Descritivo do Funcionamento Típico do Escritório de Apoio ao Gerenciamento de Obras

Baseado no Ciclo PDCA aplicado aoGerenciamento de Obras

O Ciclo PDCA no Gerenciamento de Obras: Fase Plan

EAG Proj/ Executor EAG EAG

Supervisão Direta do Gerente de

Obras

Participação do Setor de Suprimentos no

Planejamento das Aquisições

EAG = Escritório de Apoio ao Gerenciamento de Obras

O Ciclo PDCA no Gerenciamento de Obras: Fase Do

Executor

Supervisão Direta do Gerente de

Obras

Acompanhamento/ Fiscalização pelo Gerenciador

Executor Executor

O Ciclo PDCA no Gerenciamento de Obras: Fase Check

Digita informações da

Agenda Definitiva no Cronograma

Mestre em MS Project

EAG

Supervisão Direta do Gerente de

Obras

Procedimentos de Controle de Mudanças

EAG EAG

O Ciclo PDCA no Gerenciamento de Obras: Fase Act

Analisa Relatórios e

propões ações corretivas e/

ou preventivas

Simula ações corretivas e/

ou preventivas no

Cronograma e implementa as

aprovadas

Proj/ Executor

Supervisão Direta do Gerente de

Obras

EAG EAG

Vantagens da Implementação do Escritório de Apoio ao

Gerenciamento de Obras - EAG

Vantagens do Escritório de Projetos• Libera horas do(s) gerente(s) do(s) empreendimento(s) de

atividades rotineiras de coleta, registro e distribuição de informações, para que possam, de fato, se dedicar ao gerenciamento em si. O EAG realiza as atividades mais rotineiras, permitindo que os gerentes apresentem mais resultados;

• Identifica desvios entre previsto e realizado, liberando estas informações ao gerente do projeto, que pode assim mapear, com antecedência, possíveis problemas que possam ocorrer no decorrer da execução;

• Ao manter um histórico confiável dos trabalhos, permite identificar riscos que tenham ocorrido, bem como as contramedidas tomadas, de modo a sintetizar estas ocorrências em novos procedimentos que permitam melhor gerenciar estes Riscos;

• Disponibiliza banco de dados (histórico) do desenvolvimento dos empreendimentos passados e em andamento, permitindo inferências para novos trabalhos;

• Permite continuidade no acompanhamento financeiro e contratual dos projetos, com a programação das atividades financeiras e dos eventos contratuais e seu controle efetivo;

• Elabora relatórios gerenciais diversos (que antes eram de responsabilidade do gerente) com o adequado nível de detalhe, tais como relatórios de análise de folgas, relatório mensal de progresso, etc;

Vantagens do Escritório de Projetos

Proibida A Reprodução, Distribuição e Comercialização

• Evidencia as tendências de conclusão do projeto, para um horizonte de curto, médio e longo prazo, para todos os projetos em andamento;

• Permite um desenvolvimento acelerado das pessoas envolvidas, pois potencializa suas habilidades, ao se apoiar em uma metodologia de uso comum;

• Ao melhorar o desempenho da equipe, reduz o retrabalho;

Vantagens do Escritório de Projetos

ANEXOS

Exemplos dos relatórios citados nos slides do Ciclo do PDCA vistos anteriormente.

Cronograma Mestre Consolidado em MS Project1 2 3 54

Componentes do Cronograma Mestre - Prazo Consolidado:1. Estrutura de Decomposição das Tarefas2. Detalhamento das Tarefas3. Duração estimada de cada Tarefa4. Sequenciamento das atividades (predecessoras e

sucessoras)

6

Componentes do Cronograma Mestre –Recursos e Custos Incremental:5. Custo estimado planejado das atividades do Cronograma6. Recursos (Pessoas, equipamentos e material) alocados a cada

tarefa

Cronograma Mestre com Linha de Base Salva = compromissos quanto ao cumprimento de

prazos

Linha de Base

Agenda Provisória = Atividades que devem ser cumpridas no curto prazo

Agenda Provisória é um relatório gerado para um intervalo de datas específico que mostra tarefas de toda a equipe ou de um recurso determinado.

Intervalo de Datas Filtro por

Recursos

Validação da Agenda Provisória = Consenso quanto as atividades que serão executadas: é a

Agenda Definitiva

1. O EAG deve implementar Planejamento de Atividades de Curto Prazo consensado com o Executor , a partir do Cronograma Mestre

.

2. O EAG deve também formalizar Procedimentos de Controle de Mudanças.

EXECUÇÃO

Fundações Execução da infraestrutura

Infraestrutura pronta Prédio pronto

Gerenciamento do Trabalho Gerenciamento Técnico

Execução da Obra conforme atividades da Agenda Definitiva

Preenchimento da Agenda Definitiva

Agenda é preenchida com as datas de início e término efetivos (real) ou com início e percentuais realizados. No caso de atividades não iniciadas e/ou não concluídas informa-se também datas de início e/ ou término reprogramados.

Informações digitadas no Cronograma em MS Project

As anotações feitas à mão, vistas no slide anterior, são agora digitadas pelo EAG no Cronograma Mestre.

Relatórios de Desempenho: Gerados no MS Project e no Excel

3/Dec

23/Dec

12/Jan

1/Feb

21/Feb

12/Mar

1/Apr

21/Apr

11/May

31/May

24/Mar

15/Apr15/Apr 15/Apr8/Apr

15/Apr

29/Apr30/Apr6/May

18/May14/May22/May

Data

de

térm

ino

16/Mar 23/Mar 30/Mar 05/Apr 13/Apr 20/Apr0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

55%

42%49%

65%

51%45%

Relatórios Semafóricos Gráfico de tendência

Índice de cumprimento da Agenda =

Num de Atividades realizadas no Período

Num. de Atividades Prometidas

Clique no link para acessar Lista com sugestões de outros Relatórios de

Desempenho

Divulgação do Cronograma

INFORMAÇOESFORMA

EMISSAOPERIODICIDA-DE DE ENVIO

FORMAENTREGA

ATRIBUIÇOES

SAW CIC ACC JSY

Pauta Reunião de Progresso do Projeto

Documento Word

Semanal E-mail E R R

Relatório do Realizado de Homens-Hora

Rel. do Sistema

Quinzenal No diretório E R

Relatório de Custos Realizados

Relatório do Sistema

Quinzenal No diretório E R T R

Relatório de não conformidades

Documento Word

Cada entrega Impresso E T R

Relatório de Andamento Rel. do Sistema

Diária Impresso E

REUNIÃO DE PROGRESSO DO PROJETO

Presencial Semanal Ata e Ações ERT ERT ERT ERT

E = Emite R = Recebe T= Toma conhecimento

EXEMPLO DE PLANO DE COMUNICAÇÃO

Disponibiliza na Rede de

Computadores

Comunica envolvidos

Gerenciamento do Trabalho

Análise de Relatórios e Proposição de Ações Corretivas/ Preventivas

Lista de possíveis ações corretivas e/ ou preventivas

Gerenciamento do Trabalho

Simulação de Ações Corretivas e/ou Preventivas no Cronograma em MS Project

EAG implementa no Cronograma em MS Project as Ações Corretivas e/ou Preventivas escolhidas

Lista de Relatórios de Desempenho• Relatório Semafórico para análise de desvios entre previsto e realizado,

comparando vários ciclos de atualização (Análise de Tendência);

• Relatório de Atividades Críticas (Margem de Atraso igual ou menor a 0 dia, por exemplo);

• Relatório de Atividades Semi Críticas (Margem de Atraso entre 1 e 5 dias, por exemplo);

• Relatório de Atividades Não Atualizadas;

• Relatório de Atividades Inseridas/ Modificadas no Cronograma;

• Relatório de Índice de Cumprimento das Atividades previstas na Agenda de Curto Prazo;

• Relatório de Pendências de Atualização de Atividades;

• Curvas S de Previsto e Realizado;

• Relatórios de Valor Agregado.