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GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DE PROJETOS 2009 –
3ª EDIÇÃO
Comunicação
para
melhorar
a eficiência de projetos
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Viviane
Mansi
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Deixar claros papéis e responsabilidades
Antecipar rumores, medos, boatos
Envolver pessoas corretas
Dar a devida dimensão do projeto
Construir memória
Facilitar o processo de mudança
Influenciar positivamente o clima organizacional
Facilitar o trabalho em células, que requer maior sinergia entre
equipes
Por que investir em comunicação?
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Comunicação – capacidade de criar diálogo
Ajudar as pessoas terem visão sistêmicaFundamental para a existência de redes
Redes realmente começam a serimportantes quando afetam padrões derelacionamento e modificam
comportamentos – alterações causadaspela freqüência, intensidade e honestidadedo diálogo
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Ciclo Básico da Comunicação
Emissor Receptor
Mensagem
Ruído
Canal
60% da comunicação é perdida
• Diferenças culturais e experiência• Erro do canal• Erro semântico• Atenção seletiva• Tendência de pré-avaliar / julgar
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Chart do Tadeu
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Fluxos de comunicação
Comunicação Descendente
Comunicação Ascendente
Comunicação Lateral
Para influenciar
EstratégiasObjetivosInstruçõesPolíticasFeedback
Para informarProblemas
ResultadosSugestõesQuestões
Necessidades
Para coordenarProblemas
NecessidadesConselhosFeedback
Fonte: John R.Schemerhorn Jr.Management, 5a
edição
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O emissor controla quase todo o processo
Ao vivo e em cores
A definição do canal é importante. F2F facilita muito o processo.
O outro
A comunicação termina quando você recebe o feedback,
não quando você emite uma comunicação.
Quando e onde
Mensagem correta da forma errada ou no lugar errado = ruído
Vestir o sapato do outro
Coloque-se no lugar do outro, tente ver as coisas do modo que ele as vê.
Entender crenças, expectativas e necessidades.
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Aprenda
a
ouvirAprenda a ouvir
Ignorar Fingir queouve
Ouvir
seletiva-mente
Ouvir comatenção Ouvir comempatia
Ouvir com
empatia depende
da capacidade e
da
disposição
de
cada um de nós
em ouvir e aceitar
pontos de vista
diferentes.
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O PROCESSO EM SI
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1º passo: Explique o que é um projeto
Embora pareça claro, muitas pessoas confundem
processo, projeto, objetivo, etc.
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2º passo: Envolva a audiência certa (falar e ouvir)
Apóie-se na reputação já construída de alguns colegas. Se eles
apóiam o projeto, é mais fácil obter o apoio dos demais.
Esses colegas podem estar em qualquer cargo da organização
Considere a rádio-peão
A Comunicação constitui elementos essenciais no processo de criação,
transmissão e cristalização do universo simbólico da organização.
Como ele acontece?55% - O que o funcionário vê e ouve da liderança
(cultura é moldada pelo comportamento da liderança)
30% - Processos: o que ele vivencia
15% - Mídia formal
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3º passo: Crie a estratégia de comunicação
junto com o projeto
A comunicação deve ser traçada no início do projeto, não no decorrer
dele.
Dependendo da projeção e impacto, vale a pena contratar profissional
especializado.
Defina objetivo, estratégias, públicos, ações e formas de medirresultado de comunicação.
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4º passo: Crie rotina para a comunicação
A comunicação é composta de dois elementos: sequência
e frequência.
Não basta falar apenas uma vez.
Não basta falar apenas em um contexto.
Explore a opinião das pessoas. Diga o porquê quantas
vezes forem necessárias.
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14Fonte: Binah Comunicação/2008
5º passo: Dê significado mais amplo
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Visão sistêmica
Aprendizagem organizacional
Proatividade
Valorização das pessoas
Abordagem dos processos
Orientação para resultados Responsabilidade social
Gestão Baseada em Fatos
Inovação
Liderança e constância depropósito
Visão de futuro
Foco no cliente e no mercado
Fundamentos Critérios
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6º passo: Avalie resultado da comunicação
Nível 4Influência Atitude Comprometimento
Comportamento/AÇÃO
Nível 3Relevância Sentido Utilidade
Nível 2Atenção Atração Compreensão Credibilidade
Nível 1Logística Acesso Oportunidade Uso
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Acesso - A comunicação chega a quem precisa recebê-la?
Oportunidade - Chega no tempo certo?
Uso - A comunicação é vista, lida ou ouvida de fato? Atratividade - A comunicação atrai e prende a atenção do leitor?
Compreensão – Houve compreensão da informação chave?
Credibilidade – Ela é crível?
Sentido - A comunicação se refere ao que está acontecendo no contexto daempresa e na vida dos empregados?
Utilidade - A comunicação ajuda a melhorar o desempenho ou a solucionarum problema?
Atitude - A comunicação influencia a atitude ou opinião? Comprometimento - A comunicação ajuda a gerar um
comportamento/ação efetivo?
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(...)
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7º passo: Use a cultura organizacional a seu favor
Criar um senso de identidade entre os funcionários
Facilitar a geração de comprometimento a algo maior que osinteresses individuais
Melhorar a estabilidade do sistema
Garantir que todos sigam a mesma direção
Tornar a empresa capaz de se adaptar a mudanças Coordenar e integrar operações internas
Reduzir ambigüidades
Cultura organizacional dá um claroentendimento ao funcionário das coisas que
acontecem ao redor dele
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Aprendizado de uma nova cultura
Histórias
O que está na boca do funcionário
Tipicamente falam sobre histórias das lideranças, quebra deregras, histórias de sucesso, demissões em massa, realocação defuncionários, etc.
Elas ancoram o presente e o passado e nos trazem explicações e
legitimidade para as práticas do dia-a-dia.
Rituais
Seqüências repetitivas de atividades que expressam e reforçam valores-chave da organização, quais objetivos são maisimportantes, quais são as pessoas mais importantes e quais asinsubstituíveis
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Símbolos materiais
Layout dos escritórios, forma de vestir, etc.
Linguagem
Comumente usada para identificar membros de uma cultura ousubcultura.
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Gerente de Assuntos Corporativos
Merck Sharp & Dohme
Professora de Comunicação Dirigida
Cásper Líbero
Colunista no site
www.nosdacomunicacao.com
Autora do bloghttp://www.comunicacaocomfuncionario.
blogspot.com
Viviane Mansi
http://www.nosdacomunicacao.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.nosdacomunicacao.com/