Departamento de Engenharia Informtica e Sistemas

Gesto Documental Dissertao apresentada para a obteno do grau de Mestre em

Informtica e Sistemas

Autor

Gilberto Jos Neto

Orientador

Professor Doutor Jos Marinho

Coimbra, Dezembro 2015

Gesto Documental RESUMO

Gilberto Jos Neto i

RESUMO

As organizaes registam os seus acontecimentos e factos em documentos. Os documentos com

valor informativo ou probatrio devem ser preservados e designam-se como Documentos de

arquivo. Estes documentos so a memria da organizao, eles permitem saber o que se passou,

independentemente de ter havido uma mudana nas pessoas ou nas suas funes. Para que a

memria da organizao se mantenha funcional necessrio gerir os documentos de arquivo.

Se tal no acontecer podem ser descartado documentos teis e os documentos preservados

tornam-se difceis de aceder. Para a gesto de documentos de arquivo fundamental a sua

classificao e o estabelecimento do seu ciclo de vida. A preservao de documentos que

perderam o valor com o passar do tempo, aumenta a quantidade de documentos a gerir e diminui

a eficincia da gesto. A gesto de documentos de arquivo deve seguir normas estabelecidas,

de forma a garantir que estes cumpram a funo para a qual foram produzidos. Estas normas

estabelecem por exemplo que para um documento servir de prova no basta guardar o seu

contedo, preciso tambm preservar o contexto em que foi produzido e tratado.

O objetivo do estgio curricular integrado no Mestrado em Informtica e Sistemas, do Instituto

Superior de Engenharia de Coimbra, descrito no presente relatrio, consistiu na primeira fase

de desenvolvimento de uma aplicao de gesto documental, baseada no standard MoReq2010,

para a DRAP (Direo Regional de Agricultura e Pescas) Centro, a entidade acolhedora. O

processo de desenvolvimento da aplicao pretendida foi dividido em duas fases. A primeira

consiste no desenvolvimento das funcionalidades que permitem substituir a atual aplicao de

gesto de correspondncia usada na organizao. A segunda fase consiste no desenvolvimento

das restantes funcionalidades previstas no standard adotado. O presente trabalho corresponde

primeira fase do projeto, na qual foram implementadas as funcionalidades que permitem criar

documentos e gerir o seus percursos na organizao. Com a implementao desta aplicao na

DRAP Centro, ser possvel reduzir custos e garantir a conservao dos documentos e

respetivos metadados.

PALAVRAS CHAVE

Gesto documental, documento de Arquivo, classificao, preservao, eliminao

programada, interoperabilidade

Gesto Documental ABSTRACT

Gilberto Jos Neto ii

ABSTRACT

Organizations register their events and facts in documents. Documents with informational or

evidential value must be preserved and are called as records. These records are the memory of

the organization, they let us know what happened, even when people or their functions have

changes. In order to keep the memory of the organization functional it is necessary manage

their records. If that doesn't happen, we might dispose useful records and the preserved records

become difficult to access. For records management it is very important to classify and to

establish the documents life cycle. The preservation of records that have lost value over time

increases the amount of documents to manage and decreases the efficiency of management. The

management of records should follow established standards, in order to ensure that they fulfil

the purpose for which they were produced. These standards establish that it is not enough to

store the content of a record to use it as evidence, it is also necessary to preserve the context in

which it was produced and processed.

The objective of the internship integrated in Master in Informatica e Sistemas of the Instituto

Superior de Engenharia de Coimbra, described in this paper, was the first phase of developing

an application of document management, based on standard MoReq2010 for DRAP (Direo

Regional de Agricultura e Pescas) Centro hosting organization. The development process of the

desired application was divided into two phases. The first is the development of features that

allow the replacement of the current mailing management application used in the organization.

The second phase is the development of the remaining features provided in the adopted

standard. This work is related to the project's first phase in which the features were implemented

for creating documents and managing their route in the organization. With the implementation

of this application in DRAP Centro will be possible to reduce costs and ensure the preservation

of documents and respective metadata.

KEYWORDS

records management, record, classification, preservation, disposal scheduling, interoperability

Gesto Documental NDICE

Gilberto Jos Neto iii

NDICE

RESUMO .................................................................................................................................... i

PALAVRAS CHAVE ................................................................................................................. i

ABSTRACT ............................................................................................................................... ii

KEYWORDS ............................................................................................................................. ii

1. INTRODUO .................................................................................................................. 1

1.1. DRAP Centro ............................................................................................................... 1

1.2. mbito e objetivo do estgio ....................................................................................... 2

1.3. Linhas orientadoras ...................................................................................................... 5

1.4. Motivao .................................................................................................................... 6

1.5. Estrutura do Relatrio .................................................................................................. 7

2. ESTADO DA ARTE .......................................................................................................... 9

2.1. Introduo .................................................................................................................... 9

2.2. A gesto documental na atualidade ........................................................................... 10

2.2.1. Classificao ......................................................................................................................................... 11

2.2.2. Interoperabilidade ................................................................................................................................. 12

2.2.3. Ciclo de Vida dos documentos de arquivo .......................................................................................... 13

2.2.4. Normas .................................................................................................................................................. 14

2.3. Aplicaes de Referncia ........................................................................................... 20

2.3.1. IBM Enterprise Records Version 5.1.0 ................................................................................................ 21

2.3.2. Oracle Universal Records Management .............................................................................................. 24

2.3.3. OpenText Records Management ......................................................................................................... 25

2.3.4. EMC Documentum .............................................................................................................................. 26

2.3.5. Hyland - OnBase ................................................................................................................................... 27

2.3.6. Perceptive Software - Records and Information Management ........................................................... 27

2.4. Comparao das Aplicaes de Referncia ............................................................... 28

2.5. Situao atual na Administrao Pblica ................................................................... 30

2.6. Situao atual na DRAP Centro ................................................................................. 34

3. ANLISE DE REQUISITOS .......................................................................................... 37

3.1. MoReq2010 o standard base para o projeto ............................................................ 38

3.2. Requisitos Funcionais do Sistema ............................................................................. 46

3.2.1. Servios do Sistema .............................................................................................................................. 47

3.2.2. Servio Utilizador/Grupo ..................................................................................................................... 48

3.2.3. Servio Perfil ......................................................................................................................................... 48

3.2.4. Servio Classificao ............................................................................................................................ 49

Gesto Documental NDICE

Gilberto Jos Neto iv

3.2.5. Servio Documento de arquivo ............................................................................................................ 50

3.2.6. Servio Metadados................................................................................................................................ 51

3.2.7. Gesto do fluxo dos documentos ......................................................................................................... 51

3.3. Requisitos Tecnolgicos ............................................................................................ 53

4. ARQUITETURA E IMPLEMENTAO DA APLICAO ........................................ 55

4.1. Gestor de contedos ................................................................................................... 55

4.2. Gestor de workflow .................................................................................................... 56

4.3. Ferramenta de desenvolvimento ................................................................................ 57

4.4. Modelo de Base de Dados ......................................................................................... 59

4.4.1. Diagrama ER ......................................................................................................................................... 59

4.4.2. Descrio das Entidades ....................................................................................................................... 60

4.5. Arquitetura do software ............................................................................................. 61

4.5.1. Classes modelo...................................................................................................................................... 62

4.5.2. Classes Controller e Views ................................................................................................................... 64

4.6. Testes ......................................................................................................................... 68

5. CONCLUSO .................................................................................................................. 71

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ..................................................................................... 73

Anexo A Funcionalidades previstas no MoReq2010 ........................................................ A-1

Anexo B Elementos de Metadados, do Sistema e de Contexto, das entidades previstas no MoReq2010 .......................................................................................................................... B-1

Anexo C Prottipo draft da Aplicao ............................................................................. C-1

Anexo C.1 Servio de Utilizador e Grupo ...................................................................... C-1

Anexo C.2 Servio de Perfil ............................................................................................ C-9

Anexo C.3 Servio de Classificao ............................................................................. C-13

Anexo C.4 Servios de Sistema .................................................................................... C-16

Anexo C.5 Servio de Metadados ................................................................................. C-18

Anexo C.6 Servio de Documento de Arquivo ............................................................. C-26

Anexo C.7 Servio de Pesquisa e Relatrio .................................................................. C-33

Anexo D Plano de Testes Unitrios ..................................................................................... D-1

Anexo E Diagrama genrico de fluxos dos documentos ..................................................... E-1

Gesto Documental NDICE DE FIGURAS

Gilberto Jos Neto v

NDICE DE FIGURAS

Figura 1.1 Organograma da DRAP Centro ................................................................................ 2

Figura 2.1 Estrutura de um sistema de gesto para documentos de arquivo ............................ 18 Figura 2.2 Evoluo do standard MoReq (DLM Forum Foundation, n.d.) .............................. 20 Figura 2.4 Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2014 (Gilbert, Shegda, Chin,

Tay, & Koehler-Kruener, 2014) ............................................................................................... 21 Figura 2.5 IBM Enterprise Content Manager origens dos documentos (Chen, Chan,

Costecalde, Yates, & Yessayan, 2015) ..................................................................................... 22 Figura 2.6 Relaes de restrio entre os elementos do plano de arquivo (Chen et al., 2015) 23 Figura 2.7 Cronograma de eliminao para o ciclo de vida do documento (Chen et al., 2015)

.................................................................................................................................................. 23 Figura 2.8 Arquitetura IBM Content Foundation com Enterprise Records (Chen et al., 2015)

.................................................................................................................................................. 24

Figura 2.9 - Ciclo de vida tpico na soluo da Oracle (Oracle, 2015) ................................ 25 Figura 2.10 Repensar o Futuro da Sociedade da Informao, onde estamos (APDESI, 2014) 31

Figura 2.11 Repensar o Futuro da Sociedade da Informao - eDemocracia (APDESI, 2014)

.................................................................................................................................................. 32 Figura 2.12 ESPAP - Orquestrao dos servios partilhados do Estado (ESPAP, 2015a) ...... 34

Figura 3.1 Servios previstos no MoReq2010 (DLM Forum Foundation, 2011) .................. 39 Figura 3.2 Organizao da informao no MoReq2010 (DLM Forum Foundation, 2011) ... 40

Figura 3.3 Tipos de informao associados a uma entidade .................................................... 42 Figura 3.4 Esquema completo da organizao informao MoReq2010 (DLM Forum

Foundation, 2011) ..................................................................................................................... 44

Figura 3.5 Ciclo de vida de uma entidade com reteno permanente ...................................... 45

Figura 3.6 Ciclo de vida de uma entidade com previso de destruio .................................... 45 Figura 3.7 Ciclo de vida de uma entidade com previso de reviso do plano .......................... 46 Figura 3.8 Ciclo de vida de uma entidade com previso de transferncia para outro sistema . 46

Figura 3.9 Exemplo de definio de variveis no gestor de fluxos .......................................... 52 Figura 4.1 Arquitetura do sistema organizado em trs nveis .................................................. 55 Figura 4.2 Forrester Wave: ECM Business Content Services, Q3 2015 (Alfresco, 2015) .. 56

Figura 4.3 Modelo MVC para Aplicaes Web ....................................................................... 58 Figura 4.4 Diagrama ER Fsico .................................................................................................. 59

Figura 4.5 Organizao da programao em pastas ................................................................. 62 Figura 4.6 Diagrama de Classes para as classes do tipo Modelo ............................................. 63 Figura 4.7 Classe Entitys do tipo controlador e vistas associadas ........................................ 65

Figura 4.8 vista formpopup sobreposta vista modifyMetadata ...................................... 67

Figura 4.9 Classe Records do tipo controlador e vistas associadas ...................................... 68

Figura 4.10 Execuo dos testes unitrios para a Criao de Documentos .............................. 69 Figura C.1 Menu de acesso aos servios da aplicao ........................................................... C-1

Figura C.2 Visualizar utilizadores existentes e criar novo utilizador ..................................... C-2 Figura C.3 Alterar metadados do utilizador e visualizar Lista de Controlo de Acessos ........ C-3 Figura C.4 Adicionar Entrada de Controlo de Acesso (ACE) e adicionar Perfil ACE ....... C-4 Figura C.5 Visualizar grupos a que pertence um utilizador e adicionar grupo a utilizador ... C-5

Figura C.6 Visualizar grupos existentes e criar novo grupo................................................... C-6 Figura C.7 Alterar grupo e visualizar a Lista de Controlo de Acesso .................................... C-7

file:///G:/ISEC/Relatorio/NovosFormatos/RelatorioEstagio_GilbertoNeto_20151214.docx%23_Toc437834520

Gesto Documental NDICE DE FIGURAS

Gilberto Jos Neto vi

Figura C.8 Visualizar utilizadores de um grupo e adicionar utilizador ao grupo ................... C-8

Figura C.9 Visualizar perfis existentes e criar novo perfil ..................................................... C-9 Figura C.10 Alterar perfil e visualizar a Lista de Controlo de Acesso ................................. C-10

Figura C.11 Adicionar Entrada de Controlo de Acesso (ACE) e adicionar perfil ACE.... C-11 Figura C.12 Visualizar definies de funo do perfil e adicionar funo ao perfil ............ C-12 Figura C.13 Visualizar classes existentes e criar nova classe .............................................. C-13 Figura C.14 Alterar classe e visualizar Entidades associadas classe ................................. C-14 Figura C.15 Adicionar Plano de Eliminao a uma classe ................................................... C-15

Figura C.16 Visualizao de Tipos de Entidade e Servios ................................................. C-16 Figura C.17 Visualizar Definies de Funo ...................................................................... C-17 Figura C.18 Visualizar e criar Definio de Elementos de Metadados Contextuais ............ C-18 Figura C.19 Alterar Definio de Elemento de Metadados de Contexto ............................. C-19 Figura C.20 Visualizar Fornulrios da Definio de Elemento de Metadados de Contexto C-20

Figura C.21 Adicionar Fornulrio Definio de Elemento de Metadados de Contexto .... C-21

Figura C.22 Visualizar Fornulrios existentes e criar novo Formulrio .............................. C-22

Figura C.23 Alterar Formulrio e visualizar Elementos Metadados Contexto relacionadosC-23 Figura C.24 Associar Tipos de Entidade e Servios a um Formulrio ................................ C-24 Figura C.25 Associar Classe a um Formulrio ..................................................................... C-25 Figura C.26 Visualizar Agregaes existentes e criar nova Agregao ............................... C-26

Figura C.27 Alterar Agregao e visualizar sub-Agregaes .............................................. C-27 Figura C.28 Visualizar Documentos associados a uma agregao ...................................... C-28 Figura C.29 Visualizar Documentos e criao de novo Documento do Exterior................. C-29

Figura C.30 Criao de Documento interno e Documento para o Exterior ......................... C-30 Figura C.31 Adicionar Componentes a um Documento....................................................... C-31

Figura C.32 Adicionar Componente a um Documento por upload de ficheiro .................... C-32 Figura C.33 Pesquisa por Tipo de Entidade ......................................................................... C-33

Figura C.34 Pesquisa por texto ............................................................................................. C-34 Figura C.35 Pesquisa por Elemento de Metadados .............................................................. C-35

Figura C.36 Pesquisa por critrio complexo ........................................................................ C-36 Figura E.1 Diagrama genrico de fluxos dos documentos ..................................................... E-1

Gesto Documental NDICE DE TABELAS

Gilberto Jos Neto vii

NDICE DE TABELAS

Tabela 2.1 - Aplicao dos parmetros soluo da IBM ....................................................... 22 Tabela 2.2 - Aplicao dos parmetros soluo da Oracle ........................................................ 25 Tabela 2.3 Aplicao dos parmetros soluo da OpenText .............................................. 26 Tabela 2.4 - Aplicao dos parmetros soluo da EMC ...................................................... 26

Tabela 2.5 - Aplicao dos parmetros soluo da Hyland....................................................... 27 Tabela 2.6 - Aplicao dos parmetros soluo da Perceptive Software ................................... 28 Tabela 2.7 - Comparao das aplicaes de referncia ............................................................... 29 Tabela 3.1 - Entidades geridas pelos servios previstos no MoReq2010 ............................... 41 Tabela 3.2 - Requisitos para os servios do sistema .................................................................... 47

Tabela 3.3 - Requisitos para o servio Utilizador e Grupo .......................................................... 48 Tabela 3.4 - Lista de Requisitos para o servio Perfil ................................................................. 49

Tabela 3.5 - Lista de Requisitos para o servio Classificao ..................................................... 50 Tabela 3.6 - Lista de Requisitos para o servio Documentos de Arquivo .................................... 50 Tabela 3.7 - Lista de Requisitos para o servio Metadados ......................................................... 51 Tabela 3.8 - Lista de Requisitos para a gesto do fluxo dos documentos ................................ 53

Tabela 3.9 - Lista de Requisitos Tecnolgicos ......................................................................... 53 Tabela A.1 - Funcionalidades previstas no MoReq2010 ...................................................... A-1

Tabela B.1- Elementos de Metadados do Sistema e de Contexto .......................................... B-1 Tabela D.1 - Plano de Testes Unitrios .................................................................................. D-1

CAPTULO 1

Gilberto Jos Neto 1

1. INTRODUO

Este documento descreve o trabalho desenvolvido durante o estgio realizado pelo autor, no mbito

da disciplina de Estgio ou Projeto Industrial, do Mestrado de Informtica e Sistemas, do Instituto

Superior de Engenharia de Coimbra. A entidade de acolhimento a Direo Regional de Agricultura

e pescas do Centro (DRAP Centro). O tema o desenvolvimento de uma aplicao de gesto

documental, para substituir uma aplicao que est a ser utilizada atualmente.

Este primeiro captulo pretende situar o leitor no ambiente em que o estgio decorre. Para isso,

apresenta a organizao acolhedora, dando a conhecer a sua misso, os seus objetivos estratgicos,

a rea geogrfica de atuao e a sua estrutura organizativa. Neste captulo tambm descrito o

mbito e objetivos do estgio, evidenciando a proposta inicial e a metodologia que ir ser usada para

se cumprir essa proposta. A motivao do autor para a realizao deste trabalho importante para se

perceberem as opes seguidas no decurso do projeto, pelo que ser tambm apresentada neste

captulo. Por fim, descrita a estrutura deste documento.

1.1. DRAP Centro

A Direo Regional de Agricultura e Pescas do Centro um organismo da Administrao Pblica

Central do Estado, pertencente ao Ministrio da Agricultura e do Mar, com sede em Castelo Branco.

Esta tem por misso contribuir para a conceo e execuo das polticas do Estado nas reas da

agricultura, do desenvolvimento rural e das pescas e implementar as polticas nas reas da segurana

alimentar, da proteo animal, da sanidade vegetal, da conservao da natureza e das florestas, na

rgio centro de Portugal. A estratgia da DRAP Centro para 2015 est orientada para apoiar o reforo

dos sectores produtivos da agricultura e das pescas, para a reduo dos constrangimentos

administrativos e para a satisfao dos clientes e utentes.

A DRAP Centro tem cerca de quinhentos trabalhadores e abrange uma regio bastante extensa. Os

servios desconcentrados dispersam-se pelos distritos de Aveiro, Castelo Branco, Coimbra, Leiria,

Guarda e Viseu. Em termos de estrutura orgnica a DRAP Centro dirigida por um Diretor Regional

e dois Diretores Adjuntos. No nvel seguinte existem quatro Direes de Servios e sete Delegaes.

Das quatro Direes de servios, trs situam-se nas reas do negcio e uma, a Direo de Servios

de Administrao, na rea de apoio. As Delegaes correspondem aos distritos abrangidos mais uma

sedeada em Gouveia. Cada Direo de Servios formada por vrias Divises dirigidas por Chefes

de Diviso. As Delegao so constitudas pelos ncleos, que correspondem de uma forma geral aos

concelhos. Os responsveis dos ncleos no fazem parte da classe dirigente.

Uma quantidade aprecivel de documentos so criados e usados nestes servios, sendo muito

importante que eles sejam guardados de forma segura e fiquem acessveis onde so necessrios. A

unidade orgnica responsvel pela documentao a Diviso de Sistemas de Informao,

Comunicao e Documentao, dependente da Direo de Servios de Administrao. O

organograma da DRAP Centro apresentado na Figura 1.1, para dar uma viso mais clara de como

os seus servios esto organizados.

Introduo

2

Figura 1.1 Organograma da DRAP Centro

1.2. mbito e objetivo do estgio

Nas organizaes circula diariamente uma grande quantidade de informao suportada em

documentos. Grande parte da informao guardada nas Bases de Dados comuns provm de

documentos formais. Se os documentos depois de tratados forem descartados, desaparece o histrico

do que aconteceu e passa a ser difcil responder a qualquer solicitao que se relacione com os factos.

A documentao funciona como a memria dos factos ocorridos na Organizao, pelo que deve ser

preservada e organizada para que seja de fcil acesso (Luis Vidigal (APDSI), 2012).

Os documentos surgem como forma de uma organizao interagir com o mundo exterior. A

organizao recebe pedidos que exigem resposta e envia informaes ou pedidos de informao. Em

ambos os casos, a organizao vai executar um conjunto de tarefas organizadas para poder interagir

com o interlocutor e guardar a informao resultante dessa interao. Uma organizao constituda

com um fim e est preparada para responder a um nmero limitado de solicitaes, pelo que

possvel definir a forma como trata os documentos, ou seja, os processos, para cumprir a misso para

que foi criada.

Introduo CAPTULO 1

Gilberto Jos Neto 3

A execuo dos processos baseia-se, portanto, no tratamento de informao, sendo grande parte

dessa informao constituda por documentos recebidos, criados internamente para enviar para o

exterior e internos. Daqui podemos constatar a grande importncia da existncia de uma aplicao

informtica que ajude na gesto documental e que disponibilize as funes necessrias ao tratamento

dos documentos.

O pedido inicial, que deu origem a este estgio, foi o desenvolvimento de uma aplicao para

substituir a que est a ser usada atualmente para a gesto da correspondncia. O objetivo era eliminar

a despesa com o contrato de manuteno desta aplicao. til esclarecer que o estagirio trabalha

na entidade acolhedora e que este pedido surgiu dentro das atividades da organizao, sem qualquer

perspetiva de vir a ser integrado num estgio. A aplicao de gesto de correspondncia tambm

usada como arquivo dos documentos em formato digital, sendo a sua utilizao bastante difcil,

principalmente na recuperao dos documentos. Verificou-se, ento, a necessidade do

desenvolvimento de uma aplicao, com caractersticas diferentes, para a gesto documental, de

acordo com o que ficou dito nos pargrafos anteriores. O estagirio props ento, a integrao deste

desenvolvimento no presente estgio, o que foi aceite pela direo da DRAP Centro. As

funcionalidades que se verificou serem necessrias tinham a ver com: o cumprimento de requisitos

legais e normativos; a captura de documentos em formatos no digitais; facilidades de recuperao

de documentos; integrao com outras aplicaes. Para o desenvolvimento de um aplicao com

estas funcionalidades, seria necessrio realizar pesquisas para se perceber que regras deveriam ser

respeitadas e que tecnologias deveriam ser usadas. O desenvolvimento de uma soluo completa

demoraria mais tempo do que aquele que se tinha pensado para substituir a aplicao atualmente em

uso. Tambm em termos do estgio, tal desenvolvimento no caberia no tempo previsto. A soluo

adotada foi o faseamento do trabalho. Assim, foram definidos objetivos para um prazo mais curto,

onde est includo o objetivo deste estgio, e para um prazo mais longo.

Como objetivo para o presente estgio foi definido, a conceo e desenvolvimento de uma aplicao

para a gesto documental da DRAP Centro que possa substituir a aplicao de gesto de

correspondncia usada atualmente e que possa entrar em funcionamento no incio do ano de 2016.

A aplicao deveria ser desenhada de forma a poder evoluir para satisfazer um objetivo mais amplo,

que satisfaa as necessidades da DRAP Centro. Este objetivo para um prazo mais longo o

desenvolvimento de um sistema para a gesto documental da DRAP Centro, baseado nas leis e

normas vigentes, e que permita responder s necessidades dos utilizadores, no que diz respeito

criao, utilizao e manuteno de documentos. A organizao dos documentos deve corresponder

aos processos e funes que os utilizadores realizam de forma a ser mais fcil a sua utilizao. O

sistema deve permitir que outras aplicaes, que gerem os vrios processos, possam criar e utilizar

os documentos que produzem e recebem.

Para atingir o objetivo do estgio tiveram que se conhecer as regras de funcionamento e as normas

existentes para a gesto documental, pois o desenho da aplicao tem que prever a sua evoluo.

Assim, foram realizadas pesquisas bibliogrficas no sentido de se perceber de que trata e como

funciona a gesto documental. Os aspetos mais focados foram: os documentos que so geridos; os

Introduo

4

critrios de classificao dos documentos; o ciclo de vida dos documentos; a necessidade de manter

o histrico de documentos quando mudam as tecnologias das organizaes; as normas e standards

existentes na rea da gesto documental e as aplicaes mais importantes existentes no mercado.

Com base nas pesquisas efetuadas, foi elaborado o captulo Estado da Arte que permitiu conhecer

os temas abordados e avanar para a elaborao do projeto do sistema de gesto documental.

Foi decidido seguir o standard Moreq2010, que ser apresentado no captulo Estado da Arte e

mais desenvolvido no captulo Anlise de requisitos da aplicao. Este standard uma

especificao de requisitos mnimos, funcionais e no funcionais, para o desenvolvimento de uma

aplicao de gasto documental, cumprindo as principais normas e boas prticas definidas para esta

rea. O Moreq2010 define os tipos de entidade e os dados a eles associados (metadados de sistema),

assim como as funcionalidades que permitem desenvolver um sistema genrico para gesto

documental. Os tipos de entidade so formas de organizar a informao, sendo alguns exemplos, os

seguintes tipos de entidade: User; Group; Role; Class; Record; Record Component. Alguns

exemplos de metadados de sistema do tipo de entidade User so: Title; Description; Created

Timestamp. Algumas funcionalidades que se podem efetuar sobre o tipo de entidade User so:

Create; Modify Metadata; Add Contextual Metadata. Cada instncia dos tipos de entidade, como por

exemplo cada documento criado no sistema de gesto documental previsto pelo MoReq2010, so

designadas como entidade. Como as organizaes no funcionam todas de igual modo, o

MoReq2010 permite acrescentar mais metadados, designados como metadados de contexto, e mais

funcionalidades para que se possam desenvolver aplicaes que respondam s necessidades de cada

organizao. Para o cumprimento do objetivo deste estgio e das necessidades a mais curto prazo da

DRAP Centro, desenhou-se e desenvolveu-se a aplicao utilizando as entidades e os respetivos

metadados de sistema, tendo sido adicionados alguns metadados de contexto. Alguns metadados de

contexto associados ao tipo de entidade Record so: Destinatrio; Morada; Cdigo Postal. O

MoReq2010 define cerca de duzentas funcionalidades que devem ser implementadas. Como no

seria possvel, no tempo deste estgio, implementar todas estas funcionalidades, foram

implementadas as relacionadas com a criao, modificao e visualizao das entidades e ainda as

relacionadas com a autenticao e o controlo de acessos.

Cada processo da DRAP Centro, como noutras organizaes, tem definidos os percursos para cada

tipo de documento. Esta definio nem sempre est escrita e no esttica, pode mudar por alterao

das regras do negcio, pela alterao da estrutura do organismo ou pela deciso dos dirigentes. Na

DRAP Centro existem aplicaes que gerem vrios processos de negcio e de gesto interna, mas

no existe um sistema integrado de gesto de processos. Para gerir os percursos da documentao de

todos os processos seria necessrio desenhar todos os processos e geri-los separadamente. Este

trabalho no seria possvel de efetuar no espao deste estgio. Assim, foi desenhado um processo

genrico com o objetivo de se obter um histrico dos vrios tratamentos aplicados aos documentos.

Este processo genrico ser utilizado enquanto o percurso dos documentos no for gerido pelas

aplicaes que implementam cada processo per si. A aplicao que foi desenvolvida deveria estar

preparada para, no futuro, interagir com as restantes aplicaes. Por isso, na segunda fase do projeto,

aps o estgio, ser desenvolvida uma interface que permitir s restantes aplicaes da organizao

realizar as funcionalidades da interface com o utilizador. Isto aplica-se tambm gesto do percurso

Introduo CAPTULO 1

Gilberto Jos Neto 5

dos documentos, pelo que foi includo na aplicao um gestor de workflow. Nesta fase, todos os

documentos utilizam o processo genrico que foi desenhado. Este permite a circulao ad hoc dos

documentos, permitindo conhecer o seu percurso. No entanto, o gestor de workflow poder

executar qualquer processo, para isso bastar efetuar o desenho de acordo com a ferramenta de

workflow escolhida e public-lo nesse mesmo gestor. Ao nvel da programao da aplicao, os

endereos http e os mtodos a usar, sero os mesmos que processam o processo genrico. Assim, a

interface para interao com as outras aplicaes, na rea da gesto dos encaminhamentos, j est a

funcionar, como se pode constatar na descrio pormenorizada do funcionamento do workflow

no captulo Arquitetura do Sistema.

Uma funcionalidade importante da aplicao, que importa realar nesta introduo, a captura dos

documentos para o sistema de gesto documental. O contedo dos documentos pode ser obtido por

upload, se j existir em suporte digital; por digitalizao, se o documento existir em suporte de

papel; pela sua criao no Microsoft Office e gravao direta no sistema; ou pela integrao de e-

mails.

Para a conceo da aplicao, aps a elaborao do Estado da Arte, foram efetuadas reunies com

os utilizadores e pesquisas na documentao da DRAP Centro, com vista definio dos requisitos.

Foram tambm efetuadas pesquisas sobre tecnologias para decidir as opes tecnolgicas mais

adequadas para a implementao do sistema. Depois de definidos os requisitos funcionais e

tecnolgicos foi desenhada a arquitetura do sistema ao que se seguiu o estudo das tecnologias

escolhidas e o desenvolvimento do software e os testes. A aplicao foi apresentada aos dirigentes

responsveis pela rea da gesto documental, tendo sido programado trabalho de anlise dos

processos e documentos da DRAP Centro com vista correta classificao dos documentos e

estabelecimento do perodo de reteno. Concludo o trabalho previsto para o estgio foi elaborado

o presente relatrio.

1.3. Linhas orientadoras

Para atingir os objetivos enunciados na seco anterior, foram definidas as seguintes linhas

orientadoras:

Perceber o documento como resultado das atividades e processos da DRAP Centro.

Conseguir que o documento seja um meio de prova e de informao da vida da organizao

e dos factos que aqui acontecem;

Conceber um sistema que facilite a realizao das tarefas da organizao, atravs de uma

gesto documental que siga as boas prticas estabelecidas nesta rea. O sistema deve garantir

a criao, circulao e uso dos documentos de acordo com as necessidades da organizao e

a sua preservao durante o tempo necessrio ao cumprimento do objetivo para que foi

criado;

Introduo

6

Garantir a interao do sistema de gesto documental com outas aplicaes. A insero e

utilizao de documentos deve poder fazer-se atravs das aplicaes que gerem os processos

da organizao. O sistema de gesto documental deve assegurar que as mesmas regras so

cumpridas, independentemente da interface usada.

Garantir a continuidade do arquivo, mantendo todas as caractersticas dos documentos,

quando se muda de tecnologia.

Desenhar um prottipo de interface, com o utilizador, que responda s suas necessidades;

Escolher as tecnologias de desenvolvimento adequadas ao tipo de aplicao;

Desenvolver um prottipo da aplicao para ser testado pelos utilizadores;

Desenvolver e testar a verso final de modo a responder ao pedido dos utilizadores.

1.4. Motivao

O tempo em que o suporte fsico dos documentos era o papel terminou. Hoje, a produo e troca de

documentao em grande parte digital. A impresso tem custos e nem sempre arquivvel (ex.

assinatura digital). Nestas condies, o arquivo totalmente ou em grande parte digital. Se os

documentos, arquivados em suporte digital, no resistirem s mudanas organizacionais e

tecnolgicas pode ser o caos para a Organizao.

A DRAP Centro tem usado nos ltimos anos uma aplicao para gesto de correspondncia, que

tambm serve para guardar os documentos arquivados. Esta aplicao tem custos de manuteno,

funciona apenas com o Internet Explorer, sendo difcil de executar com as verses superiores ao

Internet Explorer 9. necessria uma soluo para dar continuidade ao atual arquivo documental,

no sentido de se poder decidir um destino para os documentos que j no so necessrios e recuperar,

para um sistema de gesto documental, os documentos que ainda esto ativos.

A motivao para a realizao deste trabalho tem a ver com essa necessidade de manter o arquivo

documental digital j existente, mas tambm disponibilizar novas funcionalidades aos utilizadores.

Neste momento, mesmo que existam cpias fsicas dos documentos digitais, estas so difceis de

encontrar. Podem estar em arquivos ou na secretria de funcionrios em servios espalhados por seis

distritos.

As novas funcionalidades pretendidas relacionam-se essencialmente com a integrao automtica

de documentos produzidos noutras aplicaes e a normalizao que facilite a interoperabilidade com

outros sistemas, seja para partilha de informao, seja para transio de tecnologia. Ser muito til

que os documentos produzidos, por outras aplicaes, sejam integrados automaticamente na gesto

documental. Se tal no acontecer, a integrao ter que ser feita manualmente, com um consumo

enorme de recursos, ou ficaro de fora.

A normalizao essencial para uma correta identificao do significado dos dados que

acompanham os documentos e das funes realizadas sobre os mesmos. Esta identificao

importante para a gesto de acessos, compreenso dos contedos e aes realizadas. Por exemplo, o

Introduo CAPTULO 1

Gilberto Jos Neto 7

termo Eliminao pode representar vrios tipos de ao. Convm que o seu significado seja

clarificado para que todos os intervenientes atuais e futuros possam perceber da mesma forma a ao

que realizada. Um utilizador pode ter acesso a Eliminar um documento, no sentido de mudar o

estado para Eliminado, mas no Eliminar definitivamente o registo do documento. Quando

partilhamos a informao com outra Organizao e enviamos os dados dos documentos ou damos

acesso ao nosso sistema, fundamental que a interpretao desses dados seja comum. Tambm ser

conveniente que, ao transferir a informao para uma nova aplicao, esteja bem clara a semntica

dos dados existentes.

1.5. Estrutura do Relatrio

Este relatrio est organizado em quatro captulos: Introduo, Estado da Arte, Anlise de

Requisitos da aplicao; Arquitetura da aplicao.

No primeiro captulo, Introduo, faz-se a apresentao do estgio, descrevendo-se o

ambiente em que este decorreu. Para isso, apresentada a organizao acolhedora, dando a

conhecer a sua misso, os seus objetivos estratgicos, a rea geogrfica de atuao e a sua estrutura

organizativa. Neste captulo tambm descrito o mbito e os objetivos do estgio, contextualizando

esses objetivos num projeto mais amplo. Nesta Introduo referem-se tambm as linhas orientadoras

do estgio e a motivao do autor para a realizao deste trabalho, o que pode ajudar a perceber as

opes seguidas no decurso do projeto. Por fim, descrita a estrutura deste documento para tornar

mais fcil a sua interpretao.

No segundo captulo, Estado da Arte, feita uma reviso bibliogrfica com o objetivo de clarificar

quais os documentos que devem ser geridos e que aes so executadas na sua gesto; quais os

critrios usados na classificam dos documentos; como se gere o ciclo de vida dos documentos; quais

as melhores opes para manter o histrico de documentos quando mudam as tecnologias das

organizaes; que normas e standards existem na rea da gesto documental e quais as principais

caractersticas das aplicaes mais importantes existentes no mercado. Neste captulo descreve-se

tambm, a situao da gesto documental na administrao Pblica e na DRAP Centro.

No terceiro captulo, Anlise de requisitos, apresenta-se o MoReq2010 como standard base para

o desenvolvimento da aplicao de gesto documental. Sendo o MoReq2010 uma especificao de

requisitos para o desenvolvimento de um sistema de gesto documental, apresentam-se

genericamente esses requisitos. Concretizando os requisitos funcionais para a aplicao descrevem-

se os requisitos que foram seguidos no desenvolvimento da aplicao. Em seguida apresentam-se os

requisitos tcnicos para a implementao da aplicao.

No quarto captulo, Arquitetura da Aplicao, o sistema de gesto documental descrito em

termos das suas componentes. Estas componentes integram opes tecnolgicas que so

apresentadas e justificadas. Em seguida apresentado o modelo de dados e a arquitetura do software.

Aqui so descritos os vrios mdulos do software desenvolvido.

CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 9

2. ESTADO DA ARTE

O objetivo deste captulo descrever a gesto documental no sentido de clarificar quais os

documentos que devem ser geridos e que aes so executadas na sua gesto. Para isso foi efetuada

uma pesquisa bibliogrfica em que os aspetos mais focados foram: os documentos que so geridos;

os critrios de classificao dos documentos; o ciclo de vida dos documentos; a necessidade de

manter o histrico de documentos quando mudam as tecnologias das organizaes; as normas e

standards existentes na rea da gesto documental e as aplicaes mais importantes existentes no

mercado.

2.1. Introduo

A informao matria-prima e o produto final, tratada e produzida por grande parte dos processos

das organizaes. Sem ela, as organizaes modernas no poderiam funcionar. Os documentos de

arquivo produzidos no mbito do negcio so ativos operacionais, enquanto resultado dos processos

e, s vezes, so estratgicos na medida em que servem para a tomada de deciso de topo. Assim, eles

tm valor econmico, jurdico, fiscal, de gesto de risco e so decisivos na concorrncia entre

empresas e nas grandes opes das organizaes. No entanto, muitas organizaes no implementam

regras e procedimentos capazes de efetuar a gesto desses documentos. Como resultado, guardam

alguns documentos demasiado tempo, consomem muitos recursos para os armazenar, perdem tempo

procura de informao, correm riscos de penalizao por no estarem em conformidade com os

regulamentos, correm riscos ao nvel das relaes pblicas, e no conseguem proteger a informao

crtica para a misso (PRISM, n.d.).

A complexidade da gesto das organizaes faz com que algumas funes, vistas como menos

crticas, sejam remetidas para segundo plano. A gesto dos documentos ainda vista como uma

funo rotineira e pouco exigente, que pode ser realizada por pessoas menos habilitadas. Os

executivos concentram-se nas exigncias de cada unidade de negcio e na gesto dos recursos que

so cada vez mais escassos. Assim, os gestores so levados a ignorar as tarefas que parecem no

acrescentar valor. Este ambiente organizacional pode fazer esquecer o valor e a utilidade dos

documentos de arquivo e levar ao aparecimento de organizaes sem memria. A utilidade dos

documentos de arquivo torna-se visvel quando surge a necessidade urgente de encontrar um

documento. A visibilidade aumenta se o documento procurado essencial para comprovar qualquer

facto, mas difcil de obter perante a disperso de pastas em papel ou de ficheiros informticos que

no permitem uma procura eficaz. A competio na atual sociedade da informao obriga

utilizao de ferramentas de gesto documental, assentes numa poltica coerente e, por isso mesmo,

vrios pases tm publicado legislao e recomendaes que impem boas prticas muito

especficas. A classificao e organizao dos documentos so fundamentais para tornar vivel o seu

acesso e utilizao. A preservao digital dos documentos obriga gesto criteriosa dos acessos,

dados os diferentes nveis de confidencialidade. Uma organizao que no faa a gesto dos seus

documentos uma entidade sem memria e sem identidade. Tal entidade no ter condies para

ser gerida de forma eficaz, de estabelecer metas e alcanar objetivos. A gesto feita de tomadas de

Estado da Arte

10

deciso e estas baseiam-se na memria da organizao. Os estados democrticos baseiam-se no

princpio da liberdade de expresso e informao. Este princpio s se verifica se cada entidade

cumprir o seu papel. Para tal, as organizaes devem assegurar a salvaguarda da prova do

cumprimento das suas obrigaes. Por seu lado, os governantes devem prestar contas sociedade

dos actos da Administrao Pblica. Desta forma, as organizaes e os governantes podem proteger

o seu bom nome, quando so injustamente acusados nos tribunais da opinio pblica (Antnio,

2012).

2.2. A gesto documental na atualidade

O documento de arquivo tem sido alvo de diferentes concees a partir de meados do sculo XX.

Os principais idelogos nesta rea foram Hilary Jenkinson e Theodore Schellenberg, que defendiam

ideias opostas. A questo mais importante tinha a ver com a seleco dos documentos de arquivo e

sua eliminao.

Schellenberg defendia uma diferena entre records e archives. Para ele os archives so

diferentes por terem sido selecionados para preservao permanente, para fins de referncia e de

investigao, fins diferentes daqueles para que foram criados. Existe uma avaliao dos records

que decide se passam a archives ou no. Para Jenkinson no existe qualquer transformao. Os

documentos de arquivo so criados como tal e, quando deixam de ser usados, passam tacitamente

para preservao permanente (archives) (Tschan, 2002).

Ao longo do tempo e com a evoluo tecnolgica, a discusso evoluiu principalmente volta destas

duas concees. Jenkinson aceitou reduzir o volume dos arquivos e o papel dos arquivistas neste

contexto, mas viu sempre a seleo como um risco de eliminar documentos que podem vir a ser

importantes no futuro (Tschan, 2002).

Em 1993 Charles M. Dollar refere-se diferena entre as atividades dos arquivistas e gestores de

documentos de arquivo. Ele constata uma viso bastante comum que distingue as duas. Os primeiros

lidam com os documentos em arquivo, que j no circulam na organizao e os ltimos lidam com

os documentos atuais. Esta viso leva a pensar que a teoria, a metodologia e a prtica subjacentes ao

trabalho de cada profisso diferem substancialmente. O autor refere que Gerald Brown captou a

essncia desta diferena ao afirmar que os gestores de documentos de arquivo so basicamente

administradores de negcio e os arquivistas so historiadores. Dollar contraria esta viso defendendo

que os arquivistas e os gestores de documentos de arquivo esto envolvidos numa misso comum.

O autor analisa as razes comuns dos arquivos e gesto de documentos de arquivo e identifica um

terreno comum, que inclui a integridade dos documentos, a sua preservao e acessibilidade ao longo

do tempo. Ele defende que as duas profisses devem participar na conceo de sistemas de

metadados, a fim de assegurara que eles contm a informao contextual essencial para uma

completa compreenso dos sistemas de documentos de arquivo (Dollar, 1993).

Hoje, apesar de ainda existirem seguidores de Jenkinson e Schellenberg, levantam-se outras questes

relacionadas com a evoluo social e tecnolgica. Atualmente um documento no representa s por

si o resultado e a prova de uma ao. O documento de arquivo deve ser guardado dentro do contexto

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 11

em que foi criado e usado, de forma a poder interpretar-se o seu contedo. O ps-modernismo traz

desconfianas e rebeldias perante o modernismo. As noes de verdade universal ou conhecimento

objetivo j no so aceites. Nenhum texto um mero e inocente subproduto da ao como Jenkinson

reivindicava, mas sim um produto construdo conscientemente, para um propsito definido. Usando

anlise lgica, os ps-modernistas revelam a falta de lgica de textos supostamente racionais. O

contexto por trs do texto, as relaes de poder que moldam o patrimnio documental, a estrutura do

documento, a informao residente no sistema, e as convenes das narrativas so mais importantes

do que o documento em si ou do que o seu contedo. Os factos em textos no podem ser separados

da sua interpretao atual e passada. O autor no pode ser separado do assunto ou pblico, nem o

autor pode ser separado da sua criao, nem a autoria do contexto (Cook, 2001).

Torna-se assim mais difcil de definir com clareza o objeto e os processos da gesto documental.

Quais os documentos que devem ser considerados documentos de arquivo? Como devem ser

tratados para no se perder o contexto e o objetivo da sua criao e uso? Tem havido esforos para

uniformizar os conceitos e as regras para a gesto documental, por parte de organizaes

governamentais e da sociedade civil. Como prova desses esforos temos vrias normas e standards

que podem ser seguidos. Estes documentos sero abordados mais adiante.

2.2.1. Classificao

Alm da questo da eliminao de documentos, Jenkinson e Schellenberg preocuparam-se tambm

com a classificao. Este um elemento fundamental para que se possa organizar um arquivo de

documentos, sejam estes fsicos ou eletrnicos. A viso de Jenkinson est muito ligada localizao

fsica dos documentos e divide a classificao em duas partes. A primeira estuda a Administrao

da instituio, a sua histria e organizao. A segunda divide os arquivos em classes e subclasses.

As classes esto relacionadas com a provenincia. Jenkinson um defensor do conceito de respeito

aos fundos, a que ele chama provenincia, e que estabelece que um documento produzido por uma

entidade no deve ser misturado com documentos produzidos por outras entidades (Jenkinson,

1922).

Schellenberg o primeiro a introduzir a componente funcional da organizao na classificao de

documentos. Para ele a classificao a base da gesto de documentos de arquivo e todos os outros

aspetos dessa gesto dependem da classificao. Para Schellenberg h trs elementos a considerar

na classificao de documentos: a ao a que os documentos se referem; a estrutura do rgo que os

produz e o assunto dos documentos. Este autor agrupa os documentos de acordo com a funo da

organizao que os criou e no pela entidade ou setor que o produziu. O mesmo autor define dois

tipos principais de atividades, que uma organizao realiza para cumprir as suas funes bsicas: as

atividades consideradas como fins (substantivas) e as atividades consideradas meios (facilitativas ou

auxiliares). Para ele as atividades fim so as que se referem ao trabalho tcnico e profissional da

organizao, contribuem diretamente para a realizao dos seus objetivos. As atividades meio so

aquelas que se relacionam com a administrao interna da organizao, ou seja, atividades auxiliares

que no contribuem diretamente para a execuo das funes bsicas (Schellenberg, 2002).

Estado da Arte

12

Estes conceitos foram implementados em Portugal. A Direco-Geral de Arquivos (DGARQ)

publicou a Tabela de Seleo das Funes-Meio, na sequncia da publicao do Decreto-Lei n

121/92, de 2 de Julho, que estabeleceu os princpios de gesto de documentos relativos aos recursos

humanos, financeiros e patrimoniais dos organismos da Administrao Pblica (DGARQ, 2007).

Posteriormente, a Direo Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas publicou a Macroestrutura

Funcional (MEF), uma lista de classificao hierrquica das funes da Administrao Pblica, com

o objetivo de facilitar a criao de planos de classificao. Em 2014 foi publicada a verso 3 que

apresenta um desenvolvimento em trs nveis, uma evoluo da verso 2 que se desenvolvia apenas

em dois nveis (Penteado, Loureno, & Henriques, 2013). A MEF inclui as funes-meio e as

funes-fim, sem estabelecer uma barreira clara entre elas. No entanto, quando se trata de funes-

fim so geralmente referidas como prestao de servios. A elaborao da MEF baseou-se na Tabela

de Seleo das Funes-Meio, tendo sido suprimidas duas informaes importantes, o prazo de

conservao e o destino final, que tero que ser definidas por cada organismo. A Portaria 52/2007,

de 9 de Janeiro, aprova o Regulamento Arquivstico da Secretaria-Geral do Ministrio da

Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas no que se refere avaliao, seleco,

conservao e eliminao da sua documentao.

Como j foi dito, um documento no representa s por si o resultado e a prova de uma ao. Assim,

uma adequada classificao torna-se mais necessria e mais til, contribuindo para garantir o

contexto do documento de arquivo. A classificao deve ser vista como uma etapa do processo de

criao dos documentos de arquivo, em vez de surgir como caracterstica do prprio documento

(Cook, 2001).

2.2.2. Interoperabilidade

Os arquivos de Jenkinson e anteriores so pensados para um determinado local fsico. O documento

acedido pelas coordenadas do local onde se encontra, apesar de essas coordenadas j poderem

resultar de uma classificao. O pblico no pode aceder diretamente ao documento, no pode haver

mais do que uma consulta simultnea. Os arquivos so concebidos para durarem para sempre, com

preservao permanente.

Nunca foi to fcil guardar os documentos para sempre e ao mesmo tempo perd-los para sempre

como nos dias de hoje. A evoluo tecnolgica coloca-nos perante este paradoxo. Com a tecnologia

atual possvel guardar digitalmente os documentos e mant-los. No entanto, existem organizaes

que se dedicam a construir arquivos de documentos num determinado sistema de informao, que

desaparecem no momento em que se muda de sistema. Se no se assegurar a continuidade do arquivo

quando as mudanas tecnolgicas acontecem, os documentos podero desaparecer no momento em

que um sistema de informao descativado para ser substitudo por outro. Na sociedade da

informao baseada na tecnologia, a interoperabilidade entre diferentes sistemas de computadores e

plataformas aplicacionais promovida pela emergncia de standards que definem regras entendidas

por todos. A utilizao de standards dar aos utilizadores enorme flexibilidade na escolha de

software e hardware, e garantir a transferncia relativamente fcil da informao atravs de sistemas

de computadores diferentes (Dollar, 1993).

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 13

Uma preocupao atual das organizaes seguir a ideia referida por Charles M. Dollar em 1993.

Elas utilizam standards que facilitam a transferncia dos documentos entre sistemas de informao,

de forma a preservar no s o seu contedo mas tambm o contexto em que foram criados e usados.

Mas temos que ter em ateno que a preservao no apenas conservar os registos informticos e

o seu acesso. A preservao um acto de gesto e, como tal, tem que ser objeto de planeamento e

deciso antes de se implementar o sistema (Corrado & Moulaison, 2014).

A Direco-Geral de Arquivos, em 2012, publicou o MIP Metainformao para Interoperabilidade.

Este documento define um conjunto de 17 elementos de metainformao para caracterizar um

recurso. Um recurso qualquer objeto informacional, que contenha ou vincule informao e que

possa ser identificado no domnio onde usado. Os recursos so claramente identificados se forem

caracterizados por atributos igualmente aceites e interpretados, dentro de uma organizao ou num

conjunto de organizaes. Este reconhecimento permite a interoperabilidade entre os sistemas que

usem tais recursos (Barbedo & Corujo, 2012).

2.2.3. Ciclo de Vida dos documentos de arquivo

A ideia de preservar os documentos para sempre, defendida por Jenkinson, tornou-se invivel na

maioria das organizaes, dado o enorme volume de documentos produzidos atualmente. Alm

disso, a grande maioria dos documentos de arquivo deixa de ter valor ao fim de um perodo de tempo.

Assim, estes documentos tm um ciclo de vida que deve ser gerido. A gesto do ciclo de vida est

normalmente ligado classificao dos documentos e existem muitos modelos de ciclo de vida.

Nesta seco so apresentados dois modelos de ciclo de vida de documentos, o modelo de

Schellenberg e a teoria das trs idades.

2.2.3.1. Modelo Schellenberg

O modelo descrito por Theodore Schellenberg compara a passagem do documento por vrias etapas

com a vida de um ser vivo. Na primeira etapa, o documento criado, de acordo com fins e regras

previamente definidos. Na segunda etapa, o documento atravessa um perodo ativo. Neste perodo,

o documento usado com frequncia para os fins para que foi produzido. Durante este tempo, o

documento fica facilmente acessvel. No fim desta etapa, h uma reviso que determina se o

documento ainda tem valor. Se no tem valor destrudo. Caso contrrio passa para a etapa trs,

onde fica num estado semi-ativo. Isto significa que o documento ainda necessrio para consulta

espordica, mas j no necessrio no dia-a-dia para a tomada de deciso. Nesta situao, o

documento guardado fora da zona de trabalho. No fim da etapa trs, faz-se nova reviso onde

decidido destruir o documento ou pass-lo para a etapa 4, onde preservado por tempo

indeterminado. A percentagem de documentos que passam para esta etapa muito pequena, cerca

de 5% do total de documentos, e estes so guardados num arquivo, onde vrias atividades so

realizadas para os preservar. O modelo do ciclo de vida no descreve apenas o que acontece aos

documentos, mas tambm quem os gere em cada etapa (Pearce-Moses, 2005).

Estado da Arte

14

2.2.3.2. Teoria das trs idades

Esta teoria define um ciclo de vida para os documentos de arquivo, considerando trs fases distintas,

cuja durao est diretamente relacionada com a necessidade e frequncia da sua utilizao, por parte

dos servios produtores. A primeira fase, documentos ativos, corresponde ao perodo durante o

qual os documentos so utilizados regularmente pelos processos da organizao. Em consequncia,

nesta fase, os documentos de arquivo devem ser facilmente acessveis. A segunda fase, documentos

semiativos, corresponde ao perodo durante o qual os documentos, continuando a ser necessrios

organizao, so ocasionalmente utilizados. O facto de os documentos terem uma frequncia menor

de utilizao e de existir maior tolerncia recuperao mais lenta da informao permite um

armazenamento com menor acessibilidade. A terceira fase, documentos inativos, o perodo que

se inicia a partir do momento em que se esgotam as motivaes que justificaram a criao e

manuteno dos documentos nas fases anteriores. Nesta fase, os documentos deixaram de ser

necessrios ao regular funcionamento da organizao. Ao atingir esta fase do ciclo de vida, os

documentos podem ter dois destinos: a eliminao ou a preservao definitiva. Esta aplica-se aos

documentos de relevante interesse para a preservao da memria individual, organizacional ou

social (Penteado & Loureno, 2012).

2.2.4. Normas

Como vimos nas seces anteriores, para definir quais os arquivos que devem ser tratados, como

classific-los e como preserv-los, a gesto documental deve reger-se por normas criadas por

entidades oficiais e no oficiais. Umas so publicadas sob a forma de lei, sendo por isso de

cumprimento obrigatrio, outras servem para a uniformizao de conceitos e procedimentos.

2.2.4.1. A norma ISO 15489 de 2001

ISO (International Organization for Standardization) uma rede formada por um representante de

cada pas membro, sendo Portugal representado pelo Instituto Portugus da Qualidade (IPQ). A

norma ISO 15489 divide-se em duas partes: Parte 1 - INTERNATIONAL STANDARD; Parte2 -

TECHNICAL REPORT. A parte 1 fornece orientaes sobre a gesto documental em organizaes

produtoras de documentos, pblicas ou privadas, para clientes internos e externos. O objectivo

garantir que os documentos criados, integrados e geridos numa organizao sejam os adequados. A

parte 1:

aplica-se gesto de documentos de arquivo em qualquer formato ou suporte, criados ou

recebidos por qualquer entidade pblica ou privada durante o curso das suas atividades, ou

qualquer indivduo com o dever de criar e manter documentos de arquivo;

fornece orientao no estabelecimento das responsabilidades dos organismos no que diz

respeito a documentos de arquivo e polticas relacionadas, procedimentos, sistemas e

processos;

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 15

fornece orientao sobre gesto de documentos de arquivo como apoio de uma estrutura de

processo de qualidade para satisfazer a norma ISO 9001 e ISO 14001;

fornece orientaes sobre a concepo e implementao de um sistema de documentos de

arquivo, mas no inclui a gesto de documentos de arquivo dentro de instituies

arquivsticas;

deve ser usada por gestores de organizaes, gestores de documentos de arquivo,

profissionais de gesto de informao e tecnologias, todos os funcionrios com o dever de

criar e manter documentos de arquivo e todos os outros funcionrios nas organizaes.

Esta parte contm a definio dos termos do vocabulrio da gesto de documentos usados no

estabelecimento das regras. Algumas dessas definies so:

Classificao - identificao e organizao sistemtica das atividades de negcio e/ou

documentos de arquivo em categorias, de acordo com convenes estruturadas e lgicas,

mtodos e regras processuais representados num sistema de classificao;

Documentos de arquivo - informao criada, recebida e mantida como prova e informao, por

uma organizao ou pessoa, no cumprimento das obrigaes legais ou nas transaes do

negcio;

Gesto Documental - domnio da gesto responsvel pelo controlo eficiente e sistemtico da

criao, recepo, manuteno, utilizao e disposio dos documentos de arquivo,

incluindo processos para capturar e manter evidncia e informao sobre atividades de

negcios e transaes na forma de documentos de arquivo.

A parte 1 da norma ISO 15489 estabelece as caractersticas que o documento de arquivo deve ter,

pois ele deve refletir corretamente o que foi comunicado ou decidido ou que medidas foram tomadas.

O documento de arquivo deve ser capaz de apoiar as necessidades do negcio a que diz respeito e

ser usado para fins de prestao de contas. As polticas, procedimentos e prticas na gesto de

Documentos de arquivo devem levar a que os documentos de arquivo tenham as seguintes

caractersticas:

Autenticidade - Um documento de arquivo autntico aquele que pode ser comprovado que

o que pretende ser, que foi criado ou enviado pela pessoa que supostamente o criou ou

enviou e ainda que foi criado ou enviado na hora que suposto ter acontecido;

Fiabilidade - Um documento de arquivo fivel aquele cujo contedo digno de crdito

enquanto representao completa e precisa das transaes, atividades ou factos que atesta.

Esse contedo pode ser confirmado, no decurso de operaes subsequentes ou atividades. O

documento de arquivo deve ser produzidos em simultneo com a transao ou facto que

representa, ou imediatamente a seguir, pelo indivduo que tm conhecimento direto dos

Estado da Arte

16

factos ou ainda atravs de dispositivos usados sistematicamente, no mbito do processo

de negcios, para cumprir a transao;

Integridade - Um documento de arquivo integro aquele que se mantem completo e

inalterado;

Usabilidade - Um documento de arquivo utilizvel aquele que pode ser localizado,

recuperado, apresentado e interpretado. Deve ser capaz de apresentao subsequente como

diretamente ligado atividade empresarial ou transao que o produziu.

A parte 1 da norma ISO 15489 fornece tambm orientaes sobre o desenho e implementao

de sistemas de gesto de documentos de arquivo. Estas orientaes vo no sentido de que os

sistemas devem atender s necessidades operacionais da organizao e devem estar de acordo

com o quadro regulamentar. Os sistemas devem tambm, ter a funcionalidade que lhes permita

realizar e suportar os processos e controlos inerentes gesto de documentos de arquivo. Os

processos e controlos so enumerados e descrita a forma como devem ser executados. Os processos

e controlos previstos so os seguintes: determinar que documentos integrar; determinar prazos de

reteno; registar documentos; implementar a classificao; armazenamento e manuseamento;

controlar acessos; utilizao e controlo da circulao; implementar a eliminao; documentar os

processos (ISO 15489-1, 2001).

Analisando a norma, verificamos que ela responde a vrias preocupaes referidas nos pontos

anteriores. Esclarece claramente quais os documentos abrangidos, define regras para a insero de

documentos, classificao, ciclo de vida, transferncia entre sistemas, descontinuao de um sistema,

de forma a manter os documentos e o seu contexto. A norma no se aplica a documentos de arquivo

em organizaes arquivsticas. No entanto, verificmos que os grandes temas so comuns. Como

dizia (Dollar, 1993), os arquivistas e gestores de documentos partilham o mesmo espao e o

resultado do aparecimento de novas tecnologias.

A parte 2 da norma ISO 15489 contm os procedimentos que ajudam a assegurar a gesto dos

documentos de acordo com os princpios e elementos descritos na primeira parte. um guia de

implementao da norma ISO 15489-1 para uso por profissionais de gesto de documentos de

arquivo e pelos responsveis pela gesto dos documentos de arquivo nas suas organizaes. Fornece

uma metodologia que facilita a implementao da ISO 15489-1 em todas as organizaes que tm

uma necessidade de gerir os seus documentos de arquivo. Tambm d uma viso geral dos processos

e fatores a considerar em organizaes que desejem cumprir com a norma ISO 15489-1 (ISO 15489-

2, 2001).

2.2.4.2. A norma ISO 23081

A norma ISO 23081 um guia para a compreenso, implementao e uso de metainformao

dentro do quadro da norma ISO 15489. Aborda a relevncia da metainformao da gesto

documental nos processos de negcio. No define um conjunto obrigatrio de metainformao, uma

vez que essa metainformao pode ser diferente de acordo com requisitos organizacionais ou

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 17

especficos do quadro jurdico de cada pas. No entanto, ele avalia os principais conjuntos de

metainformao existentes em conformidade com os requisitos da norma ISO 15489. Esta norma

constituda por trs partes.(ISO 23081-1, 2006).

A parte 1 estabelece um quadro para a criao, administrao e uso de metainformao para a gesto

de documentos de arquivo, a que se reporta a ISO 15489, explicando os princpios pelos quais se

deve reger. Refere-se a metainformao para identificar, autenticar e contextualizar tanto os

documentos como os agentes, processos e sistemas que os criam, gerem, mantm e utilizam, assim

como as polticas que os regem. Inicialmente, a metainformao define o documento, fixando-lhe o

contexto e estabelecendo o controlo da sua gesto. Durante as suas existncias, os documentos de

arquivo iro ganhando nova metainformao, descrevendo contextos, processos de negcio,

alteraes das estruturas, de acordo com a sua utilizao (ISO 23081-1, 2006).

A parte 2 estabelece uma framework para a definio consistente da metainformao com base

nos princpios e consideraes de implementao descritos na ISO 23081-1. O objetivo deste

documento : (1) permitir a descrio uniformizada dos documentos de arquivo e das suas entidades

contextuais crticas; (2) fornecer uma compreenso comum de pontos fixos de agregao para

permitir a interoperabilidade dos documentos de arquivo e informaes relevantes sobre eles, entre

os sistemas organizacionais; (3) permitir a reutilizao e uniformizao da metainformao para

gesto dos documentos de arquivo ao longo do tempo, do espao e atravs das aplicaes; (4)

identificar as questes que precisam de ser abordadas na implementao de metainformao para a

gesto documental; (5) identificar e explicar as vrias opes para abordagem das questes; e (6)

identificar vrios caminhos para a tomada de deciso e procura de opes na implementao de

metainformao para a gesto documental.

A parte 3 fornece orientaes sobre a realizao de uma auto-avaliao sobre metainformao de

documentos de arquivo em relao sua criao, captura e controle.

2.2.4.3. Srie de normas ISO 30300:2011

A srie de normas ISO 30300:2011, Information and documentation Management systems

for records Fundamentals and vocabulary, define o vocabulrio ou terminologia a utilizar nas

restantes normas desta famlia e reala o essencial dos assuntos tratados em toda a srie. A srie

ISO 30300 oferece uma metodologia para a criao e gesto de documentos de arquivo,

alinhada com os objetivos e estratgias organizacionais. A implementao de sistemas de gesto

documental veio permitir otimizar as operaes relativas ao armazenamento e recuperao da

informao. Com isto abrem-se novas possibilidades de defesa em caso de litgio ou inqurito,

que venham a ocorrer no futuro, garantindo-se melhores condies de transparncia. Esta norma

pretende consolidar as diversas recomendaes, concentrando-se na implementao e operao

de sistemas eficazes para garantir que, informaes fidedignas e confiveis sobre a evidncia

de decises de negcios e transaes realizadas, so registadas, geridas, mantidas e tornadas

acessveis, queles que delas necessitam.

Estado da Arte

18

A srie de normas ISO 30300 supe o alinhamento das tcnicas e dos processos documentais

com a metodologia dos sistemas de gesto. Esta metodologia est definida num conjunto de

normas ISO, da rea da gesto, conhecidas como Management System Standard (MSS). O

sistema de gesto para os documentos de arquivo proposto na ISO 30300 pode ser

implementado integrado com outros sistemas de gesto, permitindo, com pouco esforo,

ampliar a eficcia dos mesmos. Para a implementao de um sistema de gesto 30300

imprescindvel a liderana da alta direo e a participao de toda a organizao. Os

responsveis diretos da implementao devem ter conhecimentos de gesto documental, bem

como de sistemas de gesto (Ruesta, 2012). A Figura 2.1 mostra a estrutura de um sistema de

gesto para documentos de arquivo segundo a srie de normas ISO 30300.

Fonte: http://www.iso.org/iso/home/news_index/news_archive/news.htm?Refid=Ref1524

Figura 2.1 Estrutura de um sistema de gesto para documentos de arquivo

A norma ISO 30301:2011 - Information and documentation - Management systems for records

- Requirements, especifica os requisitos que devem ser seguidos para o desenvolvimento de

uma poltica de gesto documental a fim de apoiar uma organizao na realizao das suas

obrigaes, misso, estratgia e objetivos. Aborda o desenvolvimento e implementao de uma

poltica relativa aos documentos de arquivo e d informaes sobre a medio, monitorizao

e avaliao dos resultados. Estamos, portanto, no terreno da gesto das organizaes ou

management, utilizando as tcnicas e conhecimentos do que habitualmente designamos por

gesto documental. De acordo com o que ficou dito, temos que distinguir sistema de gesto para

gerir documentos de arquivo, onde se aplica a norma ISO 30300 e envolve gesto estratgica da

organizao, de sistema de gesto de documentos de arquivo ao qual se aplicam as normas ISO

tratadas anteriormente e que se situa na gesto operacional da organizao. Trata-se de um grande

salto em termos conceptuais. Esta evoluo ser fcil de perceber e seguir pelas organizaes com

cultura organizacional compatvel com o atrs referido Management System Standard. No entanto

isso ser muito difcil para organizaes que no tenham absorvido essa cultura (Ellis & Bustelo,

2012).

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 19

2.2.4.4. A Norma NP 4438 de 2005

A Norma Portuguesa NP 4438:2005 transps para Portugal a norma ISO 15489, que enuncia

princpios considerados internacionalmente como boas prticas da gesto documental. A NP 4438

define documento de arquivo como documento produzido, recebido e mantido a ttulo probatrio e

informativo por uma organizao ou pessoa, no cumprimento das suas obrigaes legais ou na

conduo das suas atividades. As caractersticas essenciais de um documento, exigidas na NP 4438

(Fidedignidade, Integridade, Conformidade, Inteligibilidade e Sistematizao) esto em consonncia

com o Cdigo Civil. Quanto funo das provas, o art. 341 do Cdigo Civil refere As provas tm

por funo a demonstrao da realidade dos factos. Quanto noo de prova documental, o art.

362 do Cdigo Civil refere Prova documental a que resulta de documento; diz-se documento

qualquer objeto elaborado pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa

ou facto. A fora probatria destacada pelo legislador no art. 371 do Cdigo Civil vem referir que

Os documentos autnticos fazem prova plena dos factos que referem como praticados pela

autoridade ou oficial pblico respetivo, assim como dos factos que neles so atestados com base nas

percees da entidade que o comprova (Antnio & Proena, 2014).

2.2.4.5. DoD 5015

O Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard, mais

conhecido como DoD 5015.2 define requisitos de uso obrigatrio, de ordem legislativa e legal, para

a gesto de documentos de arquivo, dentro do Departamento de Defesa dos Estados Unidos (EUA).

Assim como a norma ISO 15489, o DoD 5015 foi um standard adotado por muitos estados dos EUA

e muitos pases. Esta norma serviu tambm como referncia de boas prticas para empresas privadas

e organizaes que procuram software de gesto documental. O DoD 5015.2 foi a base para

standards globais para a gesto documental como o United Kingdom's Public Record Office (PRO)

e o modelo de requisitos da Unio europeia MoReq. Em 2008, o organismo do Estado, responsvel

pelos arquivos e gesto documental nos EUA (NARA) aprovou oficialmente o uso de produtos

certificados com a norma DOD para todas as agncias federais. Embora essa regra no seja de carter

obrigatrio, o seu cumprimento garante a compatibilidade com os requisitos daquele organismo, nas

transferncias de documentos de arquivo. Para o setor privado, a certificao pela norma DOD

inspira confiana pois significa que o software foi testado por uma entidade imparcial (Eaton, 2015).

2.2.4.6. MoReq2010

Com base nas concluses do Conselho Europeu de 17 de Junho de 1994 sobre uma maior

cooperao em matria de arquivos, a Comisso Europeia criou o frum Donnes Lisibles par

Machine (DLM). Em 2002, na conferncia da Comisso europeia em Barcelona, o nome foi

alterado para Document Lifecycle Management Uma das principais realizaes do Frum

DLM foi o desenvolvimento de requisitos modelares para a gesto de documentos eletrnicos,

https://en.wikipedia.org/wiki/Document_Lifecycle_Management

Estado da Arte

20

mais conhecido como MoReq. A primeira verso do MoReq foi publicada em 2001. Em 2011

foi publicada a verso atual, o MoReq2010. A Figura 2.2 mostra a evoluo desta especificao

de requisitos para gesto de documentos (DLM Forum Foundation, n.d.).

Fonte: http://moreq2010.eu/

Figura 2.2 Evoluo do standard MoReq (DLM Forum Foundation, n.d.)

A norma ISO 15489 props que uma organizao deveria usar um sistema de documentos de arquivo

para implementar os processos da gesto documental. Esta define um sistema de documentos de

arquivo como um sistema de informao que captura, gere e assegura o acesso aos documentos ao

longo do tempo.

O MoReq2010 uma especificao de requisitos para definio de um sistema de documentos de

arquivo. Aos princpios enunciados na norma ISO 15489 o MoReq2010 acrescenta a especificao

de como esses processos devem ser realizados. Para que um sistema esteja em conformidade com o

Moreq2010 necessrio implementar os requisitos definidos por este standard, o que exige uma

maior especificidade do que construir um sistema de documentos de arquivo de acordo com os

processos descritos pelo ISO 15489. Uma vantagem e uma meta da Moreq2010 potenciar a

interoperabilidade entre sistemas documentais compatveis com a Moreq2010. Tem tambm a

possibilidade de poder exportar as suas entidades e processos para formatos standard que possam

ser entendidos por outros sistemas. A interoperabilidade muito importante dado que as empresas

atualizam as tecnologias cada trs a cinco anos (DLM Forum Foundation, 2011).

2.3. Aplicaes de Referncia

Neste ponto procura-se analisar as principais aplicaes existentes no mercado, com o fim de

conhecermos as suas funcionalidades, tendo em conta a informao contida nas seces 2.1 e 2.2.

A base para a escolha das aplicaes a analisar foi o estudo da Gartner, Magic Quadrant for

Enterprise Content Management, de 2014 (Figura 2.3). Escolheram-se as solues do quadrante

LEADERS que obedecem a princpios fundamentais, como a gesto da eliminao programada

de documentos.

http://moreq2010.eu/

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 21

Fonte: http://www.gartner.com/search/site/freecontent/simple

Figura 2.3 Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2014 (Gilbert, Shegda, Chin, Tay, &

Koehler-Kruener, 2014)

Para a comparao das vrias solues definiram-se nove parmetros. Em cada soluo vai ser

verificado o modo como esse parmetro aplicado.

2.3.1. IBM Enterprise Records Version 5.1.0

Para a IBM, gesto de documentos de arquivo um processo formal e estruturado de identificao

de informao gravada, de preservao de contedos necessrios, e de destruio daqueles que j

no so necessrios, depois de o perodo de reteno aprovado ter terminado. Nesta soluo existem

dois fatores chave na gesto documental: a preservao e a destruio.

Este fornecedor distingue gesto de contedos de gesto de documentos: a gesto de contedos tem

a capacidade de capturar, armazenar e gerir os contedos; a gesto de documentos trabalha em cima

da infraestrutura da gesto de contedos para aplicar a gesto formal, baseada em regras, para a

reteno e eliminao dos contedos armazenados. A IBM disponibiliza uma documentao muito

completa e elucidativa, o que permite uma apresentao mais rica em texto e imagens.

Na Tabela 2.1 apresenta-se a verificao de como os parmetros escolhidos so aplicados soluo

da IBM.

Estado da Arte

22

Tabela 2.1 - Aplicao dos parmetros soluo da IBM

Parametro Verificao na aplicao

Certificao DOD 5015.02

Gesto de contedos Documentos fsicos e eletrnicos.

Captura de documentos Digitalizao, mveis, Microsoft Office

Recuperao de informao Classificao de documentos

Seguimento documentos workflow

Reteno e Eliminao Plano de arquivo organizado em categorias, pastas e volumes

Interoperabilidade JARM API, Web Service, CMIS

Baseado no MoReq2010 No

Lngua portuguesa Sim

A Figura 2.4 mostra quais as fontes onde a IBM faz a captura dos contedos.

Fonte: http://www.redbooks.ibm.com/redbooks/pdfs/sg247623.pdf Figura 2.4 IBM Enterprise Content Manager origens dos documentos (Chen, Chan, Costecalde,

Yates, & Yessayan, 2015)

A Figura 2.5 mostra um exemplo de plano de arquivo na aplicao da IBM. Para alm de organizar

os documentos, tambm serve para definir o perodo de reteno dos documentos.

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 23

Fonte: http://www.redbooks.ibm.com/redbooks/pdfs/sg247623.pdf

Figura 2.5 Relaes de restrio entre os elementos do plano de arquivo (Chen et al., 2015)

A Figura 2.6 mostra um exemplo genrico de cronograma de eliminao de documentos para o ciclo

de vida dos documentos, na aplicao da IBM.

Fonte: http://www.redbooks.ibm.com/redbooks/pdfs/sg247623.pdf Figura 2.6 Cronograma de eliminao para o ciclo de vida do documento (Chen et al., 2015)

A Figura 2.7 mostra vrios dos mais importantes components da Enterprise Records dentro da

arquitetura do IBM FileNet Content Foundation e a relao desses componentes com o FileNet

Content Platform Engine services.

Estado da Arte

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Fonte: http://www.redbooks.ibm.com/redbooks/pdfs/sg247623.pdf Figura 2.7 Arquitetura IBM Content Foundation com Enterprise Records (Chen et al., 2015)

2.3.2. Oracle Universal Records Management

O Oracle Universal Records Management (Oracle URM) gere contedos numa reteno planeada,

o que determina o ciclo de vida desse contedo. Nesta soluo a gesto de documentos centra-se na

preservao do contedo para manter o histrico ou por motivos legais, enquanto se realizam funes

de gesto da reteno de documentos. A gesto da reteno est orientada para a eliminao

programada do contedo onde os custos da sua reteno superam o valor mantido com a sua

preservao (Oracle, 2015).

Na Tabela 2.2 apresenta-se a verificao de como os parmetros escolhidos so aplicados soluo

da Oracle.

Estado da Arte CAPTULO 2

Gilberto Jos Neto 25

Tabela 2.2 - Aplicao dos parmetros soluo da Oracle

Parametro Verificao na aplicao

Certificao DOD 5015.02

Gesto de contedos Gere e armazena documentos em suporte digital

Captura de documentos Digitalizao

Recuperao de informao Classificao de documentos

Seguimento documentos BPEL

Reteno e Eliminao Segue um plano de reteno

Interoperabilidade Web Service, SOA

Baseado no MoReq2010 No

Lngua portuguesa Sim

A Figura 2.8 ilustra um ciclo de vida tpico de um documento de arquivo que tem um perodo

de reteno, depois fica disponvel e por fim tomada uma deciso sobre a sua destruio, na

soluo da Oracle.

Fonte: http://docs.oracle.com/cd/E14571_01/doc.1111/e10724/c04_urm.htm#UCMOV165

Figura 2.8 - Ciclo de vida tpico na soluo da Oracle (Oracle, 2015)

2.3.3. OpenTe