GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E DIGITALIZAÇÕESREVENDA AUTORIZADA: Scanners AVISION E Software PRODimage (IRS, Professional e Enterprise)

2

A e

mp

resa

A DigitaR Soluções é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a estruturação, organização, gerenciamento de documentos e gestão da informação coorporativa.

Sediada em Fortaleza/CE, com atuação em todo o território nacional, conta com uma equipe composta por profissionais altamente qualificados, nas áreas de Processos, Documentação, Informação, Conhecimento e Tecnologia da Informação.

Atuamos no segmento público e também no privado, direcionamos nossos esforços para o desenvolvimento de produtos que respondessem à necessidade crescente de racionalização do tempo no processo de busca e recuperação de informações e conhecimentos.

A DigitaR oferece serviços de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, buscando sempre superar expectativas e contribuir significativamente para a melhoria da performance de seus negócios.

A DigitaR é coordenada por Ivanez Justo que conta atualmente com o mais alto nível de conhecimento na área de documentação eletrônica, digitalização e certificação digital.

A área de atuação da empresa é inicialmente no mercado do estado do Ceará, onde a empresa vai buscar mostrar suas diferenças, na prestação dos seus serviços; expandindo-se assim brevemente para o Brasil e exterior.

3

GE

D O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante todo o seu

“ciclo de vida”.

O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.

Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse ‘mundo de informações digitais, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

Mais informações: www.digitarsolucoes.com.br ou www.cenadem.com.br

4

Cen

ário

atu

al - Documentação arquivada sem tratamento técnico;- Dificuldade na consulta e recuperação de documentos;- Acondicionamento em material arquivístico e espaço físico inadequados;- Inexistência de padronização para integração dos acervos;- Falta de controle automatizado;- Áreas cada vez maiores para o armazenamento de documentos;- Acesso cada vez mais lento;- Probabilidade de perda de informação.

5

Imp

lan

taçã

o 1º PASSO: Gestão DocumentalOrganização da documentação. Higienização, retirada de grampos e etc..

2º PASSO: DigitalizaçãoDigitalização da papelada, passando para um formato eletrônico.

3º PASSO: IndexaçãoCadastramentos dos arquivos já eletrônicos no banco de dados.

4º PASSO: DisponibilizaçãoDefinição dos níveis de acesso e privilégios dos usuários.

Documento Digitalização Indexação Disponibilização na rede

6

Ben

efíc

ios Por que Implantar um Sistema GED?Por que Implantar um Sistema GED?

- Possibilita o controle sobre o acesso aos documentos;- Facilita auditorias;

- Alta velocidade e precisão na localização de documentos. - Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. - Eliminação de fraudes. - Aproveitamento de espaço físico. - Evita extravio ou falsificação de documentos. - Integração com outros sistemas e tecnologias. - Mais agilidade nas transações entre empresas. - Melhor atendimento ao cliente, pois proporciona respostas precisas e instantâneas.- Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.

7

Ap

licab

ilid

ades

Algumas aplicabilidades do GED:Algumas aplicabilidades do GED:

- Apoio aos processos de fiscalização; - Automação de cartórios; - Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto; - Conversão de acervos históricos; - Desenhos de engenharia e relatórios técnicos; - Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais; - Documentação administrativa de hospitais; - Documentação de auditoria; - Documentação de consórcios; - Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000 por exemplo; - Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto; - Documentação e relatórios contábeis e financeiros; - Documentos e processos de tribunais; - Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros; - Documentos em geral de instituições de ensino; - Gerenciamento de contratos em geral; - Gerenciamento de correspondência, fax, e-mail e outros veículos; - Gerenciamento de ordens de serviço; - Gerenciamento de processos de concessão; - Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção; - Prontuários de pacientes em hospitais; - Resultados de exames laboratoriais; - Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização;

8

So

luçõ

esDigitalização:Digitalização:

A Digitar Soluções é especializada na digitalização de documentos corporativos,publicações e desenhos de engenharia com alto valor agregado no documentodigital.

O formato de saída dos arquivos da digitalização é da escolha do cliente, edependendo do serviço oferecemos todo suporte ao uso da extensão PDF, ao qual

aempresa busca no próximo ano (2007) ter profissionais certificados nas ferramentasmais avançadas quando se fala em produtos da Adobe e relacionados ao PDF. Sãousadas saídas também em JPG, TIFF, CALL etc.

Digitalize seus acervos de documentos que:Digitalize seus acervos de documentos que:

- São acessados constantemente; - Devem ter acesso rápido em caso de crises; - A perda pode causar grande prejuízo; - São fundamentais no desenvolvimento de novos produtos; - São fundamentais em casos de recuperação de desastres; - São constantemente copiados;- E todos os documentos críticos e estratégicos para sua empresa.

Exemplos:Exemplos:

- Desenhos de engenharia;- Documentos fiscais e contábeis;- Documentos de RH; - Acervos técnicos; - Fichas de fabricação de medicamentos; - Prontuários médicos e radiografias; - Documentos jurídicos, contratos etc.

Mude esse quadro!

9

So

luçõ

esCertificação Digital:Certificação Digital:

A Digitar Soluções, tem parceria com Cartórios de Registro de Títulos eDocumentos, oferece a seus clientes o serviço de digitalização com certificação.

Utilizamos o método eletrônico e valido através da Medida Provisória Nº 2.200-2, de24 de Agosto de 2001. Através da ICP-BRASIL. A Certificação Digital pode serusada para inúmeras finalidades.

Com ampla base legal, está prática tem sido utilizada por empresas para oarmazenamento de documentos como:

- Recursos Humanos - Contratos - Atestados - Certidões - Comprovantes - Contábeis - Entre outros

10

Par

ceir

os

Os Scanners de Documentos da Avision foram projetados para lhe oferecer alto desempenho e confiabilidade no gerenciamento de seu trabalho com papéis.

Com o Alimentador Automático de Documentos (ADF) opcional, para até 100 páginas, os Scanners da Avision permitem scanear, sem interrupção, uma pilha de documentos com uma qualidade constante.

Graças ao seu escaneamento colorido de uma só passagem, os Scanners de Documentos da Avision são capazes de capturar a imagem com qualidade completa e cores reais, satisfazendo as suas necessidades de editoração e publicação.

A PRODimage® oferece soluções digitais em GED, especialmente em Document Imaging, além de comercializar produtos com tecnologia de ponta e prestar consultoria e atendimento a empresas do mercado brasileiro.

Modernização, organização, produtividade e customização são também palavras-chave que definem a concepção e a aplicação de seus produtos e serviços, sempre adequados à necessidade de cada cliente e parceiro.

Com o objetivo de atender a um mercado extremamente exigente, a PRODimage® oferece todas as vantagens que se pode ter ao lidar com uma empresa nacional.

11

Pro

du

tos Scanners Avision:

A DigitaR Soluções é uma revenda Avision que oferece uma grande variedade deprodutos para o seu e-Office, como os nossos modelos multifuncionais (@V series),os modelos cópiadores (DS series) e os modelos de scanner de documentos de

altavelocidade (AV series).

Os Scanners de Documentos da Avision foram projetados para lhe oferecer altodesempenho e confiabilidade no gerenciamento de seu trabalho com papéis.

Com o Alimentador Automático de Documentos (ADF) opcional, para até 100páginas, os Scanners da Avision permitem scanear, sem interrupção, uma pilha dedocumentos com uma qualidade constante.

Essa produtividade não somente economiza o seu tempo, como também deixa suas

mãos livres para fazer outras tarefas.

Graças ao seu escaneamento colorido de uma só passagem, os Scanners deDocumentos da Avision são capazes de capturar a imagem com qualidade

completae cores reais, satisfazendo as suas necessidades de editoração e publicação.

www.avision.com.br

12

Softwares para GED da PRODimage® :Softwares para GED da PRODimage® :

PRODimage® Enterprise: Grande volume de produção:O PRODimage® Enterprise possibilita a gerência de todas as fases de produção:preparação, digitalização, controle de qualidade, indexação, conferência eexportação.

• Digitalização – Através da tecnologia IRS®, o PRODimage® Enterprise capturaas imagens e verifica os lotes digitalizados, copiando-os para o servidor de imagensem qualquer lugar na rede, alterando sua situação e liberando-o para o controle dequalidade;

• Indexação – A indexação do PRODimage® Enterprise pode ser feita tantomanualmente como totalmente automatizada, usando OCR, ICR, OMR, 25 tipos decódigo de barras diferentes e script;

• Disponibilização – Os dados são exportados de forma fácil e eficaz em váriosformatos: arquivo texto, HTML e formatos personalizados. As imagens seguem osprincipais padrões do mercado: JPEG, PNG, BMP, TIFF e PDF (multi page ou

singlepage).

• Relatórios de Produção – O sistema gera informações através de relatórios deprodução por: usuários, data, lote, fase, turno, cliente, situação, bem como outrasconsultas relacionadas.

• Identificação Automática – O sistema possibilita a identificação automática do tipo de documento através de Códigos de Barras, OCR e comparação de imagens, facilitando assim a indexação das imagens;

Pro

du

tos

13

Softwares para GED da PRODimage® :

PRODimage® Professional: Médio Volume de Produção:

PRODimage® Professional é um sistema de Document Imaging. Possibilita adigitalização, indexação, visualização e gerenciamento de documentos digitaisatravés de uma estrutura de pastas e documentos. Utilizando a tecnologia IRS®, oPRODimage® Professional facilita todo o processo de captura, tratamento e

controlede qualidade das imagens. O sistema ainda permite assinar digitalmente seusdocumentos, enviá-los em diversos formatos e reconhecer código de barras e

textosnas imagens com engine de OCR. Além disso, o sistema já funciona com o

conceitode microfilmagem eletrônica, integrando a digitalização de documentos com amicrofilmagem. Também possui:

- Capacidade de digitalização interativa, entendida como o processo de captura deimagens em que o mesmo usuário efetua a digitalização, controle de qualidade,indexação e armazenamento da imagem, na mesma estação de trabalho;- Interface com o usuário em idioma português;- Organização dos documentos em pastas e sub-pastas;- Controle de acesso por função, usuário e grupo de usuários;- Suporte à imagens coloridas, em branco e preto, e em tons de cinza;- Envio de documentos por e-mail;- Assinatura digital de documentos digitalizados;- Indexação por OCR\OMR\ICR\Código de Barras;- Indexação automática com acesso à outros bancos de dados através de scripts;- Suporte à gravação e visualização dos formatos de imagem:TIFF CCITT Grupo IV,JPEG, PDF e PNG;

Pro

du

tos

14

Softwares para GED da PRODimage® :

PRODimage® IRS: Software para Digitalização ( Pequenos Volumes ):

PRODimage® IRS é um software de digitalização de imagens, voltado para clientesque precisam gerenciar um pequeno volume de documentos. Suas principaiscaracterísticas são a captura e o controle de qualidade, além de uma tecnologia

quepossibilita ao usuário melhorar a qualidade das imagens já existentes, sem anecessidade de redigitalizá-las. Este sistema foi criado para usuários que jápossuem o indexador (organizador por nome) em um programa próprio e desejamapenas ter um programa de captura.

No módulo de digitalização IRS®, o documento é capturado através de scanner econvertido do papel para um arquivo eletrônico, possibilitando ao usuário maiordomínio sobre as imagens.

Na tela principal do sistema, ele pode contar com a facilidade de configurar suaspreferências de tratamento de imagens, digitalizá-las, gerenciá-las através de novasinserções, exclusões e alterações. Além disso, pode realizar controle de qualidade,fazer impressões, indexação e exportação e, quando necessário, redigitalizar algumdocumento.

O IRS® permite a visualização de uma ou mais imagens dos documentos por vez,em uma interface gráfica de fácil operação, podendo-se executar ações comoaplicação de zoom, eliminação automática das bordas, rotação e alinhamentoautomático.

Pro

du

tos

15

Softwares para GED da PRODimage® :

PRODimage® Viewer Desktop e PRODimage® Viewer Net: Visualização:

Flexibilidade em todos os processos: este é o diferencial do software de visualização

de documentos PRODimage® Viewer. Para oferecer localização de maneiradinâmica, o PRODimage® Viewer possui engenharia extremamente eficiente, queoferece resultados que poderão ser visualizados de diversas formas, de acordo

comas necessidades do usuário.

Viewer Desktop: Possibilita visualizar e imprimir as imagens geradas através doPRODimage® Enterprise e PRODimage® Professional. Através de um aplicativoinstalado nos computadores, qualquer usuário que tenha permissão poderávisualizar as imagens através da rede.

Viewer Net: Possibilita visualizar, imprimir e enviar por e-mail as imagens geradasatravés do PRODimage® Enterprise e PRODimage® Professional. Através de umbrowser , sem a necessidade de plug in, qualquer usuário que tenha permissão,pode visualizar as imagens através da intranet/web utilizando PRODimage® ViewerNet. Também possui:- Interface com o usuário em idioma português;- Visualização dos documentos em pastas e sub-pastas;- Controle de acesso por grupos de usuários;- Controle de acesso por função, usuário e grupo de usuários;- Suporte à imagens coloridas, em branco e preto, e em tons de cinza;- Envio de documentos por e-mail;- Impressão dos documentos e suas páginas; - Gerenciador de contatos para envio de e-mails;- Busca por campos específicos do tipo do documento;

Pro

du

tos

16

Clie

nte

s Clientes Digitar Soluções:

17

Míd

ia A Digitar Soluções no Diário do Nordeste:

Confira mais matérias sobre a Digitar Soluções.

18

Co

nta

tos

E-mail: justo@digitarsolucoes.com.br (Diretor)

MSN: ivanezjunior@hotmail.com

Tel:. +55 85 3082-3970 / 8838-3714

Skype: ivanezjunior

www.digitarsolucoes.com.br

JUSTO DANTASDiretor