Construir Grelha de Avaliao No Exc

Manual para o PROFESSOR

“Como construir uma grelha de avaliação

utilizando o Microsoft EXCEL?”

José Manuel M. Santos 2011

Introdução

O objectivo deste manual é explicar, com bastante pormenor, a forma como o professor pode utilizar o Microsoft Excel para criar uma "aplicação" que permita fazer uma boa gestão da avaliação dos alunos nos três períodos do ano lectivo.

A "aplicação" funciona para uma turma e permite que se façam as parametrizações mais típicas (professor, disciplina, ano lectivo, escola…), no sentido de evitar inserir, mais do que uma vez, as informações que envolvem o processo.

A aplicação que se pretende construir deve ter uma folha que fará de MENU, utilizando "botões" que permitem rodar pelas restantes folhas. Existe também uma folha "GRELHA" que servirá para colocar o nome dos alunos da turma e corrigir cada teste. Existirá ainda uma folha para cada período de avaliação.

Bom trabalho!

José Manuel M. Santos 2011 pág. 2

Índice

Introdução..................................................................................................................................................................2

Folha para as configurações/parametrizações...........................................................................................................4

Atribuir nome a células/blocos...................................................................................................................................4

Construção de uma grelha de correcção....................................................................................................................5

Validação de cotações................................................................................................................................................6

Calcular a soma da cotação para cada aluno..............................................................................................................7

Calcular algumas Estatísticas......................................................................................................................................8

Atribuir nota qualitativa na grelha..............................................................................................................................9

Construção da folha 1ºPERÍODO..............................................................................................................................10

Transferir os nomes dos alunos da GRELHA para a folha 1ºPERÍODO......................................................................10

Calcular o peso das Competências Essenciais...........................................................................................................10

Calcular o peso das Competências Transversais.......................................................................................................11

Cálculo da Nota Final (com as Comp. Essenciais e Transversais)..............................................................................12

Atribuir o Nível (calculado com base nos pesos das Competências)........................................................................12

Cálculo das Estatísticas do 1ºPERÍODO.....................................................................................................................13

O Layout da folha......................................................................................................................................................13

Criação das folhas de cálculo 2ºPERÍODO e 3ºPERÍODO...........................................................................................14

Criação do MENU da aplicação.................................................................................................................................15

Construir uma macro e associar a macro a um botão..............................................................................................16

Construir um botão e associar o botão a uma Macro...............................................................................................16

Protecção das células/Folha.....................................................................................................................................17

Anexo: Activar Macros em Excel 2007......................................................................................................................18


Folha para as configurações/parametrizações

Por defeito um livro é composto por 3 folhas, “Folha1”, “Folha2”, “Folha3” . Para mudar o nome da folha pode utilizar o botão direito do rato e escolher “Mudar o nome”.

Comece por colocar o nome “CONFIGURAR” numa das folhas que tem. A folha “CONFIGURAR” deverá ter, no mínimo, a seguinte informação:

As informações que forem colocadas nesta folha deverão ser transmitidas para todas as outras folhas da nossa aplicação.

Atribuir nome a células/blocosPara ser fácil transmitir os dados da folha “CONFIGURAR” para as outras, comece por fazer a nomeação de blocos, operação que consiste em dar um nome a uma célula ou a um bloco de células.Nas outras folhas da aplicação, quando pretender obter o nome do professor, poderá ser bom referir “professor” em vez de referir algo do tipo “=CONFIGURAR!C2”.

Para atribuir um nome a uma célula basta seleccionar a célula e na barra de fórmulas, na zona onde normalmente aparece o endereço da célula, escrever o nome pretendido. Por exemplo, seleccione a célula C2, e atribuir-lhe o nome “professor”.

Nota: Os nomes a dar aos blocos não podem começar por números, não devem ter acentos, nem espaços e não devem ser confundidos com endereços de células. Por exemplo, não devemos usar para nome de bloco U200, pois este nome seria entendido como endereço da célula U200.

Agora deve atribuir nomes às outras células: “disciplina”, “turma”, etc…. Utilize a figura seguinte para observar possíveis e adequados nomes a atribuir.


Construção de uma grelha de correcção

Depois de construída a folha onde vai fazer as configurações, proceda agora à construção de uma folha para “grelha de correcção de testes". Imagine que quer construir uma grelha com aspecto semelhante ao da figura abaixo.

Notas:- Parte da grelha passa apenas por formatação adequada.- Dedique atenção às zonas onde são necessárias fórmulas e validações.- Na parte final irá criar os “botões de navegação”.

Supondo que vai construir uma grelha para 25 alunos, vai ser necessário colocar os números dos alunos na grelha. Claro que não deve começar a colocar na célula B5 o número 2, na B6 o número 3 e assim sucessivamente. Então como evitar este processo? Simples, coloque nas células adequadas o valor 1 e 2, seleccione depois as células B5 e B6 e coloque o rato no canto inferior direito (irá aparecer uma cruz mais fina) puxando para as células inferiores até chegarmos ao número 25 (ver imagens abaixo).

Supondo que será fácil construir a estrutura da grelha vai passar agora para a utilização de fórmulas e de validações.


Validação de cotações

A "grelha de correcção de testes" vai ter uma zona (linha) dedicada à colocação da cotação das alíneas. Se a alínea a) tem cotação 5, presume-se que não deve poder atribuir na grelha um valor superior a esse. Como fazer?

Vai validar a primeira coluna da "grelha de correcção de testes". A cotação máxima a atribuir nesta coluna será a do valor que está colocado na célula D4. Vai seleccionar o bloco D5:D29 e no separador dados escolher “validação de dados” no

botão “Validação de dados”.

Vai aparecer uma caixa de diálogo. Nessa caixa, no separador Definições, na Zona dos Critérios de validação vai fazer as alterações devidas. Em Por escolha “decimal” (caso se pretenda trabalhar com valores inteiros e decimais), em Dados pode deixar “menor ou igual a” ou “situa-se entre”. Caso tenha optado por “menor ou igual a” resta em “Máximo” colocar “=D4”.

Nota: Em “Máximo” devemos colocar “=D4” em vez de colocar simplesmente o valor “5”.

No separador “Aviso de erro” pode colocar uma mensagem que aparecerá caso seja colocado um valor que não é permitido.

Passa a obter a seguinte mensagem se houver erro de introdução:


Calcular a soma da cotação para cada aluno

Na célula Y4 pretende que apareça a soma do valor das cotações. Precisa, então, de colocar a seguinte fórmula: =SOMA(D4:X4)/100

Nota: A fórmula indicada obriga a que se formate a célula Y4 para “Número/Percentagem”

Para ter o valor da cotação da cada aluno tem também de usar a função soma. Seleccione a célula Z5, célula onde se pretende que vá aparecendo a soma das cotações do aluno nº1. Nessa célula coloque a fórmula "=SOMA(D5:Y5)".

Obviamente não fará a fórmula para todos os outros alunos. Vai "copiar" a fórmula. Para copiar a fórmula pode usar o botão direito do rato sobre a célula e fazer "copiar", de seguida seleccionar o bloco de células para onde se pretende copiar e com o botão direito fazer "colar" ou "colar especial/formulas".

Tem agora um pequeno problema... Se copiar a fórmula para obter a cotação dos outros alunos, vai constatar que os alunos que não têm cotação atribuída terão sempre cotação 0. Como evitar isto?

Para evitar o facto referido, use a função SE e a função CONTAR, ou seja, SE "houver cotações vamos SOMAR " SENÃO "não queremos nada".Traduzindo isto para o caso, precisa editar a fórmula da célula Z5 e alterar a mesma para:=SE(CONTAR(D5:Y5)>0;SOMA(D5:Y5);"")

Agora é só copiar a fórmula e verificar que foi atingido o objectivo!

Sintaxes/funcionamento das duas funções usadas:>> A função condicional "SE" é utilizada para retornar um determinado resultado, mediante um teste lógico. Normalmente tem três argumentos, inseridos entre parênteses e separados pelo sinal ( ; ): SE (Teste Lógico; Valor se verdadeiro; Valor se falso) Descrição dos argumentos:

Teste lógico: Verifica uma condição estabelecida. Valor se verdadeiro: Apresenta um resultado caso a condição estabelecida seja satisfeita. Valor se falso: Apresenta um resultado caso a condição estabelecida não seja satisfeita.


>> A função CONTAR conta o número de células que contêm números. Utilize a função CONTAR para obter o número de entradas numéricas num intervalo. Por exemplo, introduza a seguinte fórmula para contar os números no intervalo A1:A20:=CONTAR(A1:A20)

Se observar a figura abaixo, vai constatar que se pretende ter nessa grelha um conjunto de informações que já colocamos na folha a que chamamos "CONFIGURAR". Assim, precisamos apenas de passar essas informações da folha "CONFIGURAR" para a nossa grelha.Recorde que na folha "CONFIGURAR" atribuímos nomes adequados às células. Por exemplo, à célula onde colocamos o nome do professor atribuímos o nome "professor".

Na "grelha" na célula D34 pretende ter o nome do professor, como o nome já está colocado na folha "CONFIGURAR", e como essa célula foi nomeada de "professor", o que tem de colocar em D4 será apenas "=professor".

Nota: Se não tivesse atribuído nome à célula, poderíamos usar a seguinte fórmula: "=CONFIGURAR!C2"

Na prática, na Turma pretende juntar dois dados, o ano e a turma. Para fazer isso pode usar a função CONCATENAR.A função CONCATENAR permite juntar um conjunto de argumentos. Por exemplo,

=concatenar("olá";" ";C4), iria juntar a palavra "olá" com o texto que estiver inserido na célula C4, com um espaço entre as duas palavras/texto.

Na grelha, em Turma, vai precisar de colocar a seguinte fórmula: =CONCATENAR(ano;" ";turma)

Calcular algumas Estatísticas

Uma outra secção que tem na grelha é a secção de Estatísticas. As estatísticas que precisa de obter retiram-se da observação da zona das cotações. Assim selecione a coluna onde tem as somas das cotações (bloco Z5:Z29) e dê a esse bloco o nome "cotacao".


A primeira estatística passa por saber o número de alunos avaliados. Ora bem, o número de alunos avaliados será o dado pelo número de cotações que aparecem no bloco "cotacao". Para fazer essa contagem use a função CONTAR. Assim, na célula T32 coloque a seguinte fórmula =CONTAR(cotacao). Para contar o número de alunos com negativas vai contar as células que têm valor inferior a 50. Para isso vai usar a função CONTAR.SE. Como parece ser fácil de adivinhar, esta função conta em função de uma condição.Sintaxe: Contar(Intervalo;Critério)No caso, na célula T33, terá de ficar =CONTAR.SE(cotacao;"<50"), repare-se que o critério deve ficar entre aspas. Para contar o número de alunos com negativa, parece-me que uma maneira rápida passa por "nº alunos avaliados - nº de alunos com positiva", assim na célula T34 coloque =T32-T33. Para saber a percentagem de alunos com negativa tem de pensar numa "regra de 3 simples". Repare que " o nº de alunos representa 100%, o nº de negativas representará X", esquematizando teríamos:

nº alunos ---- 100 com os endereços da grelha fica T32 ---- 100nº negativas ---- x T33 ---- x

Resolvendo, x = (T33x100)/T32 e a fórmula que deve usar em T35 será =(T33*100)/T32. A média das notas dos alunos será obtida com a função média. Basta fazer =MÉDIA(cotacao).E tem as estatísticas calculadas!

Atribuir nota qualitativa na grelha

Suponha que se pretende atribuir nota qualitativa de acordo com o que foi definido na folha configurar, ou seja, SE o aluno tiver uma cotação inferior ao nivel2 tem Fraco (fraco), senão tem de tornar a usar o SE (encadeamento): SE o aluno tiver uma cotação inferior ao nivel3 tem Não Sat. (naosat)… Traduzindo na grelha virá: =SE(Z5<nivel2;fraco;SE(Z5<nivel3;naosat;SE(Z5<nivel4;sat;SE(Z5<nivel5;bom;mtbom))))

Para evitar que seja atribuído nível nas células que não têm alunos pode alterar a fórmula para:=SE(Z5<>"";SE(Z5<nivel2;fraco;SE(Z5<nivel3;naosat;SE(Z5<nivel4;sat;SE(Z5<nivel5;bom;mtbom))));"")E temos a grelha construída!


Construção da folha 1ºPERÍODO

Passe à construção de uma folha de cálculo que guarde e ajude a calcular a nota do aluno para cada período. A folha vai ter o seguinte aspecto:

A primeira coisa que vai fazer é atribuir a esta folha o nome 1ºPERÍODO. Passe à construção...

Transferir os nomes dos alunos da GRELHA para a folha 1ºPERÍODO

Como os nomes dos alunos da turma já estão na folha “GRELHA”, não volte a escrever os nomes na folha 1ºPERÍODO. Vai transferir os nomes da GRELHA para a folha 1ºPERÍODO. Vai passar o nome do 1º aluno, nome que vai aparecer na célula C5. Se formos ver, o nome do primeiro aluno está também na célula C5 da folha a que chamou GRELHA, assim a fórmula poderia passar por =GRELHA!C5.

Assim, facilmente se entende que para passar um valor de uma folha para outra basta colocar a seguinte fórmula: =nome_da_folha!endereço_da_célula.

A fórmula =GRELHA!C5 passou o nome do aluno. Agora terá um problema ao copiar a fórmula para as células onde pretende que apareçam os nomes dos outros alunos. Resolverá colocando a seguinte fórmula:=SE(GRELHA!C5<>"";GRELHA!C5;"").

Calcular o peso das Competências Essenciais

Como se constata, nesta folha tem que lançar as notas que o aluno teve nos testes (3 no máximo), sendo depois calculada a sua média Total Parcial, com base num certo peso das “Competências Essenciais”. Na célula G5 calcula-se a média que o 1º aluno teve nos testes. Para isso vai usar a função Média, aplicada da seguinte forma: =MÉDIA(D5:F5).


Acontece que ao copiar esta fórmula para os restantes alunos (que no nosso caso podem ir até 25) observará que nas linhas onde não existem alunos vai ter #DIV/0. Então como resolver isto? Penso que concorda que só quer calcular a média se existem notas atribuídas a “testes”! Assim use a função CONTAR e terá de usar algo como:=SE(CONTAR(D5:F5)>0;MÉDIA(D5:F5);""). Agora se copiar a fórmula terá o problema resolvido.

No exemplo tem que a média dos testes (a que chamamos de Competências Essenciais) terá um peso de 70%. Assim, na coluna Total1 quer calcular 70% da média dos testes.

A fórmula a utilizar será, numa primeira instância, =G5*$H$2. Para não variar, se copiar a fórmula terá problema nas linhas que não têm alunos/notas nos testes. Então vamos retocar a fórmula para: =SE(CONTAR(D5:F5)>0;G5*$H$2;"").Nota: Na fórmula tem o endereço H2 com cifrão antes de cada coordenada ($H$2). Isto torna o endereço “absoluto” o que faz que quando se copia a fórmula esta mantém sempre o endereço inalterável.

Calcular o peso das Competências Transversais

Agora que já tem a folha a calcular o peso das Competências Essenciais, falta avançar para o cálculo do peso das Competências Transversais, que se entende serem aspectos como Participação, Comportamento, TPC, …

Como se pode observar na imagem anterior, reserve espaço para 5 competências transversais, usando no exemplo as competências TPC, Participação e Comportamento.

Como também parece ser fácil de observar, no exemplo considere que o TPC tem peso de 5%, a participação 15% e o comportamento 10%, de modo a totalizar o valor percentual de 30% (100-70=30). Portanto na coluna do TPC pode, no exemplo, atribuir cotação máxima de 5 (validar).

A parte do cálculo referente às Competências Transversais é feita na coluna Total 2. Veja a fórmula a utilizar para o 1º aluno. Na célula O5 vamos colocar a fórmula: =SE(CONTAR(J5:N5)>0;SOMA(J5:N5);""). Esta fórmula já está “trabalhada” para poder ser copiada para todas as linhas.


Cálculo da Nota Final (com as Comp. Essenciais e Transversais)

Se já calculou os totais parciais resta agora somá-los. Na coluna TOTAL FINAL pretende-se obter a soma dos valores das duas competências. Assim, a fórmula para o 1º aluno será: =SE(H5<>"";H5+O5;""). Basta copiar até ao fim da grelha…

Atribuir o Nível (calculado com base nos pesos das Competências)

Agora que tem o cálculo da nota final dos alunos, vai tentar obter o Nível para cada aluno (com base no que definiu na folha CONFIGURAR).

Se olhar para a imagem anterior facilmente concluí que o aluno terá Nível 1 se a sua nota for inferior ao nivel2, terá Nível 2 se a sua nota for inferior ano nivel3 …, ou seja precisa de usar a função SE (encadeada).

Pensando, como sempre, no 1º aluno da grelha, a sua NOTA FINAL está na célula Q5. Então a fórmula a colocar na célula S5 será: =SE(Q5<nivel2;1;SE(Q5<nivel3;2;SE(Q5<nivel4;3;SE(Q5<nivel5;4;5)))).Como sempre, precisa de dar “um jeito à fórmula” para não ter problemas nas linhas que “não têm alunos/notas”. Vai atribuir níveis se na coluna TOTAL FINAL “houve algo”, assim vai fazer a seguinte adaptação: =SE(Q5<>"";SE(Q5<nivel2;1;SE(Q5<nivel3;2;SE(Q5<nivel4;3;SE(Q5<nivel5;4;5))));""). Agora é só copiar a fórmula…

Na coluna Nível a atribuir e Auto avaliação não vamos colocar fórmulas. São colunas livres e para uso do docente.


Cálculo das Estatísticas do 1ºPERÍODO

Para calcular as estatísticas do exemplo vai precisar essencialmente, de duas colunas da folha. As colunas a usar são a coluna do Nível Calculado e a coluna da Média (dos testes).

Assim, o primeiro passo a dar é atribuir nomes adequados a estes blocos. Vamos atribuir o nome “media” ao bloco G5:G29 e o nome “nivelcalculado” ao bloco S5:S29.

Fórmulas a usar:

Nº alunos avaliados: =CONTAR(media)% de Níveis NEGATIVOS: =(CONTAR.SE(nivelcalculado;"<3")*100)/M32% de Níveis POSITIVOS: =100-M33% DE Níveis >= 4: =(CONTAR.SE(nivelcalculado;">3")*100)/M32Média de Nível: =MÉDIA(nivelcalculado)Mediana de Nível: =MED(nivelcalculado)

Notas:A função CONTAR.SE permite fazer uma contagem de acordo com um critério.Sintaxe: =CONTAR.SE(intervalo;critérios)

A função MED devolve a mediana de um bloco de valoresSintaxe: =MED(intervalo)

A folha 1ºPERÍODO está concluída, a nível de fórmulas.

O Layout da folha

Pretende-se que a folha 1ºPERÍODO fique com um aspecto e tamanho adequado a uma folha A4. Assim, têm de usar a folha na vertical e pode ter de ajustar algumas “larguras de células”. A figura seguinte mostra a Pré-Visualização do documento (Botão do Office/Imprimir/Pré-Visualizar).

Se, se aperceber que a grelha “não cabe” na folha proceda a alguns ajustes na largura de algumas colunas.


Nota: O botão “Configurar Página” que pode ser obtido no Pré-Visualizar, permite fazer muitas configurações à página.

A caixa de diálogo associada ao botão “Configurar Página” tem o aspecto seguinte:

A exploração das opções é fácil…

Criação das folhas de cálculo 2ºPERÍODO e 3ºPERÍODO

Já tem concluída uma folha de cálculo que permite calcular e analisar as avaliações dadas no 1º Período. As folhas para o 2º e 3º Períodos são semelhantes, tem apenas que alterar o texto de algumas células. Assim, pode copiar duas vezes a folha 1ºPERÍODO e fazer as alterações necessárias, nomeadamente mudar os nomes das novas folhas para 2ºPERÍODO e 3ºPERÍODO.

Para copiar a folha 1ºPERÍODO basta clicar com o botão direito do rato no separador da folha e escolher a opção Mover ou Copiar.

Na caixa de diálogo que vai aparecer vamos escolha a opção “Criar uma cópia” e “ (mover para o final)”.


Passa a ter uma nova folha de nome 1ºPERÍODO(2). Resta mudar o nome dessa nova folha para 2ºPERÍODO e entretanto fazer nessa folha a mudança de todo o “texto” que refere 1º Período…

As alterações serão apenas em 3 células (ver imagem seguinte).

Criação do MENU da aplicação

Já tem neste instante na sua aplicação várias folhas: CONFIGURAR; GRELHA; 1ºPERÍODO; 2ºPERÍODO; 3ºPERÍODO. Falta fazer uma folha onde se faça um MENU que permita usar botões para “navegar" entre todas as folhas.

Coloque uma nova folha no livro. Para isso pode usar o botão disponível ao fundo da zona de trabalho, junto dos separadores que contêm o nome das folhas.

Mude, entretanto, o nome da nova folha para MENU.

A folha MENU não vai ter nada mais do que botões associados a macros, sendo que as macros abrem as folhas da aplicação.

Vamos criar uma macro que tem como função abrir uma folha.


Construir uma macro e associar a macro a um botão

Para gravar uma macro, aceda ao menu VER e no botão Macros escolha a opção “Gravar Macro”. Aparecerá de seguida, uma caixa de diálogo onde pode dar um nome à macro e associar à macro uma sequência de botões. Por exemplo, se vai fazer uma macro para abrir a folha 1ºPERÍODO, pode completar a caixa de diálogo como se mostra na figura seguinte:

Nota: A macro em causa é executada pela sequência de teclas CTRL+u, ou seja, se fizermos CTRL+u também abrimos a folha 1ºPERÍODO.

A partir do momento em que se carrega no botão OK, está a gravar. Apenas tem de clicar no separador da folha 1ºPERÍODO e, imediatamente, parar a macro. Para parar a macro vai de novo a VER/Macros/Terminar gravação.

Supondo que tem todas as macros (para abrir as folhas) gravadas, falta associar as mesmas a botões.

Construir um botão e associar o botão a uma Macro

Para construir um botão use as “Formas automáticas”.


Escolha, por exemplo, o rectângulo arredondado. Com duplo clique pode formatar o botão de modo que fique com um aspecto em relevo, escrevendo no botão o nome apropriado. Depois de criar um botão copie-o e cole-o de modo a criar todos os botões de que necessita, bastando mudar o nome do mesmo.

Como vamos associar cada botão a uma macro?

Imagine que quer associar o botão à macro que “abre a folha 1ºPERÍODO”, basta clicar com o botão direito do rato e escolher a opção Atribuir macro.

Das macros que estão gravadas escolher a que “abre a folha”. Observe a figura abaixo.

Protecção das células/Folha

Este processo é de crucial importância. Depois de verificar que a folha está “perfeita”, devemos seleccionar as células que devemos deixar desprotegidas e em Base escolha Proteger células. Depois em Base faça Proteger folha.


Anexo: Activar Macros em Excel 2007

Ao clicar no “botão do Office”, vai aparecer a seguinte caixa de diálogo:

De seguida irá clicar em “Opções do Excel”, o que vai fazer aparecer a seguinte caixa:

Na “zona à esquerda” seleccione “Centro de Fidedignidade”. Nas opções que surgem na “zona à direita”, seleccione o botão “Definições de Centro de Fidedignidade…”, aparecendo agora a caixa do Centro de Fidedignidade.

Escolha na “zona à esquerda” o botão de “Definições de macros”. Depois escolha a opção “ Activar todas as macros”. Finalize clicando nos vários botões de “OK” que entretanto possa encontrar.

Finalmente, feche a aplicação gravando as alterações e volte a abri-la para utilizar.


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