Comunicação_para_melhorar_projetos.pdf

8/18/2019 Comunicação_para_melhorar_projetos.pdf

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GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DE PROJETOS 2009 –

3ª EDIÇÃO

Comunicação

para

melhorar

a eficiência de projetos

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Viviane

Mansi


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Deixar claros papéis e responsabilidades

Antecipar rumores, medos, boatos

Envolver pessoas corretas

Dar a devida dimensão do projeto

Construir memória

Facilitar o processo de mudança

Influenciar positivamente o clima organizacional

Facilitar o trabalho em células, que requer maior sinergia entre

equipes

Por que investir em comunicação?


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Comunicação – capacidade de criar diálogo

Ajudar as pessoas terem visão sistêmicaFundamental para a existência de redes

Redes realmente começam a serimportantes quando afetam padrões derelacionamento e modificam

comportamentos – alterações causadaspela freqüência, intensidade e honestidadedo diálogo


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Ciclo Básico da Comunicação

Emissor Receptor

Mensagem

Ruído

Canal

60% da comunicação é perdida

• Diferenças culturais e experiência• Erro do canal• Erro semântico• Atenção seletiva• Tendência de pré-avaliar / julgar


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Chart do Tadeu


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Fluxos de comunicação

Comunicação Descendente

Comunicação Ascendente

Comunicação Lateral

Para influenciar

EstratégiasObjetivosInstruçõesPolíticasFeedback

Para informarProblemas

ResultadosSugestõesQuestões

Necessidades

Para coordenarProblemas

NecessidadesConselhosFeedback

Fonte: John R.Schemerhorn Jr.Management, 5a

edição


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O emissor controla quase todo o processo

Ao vivo e em cores

A definição do canal é importante. F2F facilita muito o processo.

O outro

A comunicação termina quando você recebe o feedback,

não quando você emite uma comunicação.

Quando e onde

Mensagem correta da forma errada ou no lugar errado = ruído

Vestir o sapato do outro

Coloque-se no lugar do outro, tente ver as coisas do modo que ele as vê.

Entender crenças, expectativas e necessidades.


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Aprenda

a

ouvirAprenda a ouvir

Ignorar Fingir queouve

Ouvir

seletiva-mente

Ouvir comatenção Ouvir comempatia

Ouvir com

empatia depende

da capacidade e

da

disposição

de

cada um de nós

em ouvir e aceitar

pontos de vista

diferentes.


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O PROCESSO EM SI


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1º passo: Explique o que é um projeto

Embora pareça claro, muitas pessoas confundem

processo, projeto, objetivo, etc.


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2º passo: Envolva a audiência certa (falar e ouvir)

Apóie-se na reputação já construída de alguns colegas. Se eles

apóiam o projeto, é mais fácil obter o apoio dos demais.

Esses colegas podem estar em qualquer cargo da organização

Considere a rádio-peão

A Comunicação constitui elementos essenciais no processo de criação,

transmissão e cristalização do universo simbólico da organização.

Como ele acontece?55% - O que o funcionário vê e ouve da liderança

(cultura é moldada pelo comportamento da liderança)

30% - Processos: o que ele vivencia

15% - Mídia formal


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3º passo: Crie a estratégia de comunicação

junto com o projeto

A comunicação deve ser traçada no início do projeto, não no decorrer

dele.

Dependendo da projeção e impacto, vale a pena contratar profissional

especializado.

Defina objetivo, estratégias, públicos, ações e formas de medirresultado de comunicação.


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4º passo: Crie rotina para a comunicação

A comunicação é composta de dois elementos: sequência

e frequência.

Não basta falar apenas uma vez.

Não basta falar apenas em um contexto.

Explore a opinião das pessoas. Diga o porquê quantas

vezes forem necessárias.


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14Fonte: Binah Comunicação/2008

5º passo: Dê significado mais amplo


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Visão sistêmica

Aprendizagem organizacional

Proatividade

Valorização das pessoas

Abordagem dos processos

Orientação para resultados Responsabilidade social

Gestão Baseada em Fatos

Inovação

Liderança e constância depropósito

Visão de futuro

Foco no cliente e no mercado

Fundamentos Critérios


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6º passo: Avalie resultado da comunicação

Nível 4Influência Atitude Comprometimento

Comportamento/AÇÃO

Nível 3Relevância Sentido Utilidade

Nível 2Atenção Atração Compreensão Credibilidade

Nível 1Logística Acesso Oportunidade Uso


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Acesso - A comunicação chega a quem precisa recebê-la?

Oportunidade - Chega no tempo certo?

Uso - A comunicação é vista, lida ou ouvida de fato? Atratividade - A comunicação atrai e prende a atenção do leitor?

Compreensão – Houve compreensão da informação chave?

Credibilidade – Ela é crível?

Sentido - A comunicação se refere ao que está acontecendo no contexto daempresa e na vida dos empregados?

Utilidade - A comunicação ajuda a melhorar o desempenho ou a solucionarum problema?

Atitude - A comunicação influencia a atitude ou opinião? Comprometimento - A comunicação ajuda a gerar um

comportamento/ação efetivo?


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(...)


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7º passo: Use a cultura organizacional a seu favor

Criar um senso de identidade entre os funcionários

Facilitar a geração de comprometimento a algo maior que osinteresses individuais

Melhorar a estabilidade do sistema

Garantir que todos sigam a mesma direção

Tornar a empresa capaz de se adaptar a mudanças Coordenar e integrar operações internas

Reduzir ambigüidades

Cultura organizacional dá um claroentendimento ao funcionário das coisas que

acontecem ao redor dele


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Aprendizado de uma nova cultura

Histórias

O que está na boca do funcionário

Tipicamente falam sobre histórias das lideranças, quebra deregras, histórias de sucesso, demissões em massa, realocação defuncionários, etc.

Elas ancoram o presente e o passado e nos trazem explicações e

legitimidade para as práticas do dia-a-dia.

Rituais

Seqüências repetitivas de atividades que expressam e reforçam valores-chave da organização, quais objetivos são maisimportantes, quais são as pessoas mais importantes e quais asinsubstituíveis


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Símbolos materiais

Layout dos escritórios, forma de vestir, etc.

Linguagem

Comumente usada para identificar membros de uma cultura ousubcultura.


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Gerente de Assuntos Corporativos

Merck Sharp & Dohme

Professora de Comunicação Dirigida

Cásper Líbero

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Viviane Mansi

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