL DECOMUNICADOS (4)

Saiba que a sequência dos comunicados deve ser respeitada em todos os murais para contribuir

com a padronização. Solicite às lideranças de cada um dos setores onde os murais estiverem

instalados para que orientem seus colaboradores sobre a importância de não retirarem nenhuma

das publicações a fim de dar espaço para outras de interesse específico. Como solução, sugira a

criação de um espaço exclusivo para que a área alimente seu próprio painel com conteúdo de seu

interesse.

05 MURAL DECOMUNICADOS (5)

5

Identifique quais são os pontos de maior fluxo de pessoas e instale seu mural de comunicados neles,

isso garantirá melhores resultados. Mas não exagere na quantidade de murais: lembre-se que há um

gasto com papel e com impressão. Outra vantagem de não se abusar dos murais é a de promover a

interação entre os colaboradores quando eles pararem para ler as novas informações.

06 MURAL DECOMUNICADOS (6)

07 NEWSLETTER PARALIDERANÇA

Muito utilizado em qualquer empresa, o PowerPoint ainda pode apresentar algumas dificuldades

para alguns colaboradores. Imagens distorcidas, excesso de informações em um único slide e

desrespeito ao manual de marca da empresa são apenas alguns dos problemas que podem ser

evitados se a equipe de comunicação promover um treinamento sobre o software.

08 TREINAMENTO DEPOWERPOINT

A criação e divulgação de uma política de comunicação e seus procedimentos são imprescindíveis

para o bom andamento das atividades do setor, já que essa é a maneira mais adequada de organizar

suas tarefas e evitar que falhas ocorram durante qualquer processo. Nela (na política), você pode

citar, por exemplo, qual o procedimento necessário para que um comunicado seja divulgado, evitando,

assim, os pedidos fora do prazo.

09 POLÍTICA EPROCEDIMENTOS

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Crie uma newsletter para encaminhar, mensalmente, informações estratégicas para a liderança da

sua usina. Na publicação, dê prioridade a mensagens que contenham dicas sobre comunicação face a

face, links para artigos, cursos de gestão, novidades sobre o setor sucroenergético e recomendações

da diretoria para os gestores.

Que tal empoderar seus fornecedores de cana com informações relevantes e que possam contribuir com o

bem-estar do negócio? Crie, então, um informativo para encaminhá-los periodicamente com entrevistas

que possam contar o dia a dia de seu público-alvo. Sorteie um fornecedor e passe um dia em sua

propriedade para conversar com ele e sua família e transforme isso em um belo texto. Faça uma seção de

perguntas e respostas para que os colaboradores da Agrícola respondam às dúvidas relacionadas ao cultivo

da cana. Não se esqueça de acrescentar, sem exageros, notícias sobre a usina, como metas de produção

para a safra e novos investimentos.

10 INFORMATIVO PARAFORNECEDORES

O que acha de criar um mural de classificados no local de maior fluxo de colaboradores da sua usina?

Essa é uma ação que costuma trazer bons resultados, já que há sempre alguém que está em busca de

uma casa para alugar, um móvel para comprar ou algum item para vender. O único cuidado que se deve

ter é o de deixar bem claro que a usina não tem nenhuma responsabilidade pelos anúncios divulgados.

11 MURAL DECLASSIFICADOS

CENTRAIS DEACESSO À INTERNET

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12Crie centrais de acesso à intranet espalhadas pela usina para que colaboradores que não tenham

contato com computadores possam usufruir da ferramenta. Depois, promova, em parceria com a TI,

um treinamento para garantir que todos saibam como manuseá-la corretamente.

Provavelmente, nenhum outro segmento empresarial tem tantos públicos internos como uma usina.

Uma dica importantíssima é identificá-los e pensar em algumas ações de comunicação que atendam a

todos eles, sem exceção; e em outras, direcionadas a públicos específicos. Assim, você garantirá que

as mensagens publicadas tenham o melhor resultado possível.

13 IDENTIFIQUE SEUSPÚBLICOS

Utilizar murais, mesmo que dobráveis, no campo, talvez não seja a melhor maneira de levar a

informação para quem lá trabalha. Algumas usinas possuem programas de rádio que são veiculados

nos ônibus. Mas uma alternativa interessante é a de se criar uma equipe de multiplicadores de

comunicação para que, semanalmente, percorra as frentes de trabalho para divulgar as novidades e

distribuir materiais explicativos, além de esclarecer possíveis dúvidas. Essa é uma ideia prática e

que certamente renderá ótimos resultados.

14 INFORMAÇÃO NOCAMPO

Em toda usina há sempre aqueles colaboradores que estão dispostos a participarem de tudo e que

possuem um ótimo relacionamento com quem quer se seja. Que tal valorizá-los e torná-los ainda mais

atuantes? Para isso, sob a autorização da diretoria, crie uma equipe de multiplicadores para apoiar a

comunicação tanto nas atividades do dia a dia como na realização de eventos internos.

15 EQUIPE DE MULTIPLICADORES

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Tente ousar mais nos layouts das peças de comunicação interna. Use boas combinações de cores e

fontes e procure escrever textos curtos contendo somente as informações relevantes. Deixe sempre

alguns espaços em branco para que a página possa ‘respirar’ e ficar mais leve. O que acha de usar

filtros semelhantes aos das redes sociais em publicações mais animadas? Para se inspirar, vale a

pena criar uma conta no Pinterest – ideias não faltarão, garanto!

16 SEJAVISUAL

Crie perfis em redes sociais para acompanhar o que os internautas estão curtindo. Essa é uma boa

maneira de aproveitar conteúdos que estejam bombando, como os famosos memes, e usá-los a seu

favor nas peças de comunicação interna que produz. Quanto mais criativo for, mais atenção terá do

seu público. Mas, claro, estabeleça parâmetros para não exagerar e manter o bom senso.

17 INSPIRE-SE NASREDES SOCIAIS

Se a sua usina não conta com uma intranet, que tal montar um blog via plataforma Wordpress sem

gastar um real sequer? Além de economizar, você terá uma ferramenta de comunicação que

alcançará a todos os integrantes da empresa, haja vista que o blog poderá ser acessado de

qualquer lugar.

18 CRIE UM BLOG

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O lado bom do Wordpress é que você pode fazer posts que contenham vídeos hospedados no

Youtube, além de áudios e galerias de fotos. Outro ponto positivo é a publicação de arquivos em

PDF e PPT. Há, ainda, a possibilidade de liberar a opção de comentários dos leitores. Se, no

entanto, não estiver seguro sobre dar esse importante passo, você poderá realizar uma moderação

para escolher quais reações dos leitores irão ao ar. Mas lembre-se: vivemos na era da informação e

interagir é essencial.

19 CRIE UM BLOG (2)

Para finalizar esse item, vale ressaltar que muitas empresas já trocaram a intranet por um blog

corporativo ou, até mesmo, por um aplicativo. Então, não tenha medo de optar por uma delas nos

próximos anos. Mas, caso isso ocorra, crie um período de transição entre uma ferramenta

(intranet) e outra (blog ou app) até ter certeza que grande parte dos colaboradores já se adequou

ao novo canal de comunicação.

20 CRIE UM BLOG (3)

Ouvi uma vez de um grande especialista em comunicação interna que o profissional que atua nessa

área, para obter sucesso, deve seguir a regra 70/30. Ou seja, passe apenas 30% do seu tempo à sua

mesa. Os outros 70¨% devem ser usados para percorrer a empresa, interagir com as pessoas para

entender o que esperam da comunicação, entrevistá-las, visualizar e corrigir possíveis falhas, reforçar

as parcerias com gerentes e supervisores e dar andamento aos projetos.

21 APLIQUE AREGRA 70/30

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A melhor maneira de entender quais são as expectativas que os colaboradores têm em relação à

comunicação interna é conversando com eles. Para lhe ajudar nessa tarefa, passe a realizar suas

refeições na companhia de pessoas de outros setores. Durante esse tempo, aproveite para

perguntar sobre o grau de satisfação com as ações de comunicação, mas sem exagerar. Procure

aproveitar mais o momento para interagir e identificar boas pautas para o seu informativo.

22 CONVERSE COM OSCOLABORADORES

Lembre-se de que há centenas de colaboradores que trabalham no turno da noite e que também

devem receber a mesma atenção por parte da comunicação. Então, pelo menos uma vez por mês,

busque acompanhá-los nesse horário e aproveite para coletar informações, realizar entrevistas e

identificar necessidades.

23 COMUNICAÇÃO24 HORAS

Não se esqueça de realizar algumas adaptações para o turno da noite. Nos murais, por exemplo,

solicite que seja instalado um sistema de iluminação a fim de que as informações ali contidas sejam

lidas sem nenhuma dificuldade.

24 COMUNICAÇÃO24 HORAS (2)

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Não há como obter sucesso em qualquer atividade se você não gerenciá-las estrategicamente. Sendo

assim, faça uso de ferramentas como o 5W2H, PDCA e Kamban, que são fáceis de manusear e que

irão contribuir significativamente com o seu trabalho. Não se esqueça de criar KPIs para medir os

resultados das ações de comunicação e, assim, demonstrar, através de indicadores, a importância do

trabalho desenvolvido.

25 FERRAMENTAS DE GESTÃO

O Storytelling nada mais é do que uma técnica para mobilizar seu público por meio da contação de

histórias relevantes. Muito utilizado em campanhas publicitárias, ele também pode lhe ajudar a

potencializar suas ações de comunicação interna e aumentar o nível de engajamento. Imagine, por

exemplo, humanizar uma história de um colaborador que promoveu uma melhoria em um setor da

empresa ao detalhar as principais etapas vivenciadas por ele até obter sucesso: as dificuldades

enfrentadas antes de se encontrar uma solução; a busca pela ideia; as tentativas frustradas; e,

finalmente, a grande descoberta.

26 USE OSTORYTELLING

...quadrado! Lembre-se que algumas mensagens se encaixam no mural, enquanto outras devem ser

repassadas pela liderança ou publicadas na intranet ou blog corporativo. Há aquelas, no entanto, como

campanhas internas, que podem e devem estar em vários canais de comunicação. Pense nisso!

27 CADA INFORMAÇÃONO SEU...

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Uma dica sobre o informativo interno: esqueça o formato quadradão e frio onde sempre se encontram

nos títulos palavras como: realiza, promove, treina, inaugura. Não que tais informações não devam ser

publicadas. Não é isso. Elas apenas estão no meio de comunicação errado. Se um treinamento ocorreu

há um mês, por que repercuti-lo no informativo? Não seria mais ideal ter utilizado o mural na mesma

semana em que ele aconteceu? Imprimir um informativo custa caro e, por isso mesmo...

28 INFORMATIVOINTERNO

...deve ser recheado de conteúdo atraente e que faça com que realmente grande parte dos

colaboradores leia e goste muito a ponto de levar para casa. Se for para fazer um informativo por

fazer, direcione tal verba para outras ações, como as de endomarketing. Lembre-se que, hoje, as

pessoas têm o poder de escolherem o que querem consumir em termos de informação, graças à

democratização da internet.

29 INFORMATIVOINTERNO (2)

A um informativo atraente. Esqueça aquele formato quadrado de diagramação das páginas. Inspire-

se nas melhores revistas e nas redes sociais e ouse nas imagens, nas fontes, nas cores. Na era

digital, os colaboradores esperam sempre serem surpreendidos, por isso saia do convencional.

30 REVISTA +INTERNET=

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Não há mais desculpas para não se utilizar vídeos na comunicação interna. Houve um evento

importante? O que acha de gravar uma entrevista com os colaboradores com o auxílio de um

celular e postar na intranet ou no blog corporativo? Quer promover um momento de descontração?

Pense na possibilidade de pedir para que alguns fanáticos arrisquem um palpite para o jogo de

futebol do final de semana. Precisa intensificar a divulgação de uma campanha interna? Faça

vídeos!

31 FAÇAVÍDEOS

Saiba que você não precisa ser um expert em edições de vídeos para começar a utilizar essa

importante ferramenta de comunicação na sua empresa. Há ótimos editores pela internet, que,

inclusive, lhe dão até a possibilidade de criar animações com um toque bem profissional, como o

Animaker, por exemplo.

32 FAÇAVÍDEOS (2)

Humanizar a comunicação é torná-la o mais próximo possível da realidade do colaborador. Evite

bancos de imagens quando você pode usar os próprios funcionários como modelo para algumas

ações. E não é só isso: vá além! Imagine uma campanha de prevenção de acidentes do trabalho na

indústria onde os personagens utilizados são os próprios filhos dos colaboradores? Pense em como

isso iria mobilizar o seu público alvo.

33 HUMANIZE ACOMUNICAÇÃO

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Faça o possível para medir a eficiência das ações de comunicação interna através da criação de

indicadores e demonstre o quanto suas atividades geram benefícios reais à empresa. Se realizou

alterações no informativo, por exemplo, procure identificar quantos exemplares sobraram nos

pontos de entrega e compare com a edição anterior. Complemente com uma pesquisa que aponte o

grau de satisfação dos leitores antes e depois das mudanças.

34 MENSURE OSRESULTADOS

Quer um outro exemplo de indicador que demonstrará claramente os benefícios da comunicação

interna? Solicite os dados de produtividade de um colaborador antes de convocá-lo para ser

personagem de uma entrevista especial que será publicada no informativo ou no blog, por exemplo.

Depois, compare com os dados obtidos um mês após a publicação. Certamente ele se sentirá

reconhecido e produzirá mais e melhor.

35 MENSURE OSRESULTADOS (2)

Se quiser promover uma pesquisa prática para medir o grau de satisfação em relação à intranet,

aplicativo ou blog, saiba que há boas opções online gratuitas, como o Survey Monkey. Basta montar

o questionário e disponibilizá-lo via link por e-mail ou publicá-lo em um dos canais digitais.

36 MENSURE OSRESULTADOS (3)

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Sei que há muitas soluções e estratégias para tornar as atividades de comunicação interna

surpreendentes; só neste e-book são várias dicas que você pode aproveitar. Lembre-se, entretanto,

de respeitar a cultura da empresa onde atua e aja de acordo com os valores que ela prega. Mais do

que isso, encontre o ritmo perfeito para sugerir e implantar as melhorias.

37 RESPEITE ACULTURA

...pesquise! Há ótimos materiais sobre comunicação interna na internet. E o melhor de tudo: totalmente

de graça. A Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) publica, trimestralmente, a

Revista de Comunicação Empresarial. Dois dos mais aclamados profissionais de comunicação da América

do Sul, a brasileira Analisa de Medeiros Brum e o argentino Alejandro Formanchuk disponibilizam alguns

de seus livros em seus blogs. Os links dessas e outras dicas você encontra ao final do e-book.

38 PESQUISE,PESQUISE E...

Já pensou em criar um aplicativo para que os colaboradores possam acessar diversos conteúdos

diretamente do seu celular? Essa é uma boa estratégia para fortalecer o trabalho de comunicação

interna e disponibilizar materiais que cheguem até a família dos colaboradores, já que o app pode ser

acessado de qualquer lugar 24 horas por dia. Após sua criação, um treinamento deverá ser aplicado.

39 CRIE UM APLICATIVO

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Líderes que trabalham distante da usina ou até mesmo aqueles que não possuem um computador

podem ser comunicados de assuntos relevantes de uma maneira prática e eficiente: via SMS. Há

diversas empresas que oferecem esse serviço – que não é caro. Vale a pena pesquisar.

40 MENSAGEM VIASMS

Em usinas localizadas em cidades pequenas, pense na possibilidade de instalar um mural de

comunicados na praça para que todos os habitantes tenham acesso ao que ocorre na empresa. Muitas

mensagens que passam despercebidas pelos colaboradores podem chamar a atenção de seus familiares

e render uma repercussão positiva sobre assuntos, como campanhas de prevenção de doenças e

acidentes do trabalho, em suas casas.

42 DE DENTROPARA FORA

A comunicação face a face é a ferramenta mais importante de interação e de troca de informações

dentro de qualquer empresa, independentemente da quantidade de canais impressos e digitais que você

possua. E dentro desse cenário, contar com um programa como o Café com o Presidente passa a ser

imprescindível. Nele, um grupo de até oito colaboradores, sorteado mensalmente, terá a possibilidade de

conhecer o principal comandante da empresa e conversar sobre os mais variados temas. Os resultados

vão bem mais além da prática de uma gestão transparente.

41 CAFÉ COMPRESIDENTE

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Talvez você não se dê conta, mas há muitos canais de comunicação disponíveis para você utilizar e

que podem trazer ótimos resultados. Um deles é a central de radioamador, que pode se transformar

em uma incrível ferramenta para encaminhar mensagens rápidas sobre campanhas internas de saúde

e segurança aos motoristas ou divulgar novos projetos.

43 FORA DACAIXA

Se a sua usina possui mais de uma unidade, pense na possibilidade de promover webinars pelo

menos uma vez por semana para alinhar as atividades de comunicação com todos os integrantes do

setor ou com colaboradores parceiros de outras áreas, caso não possua uma equipe exclusiva. Ao

utilizar esse recurso, você consegue conectar várias pessoas com o auxílio de computadores e

editar planilhas e documentos de maneira interativa.

44 WEBINARPARA ALINHAR

Outra dica importantíssima tem a ver ainda com a ideia de ser o mais visual possível. Se tiver de

divulgar algo importante, mas que conta com dados um tanto quanto complexos para a maior para

do seu público, como expectativa de produção e quadro de metas do Programa de Participação de

Resultados (PPR), recorra ao infográfico. Essa ferramenta usada cada vez mais pelos jornais,

principalmente os impressos, tem como objetivo destacar as principais informações com o auxílio de

ilustrações, para facilitar o entendimento de todos.

45 USE INFOGRÁFICOS

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PARA LER

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blog da Analisa de Medeiros Brumwww.analisademedeirosbrum.wordpress.com

Um dos maiores especialistas em comunicação interna e endomarketing do Brasil, Analisa deMedeiros Brum disponibiliza dicas preciosas por meio do seu blog.

blog do Alejandro Formanchuckwww.formanchuk.com.ar/todosignifica/

O argentino Alejandro Formanchuck é, atualmente, um dos maiores nomes da América Latina quandoo assunto é comunicação interna. Ele mantém um blog sempre recheado de dicas.

blog da Rachel Millerhttp://www.allthingsic.com/

Descobri o trabalho da inglesa Rachel Miller este ano enquanto fazia algumas pesquisas. Sem dúvida,seu blog é uma ótima fonte de informações para quem quer entrar em contato com cases de sucessos

envolvendo a área de comunicação interna nas principais empresas do mundo.

Revista Comunicação Empresarialwww.aberje.com.br/revista/

A Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) publica, trimestralmente, em seus site aRevista Comunicação Empresarial, que conta sempre com a participação dos principais profissionais do

setor no país.

PARA ACESSAR

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para se inspirar com ideias criativas sobre design

para fazer webinars

para criar mapas mentais durante as reuniões de brainstorm

para criar apresentações com ótimos recursos visuais

para editar vídeos e criar animações

para editar seu informativo interno

para criar um blog corporativo

para criar infográficos e newsletters

para acessar os links,clique nas logomarcas

SOBRE O AUTOR

CONTATOS(16) 99307-6297

amarquezjornalista@gmail.com

Antonio Marquez é jornalista pós-graduado em história, comdiversos cursos de extensão em comunicação empresarial e mídias

sociais. Já atuou para três grupos de usina, sendo que, em doisdeles, foi responsável por todas as atividades relacionadas ao

setor. Foi repórter de Cidades e Economia para meios decomunicação do Grupo EPTV. Também atuou como assessor deimprensa, com foco em gerenciamento de crise, para a América

Latina Logística (ALL), onde atendia demandas dos maisimportantes meios de comunicação do país. Teve a oportunidade

de trabalhar em jobs para empresas como Faber-Castell eSyngenta. Em 2016, integrou o Conselho de Leitores da Revista

Galileu (Editora Globo).