CURSO DE CAPACITAÇÃO

GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS NA UFPA

Universidade Federal do Pará (UFPA)Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PROPLAN)

Diretoria de Gestão EstratégicaCoordenadoria de Gestão de Processos

THIAGO GONÇALVESTécnico Administrativo UFPA/PROPLAN/DIGEST

Coordenador de Gestão de Processos

THIAGO GONÇALVESTécnico Administrativo

UFPA/PROPLAN/DIGEST

Coordenador de Gestão de Processos

Engenheiro de Produção

Mestre em Gestão Pública

Unidades do Curso

• Unidade 1: Conceitos básicos

• Unidade 2: Aplicação na UFPA

• Unidade 3: Mapeamento

• Unidade 4: Análise e Controle

• Unidade 5: Melhoria

GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS NA UFPA

Conceitos Básicos sobreGestão de Processos

Organizacionais

O que é um PROCESSO ORGANIZACIONAL?

Agrupamento das atividades

administrativas permanentes de uma

instituição.

“É uma agregação de atividades e comportamentos executados porhumanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados.”

(BPM CBOK, 3ª Edição)

Por exemplo:

Emitir diplomas

Realizarmanutenção

Estabelecer acordos de cooperação

Fluxo do Processo

PROCESSO(transformação)

Entrada Saída

Agregaçãode Valor

FORNECEDOR CLIENTE

Informaçõesprodutosserviços

Informaçõesprodutosserviços

Solução de problemas de rede

de internet

Chamada no SAGITTA

Servidor com problema de rede

de internet

Problema solucionado

Servidor com problema

solucionado

Empresa quer contratar

estagiários

Divulgação de vagas de estágio pela Central de

Estágios

E-mail solicitando a divulgação da vaga

Vaga de estágio divulgada

Discente recebe vagas de estágio

abertas

Benefícios do uso da Visão por Processos

ANÁLISE: Facilitar a análise de forma visual dos fluxos de trabalho.

MELHORIA: enxergar e analisar o processo pode gerar ideias de melhorias.

COMUNICAÇÃO: divulgar para os envolvidos no processo sobre a forma que ele deve ocorrer.

PADRONIZAÇÃO: estabelecimento de padrão a ser seguido de procedimentos.

INTEGRAÇÃO: fica mais claro o papel de cada ator envolvido nas atividades da organização

Quando um processo organizacional é

mapeado...

• Gestores e pessoas envolvidas descobrem coisas que estavam “ocultas”

• Percebem que tinham visão distorcida sobre como o trabalho ocorre

• Registrar como as atividades ocorrem ou devem ocorrer faz com que as pessoas tenham que estruturar na cabeça coisas que elas fazem “no automático”, nem sempre da melhor forma

Isso é perda de tempo!A roda quadrada e o

graveto sempre funcionaram pra mim!

Gestão de Processos Organizacionais

Processos Organizacionais

Projetos / Iniciativas Estratégicas

• Progressão funcional docente• Estabelecimento de acordos de

cooperação

• Implantação do SIGAA• Expansão do Restaurante

Universitário

✓ Fluxogramas ✓ Procedimento Operacional Padrão

✓ Cronograma✓ Termo de Abertura do Projeto

Processos Organizacionais

Processos Administrativos Protocolo SIPAC

Quais atividades devem ocorrer? Quais as opções de fluxos?

POPs e FluxogramasInfraestrutura

Gestão de Processos Organizacionais

Processos Organizacionais

Processos Administrativos Protocolo SIPAC

Gestão de Processos Organizacionais

Processo de Progressão Funcional Docente

Documentos físicos

E-mailsProcesso

Administrativo SIPAC

Sistema de Portarias -

SIRPRO

SIGAC –Governo Federal

Infraestrutura por onde passa o processo organizacional

Hierarquia de Processo

Macroprocesso

Processo

Subprocesso

Atividade

Tarefa

Hierarquia de Processo

Hierarquia de Processo

MACROPROCESSO:

Gestão de Pessoas

PROCESSO:

Contratação de

Docente Efetivo

SUBPROCESSO:

Aplicação de

Concurso Público

PROCESSO:

Contratação de

Docente Temporário

SUBPROCESSO:

Procedimentos de

Admissão de Aprovados

ATIVIDADE:

Divulgação de

Edital

TAREFA:

Publicar Edital no

site do concurso

TAREFA:

Publicar Edital em jornais

de grande circulação

Categorias de Processos

• Processos Finalísticos/Primários:

– É a essência da organização. Está diretamente relacionada ao objetivo da organização.

– Exemplo: Prestar serviços educacionais, emitir certificados, etc.

• Processos de Apoio/Suporte:

– Fornecem suporte aos processos finalísticos. Relacionado a gestão de recursos.

– Exemplo: aquisição e armazenamento de bens e materiais

• Processos de Gerenciamento:

– Visam medir, monitorar, controlar atividades e

administrar o presente e o futuro do negócio.

– Exemplo: gestão de processos, planejamento estratégico

Etapas da Gestão de Processos

Mapear Analisar Melhorar

Etapas Básicas

Gestão de Processos Organizacionais não é somente

“mapeamento de processos”, engloba várias etapas.

Etapas da Gestão de Processos

1. Identificação 2. Priorização3. Coleta de

Informações4. Mapeamento

5. Análise6. Controle/

Monitoramento

7. Melhoria/

Redesenho

Etapas expandidas

FuncionalVertical

FuncionalCom processos em

segundo plano

ProcessualCom funções em segundo

plano

ProcessualHorizontal

Gestão funcional Gestão de processos Gestão por processos

Visão funcional x Visão por Processos

Ferramentas para mapear processos

Ferramentas para mapear processos

• Fluxograma: representação gráfica de um procedimento, problema ou sistema, cujas etapas ou módulos são ilustrados de forma encadeada por meio de símbolos geométricos interconectados.

• Procedimento Operacional Padrão:

documento organizacional que traduz o

planejamento do trabalho a ser

executado. É uma descrição detalhada

de todas as medidas necessárias para a

realização de uma tarefa.

Material de Referência

Áreas de Conhecimento do BPM

1. Gerenciamento de Processos de Negócio

2. Modelagem de Processos

3. Análise de Processos

4. Design de Processos (Redesenho)

5. Gerenciamento de Desempenho de

Processos

6. Transformação de Processos

7. Tecnologias de BPM

8. Organização do Gerenciamento de

Processos

9. Gerenciamento Corporativo de ProcessosBPM CBOK

Versão 3.0

Material de Referência

Manual de Gestão de Processos da UFPA

proplan.ufpa.br/gestaodeprocessos