q u a r t a - f e i r a , 2 9 d e o u t u b r o d e 2 0 1 4Classificao, codificao e catalogao de papeis edocumentos.Classificao, codificaoe catalogao de papeis edocumentos.Classificar um processo natural que tem por finalidade reunir coisassemelhantes.Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados dadocumentao.Sua classificao se materializa apartir de um plano que deve ter como caractersticas: Asimplicidade, a flexibilidade e fcil assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado.Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar uma das atividades doprocesso de gesto de documentos arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinasespecficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle dasinformaes.Est previsto pelo CONARQ que a classificao deve ser realizada por servidorestreinados, de acordo com as seguintes operaes:a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assuntodever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero.b) Codificao - Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata odocumento.IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber aanotao do(s) cdigo(s) correspondente(s)Rotinas correspondentes s operaes de classificao, segundo o CONARQ:1. Receber o documento para classificao.2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)secundrio(s), de acordo comseu contedo.3. Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos de arquivo,utilizando o incide, quando necessrio.4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento.5. Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios.1.ClassificaoWikipediaIncioCOPEVE - Lngua PortuguesaCOPEVE - Conhecimentos EspecificoCOPEVE - Legislao aplicada a UncisalCESPE - DPU - Agente AdministrativoPginas2015 (1)2014 (17)Dezembro (4)Novembro (4)Outubro (1)Classificao, codificao e catalogaode papei...Abril (8)Arquivo do blogConcursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p... http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...1 de 5 14/08/2015 23:40Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguintemaneira:Por seus mantenedores.a) Pblicos -so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal,estaduale municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados porempresasprivadas encarregadas da gesto de servios pblicos.b) arquivos privados: so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Eles podem ser:b.1) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes nolucrativas,sociedades e associaes.b.2) Comerciais - empresas, corporaes e companhias.b.3) Famlias ou pessoais.Atente para os estgios de evoluo dos arquivos, o que chamamos de Teoria dasTrsIdades: Que a teoria fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trsfases distintas, conforme os valores documentais e a freqncia de uso para a instituioprodutora, podendo ser: a) Arquivos de primeira idade ou corrente: So aqueles que esto em curso, isto ,tramitando, ouque foram arquivados, mas so objetos de consultas freqentes. Podem serconservados nolocal onde foram produzidos, sob a responsabilidade daspessoas, ou do rgo, que ocriaram.b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio: So aqueles que no so mais de usocorrente,mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ourecolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidosa um arquivointermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionriosdo organismo produtor eda instituio arquivstica.c) Arquivos de terceira idade ou permanentes: So aqueles de valor histrico, probatrioeinformativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so maisnecessriosao cumprimento das atividades da administrao. Devem serconservados nas instituiesarquivsticas, sob a responsabilidade dosprofissionais de arquivo.Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo dodocumentointermedirio, isto , a constatao da existncia de inmerosdocumentos que, mesmono sendo mais necessrios ao cumprimento daquelaatividade, precisam ser mantidos, porum determinado perodo, para fins de provae informao. o caso, por exemplo, dadocumentao referente aodepartamento de pessoal, oramento, material, entre outras.Operaes de destinao:* transferncia: passagem de documentos fase intermediria* recolhimento: passagem de documentos fase permanentePela extenso de sua atuaoa) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao.b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nicoarquivo.Pela natureza de seus documentosa) Arquivo especial -Detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentosresultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, taiscomo fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CD's, recortes de jornais, disquetes,CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis deve-seter maior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto dearmazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle.b) Arquivo especializado - o que tem sob custdia os documentos resultantes daexperincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentem,como por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, osarquivos de engenharia, e assim por diante, esses tambm so chamados de arquivostcnicos. Pelo GneroConcursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p... http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...2 de 5 14/08/2015 23:40a) Escritos ou textuais: So documentos que contm informao em formato de texto. Ex.:atas e ofcios;b) Cartogrfico: So os documentos que contm representaes geogrficas,arquitetnicas ou de engenharia.Ex.: mapas, plantas e perfis.c) Iconogrficos: So os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ouno, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias , negativos, diapositivos (slides),gravuras, desenhos.d) Filmogrficos: So os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas deimagem, conjugadas ou no a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.:fitasvideomagnticas.e) Sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registrosfonogrficos. Ex.: cds de msica , fitas K7.f) Microgrficos: Documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo deimagens. Ex.: microfilme, microficha, carto-janela.g) Informticos:Documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex.:disquete, disco rgido, arquivo do Excel.Pela Natureza do assuntoa) Ostensivos documentos que no possuem restrio de acesso.b) Sigilosos documentos que sofrem restrio de acesso, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.Tambm podemos classificar os documentos em quatro graus:a) Ultra-secreto - Esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau desegurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoasintimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificadoscomo ultra-secretos aqueles da polticagovernamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como: negociaes para alianaspolticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valorexcepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel.b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana ecujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estaremintimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomarconhecimento, funcionalmente. So documentos considerados secretos os referentes aplanos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitamde maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares, planos ou detalhesde operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais jexistentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos,psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foramobtidos, materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificaoinferior.c) Confidencial - A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora norequeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode serprejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral,classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros, cujosigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre eatividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqncia deimportncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografiasareas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurananacional.d) Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos que no devem ser doconhecimento do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes deplanos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografiasareas e negativos que indiquem instalaes importantes. o conjunto de tarefas, normas e procedimentos necessrios ao estabelecimento de umaidentificao nica para cada item. Uma vez catalogado o documento, o item passa adistinguir-se de qualquer outro, facilitando o seu gerenciamento.Os processos/protocolados autuados recebem uma numerao nica, cada rgo pblicotem um cdigo de identificao constitudo de 13 (treze) dgitos acrescido de mais dois deverificao (DV) separados em 4 (quatro) grupos. O primeiro grupo de 5 (cinco) dgitos,identifica o rgo de origem do processo, o segundo grupo de 6 (seis) dgitos, a2. Codificaoe catalogao de papeis e documentos.2.1 ProcessosConcursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p... http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...3 de 5 14/08/2015 23:40Postado por Joaquim Santos s 07:52numerao sequencial dos processos/protocolados, que iniciada a cada ano, sendo oprotocolado iniciando pelo nmero 700000, e o processo por 000000, e o terceiro grupo de2(dois) dgitos separados por uma barra, indica o ano de formao do processo, o quartogrupo constitudo de 2 (dois) dgitos, separados porhfen, indica os dgitos verificadores (DV) utilizados em sistemas informatizados.Ex.: 23.000 a 23.999 Ministrio da Educao23068 Universidade Federal do Esprito SantoProcesso: 23068.123456/05-00Protocolado: 23068.789123/05-00CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOCLASSE000 ADMINISTRAO GERAL001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA- Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos organizaoe mtodos, reforma administrativa e outrosprocedimentos que visem modernizao dasatividades dos rgosda administrao pblica federal.002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO- Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos,programas e projetosde trabalho gerais.- Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho,classificar no assuntoespecfico.- Quanto programao oramentria, ver 051.1.003 RELATRIOS DE ATIVIDADES004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS- Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ouconvnio,implementados ou no, tais como projetos, relatriostcnicos, prestaes de contas eaditamentos, que abranjam a execuo de vrias atividades ao mesmo tempo.- Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convnios,classificar no assuntoespecfico.- Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ouconvnio, sempre quetal procedimento se justificar.010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO020 PESSOAL030 MATERIAL040 PATRIMNIO050 ORAMENTO E FINANAS060 DOCUMENTAO E INFORMAO070 COMUNICAES080 (vaga)090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL Notifique-meComentar como:PublicarNenhum comentrio:Postar um comentrioConcursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p... http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...4 de 5 14/08/2015 23:40Postagem mais recente Postagem mais antiga Pgina inicialAssinar: Postar comentrios (Atom)Modelo Simple. Tecnologia do Blogger.Concursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p... http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...5 de 5 14/08/2015 23:40