Universidad de OrienteNúcleo de Monagas

Escuela de Ingeniería y Ciencias AplicadasDepartamento de Ingeniería de SistemasCursos Especiales de Grado – Área ACPI

Sistemas de Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación Industrial

DESAFIOS ESTRATEGICOS AL IMPLEMENTAR ERP´SUNIDAD III: Sistemas de Planificación Empresarial ERP

Asesor:Ing. Jesús Chaparro

Equipo CIM Integrantes:

Palma Jaspe, Yddany Gricelmar C.I.: 19.663.847

Rojas Salazar, Rosangi Fabiola C.I.: 19.909.224

Maturín, Abril de 2015

CONTENIDO

INTRODUCCION.............................................................................................3MARCO TEORICO..........................................................................................4

1. FASES EN LA IMPLEMENTACION DE UN ERP.................................42. CAMBIOS EN LOS PROCESOS IMPLEMENTANDO ERP´s...........43. OBSTACULOS EN LA IMPLEMENTACION DE ERP´s......................6

DISCUSION.....................................................................................................9CONCLUSION...............................................................................................11REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..............................................................12

INTRODUCCION

La aparición de nuevas tecnologías dirigidas a apoyar los procesos de negocios, han generado en empresarios e inversionistas ciertas inquietudes, referentes a si es o no viable invertir e incursionar en ellas. Actualmente, muchas empresas se aventuran en la integración de tecnologías en sus procesos, solo por la creciente y atractiva opción que aparentemente representa esta para los consumidores, o basados en los cambios y evoluciones de otras empresas que las han incluido para apoyar sus procesos, administrativos, comerciales gerenciales entre otros. Sin embargo, no prevén ciertos aspectos antes de incursionar en el mundo de la gestión de la información y apoyo al negocio por medio de herramientas tecnológicas.

Este factor en la mayoría de los casos, representa una desventaja para estas, ya que aun a pesar de que existe una intención de mejorar, la decisión aún no está realmente sólida y basada en las necesidades, requerimientos visión y misión propia de la empresa, lo que significaría que se está en presencia de una estrategia empírica, que como puede resultar beneficiosa quizás no.

En esta investigación se pretenderá proporcionar al lector algunos aspectos que deberá tener en cuenta, en caso de querer formar parte del nuevo mundo de las empresas que incluyen al ERP o sistemas dirigidos a gestionar la planeación de Recursos Empresariales de forma global dentro de sus procesos, para evitar o prevenir dentro lo posible cualquier evento indeseado en el transcurso.

MARCO TEORICO

Hoy en día nos encontramos en una época en la que la información se genera cada segundo de forma instantánea en todas las organizaciones y en cada uno de sus niveles, en el ámbito empresarial, tener a la mano la información necesaria pude significar una ganancia o una pérdida monetaria, a través de las últimas décadas, han aparecido y evolucionado los sistemas de planeación de los recursos empresariales para ayudar en este sector, mejor conocidos como ERP. El fin de los ERP, es el de integrar los departamentos, donde antes había un sistema de información especializado para cada órgano de la empresa, los ERP son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la información de distintas áreas (financiera, de operaciones, marketing, logística, comercial, recursos humanos, proveedores…) en tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento que se desee.

1. FASES EN LA IMPLEMENTACION DE UN ERP

La implantación de ERP´s, consta de dos fases, las cuales son:

1. La “pre-implantación”, es decir, el análisis previo para definir los objetivos del proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la organización, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondrá la implantación del ERP.

2. El proyecto propio de implantación incluyendo desarrollos, parametrizaciones, formación, etc.

2. CAMBIOS EN LOS PROCESOS IMPLEMENTANDO ERP´s

La implementación de cualquier software y de un ERP en particular implica la mejora de procesos, simplificación de actividades, incremento en la productividad que conllevan a cambios en los procesos. Hay que cambiar para mejorar, para ser más productivos, para poder competir. Y como bien sabemos todo cambio implica resistencias, aceptar restricciones (de la propia empresa, empleados y del software), tomar decisiones, etc. Es decir, debemos estar seguros de querer mejorar y cambiar la gestión de nuestra empresa antes de embarcarnos en la implementación de un ERP.

Si bien la implementación de un ERP tiene muchos beneficios, comprender y conocer de antemano los dos principales desafíos con los cuales nos encontraremos; nos permite poner el foco en entender la relación de nuestra empresa con la tecnología y con los cambios que esto puede generar. Trabajar para que la implementación de un ERP genere mejoras en la gestión y no angustias, resistencias e insatisfacción en el equipo que deberá trabajar con el software, es la tarea más compleja pero no imposible del proceso. Una motivación para asegurar una correcta implementación y adaptabilidad al cambio, puede ser que un ERP implementado correctamente no sólo aumenta la eficiencia de una empresa, sino que también constituye una parte importante de la mejora de procesos de negocio. Con todos sus atributos positivos, los sistemas ERP siguen creando muchos usuarios y retos tecnológicos.

SISTEMAS ERP

Los sistemas ERP, varían ampliamente en su funcionalidad, alcance, precio y facilidad de uso. Muchas empresas no realizan una minuciosa diligencia antes de seleccionar un sistema ERP, lo que en ocasiones imposibilita su adaptabilidad y aprovechamiento. Puntos claves a considerar al seleccionar un sistema ERP incluyen la escalabilidad del sistema, gestión de proveedores, servicio y disponibilidad, la fiabilidad del sistema, la funcionalidad del sistema y soporte al cliente vendedor. Las empresas que no abordaran estos temas durante el proceso de selección de ERP pueden enfrentar varios retos antes, durante y después de la compra del sistema.

IMPLEMENTACIÓN

La implementación de ERP´s, por lo general duran más de lo planteado inicialmente lo que genera incurrir en más costos de lo presupuestado. Las empresas que no crean un plan de proyecto adecuado antes de su

implementación, se topara con numerosos obstáculos durante su ejecución, incluidos los recursos del proyecto, subestimación en evaluación del software antes de su aplicación, y pasar por alto ciertas estrategias de integración entre los procesos de negocio y el sistema ERP a implementar. A si mismo otra barrera a la hora de implementar un ERP, es la correcta gestión de los cambios que se producen durante el marco de tiempo de implementación y comprensión del impacto que la aplicación tiene sobre la empresa.

SOBRECARGA DE INFORMACIÓN

Los ERP, son sistemas de gestión de millones de bits de información. Las empresas a menudo caen en dos trampas de gestión de datos que utilizan el sistema ERP para extraer más datos de los requeridos para los procesos de la organización o empresa, simplemente porque está disponible y por miedo a o no aventurarse más allá de los informes estándar del sistema por temor a estropearlo. El reto para los usuarios de ERP viene en la optimización del sistema para generar los datos que le dan la mejor vista de la gestión de las operaciones de la compañía.

FORMACIÓN

La mayoría de los problemas en la implementación de ERP, resultan de la formación inadecuada de usuarios. Muchas empresas consideran la formación, en retrospectiva, y así comienzan tarde en el ciclo de implementación de ERP o no proporcionan suficiente tiempo para entrenar a fondo los usuarios. Las empresas que no planean la formación para manejo del ERP, a menudo se encuentran luchando para conseguir instructores satisfactorios, un presupuesto de formación adecuada o materiales de formación adecuados. Típicamente, los usuarios de ERP necesitan volver a aprender los procesos y tareas que puede haber realizado durante muchos años. La cantidad necesaria de tiempo necesario para entrenar correctamente a un usuario de ERP depende en gran medida de habilidades del usuario, lo importante que juega un papel del usuario en el sistema y el propio programa de formación.

3. OBSTACULOS EN LA IMPLEMENTACION DE ERP´s

Resistencia al cambio: Este factor se refiere a la incertidumbre que se genera en el personal de los distintos departamentos que conforman una empresa, ante la posibilidad de que se genere algún tipo de cambios en la forma de llevar a cabo las actividades o procesos, esto debido a la comodidad que representa seguir haciendo todo de la misma forma aunque en ocasiones no sea la más viable.

Elección del proveedor ERP: Este aspecto es fundamental preverlo, ya que se debe seleccionar proveedores que realmente permanezcan en el medio, con el objetivo de solicitarles su asesoría cuando sea requerido y además deben caracterizarse, por ser hábiles, responsables, proactivos y siempre comunicativos con respecto a las posibles mejoras tecnológicas que pudieran seguir apoyando los procesos de negocio.

Dependencia de un solo proveedor : Normalmente para los desarrollos de ERP´s por su característica compleja que abarca y conecta todas las áreas de una empresa, se contrata una empresa o proveedor específico lo que minimiza la visualización de distintas alternativas y ofertas de servicios. Por ello el factor anterior o selección del proveedor es un punto crucial para la empresa que desee migrar a ERP.

Cambios en la ejecución de procesos esenciales: Aunque los ERP´s, tiendan a generar modificaciones direccionadas a un mejor desenvolvimiento de los procesos. Se debe prever que realmente estos sean necesarios, ya que una modificación requeriría de adaptabilidad y teniendo en cuenta la resistencia al cambio, detallada al inicio, este aspecto debe ser tratado con cierta delicadeza y meticulosidad, ya que pueden acarrear costos excesivos, mayor tiempo de adaptación e implementación entre otros inconvenientes.

Cambio Cultural: Este aspecto sostiene que la idea de implantar un ERP, no es trasladar como un espejo la forma actual de llevar a cabo los procesos, sino más bien aprovechar las bondades del ERP y hacer de estos procesos más eficientes, claro está que debe haber un equilibrio entre este concepto y el anterior, referente a los cambios en la ejecución de procesos esenciales, debido a los inconvenientes de adaptabilidad al cambio.

Formación en pre-implantación : este factor, se refiere a la inclusión de empleados de amplia experiencia en el proceso previo y durante el desarrollo de ERP´s de forma tal que tengan noción de porque se requieren los diferentes cambios y

Asignación de Recursos: La correcta dotación de información, preparación, instructivos y herramientas necesarias para que los usuarios finales vayan adaptándose a las nuevas técnicas o métodos para llevar a cabo sus actividades normales, es de vital importancia, ya que de no hacerlo este sería otro obstáculo que retardaría o imposibilitaría el aprovechamiento de la inversión en el desarrollo de ERP´s.

Asignación de Responsabilidades: Este es fundamental, puesto que todos los departamentos de una empresa, deben ser partícipes del proceso de adaptación, instando al conocimiento , evolución y crecimiento dentro de sus actividades, puesto que no solo el departamento de informática manipulara los ERP´s, por ende todos los empleados son esenciales y de su proactividad y capacidad de evolución dependerá el aprovechamiento eficiente de los ERP´s de forma que repercutan en mayor productividad y mejor desempeño de la organización o empresa en general.

Fecha de Arranque: Es vital plantearse una fecha para comenzar a operar de forma normal las tecnologías desarrolladas, esto debe plantearse al inicio del desarrollo aun a pesar de que en el camino por factores diverso pueda verse modificado. Esto prevé que se lleve a cabo en épocas que la empresa pueda responder (evitando temporadas altas), además, prepara a los usuarios y la organización para que nada sea sorpresivo.

Operario apoya el análisis de requerimientos: el hecho de que los empleados transmitan su experiencia sobre las distintas eventualidades que viven en los distintos cargos y áreas de la organización, además de proporcionar datos e ideas que puedan apoyar el proceso de desarrollo de forma tal que apoye los procesos de negocios y se base en datos reales, es de suma importancia en el proceso. Esto trata de instar a compartir información y no ser receloso con esta.

Bajos recursos económicos : A este respecto, existen muchas empresas sobretodo PYMES que quizás no puedan invertir grandes cantidades de dinero en desarrollo de ERP, mas sin embargo, actualmente, SAP (Proveedores de Servicios de Aplicaciones) también ofertan nuevas soluciones, de menor magnitud pero funcionales para distintas empresa, organizaciones e industrias, esto reduciría los costos de inversión considerablemente.

Tiempo vs capital humano: muchos desarrollo de ERP, tardan mucho tiempo para ser implementados y en la vía pueden generarse bajas de empleados que pudieron ser preparados, ya sea por stress, temor al cambio u otros factores, en estos casos la empresa no debe precipitarse a contratar empleados solo por no tener puestos vacíos, por el contrario, debería haber más rigurosidad en el proceso de selección de personal de forma tal que sean empleados con conocimiento pertinente y adaptabilidad característica.

Sistemas amigables: Con el hecho de que de por si el desarrollo e implementación de ERP´s, genera cambio en los procesos ya es un efecto causante de stress, entonces lo más viable es proporcionarles un sistema

con interfaces amigables, que permitan una comprensión más efectiva de sus procesos.

Directivos integrados: La ausencia de los directivos de las empresa durante el proceso de desarrollo e implementación de ERP´s, puede repercutir negativamente en el éxito de dicha estrategia, por lo que debe instarse a la integración de toda la pirámide organizacional.

Planificación de Reversión: muchas empresas invierten en ERP´s, sin embargo en la marcha se dan cuenta que su planificación no respondió efectivamente y resulta que deben retornar a la forma anterior de llevar a cabo sus actividades, para ello debe preverse copias de seguridad, protección de hardware y software que aplicaban para entonces, de forma tal de no parar los procesos productivos sino retornar al punto de partida, quedando abierta la posibilidad de intentar incursionar en ERP´s nuevamente pero con mejores estrategias.

DISCUSION

La correcta gestión, interconexión y manejo de la información de los procesos esenciales de un negocio, es una tarea que en ocasiones es la más difícil y compleja de lograr. Esto debido a que generalmente, deseamos obtener beneficios, más sin embargo pretendemos que todo sea de forma sencilla y sin ningún tipo de esfuerzos. Muchas personas, tienen un concepto errado de lo que son las tecnologías y confunden el término tecnología con facilidad. Pues, si bien las tecnologías facilitan y apoyan los procesos de negocios (sistemas administrativos, atención al cliente etc.) y están dirigidas a manejar y gestionar de forma eficiente la información referente a la administración y gerencia de una organización o empresa, también es cierto que migrar de procesos manuales a tecnológicos requiere de cierta sensibilización que prepare a la empresa y su capital humano para asumir el reto y seguir ciertas reglas que direccionen de forma sólida a lograr el éxito.

Es preciso señalar, que la gestión de la información dentro de una organización, es un aspecto delicado que requiere de cierto trato y dedicación exclusiva, pues de la correcta selección y adecuación de las tecnologías o ERP´s dirigidos a apoyar la planeación de sus recursos empresariales, marketing, proveedores, empleados, suministro, administración, gestión entre otros tantos, dependerá el éxito o fracaso de estas. Por ende, hallar la estrategia para administrar e interconectar la información de tal manera que apoye de forma eficiente y eficaz la toma de decisiones, debe ser uno de los principales objetivos si se desea tener una empresa sólida y reconocida

Desde hace algunas décadas, ante el crecimiento constante del flujo de información que fluye dentro de una organización y todos los aspectos que intervienen de forma continua y de suma importancia para su correcto desenvolvimiento, las organizaciones y empresas, han demandado herramientas tecnológicas que faciliten y apoyen de forma efectiva sus procesos. ERP´s surge como una respuesta sólida, ante tal demanda, asumiendo el reto de la planeación de recursos empresariales, capaz de interconectar dentro de una misma plataforma comunicacional, todos los datos e informaciones que son necesarios para la toma de decisiones oportuna de una organización o empresa, evitando pasar por alto cualquier aspecto fundamental de estas, ya que incluye TI dirigidas, tanto a las relaciones con clientes, proveedores, cadena de suministro, ciclo de vida del producto, gestión del conocimiento, entre otras tantas.

La inclusión de ERP´s, dentro de los procesos de negocios, teniendo en cuenta que abarcan tantos aspectos, suelen ser un tanto tediosos y su implementación puede demorar mucho tiempo, sin embargo ello dependerá de que tan preparado este el personal de una empresa y a su vez de la estrategia de sensibilización que fue aplicada a estos, antes de incursionar en ello.

Existen muchos factores que podrían ser un obstáculo durante el desarrollo e implementación de un ERP empresarial aun a pesar de que existiese un proceso de sensibilización previa, ya que el miedo o temor al cambio es un factor que influencia de forma negativa y genera grandes niveles de stress dentro de los empleados que quizás repercuta adicionalmente, en distintos aspectos de la empresa u organización. Este es uno de los factores más difíciles de contrarrestar más no imposible de lograr. Para esto, debería tener sumo cuidado en la fase de Pre-Implantación, tratando de incluir a empleados esenciales dentro del proceso de desarrollo de forma tal de lograr que los cambios tengan una lógica con respecto al mundo real que estos enfrentan en sus actividades cotidianas y que además estén basados en el modelo de negocio que define a la organización.

Este último aspecto, es un factor preponderante puesto que delimitara el rango de acción de una empresa y definirá lo que se tiene y hacia donde realmente se quiere ir, tratando de lograr la distinción competitiva, esto con la finalidad de sentar bases sólidas con manejo completo del conocimiento requerido para lograr cambios que realmente direccionen al éxito y no solo por adecuarse a una tipología de negocios que está de moda. La implementación de un ERP, trae consigo la selección de un proveedor exclusivo, lo que también debe llevarse a cabo de forma estratégica, puesto que en ocasiones la oferta de un producto es atractiva, más sin embargo al adquirirlo puede no generar las satisfacciones esperadas y en este tipo de procesos de cambio donde se requerirá la constante asesoría de forma tal de evolucionar con el entorno y que realmente se cuente con personal multidisciplinario capaz de prever cualquier aspecto influyente este factor es vital.

Seguidamente, basados en el marco teórico que antecedió, se infiere que una correcta implantación de ERP´s, además de lo anteriormente expresado, debe prever la intervención de directivos durante su desarrollo, gestión eficiente y rigurosas de análisis de requerimientos, desarrollo de interfaces amigables que contrarresten la resistencia al cambio de procesos esenciales y la formación oportuna y supervisada del personal operario o usuario final también es vital puesto que de nada sirve implementar herramientas tecnológicas si no se contará con el personal preparado para aprovechar al límite las bondades que estos pudieran generar, teniendo en cuenta además que la inversión requerida normalmente es alta y puede aumentar conforme se pasen por alto factores influyentes.

CONCLUSIÓN

Basados en las bondades que puede generar un ERP, implementado de la forma correcta y teniendo en cuenta que La inclusión de sistemas ERP´s , dentro de los procesos esenciales de una empresa u organización, como gestores eficientes de la información donde confluyen todos los aspectos que intervienen en esta, es de suma importancia y de gran ayuda para la toma de decisiones eficientes y oportunas, Sin embargo, en algunas ocasiones su naturaleza compleja puede ocasionar ciertos problemas a la hora de su implementación.

Para evitar dentro de lo posible la incertidumbre en la implementación, la empresa y capital humano en general, deben tener claro y estar conscientes de todo lo que esto acarrea, para así actuar de forma preventiva y evitar sobremanera dar paso a las situaciones problemáticas,

El objetivo principal de cualquier organización que invierta en ERP´s y pretenda sacar provecho al 100%, debe ser la sensibilización previa, incentivo e inclusión de todo su capital humano en el proceso, para que en caso de presentarse algún obstáculo en el camino, se pueda contar con estrategias pertinentes para saltarlo sin que esto repercuta negativamente en la organización.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Barrios E, González D. (2010). Obstáculos en la implementación de ERP´s. [Documento en línea] Consultado el 21 de abril de 2015 en:http://es.slideshare.net/ejordi/obstculos-en-la-implementacin-de-erps

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