Curso Intensivo de Microsoft Access 97 - UM · En este campo de la iniciación a la informática y...

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Serie Bueno y Breve

Curso Intensivo

de

Microsoft Access 97

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Copyright, EASY DATA IBÉRICA SL

ISBN 84-8078-063-0Depósito Legal: V-4151-1998

Ninguna parte ni la totalidad de este Curso, incluido el diseño de la cubierta,puede ser reproducida, almacenada o transmitida por cualquier procedimientoelectrónico, mecánico, químico, grabación, electroóptico, fotocopia o cualquierotro, sin el permiso previo y por escrito de Easy Data Ibérica S.L. La copia delmanual es un delito contra la propiedad intelectual y como tal será denunciado.HACER FOTOCOPIAS DE ESTE CURSO ES ILEGAL.

Edición : 1ª Edición Noviembre 1998

Desarrollo : Proyecto: Easy Data Ibérica S.L.Dirección-orientación pedagógica: Alfred Mansanet CanetEquipo de trabajo: José Herminio Gascón Ortega

Alfred Mansanet Canet

Maquetación : Beatriz Villanueva Fernández

Editorial : Easy Data Ibérica S.L.C/ Major nº 1046750 Simat de Valldigna - Valencia

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Al usuario

Los Cursos Intensivos de Data Futura forman parte de la serie Bueno yBreve que describe de forma clara y concisa las características y lasopciones que nos ofrecen los distintos programas informáticos. Los CursosIntensivos han sido especialmente desarrollados para ti que ya tienes unosmínimos conocimientos de informática y quieres actualizarte rápidamente ala última versión del programa.En este campo de la iniciación a la informática y de la frecuenteactualización a las nuevas versiones de los programas informáticos,aumenta el número de usuarios que necesitan aprender sin que le seacaro la participación en cursos y sin perder horas de trabajo. ¡Si tu tiempoes oro, tu elección son los Cursos Intensivos de Data Futura!.

El manual puede utilizarse tanto como herramienta de trabajo como leersede principio a fin para aprender todas las posibilidades del programa.

¡NOVEDAD!: Debido a la alta eficacia y seguridad que se adquiere enel uso del programa, este Curso Intensivo incorpora también undisquete de ejercicios o un CD-ROM con los ficheros de los ejemplosy soluciones.

El Curso está estructurado en varios capítulos independientes pero sefundamenta en el seguimiento de ejemplos a lo largo del manual parapracticar con las distintas opciones del programa. En cada capítulo puedespracticar y aplicar lo que acabas de aprender.La terminología del manual es muy clara y se ha intentado utilizar siemprepalabras y expresiones de nuestra lengua. Por ello el contenido es másfácil de entender, también para los usuarios poco familiarizados con laterminología informática.

El manual es adecuado para ti que:• Quieres aprender rápidamente a usar el programa.• Quieres actualizarte a la nueva versión.• Te sientes abrumado con la gran cantidad de opciones del programa y

piensas que la documentación que acompaña al mismo es demasiadoextensa y complicada.

• Estás impaciente por empezar ya a trabajar con el programa.• Quieres valorar si el programa se adapta a tus necesidades.• Quieres una guía breve y precisa del programa.

Esperamos que el Curso te parezca efectivo y quedes contento. ¡Suerte!

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¿Quieres ampliar tus conocimientos?Si quieres aprender más sobre las distintas posibilidades del programa,podemos recomendarte el curso práctico de autoaprendizaje de DataFutura:Curso de Iniciación a Microsoft Access 97 con disquete de ejercicios, quetrata las distintas materias con más profundidad.

Este Curso tiene un alto contenido pedagógico y utiliza un método deaprendizaje activo con resultados rápidos. El manual contiene ejemplos deltipo "sígueme" y ejercicios para practicar. Así con un aprendizaje sólidousarás el programa de forma segura y efectiva.

TerminologíaEn el Curso usamos esta terminología para simplificar las explicaciones:

Haz clic Significa pulsar el botón izquierdo del "ratón".Doble clic Significa que tienes que pulsar dos veces seguidas

rápidamente el botón del "ratón".Editar Hacer cambios, correcciones, etc. Se utiliza en relación

a los comandos de edición.Configurar Ajustar las funciones del programa y el uso de los

periféricos.Apuntar sobre Colocar el puntero en forma de doble T o de flecha

sobre un objeto, botón o menú en la pantalla y pulsarsobre el botón del ratón y a continuación soltarlo.

Arrastrar Mantén pulsado el botón izquierdo del ratón, mientras lomueves en la dirección deseada.

Seleccionar Elegir.Entrar Pulsar la tecla de introducción de datos de tu teclado.

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UTILIZACIÓN DEL MÉTODO DEAPRENDIZAJE ACTIVO DATA FUTURA

1. Rodéate de todo lo que necesites para crearun buen ambiente de trabajo: rotulador, lápiz,marcador, goma de borrar, etc. Abre el Cursoy síguelo paso a paso. El material del Curso esautodidáctico y te indica en cada momento loque tienes que hacer.

El Curso DATA FUTURA que tienes en tus manos es diferente de loslibros, manuales y cursos tradicionales. Se trata de material de aprendizajeactivo.

2. Conecta el ordenador y entra en el programa.Damos por supuesto antes de empezar atrabajar, que dispones o tienes acceso alprograma que vas a aprender en este Curso.

3. En el disquete de ejercicios o en el CD-ROMque acompaña al Curso se encuentran losejemplos, los ejercicios y en su caso lassoluciones propuestas para los ejercicios.Para trabajar con más comodidad copiarás elcontenido del disquete de ejercicios o delCD-ROM en el disco duro, tal como teexplicamos a continuación.

Enseguida empezarás a trabajar directamente con el programa. Y si tienesalguna duda, repasa lo anterior y repítelo. Haz todos los ejemplos delmanual a medida que vas leyendo las lecciones y verás que es muy fácil.

Tómate como meta resolver todos los ejercicios del Curso.¡Recuerda que la práctica hace maestros¡

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El manual del curso es tanto un libro de ejercicios como un libro de estudio.Por ello se ha dejado el lugar necesario para tomar apuntes. Así evitastomar tus notas en hojas sueltas. Tomando tus apuntes de forma activa alo largo del curso, crearás tu Curso de Aprendizaje Personalizado, del quesacarás buen provecho en tu trabajo posterior.

¡IMPORTANTE¡:Este Curso va acompañado de un disquete o de un CD-ROM. Amboscontienen los ejemplos, los ejercicios y las soluciones que seproponen. Antes de iniciar el curso debes instalar en tu disco duro estosficheros, de la siguiente forma:Con disquete:

1. Introduce el disquete de ejercicios en la disquetera, haz clicen Inicio , Ejecutar...

2. Escribe a:\instalar.exe y haz clic en el botón Aceptar .Con CD-ROM:

1. Introduce el CD-ROM en la unidad y espera a que éste seinicie. (Si no se autoejecuta el CD, haz clic en el icono Mi PC,doble clic en el icono del CD y doble clic en el ficheroiniciar.exe .).

2. En el menú que aparece, haz clic en el botón Ejercicios yejemplos del curso y a continuación, selecciona el botón quecorresponde a este Curso.

En ambos casos:3. Espera hasta que aparezca una nueva pantalla y haz clic

sobre el botón Unzip para descomprimir los ficheros.4. Finalmente, haz clic en Aceptar y Close .

Puedes guardar el disquete de ejercicios o el CD-ROM en el sobre que, alefecto, acompaña el manual.Accede al disco duro y comprobarás que se ha creado una carpeta con elnombre Ejercicios Int Access 97 . Desde esta carpeta irás abriendo losficheros que te vayamos indicando a lo largo del Curso para realizar losejercicios y ver los ejemplos y soluciones. (Por supuesto que si quierespuedes cambiarle el nombre a esta carpeta y ponerle el que te sea máscómodo).Por otra parte, los nuevos ficheros que tú vayas creando, los guardarás talcomo te iremos explicando en otra carpeta distinta con el nombre Misdocumentos , que ya existe en tu disco duro.Recuerda: desde la carpeta Ejercicios Int Access 97 abrirás los

ficheros del curso,en la carpeta Mis documentos guardarás tus ficheros.

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ÍNDICE DE MATERIAS

1. EMPEZANDO CON LOS ASISTENTES DE ACCESS 97.............................. 1¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?............................................................................1BASES DE DATOS SIMPLES Y BASES DE DATOS RELACIONALES .................................1PRIMEROS PASOS CON MICROSOFT ACCESS 97.....................................................4

Ejecutar Microsoft Access 97.......................................................................4Tu primera base de datos ............................................................................5

FINALIZAR LA SESIÓN CON MICROSOFT ACCESS...................................................12LOS OBJETOS DE LA BASE DE DATOS ...................................................................12

Las tablas..................................................................................................13Las consultas ............................................................................................15Los formularios..........................................................................................16Los informes..............................................................................................17Las macros................................................................................................18Los módulos ..............................................................................................19

2. EL NUEVO ENTORNO DE ACCESS 97 ................................................ 20LA PANTALLA TRABAJO DE MICROSOFT ACCESS...................................................20LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS .........................................................................22LA AYUDA DE MICROSOFT ACCESS 97.................................................................23¿CÓMO MOVERSE POR UNA BASE DE DATOS? ......................................................27

Visualizando tablas....................................................................................27LA UTILIZACIÓN DEL TECLADO PARA ACELERAR EL TRABAJO...................................30

3. TRABAJANDO CON LAS TABLAS ........................................................ 31CREAR UNA BASE DE DATOS...............................................................................31

Uso del asistente para tablas.....................................................................31DISEÑAR UNA TABLA..........................................................................................34

Creación manual de una tabla ...................................................................34Campos y tipos de datos ...........................................................................38Propiedades de los campos.......................................................................39La clave principal.......................................................................................41Utilización del asistente para generar campos ...........................................42

CREACIÓN DE VARIAS TABLAS CON AYUDA DEL ASISTENTE.....................................44DEFINICIÓN DE LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS .............................................49

4. TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS................................................ 52INTRODUCCIÓN DE NUEVOS DATOS .....................................................................52

Seleccionar datos ......................................................................................53Copiar, cortar y pegar datos.......................................................................54

PERSONALIZAR TABLAS .....................................................................................55ORDENAR Y FILTRAR INFORMACIÓN.....................................................................57

Ordenar ascendentemente y descendentemente .......................................57

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Caracteres comodín ..................................................................................58Filtro por selección y por exclusión de selección ........................................58Filtro por formulario....................................................................................59

5. CONSULTANDO LAS BASES DE DATOS .............................................. 61¿QUÉ ES UNA CONSULTA DE SELECCIÓN?............................................................61EL ASISTENTE PARA CONSULTAS ........................................................................61ORDENACIÓN Y CRITERIOS.................................................................................63CREAR UNA CONSULTA MEDIANTE LA CUADRÍCULA DE DISEÑO................................64OTROS TIPOS DE CONSULTAS.............................................................................68

Consultas con parámetros .........................................................................68

6. FORMULARIOS ............................................................................... 70¿QUÉ ES UN FORMULARIO? ...............................................................................70CREAR UN FORMULARIO CON AYUDA DEL ASISTENTE PARA FORMULARIOS ..............71TRABAJAR CON FORMULARIOS............................................................................74

La vista formulario .....................................................................................74La vista diseño de formulario .....................................................................75Controles de un formulario.........................................................................79La hoja de propiedades y la lista de campos del formulario........................80

INTRODUCCIÓN A LOS SUBFORMULARIOS, ¿DÓNDE INTERESA UTILIZARLOS?............82GENERACIÓN DE UN SUBFORMULARIO MEDIANTE EL ASISTENTE PARA

SUBFORMULARIOS.............................................................................................82UTILIZACIÓN DE UN SUBFORMULARIO DENTRO DE UN FORMULARIO .........................85

7. GENERANDO INFORMES.................................................................. 88INTRODUCCIÓN.................................................................................................88CREACIÓN DE INFORMES CON AYUDA DEL ASISTENTE PARA INFORMES ....................89CAMBIAR EL ESTILO DEL INFORME.......................................................................93OBTENCIÓN DE INFORMES CON RESÚMENES NUMÉRICOS ......................................97CÓMO CONFIGURAR LA IMPRESIÓN DE LOS INFORMES .........................................104

8. EL GRAN SALTO A INTERNET.......................................................... 107INTRODUCCIÓN A INTERNET Y A LAS INTRANETS .................................................107LO NUEVO PARA TRABAJAR EN INTERNET...........................................................108

Exportar ..................................................................................................108Asistente para publicar en el Web............................................................108Hipervínculos...........................................................................................109La Barra de herramientas Web ................................................................109

EXPORTAR OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS A HTML........................................110DISTRIBUIR OBJETOS MEDIANTE EL CORREO ELECTRÓNICO..................................112

ÍNDICE .......................................................................................... 113

Empezando con los asistentes de Access 97

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1. Empezando con los asistentes deAccess 97

¿Qué es una base de datos?Una base de datos es un conjunto de información sobre un tema comúnque sigue una cierta organización. Simplificando mucho podríamos decirque se trata de datos clasificados. Como puedes observar en esta especiede definición no se ha dicho nada sobre ordenadores, ya que el conceptode base de datos es muy anterior a la aparición de éstos. A pesar de estolos ordenadores y su capacidad de trabajar con grandes cantidades deinformación, son los que han consolidado el concepto de base de datos.

Hoy en día la sociedad depende completamente del buen funcionamientode las bases de datos y en última instancia de las computadoras. El futurode muchas grandes empresas gira en torno a la rápida gestión que sehace de la información.

Las bases de datos también pueden facilitar la gestión personal: porejemplo para organizar tu biblioteca, tus cintas de vídeo, etc.

A lo largo de este Curso se verán multitud de ejemplos, tanto deaplicaciones administrativas como de ámbito personal. Con ellos iremosprofundizando poco a poco en Access 97 hasta conseguir bases de datosprofesionales.

Bases de datos simples y bases de datos relacionalesPara depositar información dentro de una base de datos es necesariodefinir la estructura de la información que vamos a almacenar.Probablemente tendrás una agenda en la que apuntas los nombres,direcciones y teléfonos de tus amigos o compañeros. En esta base dedatos los campos son nombre , dirección y teléfono . Los datos queanotas de cada persona se denominan un registro de información y latotalidad de los registros introducidos constituyen una tabla. En Access losregistros también se denominan líneas y los campos columnas.


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Tradicionalmente las bases de datos estaban formadas por una única tabladonde se introducía toda la información necesaria. Posteriormenteaparecieron las bases de datos relacionales, formadas por varias tablas enlas cuales se introducía el concepto de relación entre las tablas. La mejormanera de entender la diferencia entre bases de datos simples y bases dedatos relacionales es mediante un ejemplo.

Tenemos una base de datos de ventas de productos. Se desea gestionarclientes, productos y ventas. Si intentásemos llevar el control mediante unaúnica tabla esta debería contener toda la información del cliente y de losproductos. En la siguiente tabla cada línea representa la venta de unproducto realizada a un determinado cliente.

Como puedes observar hay mucha información repetida, ya que para cadacompra de un cliente se introducen sus datos de nuevo. Sin embargo siutilizamos un esquema relacional, con varias tablas, almacenaremos lainformación por categorías: los clientes en una tabla, los productos en otray las ventas en otra; pudiendo establecer relaciones entre estas tablas.¿Qué almacenaremos en la tabla de ventas? Únicamente los códigoscorrespondientes al cliente y al producto.


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A continuación se muestra como quedaría el contenido de cada tabla ycuáles serían las relaciones existentes:

Mediante el modelo relacional la información correspondiente a los clientesy productos se almacena una única vez, haciéndose referencia a elloscada vez que se realiza una venta.

El modelo relacional se caracteriza por:• Gestionar de manera más eficiente el espacio de almacenamiento

de que disponemos, puesto que no reescribimos la informaciónredundante, simplemente la referenciamos.

• Mayor rapidez al trabajar con menor cantidad de información.• Reducir los errores tipográficos al no tenerse que teclear de nuevo la

información ya existente en la base de datos.Como Access es una base de datos relacional, haremos uso de estacaracterística siempre que nos sea posible debido a la cantidad deventajas que conlleva.

Clientes Productos

Ventas Relaciones

Ventas


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Primeros pasos con Microsoft Access 97

Ejecutar Microsoft Access 97Si has instalado la versión completa de Microsoft Office 97probablemente tendrás la barra de herramientas de Microsoftaccesible en uno de los bordes de la pantalla. En este caso sólotienes que hacer clic en el icono de Microsoft Access.

También puedes ejecutar Microsoft Access haciendo clic en el botónde Inicio de la barra de tareas de Windows 95 y luego seleccionasProgramas y Microsoft Access. Este segundo modo de iniciarMicrosoft Access es el que utilizas en caso de no haber instalado elpaquete completo Microsoft Office 97.

Una vez se ha cargado la aplicación en la memoria del ordenador teaparecerá un cuadro de diálogo donde se te pregunta si deseas Abrir unabase de datos existente o Crear una nueva base de datos .

Tienes la posibilidad de crear una Base de datos en blanco o mediante elAsistente para bases de datos. En capítulos posteriores verás como crearuna base de datos desde cero, pero ahora vas a empezar a dar tusprimeros pasos con ayuda del asistente.


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Tu primera base de datosAunque a lo largo de este ejemplo puedan aparecer algunos conceptosque no te queden muy claros no te preocupes ya que no es el cometido deeste apartado. Sólo pretendo que tomes un primer contacto con elproducto y con las posibilidades que te proporciona Microsoft Access 97.

Para crear una nueva base de datos con el asistente sigue los siguientespasos:

1. Selecciona Asistente para bases de datos en la ventana inicial deMicrosoft Access haciendo clic y pulsa sobre el botón Aceptar .

2. A continuación aparece la ventana Nueva que tiene dos pestañascon las etiquetas General y Bases de datos . En la pestaña Generaltenemos de nuevo la opción de crear una base de datos en blanco.Haz clic en la pestaña Bases de datos . La ventana mostrará elsiguiente aspecto:

El nombre que Access selecciona como predeterminado puede variardependiendo de las bases de datos que tenga ya creadas.

3. Cada uno de los iconos que aparecen en la ventana representa unasistente para la creación automática de bases de datos. Para esteejemplo selecciona el icono Colección de vídeos.mdz y haz clic enel botón Aceptar .


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4. Aparecerá un cuadro de diálogo similar a éste :

5. Se nos pide que le demos un nombre a la base de datos que vamosa crear, proponiéndonos el de Colección de vídeos.mdb (oparecido, Colección de vídeos1.mdb, ...). Haz clic en el botón Crear ,aceptando así el nombre sugerido.

6. Una vez hecho esto Access mostrará la primera ventana delasistente de creación de bases de datos. Esta ventana muestra unabreve descripción de las características de la base de datos quevamos a crear y de la información que almacenará. Como puedescomprobar al tratarse de una base de datos de vídeos, dispondrá deinformación de los programas, actores y cintas de vídeo. Haz clic enel botón Siguiente para seguir navegando por el asistente parabases de datos.


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7. En la siguiente ventana se nos indican las tablas de las que constaránuestra base de datos de vídeos y los campos que contiene cadauna de ellas. Puedes echar un vistazo por las tablas con el ratón omediante los cursores de desplazamiento vertical. Al resaltar elnombre de una tabla se muestran al lado los campos de que consta,apareciendo en cursiva los opcionales. Activa, con un clic del ratón,la opción Sí, incluir datos de ejemplo y haz clic en el botónSiguiente :

Como puedes observar la limitación del asistente se encuentra en la pocaflexibilidad del diseño. Pero se trata de una buena herramienta paraempezar a dar nuestros primeros pasos.


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8. Aparecerá otra ventana del asistente donde se nos preguntará por elestilo que deseamos para nuestros formularios. Escoge el estiloPiedra y haz clic en el botón Siguiente :

9. La siguiente ventana del asistente nos pregunta el estilo quequeremos para nuestros informes impresos. Selecciona el estiloCorporativo y pulsa con el ratón en el botón Siguiente.


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10. Seguidamente se nos preguntará el título que queremos para la basede datos. Haz clic en el botón Siguiente aceptando el títulopredeterminado que se te ofrece:

Si deseas incluir una imagen en todos los informes haz clic en la casilla deselección y en el botón Imagen. Busca la imagen Cine1.wmf o Pelicula.wmfen la carpeta Clipart de tu disco duro o en la carpeta Clipart\Office del CDdel programa. Haz clic en el botón Aceptar .


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11. Así concluye la navegación por el asistente tal como se noscomunica en esta última ventana. Haz clic sobre el botón Terminar.

A continuación Access procesará toda la información que le hasintroducido para construir la base de datos. Durante este proceso mostraráun cuadro de diálogo donde aparecerá la evolución del proceso.

Una vez que haya terminado, Access mostrará la ventana principal denuestra primera base de datos.


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Esta ventana principal se denomina Panel de control principal y hace lasfunciones de menú para facilitar la utilización de la base de datos.

Mediante los botones del panel de control principal podemos acceder a lainformación que almacena la base de datos. En el capítulo siguiente semostrará cómo utilizar el panel de control principal y cómo moverse por labase de datos.

EJERCICIOAhora estás en condiciones de crear tú mismo una base de datos con elasistente. Haz clic en el menú Archivo y selecciona Nueva base dedatos . A partir de este momento sigue los pasos del ejemplo anterior ycrea una base de datos de libros. Selecciona los estilos que más te gusteny los campos que desees que incluya la base de datos. Escoge el asistenteColección de libros.mdz .

NOTA: El hecho de crear una nueva base de datos o abrir una ya existentecierra automáticamente la base de datos activa.


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Finalizar la sesión con Microsoft AccessPara terminar una sesión con Microsoft Access basta con hacer clic sobreel botón con la X en la esquina superior derecha de la ventana principal del

programa .

Los objetos de la base de datosHasta este momento has entrado en contacto con algunas bases de datos,incluso las has creado con ayuda del asistente, pero sin tener en cuenta suestructura y organización interna.

A continuación te adentrarás un poco en los cimientos de las bases dedatos de Microsoft Access. Para ello sigue los siguientes pasos:

1. Ejecuta el programa Microsoft Access como se explicó en la secciónanterior. Te aparecerá la ventana inicial, de la que hablamos, peroesta vez vas a escoger una base de datos ya creada. Coge laColección de libros (o Colección de libros1 si le has dado estenombre), que has creado en el ejercicio anterior y haz clic en el botónAceptar .

2. Access cargará el Panel de control principal de la base de datos.Haz clic en el botón superior derecho de este panel para cerrarlo,

.


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3. Como puedes apreciar en la esquina inferior izquierda de la ventanaprincipal de Microsoft Access hay otra ventana minimizada. Estaventana es la integradora de toda la información relevante para eldiseño y manejo de una base de datos. Para este ejemplo Access latitula Colección de libros : Base de datos .

4. Restaura la ventana Base de datos a su tamaño original. Para ello

haz clic en el botón .

La ventana Base de datos nos proporcionará el acceso necesario a todoslos componentes de la base de datos, tanto para su modificación y diseñocomo para su visualización y edición. Esta doble funcionalidad se consiguecon los botones Abrir (para visualizar datos), Diseño (para modificar eldiseño) y Nuevo (para crear un nuevo elemento de la base de datos).

Con ayuda de la ventana Base de datos vamos a tomar contacto con loscomponentes de la base de datos Colección de libros que has creadocon ayuda del asistente de Microsoft Access 97.

Las tablasLas tablas son la estructura básica sobre la que se construye una base dedatos ya que definen qué información se va a almacenar y cómo se va aalmacenar. Ya se dijo anteriormente que las tablas se componen deregistros (filas) y de campos (columnas).


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1. Haz clic en la pestaña titulada Tablas para ver las tablas quecontiene esta base de datos. Observarás que la pestaña que haspulsado pasa a ser la más externa, pudiendo visualizar su contenido.

2. Haz clic en el nombre de la tabla Libros y a continuación haz clic enel botón Abrir (esta combinación de acciones es equivalente a hacerdoble clic en el nombre de la tabla). Has abierto la ventana devisualización de datos de la tabla Libros. (Aquí puedes introducir losdatos que quieras).

3. Pulsa con el ratón sobre el menú Archivo y escoge la opciónConfigurar página... . Te aparecerá un cuadro de diálogo con dospestañas.


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4. Escoge la pestaña Página . Haz clic en orientación Horizontal ypulsa el botón Aceptar .

5. Una vez que ya has definido la orientación de la impresión para quela tabla quepa en el papel únicamente has de hacer clic en el botón

.

Acabas de obtener una copia impresa del contenido de la tabla Libros. Másadelante trabajaremos más a fondo con tablas.

6. Ahora haz clic en el botón para cerrar la tabla.

Las consultasLas consultas son preguntas que hacemos sobre la información contenidaen la base de datos: por ejemplo, nos puede interesar saber qué libros haescrito un determinado escritor o cuantos libros hemos comprado desde el11-Jun-1996, etc. También se pueden modificar las respuestas de estasconsultas, crear tablas con el resultado de las consultas, etc. Las consultasconstituyen un apartado muy importante dentro de una buena base dedatos, por lo que se estudiarán más adelante con detenimiento.


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Los formulariosCon los formularios podemos visualizar por pantalla los datos de las tablasy consultas de una manera más agradable y atractiva. Constituyen la formamás cómoda de introducir datos en las tablas. Un formulario puedecontener campos de texto, gráficos calculados a partir de los datos,imágenes, etc.

1. Haz clic en la pestaña con el nombre Formularios .

2. Selecciona el formulario Libros y haz clic en el botón Abrir . O bienhaz doble clic sobre el nombre Libros . Al igual que pasó con la tablaacabas de abrir el formulario para la visualización o edición de datos.


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3. Haz clic en el menú Archivo , y escoge la opción Imprimir . Acontinuación te aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir:

4. Selecciona la opción Registros seleccionados y haz clic en Aceptar.5. De esta manera obtendrás una copia impresa del formulario, con los

datos del registro activo (el que se mostraba en pantalla). Másadelante dedicaremos un capítulo al manejo de los formularios.

Ahora haz clic en el botón para cerrar el formulario.

Los informesLos informes son otro mecanismo que te brinda Access para el tratamientode la información de la base de datos. Permiten imprimir los resultados delas consultas o los contenidos de las tablas de una manera ordenada y conel formato que más nos guste.

1. Haz clic en la solapa titulada Informes .


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Como puedes observar el botón llamado Abrir para tablas, consultas yformularios ahora se denomina Vista previa .

2. Observarás que aparecen los informes de la base de datos. Escogeel informe Títulos por tema y haz clic en el botón Vista previa .Después de unos segundos se te mostrará en pantalla lapresentación preliminar del informe a imprimir, con los títulosdebidamente agrupados por temas.

Cada vez que hagas clic dentro del informe se activará o se desactivará laopción de zoom para la página activa. Esto tiene el mismo efecto que

pulsar el botón , de la barra de herramientas.

Haz clic en el botón para obtener una copia impresa del informe queestás visualizando.En posteriores capítulos podrás personalizar tus propios informes. Ahora

haz clic en el botón para cerrar el informe.

Las macrosUna macro es un conjunto de instrucciones que automatizan un procesodentro de la base de datos. Pueden servirnos para abrir formularios,ejecutar consultas, imprimir informes, etc. Además las podemos asignar abotones para que se ejecuten al pulsarlos.

Microsoft Access proporciona muchas facilidades para la creación demacros de manera que no son necesarios grandes conocimientos para suconstrucción.


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Hay que tener presente que las macros constituyen una herramienta queaumenta la potencia de nuestra base de datos, pero no sonimprescindibles para su funcionamiento.

Los módulosAl igual que las macros, los módulos son una herramienta para aumentarla productividad de la base de datos. Un módulo es un fichero que contienecódigo de programación Access Basic. Puesto que son necesariosconocimientos de programación este tema no será tratado en este Curso.

El nuevo entorno de Access 97

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2. El nuevo entorno de Access 97

La pantalla trabajo de Microsoft AccessEn el capítulo anterior has tomado un pequeño contacto con el entorno detrabajo que te ofrece Microsoft Access, pero ahora vas a conocer conmayor detalle su funcionamiento. Una vez hayas ejecutado el programa, taly como se indicó en la sección anterior, has de pulsar el botón Cancelarpara cerrar la ventana de inicio sin abrir ninguna base de datos. La pantallatendrá el aspecto siguiente:

Como en la mayoría de aplicaciones para Windows tenemos una barra demenús y bajo ésta una barra de iconos para acelerar la utilización deciertas acciones. Además, como también viene siendo normal, hay unabarra de estado (al pie de la ventana) que nos muestra una brevedescripción de las acciones o procesos que se están desarrollando. Comopuedes observar la mayoría de los iconos están desactivados (grises) yaque su funcionamiento sólo es aplicable con una base de datos abierta.

Esto será una constante en todo el entorno de trabajo de Access,desactivándose los botones que no puedan ser utilizados.


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A continuación abre la base de datos Neptuno para profundizar más en lasposibilidades que te ofrece Access. Para ello haz clic en el menú Archivoy selecciona la acción Abrir base de datos… . Esta acción también sepuede llevar a cabo mediante la combinación de teclas Ctrl+O o pulsando

el botón correspondiente de la barra de herramientas, . Te aparecerá elcuadro de diálogo Abrir :

Este es el nuevo cuadro de diálogo de Microsoft para abrir y almacenararchivos. En él se integran además funciones de búsqueda de archivos, devisualización de propiedades, etc. Al hacer clic en la lista desplegable deBuscar en te aparecerá una lista con las unidades de almacenamiento detu ordenador y las carpetas situadas en tu escritorio. Mediante esta listapuedes situarte en cualquier unidad de tu ordenador. Además el cuadro dediálogo Abrir facilita más aún la búsqueda de ficheros proporcionando unmétodo de localización de archivos automático.

Combinando adecuadamente los criterios de búsqueda situados en laparte inferior de la ventana: Nombre de archivo , Tipo de archivo , Textoo propiedad y Última modificación podemos localizar cualquier ficheroque deseemos abrir con el programa: por ejemplo, escribe como nombrede la base de datos Neptuno , indica que se trata de una base de datos deMicrosoft Access y los demás criterios déjalos como está.


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Haz clic en Buscar ahora después de haber seleccionado la unidad dedisco duro (C:) en la lista de dispositivos de almacenamiento.Posiblemente no haya encontrado ninguna base de datos. Si no haencontrado ningún archivo que se adapte a los criterios es porque realizala búsqueda únicamente en el directorio actual.

Para indicarle que busque también en todas las subcarpetas haz clic en el

botón y selecciona la opción Buscar en subcarpetas . Repite labúsqueda y verás como esta vez sí que ha localizado el fichero. Ahoraselecciona el archivo deseado y haz clic en el botón Abrir . (En caso deque te pregunte si quieres Convertir o Abrir la base de datos, seleccionaConvertir la base de datos y haz clic en Aceptar. Acepta el nombresugerido y guárdala en la carpeta Mis documentos. Haz clic en Aceptar yya estás dentro de la base de datos Neptuno).

Las barras de herramientasLas barras de herramientas, las barras de menús y los menús contextualespermiten organizar los comandos en Microsoft Access del modo quedesees de forma que puedas encontrarlos rápidamente. En versionesanteriores de Microsoft Access, las barras de herramientas sólo conteníanbotones. Debido a la nueva tecnología de esta versión, las barras deherramientas pueden contener ahora botones, menús o una combinaciónde ambos.

Esto significa que ahora las barras de menús y los menús contextuales sonsólo tipos de barras de herramientas diferentes, de forma que se puedepersonalizar los tres de la misma manera. Aunque la barra de menúsincorporada todavía aparece de forma predeterminada en la parte superiorde la pantalla y contiene menús estándares como Archivo, Edición y Ver,puedes personalizarla agregando o quitando botones y menús omoviéndola a una ubicación diferente.

La cantidad de barras de herramientas que te ofrece Microsoft Access 97es enorme. Cada una de ellas activa sus iconos cuando éstos puedenrealizar la acción asociada. Algunos de los iconos están repetidos envarias barras para facilitarnos la localización de las funciones másimportantes, tales como almacenar, abrir, copiar, cortar, pegar, etc.

Para facilitarte la comprensión de cada una de las barras de herramientas,así como de los menús, las iremos comentando a medida que las vayas anecesitar.


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Únicamente cabría recalcar que Access muestra cada barra deherramientas en el contexto que tiene asociado: por ejemplo, al abrir unformulario en modo diseño mostraría la barra de herramientas Diseño deformularios y al abrir un informe en modo vista preliminar mostraría labarra Vista preliminar .

Access permite personalizar las barras de herramientas haciendo clic conel botón derecho del ratón sobre cualquier barra de herramientas yseleccionando la opción Personalizar... en el menú desplegable queaparece. Además de personalizar la barra de menús, los menúscontextuales y las barras de herramientas incorporadas, también puedescrear tus propias barras de herramientas, barras de menús y menúscontextuales personalizados.

La ayuda de Microsoft Access 97Microsoft Access al igual que todas las herramientas de Microsoft ofreceun completo sistema de ayudas que puede facilitarte mucho la resoluciónde las dudas que se te planteen.

El sistema de ayudas de Microsoft ha cambiado sustancialmente respectoa versiones anteriores. Ahora su protagonista es el Ayudante , una ventanade ayuda interactiva en la que aparece un personaje (un clip, una bola, etc)proporcionándote ideas o ayuda según la situación en la que te encuentresen cada momento. De todas formas aún se dispone de la ayuda al estilotradicional mediante la opción del menú Contenido e índice .


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Seleccionando esta última opción aparecerá una ventana denominadaTemas de Ayuda que nos permite navegar por toda la ayuda disponible.

La información de la ayuda se puede consultar por Contenido , Índice yBuscar . Estando en la pestaña Contenido se muestra una lista de lostemas que forman la ayuda. Haciendo clic en la pestaña Índice puedesbuscar información automáticamente por el índice alfabético de la ayuda.La búsqueda se realizará a la vez que se vayan tecleando las palabras.


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Con la pestaña Buscar podemos crear una base de datos para buscarinformación por la ayuda mediante las palabras que introduzcamos. Si esla primera vez que utilizamos esta última opción, Access nos presentará elasistente para configurar la búsqueda.

Antes hemos comentado que con la versión 97 del paquete MicrosoftOffice se había introducido un método de ayuda revolucionario, sobre todopara los principiantes. Se trata del Ayudante de Office . Éste se activa y sedesactiva mediante el botón de la barra de herramientas, y tiene unaspecto similar al siguiente:

En el cuadro de texto que apareceresaltado podemos introducir lafrase con las indicaciones de labúsqueda que queremos realizar.

Al hacer clic en el botón Buscar seinicia la búsqueda de lainformación.


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Mediante el botón Sugerencias obtendremos una serie de acciones quenos recomienda y aconseja el personaje de la Ayuda.

Mediante el botón Opciones puedes cambiar la configuración del ayudantey personalizarlo según tus deseos. Se puede desde activar sonidos o elfuncionamiento de la tecla F1 hasta cambiar la propia apariencia delayudante. Por ejemplo un clip, un mundo ecologista, un superperro, etc…

Observa cómo se puede cambiar la apariencia del ayudante.


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Además de los sistemas de ayuda comentados, Microsoft Accessincorpora la posibilidad de obtener más información a través de su servidorde Internet.

La opción del menú ayuda que nos conducirá a esta funcionalidad sedenomina Microsoft en el Web , y ofrece varias alternativas.

Con esta nueva característica podrás consultar automáticamente laexistencia de nuevo Material gratuito , Enviar comentarios …, Preguntasmás frecuentes , Noticias de productos , etc.

¿Cómo moverse por una base de datos?Una vez tengas abierta la base de datos Neptuno vas a recorrer algunosde los objetos más importantes que la constituyen, aprendiendo así autilizar una base de datos existente.

Visualizando tablasEn la pantalla de Microsoft Access te aparecerá la ventana de control de labase de datos Neptuno. Como has visto anteriormente la ventana decontrol tiene varias pestañas con las que puedes cambiar de un objeto aotro.

1. Haz clic en la pestaña denominada Tablas. Te aparecerá una listacon los nombres de las tablas de esta base de datos.

2. Con los botones de la barra de herramientas podemoscambiar el formato de visualización de los objetos de la base dedatos, en este caso las tablas. Estos botones tienen la mismafuncionalidad que los del Explorador de Windows 95.


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3. Selecciona la tabla Empleados y haz clic sobre el botón Abrir .

4. Te aparecerá en pantalla el contenido de la tabla Empleados enformato de hoja de datos.

5. Las partes más importantes de ésta son las siguientes:

6. Con las teclas de cursor (o de dirección) podrás moverte por lasceldas de la tabla. Además puedes utilizar la tecla TAB paradesplazarte al siguiente campo a editar y Mayús+TAB pararetroceder al campo anterior.

7. Añade un nuevo empleado: haz clic en el botón de la barra de

herramientas o en el que aparece en la parte inferior de lamisma tabla de empleados. Observarás que el cursor se posicionaen el último registro de la tabla. Puesto que el primer campo esautonumérico (explicaremos su utilización más adelante) no lopodrás editar.

Núm total de regs.

Siguiente reg.

Último reg.

Nuevo reg.Anterior reg.

Primer reg.

Contador reg. actual

Campo o columna


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8. Con el tabulador pasa al siguiente campo e introduce como apellidosdel empleado Magraner. Access completará automáticamente elcampo anteriormente etiquetado (Autonumérico). Habrás observadoque Access representa la edición de un registro mediante el símboloen la parte izquierda de la línea. Además representa el nuevo registrocon el símbolo y la posición del puntero sobre un registrocualquiera mediante .

9. Si intentas desplazarte mediante los cursores Arriba o Abajo a otroregistro Access te mostrará un mensaje de advertencia para quecompletes el nombre del empleado ya que en su momento fuedefinido como un campo requerido. Esto significa que Access obligaa completar siempre estos campos.

10. Haz clic sobre el botón Aceptar e introduce el nombre Juan. En estemomento ya puedes abandonar la edición de este registro puestoque no hay más campos de edición obligatoria.

11. Para seguir explorando las posibilidades de trabajo con tablas vas arealizar una rápida ordenación alfabética por apellidos, tantoascendentemente como descendentemente. Selecciona la columnaApellidos haciendo clic sobre este campo. A continuación pulsa el

botón para obtener una ordenación ascendente de las líneas

atendiendo al campo apellidos. De la misma manera el botón realiza una ordenación descendente por el campo seleccionado.


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12. Sitúa el cursor en la línea de separación de dos campos y observaráscómo este cambia de apariencia. Si mantienes pulsado el botón delratón mientras lo arrastras podrás comprobar cómo se redimensionael tamaño asignado a la visualización de la columna, de esta manerapuedes ampliar determinadas columnas para visualizar su contenidopor completo.

13. De una manera similar, si después de haber seleccionado unacolumna arrastras el ratón manteniendo pulsado el botón izquierdo,podrás mover toda la columna hacia la posición de la tabla que máste interese.

La utilización del teclado para acelerar el trabajoEn la siguiente tabla se explica brevemente la función de algunas de lasteclas más utilizadas. Estas teclas son globales puesto que sufuncionamiento es el mismo desde cualquier vista de la base de datos.

F1 Muestra ayuda dependiendo del contexto donde ha sidopresionada.

CTRL+F6 Recorrer las ventanas abiertasF11 Visualizar la ventana de la Base de datosMAYÚS.+F12 Guarda el objeto de la base de datos que se encuentra activo

En el modo de presentación Diseño se puede utilizar la combinaciónMAYÚSCULAS+F2 para abrir el cuadro Zoom e introducir las expresioneslargas de un modo más cómodo. En el modo de presentación de hoja dedatos y de formulario podemos utilizar las siguientes combinaciones deteclas:

F4 Despliega un cuadro combinado o un cuadro de listaF7 Abre el cuadro de diálogo BuscarMAYÚS.+F7 Abre el cuadro de diálogo ReemplazarF9 Actualiza los campos en la ventanaMAYÚS.+F9 Realiza una nueva consulta de las tablas subyacentes al

formularioESC (1ª vez pulsada) Deshace los cambios realizados en el campo actualESC (2ª vez pulsada) Deshace los cambios realizados en todo el registro

activo

Trabajando con las tablas

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3. Trabajando con las tablas

Crear una base de datos

Uso del asistente para tablasPara empezar con la creación de tablas primero vas a ayudarte delasistente para tablas que Access pone a tu disposición. Con ello seconsigue automatizar el proceso de creación de tablas y eliminar uno delos principales problemas: la decisión de que tipos de datos vas utilizar.

1. Haz clic en el botón Nuevo de la sección Tablas de la ventana Basede datos . Te aparecerá una ventana con una serie de posibilidadespara crear la tabla. Escoge Asistente para tablas :

2. Haz clic en el botón Aceptar para pasar a trabajar con el asistente.3. En esta primera ventana del asistente aparecen dos listas, una que

muestra las tablas de ejemplo y otra en la que aparecen los campossugeridos para cada una de las tablas que selecciones. Ademáspuedes seleccionar qué tipo de base de datos deseas crear, si detipo Personal o de Negocios .

4. Para este ejemplo selecciona Personal y dentro de las tablas que teofrece el asistente escoge la de Colección de vídeos , tal y comomuestra la figura siguiente.


DATA FUTURA32

5. Mediante cuatro botones puedes escoger qué campos te interesan

para tu base de datos y cuáles no te interesan. Con el botón

agregarás únicamente el campo que esté seleccionado, con seleccionarás todos los campos para tu propia tabla. De la misma

manera con eliminas el campo seleccionado y con loseliminas todos. Para este ejemplo selecciona todos los campos que

te ofrece el asistente pulsando el botón . Una vez esténseleccionados los campos se activará el botón Siguiente para poderpasar a la próxima pantalla del asistente.

6. En la siguiente pantalla el asistente te preguntará el nombre quequieres darle a la tabla. Access le dará un nombre por defecto a latabla pero en este caso escribe Información del vídeo . Además teofrece la posibilidad de crear automáticamente la clave principal de latabla o si prefieres crearla tú mismo manualmente. El concepto declave y de clave principal se explicará más adelante, por lo que demomento deja que Access la cree por ti.

7. Pulsa de nuevo el botón Siguiente para pasar a la última pantalla delasistente.

8. Access ya dispone de suficientes datos para crear la tabla y tepregunta cuál es la próxima acción que quieres realizar. PuedesModificar el diseño de la tabla , Introducir datos directamente enla tabla o Introducir datos en la tabla usando un formulario quecrea el Asistente .

9. En este caso supón que vas a introducir datos directamente en latabla y pulsa el botón Terminar . Te habrás dado cuenta que el botónTerminar está activo desde que seleccionas los campos para latabla. Esto significa que en cualquier momento podemos terminar


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con el asistente utilizando éste los datos por defecto para laspreguntas no contestadas.

10. Una vez hayas pulsado el botón Terminar se cerrará el asistente yse abrirá una ventana a modo de tabla en la que los nombres de loscampos que has escogido aparecen como cabeceras de lascolumnas.

Como puedes comprobar en la ventana Base de datos aparece ahora unicono con el nombre que le has dado a la tabla. En este momento tienesabierta la tabla en modo hoja de datos, que es el modo para la introducciónde datos en la tabla directamente. Si quieres pasar al modo diseño lo

puedes hacer pulsando el botón directamente. En el modo diseñopodemos modificar el formato de los campos de la tabla o incluso añadirotros nuevos.


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Diseñar una tabla

Creación manual de una tablaEn esta ocasión vamos a crear una tabla sencilla sin ayuda del asistentepara tablas. La mejor manera de empezar es que planifiquesdetalladamente la estructura que deseas para la información a almacenar yqué cantidad de datos quieres guardar.

Como primer ejemplo te vas a plantear la creación de una agenda dedirecciones y teléfonos. Lógicamente necesitarás almacenar el nombre yapellidos de las personas, la dirección donde viven, y el número deteléfono. Podrías añadir tantos campos como te fueran de interés, talescomo dirección de correo electrónico, teléfono de trabajo, fax, empresa enla que trabaja, próxima cita con la persona, etc, pero este primer ejemplo lovas a simplificar al máximo.

Es recomendable que te organices la información que constituye el diseñode la tabla en un cuadro como el siguiente para facilitarte posteriormente eldiseño.

Campo Tipo de datos LongitudNombre Texto 30Apellidos Texto 40Dirección Texto 50Teléfono Texto 10

Para empezar haz una nueva base de datos en la que añadir la nuevatabla. Llama a la base de datos Agendas.mdb. En la carpetaEjercicios Int Access 97 que se ha creado en tu disco duro al hacer lainstalación desde el disquete o el CD-ROM que acompaña al Curso,puedes encontrar una ya hecha.

1. Desde la ventana Base de datos y con la pestaña Tablasseleccionada pulsa el botón Nuevo . Seguidamente selecciona VistaDiseño y haz clic en Aceptar .

2. Microsoft Access abrirá la ventana de diseño de tablas pero esta vezen blanco para que tú puedas definir completamente su contenido.

3. Teclea en la columna Nombre del campo el primer campo de latabla, en este caso Nombre. En la columna Tipo de datos escoge eltipo Texto e introduce como Descripción lo siguiente: Nombre de lapersona.


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4. En la parte de la ventana donde se encuentran las Propiedades delcampo has de introducir como Tamaño del campo el valor 30, estoindica que se podrán introducir nombres hasta de 30 caracteres. Laventana de diseño quedará como sigue:

5. Sigue los mismos pasos anteriores e introduce los campos restantesen la tabla, así como su tamaño. Puedes darle la descripción quemás te ayude, incluso puedes dejarla en blanco. Si lo has realizadotodo correctamente la ventana de diseño de la base de datos tequedará aproximadamente como ésta:

6. Haz clic sobre el icono de la barra de herramientas para


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almacenar la tabla en la base de datos actual. Microsoft Access tesolicitará un nombre para la tabla. Llámala Directorio y pulsaAceptar .

7. Microsoft Access mostrará un mensaje para notificarte que no hasdefinido ninguna clave principal y te recomienda que la definas. Apesar de ello, para este simple ejemplo no es necesaria, por lo quehaz clic en el botón No.

8. Puedes observar cómo Access después de unos segundos deproceso termina almacenando la tabla y muestra en la ventana Basede datos un nuevo objeto tabla con el nombre que le has dado.

9. Para poder empezar a introducir datos en el directorio de personassólo tienes que hacer clic en el botón para pasar al modo dehoja de datos de la tabla. En la figura de la página siguiente ya sehan introducido los datos de una persona. Observa cómo en elcampo teléfono se han separado algunas cifras con un espacio paramejorar su lectura. Esto se ha hecho manualmente, consumiéndoseun carácter de la longitud del texto.

Más adelante veremos cómo utilizar Máscaras de entrada para facilitar yautomatizar este proceso. Mediante las máscaras podemos forzar aintroducir datos según criterios preestablecidos.


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Llegados a este punto vamos a describir brevemente algunas de lasfunciones de la barra de herramientas del modo de diseño de tablas.


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Campos y tipos de datosMicrosoft Access te ofrece varios tipos de datos para facilitarte laasignación de estos a los campos de tus tablas. A continuación sedescriben con brevedad, para poder pasar a utilizarlos lo antes posible:

• Texto : Puede contener cualquier tipo de caracteres alfanuméricos(letras, números y caracteres especiales). La longitud máxima quese le puede asignar es de 255 caracteres. Como ya te apuntamos estambién útil en campos aparentemente numéricos para mejorar sulegibilidad, por ejemplo (96) 363 22 45 ó (96)-363.22.45.

• Numérico : Números con los que se desee realizar algún cálculoposterior. Existen diversos tipos numéricos dependiendo de laspropiedades que asignemos.

• Fecha/Hora : Tipo de datos destinado exclusivamente para camposen los que se deseen almacenar fecha u horas. Mediante laspropiedades se puede especificar el formato de éstas.

• Moneda : Es un tipo concreto de número muy útil para facilitar eltrabajo con cantidades monetarias.

• Autonumérico : Es un tipo de dato numérico que Microsoft Accessincrementa automáticamente cada vez que se pasa a editar unnuevo registro. Es muy útil para definir claves principales comoveremos más adelante. Una vez hayas introducido datos en la tablaya no podrás añadir campos autonuméricos a ésta, ya que Accessno sabría qué valores asignarles a los registros ya editados.

• Sí/No: Tipo de dato booleano, que es como se denomina a aquelloscampos que sólo pueden contener un valor “Verdadero” o “Falso”(True o False).

• Memo : Destinado a almacenar grandes cantidades de texto (hasta64.000 caracteres). Muy útil para comentarios, resúmenes ydocumentos de texto.

• Objeto OLE : Objeto incrustado o vinculado en una tabla deMicrosoft Access ( por ejemplo una hoja de cálculo de MicrosoftExcel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otrosdatos binarios).

• Hipervínculo : Almacena una dirección de hipervínculo para accedera información a través de Internet o de Redes de Área Local. Conlos hipervínculos se puede acceder también a datos de la máquinalocal.


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• Asistente para búsquedas : Crea un campo que permite elegir unvalor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro delista o un cuadro combinado. En realidad se trata de un asistente deAccess, con el que se establece el tipo de datos automáticamentebasándose en los valores seleccionados en él.

Los siete primeros tipos de datos son los más frecuentes en la granmayoría de bases de datos que puedas utilizar.

Propiedades de los camposLas propiedades son características de los campos que pueden asignarsepor el usuario para obtener el funcionamiento deseado. Las propiedadespueden variar según el tipo de datos al que se refieren, pero comocomprobarás muchas de ellas se repiten. Primero se verán laspropiedades de la lengüeta General de los tipos de datos más utilizados:


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La clave principalUna clave principal es un campo que identifica de forma única a cadaregistro de la tabla. Podrían ser claves principales el número del DNI deuna persona, la matrícula de un coche, el número de la seguridad social,etc. Además también puedes crear tú mismo tus propias claves principalescon campos Autonuméricos o con combinaciones de varios campos, comonombre y apellidos, pero tienes que tener en cuenta que la clave principales siempre única, por lo que si asignaras como clave principal nombre yapellidos no podrías introducir en la tabla a dos personas que tuvieran elnombre completo igual.

Una clave principal consigue acelerar el acceso a los registros, además dehacerse imprescindible su uso al relacionar varias tablas entre sí.

Puede ser interesante incluir una clave principal autonumérica en elanterior ejemplo del directorio de personas, para ello, puesto que se va aintroducir un nuevo campo autonumérico, asegúrate de que no hayregistros en la tabla.


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En caso contrario más adelante se indica cómo borrar registros de unatabla.

1. Abre la base de datos Agendas.mdb y a continuación abre la tablaDirectorio en el modo de diseño.

2. Selecciona la primera línea pulsando la flecha del comienzo.

Al establecer un campo como clave principal su propiedad Requerido sepondrá automáticamente a Sí.

3. A continuación pulsa el botón de la barra de herramientas parainsertar una nueva línea. Completa esta línea con los datos:IdPersona , Autonumérico e Identificador único de cada persona .

4. Por último selecciona la línea del campo autonumérico introducido

(pulsando en ) y haz clic en el botón para definirlo como claveprincipal. Esto también se puede realizar directamente desde elmenú contextual que se obtiene al hacer clic con el botón derechodel ratón.

5. Si pasas ahora al modo de hoja de datos, Access te preguntará sideseas almacenar los cambios introducidos; contesta que sí. Ahoraal introducir datos en la tabla observarás cómo Access asignadirectamente el campo autonumérico y lo incrementasecuencialmente.

Utilización del asistente para generar camposDe nuevo surge el asistente de Microsoft Access para facilitar las tareas dediseño de la base de datos. En este caso se trata de facilitar la creación decampos en las tablas.

1. Abre de nuevo la ventana de diseño de la tabla Directorio y eliminael campo que habías denominado Teléfono. Para hacer estoselecciona la línea que contiene este campo (pulsando ) y haz clic

en el botón de la barra de herramientas. Esto también puedeshacerlo desde el menú contextual.

2. A continuación con el cursor en el campo que has eliminado pulsa el

botón del Asistente para Generar Campos de la barra deherramientas. Después de unos instantes de proceso Access abre elasistente, solicitándote que selecciones una tabla similar a la que túestás diseñando y el campo que te interesa generar. En este casoseleccionarás la tabla Direcciones (del tipo Personal ) y el campoTeléfonoCasa .


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3. Finalmente haz clic en el botón Aceptar .

4. Access generará un campo como el escogido en el asistente y conpropiedades adecuadas para su óptima utilización. En el ejemplovisto Access ha asignado una máscara al número de teléfono parafacilitar su lectura.

5. Para finalizar con este ejemplo si pasas al modo de hoja de datos de la tabla e intentas introducir algún número de teléfono

observarás que automáticamente se adapta a la máscara utilizada.


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Creación de varias tablas con ayuda del asistenteLa mayoría de las bases de datos que te puedes imaginar estáncompuestas de varias tablas, o al menos la utilización de varias tablaspermite aumentar la potencia de la base de datos. Una base de datos parala gestión de facturas emitidas a clientes tendrá una tabla con los datos dela cabecera de la factura (nombre, apellidos, dirección y NIF del cliente,fecha…) y otra tabla con los detalles de la factura (compras realizadas)también llamados líneas de la factura; en una base de datos de citasfamosas tendremos una tabla con la información relativa a los autores delas citas y otra con las citas.

Para crear una base de datos con más de una tabla mediante losasistentes de Access tenemos dos alternativas: utilizar el asistente parabases de datos y escoger directamente las tablas que deseemos paranuestra base de datos o bien utilizar el asistente para tablas y crear lastablas que deseemos.

A continuación vas a crear una base de datos para la gestión de facturas,siguiendo un proceso típico de trabajo en Access, ayudándote de losasistentes pero personalizando las tablas, incluso creando nuevas cuandolos asistentes no se adapten plenamente a tus necesidades.

Para empezar crea una nueva base de datos en blanco y llámala Gestiónde facturas.mdb , (puedes encontrar una ya creada en la carpetaEjercicios Int Access 97 ). La base de datos constará de tres tablas:Facturas , Detalles de factura y Tipo de pago . La tabla Facturascontendrá los campos de la cabecera de la factura, datos del cliente, fecha,nombre del vendedor…, mientras que en Detalles de factura sealmacenarán las descomposiciones de las facturas. Según lo anterior,podremos encontrar varios registros en la tabla Detalles de factura quecorrespondan a una única factura de la tabla Facturas .

Esto se verá más detenidamente en el apartado siguiente.1. Desde la ventana Gestión de facturas:Base de datos haz clic en el

botón Nuevo para crear una nueva tabla. Selecciona el asistentepara tablas. Una vez en el asistente escoge la tabla Facturas y loscampos IdFactura , FechaFactura y NombreDeVendedor .


DATA FUTURA45

2. La tabla Facturas la podrás encontrar dentro de las categorizadascomo de Negocios .

3. Después de pulsar el botón Siguiente aparecerá una ventana dondese nos preguntará el nombre que queremos dar a la tabla. Acepta elnombre por defecto, que será Facturas . Access asignará la claveprincipal por sí mismo. Pulsa de nuevo el botón Siguiente .

4. En la última ventana del asistente indícale que deseas abrir laventana de diseño para modificar o añadir nuevos campos a la tabla,haz clic en Terminar para finalizar con el asistente.

5. A continuación se abrirá la ventana de diseño de la tabla Facturasque acabas de crear. Añade dos nuevos campos NombreDeCliente(con las mismas propiedades que NombreDeVendedor ) yNIFdeCliente (de tipo texto con tamaño 9); para este último campovamos a crear una máscara con ayuda del asistente para máscaras.Haz clic en el botón que aparece al hacer clic en la parte derechade la propiedad Máscara de entrada del campo NIFdeCliente queacabas de crear.


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6. Access mostrará la siguiente ventana para seleccionar la máscaradeseada. Escoge la que se llama NIF y haz clic en Siguiente . (En elcaso de que esta característica para seleccionar la máscara deseadano estuviera instalada en tu ordenador, sigue las instrucciones parasu instalación).

En la casilla de texto Probar podemos experimentar con distintas entradaspara comprobar el funcionamiento de la máscara.

7. A continuación podrás personalizar la máscara de entrada y elegir elcarácter que mostrará Access para rellenar las posiciones vacías.Escribe como máscara la cadena 90.000.000>L que indica que losmillares y millones se separen por un punto y que la letra se ponga alfinal y en mayúsculas el símbolo > convierte automáticamente elcarácter introducido a mayúsculas, haz clic en Siguiente .


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8. Finalmente Access preguntará si se desea que el campo almacene lacadena tal y como quedó con la máscara o simplemente almacenelos datos significativos (el número de NIF). Selecciona esta últimaalternativa y haz clic en Siguiente . Éstos son todos los datos quenecesita el asistente para la creación de la máscara del NIF.

9. La tabla de Facturas habrá quedado como la que se muestra acontinuación:

Hasta ahora has creado la primera tabla, la tabla de Facturas .


DATA FUTURA48

EJERCICIOSiguiendo los mismos pasos del ejemplo anterior crea la tabla Detalles defactura con los campos IdDetalleFactura , IdFactura , Cantidad ,PrecioPorUnidad y Descuento . Una vez creada la tabla ábrela en mododiseño y añade un nuevo campo llamado DescripcionProducto , de tipotexto y con tamaño 50.

En un momento dado de la creación de la tabla el asistente se dará cuentaque de que puede haber una posible relación entre esta tabla y la tablaFacturas creada anteriormente. Por lo tanto nos mostrará la siguienteventana.

Si pulsas el botón Relaciones podrás comprobar si Access hadeterminado bien las relaciones. En este caso lo correcto es relacionar latabla Facturas con múltiples entradas de la tabla Detalles de factura . Tenen cuenta que Access no siempre podrá establecer correctamente lasrelaciones entre las tablas creadas. Para facilitarle el trabajo conviene quelos campos que quieras relacionar tengan el mismo nombre como en esteejemplo, IdFactura ; de todas formas el método más usual de establecerlas relaciones entre las tabla es desde la ventana de relaciones, de la quehablaremos más adelante.

Puedes encontrar una solución a este ejercicio en el fichero Gestión defacturas.mdb en la carpeta Ejercicios Int Access 97 .


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Definición de las relaciones entre las tablasEn el ejemplo anterior se crearon dos tablas para la base de datos Gestiónde Facturas y Access asignó correctamente la relación entre ellas.

Las relaciones entre las tablas van a permitir que Access controlemediante mecanismos llamados de integridad referencial la utilización delas tablas: por ejemplo, si activando la ventana Gestión de facturas:Base

de datos, haces clic en el botón de la barra de herramientas podrásobservar las relaciones de la base de datos.

En la ventana anterior la línea que enlaza las dos tablas indica que loscampos IdFactura de ambas tablas han de ser iguales. Haz doble clic enla línea de unión entre los campos y aparecerá una ventana con laspropiedades del enlace que se ha establecido.


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Si deseas que Access se encargue de controlar la integridad referencial delas tablas activa la casilla de verificación que así lo indica. Mediante laintegridad referencial Access impediría la creación de cualquier registro enla tabla Detalles de factura (parte varios de la relación) que no tuvieranuno relacionado en la tabla Facturas (parte uno de la relación); si ademásactivas Actualizar en cascada los campos relacionados , en caso decambiar un IdFactura de la tabla Facturas, Access cambiaríaautomáticamente todos aquellos que coincidieran de la tabla Detalles defactura; por último si activas Eliminar en cascada los registrosrelacionados , por cada registro que se elimine de Facturas Accessborrará todas aquellas líneas de detalle que se relacionasen en la tablaDetalles de factura .

Las técnicas de integridad referencial permiten que Access controle laintroducción de registros en ambas tablas, para que cualquier línea defactura tenga siempre una factura asociada.

La elección de las características anteriores para la relación se veríareflejada en el gráfico de relaciones de la siguiente forma:


DATA FUTURA51

Lo más normal es que establezcas las relaciones entre las tablas sin laayuda de Access.

1. El botón (Mostrar tablas), muestra las tablas de la base de datos,las consultas o ambas. Si seleccionas una tabla y pulsas el botónAgregar , MS Access la incorpora a la ventana de relaciones.

2. Access permite establecer las relaciones entre las tablas de formagráfica, creando líneas entre los campos enlazados: haz clic con elbotón izquierdo sobre el campo principal de una tabla y sin soltarloarrástralo sobre el campo relacionado de otra tabla, se crearáautomáticamente una relación entre las dos tablas.

NOTA: La relación se establece como Uno a varios automáticamente sihas creado el enlace desde una clave principal (que es única) hastaun campo que admite múltiples ocurrencias.

EJERCICIOEn el último ejercicio creaste una nueva tabla Tipo de pago para ampliarmás la base de datos de Gestión de facturas, ahora establece la relaciónentre la tabla Facturas y esta tabla de la manera adecuada; ten en cuentaque la tabla Facturas sólo podrá tener los tipos de pago que aparezcan enla tabla Tipo de pago . La solución se encuentra en el fichero Gestión defacturas ampliada.mdb.

Trabajar con una base de datos

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4. Trabajar con una base de datos

Introducción de nuevos datosUna vez diseñada la base de datos se hace imprescindible la edición delos datos que queremos almacenar y gestionar, dada la importancia quetiene el manejo de los datos que depositaremos en la base de datos.Access nos ofrece una gran cantidad de herramientas que facilitan en granmedida nuestra labor.

En el capítulo anterior aprendiste a diseñar bases de datos sencillas. Elsiguiente paso es, sin duda, introducir información en la base de datospara poder comprobar que se adapta a tus objetivos. Una tabla de Accesstiene dos modos de visualización: el de edición de datos y el de diseño. Elmodo de diseño es necesario para definir la estructura de la tabla. El modode edición de datos, también llamado hoja de datos, es el utilizado para laintroducción y modificación de la información de la base de datos.

Abre una base de datos de las que ya has creado o de las que llevaAccess como ejemplo. Para abrir una tabla en su modo de hoja de datosúnicamente tienes que seleccionarla y hacer clic en el botón Abrir.

Cuando estás editando un campo, a la izquierda de la fila aparecerá unpequeño lápiz , que indica que se están produciendo cambios que aúnno han sido salvados.

Para introducir más información únicamente tienes que situarte en elregistro (fila) en blanco que aparece al final de la hoja, la fila de edición de

nuevos registros viene marcada con . Con la tecla TAB puedes pasaral siguiente campo a editar y con Mayús+TAB regresarás al anterior.


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Access almacena automáticamente los cambios realizados en un registrocuando el cursor se desplaza a otro registro o fila. Cada nuevo registro quese introduce incrementa el contador de filas de la hoja de datos en la parteinferior de la ventana; si deseas introducir directamente un nuevo registrosin necesidad de desplazarte al final de la hoja puedes hacerlo pulsando elbotón situado en la parte inferior de la ventana junto al contador defilas.

Las modificaciones realizadas también se pueden deshacer mediante el

botón de la barra de herramientas.

Además de la funcionalidad de las teclas típicas de cualquier teclado,Access permite deshacer los cambios realizados en el campo actualmediante una pulsación de la tecla Esc , Access deshace todos lasmodificaciones realizadas al registro activo al recibir una segundapulsación de la tecla Esc . Para salvar las modificaciones realizadas en elregistro actual utiliza el comando Actualizar del menú Registros ; una vezsalvados los cambios no se podrán deshacer.

Seleccionar datosLa selección de datos es necesaria para notificar a Access que registros,campos, etc, se quiere modificar, también es necesaria para mover, copiary eliminar datos.

El método más sencillo y rápido para la selección de información esmediante el uso del ratón. El menú Edición únicamente permiteseleccionar el registro activo (Seleccionar registro ) y todos los registrosde la tabla (Seleccionar todos los registros ).


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Al mover el ratón por las celdas de datos adopta dos formas diferentes: debarra vertical o de cruz blanca; cuando tiene aspecto de barra verticalpuedes seleccionar cualquier fragmento de caracteres dentro de un mismocampo manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y desplazándolo;cuando toma forma de cruz blanca selecciona todo el campo al hacer clicen el botón izquierdo.

Situando el ratón sobre el nombre de los campos adopta una forma deflecha apuntando hacia abajo; haciendo clic sobre el nombre de un campose selecciona toda la columna; siguiendo el mismo procedimiento con lasfilas puedes seleccionar cualquier registro.

Si cuando estás sobre un campo pulsas el botón izquierdo del ratón y lomantienes presionado mientras desplazas el ratón horizontalmente puedesextender la selección a más de una columna.

Si cuando estás sobre el comienzo de una fila desplazas el ratónverticalmente manteniendo el botón izquierdo pulsado conseguirásseleccionar varias filas o registros.

Copiar, cortar y pegar datosComo cualquier aplicación Windows Access, te proporciona un menú deedición con los comandos Copiar, Cortar y Pegar, dentro de Accesspodemos utilizar estas herramientas para trabajar con registros y columnascompletas o con partes de éstas.

Para poder hacer uso de estos comandos es muy importante comprendercon claridad todas las maneras de seleccionar información dentro de unahoja de datos.

El primer paso antes de copiar o cortar cierta información seráseleccionarla, a continuación sólo tendrás que desplazarte a la posicióndonde deseas situar la información copiada en el portapapeles yseleccionar el comando pegar.


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Personalizar tablasAccess permite personalizar el tamaño de las columnas, tipo de letra, etc,para facilitar la visualización y el trabajo con los datos de las tablas.

Mediante la opción Ancho de columna... del menú Formato puedescambiar la anchura para visualizar los campos; además dispones de unaopción de Ajuste perfecto con la que se asignará el ancho suficiente parapoder visualizar completamente el campo más largo de los introducidos.

Desde el menú Formato dispones de la opción Alto de fila... , con la quepodrás asignar una altura exacta a las filas.

Puedes ocultar ciertas columnas de la tabla si no te interesa visualizar sucontenido o si simplemente deseas ver otras con mayor claridad.Selecciona la columna que desees y ocúltala mediante la opción Ocultarcolumnas del menú Formato .

Para mostrar las columnas ocultas utiliza la opción Mostrar columnas...del menú Formato .


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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, mediante el cual puedes activarlos campos que deseas visualizar y desactivar los que no quieres queaparezcan.

Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la selección de unacolumna aparece un menú contextual, con este menú se pueden realizarmuchas de las acciones que comentamos en este apartado. Una vez quete familiarices con los comandos es un método bastante rápido para darformato a la tabla.

También puedes cambiar el tipo de fuente mediante la opción Fuente... delmenú Formato ; aparecerá un cuadro de diálogo en el que puedesseleccionar el tipo de letra, tamaño, color, estilo, etc. Selecciona la fuenteTimes New Roman, el tamaño 12 y haz clic en el botón Aceptar .


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Finalmente vamos a cambiar el estilo de la cuadrícula y el color de fondo;para ello selecciona la opción Celdas... del menú Formato . Aparecerá uncuadro de diálogo en el que seleccionarás las opciones que se muestran acontinuación:

Ordenar y filtrar informaciónEl filtrado de los datos de una tabla constituye el método más usual para laconsulta de una base de datos ya que mediante un filtro puedes visualizarúnicamente aquellos registros que te interesa modificar, eliminar ovisualizar.

Ordenar ascendentemente y descendentementeEl filtro más sencillo que se puede aplicar a una tabla es la ordenación.Access dispone en la barra de herramientas de dos botones para ordenarascendentemente o descendentemente por el campo que estéseleccionado; la ordenación es tan simple como seleccionar unadeterminada columna y presionar cualquiera de los botones mencionados.


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Caracteres comodínComo hemos comentado anteriormente los filtros son una de lasherramientas más interesantes que nos ofrece una base de datos. Paraque un filtro sea realmente potente tiene que poder mostrar una serie deregistros por alguna característica seleccionada.

Una forma de especificar estas características es mediante los caracterescomodín. Los más comunes son la interrogación ? y el asterisco *. Elprimero sustituye a un único carácter mientras que el segundo sustituye acualquier cadena de caracteres: por ejemplo, para buscar todos losclientes que pertenecieran a la provincia de Valencia podríamos aplicar unfiltro al campo código postal con la expresión 46* ; esta expresión esequivalente a 46??? .

Filtro por selección y por exclusión de selecciónMediante este tipo de filtros puedes consultar los registros que satisfacenuna serie de criterios acumulados. Restringiendo cada vez más lascondiciones de la selección te puedes ir acercando poco a poco a losregistros que deseabas consultar. Hay que tener en cuenta que sólo sirvepara criterios Y, es decir, se van acumulando las condiciones de búsqueda.

1. Para el siguiente ejemplo guiado vamos a utilizar la base de datosdenominada Medios de comunicación , que tienes en la carpetaEjercicios Int Access 97 , ábrela y verás que en ella aparece ciertainformación relativa a empresas de comunicación; tanto periódicoscomo televisión, radio, etc… Primero selecciona la columna Cliente y

para ordenar en ascendente haz clic en el botón .2. Deseas visualizar aquellos periódicos de la base de datos que sean

de la provincia de Valencia . Primeramente selecciona la palabraPERIODICO del campo Segmento y haz clic en el botón de filtrado

por selección . Se eliminan automáticamente aquellos registrosque no concordaban con el criterio seleccionado. Si a continuaciónseleccionas la cadena VALENCIA del campo Población y filtras denuevo por selección se mostrarán los registros que deseabasconsultar.


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Junto a los botones de navegación por los registros, en la parte inferior dela ventana, ahora aparece un mensaje que indica que los registros que seestán visualizando están filtrados.

Filtro por formularioSe trata de una técnica para filtrar registros que utiliza una versión delformulario u hoja de datos activo con campos vacíos en los cuales puedesintroducir los valores que desees que contengan los registros filtrados, losvalores los puedes escoger directamente de los cuadros desplegables obien introducirlos desde el teclado. Para activar la utilización del filtro por

formulario se ha de hacer clic sobre el botón de la barra deherramientas.

Si estás trabajando con un formulario, la vista del Filtro por formulario semostrará como el mismo formulario sin datos, preparado para recibir loscriterios del filtro:


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Mediante el Filtro por formulario se pueden introducir tanto criterios Y comocriterios O, para introducir los primeros tienes que editar los camposdeseados en la misma pantalla del formulario u hoja de datos, paraintroducir los criterios O tienes que hacerlo en otra hoja de formularioidéntica a la que puedes acceder mediante la pestaña denominada O de laparte inferior del Filtro por formulario. Una vez introducidos todos los

criterios de filtrado has de pulsar el botón con el ratón para que elfiltrado se realice y se muestren los registros que cumplen las restriccionesespecificadas.

1. Después de hacer clic sobre el botón de filtro por formulario nosaparecerá la hoja de datos sin ningún registro pero con cuadroscombinados (botones con un menú desplegable) para facilitar laselección de los criterios deseados.

2. Una vez introducidos los criterios sólo hay que hacer clic sobre el

icono para visualizar el resultado del filtrado.

Consultando las bases de datos

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5. Consultando las bases de datos

¿Qué es una consulta de selección?Las consultas son preguntas sobre la información de una base de datos.Utilizando las consultas de selección puedes obtener los registros quecumplen unas determinadas condiciones. Hay otros tipos de consultasademás de las consultas de selección, pero las más sencillas y utilizadasson éstas.

Por ejemplo: si tienes una base de datos de tus revistas favoritas, dondealmacenas las referencias a los artículos más interesantes que contienen,puedes plantearte la pregunta siguiente: ¿En qué revistas hay artículossobre Internet? o tal vez ¿qué artículos tienen ejemplos en disquete?.Estas preguntas y muchas otras pueden traducirse, usando una sintaxisdeterminada, a consultas sobre la base de datos.

Las consultas, al igual que los filtros, permiten presentar la informaciónsegún la ordenación deseada.

El asistente para consultasComo siempre Access te intenta facilitar un poco las cosas mediante susasistentes. El tema de las consultas es el más descuidado, desde el puntode vista de los asistentes, por Access 97 ya que sólo ofrece 4 asistentespara consultas.

Para empezar, de todas maneras tenemos suficiente, ya que sólo vamos autilizar el más simple de ellos.

1. Desde la ventana de Base de datos escoge la solapa denominadaConsultas .


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2. Haz clic en el botón Nuevo . Ahora aparecerá la primera pantalla delasistente para consultas. En ella se ofrecen 5 opciones de creaciónde consulta, la primera de ellas se corresponde con el diseñocompletamente manual y personalizado. En este ejemplo vas arealizar una consulta simple de selección, por lo que has deseleccionar la opción Asistente para consultas sencillas y pulsar elbotón Aceptar .

3. A continuación te aparecerá la siguiente pantalla del asistente, dondese muestran los Campos disponibles en la tabla o consultaseleccionada. Abre el menú desplegable de la casillaTablas/Consultas: y selecciona una tabla. Añade a Camposseleccionados los campos que desees.

4. Haz clic en Siguiente . En la siguiente ventana te preguntará sideseas una consulta de Detalle o de Resumen . En las consultas deresumen los datos son agrupados según tus propios criterios, porejemplo sumando las compras de cada cliente de una tabla.


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5. Y finalizamos la creación de la consulta indicándole únicamente eltítulo que queremos darle y haciendo clic con el ratón sobre el botónTerminar .

6. Si le has indicado al asistente que deseas visualizar los resultados dela consulta te aparecerá una hoja de datos, similar a la de las tablas,con los campos seleccionados y la información consultada.

Una vez la consulta esté almacenada te aparecerá su nombre dentro delapartado Consultas de la ventana Base de Datos .

Ordenación y criteriosMediante los criterios de selección puedes concretar tus consultas, al igualque puedes personalizar tus preguntas sobre un determinado director, año,etc.

1. Al hacer clic sobre el botón Diseño de la solapa Consultas Accessabrirá la consulta seleccionada en el modo Vista Diseño . En pantallate aparecerá una ventana muy similar a la siguiente.

2. En la parte superior de la ventana se muestran las tablasseleccionadas para trabajar con la consulta. Recuerda que adiferencia de los filtros las consultas puedes formarlas partiendo devarias tablas. En la zona inferior de la ventana aparecen los camposseleccionados para ser mostrados, los criterios de selección, laordenación, etc …


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NOTA: Las consultas tienen 3 posibles vistas, entre las que se puedealternar utilizando el botón desplegable de vistas, situado en laparte superior izquierda.

Al hacer clic sobre la flechita negra se muestran todas lasvistas disponibles:

3. Cuando hayas introducido los criterios deseados para la consulta hazclic en el botón de vista de hoja de datos. Al mostrar la hoja de datosaparecerán únicamente los registros que se adapten a los criterios deselección establecidos.

Crear una consulta mediante la cuadrícula de diseñoAhora que ya has tomado contacto con el editor gráfico de consultas deAccess vamos a pasar a editar una consulta más compleja y sin ayuda delasistente para consultas.

Habrás observado que hay tres posibles vistas para las consultas:

La vista SQL está reservada a programadores de bases de datos puestoque requiere de avanzados conocimientos del lenguaje SQL; para loscuriosos les recomiendo que una vez tengan creada alguna de lasconsultas de los ejemplos anteriores pasen a la vista SQL, donde podráncomprobar la equivalencia entre la consulta diseñada gráficamente y ellenguaje SQL.

Ahora vamos a trabajar con una base de datos de citas famosas queconsta de dos tablas, la que contiene el texto de la cita y la que contienelos datos de los autores. Ambas tablas están enlazadas por el campoIdAutor , y se trata de un enlace de uno a muchos, ya que un autor puedetener varias citas registradas en la base de datos.


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La estructura de la base de datos que vamos a utilizar es la siguiente:

Puedes encontrarla en la carpeta Ejercicios Int Access 97 con el nombrede Citas.mdb.En la tabla Citas se han almacenado también tres palabras clave parafacilitar la búsqueda de las citas por temas de interés.

En el siguiente ejemplo guiado vas a crear una consulta que muestre lascitas que contengan referencias a un tema determinado.

1. Haz clic en la pestaña Consultas y a continuación pulsa el botónNuevo . Te aparecerá una ventana con varias opciones, para crearuna consulta diseñándola manualmente o mediante asistentes,escoge la opción Vista Diseño y haz clic en el botón Aceptar .

2. Se abrirá en segundo plano la ventana de diseño de consultas y enprimer plano un cuadro de diálogo donde se pueden seleccionar lastablas o consultas que se desean incluir en la nueva consulta.Selecciona la primera y pulsa el botón Agregar ; selecciona lasegunda y pulsa de nuevo Agregar .

3. Las dos tablas se muestran en la parte superior de la ventana conuna línea de unión entre ellas. Esta línea representa el enlace uno amuchos que hay establecido como relación entre estas dos tablas.Selecciona con el puntero del ratón el campo Autor de la tablaAutores y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, selecciona el campoNacionalidad de la misma tabla. Una vez seleccionados haz clic denuevo sobre ellos, y sin soltar el botón, desplaza el ratón hasta lascolumnas de la zona inferior de la ventana y suelta el botón del ratón.Esto es lo que se llama drag & drop, que significa arrastrar y soltar,muy utilizado en las nuevas aplicaciones para Windows 95.


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4. Habrás conseguido añadir los campos seleccionados a las dosprimeras columnas.

Si en tu consulta no aparece la fila llamada Tabla (en la parte inferior de laventana) activa la opción Nombres de tablas en el menú Ver.

5. Haz lo mismo con los campos Cita , Palabra clave 1, Palabra clave2 y Palabra clave 3 de la tabla Citas . También puedes buscar loscampos directamente en las columnas indicadas, colocándote en elcampo y haciendo clic en el desplegable que se abre con el botónsituado a su derecha.

6. Queremos que la consulta muestre las citas que hablan sobre la pazo sobre la razón. Para ello haremos uso de los campos denominadosPalabra clave 1, Palabra clave 2 y Palabra clave 3 . Si introduces lainformación como se muestra en la siguiente ventana la consulta nodevuelve ninguna cita.


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7. Esto es debido a que los criterios por filas los une con Y, mientrasque por columnas los enlaza con O, es decir, en el ejemplo anteriorhemos pedido las citas con la palabra paz o razón en todas laspalabras claves.

8. La forma correcta de cumplimentar los criterios de selección para laconsulta deseada sería la que se muestra a continuación.

Hay una manera muy simple de conseguir resultados mucho másinteresantes, además de más versátiles: se trata de las consultas conparámetros, de las que hablaremos más adelante. Access trata lasconsultas de selección como si fueran tablas, por esta razón para crearuna nueva consulta podemos utilizar todas aquellas consultas de selecciónque hayamos creado con anterioridad.

Hasta el momento sólo hemos visualizado los resultados de las consultasdesde la ventana de diseño, pasando a la hoja de datos. Éste no será elproceso más habitual una vez esté creada la consulta y almacenada en labase de datos. Para ejecutar cualquier consulta únicamente tenemos queseleccionarla y hacer clic en el botón Abrir de la ventana Base de datos.Dado que Access trata esta hoja de datos como si de una única tabla setratase, cualquier modificación que realices sobre ella se verá reflejada enlas verdaderas tablas de la base de datos.


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Otros tipos de consultas

Consultas con parámetrosLas consultas con parámetros permiten la realización de consultas másgenéricas y en las cuales se nos pregunte por algún dato determinado paratomarlo como criterio de la consulta. La creación de una consultaparamétrica es automática, produciéndose cuando se introduce comocriterio un valor entre corchetes que Access no identifica con ningúncampo de las tablas incluidas.

Para entenderlo mejor sigue el ejemplo:1. Continuemos con el ejemplo con el que terminamos el punto anterior

y crea una consulta con los mismos campos que incluimos antes. Acontinuación introduce como criterios de los campos Palabra clave1, Palabra clave 2 y Palabra clave 3 el texto [Tema] (debesintroducirlo en líneas diferentes para que se comporte como un O).

2. Cierra la consulta y almacénala con el nombre Citas por tema .Selecciona la consulta y haz clic en el botón Abrir de la ventanaBase de datos para ejecutarla. Aparecerá un cuadro de diálogo quete preguntará por el valor para el parámetro Tema.


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3. Introduce la palabra razón en la casilla reservada para tal fin.

4. Haz clic en Aceptar y se ejecutará la consulta con la palabra razóncomo criterio a buscar por las palabras clave.

Formularios

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6. Formularios

¿Qué es un formulario?Como habrás comprobado en los ejemplos que has realizado, laintroducción y modificación de información mediante las hojas de datos esalgo incómodo. Especialmente complicado resulta la manipulación de lainformación de campos de texto largos o de campos memo (paraalmacenar grandes cantidades de texto). Además Access no permite lavisualización de gráficos o imágenes en la vista de hoja de datos.

Mediante los formularios Access te ofrece la posibilidad de personalizar lavisualización de la información, así como facilitar el proceso deintroducción de datos. Para ello se dispone de una barra de herramientascon diversos tipos de controles para insertar en nuestros formularios.

En la figura siguiente se muestra un ejemplo de las posibilidades de losformularios y de las tablas que soportan. Como podrás comprobar esmucho más sencillo trabajar con el formulario que rellenando los camposde las tablas directamente.

Formularios

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El formulario anterior consta de un formulario principal (que contiene lainformación relativa al autor) y de un subformulario (que contiene las citasde dicho autor).

Para empezar, como siempre, recurriremos a los asistentes que Accessofrece para facilitar la tarea de creación de formularios.

Crear un formulario con ayuda del Asistente paraFormulariosLos asistentes para formularios te ofrecen varias posibilidades de creación:

Vamos a partir de una base de datos con una única tabla de Actividades .

Formularios

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El ejemplo se llama Planning y también puedes encontrarlo en la carpetaEjercicios Int Access 97 . En la pestaña Formularios de la ventana Basede datos haz clic en el botón Nuevo .

1. Aparecerá una ventana donde puedes elegir el tipo de asistente quedeseas utilizar para crear el formulario o si prefieres creártelomanualmente desde un formulario en blanco. Escoge Asistente paraformularios y en la casilla inferior la única tabla posible,Actividades .

2. En la primera ventana del asistente se muestran los camposdisponibles para la tabla o consulta seleccionada, haz clic en el botón

y pásalos todos al recuadro de Campos seleccionados .

3. A continuación escoge el tipo de formulario que deseas crear, bienEn columnas , Tabular , Hoja de datos o Justificado .

Formularios

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4. Esta ventana del asistente es para definir el estilo de presentaciónque se desea. Access te ofrece diversos formatos predefinidos todosellos en una lista con una muestra de la apariencia conseguida.Escoge el estilo Estándar y haz clic en Siguiente .

5. Para finalizar con el proceso del asistente, te preguntará el nombreque deseas ponerle al nuevo formulario. Haz clic en Terminar paracrear el formulario Actividades .

Como puedes observar en la parte inferior del formulario aparece la mismabarra de desplazamiento por los registros que teníamos en la hoja dedatos, si pruebas a introducir alguna actividad notarás las mejoras en laintroducción de datos respecto a una hoja de datos simple.

A pesar de las facilidades que ofrece el asistente para formularios puedesobservar que el resultado no es perfecto: por ejemplo, el espacio reservadopara el campo Hora de fin es mucho mayor que el resto de campos de sumisma clase. Normalmente será necesario retocar un poco el resultado decrear un formulario con los asistentes para personalizarlo por completo.

Para poder personalizar los formularios creados con el asistente o bienpara crear nuevos formularios de manera manual será necesario trabajarcon el modo diseño del formulario.

Formularios

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Trabajar con formulariosUn formulario tiene por defecto tres vistas posibles: modo diseño, modoformulario y modo hoja de datos.

El modo hoja de datos permite visualizar los campos que se han incluidoen el formulario como si se tratase de una tabla de la base de datos. Eneste capítulo nos centraremos en las vistas de diseño y formulario.

La vista formularioEn esta vista puedes trabajar con el formulario como si se tratase de unaficha de introducción de datos. La barra de iconos de esta vista es lasiguiente:

Formularios

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La vista diseño de formularioPara diseñar formularios personalizados, el método más rápido y eficientees partir de un formulario generado mediante un asistente y modificarlosegún nuestras preferencias. En el siguiente ejemplo vamos a diseñar unformulario para gestionar una tabla con información relativa a un grupo deestudiantes.

El modo formulario permite trabajar con el formulario para editar, añadir,modificar y eliminar registros de la base de datos.

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1. Mediante el botón se puede pasar a la vista de diseño delformulario Estudiantes .

NOTA: El encabezado y pie de formulario permiten introducir un texto ocampo que se visualice al comienzo y fin de cada formulario. En laimagen anterior se apuntan las partes más relevantes de la vistadiseño. A ellas habría que añadir la cuadrícula, que supone unaayuda determinante en el momento de alinear los controles delformulario.

2. Vamos a intentar mejorar el formulario anterior. Si las ciudades queha de aceptar el campo Ciudad son, por ejemplo, únicamenteValencia, Madrid, Barcelona, Bilbao y Sevilla podemos utilizar unalista desplegable que facilite la introducción de estos campos. Si notienes visible en la pantalla la caja de herramientas haz clic en el

botón para visualizarla.

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3. Selecciona el control que visualiza el campo Ciudad en el formulario,haciendo clic en la casilla de Ciudad y elimínalo pulsando la tecla

Suprimir (Supr). Haz clic en el botón de la caja de herramientaspara insertar un cuadro combinado. A continuación sitúa el punterodel ratón donde desees que aparezca el campo (donde estaba elcontrol eliminado) y haz clic en el botón izquierdo, Access insertaráen dicha posición un control de cuadro combinado. En estosmomentos se iniciará el asistente para cuadros combinados.

4. Para este ejemplo selecciona la opción Escribiré los valores quedesee , como disponemos de la lista de valores necesarios para estecampo sólo tendremos que indicársela al asistente en el siguientepaso. (Para pasar a la línea siguiente al ir introduciendo los valores,utiliza el cursor de desplazamiento de tu teclado). Una vezintroducida la lista de ciudades le indicarás al asistente donde ha dealmacenar la ciudad que se seleccione del cuadro combinado. Esposible no indicar ningún campo, en cuyo caso utilizaríamos elcuadro combinado para obtener una selección para realizar unproceso determinado.

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5. En este caso abre el menú desplegable a la derecha de la casilla yselecciona el campo ciudad, de esta manera cuando se seleccioneValencia de la lista, el campo Ciudad de la tabla que subyace alformulario almacenará dicho valor. Por último introduce el nombreque quieres que aparezca al lado del campo.

Ya se han acabado los pasos del asistente, ahora hay un nuevo control deltipo cuadro combinado en el formulario. Si pasas al modo formulariopodrás comprobar su funcionamiento y verás cómo facilita mucho laintroducción de datos, además de reducir la posibilidad de errores alteclear. Ahora el formulario tendrá la siguiente apariencia con el cuadrocombinado desplegado.

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EJERCICIOAñade una nueva tabla a la base de datos del ejemplo anterior llamadaEspecialidades . Esta tabla contendrá un único campo con lasespecialidades posibles para cada estudiante, introduce en esta tabla unascuantas especialidades que se te ocurran. A continuación desde la vistadiseño del formulario Estudiantes reemplaza el control del campoEspecialidad por otro de tipo cuadro combinado que obtenga la lista deespecialidades de la tabla creada.

Controles de un formularioEn la siguiente tabla se explica brevemente la finalidad de los controlesmás utilizados de los que nos ofrece el cuadro o caja de herramientas deMS Access.

Cuadro detexto

Se utiliza para introducir y modificar los campos detexto, los campos memo y los numéricos. Es elcontrol más utilizado.

Etiqueta Inserta una etiqueta con un texto estático. Nopuede tener ningún campo asociado.

Cuadro delista

Permite seleccionar un item de una lista. La lista vaacompañada de una barra de desplazamiento paradesplazarnos desde el principio hasta el final.

Cuadrocombinado

Se utiliza para seleccionar de una lista desplegablela entrada que deseamos para el campo que tieneasociado. Es muy útil para cuando es necesariorestringir las entradas de determinados campos.

Casilla deverificación

Se utiliza para campos Sí/No (Verdadero/Falso),donde ; indica Sí y � representa No.

Botón deopción

Se utiliza para representar opciones excluyentes,tales como imprimir o presentación preliminar.

Imagen Inserta una imagen en el formulario. Se utiliza paramostrar logotipos o alguna imagen de fondo.

Botón decomando

Se utiliza para realizar una acción determinada, porejemplo, imprimir un informe, abrir un formulario,cerrar una ventana, salir de la aplicación, etc.

Subformulario Inserta un subformulario dentro de un formularioprincipal. Mediante este control se vincula elcontenido del subformulario a algún campo delformulario principal.

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La mayoría de controles disponen de un asistente para facilitar sugeneración, estos asistentes estarán habilitados si el botón del cuadrode herramientas está seleccionado.

Si nos interesa trabajar sin la ayuda de los asistentes sólo tenemos quedeshabilitarlos desde la caja de herramientas.

La hoja de propiedades y la lista de campos del formulario

Mediante los botones y podemos ver las ventanas de propiedadesy de campos respectivamente.

La primera muestra una lista de propiedades del control seleccionado ogenerales de todo el formulario.

NOTA: El mejor método para comprender bien todas las propiedades delos controles es comprobando como afecta su modificación a laapariencia o comportamiento de éstos.

El estudio exhaustivo de todas las propiedades que incluye Access paracada control y para el formulario requerirían una obra completa, por lo quea continuación explicaremos brevemente las más relevantes:

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Formularios

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Introducción a los subformularios, ¿dónde interesautilizarlos?Uno de los vínculos más utilizados en las bases de datos relacionales es larelación de uno a varios, o también llamada de uno a infinito. Como vimosen capítulos anteriores este tipo de relación se utiliza cuando queremosvincular una serie de entradas a un registro determinado.

En el ejemplo de facturas que tratamos, teníamos una tabla que conteníala información general de cada factura y otra tabla que contenía lasdescripciones de las líneas de las facturas. Para este tipo de relaciones,donde nos interesa introducir tanto la información general de la facturacomo la descripción de los conceptos que la forman, cobra extremadaimportancia la utilización de formularios con subformularios.

A continuación realiza el siguiente ejercicio, que más tarde ampliaremoscon la inclusión de un subformulario.

EJERCICIOSegún los conceptos explicados hasta el momento sobre formularios ycontroles de edición diseña un formulario que contenga todos los camposde la tabla Facturas; éstos son IdFactura , FechaFactura ,NombreDeVendedor , NombreDeCliente y NIFdeCliente.Puedes encontrar una posible solución en la base de datos Gestión defacturas.mdb

Generación de un subformulario mediante el asistentepara subformulariosPartiendo del formulario creado en el ejercicio anterior, vamos a completarel tratamiento de las facturas utilizando la inclusión de un subformulariopara introducir las descripciones de cada uno de los artículos quepertenezcan a una misma factura.

1. Desde el modo de diseño del formulario que has creado en elejercicio anterior, haz clic en el botón correspondiente al control

subformulario del cuadro de herramientas; ahora sitúa el punteroen la parte del formulario donde quieras insertarlo, normalmente en laparte inferior de los formularios.

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2. Aparecerá la primera ventana del asistente, donde podrásseleccionar una tabla/consulta como origen del subformulario o unformulario ya existente (esta segunda opción es útil si hemos creadopreviamente un formulario para los detalles de las facturas). Dejaseleccionada la primera opción y haz clic en el botón Siguiente .

3. En el siguiente paso del asistente selecciona todos los campos de laTabla: Detalles de factura y haz clic en el botón Siguiente . No seránecesario visualizar el campo IdFactura en el subformulario ya queserá el mismo que el de la cabecera de la factura, pero es necesarioincluirlo en la selección para poder establecer el enlace entreformulario y subformulario mediante este campo.

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4. A continuación tendrás que indicarle al asistente con qué campos serelacionarán el formulario y el subformulario, selecciona la opciónDefinir la mía propia y selecciona el campo IdFactura tanto para elformulario como para el subformulario, haz clic en Siguiente .

5. En el último paso del asistente darás el nombre que aparecerá parael subformulario creado. Acepta el nombre por defecto y haz clic enel botón Terminar .

NOTA: Una vez finalizados los pasos del asistente puedes abrir elSubformulario Detalles de factura en modo diseño y borrar elcampo IdFactura , ya que será idéntico al de la cabecera de lafactura.

Con esto has finalizado la creación de un subformulario dentro de unformulario, como has podido comprobar su creación es tan simple como side un control se tratara. Como ya has visto en los formularios de laventana Base de datos, hay un nuevo formulario: se trata del formularioque Access utiliza para incluirlo dentro de Facturas a modo desubformulario, Subformulario Detalles de factura . Es decir, lossubformularios son formularios que Access incluye dentro de otrosformularios.

Puedes abrir un subformulario como si de un formulario independiente setratara. Si abres el subformulario Detalles de factura como formulariomostrará todas las líneas de factura que contiene, independientemente deque pertenezcan a una u otra factura; sin embargo si se abre comosubformulario sólo mostrará aquellas líneas de factura que pertenezcan ala cabecera de factura mostrada en el formulario principal.

Formularios

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Utilización de un subformulario dentro de unformularioLa utilización de un subformulario no entraña ninguna complicación ya quesu funcionamiento es similar al de un formulario simple, el modo en que sevisualizará el subformulario se establece en la propiedad Vistapredeterminada . (Abre el subformulario Detalles de factura en modoDiseño, haz clic sobre él con el botón derecho del ratón y selecciona laopción Propiedades).

La representación, al igual que con formularios, puede ser hoja de datos ,formularios continuos y formulario simple , aunque esta última se usamuy poco con subformularios.

En la página siguiente se muestra la imagen tal como quedaría elformulario Facturas visualizando el subformulario en el modo de hoja dedatos, como puedes apreciar aparecen dos barras con botones denavegación: una para moverse por las líneas de detalle de la factura y otrapara desplazarse por las distintas facturas (cabeceras de factura).

Formularios

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A continuación se muestra el mismo formulario anterior pero visualizandoel subformulario en el modo formularios continuos.

Barra de navegaciónpor los registros delsubformulario

Barra de navegaciónpor los registros delformulario

Formularios

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El modo formulario simple no se suele utilizar con subformularios debido aque éstos suelen contener información de la parte varios de una relación,por lo que interesa potenciar esta característica.

EJERCICIOCon las tablas de la base de datos del ejemplo de Citas.mdb crea unformulario y un subformulario para el mantenimiento de la información quecontienen; ten en cuenta que la relación existente entre las tablas es deuno a varios, correspondiendo la parte varios con las citas de los autores(un mismo autor puede tener varias citas).

Una posible solución puedes encontrarla en la carpetaEjercicios Int Access 97 .

Generando informes

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7. Generando informes

IntroducciónAl igual que los formularios te han facilitado visualizar y editar en pantallala información almacenada en la base de datos de una manera mássencilla, los informes permiten la impresión de esta información de unaforma ordenada y comprensible.

En anteriores capítulos imprimiste algunas hojas de datos y formularios,pero con los informes se consigue la máxima flexibilidad en el momento deobtener copias impresas de la información.

Del mismo modo que cuando se trabaja con un formulario, para realizar uninforme hay que indicar cuál será el origen de la información a mostrar. Elorigen de los datos puede ser desde una simple tabla a una complicadaconsulta que tome información de varias tablas y siguiendo diversoscriterios.

Para la creación de informes dispones de controles similares a los quetenías para la confección de formularios, aunque casi siempre utilizaráscuadros de texto.

Generando informes

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Creación de informes con ayuda del asistente parainformesComo has hecho a lo largo de todo el Curso vamos a empezar utilizandolos asistentes que nos proporciona Access; para crear informespredeterminados tenemos varias opciones:

Podemos distinguir principalmente dos grupos de informes, los quemanejan información de tipo texto y los que obtienen informaciónnumérica.

Generando informes

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Los primeros se utilizan fundamentalmente cuando los campos deinformación de la base de datos son cadenas de caracteres y deseamossimplemente obtener un listado del contenido de ésta; dentro de este grupode informes podemos distinguir entre los tabulares y de columnas: elprimero presenta cada campo en una columna como las hojas de datos yel segundo los muestra uno debajo del otro (a modo de ficha).

El segundo grupo de informes abarca cualquier resumen y/o estadísticaque queramos mostrar de los datos numéricos de la base de datos, estosresúmenes pueden estar formados incluso por representaciones gráficas.

Inicialmente vamos a empezar con un informe muy sencillo, en el queagruparemos los registros por un campo determinado de la base de datos;empezarás trabajando con una base de datos de películas, la puedesencontrar en la carpeta Ejercicios Int Access 97 con el nombrePelículas.mdb

1. Para empezar haz clic en el botón Nuevo , desde la pestaña deInformes de la ventana Base de datos , así te aparecerá la pantallade selección de informes donde puedes escoger entre el diseñomanual o el asistido (las posibilidades de elección las hemoscomentado al comienzo de este apartado).

2. Escoge la opción Asistente para informes y como consulta lallamada Consulta Películas . Haz clic en el botón Aceptar parapasar a la siguiente pantalla del asistente.

3. En el segundo paso del asistente podrás elegir los campos de latabla o consulta que hayas seleccionado, incluso podrás cogercampos procedentes de varias tablas sin necesidad de crearpreviamente la consulta; Access intentará establecer por nosotros lasrelaciones necesarias.

Generando informes

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4. En el ejemplo ya tienes una consulta creada llamada ConsultaPelículas , por lo que seleccionarás de ésta los campos Títulooriginal , Año , Director y Nacionalidad ; haz clic en el botónSiguiente para que te aparezca la próxima pantalla del asistente.

5. En ella podrás seleccionar, si lo deseas, algún campo por el cualagrupar el informe con las películas; en el presente ejemplo hemosseleccionado el Director como campo de agrupación, esto significaque el informe nos mostrará una única vez el nombre de cadadirector y a continuación el título de todas las películas que hayadirigido de la base de datos. Haz clic en Siguiente .

6. Ahora puedes indicar si quieres añadir algún nivel de agrupamiento.En nuestro ejemplo no vamos a añadir ninguno, por lo que puedeshacer clic en Siguiente .

Generando informes

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7. Ahora puedes indicar al asistente la ordenación que deseas para loscampos que no van a ser agrupados; éstos son el Año , el Títulooriginal y la Nacionalidad . Escoge como primer criterio deordenación el año en que se realizó la película y como segundo eltítulo; también puedes escoger entre ordenación ascendente odescendente. Haz clic en Siguiente y a continuación escoge ladistribución que deseas para el informe entre las que te ofrece elasistente; a la vez puedes indicarle la orientación de la páginaimpresa que deseas (vertical u horizontal); escoge para el ejemplolas opciones que muestra la imagen a continuación y presiona denuevo el botón Siguiente .

8. Después hay que indicarle al asistente el estilo que deseas aplicar alinforme, hay unos pocos predefinidos; para el ejemplo toma elCorporativo y haz clic en Siguiente :

9. Por último introduce el título para el informe diseñado, utiliza uno quete ayude a reconocer el tipo de informe. Haz clic en Terminar parafinalizar con la creación asistida del informe.

El informe puede no ser del todo de nuestro agrado, pero con todaseguridad el asistente facilitará nuestro trabajo. Ahora sólo tienes quepersonalizar el informe poniendo tus logotipos, dibujos, tipos de letra ocolores que desees. Imagina que deseamos que se muestren las etiquetasDirector , Año , Título original y Nacionalidad únicamente al comienzo decada página. En el siguiente apartado pasaremos al modo de diseño deeste informe y vamos a personalizarlo según nuestras preferencias.

Generando informes

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Cambiar el estilo del informeA continuación cambiaremos el informe que has creado en el apartadoanterior obteniendo diversas apariencias, ajustándonos a nuestraspreferencias y no a las de los asistentes; recuerda que los asistentes sonherramientas para facilitarnos el trabajo, pero con los retoques personalesobtendremos nuestras bases de datos particulares.

1. Desde la parte de Informes de la ventana de Base de datospodemos hacer clic en el botón Vista Diseño para abrir el informerecién creado en su modo de diseño; la apariencia mostrada serámuy similar a la siguiente:

Generando informes

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2. Lo que pretendemos realizar es llevar las etiquetas Director , Año ,Título original y Nacionalidad desde la zona Encabezado Directora la parte Encabezado de página , donde conseguiremos queaparezcan sólo al comienzo de cada página; como la etiquetaDirector está enlazada al cuadro de texto Director no podremossepararla de él y situar ésta en el encabezado de página y el cuadrode texto en el encabezado de director. Por lo tanto selecciona laetiqueta Director y elimínala (cuidado no elimines también el cuadrode texto). Introduce una nueva etiqueta dentro de la secciónEncabezado de página con la cadena Director. Para ello tendrásque ampliar la sección Encabezado de página mediante el ratón. A

continuación haz clic en el botón Etiqueta del cuadro deherramientas, traza el recuadro de la etiqueta y escribe Director.

Generando informes

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3. El traslado de las demás etiquetas será más simple, ya que al noestar enlazadas a ningún control puedes desplazarlas libremente porel informe; ajusta los colores de los títulos de las columnas según tuspreferencias y reorganiza o quita las líneas horizontales que llevabanlos títulos. El diseño del informe podría quedar así:

Este diseño correspondería a una presentación como la siguiente,posiblemente más clara y personal que la que nos devolvió el asistente.

Generando informes

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Una forma muy rápida de cambiar el estilo de un informe y de mantener launiformidad entre todos los de la base de datos, es acudir al Autoformatode informes , esto se consigue desde la ventana de diseño de informes

mediante el botón de la barra de herramientas, al presionarloaparecerá una ventana donde podemos seleccionar un estilo de entrevarios para nuestro informe.

Para el estilo seleccionado en la imagen anterior el informe con el que hastrabajado en el presente apartado tomaría un aspecto similar al siguiente.Para terminar cierra la ventana del informe, guarda los cambios y cierra labase de datos.

Generando informes

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EJERCICIOPara practicar con lo que has visto hasta el momento vas a diseñar uninforme muy similar al anterior, pero agrupando los títulos de las películaspor la Nacionalidad , el primer criterio de ordenación será el Director ydespués el Año .

La solución la puedes encontrar en la misma base de datos.

Obtención de informes con resúmenes numéricosEl tipo de informes que vas a realizar en este apartado es especialmenteútil en aplicaciones de contabilidad, facturación, etc. Se trata de informesen los que se desglosa una serie de gastos, de ingresos o de ambos;calculando además determinada información como totales, promedios, etc.

Vamos a seguir con el ejemplo de facturación para generar las facturasque introduzcamos en la base de datos: la factura constará de unacabecera con la información referente al cliente y al vendedor, y de unalista de las compras realizadas; al final de esta lista aparecerá el total enpesetas al que asciende la factura.

Vas a crear un informe con ayuda del Asistente para informes. Una vezseleccionada esta opción aparecerá una pantalla donde puedes elegir loscampos que desees mostrar en el informe (escogiéndolos de variastablas).

1. Toma todos los campos de la tabla Facturas y los camposProducto , Cantidad , PrecioPorUnidad y Descuento de la tablaDetalles de factura .

Generando informes

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2. Haz clic en Siguiente y a continuación Access, teniendo en cuentalas relaciones establecidas en la base de datos, nos indicará lasformas de visualización que ha detectado; en este caso porFacturas o por Detalles de factura . Selecciona la opción porFacturas para así obtener el formato que deseamos, con la cabeceraen la parte superior y a continuación los detalles:

3. Haz clic en Siguiente . Aquí se plantea la posibilidad de realizar másagrupaciones, pero en este caso no las vamos a realizar:

Generando informes

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4. Haz clic en Siguiente . Ahora te pregunta cuáles son los criterios deordenación para los registros del detalle de las facturas, en este casoseleccionaremos una ordenación ascendente por PrecioPorUnidad .

5. Haz clic en Siguiente . En los dos siguientes pasos del asistente sepregunta por el diseño que deseas para el nuevo formulario, escogeestos criterios a tu libre elección, teniendo en cuenta que losresultados pueden diferir en su aspecto de las soluciones dadas.Acepta el nombre propuesto para el informe.

6. El asistente finalmente ha terminado su labor y ha creado un informeagrupando las facturas por su cabecera (datos de la tabla Facturas).A pesar de todo el resultado del informe generado con ayuda delasistente no es lo que esperábamos: queremos obtener cada facturaen una página para poder enviar a cada cliente las que lecorrespondan. En la imagen inferior están señalados los cambios quese han de realizar en el informe.

Elimina este encabezado con eltítulo Facturas

Inserta un salto depágina entre facturas

Calcula el total enpesetas al final decada factura

Elimina los pies depágina con la fechay el número

7. Para hacer esta serie de cambios tendrás que pasar al modo dediseño del informe. El primer paso será eliminar los encabezados ypies de página y los encabezados y pies del informe, así te desharásdel título Facturas y de la fecha y números de páginas.

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8. Puedes eliminarlos fácilmente desde el menú Ver, desactivando lasopciones Encabezado y pie de página y Encabezado y pie depágina del informe . Cuando lo hagas Access te mostrará el diálogosiguiente.

9. Aceptando conseguirás eliminar estas secciones y los textos quecontenían, siendo éste nuestro propósito. Ahora el informe en elmodo de diseño tendrá un aspecto similar a éste:

10. El siguiente paso consiste en conseguir que se muestre cada facturaen una página, para ello hay que añadir el Pie de IdFactura , quedelimita el final de cada factura, para que después de cada secciónde éstas se realice un salto de página.

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11. Haz clic en el icono Ordenar y agrupar de la barra deherramientas, aparecerá un cuadro de diálogo con dos camposIdFactura y PrecioPorUnidad ; este cuadro muestra aquelloscampos por los que se agrupa el informe y los que determinan laordenación de éste:

12. Si seleccionas el campo IdFactura comprobarás que su propiedadEncabezado de grupo vale Sí, pero Pie de grupo valía No. CambiaPie de grupo a Sí, cierra la ventana y comprueba cómo Accessahora muestra también una sección llamada Pie IdFactura .

13. Si visualizas las propiedades de la sección Pie IdFactura

seleccionándola y haciendo clic en el botón de la barra deherramientas, observarás que existe una propiedad llamada Forzarnueva página , esto es precisamente lo que estábamos buscando,por lo tanto escoge del menú desplegable la opción Después de lasección .

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14. Cierra la ventana. Sólo nos queda introducir un control de cuadro detexto en esta sección para calcular el total al final de cada página,

para hacer esto pulsa sobre el botón del Cuadro deherramientas, traza con el puntero el contorno del cuadro de texto,escribe en la etiqueta Total: e introduce el control con laspropiedades que se muestran a continuación en la imagen; lapropiedad Origen del control es la que determina el modo decalcular el total de cada factura, ésta será:

=Suma([Cantidad]*[PrecioPorUnidad]-[Cantidad]*[PrecioPorUnidad]*[Descuento_])

15. Mediante la fórmula anterior calculamos el importe total de la factura,teniendo en cuenta el descuento aplicado a cada artículo. Finalmenteel informe en modo diseño tendrá una apariencia similar al siguiente(por supuesto puedes reorganizarlo como tú quieras):

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16. Si pasas a modo Presentación preliminar observarás que ahora losresultados sí coinciden con nuestros requerimientos; esto nosconfirma una vez más que los asistentes son una buena ayuda paraacelerar el trabajo pero no nos solucionan todos los problemas; paraobtener un aspecto más personalizado normalmente habrá queretocar y diseñar para dejarlo a nuestro gusto.

EJERCICIOPersonaliza más aún el informe anterior introduciendo la dirección de laempresa e incluso tu propio logotipo. Para introducir un logotipo en uninforme sólo tienes que copiarlo de cualquier programa de imagen ypegarlo sobre el formulario, después lo ajustas al tamaño y posicióndeseados. Para introducir la dirección utiliza un control Etiqueta .

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Cómo configurar la impresión de los informesComo se ha visto en varios capítulos, en Access podemos imprimir casitodo. Es decir, si lo deseas puedes imprimir un formulario, una tabla y porsupuesto los informes. Para cualquier tipo de impresión Access suministraun cuadro de diálogo para la personalización de la página. Este cuadro dediálogo es accesible desde el menú Archivo y se denomina Configurarpágina…

La configuración de la página consta de tres hojas de propiedades,accesibles mediante la activación de la pestaña correspondiente. Las tresopciones posibles de configuración son Márgenes , Página y Columnas ,que explicaremos a continuación.

En la imagen anterior puedes observar la primera ventana del cuadro dediálogo Configurar página. Su nombre es Márgenes y su cometido esprecisamente el establecer los márgenes de impresión de la impresora;puedes especificar la distancia en milímetros que se dejará en las partessuperior, inferior, izquierda y derecha de la hoja.

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Tal vez en alguna ocasión, al diseñar un informe, éste exceda la zona depapel predeterminada, en estas ocasiones Access nos mostrará un cuadrode diálogo como el siguiente.

Cuando las dimensiones del informe exceden las reservadas para lapágina, Access fracciona el informe para mostrarlo en hojas consecutivas;para evitar esto simplemente hay que disminuir el tamaño asignado a losmárgenes en la ventana de configuración de éstos. Si a pesar de estasmodificaciones el informe sigue sin caber en la página no quedará otroremedio que condensar la información mostrada para ajustarla a lasdimensiones de la hoja.

Desde la segunda pestañadel cuadro de diálogoConfigurar página, llamadaPágina , puedes seleccionarla orientación de ésta, eltamaño del papel y laimpresora que se va a utilizarpara imprimir.

Por ejemplo, en el informeque realizamos de lasfacturas se debía utilizar unaorientación horizontal, paraobtener la presentación quedeseábamos en elplanteamiento.

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Finalmente en la última ficha del cuadro de diálogo de configuración de lapágina podemos especificar el número de columnas y su formato, quedeseamos obtener en la impresión. Estas opciones son especialmenteútiles para cuando se trata de imprimir etiquetas postales o fichas dereducido tamaño.

Desde la vista preliminar de un informe, formulario o tabla, podemos utilizarcualquiera de las opciones de la barra de herramientas . Ésta consta de lossiguientes iconos.

El gran salto a Internet

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8. El gran salto a Internet

Introducción a Internet y a las IntranetsCualquier persona relacionada mínimamente con la informática habrá oídohablar ya muchas veces de Internet, la Red de redes. Hoy en día se tratade un tema de mucha actualidad y gran cantidad de empresas pretendenponerse al día y no perder el barco de navegación por Internet.Posiblemente muy pronto Internet se convertirá en el principal medio detransmitir e intercambiar información y los negocios entre las empresas severán marcados por esta situación.

Internet es un conjunto inmenso de redes de ordenadores interconectadasentre sí de muy diversas formas, pero manteniendo como nexo lautilización del conjunto de protocolos TCP/IP (conjunto de mecanismospara asegurar el entendimiento entre ordenadores conectados).

Se denomina Intranet a una red o conjunto de redes privadas que tambiénutilizan los protocolos TCP/IP. Normalmente son utilizadas por grandesempresas para intercambiar información entre empleados y mantener másviva la relación empresa-trabajador. Una Intranet puede tener acceso o noa Internet y en el caso de tenerlo suele implementar algún mecanismo parafiltrar el acceso a la información confidencial de la empresa (firewalls).

Un URL (Localizador de Recursos Uniforme) es una dirección a un objeto,documento, página u otro destino en Internet que abarca el protocolo (FTP,HTTP, …) y la dirección donde se ubica el destino; algunos ejemplos dedirecciones URL son:

http://www.datafutura.esftp://ftp.microsoft.com/ftp.filenoticias:alt.hipertexto

El servicio más renombrado y utilizado en la actualidad en Internet es elWorld Wide Web , más conocido como WWW. Para acceder a esteservicio, además de disponer de una conexión a Internet, se debe poseerun navegador o browser, mediante el cual podemos desplazarnos porpáginas hipertexto, con enlaces entre páginas del mismo ordenador o demáquinas distintas.


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Para saber más acerca de todos los servicios que ofrece Internet (como e-mail, news…) y de su funcionamiento es aconsejable adquirir unapublicación especializada, como el Curso Acelerado deTelecomunicaciones, BBS e Internet o el Curso Super-Acelerado deInternet.

Lo nuevo para trabajar en InternetMicrosoft Access proporciona muchas características nuevas diseñadaspara integrar nuestras aplicaciones en Internet y explotar las ventajas delWorld Wide Web. Los requisitos para aprovechar estas características sonlos necesarios para tener acceso a Internet:: Disponer de un navegador deWeb (como MS Internet Explorer o Netscape), un módem (a ser posible de33.600 bps) y una conexión a Internet mediante acceso telefónico a redes.

ExportarMS Access 97 permite exportar cualquier objeto de una base de datos aformato HTML (HyperText Markup Language), que es el formato utilizadopara codificar las páginas Web. El lenguaje de marcas de hipertexto oHTML es un sistema que permite que los documentos puedan publicarseen World Wide Web.

Las hojas de datos y los formularios se pueden exportar a formato HTMLdinámico utilizando el comando Guardar como o exportar… del menúArchivo , este formato es más complejo que el estático y permite obtenerinformación completamente actualizada a través de Internet, es decir, laspáginas se generan en el momento que se demandan. Microsoft Accesscrea una página Web por cada página de informe, hoja de datos yformulario que se exporte.

Asistente para publicar en el WebSe puede utilizar el Asistente para publicar en el Web seleccionandoGuardar como HTML en el menú Archivo , este asistente permite enviaruna o más hojas de datos, formularios o informes a formato HTML estáticoo dinámico utilizando archivos de plantilla HTML; también crea una páginaprincipal y almacena todos los archivos en una carpeta determinada. Porúltimo también podemos copiar estos archivos al servidor Web utilizandoeste asistente y guardar un perfil de publicación Web para su utilizaciónposterior.

Una plantilla HTML contiene etiquetas HTML que mejoran el aspecto, lacoherencia y el desplazamiento por tus páginas Web, además de dar unsello de identidad a las aplicaciones.


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HipervínculosEn Access 97 se ha incluido un nuevo tipo de datos que permite almacenarun hipervínculo en una tabla. Cuando se hace clic en un campo dehipervínculo, Microsoft Access salta a un objeto, un documento, unapágina Web u otro destino.

Se pueden utilizar hipervínculos en formularios y hojas de datos para saltara objetos en la misma o en otra base de datos de Microsoft Access, adocumentos creados con Word, Excel o PowerPoint y a documentos enInternet o en una Intranet local. Los hipervínculos de un informe nofuncionan en Access, pero funcionarán si lo exportas a Word, a Excel o aformato HTML. Una posible utilidad de los hipervínculos consistiría enutilizarlos dentro de una base de datos de empresas para almacenar ladirección de la hoja principal de Web de cada una de ellas.

La Barra de herramientas WebMediante la Barra de herramientas Web que se incluye en la versión 97de MS Access podrás examinar fácilmente bases de datos y objetos deMicrosoft Access o documentos de Office de una manera similar a cuandotrabajas con la barra de herramientas de Microsoft Internet Explorer, deNetscape o de cualquier otro navegador.

Con el botón , que aparece cuando estás usando una tabla, unaconsulta o un formulario, podrás mostrar directamente la barra deherramientas Web. Ésta tiene una forma similar a la de los navegadoresmás utilizados.

EJERCICIODiseña una base de datos para almacenar las direcciones de Internet quemás te gusten y acompáñalas de una pequeña descripción de sucontenido, también puedes introducir información sobre la empresa o lapersona que la gestiona, etc.


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Exportar objetos de una base de datos a HTMLEn esta sección vamos a exportar informes que se han generado enAccess a formato HTML (HyperText Markup Language), de esta manerapodremos publicar nuestros informes en cualquier servidor de páginasWeb. El formato que vamos a generar es estático, es decir, que cada vezque cambien los datos tendremos que volver a realizar el volcado paramantener actualizado el servidor.

1. Selecciona un informe cualquiera de una base de datos y haz clic enla opción Guardar como o exportar… del menú Archivo .Una vezaceptada la opción anterior indica dónde quieres almacenar el ficheroy con qué nombre, el archivo lo guardaremos como DocumentoHTML.

2. Después de hacer clic en el botón Exportar , Access nos preguntarási queremos alguna plantilla concreta para dar nuestro toquepersonal a la página Web. Si quieres busca en tu disco duro unaplantilla con el botón Examinar... , si no pulsa Aceptar y déjalo enblanco.


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3. Finalmente Access genera el documento en el formato indicado; paracomprobar que todo ha resultado como esperabas tendrás queacceder al directorio donde hayas almacenado el fichero y hacerdoble clic sobre él, si tienes instalado algún navegador de Internet,éste se abrirá automáticamente y mostrará el contenido de la páginaWeb correspondiente.


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Distribuir objetos mediante el correo electrónico

1. Selecciona el objeto que desees enviar por correo electrónico (eneste caso se ha seleccionado el informe de facturas de la base dedatos Gestión de facturas.mdb). Escoge la opción Enviar… del menúArchivo , a continuación se abrirá un cuadro de diálogo donde podrásescoger el formato en el que quieres que se envíe el objetoseleccionado; escoge Rich Text Format o Formato de textoenriquecido (*.rtf) , para que el fichero pueda ser leído sin problemaspor MS Word.

2. A continuación se abrirá el programa de correo que tengas instalado(siempre que sea compatible MAPI o VIM) con el fichero Facturas.rtfadjunto, completa el resto de campos necesarios para enviar elmensaje y haz clic en Enviar .

3. Cuando el correo llegue a su destino el usuario podrá leer el ficheroFacturas.rtf con MS Word haciendo doble clic sobre él.

Índice

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ÍNDICE

Activar campo .............................. 56Alto de fila .................................... 55Ancho columna............................. 55Asistente ........................................ 5Asistente para búsqueda .............. 39Asistente para consultas............... 61Asistente para formulario.............. 71Asistente para informes................ 89Asistente para tablas ...............31, 44Asistente para Web .................... 108Autoformato de informes .............. 96Ayuda........................................... 23Ayudante...................................... 23Ayudante de Office....................... 25

Barra de desplazamiento.............. 53Barra diseño tablas....................... 37Barra herramientas impresión..... 106Barra herramientas Web............. 109Barras de herramientas ...........20, 22Base de datos ........................ 1, 2, 5Bases de datos relacionales ........... 2Botón Abrir ................................... 13Botón Agregar .............................. 51Botón de Inicio ............................... 4Botón Deshacer............................ 53Botón Diseño................................ 13Botón Nuevo ................................ 13Botón Opciones............................ 26Botón Sugerencias ....................... 25Buscar archivo ............................. 21

Cambiar estilo .............................. 56Campo Autonumérico..............38, 40Campo Fecha/Hora .................38, 40Campo Memo............................... 38Campo Moneda.......................38, 40Campo Numérico ....................38, 39Campo Sí/No................................ 38Campo Texto...........................38, 39Campos........................................ 38Carácter *..................................... 58Carácter ? .................................... 58

Caracteres comodín......................58Clave principal...............................41Columnas....................................106Configuar impresión ....................104Configurar columnas ...................106Configurar página........................104Consultar base datos ....................61Consultar de selección ..................61Consultas.......................... 15, 63, 67Consultas con parámetros.............68Control formulario..........................79Control subformulario ....................82Copiar datos..................................54Correo electrónico.......................112Cortar datos ..................................54Crear base de datos......................31Crear consulta...............................64Crear formulario ............................71Crear informes ..............................88Crear tabla ..............................34, 44Criterios de selección ....................63Ctrl+F6..........................................30Cuadrícula QBE ............................64Cuadro combinado........................77Cuadro herramientas.....................76

Desactivar campo .........................56Direcciones URL .........................107Diseñar tabla...........................31, 34Diseño formulario ..........................75

Editar datos...................................53Editar formulario............................74Ejecutar ..........................................4Enlazar ...................................64, 83Entorno de trabajo.........................20Esc ...............................................30Estilo informe ................................93Explorer ......................................108Exportar ......................................108Exportar a HTML.........................110Exportar informes........................110

Índice

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F1 ................................................ 30F11 .............................................. 30F4 ................................................ 30F7 ................................................ 30F9 ................................................ 30Filtrar información......................... 57Filtro por exclusión ....................... 58Filtro por formulario .................59, 60Filtro por selección ....................... 58Finalizar sesión ............................ 12Formato celda .............................. 57Formato HTML........................... 108Formulario...............................16, 70Formulario principal ...................... 70Formulario simple....................70, 87Formularios continuos .................. 86

Generar campos........................... 42Generar informes ......................... 88Generar subformulario.................. 82

Hipervínculo ..........................38, 109Hoja de propiedades .................... 80HTML......................................... 108

Imprimir formulario...................... 104Informes..................................17, 88Internet....................................... 107Intranet....................................... 107Introducir datos ............................ 52

Lista de campos ........................... 80

Macros ......................................... 18Márgenes ................................... 105Máscara ....................................... 45Mayús+F12 .................................. 30Mayús+F2 .................................... 30Mayús+F7 .................................... 30Mayús+F9 .................................... 30Mayús+Tab .................................. 52Mayús+TAB ................................. 28Modo diseño................................. 33Modo formulario ......................74, 75Modo hoja de datos.................36, 43

Módulos ........................................19Mostrar columna ...........................55Moverse por base .........................27

Navegador ..................................107Navegador de Web .....................108Netscape.....................................108Nueva tabla...................................34

Objeto OLE...................................38Objetos de bases de datos............12Ordenación ...................................63Ordenación ascendente ..........29, 57Ordenación descendente ........29, 57Ordenar información......................57Ordenar y agrupar.......................101

Pantalla de trabajo ........................20Pegar datos ..................................54Personalizar barras .......................23Propiedades de campos................39Protocolos TCP/IP.......................107

Relaciones ........................ 48, 49, 64Resúmenes numéricos..................97Seleccionar datos..........................53

Servidor de Internet.......................27Subcarpetas..................................22Subformulario.................... 70, 82, 84

Tecla Esc......................................53Tecla TAB...............................28, 52Tipo de datos ................................38

Utilizar subformulario.....................85Utilizar teclado ..............................30

Vista diseño formulario..................75Vista formulario .............................74Vista previa ...................................18Vistas para consultas ....................64Visualizar tablas ............................27

Web ............................................107

Curso Intensivo de Microsoft Access 97 - UM · En este campo de la iniciación a la informática y...

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