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    GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DE PROJETOS 2009 –

    3ª EDIÇÃO

    Comunicação 

    para 

    melhorar 

    a eficiência de projetos

    1

     Viviane

     

    Mansi

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    Deixar claros papéis e responsabilidades

     Antecipar rumores, medos, boatos

    Envolver pessoas corretas

    Dar a devida dimensão do projeto

    Construir memória

    Facilitar o processo de mudança

    Influenciar positivamente o clima organizacional

    Facilitar o trabalho em células, que requer maior sinergia entre

    equipes

    Por que investir em comunicação?

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    Comunicação – capacidade de criar diálogo

     Ajudar as pessoas terem visão sistêmicaFundamental para a existência de redes

    Redes realmente começam a serimportantes quando afetam padrões derelacionamento e modificam

    comportamentos – alterações causadaspela freqüência, intensidade e honestidadedo diálogo

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    Ciclo Básico da Comunicação

    Emissor Receptor

    Mensagem

    Ruído

    Canal

    60% da comunicação é perdida

    • Diferenças culturais e experiência• Erro do canal• Erro semântico• Atenção seletiva• Tendência de pré-avaliar / julgar

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    Chart do Tadeu

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    Fluxos de comunicação

    Comunicação Descendente

    Comunicação Ascendente

    Comunicação Lateral

    Para influenciar

    EstratégiasObjetivosInstruçõesPolíticasFeedback 

    Para informarProblemas

    ResultadosSugestõesQuestões

    Necessidades

    Para coordenarProblemas

    NecessidadesConselhosFeedback 

    Fonte: John R.Schemerhorn Jr.Management, 5a

    edição

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    O emissor controla quase todo o processo

     Ao vivo e em cores

     A definição do canal é importante. F2F facilita muito o processo.

    O outro

     A comunicação termina quando você recebe o feedback,

    não quando você emite uma comunicação.

    Quando e onde

    Mensagem correta da forma errada ou no lugar errado = ruído

    Vestir o sapato do outro

    Coloque-se no lugar do outro, tente ver as coisas do modo que ele as vê.

    Entender crenças, expectativas e necessidades.

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    Aprenda 

    ouvirAprenda a ouvir

    Ignorar Fingir queouve

    Ouvir

    seletiva-mente

    Ouvir comatenção Ouvir comempatia

    Ouvir com 

    empatia depende 

    da capacidade e 

    da 

    disposição 

    de 

    cada um de nós 

    em ouvir e aceitar 

    pontos de vista 

    diferentes.

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    O PROCESSO EM SI

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    1º passo: Explique o que é um projeto

    Embora pareça claro, muitas pessoas confundem

    processo, projeto, objetivo, etc.

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    2º passo: Envolva a audiência certa (falar e ouvir)

     Apóie-se na reputação já construída de alguns colegas. Se eles

    apóiam o projeto, é mais fácil obter o apoio dos demais.

    Esses colegas podem estar em qualquer cargo da organização

    Considere a rádio-peão

     A Comunicação constitui elementos essenciais no processo de criação,

    transmissão e cristalização do universo simbólico da organização.

    Como ele acontece?55% - O que o funcionário vê e ouve da liderança

    (cultura é moldada pelo comportamento da liderança)

    30% - Processos: o que ele vivencia

    15% - Mídia formal

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    3º passo: Crie a estratégia de comunicação

     junto com o projeto

     A comunicação deve ser traçada no início do projeto, não no decorrer

    dele.

    Dependendo da projeção e impacto, vale a pena contratar profissional

    especializado.

    Defina objetivo, estratégias, públicos, ações e formas de medirresultado de comunicação.

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    4º passo: Crie rotina para a comunicação

     A comunicação é composta de dois elementos: sequência

    e frequência.

    Não basta falar apenas uma vez.

    Não basta falar apenas em um contexto.

    Explore a opinião das pessoas. Diga o porquê quantas

    vezes forem necessárias.

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    14Fonte: Binah Comunicação/2008

    5º passo: Dê significado mais amplo

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     Visão sistêmica

     Aprendizagem organizacional

    Proatividade

     Valorização das pessoas

     Abordagem dos processos

    Orientação para resultados Responsabilidade social

    Gestão Baseada em Fatos

    Inovação

    Liderança e constância depropósito

     Visão de futuro

    Foco no cliente e no mercado

    Fundamentos   Critérios

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    6º passo: Avalie resultado da comunicação

    Nível 4Influência   Atitude Comprometimento

      Comportamento/AÇÃO

    Nível 3Relevância   Sentido Utilidade

    Nível 2Atenção Atração Compreensão Credibilidade

    Nível 1Logística   Acesso   Oportunidade Uso

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     Acesso - A comunicação chega a quem precisa recebê-la?

    Oportunidade - Chega no tempo certo?

    Uso - A comunicação é vista, lida ou ouvida de fato?  Atratividade - A comunicação atrai e prende a atenção do leitor?

    Compreensão – Houve compreensão da informação chave?

    Credibilidade – Ela é crível?

    Sentido - A comunicação se refere ao que está acontecendo no contexto daempresa e na vida dos empregados?

    Utilidade - A comunicação ajuda a melhorar o desempenho ou a solucionarum problema?

     Atitude - A comunicação influencia a atitude ou opinião? Comprometimento - A comunicação ajuda a gerar um

    comportamento/ação efetivo?

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    (...)

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    7º passo: Use a cultura organizacional a seu favor 

    Criar um senso de identidade entre os funcionários

    Facilitar a geração de comprometimento a algo maior que osinteresses individuais

    Melhorar a estabilidade do sistema

    Garantir que todos sigam a mesma direção

    Tornar a empresa capaz de se adaptar a mudanças Coordenar e integrar operações internas

    Reduzir ambigüidades

    Cultura organizacional dá um claroentendimento ao funcionário das coisas que

    acontecem ao redor dele

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     Aprendizado de uma nova cultura

    Histórias

    O que está na boca do funcionário

    Tipicamente falam sobre histórias das lideranças, quebra deregras, histórias de sucesso, demissões em massa, realocação defuncionários, etc.

    Elas ancoram o presente e o passado e nos trazem explicações e

    legitimidade para as práticas do dia-a-dia.

    Rituais

    Seqüências repetitivas de atividades que expressam e reforçam valores-chave da organização, quais objetivos são maisimportantes, quais são as pessoas mais importantes e quais asinsubstituíveis

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    Símbolos materiais

    Layout dos escritórios, forma de vestir, etc.

    Linguagem

    Comumente usada para identificar membros de uma cultura ousubcultura.

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    Gerente de Assuntos Corporativos

    Merck Sharp & Dohme

    Professora de Comunicação Dirigida

    Cásper Líbero

    Colunista no site

    www.nosdacomunicacao.com

     Autora do bloghttp://www.comunicacaocomfuncionario.

    blogspot.com

     Viviane Mansi

    [email protected]

    http://www.nosdacomunicacao.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/http://www.nosdacomunicacao.com/