corporativas para associações e conselhos...

Redes sociaiscorporativas paraassociaçõese conselhos profissionaisMeio de integrar pessoas em um espaço virtual

Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais eBook Guias completos e gratuitos www.soc ia lbase.com.b r2013

2 ∙ O que afasta um setor (e como reuni-lo)1 ∙ Introdução

3 ∙ Unidos por uma causa - o caso da ACATE4 ∙ Como implantar na minha associação ou conselho5 ∙ Conclusão

Índice

Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais eBook Guias completos e gratuitos www.soc ia lbase.com.b r2013 3

1 ∙ IntroduçãoO dia a dia de um profissional é repleto de dificuldades. Muitos desses problemas, no entanto, não são individuais. São demandas comuns a várias pessoas, compartilhadas por todos. Para tentar amenizá-las ou buscar novas oportunidades, esses trabalhadores e empreendedores se reúnem em conselhos e associações.

Um conselho e uma associação tem fundamentos diferentes. O primeiro agrupa profissionais por classe. O segundo reúne empresas representadas por seus empreendedores de acordo com seu segmento de atuação ou local de criação. O propósito de ambas as entidades é muito parecido: unir pessoas, fortalecer setores e buscar soluções coletivas.

Reunir pessoas em torno de um propósito nem sempre é simples: afinal, são profissionais com rotinas diferentes, muitas vezes separados por grandes distâncias, a depender da abrangência do conselho ou associação. Nesses casos, vale a pena investir em um espaço de convivência virtual, simples de acessar, disponível em qualquer lugar com acesso à internet. Acreditamos que as redes sociais corporativas podem cumprir bem esse papel de ponto de encontro online.

Por definição, rede social corporativa (também conhecida pela sigla RSC ou “rede social interna”) é um sistema privado, controlado pelos gestores, com características e recursos dos sites de relacionamentos. Cada colaborador conta com um perfil na ferramenta, no qual é possível publicar informações, vídeos, fotos, criar eventos, iniciar debates e criar vínculos com outros funcionários – tal qual ocorre no Twitter ou no Facebook. Porém, é possível adaptar essas soluções aos interesses da organização, criando grupos para cada departamento, por exemplo. Por meio desse tipo de solução, o empresário fornece um ambiente amigável e interativo, similar às páginas da Web que as pessoas estão acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa. É possível criar rede social gratuitamente ou usar ferramentas pagas, com estrutura própria e suporte técnico garantidos.Neste e-book, mostraremos as principais “dores” das associações e conselhos. Para cada uma delas, explicaremos

como a rede social corporativa é capaz de amenizá-la. Além disso, vamos apresentar um caso de sucesso implantado em uma associação empresarial no Estado de Santa Catarina. Por fim, montamos um passo a passo completo para conselhos e associações que desejam implantar uma solução do gênero.

Esperamos que este e-book ajude sua associação ou conselho a implantar devidamente uma rede social corporativa, usufruindo de todos os benefícios que a ferramenta pode oferecer.

Boa leitura!

O dia a dia de um profissional é repleto de dificuldades. Muitos desses problemas, no entanto, não são individuais. São demandas comuns a várias pessoas, compartilhadas por todos. Para tentar amenizá-las ou buscar novas oportunidades, esses trabalhadores e empreendedores se reúnem em conselhos e associações.

Um conselho e uma associação tem fundamentos diferentes. O primeiro agrupa profissionais por classe. O segundo reúne empresas representadas por seus empreendedores de acordo com seu segmento de atuação ou local de criação. O propósito de ambas as entidades é muito parecido: unir pessoas, fortalecer setores e buscar soluções coletivas.

Reunir pessoas em torno de um propósito nem sempre é simples: afinal, são profissionais com rotinas diferentes, muitas vezes separados por grandes distâncias, a depender da abrangência do conselho ou associação. Nesses casos, vale a pena investir em um espaço de convivência virtual, simples de acessar, disponível em qualquer lugar com acesso à internet. Acreditamos que as redes sociais corporativas podem cumprir bem esse papel de ponto de encontro online.

Por definição, rede social corporativa (também conhecida pela sigla RSC ou “rede social interna”) é um sistema privado, controlado pelos gestores, com características e recursos dos sites de relacionamentos. Cada colaborador conta com um perfil na ferramenta, no qual é possível publicar informações, vídeos, fotos, criar eventos, iniciar debates e criar vínculos com outros funcionários – tal qual ocorre no Twitter ou no Facebook. Porém, é possível adaptar essas soluções aos interesses da organização, criando grupos para cada departamento, por exemplo. Por meio desse tipo de solução, o empresário fornece um ambiente amigável e interativo, similar às páginas da Web que as pessoas estão acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa. É possível criar rede social gratuitamente ou usar ferramentas pagas, com estrutura própria e suporte técnico garantidos.Neste e-book, mostraremos as principais “dores” das associações e conselhos. Para cada uma delas, explicaremos


como a rede social corporativa é capaz de amenizá-la. Além disso, vamos apresentar um caso de sucesso implantado em uma associação empresarial no Estado de Santa Catarina. Por fim, montamos um passo a passo completo para conselhos e associações que desejam implantar uma solução do gênero.

Esperamos que este e-book ajude sua associação ou conselho a implantar devidamente uma rede social corporativa, usufruindo de todos os benefícios que a ferramenta pode oferecer.

Boa leitura!


2 ∙ O que afasta um setor (e como reuni-lo)Essas entidades associativistas têm problemas comuns. Separamos alguns dos pontos mais comuns que

encontramos nas associações e conselhos profissionais brasileiros. Para cada uma dessas demandas, apontamos

como as redes sociais corporativas podem resolvê-las:


I ∙ Afastamento geográficoEntidades estaduais ou federais costumam ter dificuldades para reunir muitos integrantes que não moram perto

da sede. Não é incomum ver assembleias e reuniões que não puderam ocorrer por falta do quórum mínimo.

A soluçãoA convocação pode ser feita com a ajuda de uma rede social corporativa que reúna os associados. Ferramentas

mais modernas disponíveis no mercado permitem, por exemplo, criar eventos e convidar os usuários com

antecedência. Muitas soluções contam, inclusive, com lista de presença virtual - assim, é possível estimar a

quantidade de pessoas presentes e já saber de antemão se haverá o quórum mínimo para realizar a tarefa.


II ∙ Falta de meios de contato e networkingConsequência do afastamento geográfico, os profissionais não conseguem trocar ideias e conversar sobre as

causas do conselho ou da associação. Essa aproximação dos associados permite, por exemplo, a criação de novos

negócios ou a organização de ações conjuntas.

A soluçãoCom uma rede social corporativa bem consolidada, os associados podem trocar ideias apesar das distâncias.

Nesse espaço online, cada pessoa tem um perfil único, usado para se comunicar com os outros colegas. Para

acessá-lo, basta usar um computador conectado à internet.


III ∙ Dificuldade em organizar discursos e discutir internamente uma questão

A soluçãoUma ferramenta profissional conta com dois sistemas para a troca de mensagens. No primeiro caso, para

conversas mais reservadas, é possível usar o mensageiro instantâneo, ligado a cada perfil dentro da rede.

Já para debates que demandam a participação de mais pessoas, o sistema permite a publicação de conteúdos

abertos. Você pode disseminar aquele conteúdo para toda a rede ou criar grupos orientados. No caso de uma

associação, por exemplo, é possível criar coletivos para discutir relações com o mercado externo, interação com o

governo, campanhas educativas etc.


IV ∙ Problemas para criar um canal de informação ideal e oficialUma associação ou conselho deve, por estatuto, manter um canal de comunicação com o associado. Porém, com

tantos meios de comunicação disponíveis, muitas entidades esquecem de manter um veículo sempre atualizado

para que colegas possam ficar por dentro das atualizações e novidades. Nessa confusão, muita informação se

perde.

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A soluçãoAlém dos perfis individuais, uma rede social corporativa permite criar um perfil oficial para o conselho ou a

associação. Como a ferramenta tende a se tornar um ponto de encontro virtual para todos os associados, você

pode usar esse perfil oficial para disseminar conteúdos e informações da entidade. Isso evita a desinformação e

ajuda os colegas a ficarem sempre atualizados dos acontecimentos.


V ∙ Falta de visão da abrangência da rede e dos associados mais atuantesQual é o grupo de trabalho mais ativo na sua associação? Quem são os profissionais mais presentes no conselho?

Muitas entidades não tem essas informações e não ajudam essas equipes mais engajadas. Sem apoio, essas ações

tendem a se perder e esses coletivos logo vão se desfazer.

A soluçãoO gestor de uma rede social corporativa consegue ver os usuários mais ativos dentro da ferramenta. Se você

identificar um colega mais engajado, pode ver o que ele propõe para a entidade. Já no caso dos grupos de

trabalho, é possível apresentar suas ideias para o resto do grupo e tentar dar abrangência para suas ações.


3 ∙ Unidos por uma causa: caso da Associação Catarinense de Empresas de Tecnologia (ACATE)Para criar um canal de comunicação mais moderno e eficiente que aproximasse seus associados, a Associação

Catarinense de Empresas de Tecnologia (ACATE) - uma das principais entidades do setor tecnológico de Santa

Catarina - decidiu adotar uma rede social corporativa. Implantada em janeiro de 2013, a rede interna já conta com

16 grupos e cerca de 250 membros.

A ferramenta foi implantada na ACATE para cumprir algumas finalidades específicas: auxiliar na gestão das

Verticais de Negócios (coletivos de empresas reunidas por área de atuação), ampliar a integração entre as

incubadas do MIDI Tecnológico (incubadora de empresas gerenciada pela ACATE) e criar um mecanismo de

aproximação entre os colaboradores da Associação e os profissionais das empresas associadas.

“As transformações percebidas estão em várias esferas. As Verticais ganharam grupos específicos, onde podem

trocar experiências e documentos. Já os associados podem gerar informações para a ACATE e para outros

associados e compartilhá-los na rede. O contato é mais direto e personificado, reforçando o espírito

associativista”, destaca o secretário executivo da entidade, Gabriel Sant’Ana.

Os polos regionais associados à ACATE, localizados em Criciúma, Tubarão, Blumenau, Chapecó, Rio do Sul, Lages,

Jaraguá, Joinville e Três Barras, também estão sendo convidados a participar da rede, criando novos fóruns e

grupos de discussão, para trazer demandas localizadas e apresentar oportunidades, tanto para a ACATE, como

para os associados, em geral.

Além de ser um novo meio de comunicação, a rede ACATE também é um canal para coletar ideias, expectativas

e anseios dos associados de forma menos formal. As associadas podem ficar sabendo de novidades de outras

empresas e entrar em contato com elas diretamente, diminuindo processos burocráticos. De acordo com

Sant’Ana, é possível perceber um crescimento diário na adesão e também no uso cotidiano da ferramenta.

“Podemos dar continuidade à discussões que foram iniciadas em reuniões presenciais, podendo explorar muito

mais o tema, sem que se tome muito tempo e sem necessitar de uma estrutura física para isso”, completa.

A importância da rede social corporativa também está em viabilizar a gestão do conhecimento nas organizações,

potencializando o contato e a troca de experiências e informações entre os usuários. “Algumas empresas

gostaram tanto da rede Social ACATE que já buscaram informações sobre como implantar também na sua

empresa”, destaca Gabriel Sant’Ana.

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Para criar um canal de comunicação mais moderno e eficiente que aproximasse seus associados, a Associação

Catarinense de Empresas de Tecnologia (ACATE) - uma das principais entidades do setor tecnológico de Santa

Catarina - decidiu adotar uma rede social corporativa. Implantada em janeiro de 2013, a rede interna já conta com

16 grupos e cerca de 250 membros.

A ferramenta foi implantada na ACATE para cumprir algumas finalidades específicas: auxiliar na gestão das

Verticais de Negócios (coletivos de empresas reunidas por área de atuação), ampliar a integração entre as

incubadas do MIDI Tecnológico (incubadora de empresas gerenciada pela ACATE) e criar um mecanismo de

aproximação entre os colaboradores da Associação e os profissionais das empresas associadas.

“As transformações percebidas estão em várias esferas. As Verticais ganharam grupos específicos, onde podem

trocar experiências e documentos. Já os associados podem gerar informações para a ACATE e para outros

associados e compartilhá-los na rede. O contato é mais direto e personificado, reforçando o espírito

associativista”, destaca o secretário executivo da entidade, Gabriel Sant’Ana.

Os polos regionais associados à ACATE, localizados em Criciúma, Tubarão, Blumenau, Chapecó, Rio do Sul, Lages,

Jaraguá, Joinville e Três Barras, também estão sendo convidados a participar da rede, criando novos fóruns e

grupos de discussão, para trazer demandas localizadas e apresentar oportunidades, tanto para a ACATE, como

para os associados, em geral.

Além de ser um novo meio de comunicação, a rede ACATE também é um canal para coletar ideias, expectativas

e anseios dos associados de forma menos formal. As associadas podem ficar sabendo de novidades de outras

empresas e entrar em contato com elas diretamente, diminuindo processos burocráticos. De acordo com

Sant’Ana, é possível perceber um crescimento diário na adesão e também no uso cotidiano da ferramenta.

“Podemos dar continuidade à discussões que foram iniciadas em reuniões presenciais, podendo explorar muito

mais o tema, sem que se tome muito tempo e sem necessitar de uma estrutura física para isso”, completa.

A importância da rede social corporativa também está em viabilizar a gestão do conhecimento nas organizações,

potencializando o contato e a troca de experiências e informações entre os usuários. “Algumas empresas

gostaram tanto da rede Social ACATE que já buscaram informações sobre como implantar também na sua

empresa”, destaca Gabriel Sant’Ana.


Além dos perfis individuais, uma rede social corporativa permite criar um perfil oficial para o conselho ou a

associação. Como a ferramenta tende a se tornar um ponto de encontro virtual para todos os associados, você

pode usar esse perfil oficial para disseminar conteúdos e informações da entidade. Isso evita a desinformação e

ajuda os colegas a ficarem sempre atualizados dos acontecimentos.

4 ∙ Como implantar na minha associação ou conselhoUma rede social corporativa pode ajudar sua associação ou conselho a integrar os associados e discutir com mais

facilidade as questões relevantes para o setor. Se você identificar a necessidade de um canal de informação mais

organizado na sua entidade, a implantação tende a ser mais fácil.

Para ajudá-lo na fase de teste e implantação, bolamos um passo a passo básico para implantar de forma

satisfatória uma rede social corporativa na sua associação ou conselho. As orientações podem variar um pouco de

acordo com o tamanho da instituição – pequenos ajustes, feitos com o tempo e com a experiência na rede.

Para implantar uma rede social corporativa, é preciso:


I ∙ Conversar com os colegas sobre a ferramentaSe você deseja implantar uma rede social corporativa, é preciso apresentá-la para todo o grupo – afinal, estamos

em um ambiente democrático. Mostre os benefícios e a facilidade de uso da ferramenta. Muitas delas permitem

"experimentar" a solução por um tempo, sem custos, para testes e exibição. Se a ideia for bem aceita, hora de

passar para a próxima fase.

II ∙ Criar uma equipe de implantaçãoDepois de aprovar a ideia, os associados precisam criar uma equipe responsável pelo processo. Em nossa

experiência no setor, é comum encontrar profissionais das áreas de comunicação, marketing, recursos humanos e

tecnologia da informação interessados em projetos do gênero. No caso dos conselhos profissionais mais

específicos, procure profissionais que tenham afinidade com redes sociais e tecnologias colaborativas, além de

conhecer profundamente a realidade do setor.

O gestor de uma rede social corporativa consegue ver os usuários mais ativos dentro da ferramenta. Se você

identificar um colega mais engajado, pode ver o que ele propõe para a entidade. Já no caso dos grupos de

trabalho, é possível apresentar suas ideias para o resto do grupo e tentar dar abrangência para suas ações.


III ∙ Definir objetivos e públicosDepois de criar a equipe, é possível começar a traçar os objetivos da rede social corporativa dentro da associação

ou do conselho. Qual a expectativa dos associados em relação à ferramenta? E, principalmente, qual

problema pode ser resolvido com ajuda dessa solução?

É importante hierarquizar os interesses: afinal, inovação pode ser mais importante que comunicação dentro da sua

área de atuação. Outras metas também podem ser acrescentadas, desde que possuam premissas bem definidas.

Com os objetivos determinados, chegou a hora de pensar em um público. Quem vai usar minha rede social

corporativa? Todos os associados? Somente um setor específico do seu conselho? No início, recomendamos

que a ferramenta seja usada em um departamento específico, como um teste. Depois, ela pode ser estendida

para o resto da organização.

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IV ∙ Identificar os entusiastas da ferramentaAlguns usuários têm mais afinidade com ferramentas sociais e tendem a abraçá-la com mais facilidade. Cabe à

equipe gestora identificá-los e organizar ações para que eles disseminem a ferramenta dentro do conselho ou da

associação. Você pode incentivá-los a criar debates relevantes dentro de um grupo específico ou para todos. Com

a chancela dos influenciadores e entusiastas, a adesão dos outros associados tende a ser mais fácil.


V ∙ Armazenar informações relevantes dentro da redeUma ação importante que os administradores da rede podem fazer é migrar alguns procedimentos internos para

dentro da ferramenta. O processo deve ocorrer aos poucos: primeiro, mova alguns debates do e-mail interno para

o sistema. Depois, passe a divulgar avisos relevantes na rede social. Você pode, por exemplo, criar um evento

chamado "Assembleia" e convocar os associados para a reunião por meio da rede social corporativa. Esse apoio é

fundamental para que a ferramenta vire ponto de referência e encontro para os funcionários.

Esse guia básico deve ajudar associações e conselhos de todas as escalas na fase de estruturação de uma rede

social corporativa. Recomendamos que os colaboradores designados a essa tarefa leiam nosso e-book específico

sobre o assunto: 7 segredos para uma implantação eficaz.

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http://materiais.socialbase.com.br/7-segredos-para-uma-implantacao-eficaz


4 ∙ ConclusãoA estrutura de uma rede social corporativa é capaz de atender bem às necessidades de uma associação ou

conselho. Como mostramos neste e-book, a ferramenta integra colegas distantes, possibilita o debate público

de questões relevantes para o setor e cria um canal oficial de informação para a entidade.

Mostramos também que o processo de implantação não é complexo, mas precisa ser organizado. Em entidades

bem distribuídas como associações e conselhos, é importante planejar cada passo para mostrar aos colegas os

benefícios da ferramenta.

Se você ficou com alguma dúvida a respeito da ferramenta, produzimos vários materiais educativos que podem

ajudá-lo. Consulte nossa área de e-books sobre redes sociais corporativas e acesse nosso blog.

E não deixe de entrar em contato conosco se quiser experimentar a nossa ferramenta, a SocialBase, na sua

associação ou conselho. Podemos ajudá-lo na fase de implantação e montar a rede ideal para a sua entidade.

Obrigado pela leitura e até a próxima!

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