Curso de MS Project Portuges

Curso de MS Project

O MS Project

O MS Project é um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos.

Este software é um trata-se de um poderoso programa de gerenciamento de projetos que você pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informações para seu projeto.

O conteúdo desta apostila é contemplado com um tutorial onde você poderá seguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.

Fundamentos de gerência de projetos

O aprendizado no MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS Project está intimamente interligado com a disciplina ou a prática da qual este vem auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas entender como é o funcionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento da gestão de projetos.

Não será abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as técnicas e as abordagens em torno da prática de gerenciamento de projetos. Serão apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindíveis para uma melhor utilização do MS Project.

Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos.

A seguir serão expostas algumas definições e informações sobre a gestão de projetos que serão úteis ao curso de MS Project.

Dentre os diversos recursos disponíveis, destacamos:

Geral

- Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60 mas totalmente superados;

- Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

- Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim, e Início-Fim;

- Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;

- Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;

- Permite uso de subprojetos;

- ossui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

- ossui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios;

- Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;

Tempo (Datas e Folgas)

- O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente;

- Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;

- O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;

- Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;

- Permite o uso do modelo probabilístico

Recursos

- Os recursos são ligados diretamente às tarefas;

- Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.

Custos

- Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

O que é um Projeto?

Projeto pode ser definido como:

“UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE”

Ou seja, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas relacionadas com a clara definição de parâmetros que permitam a efetiva administração.

Podemos resumir estas características como abaixo relacionadas, então, geralmente, um projeto:

· Possui um processo prévio de planejamento;

· Deve possuir parâmetros definidos e planejados de controle e avaliação;

· Não é repetitivo, ou seja, é inovador e é inédito;

· Possui um início e um fim determinados;

· Objetiva gerar um produto com especificações conhecidas e que seja claro e definido;

· É realizado por pessoas;

· Tem um componente de custo limitado e definido.

Assim sendo, o foco de um projeto é obter uma meta identificada.

É responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da meta, com base nos parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado.

O que é Gerenciamento de Projetos?

“Gerenciamento de projetos é a aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de”:

· Escopo, tempo, custo e qualidade;

· Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou não definidos);

· Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente.

Isso indica que para o gerenciamento de projetos não é necessário apenas a vontade ou a necessidade da realização dessa tarefa. É preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos específicos da área para melhor desempenhar as suas funções.

Existe uma tendência das empresas em administrar as operações com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prevê a aplicação das técnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na condução de operações da empresa. O termo usado para essa tendência ou filosofia é o gerenciamento por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com inúmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.”

Os Fatores Gerenciáveis no MS Project

Os fatores gerenciáveis em um projeto para o MS Project são:

Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recursos ou implicará na alteração de alguma especificação do produto.

Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo.

Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.

As Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos na Visão do PMI

O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresentá-las de forma separada, por razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de todas elas estão intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá implicar em uma deficiência do próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada tardiamente, não antes sem se ter despendido muito esforço, custo e tempo para encontrar as razões desta deficiência.

Como explica Margareth Carneiro, “durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a gerência do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais orçamentário, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto.

Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, além do prazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a gestão de um projeto tratar a questão de qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes.

Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco e comunicação. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicação também é fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicação entre os envolvidos um projeto pode estar

fadado ao insucesso. As informações devem fluir no tempo, na profundidade e no conteúdo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento.

Não devemos esquecer que os projetos são executados por pessoas. Então o cuidado com o ser humano, a motivação da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formação de time e outros aspectos são também fundamentais ao sucesso do projeto.

Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisições também são importantes para a condução de um projeto.

Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vários aspectos importantes. Esses aspectos são chamados na metodologia de disciplinas. Vimos então que apoiam a administração de projetos disciplinas de:

¨ Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto;

¨ Gerenciamento de Escopo de Projeto;

¨ Gerenciamento de Tempo do projeto;

¨ Gerenciamento do Custo;

¨ Gerenciamento da Qualidade;

¨ Gerenciamento de Recursos Humanos;

¨ Gerenciamento de Comunicação;

¨ Gerenciamento de Risco;

¨ Gerenciamento de Contratos.

Estas disciplinas juntas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas de cada uma, apoiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.

Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, até a sua conclusão. A Integração dos processos também é tratada como uma disciplina pelo PMI.”

Na perspectiva do MS Project, todas estas disciplinas ou áreas de conhecimento podem e devem ser contempladas na realização de um projeto. A metodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhos deverão ser efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a metodologia a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.

O Planejamento em Projetos

O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.

Costumeiramente, acredita-se que não é preciso dizer que, com um enfoque em projetos para uma organização, é extremamente necessário um planejamento criterioso de todas as possíveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um projeto tem, como princípio, um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante desta visão.

Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!

Não é objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project é essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.

Etapas essenciais do Planejamento no MS Project

Neste curso de MS Project, deveremos seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project. Durante o curso, cada etapa abaixo será definida no software.

O AMBIENTE DO MS PROJECT

Barra de Menus

A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opções:

1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos.2. EDITAR: Cuida da edição.3. EXIBIR: Fornece as diversas visões do projeto.4. INSERIR: Trata da inserção de dados, colunas etc.5. FORMATAR: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc.6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho.7. PROJETO: Trata da inserção e ordenamento das informações relativas às tarefas e ao projeto.8. JANELA: Trata da visualização da tela, projetos, etc.9. AJUDA: Permite tirar dúvidas on-line.

BARRA DE MENUS

Barra de Ferramentas Padrão

Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padrão contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

Barra de Formatação

Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatação, possui botões que são atalhos para comandos de formatação de tarefas e de textos.

Barra de Modos

A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, nos quais você poderá clicar para mostrar o modo desejado.

Barra de Modos

Principais Visões:

Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três formatos básicos para de exibir as informações. São eles:

· Os Gráficos - Que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.

· As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.)

· Os Formulários – Que representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar as informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, em nosso curso básico iremos estudar as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e condução de projetos.

Desta forma, as principais visões são:

· O Gráfico de Gantt;

· A Planilha de Recursos;

· O Gráfico de Recursos;

· A Planilha de Uso do Recurso;

· A Planilha de Uso da Tarefa;

· Diagrama de Rede.

O Gráfico de Gantt:

Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualização quando incializamos o software.

O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras.

No lado esquerdo desse modo de exibição estão as colunas nas quais você pode inserir e modificar os nomes, durações, datas de início e de término e outras informações sobre as tarefas.

No lado direito desse modo de exibição, você pode usar as barras de Gantt para exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e de término em uma escala de tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as tarefas do seu projeto estão agendadas para ocorrer.

Use o Gráfico de Gantt para:

· Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas;

· Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas;

· Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas;

· Controlar o andamento do seu projeto;

· Alterar as informações exibidas;

· Alterar as unidades de tempo que são exibidas;

A Planilha de Recursos:

O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as informações sobre cada recurso do Projeto.

Use a Planilha de Recursos para:

· Inserir e editar informações sobre recursos do projeto;

· Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso;

· Analisar os custos dos recursos;

· Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

O Gráfico de Recursos:

O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informações sobre a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo.

Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compará-los.

Use o Gráfico de Recursos para:

· Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação.

· Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar.

· Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha.

· Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional.

· Analisar os custos dos recursos

A Planilha de Uso do Recurso:

A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles.

Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão que desempenhar no projeto.

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

· Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso;

· Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação.

· Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme.

· Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de trabalho adicionais.

· Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas.

· Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica.

· Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

A Planilha de Uso da Tarefa:

O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas.

Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:

· Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas.

· Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e disponibilidade de trabalho.

· Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos.

· Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas.

· Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

· Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

O Diagrama de Rede:

O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas.

Use o Diagrama de Rede Para:

· Criar e ajustar a sua agenda;

· Vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as datas de início e término;

· Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não iniciadas;

· Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas específicas.

Abrindo um Novo Arquivo no MS Project:

Ao abrir o MS Project pela primeira vez, ele apresentará uma janela com o software e outra com a sua ajuda.

Utilize-se da ajuda do próprio software sempre que precisar. Ela é de grande auxílio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.

Feche ou minimize a ajuda. Em seqüência, vamos criar um modelo de trabalho.

Criando um Modelo de Arquivo no MS Project:

O MS Project possui, por padrão, uma formatação própria que nem sempre representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Além disso a criação de um modelo facilitará nossos trabalho futuros.

Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:

- Clique, na Barra de Ferramentas, no ícone Novo;

- Na janela Informações sobre o projeto, clique em OK;

Deverá abrir a seguinte janela:

Como estaremos trabalhando com um modelo, não se faz necessário estabelecer a data de início de projetos agora. Então, basta apenas manter todas as informações e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de Informações sobre o projeto.

Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Salvar;

Deverá aparecer a seguinte janela:

Siga os procedimentos abaixo:

· No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo.

· No campo Salvar como tipo, selecione Modelo.

· Clique em salvar.

Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project, a etapa seguinte será a de formatá-lo segundo as nossas necessidades.

Formatando o Modelo de Trabalho:

Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos:

Defina o tipo de Cronograma “Padrão”, na Barra de Ferramentas, em Ferramentas/Opções/Calendário.

Na pasta Calendário, na janela Opções, defina a estrutura padrão de trabalho da sua organização. Por exemplo, por padrão, o MS Project define a Hora de início padrão como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início de trabalho for 08:00, digite este horário na janela respectiva. Faça as alterações necessárias aqui para definir o padrão de calendário da sua organização. Quando estiver terminado clique no ícone Definir como padrão e em OK.

Defina a carga horária padrão, os dias úteis e os feriados ao longo da duração do projeto em

Ferramentas/Alterar Período de Trabalho.

Nesta janela devemos alterar o padrão do MS Project para o período de trabalho desejado. Por padrão, este software não possui nenhum feriado marcado e o horário padrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00.

Como exemplo, vamos alterar o horário padrão, de segunda-feira a sexta-feira, 08:00 às 12:00 e de 14:00 às 19:00. Para isso, na janela Alterar período de trabalho, no espaço “Data(s) selecionada(s)”, clique nas letras dos respectivos dias que queremos modificar, segure o botão direito clicado e arraste passando de “S, T, Q, Q até S”. Você deverá ter a janela na aparência da figura acima. No espaço “Definir a(s) data(s) selecionada(s)” como: Modifique o horário para o nosso horário sugerido como exemplo.

Este nosso procedimento irá modificar o horário para todos os dias da semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso você possa precisar modificar um dia específico, semana ou mês, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no mês sem selecionar pelas letras da semana como feito acima.

Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2002.

Utilizando a barra de rolagem do campo “Data(s) selecionada(s)”, clique na seta para baixo ou para cima até que o calendário indique o mês de dezembro. Clique no dia 25 e em seqüência no espaço “Período de Folga”, no campo “Definir a(s) data(s) selecionada(s)”, como na figura abaixo.

Deste modo, podemos fazer qualquer adaptação no calendário do MS Project para que ele reflita exatamente o calendário que queremos.

Ao final de sua formatação, clique em OK.

Trabalhando com um Novo Arquivo:

Após ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto.

Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma pasta para guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu projeto.

Defina o Escopo Básico do seu Projeto

Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas envolvidas, as pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcançar. Para ajudá-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações sobre o projeto e consultá-las ou imprimi-las quando necessário.

Siga os seguintes procedimentos:

· No menu Arquivo, clique em Propriedades.

· Na guia Resumo, insira as informações para o seu projeto, tal como as pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto, o objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitação conhecida que possa dificultar a obtenção do objetivo e outras anotações gerais sobre o projeto.

Defina a Data de Início do Projeto:

Após a definição de um escopo básico para o nosso projeto e criar um novo arquivo, devemos designar uma data de início ou término provável do projeto. Caso você não queira ou não tenha certeza da data de início ou término do projeto, o Microsoft Project usará automaticamente a data atual como a data de início e você poderá inserir a data posteriormente.

Para definir a data de início do projeto, siga os seguintes procedimentos:

¨ Clique em Projeto e Informações sobre projeto na barra de ferramentas Padrão;

¨ No campo Agendar a partir de, selecione se você deseja agendar a partir do fim ou do início do projeto. O agendamento A partir da data de início do projeto indisponibiliza que você escolha a data final do projeto. Toda a duração do projeto será calculada a partir do início estipulado. O agendamento a partir da data de término do projeto indisponibiliza que você selecione a data de início do projeto. Toda a duração do projeto será calculada a partir do final determinado.

¨ No campo Data de início, selecione a data desejada se você escolheu o agendamento a partir da data de início do projeto;

¨ No campo Data de término, selecione a data desejada se você escolheu o agendamento a partir da data de término do projeto;

¨ Clique em OK.

Exercício 1 - Criando um projeto simples

Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project.

O exemplo abaixo refere-se às etapas de construção de uma pequena casa, sua duração (está apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias, meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas.

Código Atividade Precedência Imediata

Tempo

(Horas)

A Verificar partes com defeito (com a máquina em operação)

- 8

B Desmontar a máquina deixando as partes sobre a fundação

A 10

C Transportar partes da máquina até a oficina de reparo B 4

D Desmontar fundação antiga C 6

E Consertar as partes da máquina na oficina C 18

F Construir nova fundação D 15

G Transportar partes reformadas até a fábrica E 4

H Montar a máquina G 15

I Posicionar máquina montada sobre a nova fundação H, F 3

J Efetuar os teste finais I 2

Tabela 2.1 – Informações para montagem da rede

Graficamente, poderíamos representar o projeto da seguinte forma:

Figura 2.1 - Projeto Montagem da Rede

Definindo a Estrutura e os Vínculos de Tarefas do Projeto:

No MS Project, todas as ações, atividades (ou fases de um projeto), são denominadas Tarefas. Tarefa são atividade que tem início e fim determinados e a conclusão de uma tarefa é pré-requisito para a conclusão do projeto. Os projetos são constituídos de tarefas.

Inserindo Tarefas no Projeto:

Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir:

¨ No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do seu projeto;

¨ Digite ENTER.

Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre será o nome do próprio projeto!

Criando uma Estrutura de Tarefas:

Depois que você inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa abrangente ou tarefa resumo.

Você pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e as subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas subtarefas, que são as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Você pode recuar tarefas em quantos níveis precisar para refletir a organização do seu projeto.

Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo:

¨ Após ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que vc deseja e clique em Recuo na Barra de Formatação para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da tarefa que será a tarefa resumo.

Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a direita!

Vinculando Tarefas:

Depois de decidir a ordem das suas tarefas, você estará pronto para colocá-las em seqüência vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Outras podem depender da data de início de uma tarefa predecessora.

Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas. Quando você vincula tarefas, é definida uma dependência entre as datas de início e de término.

Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:

· No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular.

· Clique em Vincular tarefas .

Tipo de Vínculos:

Vínculo é a natureza da relação entre duas tarefas vinculadas. Você vincula tarefas definindo uma dependência entre as datas de início e de término. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do início da tarefa "Pintar Parede". Há quatro tipos de dependência entre tarefas no Microsoft Project:

· Término-a-início (TI) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.

· Início-a-início (II) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

· Término-a-término (TT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) termine.

· Início-a-término (IT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

Alterando os Vínculos entre Tarefas:

Há quatro tipos de dependência entre tarefas: término-a-início (TI), início-a-início (II), término-a-término (TT) e início-a-término (IT).

Para alterar o tipo de vínculo, siga os passos abaixo:

· No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes sobre a linha de vínculo;

· Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vínculo desejado.

Definindo a Duração das Tarefas:

Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida.

Não se deve insirir datas nos campos Início e Término de cada tarefa. O Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tareva e em como elas são relacionadas.

O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo.

Para inserir uma duração, em cada tarefa, no campo Duração, digite a quantidade de tempo que cada tarefa levará em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar o período de folga.

Você pode usar as abreviações a seguir:

· meses = me

· semanas = s

· dias = d

· horas = h

· minutos = m

Duração Estimada?

Duração estimada é uma duração para a qual você tem informações suficientes apenas para determinar um valor provisório e não final.

Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração.

Determinando o Tipo de Tarefa:

Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho.

O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.

Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.

Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor nós tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a duração desta modificou. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho.

Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma viagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, não importa a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma.

Ou seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não se modificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho.

Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo.

Devemos além de determinar se a tarefa tem ou não controle de empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

A manutenção da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado pelo empenho poderá ocasionar vários efeitos na duração e nas unidades dependendo do tipo de tarefa.

Por padrão, no MS Project as tarefas são de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração.

Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos unidades de atribuição.

Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho.

Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá.

Como Escolher o Tipo de Atividade:

Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:

· No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela;

· Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou não;

· Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

Definindo os Recursos do Projeto:

A atribuição de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padrão, o Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos atribuídos e na sua alocação à tarefa. Além disso, se você atribuir recursos, o Microsoft Project poderá fornecer informações para ajudá-lo a gerenciá-los. Por exemplo, o Microsoft Project pode identificar os recursos que precisarão trabalhar com horas extras e informar o custo de cada recurso.

Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.

Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela conclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu projeto e atribuí-los às tarefas.

Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

· Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na conclusão das tarefas.

· Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem supervisionadas é menor.

· Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de sua provável conclusão.

· Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou bastante trabalho.

· Controlar o tempo e os custos dos recursos

Tipos de Recurso:

Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas.

Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

Criando uma Lista de Recursos:

Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos.

Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso.

Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo:

· Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos;

· No campo Nome do recurso, digite os recurso;

· No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material;

· Preencha as demais informações sobre o recurso.

Alocando Recursos:

Para atribuir recursos, siga os passos a seguir:

· Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt.

· No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que será atribuída um recurso.

· Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Atribuir recursos .

· No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa.

· Clique em Atribuir.

Sugestões:

· Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades.

· Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos não-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.

· Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.

· Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt.

Alterar a agenda de trabalho de um recurso

Como padrão, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendário do projeto são os dias livres e as horas de trabalho padrão para cada recurso. Caso seus recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, você pode usar esse calendário para todos os recursos. Mas, se precisar especificar períodos de trabalho diferentes para recursos específicos, você pode modificar calendários de recursos individuais para tais recursos.

· No menu Ferramentas, clique em "Alterar o período de trabalho".

· Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar.

· No calendário, selecione os dias que você deseja alterar.

Superalocação de Recursos:

Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou planilha, a superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.

Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, será necessário determinar que recursos são superalocados, quando ficam superalocados e a quais tarefas estão atribuídos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para um momento quando o recurso estiver disponível.

Para verificar superalocação, siga os passos abaixo:

· No menu Exibir, clique em Uso do recurso.

· O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso está trabalhando, as horas totais em que o recurso está trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por período de tempo na escala de tempo.

· Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm tarefas listadas sob seus nomes.

· Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não atribuído no campo Nome do recurso.

· No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados.

· Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados serão exibidos e realçados.

Para solucionar superalocação:

Podemos resolver superalocação de dois modos: Reduzindo o trabalho de um recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.

Reduzir o trabalho de um recurso

Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um período de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalização de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nível mais detalhado.

· Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupados embaixo das tarefas às quais estão atribuídos.

· Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribuídos.

· Atenção: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuição de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.

· Obs: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais estão atribuídos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

Reatribuir trabalho a outro recurso

Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outros métodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro recurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite causar uma superalocação do recurso de substituição.

· Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

· No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocação.

· Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia.

· Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita reatribuir.

· Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.

Padronizando Procedimentos

Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opção Tools (Ferramentas) do Menu Principal, selecione Options... (Opções...).

Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de duração das tarefas. Inicialmente, o padrão é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de tempo da duração da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a duração em dias. Se quiser alterar este padrão, após acessar a tela Options... (Opções...), clique em Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered in (A duração é inserida em) para o valor desejado como padrão.

Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica os dias de trabalho, horário do expediente e feriados. O calendário padrão (Standard) pressupões que:

- A semana começa no domingo

- Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira

- Os dias de descanso são o sábado e o domingo

- O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00

- Não há feriado

É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto.

Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia Calendar (Calendário) que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas. Veremos adiante como alterá-las (Capítulo 4).

O Diagrama da Rede

Além do Gráfico de Gantt, podemos visualizar o projeto através do Diagrama da Rede, que nos mostra a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamado Diagrama de Precedências).

Para isso, na Barra de Modos clique no botão Network Diagram (Diagrama da Rede). A Figura 2.6 apresenta a aparência do Diagrama da Rede.

Figura 2.6 – Diagrama da Rede

Assim como o Gráfico de Gantt, diversas opções estão disponíveis para o Diagrama da Rede. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer parte do diagrama.

Para focalizar o diagrama na tela, utilize os botões de zoom:

Também para imprimir o Diagrama da Rede, siga as orientações para impressão do Gráfico de Gantt, ou seja, selecione File (Arquivo) e depois Print... (Imprimir...).

A Visualização “Calendário”

Figura 2.7 – Visualização em Modo Calendário

Dentre as diversas formas de visualização do projeto, temos ainda a visualização Calendário (Figura 2.7), onde aparece o que é executado em cada semana do projeto. Para acessar essa forma de visualização, clique no botão Calendar (Calendário) da Barra de Modos - ou clique em View (Exibir) no Menu Principal e selecione a opção Calendar (Calendário).

Esta forma de apresentação é bastante interessante e fácil de visualizar o projeto, visto que guarda grande semelhança com as agendas manuais.

Salvando o Projeto

Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que é o mesmo para todos os programas Microsoft):

- Clique em File (Arquivo) no Menu de Opções

- Selecione a opção Save (Salvar)

- Digite o nome do arquivo

- Clique no botão Save (Salvar)

Após clicar no botão Save (Salvar), o MS Project apresentará a seguinte janela:

Figura 2.8 – Opção de Salvamento

A linha de base é uma base para comparação. Caso você salve o projeto com uma linha de base, as informações iniciais de tempo, recursos e custos serão armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparações do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alterações. Após fazer a sua escolha, clique no botão OK.

Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada acima (Figura 2.8) não será mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situação em que já se efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, aponte

para a opção Tracking (Controle) e selecione Save Baseline... (Salvar Linha de Base...). Figura 2.9.

Figura 2.9 – Janela de Salvamento da Linha de Base

A opção Save interim plan (Salvar plano provisório), que aparece na janela acima, é útil para efetuar simulações de planejamento, salvando um plano atual como “plano provisório”. Isto é válido somente para as datas de início e término informadas.

Também é possível apagar a linha de base. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, aponte para Tracking (Controle) e selecione a opção Clear baseline... (Limpar linha de base...).

Salvamento Automático

O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo de tempo. Para isso, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, selecione a opção Options... (Opções...), clique na guia Save (Salvar) e informe o intervalo de tempo desejado (em minutos).

Este procedimento é importante, pois em caso de falta de energia ou problema no programa (aquela maldita mensagem “Este programa efetuou uma operação ilegal e será fechado”) o seu trabalho não será totalmente perdido.

A duração do projeto

Após fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua duração total. Esta informação está disponível na tela Estatísticas. Para acessá-la, clique em Project (Projeto), no Menu Principal, selecione a opção Project Information (Informações sobre o projeto) – observe que esta é a tela apresentada ao iniciar-se um projeto (Figura 2.2) – e clique no botão Statistics... (Estatísticas...). a Figura 3.1 apresenta a tela de Estatísticas.

Figura 3.1 – Tela de Estatísticas

O MS Project automaticamente calcula as datas de um projeto (inclusive de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados. Para isso são utilizadas as Informações sobre o projeto.

Cálculos de Datas no MS Project

No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são as seguintes:

Início: Early Start (Início Mais Cedo) – primeira data de início

Término: Early Finish (Término Mais Cedo) – primeira data de término

Início atrasado: Late Start (Início Atrasado) – última data de início

Término atrasado: Late Finish (Término Mais Tarde) – última data de término

Essas informações são apresentadas na Agenda. Para acessá-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table (Tabela) e selecione Schedule (Agenda). Conforme mostramos no item anterior, o próprio projeto, como um todo, deve possuir uma data a ser escolhida entre as opções Data de início do projeto ou Data de término do projeto. Assim, têm-se as seguintes opções para o cálculo das datas das tarefas de um projeto:

- Fornecer Data de início do projeto: inicialmente o programa calcula as “primeiras datas de início” das tarefas do início para o fim do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de início do projeto. A seguir, o cálculo das “últimas datas de início” é feito do fim do projeto para o início e baseia-se na maior data das últimas tarefas, obtida no processo de cálculo da primeira etapa.

- Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa calcula as “últimas datas de início” das tarefas do fim para o início do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de término do projeto. A seguir, o cálculo das “primeiras datas de início” é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtidas no processo de cálculo da primeira etapa.

Além das datas acima, o MS Project fornece também dois valores para as folgas das tarefas:

- Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack)

- Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack)

Caminho Crítico

Chama-se de caminho crítico aquela seqüência de tarefas que define a duração do projeto. As tarefas críticas possuem valor nulo para Folga Total (Total Slack) ou Margem de Atraso Total. No MS Project é possível informar que devem ser consideradas como críticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor – clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opção Options... (Opções...), clique na guia Calculation (Cálculo) e verifique o campo Tasks are critical if slack is less than or equal to ... days (Tarefas são críticas se o valor de Folga Total é menor ou igual a ... dias). Como sabemos do PERT/CPM, uma rede pode conter um ou mais caminhos críticos.

Múltiplos Caminhos Críticos

No exemplo apresentado, a rede encerrou-se com uma única tarefa. Quando temos diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui diversos “caminhos de encerramento”. É comum que apenas um deles defina a duração do projeto: ele constitui o caminho crítico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crítico. Esta situação (existência de folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente não agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como críticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O MS Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opções de cálculo das “datas atrasadas” (ou “últimas datas de término”) para os diversos caminhos que chegam ao final:

- Utilizar, para todas as “últimas tarefas”, a maior data de término encontrada entre todas as “últimas tarefas da rede”;

- Utilizar, para cada “última tarefa”, a sua própria data de término. Neste caso tem-se a situação denominada “múltiplos caminhos críticos”.

Para ativar uma opção ou outra, deve-se ativar ou não o campo Calculate multiple critical paths (Calcular vários caminhos críticos), que aparece clicando-se na opção Tools (Ferramentas), do Menu Principal, opção Options... (Opções...), guia Calculation (Cálculo).

Calendário de Trabalho

As informações referentes aos dias e horários de trabalho constituem o que se chama Calendário de Trabalho. Para acessá-las, clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opção Change Working Time... (Alterar o período de trabalho...). deverá aparecer uma tela como a apresentada na Figura 3.2:

Figura 3.2 – Calendário de Trabalho

As informações apresentadas, como você pode ver no campo For (Para), são do calendário padrão. Esta tela permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os existentes. O MS Project oferece três opções de período de trabalho ou calendário:

- Standard (Standard)

- 24 Horas (24 Hours)

- Turno Noturno (Night Shift)

Selecione cada uma das opções do campo For (Para) e verifique, de acordo com a legenda apresentada do lado direito do calendário (legend), os dias/horários de trabalho e de folga para cada calendário.

Para marcar um determinado dia como feriado, por exemplo, você seleciona o mês, clicando na barra de rolagem, dá um clique sobre o dia no calendário e seleciona a opção Nonworking time (Período de folga) no campo Set selected date(s) to (Definir a(s) data(s) selecionada(s) como) do lado direito do calendário.

Quando o calendário “Standard” não atender ao projeto, é recomendável que se defina um novo calendário antes de se fornecer a lista de tarefas. É possível efetuar alterações no calendário de um projeto existente, porém deve-se ter o cuidado de com as tarefas cujas durações estejam definidas em semanas, meses ou anos, pois, nestes casos, resultados imprevisíveis podem ocorrer. O ideal, neste caso, é que as tarefas estejam definidas em dias úteis.

Observação:

É possível informar que uma tarefa deve ser executada na forma de “dias corridos”, sem ser necessária a alteração do calendário. Neste caso, deve-se digitar, por exemplo, 3dd no campo Duração da citada tarefa.

Modelo Probabilístico

O MS Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. Nesta opção, você informa a duração otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. para acessá-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table... (Tabela...), selecione More Tables... (Mais tabelas...) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A tabela da Figura 3.3 deverá aparecer.

Figura 3.3 – Tabela do Modelo Probabilístico

Cada duração do modelo probabilístico tem um peso padrão:

- Duração Otimista (Optimistic Duration) - DO: Peso padrão = 1

- Duração Esperada (Expected Duration) - DE: Peso padrão = 4

- Duração Pessimista (Pessimistic (Duration) - DP: Peso padrão = 1

Os pesos padrões podem ser alterados pelo usuário. Para isso, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Toolbars (Barras de Ferramentas) e selecione PERT Analysis (Análise PERT).

Na barra de ferramentas que será exibida, clique no botão Set PERT Weights (Níveis de importância PERT). A partir da duração definida, o MS Project calculará a duração mais provável (DMP) da seguinte maneira:

DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6

Quando o cálculo é solicitado – clique no botão Calculate PERT (Calcular PERT) na barra de ferramentas Análise PERT -, o valor de DMP substitui o campo Duração das tarefas.

Custos

Certamente, o custo é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades:

- Custo fixo da tarefa;

- Custo dos recursos que estão alocados às tarefas

Custos Fixos

Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo.

Para isso, clique em View (Exibir), aponte para Table... (Tabela...) e selecione Custo (Cost). Será apresentada a tabela da Figura 4.1:

Figura 4.1 – Tabela de Informações de Custos

As colunas da tabelas têm o seguinte significado:

- Fixed Cost (Custo Fixo):

· Para atividades planejadas é igual ao custo planejado

· Para atividades completadas é igual ao custo real

· Para atividades em andamento é igual ao custo planejado + o custo real.

- Fixed Cost Accural (Acumulação de Custo Fixo): têm-se as seguintes opções:

· Start (Início): o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa;

· End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa;

· Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa.

- Total Cost (Custo Total): é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos);

- Baseline (Linha de Base): é o custo “congelado” em uma determinada data. É calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total);

- Variance (Variação): representa a variação entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo;

- Actual (Real): custo verdadeiro da execução da tarefa;

- Remaining (Restante): custo restante

Um Exemplo de Custo Fixo

Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informações de custo, como mostra a tabela abaixo:

Tabela 4.1 – Informações de Custos do Projeto

Para entrar com as informações de custo, siga as opções apresentadas no item Custos Fixos. Aparecerá a tela da Figura 2.15 e você deverá digitar os dados na coluna Fixed Cost (Custo Fixo). Dessa forma, o MS Project passará a considerar as informações de custo do seu projeto.

6. RELATÓRIOS

Diversos relatórios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contêm uma série de informações sobre o projeto que não aparecem nos diagramas. Para acessar as opções de relatórios, clique em View (Exibir) no Menu Principal e depois selecione a opção Reports... (Relatórios...). Aparecerá uma janela como a mostrada na Figura 5.1:

Figura 5.1 – Janela de Seleção de Relatórios

Esta janela apresenta as categorias de relatórios. Clicando na categoria desejada, você poderá ver as opções de relatório propriamente ditas clicando no botão Select (Selecione). São as seguintes as categorias e respectivos relatórios disponíveis:

- Overview (Visão Geral) – fornecem uma visão geral do projeto

- Project summary (Resumo do projeto)

- Top-Level Tasks (Tarefas de nível superior)

- Critical Tasks (Tarefas críticas)

- Milestones (Etapas)

- Working Days (Dias úteis)

- Current Activities (Tarefas Atuais)

- Unstarted Tasks (Tarefas não iniciadas)

- Tasks started soon (Tarefas com início breve)

- Tasks in Progress (Tarefas em andamento)

- Completed Tasks (Tarefas concluídas)

- Should Have Started Tasks (Tarefas que deveriam ter iniciado)

- Slipping Tasks (Tarefas adiadas): tarefas que foram empurradas para a frente devido a um atraso de outras tarefas

- Costs (Custos)

- Cash Flow (Fluxo de Caixa): mostra os custos de forma distribuída no tempo

- Budget (Orçamento): listagem das tarefas, atribuições, seus custos, datas etc.

- Overbudget Tasks (Tarefas com orçamento estourado)

- Overbudget Resources (Recursos com orçamento estourado)

- Earned Value (Valor Acumulado): mostra o desempenho do projeto

- Assignments (Atribuições)

- Who Does What (Quem faz o que)

- Who Does What When (Quem faz o que quando)

- To-do List

- Overallocated Resources

- Workload (Carga de Trabalho)

- Task Usage

- Resource Usage

- Custom (Personalizados)

Uma vez selecionada a categoria e dentro da categoria o relatório a imprimir, clique no botão Select (Selecione) e o relatório será emitido. Primeiramente, será apresentado na tela. Caso queira realmente imprimir, clique no botão Print... (Imprimir...), que aparece no alto da tela.

A Linha de Base:

O que é uma linha de base?

Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto.

Por que devo criar uma linha de base?

A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição.

Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variação de custo será de R$10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos.

Quando devo criar uma linha de base?

Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar.

Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Você poderá modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso.

O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Por exemplo, quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project copia as informações dos campos Início e Término para os campos Início da linha de base e Término da linha de base.

Você pode modificar os dados da linha de base para acomodar as alterações efetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinação, adição e exclusão de tarefas.

Também pode remover todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você desejar usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.

Como criar uma linha de base?

Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir:

· Na barra de ferramentas, clique no ícone Salvar,

· Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto;

· Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execução do projeto;

· Clique em OK;

· Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha de base;

· Clique em OK.

Acompanhando o Projeto:

Quando você gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do triângulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois.

Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alterações de recursos podem causar problemas em sua agenda.

Se você mantiver as informações do projeto atualizadas, você sempre poderá ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, você pode identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o êxito do projeto e usar o Microsoft Project para encontrar soluções.

Para manter o seu projeto dentro da programação, certifique-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final.

O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Você pode então ajustar a dependência entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais.

O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa.

Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibição Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas.

Para acompanhar um projeto no Ms Project, siga os passos abaixo:

· No menu Exibir, clique em Gantt de controle.

· Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Variação.

· Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação.

· No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle.

· Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.

· Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida, clique em Atualizar como agendado .

· Se a tarefa não estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.

· No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas .

· Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Início ou Término.

· Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluída; o Microsoft Project assumirá que a data está correta e reagendará as tarefas apropriadamente.

· Clique em OK.

Exercício 2 - Projeto de Reforma de Escritório

Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma de Escritório.

ATIVIDADES DURAÇÃO

Início do Projeto 0d

Planejamento 10d

Escrever proposta 3d

Contratar arquiteto 2d

Localizar nova instalação 1s

Apresentar a proposta 2d

Aprovação pela corporação 0d

Negociar novo aluguel 4d

Finalizar plantas 2s

Selecionar subcontratados 1,5s

Contratar empresa de mudanças 3d

Submeter plantas 1,5s

Permissão recebida 0d

Remodelagem 10d

Demolição do espaço existente 3d

Estruturar paredes interiores 4d

Instalação elétrica 6,5d

Instalação de linhas telefônicas e de dados 3d

Terminar paredes 2s

Instalar portas e hardware 3d

Pintura 4d

Instalar carpetes no espaço do escritório 3d

Instalar vinil: sala do servidor 3d

Acabamento e fixação final 1s

Testar sistemas 2d

Retocagem 3d

Limpeza final 2d

Remodelação completada 0d

Mudança 2d

Espaço do escritório 2d

Desconectar computadores/equip. 2d

Desmontar móveis 2d

Mudar móveis/equip./caixas 4h

Montar móveis 2d

Reconectar computadores/equip. 2d

Espaço do escritório completado 0d

Sala do servidor 2d

Desconectar servidor 2d

Mover servidor 4h

Reconectar servidor 2d

Testar servidor 1d

Sala do servidor completada 0d

Reinauguração do Escritório 0d

Compreendendo Etapas e Tarefas

A criação de uma estrutura de tópicos hierárquica organiza as tarefas do projeto em grupos.

Cada grupo de tarefas é precedido por uma tarefa de resumo, que descreve as tarefas dentro do grupo; cada nível dentro da estrutura de tópicos fornece mais detalhes da tarefa.

Uma estrutura de tópicos pode ser criada para tornar mais fácil a leitura de listas de tarefas longas para dividir um projeto em fases distintas ou para criar uma visualização de alto nível do projeto para fins de administração.

Uma estrutura de tópicos pode ocorrer a qualquer momento durante o processo de agendamento; entretanto, é muito mais fácil organizá-la no início.

Definindo Etapas e Tarefas

Você pode definir etapas para seu projeto, cada etapa pode conter uma série de tarefas.

Para tanto, digite o nome da etapa, nos campos subsequentes digite o nome das tarefas que compõe esta etapa, selecione todas as tarefas e clique sobre o botão (Indent) da Barra de ferramentas, as tarefas selecionadas serão apresentadas como um conjunto de tarefas (uma etapa) que leva o nome do campo imediatamente superior à seleção.

Uma etapa pode conter outras etapas.

Para anular a indentação, selecione a tarefa ou etapa e clique sobre o botão (Outdent) da Barra de Ferramentas.

Você pode visualizar apenas as etapas clicando sobre o botão (Hide Subtasks), ou estas e suas tarefas clicando sobre o botão (Show Subtasks).

- Para ver todas as tarefas clique sobre o botão (Show All).

- E há ainda um botão que permite verificar se uma etapa tem outras etapas ou tarefas ocultas, clique sobre o botão (Outline Symbols)

- As tarefas (ou etapas) ficarão com um sinal de "mais" ou de "menos" indicando se há ou não tarefas ocultas.

Utilizando todas as ferramentas, neste exemplo o seu projeto exibirá dessa forma:

Para visualizar a numeração das etapas e suas tarefas escolha na Barra de Menu Tools, Options... , na caixa de diálogo "Options", escolha a guia "View", e então, no campo "Outline Options" demarque a caixa de verificação Show Outline Number.

Estabelecendo Relações de Dependência entre as Tarefas

Você pode estabelecer vínculos de dependência entre as tarefas, de modo que uma só comece ao terminar outra, ou que venham a terminar simultaneamente e assim por diante.

Uma tarefa pode ter relação de dependência com várias outras.

Para fazê-lo selecione as tarefas ou etapas e clique sobre o botão (Link Tasks).

Utilize assim para vinculá-las.

Seu gráfico de Gantt se tornará assim:

Para selecionar campos não contíguos, pressione a tecla CTRL enquanto seleciona as várias tarefas desejadas com o clicar do mouse.

A operação de criar dependência entre tarefas (ou etapas) também pode ser feita através do mouse, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra que representa a duração da tarefa no diagrama de Gantt, o ponteiro do mouse

assumirá a forma de uma cruz de setas clique e arraste verticalmente até a tarefa com qual queira criar vínculo.

Para extinguir a relação de dependência entre tarefas, selecione-as e clique sobre o botão (Unlink Tasks).Dependências entre as tarefas

Quando uma tarefa é introduzida inicialmente no Project, ela é programada para começar na data de início do projeto. Vinculando as tarefas, você estabelece uma dependência que determina a seqüência de tarefas.

Por seguinte, o Project agenda as tarefas definindo as datas de início e de término de cada tarefa.

As barras de Gantt no modo Gráfico de Gantt são então movidas para as data apropriada na escala de tempo, e linhas de vínculo são desenhadas para mostrar a dependência.

Existem quatro tipos de dependências de tarefas: término-a-início, término - a - término, início-a-início e início-a-término. A dependência término-a-início é a mais comum, enquanto a depêndencia início-a-término é a menos comum. Uma descrição e um exemplo de cada dependência são fornecidos na tabela a seguir.

Descrição Exemplo

Para alterar os tipos de dependências entre as tarefas e só clicar duas vezes na seta que liga as tarefas, no diagrama de Gantt.

Será apresentada a caixa de diálogo "Task Dependency", na caixa de listagem em cortina "Type" você pode determinar o tipo de dependência:

- "Finish to Start", é necessário que termine uma para iniciar outra; - "Start to Start", as tarefas devem iniciar simultaneamente; - "Finish to Finish", as tarefas devem terminar simultaneamente; - "Start to Finish", o início da tarefa se dá no término da outra; e, -"(None)", as tarefas se tornam independentes.

Logicamente haverá muitas mudanças em seu projeto, por isso o Project se torna flexível a adiantamentos que ocorrem no decorrer do projeto. Se por exemplo tiver alguma tarefa que atrasou da data de início é só clicar duas vezes na linha de vínculo e na caixa de texto " Lag" e digitar o tempo de atraso, caso ocorra o contrário, se adiantou, é só digitar na caixa de texto " Lag " e o tempo de adiantamento, conforme o desenho abaixo:

Caminho Crítico

O caminho crítico identifica aquelas tarefas que são cruciais para a duração do projeto. Um caminho crítico não pode ter a duração ampliada nem sua data de início retardada sem causar impacto na data final do projeto. As tarefas críticas formam um caminho crítico ao longo do projeto.

Quando uma agenda de projeto é formatada para apresentar o caminho crítico, você pode reduzir ou ampliar a duração total desse projeto, mudando a duração, as dependências ou os recursos das tarefas críticas.

Para formatar o gráfico de Gantt de modo que esse apresente automaticamente o caminho crítico, use o Assistente de gráficos de Gantt.

Exercício 3

Cenário

Como você se saiu muito bem com a agenda para o projeto de remanejamento do escritório corporativo, o departamento executivo pediu-lhe para criar uma agenda para a reunião anual dos acionistas. Você começará estabelecendo um novo arquivo de projeto com uma data inicial e informações de propriedades de projeto. Em seguida, usará a reunião de equipe de projeto para desenvolver idéias sobre as tarefas e durações do projeto. Você também dividirá o projeto em três fases, vinculará as tarefas e iniciará o processo de identificação das alterações nas dependências para refinar ainda mais o modo pelo qual as tarefas vão ser executadas.

Passo 1:

Crie um novo arquivo, com a data inicial 7 de julho de 2001.

Introduza como título " Reunião de Acionistas " e "Relatório Anual de 2001" como assunto do projeto e no autor e diretor o seu nome completo.

Salve o arquivo como revisão1.

Passo2:

Durante a reunião da equipe de projeto, você introduzirá as informações no Project. Você também editará a lista de tarefas à medida que os membros da equipe aparecem com mais informações.

Introduza as tarefas e durações a seguir na lista de tarefas.

1. Insira uma nova tarefa, Marcar centro de conferência, com uma duração de 2 dias , antes da tarefa 2, Imprimir carta.

2. Mova a tarefa 3, Imprimir carta, para depois da tarefa 5, Desenvolver carta, usando a técnica de arrastar-e-soltar.

3. Exclua a tarefa 7, Imprimir menu do serviço de bufê.

4. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 3:

Estruture as tarefas do projeto

A primeira reunião da equipe foi um sucesso e a lista de tarefas foi desenvolvida. Agora, você usará uma estrutura de tópicos para subdividir o projeto em grupos de tarefas relacionadas, chamadas fases. Cada fase será atribuída a um grupo dentro da equipe de projeto para uma avaliação mais detalhada.

1. Insira uma nova tarefa 1, Reunião dos Acionistas, e depois recue as tarefas 2 até 20.

2. Estruture a lista de tarefas em tópicos , em três grupos, como indicado a seguir:

Recue a tarefa 3 até a tarefa 6. Recue a tarefa 8 até a tarefa 13

Recue a tarefa 15 até a tarefa 19.

3. Oculte as subtarefas da tarefa de resumo 7, Carta de notificação, e a tarefa de resumo 14, Detalhes da reunião.

4. Mostre a estrutura de tópicos inteira.


Passo 4:

Vincule Tarefas

Antes que as fases sejam entregues para os grupos da equipe de projeto, você vinculará todas as tarefas em uma dependência término-a-início. Você também fará algumas mudanças preliminares na dependência, com base em seu conhecimento das tarefas dentro do projeto.

1. Vincule todas as tarefas em uma dependência término-a-inicío.

2. Desvincule a tarefa de resumo 7, Carta de notificação, e a tarefa de resumo 14, Detalhes da reunião.

3. Vincule a tarefa de resumo 2, Planejamento preliminar, à tarefa de resumo 14, Detalhes da reunião.

Vincule a tarefa 11, aprovar carta, à tarefa de resumo 14, detalhes da reunião.

Passo 5:

Estabeleça Dependências de Tarefas

Cada grupo da equipe do projeto já examinou sua fase do projeto. Alguns grupos submeteram alterações às dependências de tarefa.

Você foi solicitado a fazer as alterações na agenda, com base nas informações que recebeu.

1. Mude a dependência entre a tarefa 8, Pedido de cartas ao estoque , e a tarefa 9, Desenvolver carta, para início-a-início.

2. Mude a dependência entre a tarefa 16, Organizar salas de reunião do comitê, e a tarefa 17, Organizar equipamento necessário, para término-a-término.

3. Especifique um tempo de adiantamento de meio dia na dependência entre a tarefa 4, Centro de conferência da Ata, e a tarefa 5, Narrador das notas da Ata.

4. Especifique um tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa de resumo 14, detalhes da reunião , e a tarefa 20, Reunião ocorre.


Passo 6:

Use o Assistente de gráficos de Gantt.

Agora que a lista e as dependências de tarefas estão estabelecidas, você verá o caminho crítico do projeto.

Para tanto, usará o Assistente de gráficos de Gantt para formatar o gráfico de Gantt, a fim de apresentar o caminho crítico.

1. Inicie o Assistente de Gráfico de Gantt.

2. Apresente o caminho crítico no Gráfico de Gantt.

3. Apresente os nomes de recurso e as datas à direita das barras de Gantt.

4. Exiba o vínculo entre as tarefas dependentes.

5. Formate o gráfico de Gantt e depois saia do Assistente de gráficos de Gantt.


Gerenciando Cargas de Trabalho de Recurso

À medida que recursos são atribuídos às tarefas em um projeto, podem ocorrer conflitos. Um conflito de recurso ocorre quando um recurso é agendado para realizar mais trabalho do que pode comportar no horário disponível. Ele pode ocorrer como resultado de uma única atribuição de tarefa ou de várias. Quando os conflitos de recurso são identificados, a agenda deve ser analisada e decisões devem ser tomadas para resoluções.

Usando-se o Project, os conflitos de Recursos podem ser identificados rapidamente por meio de vários modos diferentes. Os modos de utilização apresentam tarefas e recursos em grupos de atribuição e exibem uma escala de tempo de valores de trabalho para cada atribuição. Cada conflito de recurso é identificado pelo realce em vermelho das informações de conflito e pela apresentação de um indicador de redistribuição (nivelamento).

Visualizando Cargas de trabalho de Recurso e Atribuições de Tarefa

Visualizar as cargas de trabalho de recurso ajuda a identificar até que ponto um recurso está superlocado. As informações obtidas pela visualização das cargas de trabalho ajudam a resolver conflitos de recurso em uma agenda.

Um recurso está superlocado quando ele é atribuído a mais trabalho do que pode realizar em suas horas de trabalho agendada.

Quando um recurso está superlocado, o texto referente a ele é realçado em vermelho e, no modo Planilha de recurso, um indicador de redistribuição é apresentado.

Use os modos Uso do Recurso e Alocação de Recursos para identificar e resolver superlocações de recursos. Você pode usar o Gráfico de recursos que apresenta a porcentagem de utilização do recurso em um formato de gráfico de barras.

Outra forma de visualização

Na Barra de Modos, dê um clique na seta para baixo e clique no Modo uso o Recurso(Resouce Usage). Clique em algum recurso em sinalização vermelha, e clique no ícone ir para tarefa selecionada ,, aparecerá as horas de trabalho em vermelho.

Veja o exemplo abaixo:

Item A: Neste caso, o gerente de projeto pode alterar as horas de trabalho, mas não é muito aconselhável pois os resultados podem ser insatisfatórios por causa da alteração de todos os setores.

Resolvendo Conflitos de Recurso

Os conflitos de recurso ocorrem quando um recurso está superlocado em uma tarefa ou no projeto. Antes que um projeto comece, todas as superlocações de recurso devem ser resolvidas para que a agenda reflita precisamente os recursos e o trabalho exigidos para completar todas as tarefas.

As superlocações podem ser resolvidas automática ou manualmente.

De preferência, todas as superlocações devem ser resolvidas. Entretanto, algumas delas podem ser inevitáveis ou muito insignificantes para serem resolvidas.

Por exemplo, as superlocações de menos de uma hora por dia ou um dia fora de uma semana poderiam ser deixadas sem solução. Nesses casos, o motivo da superalocação e a razão de não Ter sido resolvida podem passar desapercebidos.

Existem várias formas que o Project disponibiliza para concertar estes tipos de conflitos.

Isso vai depender muito do tempo do projeto, do custo inserido no projeto, ou seja, devem ser verificados vários itens da empresa para ver se é vantagem o modo de arrumação dos recursos.

Veja algumas sugestões para a redistribuirão manual:

Aumente as unidades máximas do recurso.

Aumentar as unidades do recurso diminui o número de horas que uma unidade precisa trabalhar na tarefa. Antes de aumentar as unidades máximas de um recurso, certifique-se de que unidades extras estejam disponíveis para o projeto e determine o impacto no seu custo.

Para os casos em que há utilização de mais de uma unidade do mesmo recurso:

No modo de apresentação de “Resource Usage” ou “Resource Sheet”, ou ainda na caixa de diálogo “Resource Assignment” (do modo de apresentação “Gantt Chart”), dê um duplo clique sobre o recurso na caixa de diálogo “Resource Information”, em sua caixa de texto “Max Units” digite o número de unidades necessárias ao seu projeto, clique então sobre o botão de comando OK.

- Reagende a tarefa que gerou a superlocação

O início de uma tarefa pode ser retardado até que um recurso esteja disponível, ou uma tarefa possa ser dividida. Dividir uma tarefa a interromper e, então, ela é retomada quando o recurso estiver disponível. As duas ações atrasarão as tarefas e poderão afetar a data de término do projeto

- Remova o recurso, se ele não for muito importante para a tarefa.

Remover um recurso de uma tarefa pode mudar a duração dela. O trabalho atribuído ao recurso removido é redistribuído para os recursos restantes, atribuídos a tarefa.

- Substitua o recurso superlocado por mais um ociosa.

Substituir recursos pode eliminar uma sobrecarga, desde que o novo recurso esteja disponível durante o período de sobrecarga.

Dependendo do recurso, o custo do projeto pode aumentar ou diminuir.

- Faça ajustes no calendário para ampliar os dias e as horas de trabalho do projeto ou recurso.

Ampliando-se as horas e os dias disponíveis para um projeto, mais trabalho pode ser realizado.

Dependendo das alterações, ampliar as horas e dias pode diminuir a necessidade de horas extras.

Exemplos:

Diminua a quantidade de trabalho atribuída ao recurso.

A quantidade de trabalho atribuída a um recurso pode ser reduzida.

Se o recurso superlocado for o único atribuído à tarefa, a duração desta será afetada.

Item A: Divida a tarefa colocando outros recursos a várias tarefas... Clicando na caixa de diálogo de Recursos, no modo de Gantt, sendo assim é só atribuir outros recursos desejados.

Exercício 4

Cenário

A lista de tarefas, a estrutura de tópicos e as dependências foram completadas para a agenda da reunião anual dos acionistas. A equipe de projeto identificou os recursos a serem usados no projeto e forneceu as informações de custo e calendário. Você começara introduzindo nomes de recurso, detalhes e custos, e depois atribuíra os recursos às tarefas apropriadas.

O projeto tem dias e horas específicos que serão de trabalho; portanto, você efetuará ajustes no calendário para refletir o horário de trabalho do projeto.

Você também trabalhará com configurações de tarefa para definir melhor as atribuições de recurso.

Passo 1:

Crie uma lista de Recursos

Reunião dos acionistas 18,5d

Planejamento preliminar 5,5d

Data de conferência da agenda 2d

Centro de conferência da Ata 1d

Narrador das notas da Ata 3d

Planejamento preliminar completo 0d

Carta de notificação 5d

Solicitação de carta ao estoque 1h

Desenvolvimento da carta 1d

Revisão da carta 1 d

Aprovação da carta 1d

Impressão da carta 2d

Envio da carta 0d

Detalhes da reunião 8d

Planejamento da alimentação com o bufê 3d

Organizar salas de reunião do comitê 1d

Organizar equipamentos necessários 2d

Criar agenda 3d

Imprimir agenda 1d

Reunião ocorre 0d

A equipe de projeto forneceu uma lista de recursos para o projeto das reunião dos acionistas. Você introduz os recursos e os detalhes na agenda.

3. Usando a caixa de dialogo informações sobre o recurso, introduza os seguintes detalhes de recurso para o interno.

Iniciais Grupo Código

Int pessoal de escritório 105-103

4. Na planilha de recursos, introduza os seguintes recursos e informações.

Nome do recurso Iniciais Grupo unid. Máximas Código

Vice-presidente vp gerência 100%101-101

Gerente de Escritório ge gerência 100%101-200

Assitente administrativo a dm in pessoal de escritório 200%105-106


Passo 2 :

Atribua Recurso às Tarefas

Os grupos da equipe de projeto forneceram algumas atribuições de recurso preliminares.

Você incluirá as atribuições na agenda.

1. Atribua os recursos às tarefas a seguir:


Passo3:

Aplique Custos de Recurso

O departamento de contabilidade forneceu as informações de custo necessárias para cada recurso atribuído ao projeto da reunião dos acionistas. Você introduzirá as informações de custo para cada recurso. Você também foi informado de que o recurso interno vai receber um aumento de salário durante o projeto. Além disso, o assistente administrativo receberá um acréscimo em sua remuneração por tarefas envolvendo qualquer trabalho de supervisão. Você fará as mudanças apropriadas na agenda.

1. Introduza os custos a seguir na Planilha de recursos.

Nome do recurso Taxa Padrão Taxa H. Extra

Interno R$ 10 por hora R$ 15 por hora

Vice-presidente R$ 75.000 por ano ND

Gerente de escritório R$ 45.000 por ano ND

Assistente administrativo R$ 20 por hora R$ 30 por hora

Efetive 19 de julho de 1999 para que o recurso interno tenha um aumento de 10% para as horas normais e extras.

3.O recurso assistente administrativo tem uma taxa diferente para tarefas de supervisão em relação às outras tarefas. Crie uma nova tabela de custo com uma taxa preço padrão de R$ 25 por hora e uma taxa de hora extra de R$ 37,50 por hora.

4. Aplique a nova tabela de custo do recurso assitente administrativo à tarefa 17, Organizar equipamentos necessários .

5. Salve o Arquivo sem linha de base.

Passe 4:

Crie, Edite e Atribua Calendários

O projeto da reunião dos acionais não exige um dia de oito horas tradicional de cada recurso. Em vez disso, as tarefas do projeto serão realizadas apenas de manhã, exceto às segundas-feiras.

Você criará um novo calendário de base e o atribuirá a cada recurso do projeto. Você também precisará de uma lista de dias de folga do projeto e dos horários de trabalho especiais para recursos individuais.

Você introduzirá essas exceções no calendário apropriado.

1. A partir do calendário de base Padrão, crie um novo calendário, chamado compartilhado, para o projeto de reunião dos acionistas.

2. Mude as horas de trabalho para o seguinte.

Todas as segundas-feiras: 13:00h às 17:00h

Todas as terças até sextas-feiras de 8:00h às 12:00h

3.Insira os seguintes dias de folga no calendário Compartilhado. 5 de julho de 2000 – 4 de julho, fim de semana prolongado

26 de julho de 2000 – não há expediente à tarde , piquenique da empresa (marcado como folga)

4. Atribua o calendário Compartilhado a todos os recursos atribuídos ao projeto.

5. Marque 6 de julho de 2000 como dia de folga para o gerente de escritórios no calendário de recurso.

Salve o arquivo sem linha de base.

Salvando o Projeto Original

Uma vez que a agenda do projeto esteja criada e os conflitos de recurso e tarefa estejam resolvidos, a agenda corrente representa a melhor estimativa de como o projeto deve prosseguir e quais recursos exigirá.

Antes que a primeira tarefa do projeto comece, uma linha de base deve ser definida. Uma linha de base é um registro tirado em um momento específico no projeto.

Definir a linha de base é uma etapa importante no processo de agendamento. À media que um projeto avança, os tempos de início são úteis para comparar a agenda planejada com versões posteriores dela para que possamos ver quais mudanças ocorreram.

Quando uma linha de base é salva, o Assistente de planejamento não avisa mais o usuário a respeito de salvar um arquivo de projeto. Uma linha de base é salva usando-se o aviso do Assistente de planejamento ou comando Salvar linha de base.

A linha de base de um projeto deve ser vista como uma ferramenta de aprendizado. As informações reunidas pela comparação da linha de base com o andamento real de um projeto podem ser usadas para identificar futuros problemas, para estabelecer melhores estimativas de duração de tarefa ou para fazer atribuições de recurso mais precisas.

Se uma linha de base é salva antes que o planejamento da agenda esteja terminado, uma nova linha de base pode ser gravada sobre a existente.

Para tanto, escolha na Barra de Menu: Tools, Tracking, no menu em cascata escolha Save Baseline, na caixa de diálogo “Save Baseline” escolha o botão de opção “Save Baseline” e, em “For”, escolha entre salvar todo o projeto (Entire Project) ou apenas a(s) tarefa(s) selecionada(s) (Selected Tasks).

Fazendo o Acompanhamento Posterior após salvamento

Antes que a primeira tarefa do projeto possa ser iniciada, a agenda deve estar completamente desenvolvida em um plano de linha de base à ser definida. Quando o trabalho tem início em um projeto, é hora de começar a controlar o andamento das tarefas.

O andamento deve ser controlado por todo o projeto. A frequência das atualizações depende do controle necessário sobre o projeto. Se o andamento é controlado mais frequentemente, é mais fácil identificar problemas e adotar a ação corretiva.

As tarefas que não ocorrem o que foi agendado devem ser controladas manualmente, introduzindo-se informações de andamento reais para cada tarefa.

Quando o andamento real de tarefa é introduzindo, o projeto é recalculado automaticamente e as tarefas que não tiveram avanço são reagendadas.

Existem 3 tipos de datas armazenadas para cada tarefa no Project: agendadas( corrente ), reais e de linha de base. Ao ser definida uma linha de base, as datas agendadas das tarefas que não estão em andamento ou que não ocorrreram mudam quando a agenda é recalculada.

Quando as tarefas são controladas, o Gráfico de Gantt começa a refletir as informações de andamento. As barras de Gantt contêm barras de andamento que indicam o andamento de cada tarefa.

As tarefas que estão 100% completas são excluídas do caminho crítico, pois não tem mais impacto na data de término do projeto. O caminho crítico é recalculado automaticamente, à medida que o andamento é introduzindo. As tarefas completadas também têm uma marca de verificação no campo Indicadores.

Para assinalar tarefas já cumpridas posicione o ponteiro do mouse na extremidade esquerda da barra que representa a duração da tarefa no diagrama de Gantt, clique e arraste para a direita, a percentagem já cumprida da tarefa ficará assinalada em preto.

Para atualizar todo o projeto dia, a dia escolha na Barra de Menu: Tools, e então, Tracking, no menu em cascata escolha Update Project, na caixa de diálogo “Update Project” defina até que data estão todas as tarefas realizadas, se quer mostrar o percentual completo ou apenas diferenciar tarefas realizadas e não realizadas e clique sobre o botão de comando OK.

Outra forma de atribuir as porcentagens das tarefas já concluídas no Gráfico de Gantt, clique duas vezes na tarefa que esta sendo executada e coloque a porcentagem desejada.

Para comparar seu plano original com as versões posteriores escolha na Barra de Menu: View, e então, More Views, na caixa de diálogo “More Views” em sua caixa de listagem “Views” escolha “Tracking Gantt” e clique sobre o botão de comando (Apply), serão então apresentadas em diferentes cores as tarefas conforme o planejado originalmente, conforme seu andamento real, tarefas já cumpridas e tarefas a cumprir.

Para retornar ao diagrama de Gantt escolha na Barra de Menu: View, e então, Gantt Chart.

Exercício 5

Cenário

A agenda do projeto da reunião dos acionistas está praticamente pronta.

Na última reunião da equipe de projeto, as atribuições finais de recurso e horários de trabalho foram concluídas.

Agora, você está pronto para resolver todas as superlocações de recurso, com base nos parâmetros definidos na reunião.

Passo 1:

Visualize cargas de trabalho de Recurso.

1. Abra o arquivo salvo no último exercicio.

2. Exiba o modo Uso do recurso.

3. Visualize a carga de trabalho do recurso interno.

4. Exiba a barra de ferramentas Gerenciamento de recursos.

5. Exiba o modo Alocação de recursos.

4. Encontre a superlotação do recurso vice-presidente.

Passo 2:

Resolva superlocações de Recurso Manualmente

Você usará técnicas de gerenciamento para resolver as superlocações restantes dentro dos parâmetros aceitáveis, conforme definido pela equipe de projeto.

1. Localize a superlotação do recurso assistente administrativo.

2. Resolva a superlotação, removendo o assistente administrativo da tarefa 17, organizar equipamentos necessários.

3. Localize a superlotação, aumentado as unidades máximas disponíveis para o projeto para 200%

4. Role no modo Uso do recurso para certificar-se de que não existe mais nenhuma superlotação.


Passo 3:

Defina uma linha de base:

A agenda da reunião dos acionistas foi otimizada e agora representa o melhor esforço da equipe de projeto em criar um plano. Para finalizar esse plano, você definirá a linha de base do projeto para comparação posterior com o andamento real.

1.Defina um linha de base para o projeto de reunião dos acionistas. 2.Salve o arquivo.

3.Verifique o andamento, do projeto.

Vamos supor que já foram executadas algumas tarefas do projeto, andiante o projeto de um mês a frente.............. (os..: da data de inicio ate mais um mês..)

Controlando Custos Reais Diariamente

No menu Ferramentas (Tools), dê um clique em Opções, (Options) vDê um clique na guia Cálculo, (Calculation),

Na área Opções de cálculo, cancele a seleção da caixa de verificação, (o Project sempre calcula os custos reais) e dê um clique em OK.

Por padrão, o project calcula custos reais.

Essas configurações deve ser canceladas para que o usuário introduza valores de custos reais.

- Na barra de Modos, dê um clique no ícone Uso da Tarefa. No menu Exibir (view), aponte para tabela (Table), e depois dê um clique em controle.

- No menu Formatar (Format), aponte para Detalhes (Details), e depois dê um clique em custo Real.

- Para introduzir valores reais para um tarefa, digite o valor do custo no campo do dia apropriado para a tarefa.

As informações de custo real só podem ser introduzidas depois que o trabalho restante da tarefa for zero.

Para introduzir valores reais em um recurso, digite o valor do custo no campo do dia apropriado para o recurso.

Dividindo Tarefas

Uma tarefa pode ser dividida ou reagendada para interromper o trabalho e depois retomar o restante dele em um ponto posterior na agenda. Por exemplo, um recurso é atribuído a uma tarefa que está agendada para ocorrer em um dia em que ele também está agendado para participar de um seminário, ela pode ser dividida, de modo que comece antes da data do seminário, pare no dia deste e depois retome no dia seguinte ao seminário.

Se estiver claro que uma tarefa será interrompida, ela poderá ser dividida ao ser criada. Se uma interrupção ocorrerá depois de a tarefa ter começado, ela poderá ser dividida no ponto em que o trabalho foi interrompido e o restante da tarefa poderá ser reagendado. Uma tarefa pode ser dividida muitas vezes para criar lacunas de qualquer tamanho no trabalho. Quando uma tarefa é dividida, o Gráfico de Gantt apresenta uma lacuna na barra de Gantt para a tarefa, a largura da lacuna representa o comprimento da interrupção no trabalho.

· Na barra de Modos, dê um clique no ícone Gráfico de Gantt;

· Na barra de ferramentas Padrão, dê um clique no botão Dividir tarefa;

· Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt para a tarefa desejada;

· Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt até a data desejada.

Alterando os Formatos do Diagrama de Gantt

Para alterar o formato das Barras horizontais que representam o tempo de duração das tarefas, dê um duplo clique sobre a barra, aparecerá a caixa de diálogo “Format Bar”, que tem duas guias:

- “Bar Shape”, para alteração de formatos e cor;

- “Bar Text”, para a adição ou alteração dos textos que acompanhão a barra.

A barra, em geral vem acompanhada apenas com o nome do recurso associado, mas pode fornecer várias outras informações:

Para tanto, selecione uma posição (Left, Right, Top, Bottom ou Inside) e na caixa de listagem em cortina defina que tipo de informação deseja que acompanhe a barra.

Há ainda um auxiliar de formatação do diagrama de Gantt, para acessá-lo clique com o botão direito do mouse sobre a escala de tempo, no menu rápido escolha GanttChartWizard, e siga os passos propostos pelo auxiliar escolhendo os botões de opção mais adequados ao seu projeto.

Para alterar o formato de todas as barras ao mesmo tempo, dê um duplo clique sobre a área em branco do diagrama de Gantt (área dos dias trabalhados), na caixa de diálogo Bar Styles defina as alterações desejadas.

Rearranjando a Área de Visualização

O MS Project oferece alguns recurso que facilitam a visualização de seu projeto conforme diferentes interesses, assim, na Barra de ferramentas temos os botões:

(Zoom In) - que aumenta a escala de tempo, vêem-se menos tarefas mas com um maior espaço para cada uma;

(Zoom Out) - que diminui a escala de tempo, mas aumenta o número de tarefas visualizáveis;

(Goto Selected Task) - que traz para a parte visualizável do diagrama a tarefa que esteja selecionada;

(Sort by Date) - que rearranja a disposição das tarefas conforme a data de início.

Para alterar a área visualizável do diagrama de Gantt, pode-se ainda recorrer à Barra de Menu View, em sua opção Zoom, a qual abre a caixa de diálogo “Zoom”, que permite (através de seus botões de opção) determinar qual a amplitude do projeto que se pretende visualizar.

Personalizando os Tempos de Trabalho

Atrasando o Início de uma tarefa

Para atrasar o início de uma tarefa, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra de duração da tarefa no diagrama de Gantt, quando o ponteiro do mouse assumir a forma de uma cruz de setas, clique e arraste horizontalmente a tarefa até o ponto desejado.

Variando o Enfoque em um Mesmo Modo de

Apresentação

Para um mesmo modo de apresentação podem-se criar diferenciadas formas que contemplem diferentes enfoques sobre o projeto, para tanto, na Barra de Menu escolha View, abra então o menu em cascata Table, escolha qual a modalidade de maior interesse que deseja visualizar.

Você pode ainda inserir colunas em alguma planilha, para tanto escolha na Barra de Menu Insert a opção Insert Column, na caixa de diálogo “Column Definition”, na caixa de listagem em cortina “Field Name”, defina que tipo de informação constará na nova coluna, clique então sobre o botão de comando OK.

Inserindo Desenhos

Você pode personalizar sua área de trabalho, colocando lembretes no seu gráfico de Gantt.

Para isso, dê um clique com o botão direito do mouse na barra de ferramentas Padrão e dê um clique em Desenho (Drawing), resultanto assim o aparecimento de novas ferramentas de desenhos.

Exercício 6

Planejamento

Objetivo..: Dar cestas de Natal e presentes para funcionários e seus filhos de uma empresa que presta serviços de limpeza na Indústria Patati-patata.

Obs: O objetivo deste exercicio que vc observe realmnete como é adiminstrar um projeto no projeto, perceba o quanto ele é flexivel as tuas decisões, por isso este exercicio é bem livre para colocar a tua opiniao.

Planejamento:

Selecionar os funcionários

Quantidade de funcionários

Quantidade de Crianças (até qual faixa etária receberá presente)

Alimentos / objetos

Patrocinadores

Selecionar Alimentos

Doces

Balas

Chocolates

Cocada

Cestas básicas

Arroz

Feijão

Condimentos

Açúcar

Brinquedos

Carrinhos

Boneca

Bola

Jogos

Mão de obra

Voluntários

Montagens

Cestas Básicas

Sacos de doces

Brinquedos

Locomoção das cestas

Localização

Local de Entrega

Conseguir patrocínio

Decoração

Flores

Árvore de Natal

Papai Noel

Ornamentos para a mesa

Alimentos

Bebidas

Seguranças

Música

Verificação

Cestas básicas (qtd)

Sacos (doces)

Brinquedos

Localização (confirmação / horário)

Convites / Senhas

Confecção

Impressão

DistribuiçãoDia da entrega

· Colocar a data do inicío do projeto dia: 21/08/00;

· Cuidado para não passar do Natal.

· Colocar o Autor, Assunto do Projeto;

· Colocar a primeira e última tarefa como um marco;

· Criar linhas de vínculo com todas as tarefas

· As etapas dentro da tarefa : Doces, Cestas básicas, brinquedos,... colocar dependências como star to star.

· As etapas dentro da tarefa : Montagem, verificação : dependências - finish – to – finish.

· Atribuir anotações para a tarefa de resumo “Patrocinador” informando

“ FGV - Hipermercado Extra ”

Criar um tabela de recursos com os seguintes recursos:

Artur

Alceste

Antonio

Patrícia

Adriana

João

Zélia

Carlos

Mônica

Alex

Cris

· Colocar para cada recurso um salário (de acordo com sua escolha) ;

· Para o Alcestes , colocar um aumento de salário de 25 % no próximo mês;

· Para o Alcestes, na etapa Papai Noel atribuir um salário diferente das outras tarefas.

· Calcular as porcentagens de cada recurso para tenha sucesso , conflitos de sobrecarga de trabalho.

· Criar calendários de base no período noturno (horário desejado) para atribuir à etapa Segurança(colocar tb. os finais de semanas). Como dias úteis ;

Colocar período de férias para a Artur no mês de dezembro de 2002.

Dicas Importantes

Alterando o Período de Trabalho

Através do menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho, podem ser criados diferentes regimes de trabalho para o projeto. Esses regimes também podem ser associados a diferentes recursos. Ao criar um calendário para o seu projeto através do menu Ferramentas – Alterar Ferramentas – Alterar o período de trabalho, acesse também o menu Ferramentas – Opções – Calendário – e altere os dados do formulário para tornar os horários compatíveis com aqueles do regime de trabalho indicado por você no calendário do projeto.

Feito isso, acesse também o menu Projeto – Informações sobre o projeto e esteja certo de que o horário de início do projeto indicado por você no campo Data de início seja comum ao primeiro horário contido em seu calendário

(também informado nesse menu). Como padrão, o Project assume 09:00h já que o regime do calendário padrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00h.

Se você não estiver visualizando o horário de trabalho, acesse o menu Ferramentas - Opções - Modo de exibição e altere o "Formato de data" escolhendo na caixa de listagem aquele que mostre também o horário.

Ao atribuir recursos a uma atividade, note que a mesma será programada seguindo apenas o horário de trabalho comum a todos.

Ao informar durações para tarefas com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias (incluindo folgas e feriados), caso da "cura do concreto", use mind – minuto decorrido, hd – hora decorrida, dd – dia decorrido ou semd – semana decorrida, após o tempo estimado. Por exemplo: 8hd, 12dd ou 1 semd.

Controlando o desembolso de contratos através do MS Project e Excel.

Na administração de projetos, um dos itens mais importantes se refere ao desembolso financeiro do empreendimento ao longo de sua execução, no qual os detalhes de prazos de medição e prazos de pagamentos já estão previamente acordados através do instrumento contratual. O MS Project através do ambiente "Uso da tarefa", associado a utilização da tabela custos, possibilita prever o desembolso econômico do contrato em diversos períodos (diário, semanal, mensal, trimestral, etc.).

A tabela custos permite associarmos custos fixos às tarefas da estrutura analítica de projeto (E.A.P) do projeto.

Esta associação pode ser definida através de três opções de distribuição: custos alocados no início da tarefa, custos rateados durante a execução da tarefa e custos associados ao fim da tarefa. Utilizando uma E.A.P que se assemelhe em termos de tarefas sumárias à estrutura da planilha contratual de serviços, obteremos o desembolso econômico do contrato nos diversos períodos, o que corresponde aos valores de medições previstas para os mesmos períodos.

Utilizando a planilha eletrônica Excel, poderemos confeccionar as curvas de avanço físico para as diversas tarefas da E.A.P do projeto, utilizando as distribuições de percentuais de curvas "S" que melhor se encaixem para cada tipo de empreendimento a ser gerenciado.

Associando no mesmo gráfico a curva de avanço físico previsto e realizado e os histogramas de barras de desembolsos econômicos previsto x realizado, teremos um instrumento eficaz para verificar rapidamente se o valor de uma medição em um determinado período do contrato estará coerente com o avanço físico realizado da obra até aquele momento, pois para um determinado avanço físico realizado associa-se um respectivo desembolso econômico do contrato extraído do mesmo período do avanço físico de mesmo valor, extraído da curva de avanço físico previsto.

Este desembolso previsto, para um avanço físico previsto de igual valor ao avanço físico realizado, comparado ao valor da medição no período do avanço físico realizado, evidenciará a respeito da pertinência do valor medido naquele período.

Para que isto se verifique, algumas premissas devem ser satisfeitas: a sequência executiva deve ser a preconizada no planejamento e as avaliações de avanço físico, nos respectivos períodos de medição, devem refletir fielmente e percentualmente o que está executado.

A seguir, os passos necessários para implementar o acompanhamento físico e econômico-financeiro do contrato:

a) planeje o seu projeto no MS Project utilizando uma E.A.P. semelhante à planilha de medição (ao nível das tarefas sumárias);

b) vá para o menu exibir, alterne para o ambiente uso da tarefa e acesse a tabela "custos" para entrar com custos das atividades nos campos de custo fixo, utilizando as três opções de acumulação de custo fixo na coluna ao lado;

c) verifique se o custo total do projeto coincide com o custo total da planilha de medição, e se não, confira as entradas de custos nos campos de custo fixo, para todas as tarefas;

d) na escala de tempo do ambiente "uso da tarefa" (timescale) clique com o botão direito do mouse e acesse o menu de atalho do menu "Formatar", estilo de detalhes;

e) escolha as opções de custo e custo acumulado para serem exibidas na escala de tempo;

f) a partir dos valores obtidos de desembolso econômico acumulado para os períodos considerados, poderemos, utilizando o editor de gráficos do Excel, desenhar no mesmo gráfico o diagrama de barras de desembolso acumulado previsto e a curva de avanço físico previsto do contrato. Sugerimos utilizar o período semanal como base para o desembolso econômico, pois este facilita a avaliação no gráfico, da veracidade do valor de medição adotado, em confronto com o valor de medição previsto a ser obtido a partir do ponto da curva do avanço físico previsto de valor igual ao avanço físico realizado, para aquele período de medição.

Nota: um outro procedimento seria utilizar as datas calculadas pelo Project para uso em um software de orçamentos, para que o mesmo calcule o cronograma de desembolso físico e econômico do contrato, e a partir daí construirmos o gráfico de avanço físico x desembolso econômico do contrato, conforme descrito anteriormente.

Alguns softwares de orçamentos existentes no mercado já apresentam rotinas de programação para uso integrado com o MS Project.

Mudando o diretório "default" de trabalho para a inicialização do MS Project.

As caixas de diálogo "Abrir" e "Salvar como" abrirão inicialmente a pasta "meus documentos" no Windows (ou a pasta "personal" no Windows NT). O Microsoft Project não oferece uma maneira de mudar este diretório default de trabalho. A caixa de diálogo "Propriedades" para o ícone que inicia o Project tem o campo "Iniciar em", mas esta entrada é utilizada para permitir a você nomear um diretório que contenha um arquivo alternativo GLOBAL.MPT que você queira usar, não o diretório onde os arquivos do MS Project estão gravados por default. O diretório de trabalho para o Microsoft Project é estritamente governado por uma entrada no Registro.

Para mudar o diretório de trabalho, você deve usar o REGEDIT applet. O Registro é um poderoso, e perigoso, componente do Windows. Para mudar o diretório default para gravar arquivos de projetos no Microsoft Project, siga os seguintes passos exatamente:

1. Feche o Microsoft Project e todos os outros aplicativos (você precisará reiniciar o Windows ao final deste procedimento).

2. Clique o botão Iniciar na barra de tarefas.

3. Escolha a opção "Executar" no menu. Isto mostrará a caixa de diálogo "Executar".

4. Na caixa de texto "Abrir" tecle regedit e aperte a tecla enter. Isto abrirá o Editor do Registro.

5. Na janela do Editor do Registro, tecle o sinal + próximo à pasta HKEY_CURRENT_USER.

6. Clique no sinal + próximo à pasta Software.

7. Clique no sinal + próximo à pasta Microsoft.

8. Clique no sinal + próximo à pasta Windows.

9. Clique no sinal + próximo à pasta CurrentVersion.

10. Clique no sinal + próximo à pasta Explorer.

11. Clique a pasta User Shell Folders. Isto mostrará os nomes dos valores chaves no pano à direita.

12. No pano Windows à direita, um duplo clique no valor Personal na coluna Name. Isto mostrará a caixa de diálogo Edit String.

13. Na caixa de texto Value Data, tecle o caminho completo para o diretório de trabalho que você quer gravar arquivos de projetos. Então tecle OK.

14. Feche o Registro através da escolha Registro, Sair.

15. Reinicie o Windows.

16. Abra o Microsoft Project e clique o botão Abrir na barra de ferramentas. O novo diretório padrão de trabalho será aberto automaticamente.

Para restaurar o diretório padrão dos aplicativos do Microsoft Office utilize o menu Ferramentas, Opções de cada um deles para esta tarefa.

Editar a data de hoje e/ ou de amanhã no campo de início e / ou término da tarefa.

Podemos inserir a data de hoje ou de amanhã (em relação à data do sistema) no campo de início e/ou término da tarefa, simplesmente escrevendo "hoje" e/ou "amanhã" nos referidos campos. Lembre-se que, quando inserimos uma data para início ou término de uma tarefa, estamos impondo uma restrição do tipo "não iniciar antes de" e/ou "não terminar antes de".

Modelagem de Curvas "S" em Softwares de Gerenciamento

Para se implantar o conceito de modelagem da curva "S" nestes softwares, é comum a aplicação de um processo longo de tentativas até que se chegue a um resultado geralmente não satisfatório do modelo da CURVA "S" desejado.

Uma alternativa para obtenção da modelagem da CURVA "S", seria disponibilizar os recursos segundo uma distribuição preestabelecida , modelada conforme o tipo de curva S desejada, e solicitar que o software realize seus cálculos com base nesta disponibilidade de recursos (mão de obra/equipamentos) previamente modelada.

O resultado obtido será mais realista, uma vez que, além de estar compatível com a metodologia de execução, ou seja, de acordo com a rede de precedência, estará associado a distribuição do efetivo ao longo do desenvolvimento do projeto (previamente modelado).

Otimização de Resultados Através de Taxas Diferenciadas de BDI em Contratos de Longa Duração.

O fluxo de caixa tem uma importância fundamental no estabelecimento de preços e na avaliação do desempenho de contratos de longa duração, com altas taxas de juros. Na formação de preços, geralmente há possibilidade de se aplicar taxas diferenciadas de "BDI" sobre os custos diretos de produção, mantendo-se constante o preço desejado.

Desta forma, poderemos aplicar sobre os custos unitários das atividades que irão ser realizadas no início do empreendimento, uma sobretaxa diferenciada e de maior valor numérico, e da mesma forma uma sobretaxa de menor valor numérico sobre as atividades que serão realizadas próximo ao término do empreendimento, procurando manter o mesmo preço total.

A partir da diferença entre os Valores Presente Liquido (NPV), descontados a Taxa Interna de Retorno Modificada (MIRR), dos fluxos de caixa gerados, obteremos um acréscimo de rentabilidade em relação ao fluxo de caixa original

Filtro para Verificar o Fechamento da Rede no Project

Para fazer uma filtro de verificar fechamento da rede:

1. acesse o menu Projeto – Filtro para – Mais filtros ;

2. no quadro Mais filtros, clique no botão novo;

3. no quadro de definição de filtro, digite Verifica fechamento no campo Nome;

4. selecione a opção Mostrar no menu;

5. na coluna Nome do campo, na primeira linha, abra a caixa de listagem e escolha predecessoras;

6. na coluna Teste, escolha é igual a;

7. deixe a coluna Valor (es) em branco;

8. na segunda linha, coluna e/ou, escolha a condição Ou;

9. ainda na segunda linha, coluna Nome do campo, abra a caixa de listagem para escolher sucessoras;

10. deixe a coluna Valor (es) em branco; 10. clique no botão OK para confirmar suas alterações.

Testando o novo filtro.

Voltando ao quadro da figura 66, clique no botão Aplicar para testar o novo filtro de verificar fechamento.

O argumento "Ou" informa ao programa que se um dos dois campos (Predecessoras ou Sucessoras) for igual a vazio, a atividade é retornada como verdadeira "true". Se escolhermos o argumento "E", o Project só retorna verdadeira a atividade que atender às duas condições: ambos os campos têm que ser iguais a vazio.

Acesse o menu Projeto – Filtro para – Verifica fechamento para testar novamente o filtro, já disponibilizado, inclusive, na caixa de listagem da barra de ferramentas.

De acordo com as necessidades do seu projeto, você vai criar muitos outros filtros. Por exemplo: pode ser que seja exigido um relatório que retorne, entre 1.800 atividades, as que sofreram atualização no período; um relatório que retorne atividades críticas com folga menor ou igual a 3 dias; pode ser solicitado, ainda, que você formate um relatório com as atividades sob responsabilidade de um determinado recurso ou fornecedor.

Estude as várias possibilidades de filtragem, mas escolha aqueles que de fato lhe serão úteis disponibilizando todos para outros projetos no sentido de poupar tempo no futuro. Lembre-se: "tempo é dinheiro!"

O Organizador do Project

O "Organizador" é uma caixa de diálogo com guias (fichas) através da qual você pode copiar modos de exibição personalizados (tabelas, filtros, calendários, relatórios, formulários, barras de ferramentas, mapas e módulos do Microsoft Visual Basic for Applications) para outros projetos.

Imagine, por exemplo, que você criou uma tabela para sequenciação de tarefas no projeto "16835-00" (arquivo 16835-00.MPP). Se não for compartilhada através do Global.MPT, você terá que repetir os mesmos procedimentos para a confecção da tabela de sequenciação em um outro projeto.

Arquivo Global.MPT

Arquivo do Microsoft Project (Global.mpt) contém informações que você pode usar para diferentes projetos. As informações contidas em um arquivo global podem incluir modos de exibição, calendários, formulários, relatórios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definições de opções.

Acessando o "Organizador"

Acesse o menu Ferramentas, comando Organizador...

No lado direito da caixa de diálogo estão contidos todos os modos de exibição, calendários, formulários, relatórios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definições de opções que você elaborou para o seu projeto ativo (no exemplo acima – 16835-00); no lado esquerdo da caixa constam os elementos "default", isto é, padrões disponíveis para qualquer projeto.

Copiando um elemento do seu projeto para o Global.MPT:

» selecione a ficha (guia) que contém o elemento a ser copiado (tabela, filtro, calendário, etc.); » selecione o elemento contido em seu projeto (lado direito da caixa de diálogo); » clique no botão copiar.

Para deletar um calendário ou uma tabela descartável em seu projeto, acesse o "Organizador", escolha o elemento a ser eliminado e pressione o botão excluir.Gerenciamento Financeiro no Project

Quanto às aplicações relacionadas com desembolso financeiro, cabe um forte alerta pois, via de regra, os softwares de gerenciamento de projetos tratam exclusivamente de Orçamento Econômico (Regime de Competência) e não foram projetados para Operações Financeiras (Regime de caixa).

Diversas formas de fazer com que os softwares de gerenciamento de projetos conseguissem espelhar de forma correta toda a incidentalidade possível já vi serem tentadas e frustradas, por contingências do andamento de reprogramações de caixa. Algumas soluções às vezes parecem coerentes mas, desmoronam ruidosamente.

A única forma é transferir o orçamento econômico para outro software. Através do Access ou do Excel, por exemplo, pode ser feito todo o desdobramento típico do regime de caixa e, na medida do andamento do projeto, pelas inferências entre % físico completado e a quantidade efetiva de horas de tarefa executada, proceder as reprogramações típicas de cada desmembramento financeiro.

Quanto ao emprego de materiais aqui vão umas dicas iniciais que podem ajudá-lo no trabalho: Na planilha de recursos insira um campo que em inglês é CAN LEVEL e marque com NO para materiais, pois materiais não são sujeitos a nivelamento, materiais são comprados a medida da necessidade do projeto.

Caso precise fazer um cronograma do emprego dos materiais, disponibilize o Resource Usage (emprego de recurso) e aplique o formato Peak Units com filtro para CAN LEVEL= NO.

Limites do Ms Project para Windows 95 & NT

Atividades por projeto – depende da memória

Recursos por projeto – depende da memória

Quantidades máximas de recursos – 10.000

Dependências de tarefas por projeto – não há limite Número de predecessores por atividade – sem limite Sucessoras por atividade – sem limite

Níveis da EAP – 65.535

Número de projetos consolidados – 1.000 arquivos Janelas abertas – 50

Número de calendários base – sem limite

Atividades imprimíveis no calendário mensal – 4.000

Vale ressaltar que limites de desempenho estão diretamente ligados à configuração do computador.

Erros de memória podem ocorrer antes mesmo que sejam alcançados os limites.

COPIADO ATE 46

Curso de MS Project Portuges

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