CONVENÇÃO DA LINGUAGEM: REGRAS, DIAGRAMAS E...

VERSÃO DE TRABALHO PRELIMINAR EM PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO

CONVENÇÃO DA LINGUAGEM:

REGRAS, DIAGRAMAS E NOTAÇÃO

Critérios orientadores para o mapeamento de processos

Projeto realizado em cooperação com:

Brasília

Março de 2013

CONVENÇÃO DA LIGUAGEM: REGRAS,

DIAGRAMAS E NOTAÇÃO

2 Instituto Alberto Luiz Coimbra de Pós-graduação e Pesquisa de Engenharia | Universidade Federal do Rio de Janeiro

Centro de Gestão Tecnológica | Rua Moniz Aragão n° 360, Bloco 2 | Ilha do Fundão | Cidade Universitária | RJ | CEP 21941-972 +55 (21)

3622-3539 | 3622-3544 • www.sage.coppe.ufrj.br • [email protected]

SUMÁRIO

HISTÓRICO DE REVISÕES ............................................................................................................... 3

GLOSSÁRIO ...................................................................................................................................... 4

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 6

2. CONTEXTO DA MODELAGEM DOS PROCESSOS ................................................................... 7

3. MODELAGEM EM CAMADAS .................................................................................................... 8

4. PADRONIZAÇÃO DA LINGUAGEM DA MODELAGEM ........................................................... 10

5. PLANO DE MELHORIA ............................................................................................................. 23

6. RELATÓRIOS UTILIZADOS ..................................................................................................... 23

7. VALIDAÇÃO .............................................................................................................................. 24

8. DIVULGAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO ..................................................................................... 24

9. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DA INFORMAÇÃO (RELATÓRIOS E BACKUPS) ...... 25






HISTÓRICO DE REVISÕES

Data Versão Descrição Autor

18/01/2013 1.0 Elaboração preliminar da convenção de

linguagem para discussão

SAGE e

CAPES/DTI

21/01/2013 1.1 Inserção do diagrama FAD SAGE

04/02/2013 1.2 Inserção do glossário SAGE

19/02/2013 1.3 Alteração no item 10 – Acesso a base de

dados do ARIS SAGE

01/04/2013 2.0

Validação da equipe do Escritório de

Processos:

⋅ Alteração do Glossário – retirada dos

termos Capes e inclusão dos termos

técnicos da convenção de linguagem;

⋅ Alteração da posição do Glossário – do

final para o início;

⋅ Substituição do termo “atividade” pelo

termo “ação” em todo o documento;

⋅ Ajustes das imagens, de acordo com o

modelo BPMN 2.0 do ARIS;

⋅ Ajustes na formatação.

CAPES/DTI






GLOSSÁRIO

Área de modelagem Representa a porção maior do processo e pode conter várias raias que

permitirão modelar os processos.

As Is Mapeamento da realidade vigente.

BPMN Business Process Modeling Notation ou Notação para Modelagem de

Processos de Negócio.

Cadeia de Processos

Orientada por Eventos

Técnica para modelagem de processos baseada no controle de fluxos

de atividades e eventos, e suas relações de dependência.

Cadeia de Valor Conjunto de macroprocessos logicamente inter-relacionados que

asseguram o cumprimento da missão organizacional.

Cadeia de Valor

Agregado

Modelo que representa a Visão Sistêmica dos Processos

Organizacionais, para que se tenha uma macrovisão do encadeamento

dos macroprocessos, processos, subprocessos, e tarefas, seguindo a

sequência de execução deles.

Convenção de

linguagem

Instrumento de regulação das iniciativas de mapeamento de processos.

Dados Todos os sistemas, normativas, entrada e saída de informação que

apoiam cada tarefa.

Diagrama Representação gráfica elaborada para visualizar uma determinada

realidade, de forma simplificada, possibilitando melhor entendimento.

Diagrama de

Alocação de Funções

Modelo que descreve o detalhamento de cada atividade, identificando

seus insumos e produtos.

Diagrama de

Sistemas Aplicativos

Modelo específico que contém os símbolos com a sigla dos sistemas ou

nome deles.

EPC Event-driven Process Chain ou Cadeia de Processos orientada por

eventos.

Escritório de

processos

Equipe técnica que provém suporte para a Gestão de Processos na

organização, possuindo uma parte dedicada às tarefas rotineiras de

mapeamento e manutenção dos processos e uma parte que apoia e

participa dos projetos de melhoria dos processos.






Evento Algo que acontece durante o curso de um processo.

FAD Function Allocation Diagram ou Diagrama de Alocação de Funções.

Fluxo do Processo Modelo que representa a visão detalhada do subprocesso e/ou

processo em uma sequência lógica de tarefas e mostra sua integração

com os demais processos da Cadeia de Valor Agregado.

Fluxos de trabalho Ações da rotina diária de trabalho, demonstradas de forma encadeada.

Gateway Portal usado para controlar a divergência ou convergência de múltiplas

sequências de fluxos.

Lane Raia ou partição da área de modelagem.

Macroprocesso Conjunto de processos logicamente inter-relacionados, que asseguram

a produção de bens e serviços oferecidos aos beneficiários.

Macrovisão Conjunto de macroprocessos capazes de realizar a missão institucional.

Modelagem de

processos

Representação gráfica da macrovisão e dos fluxos de processos.

Notação para

Modelagem de

Processos de Negócio

Técnica voltada para e definição e documentação de processos de

negócio com padrões de notação bem definidos.

Objetivo Informa a linha de serviços estratégicos para o cumprimento da missão.

Organograma Modelo que representa a visão da organização sob o aspecto de sua

estrutura formal.

Pool Área de modelagem.

Raias Partição da área de modelagem que define as atividades sob a

responsabilidade de grupos, unidades organizacionais e posições.

Subprocessos Sequencia lógica de atividades necessárias para a realização de cada

processo de trabalho.

Tarefa Representa uma ação e permite descrever o que o está sendo feito.

To Be Mapeamento das melhorias de longo prazo.

VAC Value Chain Added Diagram ou Cadeia de Valor Agregado.






1. OBJETIVO

A convenção de linguagem é o instrumento de regulação das iniciativas de mapeamento de

processos realizadas pelas diversas áreas da CAPES, com a orientação do escritório de processos.

Em linhas gerais, a convenção define as regras para o desenho e descrição dos processos de

trabalho desde a visão macro até a especificação dos fluxos de processos. Nesse sentido define-se:

as regras para o desenho, os diagramas a serem utilizados e a notação específica para cada

diagrama.

A convenção visa criar uma padronização de linguagem e com isso permite que as iniciativas

de mapeamento possam ser realizadas em qualquer ponto da organização sem prejuízos para a sua

leitura. Espera-se que a organização como um todo seja capaz de depreender o que todos fazem e

possam contribuir para a melhoria dos processos.






2. CONTEXTO DA MODELAGEM DOS PROCESSOS

A modelagem dos processos será sempre feita em duas dimensões: a macrovisão

organizacional e a representação gráfica da rotina diária de trabalho (fluxos de processos).

A macrovisão traduz a organização em macroprocessos capazes de realizar a missão

institucional. A representação da rotina diária de trabalho define os fluxos de processos necessários

para a construção dos produtos e serviços oferecidos pela CAPES a seus beneficiários. A rotina

diária inclui os processos de gerenciamento de recursos e de concepção estratégica da organização.

A construção da macrovisão é feita pelos gestores que possuam profundo conhecimento

sobre o funcionamento da organização como um todo. Deve ser validada pela alta direção.

A rotina diária de trabalho é representada pelos fluxos de processos que devem estar

necessariamente associados à macrovisão. Essa associação garante que a ação gerencial e a

produção estarão sempre coerentes com as estratégias organizacionais.

A especificação dos processos de trabalho é feita pela equipe executora, mesmo que esta

equipe seja composta por participantes de várias áreas da estrutura organizacional.

O contexto da modelagem definido por essas duas dimensões resulta na proposta de

metodologia de mapeamento em camadas de detalhamento.

2.1 FOCO DO MAPEAMENTO

O mapeamento é feito com dois objetivos: o primeiro é representar graficamente o que é feito;

o segundo é identificar melhorias que possam ser empreendidas no curto prazo ou possam ser

formuladas na forma de projetos futuros. Portanto, o que se mapeia é a realidade vigente (As Is)

acrescida de melhorias que possam ser implementadas num curto espaço de tempo (no máximo 15

dias). Esse foco de mapeamento estimula as equipes de trabalho a utilizarem sua autonomia para

empreender mudanças na forma de trabalhar.

As melhorias de longo prazo (To Be) devem ser especificadas como projetos negociados com

a direção da CAPES. Na medida em que os projetos de melhoria se realizarem e entregarem seus

produtos, o mapeamento dos processos será alterado. Ou seja, o To Be passa a ser As Is. Estima-se

que os projetos de melhoria sejam implementados no prazo de 15 a 90 dias.






É condição na gestão por processos que o mapeamento existente reflita necessariamente o

que é feito. Essa premissa remete a ideia de conformidade, isso é, agir conforme a modelagem

especificada para um dado momento.

3. MODELAGEM EM CAMADAS

A modelagem em camadas de detalhamento pressupõe que a partir da construção de uma

camada mais ampla que representa a ação organizacional em sua totalidade, desdobram-se

camadas subsequentes que vão gradativamente aumentando o conhecimento sobre como a CAPES

realiza seus propósitos. A essa camada mais ampla denomina-se CADEIA DE VALOR.

Ex:

» Cadeia de Valor (primeira camada de detalhamento)

o Macro processos (segunda camada de detalhamento)

� Processos (terceira camada de detalhamento)

• Atividades (quarta camada de detalhamento)

� Dados (quinta camada de detalhamento).

3.1 DIAGRAMAS

São representações gráficas elaboradas para visualizar uma determinada realidade, de forma

simplificada, possibilitando assim um melhor entendimento. Os diagramas se compõem,

basicamente, de símbolos e de atributos, que são informações de texto que complementam a

representação.

3.1.1 Modelos de Diagramas Utilizados

� Organograma - modelo que representa a visão da organização sob o aspecto de sua

estrutura formal (Unidades Organizacionais, cargos e pessoas).

� Cadeia de Valor Agregado – VAC (Value Chain Added Diagram) – modelo que

representa a Visão Sistêmica dos Processos Organizacionais, para que se tenha uma macro

Configuração da

macrovisão

Configuração da rotina

diária de trabalho






visão da interligação e/ou encadeamento dos macroprocessos, processos, subprocessos, e

tarefas, seguindo a sequência de execução dos mesmos.

� Fluxo do Processo – BPMN – modelo que representa a visão detalhada do subprocesso/

processo em uma sequência lógica de tarefas e mostra sua integração com os demais

processos da Cadeia de Valor Agregado.

� Diagrama de Alocação de Funções – FAD (Function Allocation Diagram) – modelo

que descreve o detalhamento de cada atividade, identificando seus insumos e produtos -

entradas e saídas de informações, os documentos e ou sistemas aplicativos que a suportam o

Cargo e/ou Unidade Organizacional que a executa. É utilizado como alternativa para evitar

excesso de objetos no Fluxo do Processo.

� Diagrama de Sistemas Aplicativos – modelo específico que contém os símbolos com a

sigla dos sistemas ou nome, para serem copiados e reutilizados. Contém ainda atributos

específicos ao objeto. A sua representação é replicada no modelo FAD.

3.2 CONCEITUAÇÃO

� Cadeia de Valor: conjunto de macroprocessos logicamente inter-relacionados que

asseguram o cumprimento da missão organizacional.

� Macroprocessos: conjunto de processos logicamente inter-relacionados, que asseguram

a produção de bens e serviços oferecidos aos beneficiários.

� Subprocessos: sequencia lógica de atividades necessárias para a realização de cada

processo de trabalho.

� Tarefas: a sequencia lógica de ações necessárias para a sua realização.

� Dados: todos os sistemas, normativas, entrada e saída de informação que apoiam cada

tarefa.

3.3 CONVENÇÃO DO DESDOBRAMENTO EM CAMADAS

Na construção da visão macro, eventualmente pode ser necessário desdobrar

macroprocessos em mais de uma camada. Recomendamos que o número de camadas desdobradas

não seja excessivo a ponto de dificultar a leitura. Sugerimos manter o padrão de no máximo três

camadas para a definição da macrovisão.






4. PADRONIZAÇÃO DA LINGUAGEM DA MODELAGEM

A padronização da linguagem da modelagem significa a definição da ferramenta de apoio ao

mapeamento, dos diagramas utilizados e suas respectivas notações.

4.1 FERRAMENTA DE APOIO

A Ferramenta a ser utilizada será o ARIS Business Architect 7.2, da Software AG, que permite

identificar e descrever, com o auxílio de diagramas, os processos de negócio; a estrutura

organizacional da instituição; os sistemas de aplicação; e a estrutura de produtos/serviços gerados

na execução dos processos. Dessa forma, o foco da ferramenta ARIS é o desenho dos processos de

negócio, permitindo a modelagem de todos os aspectos da “Arquitetura da Organização”, tais como

os sistemas de TI, a visão da organização, a visão de dados, etc.

O ARIS Business Architect 7.2 apoia a modelagem de processos de negócio (como VACs,

EPCs/ diagrama em BPMN e FADs). A ferramenta possibilita, ainda, a armazenagem de todos os

diagramas modelados, e todas as informações complementares a eles em um único Banco de

Dados, de onde depois podem ser extraídos relatórios que possibilitam o acompanhamento e

gerenciamento dos processos de negócio da organização.

4.1.1 Diagrama e Notação para Cadeia de Valor (VAC)

A Cadeia de valor se utiliza de um diagrama que reflete a lógica da cadeia de suprimentos.

Esse diagrama estabelece relações de precedências obrigatórias e relações entre processos

primários e processos de apoio. A notação para a cadeia de valor é simplificada e segue a

padronização da ferramenta ARIS.






4.1.1.1 Convenção do Modelo de Diagrama para Cadeia de Valor (VAC)

4.1.1.2 Convenção da Notação para Cadeia de Valor (VAC)

Elemento Descrição Notação

Macroprocesso

Identifica um macroprocesso ou um processo da

organização. O macroprocesso é uma composição

de processos utilizada para simplificar o desenho

da árvore de processos da organização, enquanto o

processo é constituído pelo conjunto de atividades

interligadas cuja execução é necessária para atingir

os objetivos do processo.

Macroprocesso Identifica um macroprocesso ou um processo

executado por uma instituição externa à Capes.

Macroprocesso Identifica um macroprocesso ou um processo

existente na CAPES, porém não estruturado.

Cadeia de valoresagregados

















Macroprocesso

Identifica um macroprocesso ou um processo que é

necessário, mas que não é executado (processo

inexistente).

Macroprocesso Identifica um macroprocesso ou um processo de

apoio aos processos finalísticos.

Macroprocesso Informa que o macroprocesso possui um nível de

detalhamento associado a ele.

Objetivo Informa a linha serviços estratégicos para o

cumprimento da missão da CAPES.

4.1.2 Diagrama e Notação para as Rotinas Diárias de Trabalho (BPMN 2.0)

A especificação dos processos que representam as rotinas diárias de trabalho seguem a

lógica de um fluxograma orientado pela notação BPMN 2.0, que foi escolhida pela CAPES como

padrão de linguagem. O diagrama é construído em raias que mostram as atividades desempenhadas

pela área indicada na raia. A área indicada na raia será representada por grupos funcionais que

podem estar apresentados ou não no organograma da CAPES.




Objetivoalcançado






4.1.2.1 Convenção do Modelo de Diagrama para os Processos (BPMN 2.0)

4.1.2.2 Convenção da Notação para os Processos (BPMN 2.0)


Evento

Um Evento é algo que “ocorre” durante o

curso de um processo. Estes eventos,

quando aparecem no fluxo do processo,

usualmente possuem uma causa (gatilho) ou

um impacto (resultado). Três tipos são

possíveis: início (inicia o processo),

intermediário (entrega o produto de outro

subprocesso) e final (finaliza o processo).

O evento intermediário deve ser nomeado

por um substantivo e um particípio passado.

Os eventos podem ter designados a causa

de sua existência (evento com disparador de

tempo).

Não existem disparadores de tempo em

eventos finais.

No

me

do

Pro

cess

o

Áre

a E

xecu

tora

Áre

a E

xecu

tora

Evento inicial 1

Evento inicial 2

Pergunta(?)

Tarefa 2

Tarefa 3

Não

Sim

Eventointermediário 4


Subprocesso deinterface de saída 1

Subprocesso deinterface de saída 2

Evento final 2

Evento final 1Evento

intermediário 1

Subprocesso de interfacede entrada 1


Subprocesso de interfacede entrada 2

Subprocesso de interfaceintermediário 1


Tarefa 1

Evento inicial

Eventointermediário

Evento final

Evento inicial(disparador de

tempo)

Evento intermediário(disparador de tempo)







Tarefa

A função representa uma ação e permite

descrever o que o está sendo feito.

O nome da ação deve ser breve e começar

por um verbo no infinitivo.

Subprocesso

Representa a comunicação entre os

processos representados na Cadeia de Valor

(interface).

É apresentado no início, com seta de entrada

para um evento intermediário, quando

representa o subprocesso que gera os

insumos para o fluxo do processo a ser

mapeado (Subprocesso de interface de

entrada).

É apresentado no final, com seta de saída de

um evento intermediário, quando representa

o subprocesso que utiliza os insumos

gerados pelo fluxo do processo a ser

mapeado (Subprocesso de interface de

saída).

É representado no meio do processo, com

seta de entrada para um evento

intermediário, quando representa o

subprocesso que deverá ser executado

naquele momento do fluxo do processo a ser

mapeado (Subprocesso de interface

intermediário).

Tarefa

Subprocesso







Portal (gateway)

É usado para controlar a divergência ou

convergência de múltiplas sequências de

fluxos. Determinará a geração de

ramificações, bifurcações e uniões de

diversos caminhos do fluxo.

Portal (gateway)

– tipos de

controles

O tipo de comportamento do gateway pode

ser especificado pelo uso de símbolos

diferenciais significando:

XOR: Decisão ou união exclusiva (baseada

em dados);

OR: Decisão ou união inclusiva. (Uma ou

outra opção pode ser aceita);

AND: junção ou separação paralelas.

Sequência de

fluxo normal

Refere-se ao fluxo originado a partir de um

evento e continua por meio de atividades até

o evento final. Não dependente de

condições.

Conector de

páginas

Geralmente usado em impressão, este objeto

é utilizado para indicar onde o fluxo deixa

uma página e inicia em outra. Um evento

intermediário de ligação é usado como

conector de páginas.

Gateway

Gateway exclusivo

Gateway inclusivo

Gateway paralelo

Evento intermediáriode link







Área de

modelagem

(pool)

Representa a porção maior do processo e

pode conter várias raias que permitirão

modelar os processos.

O pool deverá ter o nome do processo que

está sendo representado.

O nome do processo deve começar com letra

maiúscula.

Raia (lane)

É uma partição da área de modelagem, que

define as atividades sob a responsabilidade

de grupos, Unidades Organizacionais e/ou

posições (conforme definido no item 4.1.2)

apresentadas na raia.

Cabeçalho

O cabeçalho é utilizado para a identificação

dos fluxos de processo. Apresenta o nome

do processo, o tipo e a data da última

modificação.

No

me

do

Pro

cess

oN

om

e d

o P

roce

sso

Áre

a E

xecu

tora

Áre

a E

xecu

tora

Tipo: Diagrama de processos BPMN (BPMN 2.0)

Última alteração: 10/12/2012 21:52:22

Nome: Cadeia de valores agregados

Criador: system






4.1.2.3 Estrutura Lógica dos Fluxos de Processos (Semântica e Sintaxe)


Distribuição

(Fork – AND)

Usado para dividir um caminho em dois ou

mais caminhos paralelos. A tarefa passará a

ser executada de modo concorrente.

Junção (Join –

AND)

Usado para juntar dois caminhos paralelos

em um único caminho, como forma de

sincronização.

Decisão

baseada em

dados

A alternativa a seguir depende do

atendimento às condições expostas.

Somente um caminho poderá ser seguido.

Decisão

inclusiva

Representa um ponto onde as alternativas

são baseadas em expressões condicionais.

Uma condição padrão (default) pode ser

usada.

Junção (OR –

Join)

Combinação de dois ou mais caminhos em

um único caminho, mas não em paralelo, ou

seja, bastará vir de uma das direções para

encaminhar o processo.

Atividade em

repetição

(looping)

Indica que uma atividade deve ser repetida

uma ou mais vezes, se uma condição interna

não for atendida.

Um gateway é utilizado no looping, uma vez

que uma atividade não deve ter duas

entradas diretas.

Tarefa

Gateway

Tarefa

Tarefa

Tarefa

Gateway

Tarefa

Tarefa

Tarefa

Qual condição?

TarefaCondição 1

TarefaCondição 2

Tarefa

Qual condição?

TarefaCondição 1

TarefaCondição 2

TarefaTarefa

Tarefa

Tarefa

Aprovado?

TarefaSim

Tarefa

Não






4.1.2.4 Convenções

Para auxiliar o entendimento dos processos, devem ser obedecidas as seguintes regras para

os diagramas:

4.1.2.4.1 VAC

� Na descrição dos atributos do objeto foi convencionado utilizar, somente na Cadeia de

Valor, para início da descrição os termos: “Abrange os processos...”;

� E na descrição dos atributos dos processos foi convencionado utilizar, para início da

descrição, os termos: “Compreende as atividades...”

4.1.2.4.2 BPMN

� O elemento pool é utilizado para delimitar o espaço do diagrama do processo. Geralmente,

é inserido somente um elemento pool por diagrama. Excepcionalmente, para a

representação de mais de um processo no mesmo diagrama, poderá ser utilizado outro

pool.

� Nas raias (lanes) serão inseridos somente os participantes do processo: entidades

organizacionais, grupos ou agrupamentos e setores de uma organização (ver 4.1.2).

� Nunca inclua mais de um participante em uma raia (lane);

� Procure acrescentar as particularidades das tarefas, dos gateways e dos eventos

intermediários;

� Inclua as tarefas no diagrama de forma sequencial, no sentido da esquerda para a direita

conforme o andamento do processo;

� O nome da tarefa deve iniciar com um verbo. Procure deixar a mesma conjugação verbal

em todas as tarefas do processo (infinitivo);

� O diagrama BPMN terá que ser iniciado e encerrado com objetos de interface de

processos representando a lógica definida na macrovisão;






� As propriedades dos elementos (tarefas, elementos intermediário, inicio, fim) devem ser

descritas da seguinte forma:

� Nome: coloque o nome do elemento de forma clara e objetiva;

� Descrição: faça a descrição detalhada do elemento de forma que ajude na

compreensão do processo. Não utilize termos técnicos, procure ajustar a descrição

conforme a linguagem (vocabulário) do gestor do processo;

� Atributo: utilize este recurso para associar links, imagens e arquivos.

� O detalhamento de uma ação (tarefa) será feito mediante a criação e associação da

mesma com um diagrama do tipo FAD.

� Quanto ao elemento cabeçalho, posicione-o acima do diagrama. Nele deve conter o nome

do processo, o tipo, e a data da última modificação do processo.

4.1.2.4.3 FAD

� Para cada ação (tarefa) deverá existir apenas um FAD;

� Um FAD deve conter uma única função (tarefa) a qual serão vinculados clusters de entrada

e saída, sistemas; legislação vigente, regras de negócio e produto.

� O agrupamento (cluster) de entrada deve estar posicionado à esquerda da ação;

� O agrupamento (cluster) de saída deve estar posicionado à direita da atividade;

� Os sistemas devem estar posicionados abaixo da atividade;

� A Categoria de Conhecimento deve estar posicionado acima da atividade

� As regras de negócio (legislação) devem ser ligadas à face da atividade em um único

ponto.

4.1.3 Diagrama e Notação para Diagrama de Alocação de Função (FAD)

O modelo FAD (Function Allocation Diagram), em complementação ao controle de tarefas

apresentado no modelo BPMN, representa a transformação dos dados de entrada em dados saída,

identifica os responsáveis pela execução da atividade (papéis/unidade organizacional), bem como os

sistemas e instrumentos utilizados na execução das atividades.






Exemplo de FAD:

4.1.3.1 Convenção da Notação para Diagrama de Alocação de Função (FAD)


Regra de

Negócio

Representa as normativas que apoiam a

tarefa (normas, legislação, etc.).

Categoria de

Conhecimento

Indica os conhecimentos necessários para a

realização da tarefa.

Sistema Representa o sistema utilizado para executar

a tarefa.

Cluster de

Dados

(Agrupamento)

É o objeto utilizado para representar um

agrupamento de informações, ou seja,

entrada e saída de dados.

Tarefa

É a representação do detalhamento da

própria tarefa utilizada no fluxo de processo

(apresenta uma cor diferenciada, devido à

metodologia da ferramenta ARIS).

Função

Tipo desistema deaplicação

Agrupamento deEntrada

Agrupamento deSaída

Categoria deconhecimento

§§

Regra de negócio

§§

Regra de negócio

Categoria deconhecimento


Agrupamento

Tarefa






4.1.4 Diagrama e Notação para Modelagem Organizacional (Organograma)

A especificação dos objetos que identificam as áreas, além de compor o organograma da

CAPES, servem para demonstrar no fluxo de processos a área responsável que está executando

determinadas tarefas.

4.1.4.1 Convenção do Modelo de Diagrama para Modelagem Organizacional (Organograma)

4.1.4.2 Convenção da Notação para Modelagem Organizacional


Tipo de Unidade

Organizacional

Representam os vários tipos de Unidades

Organizacionais, podem ser declarados e

representados num gráfico de estrutura

hierárquica.

Por exemplo: Diretoria, Coordenação,

Gerência e Comissões.

Grupo

Permite identificar um grupo de unidades

organizacionais que desempenham o mesmo

papel em um determinado processo. (Grupo

de trabalho).

Unidadeorganizacional





Grupo







Posição

Representa uma posição formal

(competência) dentro da estrutura da unidade

organizacional.

Ex: ordenador de despesa, coordenador,

assessor, etc.

4.1.5 Padronização para Identificação dos Sistemas de Informação

Esta padronização é necessária para identificar todos os sistemas ativos da CAPES, além de

informar visualmente nos fluxogramas em quais tarefas são usados.

4.1.5.1 Convenção do Modelo de Diagrama para Identificação dos Sistemas

Posição


Sistema deaplicação








4.1.5.2 Convenção da Notação para Identificação dos Sistemas


Sistema

Representa um sistema de informação ou

aplicativo utilizado na execução da função,

tanto para consulta quanto entrada de dados.

5. PLANO DE MELHORIA

Com base na modelagem serão elaborados os planos de melhoria que devem ser construídos

em duas perspectivas – melhorias para implementação imediata e projetos de melhorias. Não se

deve esquecer que as mudanças propostas devem ser viáveis tecnicamente e politicamente.

A busca por melhorias de implementação imediata visa provocar mudanças desde o primeiro

contato com o mapeamento. Visa, também, explorar e estimular que os grupos de mapeamento

usem a autonomia para mudanças dentro dos seus limites. São consideradas medidas imediatas as

que possam ser tomadas no prazo máximo de 15 dias. Já os projetos de melhoria devem ser

estruturados e se referem às mudanças que envolvam recursos e negociações políticas.

6. RELATÓRIOS UTILIZADOS

Todas as anotações pertinentes devem, também, ser registradas na Base de Dados do ARIS:

i) descrição das atividades; ii) instrumentos normativos relevantes; iii) sistemas de informações

utilizados; e iv) outras observações, de forma que, ao extrair um relatório, todos os detalhes do

processo possam ser consultados.

Para isso, o Analista complementará os campos de atributos correspondentes a cada função

e atividade do processo com as informações levantadas na hora da entrevista. São os seguintes

campos de atributos:

� Nome (nome do processo);

� Descrição; (escopo do processo)

� Área responsável (Unidade Organizacional).

� Observação / exemplo (para agregar qualquer comentário ou detalhe levantado na

entrevista);







� Instrumentos normativos (inclui a legislação vigente e as normas internas que regulam o

processo);

� Sistemas de informação (nome e sigla dos sistemas usados no processo, especificando

se é corporativo ou específico daquela Unidade Organizacional); e

� Propostas de melhorias (propostas de melhorias levantadas na hora da entrevista).

Quando finalizada a modelagem de um processo (ou em qualquer momento que surgir uma

dúvida na representação), ele deve ser apresentado à equipe de coordenação do trabalho. Somente

após essa revisão, o fluxo modelado será considerado pronto para validação.

7. VALIDAÇÃO

Todo processo modelado deve passar por pelo menos uma reunião de validação.

Com o diagrama de um processo pronto, o Analista de Processos deve proceder à marcação

da Reunião de Validação e também encaminhar (via e-mail ou impresso) o fluxo a ser validado, antes

do momento da Reunião, a todos os participantes da validação.

A Reunião de Validação será conduzida pelo escritório de processos, e o Analista de

Processos deve apresentar em linhas gerais o fluxo de trabalho mapeado, abrindo espaço para

correções e sugestões. Ao final, com os ajustes necessários realizados, o analista deverá solicitar a

aprovação do fluxo pela(s) Coordenações(s) envolvida(s). Também poderão ser apresentadas as

Propostas de Melhoria neste momento.

8. DIVULGAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Quando aprovado, o processo modelado deverá ser publicado no site do Escritório de

Processos da CAPES.

O formato dos processos no padrão do ARIS não é acessível para todos na CAPES, portanto

cada Analista deverá ser responsável pela consistência de sua documentação: além da versão em

ARIS dos fluxos dos processos, deverá também exportar o arquivo (fluxo e relatórios) para um

formato que possibilite a leitura de todos (Publisher).






9. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DA INFORMAÇÃO (RELATÓRIOS E BACKUPS)

Todas as informações relativas ao projeto deverão estar armazenadas em pasta específica

definida pelo Escritório de Processos.

Ex:

A Base de dados do ARIS está segmentado em duas partes:

� Base oficial

� Base de iniciativas

A Base oficial é de responsabilidade do Escritório de Processos, e na medida em que for

recebendo dados das iniciativas, fará a importação no ARIS, após homologação.

Quanto ao perfil de acesso, fica condicionado à Governança da CAPES.

CONVENÇÃO DA LINGUAGEM: REGRAS, DIAGRAMAS E...

Documents

Transcript of CONVENÇÃO DA LINGUAGEM: REGRAS, DIAGRAMAS E...