Desenvolvimento de um sistema integrado de gesto universitria

Beatriz Arajo, Clber Moterani, Eliara Maria Tavares, Gustavo Afonso, Jos Roberto Ribeiro, Marcelo Penha

Universidade Federal de Alfenas UNIFAL-MG{beatriz.araujo, cleber.tavaes, eliara.tavares, gustavo.afonso, joseroberto.ribeiro, marcelo.penha}@unifal-mg.edu.br

ResumoA busca por um sistema de gesto universitria integrado torna-se cada vez mais intensa medida que os nmeros a serem geridos crescem, a tecnologia avana e o uso da tecnologia da informao torna-se notrio e parte necessria em muitos dos processos. A Universidade Federal de Alfenas (UNIFAL-MG), que vem vivenciando em um perodo recente da sua histria um momento de expanso, est desenvolvendo e implantando, atravs do Ncleo de Tecnologia da Informao (NTI), um sistema integrado de gesto universitria. Esse sistema composto por mdulos destinados a domnios especficos, integrados atravs de uma base de dados institucional centralizada, sem redundncia e compartilhada entre os setores pertinentes.

Palavras-chave: sistema de gesto universitria integrado, domnios relacionados.

AbstractThe search for an integrated university management system becomes more intensive as the numbers to be managed increase, the technology advances and the use of information technology becomes apparent and a necessary part in many processes. The Federal University of Alfenas (UNIFAL-MG), which has experienced a recent period of expansion, is developing and deploying, through Center for Information Technology (NTI), an integrated university management system. This system is composed by modules aimed at specific domains, which are integrated through a centralized, redundance-free database, shared among several departaments.

Keywords: integrated university management system , domain relationship.

Introduo

A UNIFAL-MG uma Universidade Pblica Federal com quase cem anos de histria. Entretanto, assim como em muitas outras Universidades Federais, foi em um momento mais recente de sua histria que iniciou um perodo de expanso, com o aumento de cursos, nmero de alunos, servidores, estrutura fsica etc. A UNIFAL-MG atualmente uma organizao com vrios setores administrativos que possuem funes vitais ao bom andamento dos processos da instituio. Nesse processo de expanso, surgem vrias oportunidades de melhoria na integrao entre setores, fluxo de processos e comunicao interna.

Dessa forma, a demanda por sistemas informatizados aumenta, muitas vezes sendo eles vistos como pea fundamental para o bom funcionamento de um setor. Entretanto, em muitos casos a implantao de um sistema isolado no evita problemas como a duplicidade de dados e atividades, a inconsistncia de dados, a dificuldade no levantamento de informaes etc. Na tentativa de solucionar ou ao menos melhorar tal cenrio, desenvolve-se no mais sistemas isolados, mas sim partes de um sistema integrado, em que aes executadas em um determinado setor tem efeito nos

demais setores.Entretanto, para que isso ocorra na gesto universitria, a instituio deve assumir um grau

mais elevado de maturidade, direcionando seus esforos para o desenvolvimento de mdulos integrados, que faam uso de uma nica base de dados e estejam apoiadas por uma infraestrutura slida de Tecnologia da Informao (TI).

Quando o desenvolvimento e a implantao desses mdulos colocado em prtica, a universidade passa a ter um sistema corporativo integrado, construdo a partir de uma base de dados centralizada, sem redundncia e compartilhada entre os setores pertinentes. Nessa abordagem, quaisquer modificaes nos dados estaro imediatamente disponveis para outros setores ou departamentos. Essa agilidade na produo e disseminao interna das informaes representa um fator decisivo para modernizar a gesto acadmica, melhorar na qualidade da informao e agilizar os processos administrativos.

Este artigo apresenta o trabalho realizado pelo NTI/UNIFAL-MG no desenvolvimento de um sistema integrado de gesto universitria, que vem continuamente evoluindo com a implantao de novos mdulos e de melhorias nos j existentes.

Metodologia

Antes do processo de integrao, os sistemas existentes na UNIFAL-MG trabalhavam de forma setorial, ou seja, cada um isolado no domnio especfico de sua unidade institucional. Desta forma, cada setor inseria e mantinha todos os dados necessrios para o funcionamento do sistema, mesmo que tais dados no fossem da responsabilidade deste setor. Um exemplo disso era a necessidade de manter informaes sobre os servidores da universidade em diversos sistemas simultaneamente.

A integrao tem incio com o desenvolvimento e implantao do Sistema Acadmico em 2009. Naquele momento foi planejada uma estrutura que futuramente pudesse ser utilizada e gerenciada por outros domnios. Essa ideia viria a consolidar-se com a implementao do Sistema de Gesto de Pessoas e do Sistema de Protocolo, no final do ano de 2010 e incio de 2011. A integrao desses mdulos ao Sistema Acadmico resultou no inicio da construo do Sistema Integrado da UNIFAL-MG.

partir de sua criao, esse sistema corporativo passou a apresentar duas vertentes: uma voltada para a rea administrativa e outra para a rea acadmica. Na rea administrativa, o sistema atua indiretamente, como um meio que prov recursos para que as atividades de ensino, pesquisa e extenso atinjam seus objetivos. J na rea acadmica, o sistema atua diretamente na execuo dessas atividades. Essas duas vertentes so, portanto, complementares e trabalham de forma conjunta, compartilhando informaes.

O principal ponto de integrao do sistema o Banco de Dados, implementado no Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) PostgreSQL [1], utilizando-se do conceito de Schemas para organizar os diversos domnios institucionais. Foram empregadas tecnologias Web no desenvolvimento do sistema, utilizando-se linguagens como: PHP [2], HTML [3], JavaScript [4], Java [5]. Tais escolhas foram feitas principalmente fundamentadas no conhecimento e utilizao comum e padronizada delas pela equipe do NTI. Empregou-se o paradigma Orientado a Objetos, alm de mtodos como Ajax [6] e Web Service [7] e conceitos das Metodologias geis [8] para o desenvolvimento do sistema.

Os principais mdulos que compem atualmente o Sistema Integrado UNIFAL-MG so:

Acadmico: faz a gesto acadmica da instituio. Atende atualmente aos cursos de graduao e

ps-graduao, presenciais e a distncia. utilizado por vrios tipos de usurio, como departamento de registro acadmico, Pr Reitorias de Graduao e Ps-Graduao, Centro de Educao a Distncia, Professores, Coordenadores de Curso, Coordenadores de Comisso de Estgio, Coordenadores de Comisso de Atividade Formativa e Discentes. Realiza o controle da vida acadmica do aluno, desde seu ingresso at a colao de grau. Possui funcionalidades como gerenciamento de dinmicas curriculares, renovao de matrcula online de forma automatizada, aproveitamentos de disciplinas, gerenciamento de estgios e atividades formativas, gerao automtica de matrculas em disciplinas, controle de registros de diploma, gerenciamento de programas de ensino, cadastro de grade horria, gerenciamento de ocorrncias (trancamento, desistncia etc) e de licenas, entre outros. Gerencia mais de 6000 usurios e se encontra em constante evoluo. Gesto de Pessoas: mdulo que trabalha com dados bsicos para os demais domnios. Mantm o

cadastro dos servidores, unidades institucionais (setores), portarias, ocorrncias, gesto da segurana do trabalho, exames mdicos etc. A fim de evitar retrabalho e inconsistncias, possui um importador dos dados do Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos (SIAPE) [9] para a base de dados institucional. Almoxarifado: responsvel por gerenciar as entradas e sadas (requisies de consumo) dos

materiais/servios dentro da UNIFAL-MG. O registro da entrada feito principalmente atravs do recebimento da nota fiscal do fornecedor, trabalhando em conjunto com as atividades do setor de compras da instituio. possvel fazer o controle de validade dos materiais e definio de cotas setoriais. O atendimento das requisies de consumo (sada dos materiais/servios) reflete no controle de validade, cota e valores mdios dos materiais. As operaes realizadas no almoxarifado so informadas contabilidade para prestao de contas junto aos rgos competentes atravs do Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal (SIAFI) [10], tendo o mdulo relatrios para tal propsito. Patrimnio: gerencia os bens moveis da instituio. responsvel pelo tombamento de um bem

(gerando o nmero de tombo, registrando data, descrio, situao, estado de conservao etc), trabalhando em consonncia com o Almoxarifado (responsvel pelas entradas dos materiais na UNIFAL-MG). Mantm os registros atuais e histricos de responsvel patrimonial, localizao fsica, unidade (setor) ao qual pertence o bem mvel. Executa a depreciao dos bens patrimoniados. Permite a gerao de relatrios administrativos e controle, como o termo de responsabilidade e ficha patrimonial. Tem interao no apenas com o setor de patrimnio, mas com todos os responsveis patrimoniais, permitindo o levantamento da carga patrimonial, consultas e comunicaes relativas ao patrimnio. Espao Fsico: tem por objetivo manter informaes relacionadas estrutura fsica dos campi da

UNIFAL-MG. Entre as principais atribuies desse sistema, esto: gerenciar o cadastro de bens imveis, que inclui dados como nome, sigla, localizao e rea construda; prover dados detalhados sobre a composio dos bens imveis (pavimentos e componentes de cada pavimento); classificar os componentes dos bens imveis de acordo com as caractersticas fsicas e funcionais desses componentes; registrar para quais unidades administrativas da instituio os bens imveis esto alocados; permitir o compartilhamento de documentos relacionados aos bens imveis, tais como planta baixa, projeto hidrulico e projeto eltrico, entre outros; permitir levantamentos como composio por bem imvel, composio por funcionalidade, classificao ou unidade administrativa, distribuio da rea fsica total. Protocolo: mdulo cuja principal funo gerenciar a localizao dos processos protocolados.

Permite controlar o ciclo de um processo, desde sua abertura, movimentaes, apensamentos/anexaes, despachos, encerramento e arquivamento, comunicando via e-mail ao interessado do processo cada movimentao do mesmo. A partir da implantao desse mdulo, as atividades relacionadas movimentao dos processos dentro da instituio passaram a ser gerenciada com maior rigor, fazendo com que boa parte da comunidade institucional se envolvesse nesse controle. A comunicao das informaes pertinentes a esse domnio tambm foi aperfeioada.

Assistncia Estudantil: um mdulo para o controle das aes desenvolvidas pela Pr-Reitoria de Assuntos Comunitrios e Estudantis (PRACE) atravs do Programa de Assistncia Estudantil, cuja finalidade contribuir com a permanncia e a concluso de curso dos estudantes de graduao em condies socioeconmicas desfavorveis. O mdulo contempla o processo de inscrio do discente, auxilia no processo da anlise socioeconmica de cada inscrito e na distribuio dos benefcios, faz a divulgao do resultado e permite o controle dos beneficirios em cada modalidade do Programa. Restaurante Universitrio (R.U.): realiza o controle de descontos e refeies gratuitas a alunos

da UNIFAL-MG. Segundo a poltica institucional, todos os alunos tm direito a um desconto dirio em uma das refeies subsidiado pela Universidade. J os alunos que obtiveram auxlio-alimentao atravs da PRACE tm direito a trs refeies gratuitas por dia (caf da manh, almoo e jantar). O mdulo faz o controle da utilizao desses benefcios atravs do crach institucional, alm de fornecer indicadores para o gerenciamento do restaurante. Transportes: auxilia o setor de transportes da UNIFAL-MG a gerenciar a frota institucional.

Realiza o controle de todas as viagens e pequenos descolamentos efetuados por todos os veculos da Universidade. Tambm permite o gerenciamento das despesas dos veculos, ordens de servio de manuteno, controle de reserva de veculos, escala de motoristas, emprstimos de veculos entre os campi, entre outras funcionalidades.

Alm desses mdulos, existem outros que ainda esto sendo desenvolvidos e acoplados ao Sistema Integrado. Os principais so:

Ordens de Servio: mdulo centralizado para criao e controle de ordens de servio. Ser utilizado pelo Departamento de Servios Gerais e NTI. Possibilitar a escolha de tipos de requisio, atribuio aos diferentes setores de atendimento, suporte aos vrios campi da instituio, levantamento de custos de atendimento por requisio, levantamento de atendentes por requisio, gerenciamento de contratos de manuteno. Reserva de salas: permitir a reserva de salas por setores administrativos e professores. Est

sendo desenvolvido de maneira integrada aos mdulos Espao Fsico, Patrimnio e Ordens de Servio. Indicar, por exemplo, quando um equipamento em uma sala de aula estiver em manuteno. O mdulo possibilitar tambm levantamentos de utilizao de salas. Compras: gerencia os pedidos de compras realizados na UNIFAL-MG. Permite que o Setor de

Compras ou as unidades institucionais elaborem os pedidos de compras, criando a lista de materiais e servios, alm da cotao. O Setor de Compras faz o cadastro de materiais e fornecedores, alm de elaborar o pr-empenho. Gera relatrios com dados a serem inseridos no sistema ComprasNet [11] e importa os resultados apresentados por ele. Futuramente, gerenciar todos os processos at a entrega dos materiais no almoxarifado.

A Figura1 apresenta os mdulos do sistema integrado e as relaes entre eles. As setas indicam o fluxo de informaes do mdulo onde so originadas para os mdulos que as utilizam.

Figura1. Mdulos do Sistema Integrado de Gesto Universitria.

O desenvolvimento de cada um dos mdulos realizado por Analistas de TI, muitas vezes auxiliados por estagirios. H ciclos contnuos de anlise, implementao e testes, sendo que no incio (primeiros ciclos) a fase de anlise mais demorada. A medida que o desenvolvimento avana esse tempo vai progressivamente diminuindo, ao mesmo tempo em que as fases de implementao e testes tm suas duraes aumentadas. A implantao realizada de forma incremental, dando-se prioridade s funcionalidades bsicas. Os analistas participantes do desenvolvimento do mdulo, alm do treinamento, ficam tambm responsveis pela manuteno dele. Dessa forma, os analistas tornam-se bons conhecedores do domnio referente ao mdulo e dos processos a ele relacionados.

Resultados

A implantao do sistema integrado, mesmo no abrangendo todos os domnios administrativos e/ou acadmicos, trouxe resultados importantes analisando-se o fato da integrao. Sem ela, com o contnuo crescimento dos dados, tornar-se-ia cada vez mais difcil a manuteno e consistncias dos mesmos. O foco do desenvolvimento na integrao traz um melhor entendimento

sobre os domnios, suas relaes, processos internos e externos. Tambm dessa forma os dados comuns a um grupo de setores ou interessados so revistos pelos membros do grupo, evitando inconsistncias.

Segue abaixo uma lista das principais resultados obtidos com o desenvolvimento do Sistema Integrado de Gesto Universitria da UNIFAL-MG:

conduo de procedimentos, normas e comportamentos de forma padronizada, estabelecendo uma linguagem comum para todos que o utilizam; armazenamento do histrico das suas operaes, permitindo a recuperao e rastreabilidade de

dados; institucionalizao do conhecimento sobre os processos, tornando-os perenes e independentes do

conhecimento pessoal; alinhamento com a arquitetura tecnolgica definida pela instituio; integrao, principalmente entre as bases de dados da instituio, proporcionando credibilidade da

informao e eliminao de dados redundantes. alinhamento com o negcio, os valores e a misso da instituio; auditoria e maior disponibilidade dos dados; facilidade para a extrao de dados estatsticos e gerenciais; maior transparncia das informaes.

Consideraes Finais

Dentro de uma lgica organizacional que se orienta para a obteno de nveis de desempenho qualitativo e quantitativo, imprescindvel dispor de instrumentos de apoio deciso. Alm disso, as estratgias da informao ajudam as instituies a se adaptarem s mudanas. O desenvolvimento de um sistema integrado de gesto universitria garante que o conjunto de informaes necessrias aos rgos governamentais, como CAPES, INEP, CNPQ, SESU, SERPRO e aos diversos rgos internos da prpria instituio, estejam disponveis e confiveis. Um sistema corporativo integrado aumenta a qualidade da informao que os administradores utilizam na tomada de deciso, diminui erros, proporcionando maior velocidade de tramitao de processos e acesso instantneo informao.

Normalmente, no tarefa fcil pensar na integrao ao se desenvolver um novo sistema como parte de um domnio maior. Essa abordagem, a princpio, apresenta dificuldades que no existiriam no desenvolvimento de sistemas no integrados. Entretanto, os resultados obtidos a mdio e longo prazo compensam o esforo adicional.

A implantao de sistemas integrados no soluciona por si s problemas gerenciais, mas combinados com uma boa definio de processos, podem melhorar a comunicao interna e externa dos setores, agilizar e padronizar tarefas, assim como evitar retrabalhos.

Referncias

[1] PostgreSQL Global Development Group. PostgreSQL The worlds most advanced open source database. Disponvel em: . Acesso em: 12 abril 2013.

[2] The PHP Group. Hypertext Preprocessor (PHP). Disponvel em . Acesso em: 12 abril 2013.

[3] World Wide Web Consortium (W3C). HyperText Markup Language (HTML): W3C

Architecture domain. Disponvel em: . Acesso em: 12 abril 2013.

[4] Mozilla Developer Network. JavaScript. Disponvel em . Acesso em: 12 abril 2013.

[5] Oracle. Java. Disponvel em . Acesso em: 12 abril 2013.

[6] Jesse James Garrett. Ajax: A New Approach to Web Applications. 18 de fevereiro de 2005. Diponvel em . Acesso em: 12 abril 2013.

[7] World Wide Web Consortium (W3C). Web Service Activity. Disponvel em: . Acesso em: 12 abril 2013.

[8] Beck, K. et al. Manifesto for Agile Software Development. 2001. Disponvel em: . Acesso em: 12 abril 2013.

[9] Secretaria de Gesto Pblica SEGEP. Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos (SIAPE). Disponvel em: . Acesso em: 12 abril 2013.

[10] Tesouro Nacional. Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal (SIAFI). Disponvel em: . Acesso em: 12 abril 2013.

[11] Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. ComprasNet. Disponvel em: . Acesso em: 12 abril 2013.