Desenvolvido por Votorantim Cimentos | Suprimentos

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Sumário

Sumário ..................................................................................................................... 2

Seja Nosso Fornecedor ............................................................................................ 9

O Processo de Homologação.............................................................................. 9

Documentação .................................................................................................. 10

Termo de Condições Gerais.............................................................................. 10

Código de Conduta ........................................................................................... 10

Política de Meio Ambiente – Regras Verdes ................................................... 10

Manual de Requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente para Contratadas....................................................................................................... 10

Administração da Conta......................................................................................... 33

SAP Ariba Sourcing ........................................................................................... 39

Criando uma Nova Conta ................................................................................. 40

Usando uma Conta já existente............................................................................. 42

Respondendo a uma solicitação de cotação ......................................................... 44

Pedido de Compra .................................................................................................. 58

Confirmação do Pedido .................................................................................... 61

Confirmar o Pedido inteiro .............................................................................. 62

Rejeitar o Pedido inteiro .................................................................................. 64

Aceitar / Rejeitar o Pedido parcialmente ........................................................ 65

Folha de Registro de Serviços .......................................................................... 66

Entrega e Faturamento .......................................................................................... 70

Materiais ........................................................................................................... 70

Transporte e Entrega ............................................................................................. 71

Inserção das informações da Modalidade de Frete na Nota Fiscal ..................... 71

Inserção das informações do pedido no corpo do XML da Nota Fiscal e Envio .. 72

Faturas .................................................................. Erro! Indicador não definido.

Recibos .............................................................................................................. 80

Serviços ............................................................................................................. 82

Envio da Nota Fiscal de Serviços ............................................................................ 82

Resposta da Nota Fiscal .................................................................................... 85

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Pagamentos ............................................................................................................ 87

Acompanhe sua nota ........................................................................................ 87

Atendimento Financeiro ................................................................................ 888

Dúvidas Frequentes ........................................................................................ 890

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Introdução

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A Área de Suprimentos

É responsável pelo planejamento e aquisição de materiais, insumos e serviços necessários para a Votorantim

Cimentos. Além da condução do processo de compras, realiza a gestão do estoque das Unidades desde o

recebimento do material, seu armazenamento e entrega para as áreas requisitantes. Também realiza o processo

de transporte de cargas dos itens adquiridos para as plantas otimizando os fretes e seus custos.

Para o desenvolvimento de suas atividades, busca construir uma relação forte e duradoura com seus parceiros,

seguindo a nossa Política de Compras e nosso Código de Conduta.

Estrutura:

Compradores corporativos

Gestores de

Categorias

Negociação de contratos corporativos que

atendem futuras Requisições de Compras

(RCs)

Administração

de Compras

Negociação e emissão de pedidos para

compras spot de materiais e serviços que não

possuem contrato negociado

Compradores regionais

Negociação de contratos regionais e

de compras spot (pontual) de

serviços

Planejamento (MRP)

Planejamento das compras e criação das requisições de

compras (RCs) para atender as demandas das unidades

Follow up

Acompanhamento dos pedidos: do aceite

do fornecedor até a entrega do material

Paradas

Acompanhamento dos pedidos para paradas de fábrica: do

aceite do fornecedor até a entrega do material

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Nosso processo de Compras:

É iniciado com a Requisição de Compra (RC), que pode ser criada pelo Planejamento ou pelo Requisitante da

unidade Votorantim Cimentos. Confira abaixo as etapas seguintes:

Compra Direta: Para Pedidos de Compra (PC) abaixo de R$ 4 mil para serviços e R$ 3 mil para materiais (Todas as unidades

Votorantim Cimentos) a negociação e emissão do PC são realizadas diretamente pela área requisitante, sem a

participação da área de Suprimentos.

O processo de homologação de fornecedores para este tipo de compra é simplificado, sendo realizado pelo

requisitante interno e com validade de 12 meses.

Para esta modalidade, a nota fiscal deve ser gerada pelo fornecedor antes da criação do pedido de compra pelo

solicitante, sendo o prazo de envio até o dia 26 do mês da sua emissão.

O que compramos:

• Serviços

Manutenção industrial, limpeza administrativa e fabril, serviços de vigilância e portaria, coleta de resíduos, locação

de equipamentos, transportes em geral, jardinagem, mineração, marketing, entre outros.

Cria requisição de compras

Realiza a negociação da compra e Cria o pedido

Confirma o pedido Cria folha de serviços Envia nota fiscal

Recebe o

material

Faz a entrada

física (somente

para materiais)

Valida a nota fiscal Realiza seu lançamento

Programa e realiza o pagamento da nota fiscal

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• Materiais

Refratários, correias transportadoras, mangas filtrantes, britadores, rolamentos, MRO em geral, EPI´s, fundidos sob

desenho, entre outros.

• Insumos

Embalagens, coque, diesel, areia, brita, aditivos, entre outros.

Como compramos:

A Votorantim Cimentos transaciona os processos de compras através do Portal SAP Ariba e seus módulos:

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Seja nosso fornecedor

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Seja Nosso Fornecedor

Para ser nosso parceiro é necessário passar pelo processo de homologação.

Desta forma, garantimos que estamos trabalhando com empresas que seguem os mesmos valores que os nossos,

que cumprem a legislação e estão em dia com as suas documentações.

O Processo de Homologação

O processo de homologação é realizado através do portal SAP Ariba SIPM e possui duas etapas:

Conhecer melhor os fornecedores, entender as suas características e a capacidade de cada um.

Permite que o nosso time saiba quais empresas têm interesse em fornecer cada tipo de insumo,

material ou serviço, aumentando o seu potencial em obter sucesso em nossos processos de cotações.

Importante: Apenas fornecedores cadastrados no Portal Ariba (SIPM) poderão ter parceria comercial com a

Votorantim Cimentos.

Confira, a seguir, o passo a passo para pré-cadastro no Portal Ariba:

1. Acessar o site http://votorantim.supplier.ariba.com/register

2. Incluir as informações sobre a empresa

3. Incluir Informações sobre a conta do usuário

4. Após o registro, uma mensagem de confirmação de usuário será enviada ao e-mail indicado

5. Entrar no link constante no e-mail para efetuar o preenchimento dos dados cadastrais da empresa e

questionário de perfil.

Neste momento o perfil de fornecedor foi criado e estará disponível para consulta dos compradores das

empresas Votorantim.

Assista ao video

10

Havendo interesse da Votorantim em seguir com o processo de homologação do fornecedor, será

enviado um e-mail solicitando o complemento da documentação.

Confira, a seguir, o passo a passo para o complemento de cadastro no Portal Ariba:

1. Acessar o link enviado para o e-mail cadastrado no Portal Ariba

2. Digitar usuário e senha cadastrados anteriormente

3. O sistema direcionará para o preenchimento da pesquisa de Compliance

Atenção! O sistema indicará o tempo restante para resposta do questionário

4. Em seguida, incluir os documentos/informações solicitadas

5. Após a finalização do processo, a área de Homologação da Votorantim Cimentos realizará a análise dos

documentos e enviará por e-mail o resultado final

Documentação

Antes de se tornar parceiro da Votorantim Cimentos, é importante que você leia os documentos a seguir e esteja

de acordo com todos os itens estabelecidos.

Termo de Condições Gerais

Código de Conduta

Política de Meio Ambiente – Regras Verdes

Manual de Requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente para Contratadas

Assista ao video

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Tutorial Portal SAP Ariba SIPM

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A seguir, você encontra o passo a passo para realizar a etapa de pré-cadastro e

complemento de cadastro no Portal Ariba.

Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site da

Votorantim Cimentos. Clique aqui e confira!

Pré-Cadastro:

• Entrar no endereço http://votorantim.supplier.ariba.com/register

• Ao acessar o link será necessário o preenchimento das informações sobre a empresa:

• Na sequência, preencher os dados de usuário e clicar em Registrar:

Assista ao video

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• Após o registro, uma mensagem de confirmação de usuário será enviada ao e-mail indicado.

• Clicar em Ativar Conta Ariba:

• O sistema direcionará para o Portal Ariba.

• Inserir o usuário e senha criados:

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• Será necessário o preenchimento do questionário de perfil.

• Clicar em “Preencha as informações do perfil solicitado”:

• Abrirá um pop-up com a série de dados cadastrais para preenchimento.

• Selecionar a região e empresas da Votorantim para quais você deseja fornecer:

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• Indicar a Natureza Jurídica da empresa:

• Preencher os dados Cadastrais do Fornecedor como Razão Social, CNPJ, entre outros:

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• Preencher o endereço da empresa:

• Informar a pessoa de contato e o telefone da empresa:

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• Informar o contato comercial:

• Preencher os dados bancários vinculados ao CNPJ:

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• Informar os Principais Clientes:

• Abrirá um pop-up com uma série de dados cadastrais para preenchimento.

• Será necessário o preenchimento dos seus respectivos CNAEs. Tanto o principal quanto os secundários:

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Para identificar os seus CNAEs, basta acessar o site da Receita Federal, informar o seu CNPJ e clicar em

Consultar:

Em posse dessas informações, você poderá continuar o preenchimento do pré-cadastro.

• Preencher o CNAE principal e secundário de acordo com o cartão de CNPJ obtido na Receita Federal:

CNAE principal

CNAEs secundários

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Para facilitar o preenchimento, a estrutura de CNAE segue por range de numeração de acordo com o

agrupamento do IBGE, por exemplo, ao selecionar os CNAEs iniciados em 01 a 03, abrirá somente as opções

disponíveis para essa faixa de numeração.

• Selecionar suas Categorias de Fornecimento e clicar em Enviar:

• O seu perfil de fornecedor foi criado e está disponível para consulta dos compradores das empresas

Votorantim:

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Outras informações de propriedade Ariba podem ser preenchidas para maximizar e potencializar suas

vendas às empresas Votorantim e também outras empresas que utilizam o SAP Ariba.

Essas informações encontram-se disponíveis nas pastas:

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Complemento do Cadastro

Havendo o interesse da Votorantim em seguir com o processo de homologação, serão solicitados documentos e

informações complementares aos fornecedores convidados, os quais deverão ser respondidos e enviados para

análise.

• Você receberá o convite para participar do processo de homologação via e-mail, basta acessar ao link:

• Inserir seu usuário e senha:

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• O sistema direcionará para o preenchimento da pesquisa de Compliance.

O relógio, no canto superior direito, indica o tempo restante para resposta do questionário:

• Após o preenchimento, clicar em Enviar resposta completa:

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• Clicar em OK para enviar a resposta:

• O status indicará se a sua resposta foi enviada:

Até o encerramento da pesquisa sua resposta pode ser revisada a qualquer momento. Basta clicar em

Reenviar Resposta.

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• Voltar para a página inicial para anexar a documentação complementar.

• Clicar em Digitar agora para preencher os dados adicionais e anexar a documentação complementar:

• Arrastar a barra de rolagem até o fim para identificar a documentação necessária.

• Clicar anexar arquivo para armazenar o documento:

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• Ao abrir a tela de adicionar anexo, clique em Escolher arquivo:

• Com o arquivo anexo, clique em OK:

O arquivo foi anexo com sucesso.

• Se necessário, você poderá substituir/atualizar o arquivo ou eliminá-lo:

Você poderá anexar outros documentos ou então, incluir comentários sobre a documentação.

Basta clicar no ícone ao lado:

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• Abrirá a tela para inserção do anexo e/ou comentário. Clique em OK para finalizar:

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• Você deverá preencher a data de vencimento da documentação inserida:

• Após o preenchimento dos dados adicionais e anexada a documentação complementar, clicar em Enviar:

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• Perfil atualizado com sucesso:

• Clique em fechar o perfil

• Salve as alterações realizadas:

Perfil atualizado com êxito!

Clicar em fechar para voltar a tela inicial.

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A Votorantim fica, desde já, resguardada do direito de realizar diligências com o intuito de certificar a

veracidade e integralidade das informações e/ou comprovar a capacidade legal, técnica, econômica e

financeira da empresa.

Atualização do Cadastro

A qualquer momento você poderá acessar suas informações e anexar documentações atualizadas.

O sistema efetuará o Monitoramento contínuo e automático da validade dos documentos e enviará notificações

aos fornecedores informando sobre a expiração da data de vigência dos documentos.

O fornecedor deverá acessar a Ferramenta e atualizar a documentação atualizada sempre que notificado.

• Basta ir em Exibir campos solicitados pelo cliente:

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• Abrir o questionário:

• Atualizar suas informações/documentações e clicar em Enviar:

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Perfil atualizado com sucesso:

• Clique em fechar o perfil:

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• Salve as alterações realizadas e clique em fechar para voltar a tela inicial:

Informações enviadas à equipe responsável.

Administração da Conta

• Inserir o usuário e senha para acessar a sua conta no Portal Ariba:

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• Abrirá a sua página inicial. Clique em Configurações da empresa:

• Clique em usuários.

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• Ao abrir a tela de configurações da conta, clique em Criar Usuário:

• Preencha as informações do novo usuário:

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• Indique o que ele poderá acessar:

• Informe a carteira de clientes que esse usuário poderá administrar e clique em Concluído:

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• O usuário que você criou receberá um e-mail com a senha temporária para acesso:

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Tutorial Portal SAP

Ariba Sourcing

39

A seguir, você encontra o passo a passo para realizar a etapa de cotação.

Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site

da Votorantim Cimentos. Clique aqui e confira!

Cotação: Negociação de Contratos e de Compras Spot

A Votorantim Cimentos realiza as cotações e negociações, tanto de contratos, quanto de compras spot (pontuais) pelo Portal Ariba.

Para as negociações de contrato e grandes compras é usado o SAP Ariba Sourcing.

Para as negociações de compras spot é usado o SAP Ariba Discovery.

SAP Ariba Sourcing

Você, enquanto fornecedor da Votorantim, poderá ser convidado a participar diretamente de uma cotação, por meio do Ariba Sourcing.

Neste caso, receberá o e-mail convite conforme imagem.

Basta seguir as instruções para participar da concorrência.

Negociação de Contratos SAP Sourcing

Assista ao video

40

• Ao clicar no link disponível no e-mail, você será redirecionado para o site • Se quiser pode navegar no guia rápido de tira dúvidas • Se já tiver uma conta, pode utilizar a mesma para acesso • Clique em Continuar

Criando uma Nova Conta

• Ao clicar em Continuar, você será redirecionado para o site. • Na tela de criação de conta, você precisa checar e/ou alimentar os campos marcados:

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• Ler os termos de uso da ferramenta e clicar em Enviar

• Você será redirecionado para a tela inicial do Ariba Sourcing:

Note que o evento ao qual você foi convidado já aparece com o status de Aberto, aguardando sua resposta:

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Usando uma Conta já existente

Algumas empresas, eventualmente, podem já ter uma conta, para uma determinada pessoa e/ou área de atendimento.

Como a mensagem do Ariba Sourcing pode ser direcionada ao e-mail do responsável pelo atendimento comercial, lembre-se: ao receber o convite, você pode não criar uma conta e sim utilizar uma conta já existente.

• Caso, ao receber o e-mail convite, o responsável comercial tenha criado uma conta, mas sua empresa gostaria de unificar o acesso a uma única área ou responsável, existe esta possibilidade.

• Basta ir no seu usuário e criar a solicitação de vínculo a outra conta:

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• O responsável pela outra conta deverá acessa-la, ir no seu usuário e localizar o link: “VINCULAR CÓDIGOS DE USUÁRIO”:

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• Em seguida, ir em solicitações recebidas de vínculo e aprovar:

Respondendo a uma solicitação de cotação

• Na sua tela inicial, localize o evento aberto e clique nele:

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• Para enviar a sua resposta, terão sempre 4 passos a efetuar, conforme “Lista de Verificação”:

Esta será a sua tela principal de resposta. Nela, no canto superior direito, constará o tempo restante para

você responder à Votorantim.

• O Passo 1 da Lista de Verificação é a tela inicial.

• Você poderá encontrar todos os dados sobre a cotação, fazer download ou impressão dos documentos e,

eventualmente, até declinar de uma cotação:

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• Para o Passo 2 da Lista de Verificação, clique em Revisar pré-requisitos:

• Você obrigatoriamente precisa aceitar os termos de uso da Ferramenta Ariba Sourcing e responder aos itens de Pré-requisitos estabelecidos para esta concorrência.

O conteúdo de pré-requisito pode ser específico de acordo com cada processo, portanto leia com atenção antes de responder.

• Feito isso clique em OK

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• No passo 3, você deve selecionar os itens que irá participar.

No nosso exemplo, temos apenas um item, mas, em caso de múltiplos itens, é possível selecionar somente

aqueles que irá responder.

• Selecione o item e clique em enviar lotes selecionados:

• No passo final, 4, finalize a resposta ao conteúdo solicitado, respondendo aos demais campos, valores, anexos etc.

• Revise suas informações e clique no botão “Enviar resposta completa”

Sua resposta foi enviada. Enquanto o prazo ainda estiver aberto, você poderá revisar e alterar suas respostas.

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• Quando o tempo restante finalizar, o comprador será capaz de visualizar suas respostas.

• É possível também o envio de mensagens e questionamentos para o comprador através do botão “Compor

Mensagem”. É de suma importância que qualquer comunicação oficial seja enviada por este meio.

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Tutorial Portal Ariba

SAP Network

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Você, enquanto fornecedor homologado da Votorantim, poderá ser convidado a

participar de uma cotação de compra spot (pontuais), por meio do SAP Ariba Network.

A seguir, você encontra o passo a passo para realizar esta etapa.

Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site

da Votorantim Cimentos.

• Caso você tenha configurado seu perfil para enviar notificações, receberá um aviso via e-mail, via SAP Ariba Discovery:

• Para responder a cotação, você pode clicar no link que consta no e-mail ou acessar

http://discovery.ariba.com/

• Neste link você também consegue acompanhar o surgimento de novas solicitações de cotação.

Assista ao video

51

• Ao acessar o link, clique em Acessar:

• Digitar seu login e senha e clicar em Acessar:

52

• Na tela, aparecerão as cotações que estão em aberto, aguardando o envio de sua proposta:

• Na tela abaixo, você poderá acessar as cotações já respondidas:

53

• Para responder a uma cotação, você deverá estar na tela de Convites e clicar em cima do número da cotação:

• Ao clicar na cotação, será aberta a seguinte tela. Nela você conseguirá verificar o prazo de encerramento da

cotação, comentários e anexos enviados pelo comprador:

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• Logo abaixo estarão os itens a serem cotados

• Para responder a cotação você deve clicar em Cotar tudo:

• Você deve responder as informações que constam na solicitação de cotação, inclusive os impostos.

Alguns campos já aparecerão preenchidos, porém você tem a opção de alterar.

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Caso queira declinar da cotação de algum item, você deverá deixa-lo com o preço 0,00:

• Você também anexar arquivos com o detalhamento de sua proposta.

Para isso, clicar em Escolher Arquivo, selecionar o documento do seu computador e clicar em Carregar

anexos:

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• Caso o item cotado possua ICMS: a base deverá ser informada no campo Imposto de base e a alíquota no

campo Imposto.

• Para IPI, informar somente a alíquota.

• Caso possua demais impostos, eles também devem ser informados.

• Após preencher todas as informações e conferir a sua cotação, clicar em Enviar, ao final da página.

• O sistema avisará que sua proposta foi enviada.

Caso queira, até o prazo de vencimento da sua cotação, você poderá revisar sua resposta, através do botão

Revisar cotação:

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Recebimento do Pedido, Confirmação e Folha de Serviços Os pedidos de compra, confirmação e folha de serviços são tratados dentro do SAP Ariba Network.

A seguir, você encontra o passo a passo para realizar estas demandas.

Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site

da Votorantim Cimentos.

• Você deverá acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:

• Na tela inicial aparecerão os documentos recentes:

Assista ao video

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Pedido de Compra

• Ao clicar em Caixa de Entrada você poderá visualizar os pedidos publicados

• Ao identificar um novo pedido, você deverá conferir e responde-lo, aceitando ou rejeitando, caso

encontre alguma divergência.

• Para acessa-lo, você deverá clicar no número em azul:

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• Dentro do pedido constarão todas as informações inseridas na cotação e mais os dados para

faturamento:

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• Para exibir os impostos de cada item, clicar em Mostrar detalhes do item ou Detalhes:

Para pedidos de Serviços, no campo Preço, estão inclusos PIS, COFINS, ISS, IRRF, INSS e CSLL, caso incidam,

de acordo com a legislação vigente.

Para pedidos de Materiais, no campo "Preço" deste pedido de compra, estão inclusos PIS e COFINS. Os

impostos ICMS, IPI e ST, caso sejam aplicáveis, constam no campo "Imposto"

• No detalhe, também é possível visualizar a descrição longa do item e demais informações. Confirmar as

informações

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Confirmação do Pedido Após a conferência do pedido, você deverá responder, aceitando o rejeitando o fornecimento. Para responder o pedido, você deverá clicar em Criar confirmação do pedido.

• Aparecerão 3 opções:

1. Confirmar pedido inteiro: usar essa opção para aceitar o pedido em sua totalidade

2. Atualizar itens de linha: usar essa opção para aceitar / rejeitar o pedido parcialmente

3. Rejeitar todo o pedido: usar essa opção para rejeitar o pedido em sua totalidade

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Confirmar o Pedido inteiro

• Clicar em Confirmar pedido inteiro

• Preencher o número de confirmação com um número para seu controle:

• Caso você não consiga atender a data de entrega solicitada, deverá preencher o campo Data est. de conclusão

ou Data de entrega com a nova data prevista.

• Caso consiga atender a data solicitada no pedido, não será necessário preencher este campo:

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• Clicar em Avançar

• Clicar em Enviar:

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O sistema passará a mostrar a confirmação dentro do pedido:

Rejeitar o Pedido inteiro

• Você deverá clicar em Rejeitar todo o pedido

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• Na sequência, o sistema pedirá o motivo da rejeição. Você poderá enviar um comentário, caso queira.

• Em seguida, clicar em Rejeitar pedido:

Aceitar / Rejeitar o Pedido parcialmente

• Clicar em Atualizar itens de linha:

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• Nesta opção, você poderá responder item a item, confirmando ou rejeitando:

Folha de Registro de Serviços

Após a prestação do serviço, deverá ser criada a Folha de Registro de Serviços no Portal Ariba.

A folha de medição deve ser apresentada em até 48 horas após a conclusão do serviço ou, para serviços contínuos,

até o dia 21 do mês.

A seguir, você encontra o passo a passo para realizar esta etapa.

Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site

da Votorantim Cimentos.

Assista ao video

67

• Para criar a folha de serviços, clicar em Criar folha de registro de serviços:

• Selecionar o serviço para o qual será criada a folha

• Clicar em Avançar:

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• Preencher o número da folha com um número para seu controle

• Inserir a data de início e fim da prestação do serviço

• Descrever o serviço prestado e ajustar a quantidade, caso necessário.

• Se desejar, é possível adicionar anexos:

• Caso tenha algum serviço que não deverá ser medido, desmarcar o campo Incluir. A linha ficará cinza:

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• Após conferir as informações, clicar em Avançar:

• Revisar as informações e clicar em Enviar

O sistema informará que a folha foi enviada:

A folha de serviço será enviada para aprovação da Votorantim Cimentos.

Você deve acompanhar a resposta para saber se ela foi aprovada ou rejeitada.

• Você poderá acompanhar o status das folhas em Caixa de Saída / Folhas de registro de serviços:

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O status poderá ser:

Enviado: a folha foi enviada para a Votorantim e está pendente de resposta do aprovador

Rejeitado: a folha foi rejeitada por questões técnicas ou pelo aprovador.

Neste caso, você poderá ver o motivo da rejeição dentro da folha. Após tratar o motivo, poderá criar nova folha.

Aprovada: a folha foi aprovada e você poderá seguir com o faturamento de acordo com as orientações enviadas:

Entrega e Faturamento

Materiais

Para que tenhamos um processo ágil e assertivo é necessário que nossos parceiros sigam algumas etapas no

momento do transporte, emissão das notas fiscais e envio do arquivo XML para Votorantim Cimentos.

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Transporte e Entrega

As entregas deverão ser feitas conforme a data de remessa que consta no pedido:

Caso o motorista em exercício nunca tenha realizado seu cadastro na VC ou já tenha

expirado (validade: 6 meses), a Votorantim recomenda que chegue na unidade até às

13h de modo a efetuar o trâmite de cadastro e descarga no mesmo dia.

No caso de antecipação, esta não poderá exceder 15 dias do acordado, sob pena de devolução e

reversão do frete ao fornecedor.

Inserção das informações da Modalidade de Frete na Nota Fiscal Um dos itens que, em alguns casos, é dado pouca importância e que normalmente traz impacto no processamento

e lançamento automatizado da nota fiscal é o campo denominado “Modalidade do frete”. De acordo com o

Incoterm de transporte (CIF, FOB ou FCA) negociado com a Votorantim Cimentos, o fornecedor deve ficar atento

ao código a considerar no momento da emissão da nota fiscal:

Incoterm Pedido Modalidade do Frete

CIF 0 – Frete por conta do Remetente

FOB 1 – Frete por conta do Destinatário

FCA

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Para a modalidade FCA | campo “transportador”:

O campo “frete por conta” deve ser preenchido com a opção 1 – Frete por conta do Destinatário, com os dados da Transportadora contratada pela Votorantim – a Trans Elias Log - responsável pelo frete final até as fábricas.

Os dados da transportadora contratada pelo fornecedor para transportar o material até a Trans Elias Log, devem ser informados no campo de observação da NF.

Ex: O Transporte até o Guarulhos/SP será realizado pelo Transportador XXX.

Inserção das informações do pedido no corpo do XML da Nota Fiscal e Envio

O número do pedido enviado pela Votorantim Cimentos, bem como o número do item de cada material e o código

do material da Votorantim Cimentos devem constar no arquivo XML, para que nosso sistema possa identificar e

ler automaticamente o documento.

Caso alguma informação esteja inconsistente ou faltando, o documento não será processado automaticamente, o

que pode acarretar em atraso do pagamento.

Os pedidos de compra são publicados no Portal SAP Ariba Network, conforme exemplo abaixo.

Caso não tenha recebido o pedido, por gentileza, contate o comprador responsável pela negociação.

Portal Ariba |Exemplo pedido de compra publicado

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Orientações para geração do arquivo XML da Nota Fiscal

O número do pedido deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <xPed> dentro da tag <prod> de cada material:

O número do item também deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <nItemPed>, também dentro da tag

<prod> de cada material:

O código do material da Votorantim Cimentos deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <codMaterialCliente>,

dentro da tag <infAdProd>, que por sua vez, fica dentro da tag <det> de cada material:

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Quadro resumo:

O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica deverá ser enviado, no ato do faturamento, para o e-mail invoicereceiver-prod@ansmtp.ariba.com, obedecendo as seguintes regras:

• O arquivo deve estar validado pelo SEFAZ, contendo, obrigatoriamente, o protocolo de validação • O arquivo deve estar na versão 4.0 e na extensão .XML • Não é permitido o envio do arquivo dentro de pastas ou anexado a outro e-mail • Não é permitido o envio de arquivos compactados. Ex.: ZIP, RAR, 7zip • É permitido enviar mais de um arquivo por e-mail, atentando para a regras #c# e #d#.

Após enviar o XML, você poderá conferir a integração dentro do Portal SAP Ariba Network, na opção Caixa de Saída

/ Faturas, bem como se houve algum divergência com sua fatura e nosso pedido de compra.

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Resposta da Nota Fiscal de Material Todos os XMLs enviados para o email do Ariba irão estar listados na aba Faturas. É possível acessá-la pela guia Caixa De Saída.

Ao listar as faturas, o status geral de cada uma delas aparecerá na última coluna Status da fatura.

Há três status que poderão aparecer:

• Enviado: Sua nota foi recebida pelo email do Ariba e está em processamento.

• Aprovado: Sua nota foi verificada, não possui nenhuma divergência e aguardará o material chegar na unidade para seguir com o processamento.

• Rejeitado: Sua nota foi verificada e possui divergências com nossa política e/ou com o pedido de compras, porém será corrigida e processada normalmente. No entanto recomendamos avaliar as divergências listas e não as deixar ocorrer nas próximas notas, pois as divergências podem acarretar atrasos de pagamento.

A alteração de status Enviado para Aprovado ou Rejeitado depende da quantidade de itens na nota fiscal, para uma nota com até 10 itens a resposta chegará em menos de 5 min.

Para visualizar os detalhes das divergências basta clicar na fatura.

Na tela inicial da fatura haverá um popup azul com informações sobre o processamento e as divergências encontradas. A mensagem com as divergências será a última mensagem. Caso a mensagem seja grande ficará difícil a visualização nesta tela, para uma melhor visualização acessar a aba Histórico.

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Ao acessar a aba Histórico, todas as mensagens recebidas pelo Ariba estarão listadas. A primeira mensagem: “A fatura foi recebida com êxito.” é referente ao envio do xml para o email do Ariba, isto é, o xml foi recebido. A última mensagem após o status “Recebimento confirmado” é referente às divergências encontradas na sua nota fiscal, começando com o texto “Prezado fornecedor, sua nota possui inconsistências com nosso pedido, porém será corrigida por nós ...”. Todas as divergências serão precedidas do item da nota fiscal que a corresponde “item NF 0001”.

Caso sua nota fiscal tenha sido solicitada por um processo de compra direta (sem pedido de compra), seguindo as rígidas políticas em que esse processo é válido, não considerar as mensagens de divergência.

Caso sua nota fiscal seja de uma natureza de operação (CFOP) que não seja uma operação de vendas, por exemplo notas de remessa, favor desconsiderar as mensagens de divergência.

Mensagens de Divergência

Na tabela abaixo há uma lista com os 6 tipos de mensagem que você poderá receber.

Descrição da Mensagem

Pedido-Item não informado no campo correto <xPed> do XML-Item da NF

Pedido-Item informado no XML-Item da NF não existe, cancelado ou não aprovado

Saldo em aberto no pedido de compras menor que qtde informada na NF

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NCM do produto no pedido de compras é diferente do NCM informado na NF

CNPJ do emissor da NF é diferente do CNPJ do pedido de compras

CNPJ da unidade destino (Centro) do pedido é diferente do CNPJ informado na NF

Pedido-Item não informado no campo correto <xPed> do XML-Item da NF

Caso não seja informado nenhum pedido na tag <xPed> do XML da nota fiscal gerará esta mensagem. Como visto anteriormente, para corrigir este erro basta configurar o sistema de emissão de nota fiscal para colocar o pedido de compras da Votorantim Cimentos neste campo, como visto na imagem abaixo.

Pedido-Item informado no XML-Item da NF não existe, cancelado ou não aprovado

Neste caso foi informado um valor no campo <xPed>, porém o valor informado não se trata de um pedido válido.

Antes de emitir a nota fiscal, confirme se o pedido consta no Ariba e se não está cancelado. Confira também se o número do pedido foi preenchido corretamente no tag <xPed> e se o item do pedido também foi informado no tag <nItemPed>. O pedido de compra sempre terá 10 dígitos.

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Saldo em aberto no pedido de compras menor que qtde informada na NF

Sempre verifique o saldo correspondente do pedido de compras antes do faturamento, em caso de faturamentos a maior do que o saldo disponível, incorrerá nesta mensagem e uma devolução do material excedente. Caso alguém lhe tenha solicitado itens a mais, sempre solicite que seja feito o correto ajuste no pedido de compras, pois além de ser devolvido o material excedente, sua nota poderá ter atrasos em tratativas internas acarretando atraso de pagamento dela.

NCM do produto no pedido de compras é diferente do NCM informado na NF

Ao efetuar uma cotação para um pedido ou participar de um sourcing para firmar um contrato, sempre é necessário informar o NCM que será utilizado no faturamento. A divergência entre o NCM informado na cotação ou sourcing acarretará nesta mensagem. O NCM é diretamente relacionado à alíquota de IPI, portanto NCMs diferentes podem incorrer em alíquotas diferentes e o valor total da nota não irá corresponder ao valor orçado. Além de impactar o orçamento das áreas relacionadas, também pode levar a um atraso no pagamento desta nota.

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CNPJ do emissor da NF é diferente do CNPJ do pedido de compras

Ao efetuar uma cotação para um pedido ou participar de um sourcing para firmar um contrato, também é necessário informar o ou os possíveis CNPJs do fornecedor que irão efetuar o faturamento da nota. Todos os CNPJs precisam estar devidamente cadastrados e homologados em nossa base de fornecedores. Caso seja emitida a nota fiscal a partir de um CNPJ não cadastrado, o fornecedor deverá realizar todo o processo de homologação para este CNPJ, porém como não é um processo simples, pode acarretar atraso de pagamento da nota fiscal.

CNPJ da unidade destino (Centro) do pedido é diferente do CNPJ informado na NF

Antes de emitir a nota fiscal, sempre conferir se o CNPJ da unidade Votorantim é o mesmo do pedido de compras, caso seja divergência esta mensagem irá aparecer. Neste caso, a nota fiscal precisará ser cancelada e uma nova nota fiscal com o CNPJ correto precisará ser emitida.

Na cotação o endereço da unidade Votorantim e o CNPJ aparecem no campo Entregar a.

No pedido de compra, no topo irá aparecer apenas a descrição da unidade e logo a abaixo há o CNPJ correspondente. A Votorantim tem vários unidades próximas que podem ter o mesmo endereço, porém CNPJ distintos, por esse motivo é sempre importante confirmar o CNPJ do pedido de compra.

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Recibos

Quando o material chegar na unidade e for recebido pelo Almoxarifado enviaremos um aviso para o Portal Ariba.

Você conseguirá ver essa informação através da opção Caixa de Entrada / Recibos:

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• Ao clicar no número do recibo (em azul) você visualizará os detalhes e conseguirá ver qual o número da nota

fiscal que foi recebida:

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Serviços

Para que tenhamos um processo ágil e assertivo é necessário que nossos parceiros sigam algumas etapas no

momento da emissão das notas fiscais de serviço e envio do arquivo pdf para Votorantim Cimentos.

Envio da Nota Fiscal de Serviços

Para fornecedores que ainda não são aderidos ao Ariba, as notas fiscais de serviços devem ser encaminhadas para recebimentofiscalservicos@votorantim.com.

Para aqueles aderidos ao Ariba, a Nota Fiscal de Serviços deve ser enviada para a Votorantim Cimentos através de uma folha de serviços aprovada no Portal.

Confira o passo a passo:

• Acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:

• O sistema abrirá a tela inicial.

• Acessar a aba Caixa de Saída / Folhas de registro de serviços e localizar a folha que deseja utilizar.

• Ao encontrar a folha, clicar em cima do nome dela em azul:

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• Na tela seguinte, conferir os dados da folha e

• Clicar em Criar Fatura:

• Preencher o número da nota, a data de emissão e marcar todas as linhas:

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• Inserir o pdf da nota clicando em Adicionar a cabeçalho / Anexo:

• Clicar em Escolher arquivo e buscar o arquivo em seu computador:

• Clicar em Adicionar anexo e

• Marcar o arquivo:

• Conferir os dados e clicar em Avançar:

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• Conferir os dados e clicar em Enviar:

Você receberá o aviso de que a nota foi enviada

No caso de DANFE, adicionalmente, é necessário enviar o XML para o e-mail: invoicereceiver-prod@ansmtp.ariba.com

Resposta da Nota Fiscal de Serviços

Após o envio da nota fiscal, é possível verificar o status da nota em Caixa de Saída / Faturas:

Após o documento ser recebido pela Votorantim Cimentos, será analisado e você receberá a resposta de Aprovado

ou Rejeitado.

Aprovado: significa que sua nota foi aprovada e lançada.

Inicialmente você receberá a informação de que sua nota foi lançada e, posteriormente, receberá a informação de

que o pagamento foi efetivado:

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• Clicar no número da nota, aba Histórico para ver os detalhes

Rejeitado: significa que sua nota possui alguma divergência e não será lançada para pagamento.

• Clicar no número da nota, aba Histórico para ver os detalhes e problemas que foram identificados:

• Neste caso, você deverá cancelar a nota e / ou corrigir o problema. Se necessário, com o apoio do

requisitante do serviço.

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Pagamento

Acompanhe sua nota

O Portal Ariba permite que você visualize a programação de pagamento das suas notas fiscais. Para visualizar essa

informação você deve:

• Acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:

• Na tela inicial, acessar a aba Caixa de Entrada / Pagamentos Programados:

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Você poderá visualizar quais são os pagamentos programados e as notas já pagas:

Ao clicar em cima do código, em azul, você visualizará os detalhes da programação, inclusive se seu

pagamento possui impostos retidos:

Atendimento Financeiro

Caso possua algum questionamento ou necessidade de esclarecimento sobre seus pagamentos, entre em contato

pelo e-mail atendimento.financeiro@votorantim.com ou telefone (41) 3388-5002.

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Dúvidas Frequentes

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Dúvidas Frequentes

1. Como faço para ser um fornecedor da Votorantim Cimentos?

Todos os fornecedores que possuem interesse em trabalhar conosco necessitam primeiro realizar o pré-cadastro

no Portal de Fornecedores da Votorantim Cimentos. Após o pré-cadastro as informações das empresas são

armazenadas em um banco de dados e disponíveis para consulta interna.

Quando houver a necessidade de contratação, será disparado um convite, pelo Portal, para a finalização do

processo de cadastro. A pré-qualificação será válida por um ano.

Importante: esse cadastro prévio não expressa uma relação comercial e não representa vínculo entre as partes,

assim como não inclui qualquer obrigação da Votorantim Cimentos em contratar fornecedores que forem

aprovados.

2. Como faço para realizar o pré-cadastro da minha empresa?

Você deve acessar o site http://votorantim.supplier.ariba.com/register e seguir as orientações do tópico “Seja

Nosso Fornecedor”.

3. Realizei o pré-cadastro, já posso fornecer para a Votorantim Cimentos?

Não. O pré-cadastro é uma triagem para verificarmos se sua empresa está apta a trabalhar conosco e se seu tipo

de prestação de serviço ou fornecimento está em linha com a nossa necessidade.

Caso aprovado o pré-cadastro e identificada a necessidade de contratação, será enviado um convite pelo

Comprador para a finalização do processo de cadastro.

4. Não fui aprovado no processo de cadastro e homologação de fornecedores da Votorantim Cimentos. O que devo fazer?

A qualquer momento os fornecedores não aprovados, podem identificar no próprio Portal de Fornecedores o

motivo da não aprovação e providenciar a documentação ou informação faltante para uma nova reavaliação.

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5. Fui convidado pela Ariba para me cadastrar. O que isso significa?

Significa que sua empresa foi convidada por um comprador de Suprimentos da Votorantim Cimentos a participar

de um processo de concorrência. Para participar, é necessário garantir a aderência de sua empresa ao Portal Ariba,

pois todos os procedimentos de compras realizados por Suprimentos serão transitados por essa plataforma.

6. Recentemente a Votorantim Cimentos mudou sua plataforma de transação comercial do Portal Quadrem para o Ariba. Por quê?

Mudamos de plataforma para oferecer aos nossos parceiros uma rede global mais ampla, com funcionalidades

avançadas. O novo Portal Ariba está conectado a mais de 2 milhões de empresas mundo afora, auxiliando-as nos

seus processos de compra e venda de mercadorias e serviços. Como principais benefícios temos a utilização de uma

plataforma única de comunicação para receber os convites de cotações em concorrências comerciais, criação e

acompanhamento da aprovação da medição por serviços executados, visibilidade total do processo de pagamento,

feedback em tempo real sobre a qualidade das Notas Fiscais de material sendo sinalizado se há qualquer equívoco

no preenchimento que possa causar atraso no processo de pagamento, entre outros.

7. O que o fornecedor precisa para acessar o Portal Ariba?

Basta ter acesso à Internet para acessa-lo em tempo real e em um ambiente seguro.

8. Quais são os benefícios da adesão para o fornecedor?

A ferramenta permite que você, fornecedor: monitore todos os convites de cotações; gerencie e atualize a

Votorantim Cimentos quanto à previsão de entrega; solicite frete; apresente a sua medição por serviços

executados; e envie suas notas fiscais. Além disso, o Portal Ariba passará a fornecer feedback, em tempo real, sobre

a qualidade das notas fiscais emitidas pelos fornecedores, informando se há qualquer equívoco no seu

preenchimento que possa causar atraso no pagamento. Você terá visibilidade total do processo, incluindo não

apenas a data de compensação, mas também as retenções de impostos feitas.

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9. É possível ser fornecedor da Votorantim Cimentos sem aderir ao portal Ariba?

Não. Todas as compras feitas corporativamente pelo departamento de Suprimentos da Votorantim Cimentos são

feitas pelo Portal Ariba.

10. Me cadastrei no Portal Ariba, já posso fornecer para a Votorantim Cimentos?

Além do Portal Ariba, você precisa certificar que sua empresa já está aprovada no processo de cadastro e

homologação de fornecedores da Votorantim Cimentos. Garantindo esses dois cadastros sua empresa estará apta

a participar dos procedimentos de compras da Votorantim Cimentos e ser contratado, caso seja o vencedor do

processo.

Importante: esses cadastros não expressam uma relação comercial e não representam vínculo entre as partes,

tampouco incluem qualquer obrigação da Votorantim Cimentos vir a contratar fornecedores que forem aprovados.

11. Há algum custo para utilizar o Portal Ariba?

Não há custos para a adesão ao Portal bem como para participação em cotações. As taxas só serão cobradas pela

Ariba quando as compras forem efetivadas, ou seja, quando o fornecedor for efetivamente premiado com uma

venda. Além disso, só há cobrança pela Ariba quando o fornecedor atingir R$100 mil em pedidos em 12 meses e 5

documentos (pedidos de compra e folhas de serviço).

Para os fornecedores que utilizavam o Portal Quadrem e migraram para o Ariba, as taxas permanecem as mesmas.

12. Quais são as taxas envolvidas?

As taxas estão divididas em:

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Taxa de Transação

A Partir do 5° Documento (5 pedidos de compra) e R$ 100.000,00 anual

Ordem de Material 0,45% do valor, com limite de R$ 800,00 por

pedido (+ impostos)

Ordem de Serviço 0,45% do valor, com limite de R$ 20,00 por

medição de serviço aceita (+ impostos)

Taxa de Subscrição

A Partir do 5° Documento (5 pedidos de compra) e R$ 100.000,00 anual | Faturamento

Trimestral

Calculada com base no Volume total de transações PO (Pedidos de compra)/CO (alterações

de pedidos de compra).

• Trigger para início da cobrança das taxas a partir do 5o. Documento e spend total > 100k nos últimos 12 meses;

• Fornecedores que não atingirem ao trigger são isentos das taxas.

Confira exemplos a seguir:

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ISENTO DE TAXA

ISENTO DE TAXA

COBRANÇA DE TAXA

13. Quais são os benefícios incluídos?

Há inúmeras vantagens em aderir ao Portal Ariba, dentre elas:

• Participar de cotações com a Votorantim e outros diversos clientes;

• Receber e conferir pedidos de compra;

• Criar folhas de serviço e acompanhar a aprovação;

• Enviar a nota fiscal de serviço e acompanhar o processo do lançamento até o seu pagamento;

• Acompanhar o status e pagamento das notas fiscais de materiais.

As nossas compras são realizadas, preferencialmente, pelo Portal Ariba. Então, faça já sua adesão e garanta a sua

participação nas cotações!

14. Já sou cadastrado no Portal Ariba e estou com problemas ou dúvidas para acessar e enviar informações. Com quem posso falar?

Utilize os canais de contato do Ariba:

1. “Ligue para mim”:

• Acessar o site supplier.ariba.com e clicar em Central de ajuda

• E, na sequência, clicar em Suporte

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• Digitar o assunto que gostaria de pesquisar e clicar em Início

• Responda os questionamentos que surgirem

2. Solicite ajuda por e-mail ou por telefone:

• Acessar o site supplier.ariba.com e clicar em Central de ajuda

• Clicar em Suporte

• Ao final da página, clicar em uma das opções: Obter ajuda por e-mail ou Obtenha ajuda por telefone

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• Preencha as informações solicitadas e clique em Enviar

• O Ariba entrará em contato com você no e-mail ou telefone indicado.

15. Já sou fornecedor da Votorantim Cimentos e quero saber quando serei pago. Como faço para verificar a previsão de pagamento?

Dentro do Portal Ariba há a funcionalidade de consulta de pagamentos programados. Confira no item “Acompanhe

sua Nota”.

Caso a nota não conste no Ariba, você deverá entrar em contato com o Atendimento Financeiro da Votorantim

Cimentos pelo e-mail atendimento.financeiro@votorantim.com.

16. Prestei serviço para a Votorantim Cimentos. Como faço para enviar a Nota fiscal para o pagamento?

A Nota Fiscal de prestação de serviço poderá ser emitida somente após a aprovação da folha de serviços que deve

ser criada via Portal Ariba. Confira as orientações no tópico “Envio da Nota Fiscal de Serviços”.

Importante:

• Notas com Folhas de Serviço não aprovadas pela empresa contratada no Portal Ariba serão recusadas;

• A data de emissão da nota fiscal deve ser posterior à data da aprovação da folha. Do contrário, a nota será

recusada;

Informar DDI + DDD + telefone

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• A nota deve ser emitida e enviada a Votorantim Cimentos para lançamento até dia 26 de cada mês. Notas

posteriores serão recusadas;

• A nota física deverá ser entregue ao responsável da planta;

• Notas com valores, quantidades ou impostos diferentes da folha serão recusadas.

17. Como faço para enviar o arquivo XML de NF ou CTE?

Enviar o arquivo para o e-mail invoicereceiver-prod@ansmtp.ariba.com

18. Qual o canal de atendimento quando necessito alteração de dados cadastrais e/ou bancários?

Caso sua empresa já possua cadastro com a Votorantim Cimentos e precise alterar seus dados bancários, deverá

enviar um e-mail para fornecedoresvotorantim@vcimentos.com com uma cópia do comprovante bancário

(cheque, cartão ou cópia do extrato online). No documento é necessário que apareça o CNPJ, banco, conta corrente

e agência.

19. O processo de recebimento de materiais pelos Almoxarifados das plantas passou a ser automatizado via TOTEM. O que mudou?

A partir de 16/10/17 passou a ser obrigatório o cadastro do motorista e do veículo em todas as unidades

Votorantim. No novo processo, o motorista deverá bipar as NF’s e CTE’s no TOTEM.

Todo caminhão deverá obrigatoriamente se dirigir até a Casa do Motorista para realização do cadastro do veículo

e motorista antes de entrar nas dependências da Votorantim Cimentos. Somente com esse cadastro será liberada

sua entrada na planta para pesagem e descarga. Além disso, é a obrigatória a utilização de EPIs fornecidos pela

transportadora (capacete com jugular, óculos de proteção, colete inteiro refletivo, luvas de vaqueta, calça comprida

e camisa meia manga e sapato de segurança com biqueira).

20. Quais são os documentos necessários para realizar o cadastro do veículo e motorista no caso de descarga de materiais nas plantas da VC?

Confira as obrigatoriedades no item “Transporte e Entrega”.