Continuous Controls Monitoring (CCM)Novembro, 2005

Juan I GiulianelliConsulting ManagerTech Supply – São Paulo

Controles e Compliance 101…

É muito Simples…

                                                                    

Ex-WorldCom CEO Bernard Ebbers é sentenciado a 25 anos de prisão por não cumprir essas Artigo de Chernoff

reports. (July 13)

O que são Controles Internos?

Um processo desenhado para assegurar os objetivos:Eficiência e Efetividade das Operações; Relatórios Financeiros Reais;Compliance com os Regulamentos Internos e Externos;

Status dos Controles Internos

O que é Compliance?

O processo de Monitoramento de Aderência ao Compliance e identificação de Exceções

provêem resultados na performance do Negócio

Regulamentos Externos

Políticas Corporativas, Procedimentos & Melhores

Práticas

•CFO

Quarterly & Annual signoff on

corporate financial statements

•Internal Control Frameworks needed

•On compliance monitoring

•Effective external Auditor interaction

Quem é responsável pelo Compliance?

Gerenciamento: A Gerência Revisor dos planos: Auditor

Responsabilidade de Auditoria

Assegurar o Gerenciamento

Responsabilidades Gerenciais

Implementar e manter controles efetivos

Monitoramento ContínuoGerenciamento Contínuo da

infraestrutura

Infra-Estrutura de Controles

CIO

Responsible for delivering the

financial application services &

infrastructure availability

•CFO & CEO need CIO assurances for IT

Control sign-off

CEO

Legal exposure and consequences of non-

compliance

Financial market consequences of non-

compliance or presence of material weaknesses

Compliance & Auditing internal & external cost

Business

Unit

Managers

Business

Unit

Managers

Business

Unit

Managers

Business

Unit

Managers

Chief Compliance Officer

Desafios do Compliance

Compliance Externo é uma Lei, Compliance Interno é uma normativa que deve ser cumpridaNão é uma opção e não será eterno;Não é uma atividade típica das OrganizaçõesContratação de pessoal para cobrir as atividades

Não - Compliance ocasiona sérias consequências:15-20% das companhias tem ou terão sérias

deficiências 5-10% das companhias tem ou terão perdas (Research

2004)

Level of Controls

$

Optimal Balance

of Controls

Cost to Company

Resulting from Poor Controls

Costs of Implementing

and Maintaining

Controls

Fin

an

cia

l Im

pact

Benefícios no uso de Monitoramento Continuo

Recuperação de PerdasRecuperação de Perdas

Recuperação de FraudesRecuperação de Fraudes

Poupar DinheiroPoupar Dinheiro

Desafios do Compliance

Mundialmente o investimento é alto

AMR Research estima que as companhias ainda irão investir $5.8 billion em SOX compliance entre 2005 e 2006.

A Média para o 1o ano de custo é estimada em $3-3.2 milhões por $1 billion em vendas (A.R.C. Morgan Research)

Em média as companhias gastam $2 milhões em recursos externos para a seção 404 da SOX

Esse Paradigma não e Sustentável

Fraudes e Perdas

Fraude no Brasil 69 % das organizações sofrem

Fraudes Controles Internos Efetivos são aprincipal forma de detecção 48% da Diretoria tem mínimo ounenhum conhecimento sobre Fraudes 58% das Fraudes tem como origemos próprios funcionários da Organização

Formas de Constatação de Fraudes

Mais da metade das empresas descobriu fraudes por meio de seus Controles Internos

Como a Fraude e DescobertaComo a Fraude e Descoberta Como a Fraude e mitigadaComo a Fraude e mitigada

Os Clientes querem Saber

Os clientes consultam sob o Compliance Externo:

Como tornar efetivos os custos e os esforços com controles?

Como saber se existem pontos fracos de controle?Como quantificar esses pontos?Como posso melhorar meus controles?Como obter resultados sobre a eficiência dos controles?

“Onde e o que fazer para melhorar meus controles ?”

O mercado para ACL – Tech Supply

Auditoria

Compliance Auditores Externos

Big 4Pequenas - Medias empresas de Auditoria

GovernoAuditores Internos, Controllers

Finance, Compliance & Organizacoes de Auditoria

Maturidade,Mercado bem definido

Mercado emergente,Pesquisa de estrutura

Dois mercados, grande superposição

Ambiente de Compliance – Leis e RegulamentosSarbanes-Oxley Basiléia 2 HIPAA Gramm-Leach-Bliley FISM EU Data

Protection Directive

O Ambiente do Compliance

Diferentes Tecnologias, Foco em diferentes partes do Negócio, Testes complexos, Verificar e Destacar exceções das normativas

& melhores práticas de Compliance

• Segurança e Acesso

• Permissões dos usuários

• Gerência de Mudanças

• Segregação de Tarefas

• Registro & Documentação

• Processo de Negócio / workflow

• Monitoramento Contínuo

• Garantia de Análise de Negócios

Segurança e infra-estrutura de Controles

Processos e Documentação de Controles

Monitoramento de Transações

Ferramentas de Auditoria

• Acessos aos Dados & Navegação

• Logs de Auditoria• Análises

Moderado,Limitada qualificação do ROI

Significativo,ROI quantificável

Segurança & Infra Estrutura de Controles

Processos & Documentação de Controles

Monitoramento de Transações

Ferramentas de Auditoria

IT IT Finance Finance

Foco Organizacional

Rapidez & resultado no ROI

O Ambiente do Compliance

Compliance no Sistema Organizacional

ERPCRM

SFASCM E-BusinessAplicações

de Negócios

Dados

Legacy / Other

Firewalls Anti-virus Network Monitoring Access User Rights

Web e-mail Network Back-up/Recovery Middleware

Tools Enterprise Reporting CPM Dashboards Scorecards

Seguança & Infra-Estrutura de Controles

Processos & Documentação de Controles

Segurança &

Infra Estrutura

Compliance

Business Intelligenc

e

Monitoramento de Transações

Ferramentas de

Auditoria

Aplicações estabelecidas de negócio

Aplicações Emergentes de Negócios

Compliance Management

ACL Tecnologia para ComplianceCCM

Garantir o compliance.Tecnologia automatizada para determinar a presença e eficiência dos controlesFoco em processos financeiros críticos: Contas a Pagar, Ordem de Pedidos, Folha de Pagamento, Entretenimento e Viagens, Cartões de Credito, Contabilidade Geral, Inventario, Tesouraria, Ativos fixosCOSO, SOX compliance

Proposta de Valor

Permite a rápida detecção e entendimento dos controles, para assegurar o compliance e prevenir perdas

CCM Contas a Pagar

Quem são os Usuários?Profissionais de Compliance (CCO, Diretores, VP e Gerentes de

Controles), Gerentes Financeiros (CFOs, CEOs, Controller, VP

Finance, VP Risk Management), Gerentes de Negocio, C.A.O. (Chief Audit Executives/Management)

Quais são os benefícios?CCM reduz o custo do compliance testando os controles

através de uma análise independente das transações de negócio;

CCM gera confiança nos controles, eficácia e provê a auditoria de provas documentais dos indícios.

Visibilidade no retorno do investimento em compliance pela eficiência operacional, detecção de indícios de fraudes e não permitir pagamentos duplicados.

CCM objetivos

Os principais objetivos do CCM são:

Monitoramento independente de transações e contínua validação dos parâmetros de controles e regras de negócio para identificar problemas de controle.

Rápida identificação e controle da exposição aos riscos de áreas fundamentais e com exigências regulatórias

Permite a nossos clientes desenvolver processos de Negócio de uma maneira oportuna

SOX compliance através de validações independentes de eficiência de controles usando COSO - framework

CCM & COSO Framework

CCM & COSO Framework

A C L C C M S O L U T I O N S

General Ledger

AccountsPayable

InventoryManagemen

t

Payroll Other

Enterprise Business Processes

AccountsReceivable

Contas a Pagar

Payments

Sub Processes

RequisitionsRequisitions PurchasingPurchasing Receiving

Receiving

PayablesPayables Payments

Payments

Enterprise Business Processes

General Ledger

AccountsPayable

InventoryManagement Payroll OtherAccounts

ReceivableAccounts

ReceivableAccountsPayable

AccountsPayable

Control Objectives

CompletenessCompleteness ValidityValidityAccuracyAccuracyAuthorization

Authorization

Segregation of Duties

Segregation of Duties

RegulatoryRegulatoryEfficiency & EffectivenessEfficiency &

Effectiveness

PaymentsSub Processes Payment

sRequisitions Purchasing Payables PaymentsPayments

Payments

Control Objectives

AccuracyAuthorization

Segregation

of Duties

RegulatoryAuthorizationAuthorization ValidityValidity

Analytics

Analytics Examples

Phantom Vendors

Phantom Vendors

Duplicate PaymentsDuplicate Payments

ApprovalLimits

ApprovalLimits

Split Payments

Split Payments

CCM nas Organizações

Desafios em Compliance

Resultados rápidos e com boa freqüênciaResultados rápidos e com boa freqüência Requerimentos de Compliance (SOX 404) Requerimentos de Compliance (SOX 404) Demandas de Negócio por Informação OportunaDemandas de Negócio por Informação Oportuna Pressão para relatórios eficazes Pressão para relatórios eficazes

Desafios Desafios ParâmetroParâmetro

Redução de TempoRedução de Tempo

Responsabilidade da Gerência sobre os ControlesResponsabilidade da Gerência sobre os Controles Gerência é responsável por estabelecer e monitorar os controlesGerência é responsável por estabelecer e monitorar os controles Aplicação inteligente da tecnologia - cumprimento de ControlesAplicação inteligente da tecnologia - cumprimento de Controles Compliance sustentável e necessárioCompliance sustentável e necessário

EficiênciaEficiência

Processos complexos de múltiplos sistemasProcessos complexos de múltiplos sistemas Complexas operações de NegóciosComplexas operações de Negócios Aplicações dispersas & IT systems (múltiplos ERPs, Sistemas Aplicações dispersas & IT systems (múltiplos ERPs, Sistemas Legados)Legados) Dificuldade para supervisar transações de diferentes sistemasDificuldade para supervisar transações de diferentes sistemas

VisibilidadeVisibilidade

Grande volume de dados a serem analisadosGrande volume de dados a serem analisados Incompleta visão dos erros, controle de Incompleta visão dos erros, controle de diferençasdiferenças

VolumeVolume

Qualidade & Abrangência devem ser asseguradosQualidade & Abrangência devem ser assegurados Integridade, duplicação, integração e conversão dos dados devem ser Integridade, duplicação, integração e conversão dos dados devem ser asseguradasasseguradas Monitoramento IndependenteMonitoramento Independente

ExatidãoExatidão

Requerimentos de Tecnologia

Acesso direito aos dadosAcesso direito aos dados Teste automático de controlesTeste automático de controles Relatório de Status dos controlesRelatório de Status dos controles

Requerimentos de TecnologiaRequerimentos de TecnologiaParâmetroParâmetro

Redução de TempoRedução de Tempo

Acessa e analisa os dados independentemente da origem dos Acessa e analisa os dados independentemente da origem dos mesmosmesmos

Resultados salvos para evidência de complianceResultados salvos para evidência de compliance Relatórios sobre os processos de negócio com múltiplas Relatórios sobre os processos de negócio com múltiplas

aplicaçõesaplicações

VisibilidadeVisibilidade

Desenvolvido para monitoramento das OperaçõesDesenvolvido para monitoramento das Operações Programa e monitora testesPrograma e monitora testes Relatórios sobre as áreas não-ComplianceRelatórios sobre as áreas não-Compliance

EficiênciaEficiência

VolumeVolume Não tem limite de dados para análiseNão tem limite de dados para análise 100% cobertura 100% cobertura

ExatidãoExatidão Independência dos sistemas Independência dos sistemas Permissão de só leitura nos dados originais Permissão de só leitura nos dados originais

ACL CCM Benéficos

EficiênciaEficiência

ParâmetroParâmetro

Redução de TempoRedução de Tempo

ExatidãoExatidão

VolumeVolumeMaior possibilidade de compreensão dos dadosMaior possibilidade de compreensão dos dados

Confiança em 100% das transações analisadasConfiança em 100% das transações analisadas

Identifica erros, fraudes e ineficiênciasIdentifica erros, fraudes e ineficiências

Cobre as principais áreas de NegócioCobre as principais áreas de Negócio

Analisa dados de múltiplas aplicações e sistemasAnalisa dados de múltiplas aplicações e sistemas

Controles automáticos das áreas de negócioControles automáticos das áreas de negócio

Drill down em transações especificas e de Drill down em transações especificas e de exceçãoexceção

Identifica problemas antes dos prejuízosIdentifica problemas antes dos prejuízos

Identificação dos problemas de ControlesIdentificação dos problemas de Controles

Resumo das áreas Não - Compliance Resumo das áreas Não - Compliance

Quantificação de exposição ao riscoQuantificação de exposição ao risco

Benefícos da Solução ACLBenefícos da Solução ACL

Ferramenta independente de revisão de TransaçõesFerramenta independente de revisão de Transações

Segurança dos controles do 100% das transações Segurança dos controles do 100% das transações

VisibilidadeVisibilidade

Demonstração da Solução

Perguntas ?