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Março 2011

2 Manual do Utilizador Inofrota 2011

1. ÁREAS DO MENU GESTÃO TÉCNICA DE FROTA

1.1. CONFIGURAÇÕES

1.1.1. VER CONFIGURAÇÕES

1.2. GESTÃO DE CUSTOS

1.2.1. IMPORTAR CUSTOS

1.2.2. CUSTOS ASSOCIADOS

1.3. ALARMES

1.3.1. VER ALARMES

1.3.2. ADICIONAR ALARME

1.3.2.1. ALARME DE ACÇÕES DE CURTO PRAZO

1.4. RELATÓRIOS

1.4.1. RELATÓRIO DE FICHAS DOS VEÍCULOS

1.4.2. RELATÓRIO DE GESTÃO TÉCNICA DE FROTA

1.4.3. GRÁFICO DE MÉDIAS DE CONSUMO

1.4.4. RELATÓRIO DE CUSTOS ADICIONAIS POR VEÍCULO

1.4.5. RELATÓRIO DE ACÇÕES DE CURTO PRAZO

1.4.6. RELATÓRIO DE ANOMALIAS DE ABASTECIMENTO

MENU GESTÃO TÉCNICA DE FROTA - ÍNDICE


MENU GESTÃO TÉCNICA DE FROTA

Existem duas Zonas distintas no Menu de Gestão Técnica de Frota

Opções de

Configuração,

Custos,

Alarmes e

Relatórios

Configuração de Dados de Viaturas,

Custos, Alarmes e Relatórios

Zona onde se opta por

editar as fichas de veículos,

adicionar ou importar custos,

configurar alarmes ou gerar

relatórios.

Zona onde se executa a

opção escolhida na zona da

esquerda.

Neste Menu poderá gerir toda a informação necessária para conhecer o estado da frota, tal como custos, quilómetros,

consumos, acções de curto prazo ou integração de dados de combustível (Galp, BP, Repsol…) e portagens (Via Verde).

Ver Configurações Seleccione (1 e 2) qual o veículo que pretende configurar/reconfigurar.

Após seleccionar o veículo surge uma tabela onde deverão ser inseridos ou alterados os dados relativos a:

2

1

MENU GESTÃO TÉCNICA DE FROTA

OPÇÕES DE CONFIGURAÇÃO, CUSTOS, ALARMES E RELATÓRIOS


Financiamento - Neste separador estão incluídos

todos os dados relativos ao financiamento da viatura:

entidade; kms contratados; Renda mensal ou Número

de Pneus.

Seguro - Contém os dados relativos ao seguro:

identificação da seguradora, número da apólice, valor,

franquia.

Manutenção - Neste separador podem ser lançados

os dados relativos a data e periodicidade de

revisões e inspecções.

Combustível - Contém os dados relativos ao

combustível como: identificação da empresa

fornecedora; número do cartão e plafond associado.

Portagens - Contém os dados da empresa e do

dispositivo de identificação.

Identificação - Neste separador poderá inserir as

características do veículo como Marca, Modelo,

Registo, Tipologia, Inicio de Actividade ou Km Iniciais.


Para inserir os custos deverá

seleccionar a viatura no campo

“Alterar Veículos Seleccionados”

(1), identificar as datas de inicio e

fim relativas ao custo e seleccionar

o campo “Adicionar novo custo

adicional” (2).

Os custos associados ao consumo de combustível, Via Verde, podem ser importados para a

aplicação de forma automática, através da factura electrónica disponibilizada pelo

Operador.

Importar custos

Para importar os custos, dos cartões frota das Gasolineiras ou

Via Verde, deverá: seleccionar o mês a que se referem os

custos a importar (1). Caso não pretenda que exista um filtro

de data poderá assinalar esta opção na check box “Ignorar

Filtro de Data”.

Posteriormente deverá seleccionar os veículos aos quais os

custos vão ser associados (2) e o Tipo de Ficheiro a importar

(3).

Clique em “Procurar” (4) e escolha o ficheiro que deverá estar

gravado no PC do utilizador. Para finalizar a importação clique

em “Importar Ficheiro” (5).

Para importar outros custos através de um ficheiro em Excel

(Combustível, Portagens, Pneus, Sinistros, Manutenção ou

Outro) deverá seguir o procedimento anterior (1 e 2),

seleccionar o Tipo de Ficheiro “Formato Inosat” (3a) e efectuar

o Download do ficheiro Excel onde poderá registar os custos

que quer importar (3b).

Após preencher este ficheiro deverá guardá-lo, no computador,

com o nome que desejar e obrigatoriamente com o formato:

“CSV (Separado por vírgulas)”.

No Inofrota, clique em “Procurar” (4) e seleccione o ficheiro

que guardou no seu computador. Para finalizar a importação

clique em “Importar Ficheiro” (5).

Custos Associados Poderá ainda atribuir às viaturas custos variáveis sem ser através da importação de

ficheiros. Esta atribuição é feita de forma manual e custo a custo.

Preencha o quadro indicando os dados referentes ao custo a

inserir (3): Data e hora, Kms, Categoria de Custo (Outro,

Combustível, Portagens, Pneus, Sinistro ou Manutenção),

Descrição, Quantidade, Custo Total e Notas.

Para finalizar clique em “Criar Custo do Veículo” (4).

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5

4 3

2

3a 3b

1

3

3 3

3

3

3

3

3

3

4


Ver alarmes

Adicionar alarme

Opção que permite

visualizar a lista de alarmes

referentes ao Módulo de

Gestão Técnica de Frota,

actualmente configurados.

(1) Seleccione os veículos.

(2) Clique em “Actualizar

Resultados”.

Se pretender cancelar um

alarme que esteja

configurado deverá:

(3) Seleccione o alarme.

(4) Clique em “Remover”.

Opção que permite

configurar um alarme.

Deverá efectuar o seguinte

procedimento:

(1) Seleccione os veículos.

(2) Escolha a Tipo de

alarme que neste caso

de verá ser “Alarme de

Acções de Curto Prazo”.

(3) Defina o período

semanal em que

pretende que o alarme

esteja activo.

(4) Escolha a forma como

pretende ser alertado.

(5) Escolha o intervalo de

datas em que pretende

que o alarme esteja

activo (facultativo).

(6) Indique quais as

situações para as quais

quer ser alertado

(Financiamento, Seguro,

Inspecção, Revisão ou

Cartão Frota) e a

antecedência com que

pretende ser alertado.

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6

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4

3

1

1

4

3

2


Relatório que identifica detalhadamente a viatura e lista a informação de financiamento dos veículos, com dados relativos ao

contrato dos mesmos (início, fim, kms, meses, pneus, prestação e entidade).

Relatório de Fichas de Veículos

CONFIGURAÇÃO de RELATÓRIO:

•Seleccionar veículos

Escolha o(s) veículo(s) no quadro da esquerda (1) (mantendo a tecla Control pressionada poderá seleccionar mais do que um

veículo) e transfira para o quadro da direita clicando na seta verde (2) ou então, mantendo o botão esquerdo do rato

pressionado, arraste os veículos de um quadro para outro.

1 2

Os vários relatórios disponíveis no Menu de Gestão Técnica de Frota, deverão ser configurados de acordo com os parâmetros

indicados em cada um deles. Depois efectuar a configuração deverá escolher o formato (PDF, Word, Excel ou XML) em que

pretende que o relatório seja apresentado e clicar em “Gerar Relatório”.

Se pretender que um relatório seja enviado para um ou vários endereço(s) de email, então clique em “Gerar Relatório

Automático” e indique a periodicidade que pretende para o envio do relatório e os endereços de email para os quais deve ser

enviado. No Menu Área de Cliente – Separador de Relatórios Automáticos poderá confirmar os relatórios e dados que o Inofrota

envia automaticamente e poderá cancelar o envio se assim o entender.


Permite reunir de uma forma condensada todos os dados mensais da frota, tais como: kms percorridos e respectivo desvio face

aos kms contratados (neste caso para as viaturas em renting), abastecimentos, médias de consumo e todos os custos da frota.

Através da sua utilização, o Gestor de Frota consegue analisar os principais indicadores da frota como a evolução nos últimos

12 meses ou a gestão dos contratos das viaturas, permitindo evitar o excesso de kms no fim dos contratos.

Relatório de Gestão Técnica de Frota

CONFIGURAÇÃO do RELATÓRIO:

•Escolher o mês e o ano (1)

•Seleccionar veículos (2 e 3)

Escolha o(s) veículo(s) no quadro da esquerda (mantendo a tecla Control pressionada poderá seleccionar mais do que um

veículo) e transfira para o quadro da direita clicando na seta verde ou então, mantendo o botão esquerdo do rato pressionado,

arraste os veículos de um quadro para outro.

•Escolher formato do Relatório (PDF, Word, Excel ou XML) (4)

•Gerar Relatório (5)

Depois de Gerar poderá visualizar o relatório, no formato pretendido, no Menu de Relatórios.

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2

3

4 5










Gráfico que indica as médias de consumo agrupadas por tipo de veículo para um determinado mês, permitindo verificar

discrepâncias de consumo em viaturas com as mesmas características.

Desta forma vai ser possível verificar mudanças no comportamento dos condutores que vão começar a efectuar uma condução

mais defensiva de forma a gastarem menos.

Gráfico de Médias de Consumo

51-80-UB Filipe Correia VP

05-78-RR

64-46-QB

Paulo Ribeiro NAV

Pedro Maciel VP

6.80

7.65

8.10

1

2

3

5

1

4



Relatório de Custos Adicionais por Veículo

Relatório que lista todos os custos não fixos dos veículos, como por exemplo o combustível , as portagens ou as manutenções.

Através da sua utilização, o Gestor da Frota vai ter noção dos custos variáveis, que está a ter com cada um dos veículos da sua

frota.


•Definição do Período (1 e 2) Defina o período que pretende analisar, escolhendo data e hora iniciais e data e hora finais








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3 4

6 5

2











1

2 3

5

1

4

Relatório de Acções de Curto Prazo

Lista, num determinado mês e para os 4 meses seguintes, todos os prazos relativos a uma viatura específica que estão a

terminar (ex: renovação de seguros ou inspecções).

Desta forma, o Gestor da Frota tem noção dos prazos dos diferentes contratos de cada um dos veículos da sua frota podendo

tomar as devidas previdências quando os mesmos estão a chegar ao fim, quando necessitam de ser renovados ou quando é

necessário efectuar as inspecções às viaturas.


Relatório de Anomalias de Abastecimento

Relatório que cruza a informação da gasolineira (hora e local de abastecimento) com a posição da viatura. Esta

funcionalidade só está disponível para os Clientes que possuam Cartão de Abastecimento de Frota, estando disponível para:

GALP, BP, REPSOL E CEPSA.

Permite detectar se houve abastecimento de combustível em viaturas que não as da frota, já que caso se verifique a utilização

do cartão em locais onde não está a viatura respectiva significa que o abastecimento foi efectuado noutro veículo.

EE-88-71

Nuno Barros RT


•Definição do Período (1 e 2) Defina o período que pretende analisar, escolhendo data e

hora iniciais e data e hora finais.

•Escolha da Estação de Serviço

Seleccione a gasolineira onde se verificaram as possíveis

anomalias de abastecimento que pretende verificar

•Definição da distância mínima (kms)

Indique até que distância deverá, a viatura, ser considerada

como estando na Estação de Serviço.

Definição do Tempo mínimo (minutos)

Indique o mínimo de tempo de paragem da viatura para ser

considerada a possibilidade de abastecimento.

•Definição do tempo de atraso (minutos)

Indique a margem de tempo de atraso aceitável entre a hora

do ficheiro de abastecimento e a hora da solução Inofrota

•Seleccionar veículos (3 e 4) Escolha o(s) veículo(s) no quadro da esquerda (mantendo a

tecla Control pressionada poderá seleccionar mais do que um

veículo) e transfira para o quadro da direita clicando na seta

verde ou então, mantendo o botão esquerdo do rato

pressionado, arraste os veículos de um quadro para outro.

•Escolher formato do Relatório (PDF, Word, Excel ou XML)

(5)

•Gerar Relatório (6) Depois de Gerar poderá visualizar o relatório, no formato

pretendido, no Menu de Relatórios.

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