Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

1

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Gestão do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos na TIC

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Agenda

• Estrutura de Escritórios de Gerenciamento de Projetos na TIC

• A iniciativa da Comunidade de Práticas associada à Focalização Estratégica

• Iniciativas de Gestão do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos na TIC

• CoP GPTIC

• Coleta e Disseminação de Itens de Conhecimento

• A CoP inserida nos processos de Gerenciamento de Projetos

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Estrutura de Escritórios de Projetos na TIC

• 128 colaboradores atuando nos Escritórios de Gerenciamento de Projetos (EGPs)

• Carteira de 2253 projetos acompanhada pelos EGPs

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Focalização Estratégica da TIC

O desdobramento dos imperativos estratégicos corresponde à necessidade de atuação da TIC para

cumprir a estratégia dos negócios do Plano Estratégico da Petrobras. Compreende iniciativas que a Função TIC

deve tomar para suportar os processos das áreas de negócio da companhia (visão Cliente).

O desdobramento dos imperativos estratégicos corresponde à necessidade de atuação da TIC para

cumprir a estratégia dos negócios do Plano Estratégico da Petrobras. Compreende iniciativas que a Função TIC

deve tomar para suportar os processos das áreas de negócio da companhia (visão Cliente).

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Focalização Estratégica da TIC

Na última quarta-feira (1/08), a presidente da Petrobras, Maria das Graças Silva Foster, apresentou para uma platéia de empresários e executivos, o Plano de Negócios e Gestão da Companhia para o período 2012-2016.

Durante sua apresentação, a presidente destacou a importância da prática de Lições Aprendidas na Petrobras:

"Na Petrobras sempre seguimos o princípio de que as lições devem servir para nos ensinar. Lições aprendidas devem ser escritas, lidas e jamais esquecidas. Isso vale para todos os projetos do Sistema Petrobras".

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Atuação da TIC no Sistema Petrobras

Razão de Ser e DesafiosProver serviços e soluções, otimizar processos e atingir padrões

internacionais de excelência. Esse é o papel da TIC na companhia.

Razão de ser: Estabelecer políticas e diretrizes corporativas e promover serviços e soluções de tecnologia da informação e telecomunicações que contribuam para o crescimento sustentável e para a otimização dos processos do Sistema Petrobras, atuando de forma segura e integrada.

Desafio da função: Atingir os padrões de excelência mundial no provimento de serviços e ser reconhecida como função estratégica no apoio à gestão dos processos do Sistema Petrobras.

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Focalização Estratégica da TIC

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Comunidade de Práticas de Gerenciamento de Projetos da TIC

“CoP GPTIC”

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC - Conceito

Pessoas Práticas

“Uma Comunidade de Práticas (Community of Practice - CoP) é um grupo de

pessoas que partilha um interesse, um problema que enfrentam

regularmente, e que se reúne para desenvolver conhecimento de forma a

criar uma prática em torno desse tópico.”

Etienne Wenger

Domínio

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC - Estatuto

Missão

“Potencializar o compartilhamento de conhecimento em Gestão de Projetos, visando desenvolver os profissionais da área e

melhorar a taxa de sucesso dos projetos na TIC”

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC - Estatuto

Objetivos (para os membros)

• Aperfeiçoar a capacitação em Gerenciamento de Projetos

• Acelerar o aprendizado de novos colaboradores

• Melhorar a integração

• Disponibilizar um ambiente para soluções de problemas

• Disponibilizar um ambiente onde os responsáveis pelos projetos possam explicitar e transferir seu conhecimento para outros colaboradores

• Aprender com a utilização das experiências registradas e já comprovadas.

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Estatuto

Objetivos (para organização)

• Melhorar a taxa de sucesso dos projetos

• Evitar retrabalho e repetição de erros anteriores

• Melhorar a capacidade de tomada de decisão

• Reduzir riscos para o negócio

• Facilitar o compartilhamento e disseminação de conhecimento na área de Gerenciamento de Projetos

• Promover a homogeneização dos conceitos de Gerenciamento de Projetos• Repetir acertos (identificados em uma prática) e, ao mesmo tempo, evitar repetir erros

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Papéis e Responsabilidades

Membros

•Expõe dúvida•Discute

•Compartilha•Consulta Validador

•Valida•Tira dúvida•Compartilha

•Explica

•Lidera•Monitora•Reporta•Sustenta

•Facilita •Apóia•Motiva

Moderador

•Patrocina•Legitima•Suporta

•Acompanha

Grupo Consultivo

•Legitima•Representa

•Apóia•Participa

Representante

•Patrocinador

*Representante local e central

•Candidato a membro

Multiplicador

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Itens de Conhecimento (IC)

Item de conhecimento:

É o nome genérico usado para designar o conteúdo armazenado na Base de Conhecimento da Comunidade de Práticas.

Divide-se em:

Boas Práticas

Lições Aprendidas

Alertas

Referência: Apresentação do Núcleo Executivo / Processos & Tecnologia - TIC/TIC-E&P/GDIEP

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Itens de Conhecimento (IC)

Boa Prática

É uma técnica, método, procedimento ou processo usado para a

realização de uma tarefa ou solução de um problema, que provou

ter valor ou efetividade ao melhorar os resultados na área onde foi

usada e que possa ser aplicada ou adaptada para outras situações

futuras.

• Resumo da BP• Razão para a prática• Detalhes da prática

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Itens de Conhecimento (IC)

Lição Aprendida

Narrativa que relata uma experiência positiva ou negativa,

contendo o que era esperado que acontecesse, os fatos ocorridos,

a análise das causas das diferenças e o que pode ser aprendido

durante o processo.

• Resumo da LAp• O que era esperado acontecer?• O que realmente aconteceu?• Por que ocorreram as diferenças?• O que podemos aprender?

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Itens de Conhecimento (IC)

Alerta

Comunicações de procedimentos que levam a resultados indesejáveis ou

a fatos que exijam atenção. Normalmente requerem alguma ação dentro

de um prazo específico.

• O que fazer• Por que fazer

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Fluxo de Inclusão de IC

Ambiente SinapseAmbiente de

Projetos

Identificação

Classificação

Registro

Categorização

Validação

Publicação

Base deConhecimento

s

Feedback

Identificar um item de conhecimento através da extração de aprendizados, com base em fatos e experiências vivenciadas ao longo da realização de um projeto.

Classificar o Item como:•Boa Prática•Lição Aprendida•Alerta

Registrar o item na Base de Conhecimentos de forma que qualquer membro da comunidade seja capaz de compreendê-lo e reutilizá-lo em seu trabalho.

Associar o Item a uma Categoria da Taxonomia de modo a facilitar sua localização e consulta sempre que for necessário o seu reuso em outro projeto.

Atestar a adequação do conteúdo dos itens de conhecimento a serem publicados, conferindo-lhes credibilidade. Recomendar e propor melhorias que garantam uma melhor compreensão.

Disponibilizar o item, já validado, na Base de Conhecimentos, para consultas posteriores.

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Página no Portal Petrobras

Portal Petrobras > Aba TIC > Espaço do Conhecimento > Redes > Comunidade de Práticas de Gerenciamento de Projetos da TIC

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC - Taxonomia

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC – Itens de Conhecimento

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC - Membros

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

CoP GPTIC - Membros

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Coleta de Itens de Conhecimento

A coleta de itens de conhecimento pode ser realizada por meio de:

reuniões de identificação e registro de itens de conhecimento;

eventos de coleta de itens de conhecimento (normalmente para grandes projetos que envolvem várias áreas da TIC ou para conjuntos de projetos similares);

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Disseminação de Itens de Conhecimento

A disseminação de itens de conhecimento visa evitar erros e reproduzir acertos em projetos similares.

Ela pode ser realizada em um evento de disseminação ou através de ferramentas de comunicação.

A questão importante é: quem precisa desta informação?

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Sinergia com as outras iniciativas de GP

PROJ ETOS

Captura e

disseminação pró-ativa

de lições aprendidas e

boas práticas de GP

Aprender antes,

durante e depois

Diagnóstico

Plano de ação

Execução das Ações

Análise e reavaliação

Impacto positivo gerado pelas

açõesUso do conhecimento

O PM 3

P

D

C

A O PM 3

P

D

C

A

Ciclo OPM3

Resultados

Compartilhamento

Análise dos resultados

Atuação preventiva e

corretiva

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Sinergia com outras iniciativas de GP

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Administração da CoP

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Administração da CoP

Conteúdo Público – TIC – versão 1.0

Equipe responsável pelas iniciativas de GC em GP na TIC:

- Valeria Gutierrez (valeriagutierrez.sonda@petrobras.com.br)- Sandely Araújo (sandely@petrobras.com.br)- Gladystone Bahé (gbahe@petrobras.com.br)

Obrigada!