CONVENÇÃO DA LINGUAGEM: REGRAS, … · dados do ARIS SAGE 01/04/2013 2.0 Validação da equipe do...
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VERSÃO DE TRABALHO PRELIMINAR EM PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO
CONVENÇÃO DA LINGUAGEM:
REGRAS, DIAGRAMAS E NOTAÇÃO
Critérios orientadores para o mapeamento de processos
Projeto realizado em cooperação com:
Brasília
Março de 2013
CONVENÇÃO DA LIGUAGEM: REGRAS,
DIAGRAMAS E NOTAÇÃO
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SUMÁRIO
HISTÓRICO DE REVISÕES ............................................................................................................... 3
GLOSSÁRIO ...................................................................................................................................... 4
1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 6
2. CONTEXTO DA MODELAGEM DOS PROCESSOS ................................................................... 7
3. MODELAGEM EM CAMADAS .................................................................................................... 8
4. PADRONIZAÇÃO DA LINGUAGEM DA MODELAGEM ........................................................... 10
5. PLANO DE MELHORIA ............................................................................................................. 23
6. RELATÓRIOS UTILIZADOS ..................................................................................................... 23
7. VALIDAÇÃO .............................................................................................................................. 24
8. DIVULGAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO ..................................................................................... 24
9. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DA INFORMAÇÃO (RELATÓRIOS E BACKUPS) ...... 25
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HISTÓRICO DE REVISÕES
Data Versão Descrição Autor
18/01/2013 1.0 Elaboração preliminar da convenção de
linguagem para discussão
SAGE e
CAPES/DTI
21/01/2013 1.1 Inserção do diagrama FAD SAGE
04/02/2013 1.2 Inserção do glossário SAGE
19/02/2013 1.3 Alteração no item 10 – Acesso a base de
dados do ARIS SAGE
01/04/2013 2.0
Validação da equipe do Escritório de
Processos:
⋅ Alteração do Glossário – retirada dos
termos Capes e inclusão dos termos
técnicos da convenção de linguagem;
⋅ Alteração da posição do Glossário – do
final para o início;
⋅ Substituição do termo “atividade” pelo
termo “ação” em todo o documento;
⋅ Ajustes das imagens, de acordo com o
modelo BPMN 2.0 do ARIS;
⋅ Ajustes na formatação.
CAPES/DTI
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GLOSSÁRIO
Área de modelagem Representa a porção maior do processo e pode conter várias raias que
permitirão modelar os processos.
As Is Mapeamento da realidade vigente.
BPMN Business Process Modeling Notation ou Notação para Modelagem de
Processos de Negócio.
Cadeia de Processos
Orientada por Eventos
Técnica para modelagem de processos baseada no controle de fluxos
de atividades e eventos, e suas relações de dependência.
Cadeia de Valor Conjunto de macroprocessos logicamente inter-relacionados que
asseguram o cumprimento da missão organizacional.
Cadeia de Valor
Agregado
Modelo que representa a Visão Sistêmica dos Processos
Organizacionais, para que se tenha uma macrovisão do encadeamento
dos macroprocessos, processos, subprocessos, e tarefas, seguindo a
sequência de execução deles.
Convenção de
linguagem
Instrumento de regulação das iniciativas de mapeamento de processos.
Dados Todos os sistemas, normativas, entrada e saída de informação que
apoiam cada tarefa.
Diagrama Representação gráfica elaborada para visualizar uma determinada
realidade, de forma simplificada, possibilitando melhor entendimento.
Diagrama de
Alocação de Funções
Modelo que descreve o detalhamento de cada atividade, identificando
seus insumos e produtos.
Diagrama de
Sistemas Aplicativos
Modelo específico que contém os símbolos com a sigla dos sistemas ou
nome deles.
EPC Event-driven Process Chain ou Cadeia de Processos orientada por
eventos.
Escritório de
processos
Equipe técnica que provém suporte para a Gestão de Processos na
organização, possuindo uma parte dedicada às tarefas rotineiras de
mapeamento e manutenção dos processos e uma parte que apoia e
participa dos projetos de melhoria dos processos.
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Evento Algo que acontece durante o curso de um processo.
FAD Function Allocation Diagram ou Diagrama de Alocação de Funções.
Fluxo do Processo Modelo que representa a visão detalhada do subprocesso e/ou
processo em uma sequência lógica de tarefas e mostra sua integração
com os demais processos da Cadeia de Valor Agregado.
Fluxos de trabalho Ações da rotina diária de trabalho, demonstradas de forma encadeada.
Gateway Portal usado para controlar a divergência ou convergência de múltiplas
sequências de fluxos.
Lane Raia ou partição da área de modelagem.
Macroprocesso Conjunto de processos logicamente inter-relacionados, que asseguram
a produção de bens e serviços oferecidos aos beneficiários.
Macrovisão Conjunto de macroprocessos capazes de realizar a missão institucional.
Modelagem de
processos
Representação gráfica da macrovisão e dos fluxos de processos.
Notação para
Modelagem de
Processos de Negócio
Técnica voltada para e definição e documentação de processos de
negócio com padrões de notação bem definidos.
Objetivo Informa a linha de serviços estratégicos para o cumprimento da missão.
Organograma Modelo que representa a visão da organização sob o aspecto de sua
estrutura formal.
Pool Área de modelagem.
Raias Partição da área de modelagem que define as atividades sob a
responsabilidade de grupos, unidades organizacionais e posições.
Subprocessos Sequencia lógica de atividades necessárias para a realização de cada
processo de trabalho.
Tarefa Representa uma ação e permite descrever o que o está sendo feito.
To Be Mapeamento das melhorias de longo prazo.
VAC Value Chain Added Diagram ou Cadeia de Valor Agregado.
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1. OBJETIVO
A convenção de linguagem é o instrumento de regulação das iniciativas de mapeamento de
processos realizadas pelas diversas áreas da CAPES, com a orientação do escritório de processos.
Em linhas gerais, a convenção define as regras para o desenho e descrição dos processos de
trabalho desde a visão macro até a especificação dos fluxos de processos. Nesse sentido define-se:
as regras para o desenho, os diagramas a serem utilizados e a notação específica para cada
diagrama.
A convenção visa criar uma padronização de linguagem e com isso permite que as iniciativas
de mapeamento possam ser realizadas em qualquer ponto da organização sem prejuízos para a sua
leitura. Espera-se que a organização como um todo seja capaz de depreender o que todos fazem e
possam contribuir para a melhoria dos processos.
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2. CONTEXTO DA MODELAGEM DOS PROCESSOS
A modelagem dos processos será sempre feita em duas dimensões: a macrovisão
organizacional e a representação gráfica da rotina diária de trabalho (fluxos de processos).
A macrovisão traduz a organização em macroprocessos capazes de realizar a missão
institucional. A representação da rotina diária de trabalho define os fluxos de processos necessários
para a construção dos produtos e serviços oferecidos pela CAPES a seus beneficiários. A rotina
diária inclui os processos de gerenciamento de recursos e de concepção estratégica da organização.
A construção da macrovisão é feita pelos gestores que possuam profundo conhecimento
sobre o funcionamento da organização como um todo. Deve ser validada pela alta direção.
A rotina diária de trabalho é representada pelos fluxos de processos que devem estar
necessariamente associados à macrovisão. Essa associação garante que a ação gerencial e a
produção estarão sempre coerentes com as estratégias organizacionais.
A especificação dos processos de trabalho é feita pela equipe executora, mesmo que esta
equipe seja composta por participantes de várias áreas da estrutura organizacional.
O contexto da modelagem definido por essas duas dimensões resulta na proposta de
metodologia de mapeamento em camadas de detalhamento.
2.1 FOCO DO MAPEAMENTO
O mapeamento é feito com dois objetivos: o primeiro é representar graficamente o que é feito;
o segundo é identificar melhorias que possam ser empreendidas no curto prazo ou possam ser
formuladas na forma de projetos futuros. Portanto, o que se mapeia é a realidade vigente (As Is)
acrescida de melhorias que possam ser implementadas num curto espaço de tempo (no máximo 15
dias). Esse foco de mapeamento estimula as equipes de trabalho a utilizarem sua autonomia para
empreender mudanças na forma de trabalhar.
As melhorias de longo prazo (To Be) devem ser especificadas como projetos negociados com
a direção da CAPES. Na medida em que os projetos de melhoria se realizarem e entregarem seus
produtos, o mapeamento dos processos será alterado. Ou seja, o To Be passa a ser As Is. Estima-se
que os projetos de melhoria sejam implementados no prazo de 15 a 90 dias.
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É condição na gestão por processos que o mapeamento existente reflita necessariamente o
que é feito. Essa premissa remete a ideia de conformidade, isso é, agir conforme a modelagem
especificada para um dado momento.
3. MODELAGEM EM CAMADAS
A modelagem em camadas de detalhamento pressupõe que a partir da construção de uma
camada mais ampla que representa a ação organizacional em sua totalidade, desdobram-se
camadas subsequentes que vão gradativamente aumentando o conhecimento sobre como a CAPES
realiza seus propósitos. A essa camada mais ampla denomina-se CADEIA DE VALOR.
Ex:
» Cadeia de Valor (primeira camada de detalhamento)
o Macro processos (segunda camada de detalhamento)
� Processos (terceira camada de detalhamento)
• Atividades (quarta camada de detalhamento)
� Dados (quinta camada de detalhamento).
3.1 DIAGRAMAS
São representações gráficas elaboradas para visualizar uma determinada realidade, de forma
simplificada, possibilitando assim um melhor entendimento. Os diagramas se compõem,
basicamente, de símbolos e de atributos, que são informações de texto que complementam a
representação.
3.1.1 Modelos de Diagramas Utilizados
� Organograma - modelo que representa a visão da organização sob o aspecto de sua
estrutura formal (Unidades Organizacionais, cargos e pessoas).
� Cadeia de Valor Agregado – VAC (Value Chain Added Diagram) – modelo que
representa a Visão Sistêmica dos Processos Organizacionais, para que se tenha uma macro
Configuração da
macrovisão
Configuração da rotina
diária de trabalho
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visão da interligação e/ou encadeamento dos macroprocessos, processos, subprocessos, e
tarefas, seguindo a sequência de execução dos mesmos.
� Fluxo do Processo – BPMN – modelo que representa a visão detalhada do subprocesso/
processo em uma sequência lógica de tarefas e mostra sua integração com os demais
processos da Cadeia de Valor Agregado.
� Diagrama de Alocação de Funções – FAD (Function Allocation Diagram) – modelo
que descreve o detalhamento de cada atividade, identificando seus insumos e produtos -
entradas e saídas de informações, os documentos e ou sistemas aplicativos que a suportam o
Cargo e/ou Unidade Organizacional que a executa. É utilizado como alternativa para evitar
excesso de objetos no Fluxo do Processo.
� Diagrama de Sistemas Aplicativos – modelo específico que contém os símbolos com a
sigla dos sistemas ou nome, para serem copiados e reutilizados. Contém ainda atributos
específicos ao objeto. A sua representação é replicada no modelo FAD.
3.2 CONCEITUAÇÃO
� Cadeia de Valor: conjunto de macroprocessos logicamente inter-relacionados que
asseguram o cumprimento da missão organizacional.
� Macroprocessos: conjunto de processos logicamente inter-relacionados, que asseguram
a produção de bens e serviços oferecidos aos beneficiários.
� Subprocessos: sequencia lógica de atividades necessárias para a realização de cada
processo de trabalho.
� Tarefas: a sequencia lógica de ações necessárias para a sua realização.
� Dados: todos os sistemas, normativas, entrada e saída de informação que apoiam cada
tarefa.
3.3 CONVENÇÃO DO DESDOBRAMENTO EM CAMADAS
Na construção da visão macro, eventualmente pode ser necessário desdobrar
macroprocessos em mais de uma camada. Recomendamos que o número de camadas desdobradas
não seja excessivo a ponto de dificultar a leitura. Sugerimos manter o padrão de no máximo três
camadas para a definição da macrovisão.
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4. PADRONIZAÇÃO DA LINGUAGEM DA MODELAGEM
A padronização da linguagem da modelagem significa a definição da ferramenta de apoio ao
mapeamento, dos diagramas utilizados e suas respectivas notações.
4.1 FERRAMENTA DE APOIO
A Ferramenta a ser utilizada será o ARIS Business Architect 7.2, da Software AG, que permite
identificar e descrever, com o auxílio de diagramas, os processos de negócio; a estrutura
organizacional da instituição; os sistemas de aplicação; e a estrutura de produtos/serviços gerados
na execução dos processos. Dessa forma, o foco da ferramenta ARIS é o desenho dos processos de
negócio, permitindo a modelagem de todos os aspectos da “Arquitetura da Organização”, tais como
os sistemas de TI, a visão da organização, a visão de dados, etc.
O ARIS Business Architect 7.2 apoia a modelagem de processos de negócio (como VACs,
EPCs/ diagrama em BPMN e FADs). A ferramenta possibilita, ainda, a armazenagem de todos os
diagramas modelados, e todas as informações complementares a eles em um único Banco de
Dados, de onde depois podem ser extraídos relatórios que possibilitam o acompanhamento e
gerenciamento dos processos de negócio da organização.
4.1.1 Diagrama e Notação para Cadeia de Valor (VAC)
A Cadeia de valor se utiliza de um diagrama que reflete a lógica da cadeia de suprimentos.
Esse diagrama estabelece relações de precedências obrigatórias e relações entre processos
primários e processos de apoio. A notação para a cadeia de valor é simplificada e segue a
padronização da ferramenta ARIS.
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4.1.1.1 Convenção do Modelo de Diagrama para Cadeia de Valor (VAC)
4.1.1.2 Convenção da Notação para Cadeia de Valor (VAC)
Elemento Descrição Notação
Macroprocesso
Identifica um macroprocesso ou um processo da
organização. O macroprocesso é uma composição
de processos utilizada para simplificar o desenho
da árvore de processos da organização, enquanto o
processo é constituído pelo conjunto de atividades
interligadas cuja execução é necessária para atingir
os objetivos do processo.
Macroprocesso Identifica um macroprocesso ou um processo
executado por uma instituição externa à Capes.
Macroprocesso Identifica um macroprocesso ou um processo
existente na CAPES, porém não estruturado.
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
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Elemento Descrição Notação
Macroprocesso
Identifica um macroprocesso ou um processo que é
necessário, mas que não é executado (processo
inexistente).
Macroprocesso Identifica um macroprocesso ou um processo de
apoio aos processos finalísticos.
Macroprocesso Informa que o macroprocesso possui um nível de
detalhamento associado a ele.
Objetivo Informa a linha serviços estratégicos para o
cumprimento da missão da CAPES.
4.1.2 Diagrama e Notação para as Rotinas Diárias de Trabalho (BPMN 2.0)
A especificação dos processos que representam as rotinas diárias de trabalho seguem a
lógica de um fluxograma orientado pela notação BPMN 2.0, que foi escolhida pela CAPES como
padrão de linguagem. O diagrama é construído em raias que mostram as atividades desempenhadas
pela área indicada na raia. A área indicada na raia será representada por grupos funcionais que
podem estar apresentados ou não no organograma da CAPES.
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Cadeia de valoresagregados
Objetivoalcançado
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4.1.2.1 Convenção do Modelo de Diagrama para os Processos (BPMN 2.0)
4.1.2.2 Convenção da Notação para os Processos (BPMN 2.0)
Elemento Descrição Notação
Evento
Um Evento é algo que “ocorre” durante o
curso de um processo. Estes eventos,
quando aparecem no fluxo do processo,
usualmente possuem uma causa (gatilho) ou
um impacto (resultado). Três tipos são
possíveis: início (inicia o processo),
intermediário (entrega o produto de outro
subprocesso) e final (finaliza o processo).
O evento intermediário deve ser nomeado
por um substantivo e um particípio passado.
Os eventos podem ter designados a causa
de sua existência (evento com disparador de
tempo).
Não existem disparadores de tempo em
eventos finais.
No
me
do
Pro
cess
o
Áre
a E
xecu
tora
Áre
a E
xecu
tora
Evento inicial 1
Evento inicial 2
Pergunta(?)
Tarefa 2
Tarefa 3
Não
Sim
Eventointermediário 4
Eventointermediário 5
Subprocesso deinterface de saída 1
Subprocesso deinterface de saída 2
Evento final 2
Evento final 1Evento
intermediário 1
Subprocesso de interfacede entrada 1
Eventointermediário 2
Subprocesso de interfacede entrada 2
Subprocesso de interfaceintermediário 1
Eventointermediário 3
Tarefa 1
Evento inicial
Eventointermediário
Evento final
Evento inicial(disparador de
tempo)
Evento intermediário(disparador de tempo)
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Elemento Descrição Notação
Tarefa
A função representa uma ação e permite
descrever o que o está sendo feito.
O nome da ação deve ser breve e começar
por um verbo no infinitivo.
Subprocesso
Representa a comunicação entre os
processos representados na Cadeia de Valor
(interface).
É apresentado no início, com seta de entrada
para um evento intermediário, quando
representa o subprocesso que gera os
insumos para o fluxo do processo a ser
mapeado (Subprocesso de interface de
entrada).
É apresentado no final, com seta de saída de
um evento intermediário, quando representa
o subprocesso que utiliza os insumos
gerados pelo fluxo do processo a ser
mapeado (Subprocesso de interface de
saída).
É representado no meio do processo, com
seta de entrada para um evento
intermediário, quando representa o
subprocesso que deverá ser executado
naquele momento do fluxo do processo a ser
mapeado (Subprocesso de interface
intermediário).
Tarefa
Subprocesso
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Elemento Descrição Notação
Portal (gateway)
É usado para controlar a divergência ou
convergência de múltiplas sequências de
fluxos. Determinará a geração de
ramificações, bifurcações e uniões de
diversos caminhos do fluxo.
Portal (gateway)
– tipos de
controles
O tipo de comportamento do gateway pode
ser especificado pelo uso de símbolos
diferenciais significando:
XOR: Decisão ou união exclusiva (baseada
em dados);
OR: Decisão ou união inclusiva. (Uma ou
outra opção pode ser aceita);
AND: junção ou separação paralelas.
Sequência de
fluxo normal
Refere-se ao fluxo originado a partir de um
evento e continua por meio de atividades até
o evento final. Não dependente de
condições.
Conector de
páginas
Geralmente usado em impressão, este objeto
é utilizado para indicar onde o fluxo deixa
uma página e inicia em outra. Um evento
intermediário de ligação é usado como
conector de páginas.
Gateway
Gateway exclusivo
Gateway inclusivo
Gateway paralelo
Evento intermediáriode link
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Elemento Descrição Notação
Área de
modelagem
(pool)
Representa a porção maior do processo e
pode conter várias raias que permitirão
modelar os processos.
O pool deverá ter o nome do processo que
está sendo representado.
O nome do processo deve começar com letra
maiúscula.
Raia (lane)
É uma partição da área de modelagem, que
define as atividades sob a responsabilidade
de grupos, Unidades Organizacionais e/ou
posições (conforme definido no item 4.1.2)
apresentadas na raia.
Cabeçalho
O cabeçalho é utilizado para a identificação
dos fluxos de processo. Apresenta o nome
do processo, o tipo e a data da última
modificação.
No
me
do
Pro
cess
oN
om
e d
o P
roce
sso
Áre
a E
xecu
tora
Áre
a E
xecu
tora
Tipo: Diagrama de processos BPMN (BPMN 2.0)
Última alteração: 10/12/2012 21:52:22
Nome: Cadeia de valores agregados
Criador: system
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4.1.2.3 Estrutura Lógica dos Fluxos de Processos (Semântica e Sintaxe)
Elemento Descrição Notação
Distribuição
(Fork – AND)
Usado para dividir um caminho em dois ou
mais caminhos paralelos. A tarefa passará a
ser executada de modo concorrente.
Junção (Join –
AND)
Usado para juntar dois caminhos paralelos
em um único caminho, como forma de
sincronização.
Decisão
baseada em
dados
A alternativa a seguir depende do
atendimento às condições expostas.
Somente um caminho poderá ser seguido.
Decisão
inclusiva
Representa um ponto onde as alternativas
são baseadas em expressões condicionais.
Uma condição padrão (default) pode ser
usada.
Junção (OR –
Join)
Combinação de dois ou mais caminhos em
um único caminho, mas não em paralelo, ou
seja, bastará vir de uma das direções para
encaminhar o processo.
Atividade em
repetição
(looping)
Indica que uma atividade deve ser repetida
uma ou mais vezes, se uma condição interna
não for atendida.
Um gateway é utilizado no looping, uma vez
que uma atividade não deve ter duas
entradas diretas.
Tarefa
Gateway
Tarefa
Tarefa
Tarefa
Gateway
Tarefa
Tarefa
Tarefa
Qual condição?
TarefaCondição 1
TarefaCondição 2
Tarefa
Qual condição?
TarefaCondição 1
TarefaCondição 2
TarefaTarefa
Tarefa
Tarefa
Aprovado?
TarefaSim
Tarefa
Não
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4.1.2.4 Convenções
Para auxiliar o entendimento dos processos, devem ser obedecidas as seguintes regras para
os diagramas:
4.1.2.4.1 VAC
� Na descrição dos atributos do objeto foi convencionado utilizar, somente na Cadeia de
Valor, para início da descrição os termos: “Abrange os processos...”;
� E na descrição dos atributos dos processos foi convencionado utilizar, para início da
descrição, os termos: “Compreende as atividades...”
4.1.2.4.2 BPMN
� O elemento pool é utilizado para delimitar o espaço do diagrama do processo. Geralmente,
é inserido somente um elemento pool por diagrama. Excepcionalmente, para a
representação de mais de um processo no mesmo diagrama, poderá ser utilizado outro
pool.
� Nas raias (lanes) serão inseridos somente os participantes do processo: entidades
organizacionais, grupos ou agrupamentos e setores de uma organização (ver 4.1.2).
� Nunca inclua mais de um participante em uma raia (lane);
� Procure acrescentar as particularidades das tarefas, dos gateways e dos eventos
intermediários;
� Inclua as tarefas no diagrama de forma sequencial, no sentido da esquerda para a direita
conforme o andamento do processo;
� O nome da tarefa deve iniciar com um verbo. Procure deixar a mesma conjugação verbal
em todas as tarefas do processo (infinitivo);
� O diagrama BPMN terá que ser iniciado e encerrado com objetos de interface de
processos representando a lógica definida na macrovisão;
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� As propriedades dos elementos (tarefas, elementos intermediário, inicio, fim) devem ser
descritas da seguinte forma:
� Nome: coloque o nome do elemento de forma clara e objetiva;
� Descrição: faça a descrição detalhada do elemento de forma que ajude na
compreensão do processo. Não utilize termos técnicos, procure ajustar a descrição
conforme a linguagem (vocabulário) do gestor do processo;
� Atributo: utilize este recurso para associar links, imagens e arquivos.
� O detalhamento de uma ação (tarefa) será feito mediante a criação e associação da
mesma com um diagrama do tipo FAD.
� Quanto ao elemento cabeçalho, posicione-o acima do diagrama. Nele deve conter o nome
do processo, o tipo, e a data da última modificação do processo.
4.1.2.4.3 FAD
� Para cada ação (tarefa) deverá existir apenas um FAD;
� Um FAD deve conter uma única função (tarefa) a qual serão vinculados clusters de entrada
e saída, sistemas; legislação vigente, regras de negócio e produto.
� O agrupamento (cluster) de entrada deve estar posicionado à esquerda da ação;
� O agrupamento (cluster) de saída deve estar posicionado à direita da atividade;
� Os sistemas devem estar posicionados abaixo da atividade;
� A Categoria de Conhecimento deve estar posicionado acima da atividade
� As regras de negócio (legislação) devem ser ligadas à face da atividade em um único
ponto.
4.1.3 Diagrama e Notação para Diagrama de Alocação de Função (FAD)
O modelo FAD (Function Allocation Diagram), em complementação ao controle de tarefas
apresentado no modelo BPMN, representa a transformação dos dados de entrada em dados saída,
identifica os responsáveis pela execução da atividade (papéis/unidade organizacional), bem como os
sistemas e instrumentos utilizados na execução das atividades.
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Exemplo de FAD:
4.1.3.1 Convenção da Notação para Diagrama de Alocação de Função (FAD)
Elemento Descrição Notação
Regra de
Negócio
Representa as normativas que apoiam a
tarefa (normas, legislação, etc.).
Categoria de
Conhecimento
Indica os conhecimentos necessários para a
realização da tarefa.
Sistema Representa o sistema utilizado para executar
a tarefa.
Cluster de
Dados
(Agrupamento)
É o objeto utilizado para representar um
agrupamento de informações, ou seja,
entrada e saída de dados.
Tarefa
É a representação do detalhamento da
própria tarefa utilizada no fluxo de processo
(apresenta uma cor diferenciada, devido à
metodologia da ferramenta ARIS).
Função
Tipo desistema deaplicação
Agrupamento deEntrada
Agrupamento deSaída
Categoria deconhecimento
§§
Regra de negócio
§§
Regra de negócio
Categoria deconhecimento
Tipo desistema deaplicação
Agrupamento
Tarefa
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4.1.4 Diagrama e Notação para Modelagem Organizacional (Organograma)
A especificação dos objetos que identificam as áreas, além de compor o organograma da
CAPES, servem para demonstrar no fluxo de processos a área responsável que está executando
determinadas tarefas.
4.1.4.1 Convenção do Modelo de Diagrama para Modelagem Organizacional (Organograma)
4.1.4.2 Convenção da Notação para Modelagem Organizacional
Elemento Descrição Notação
Tipo de Unidade
Organizacional
Representam os vários tipos de Unidades
Organizacionais, podem ser declarados e
representados num gráfico de estrutura
hierárquica.
Por exemplo: Diretoria, Coordenação,
Gerência e Comissões.
Grupo
Permite identificar um grupo de unidades
organizacionais que desempenham o mesmo
papel em um determinado processo. (Grupo
de trabalho).
Unidadeorganizacional
Unidadeorganizacional
Unidadeorganizacional
Unidadeorganizacional
Unidadeorganizacional
Grupo
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Elemento Descrição Notação
Posição
Representa uma posição formal
(competência) dentro da estrutura da unidade
organizacional.
Ex: ordenador de despesa, coordenador,
assessor, etc.
4.1.5 Padronização para Identificação dos Sistemas de Informação
Esta padronização é necessária para identificar todos os sistemas ativos da CAPES, além de
informar visualmente nos fluxogramas em quais tarefas são usados.
4.1.5.1 Convenção do Modelo de Diagrama para Identificação dos Sistemas
Posição
Tipo desistema deaplicação
Sistema deaplicação
Sistema deaplicação
Sistema deaplicação
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4.1.5.2 Convenção da Notação para Identificação dos Sistemas
Elemento Descrição Notação
Sistema
Representa um sistema de informação ou
aplicativo utilizado na execução da função,
tanto para consulta quanto entrada de dados.
5. PLANO DE MELHORIA
Com base na modelagem serão elaborados os planos de melhoria que devem ser construídos
em duas perspectivas – melhorias para implementação imediata e projetos de melhorias. Não se
deve esquecer que as mudanças propostas devem ser viáveis tecnicamente e politicamente.
A busca por melhorias de implementação imediata visa provocar mudanças desde o primeiro
contato com o mapeamento. Visa, também, explorar e estimular que os grupos de mapeamento
usem a autonomia para mudanças dentro dos seus limites. São consideradas medidas imediatas as
que possam ser tomadas no prazo máximo de 15 dias. Já os projetos de melhoria devem ser
estruturados e se referem às mudanças que envolvam recursos e negociações políticas.
6. RELATÓRIOS UTILIZADOS
Todas as anotações pertinentes devem, também, ser registradas na Base de Dados do ARIS:
i) descrição das atividades; ii) instrumentos normativos relevantes; iii) sistemas de informações
utilizados; e iv) outras observações, de forma que, ao extrair um relatório, todos os detalhes do
processo possam ser consultados.
Para isso, o Analista complementará os campos de atributos correspondentes a cada função
e atividade do processo com as informações levantadas na hora da entrevista. São os seguintes
campos de atributos:
� Nome (nome do processo);
� Descrição; (escopo do processo)
� Área responsável (Unidade Organizacional).
� Observação / exemplo (para agregar qualquer comentário ou detalhe levantado na
entrevista);
Tipo desistema deaplicação
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� Instrumentos normativos (inclui a legislação vigente e as normas internas que regulam o
processo);
� Sistemas de informação (nome e sigla dos sistemas usados no processo, especificando
se é corporativo ou específico daquela Unidade Organizacional); e
� Propostas de melhorias (propostas de melhorias levantadas na hora da entrevista).
Quando finalizada a modelagem de um processo (ou em qualquer momento que surgir uma
dúvida na representação), ele deve ser apresentado à equipe de coordenação do trabalho. Somente
após essa revisão, o fluxo modelado será considerado pronto para validação.
7. VALIDAÇÃO
Todo processo modelado deve passar por pelo menos uma reunião de validação.
Com o diagrama de um processo pronto, o Analista de Processos deve proceder à marcação
da Reunião de Validação e também encaminhar (via e-mail ou impresso) o fluxo a ser validado, antes
do momento da Reunião, a todos os participantes da validação.
A Reunião de Validação será conduzida pelo escritório de processos, e o Analista de
Processos deve apresentar em linhas gerais o fluxo de trabalho mapeado, abrindo espaço para
correções e sugestões. Ao final, com os ajustes necessários realizados, o analista deverá solicitar a
aprovação do fluxo pela(s) Coordenações(s) envolvida(s). Também poderão ser apresentadas as
Propostas de Melhoria neste momento.
8. DIVULGAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
Quando aprovado, o processo modelado deverá ser publicado no site do Escritório de
Processos da CAPES.
O formato dos processos no padrão do ARIS não é acessível para todos na CAPES, portanto
cada Analista deverá ser responsável pela consistência de sua documentação: além da versão em
ARIS dos fluxos dos processos, deverá também exportar o arquivo (fluxo e relatórios) para um
formato que possibilite a leitura de todos (Publisher).
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9. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DA INFORMAÇÃO (RELATÓRIOS E BACKUPS)
Todas as informações relativas ao projeto deverão estar armazenadas em pasta específica
definida pelo Escritório de Processos.
Ex:
A Base de dados do ARIS está segmentado em duas partes:
� Base oficial
� Base de iniciativas
A Base oficial é de responsabilidade do Escritório de Processos, e na medida em que for
recebendo dados das iniciativas, fará a importação no ARIS, após homologação.
Quanto ao perfil de acesso, fica condicionado à Governança da CAPES.