COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Interdependentes, as organizações têm de se comunicar entre si. O sistema organizacional se viabiliza graças ao sistema de comunicação nele existente, que permitirá sua contínua realimentação e sua sobrevivência. Caso contrário, entrará num processo de entropia e morte. Daí a imprescindibilidade da comunicação para uma organização social.

Sistema e funcionamento da comunicação

Lee O. Thayer coloca a comunicação como elemento vital no processamento das funções administrativas. “É a comunicação que ocorre dentro [da organização] e a comunicação entre ela e seu meio ambiente que [a] definem e determinam as condições da sua existência e a direção do seu movimento” (1976, p. 120).

A dinâmica segundo a qual se coordenam recursos humanos, materiais e financeiros para atingir objetivos definidos desenvolve-se por meio da interligação de todos os elementos integrantes de uma organização, que são informados e informam ininterruptamente, para a própria sobrevivência da organização. Assim, o sistema comunicacional é fundamental para o processamento das funções administrativas internas e do relacionamento das organizações com o meio externo. Esse é o primeiro aspecto a ser considerado quando se fala em comunicação nas organizações. Além disso, é preciso ver como ela funciona, identificando-se a sua direção e a sua rede de transmissão. Ou seja, segundo Thayer, é preciso levar em conta “todos os fluxos de dados que são coadjuvantes, de algum modo, dos processos de comunicação e intercomunicação da organização” (op.cit., p. 122).

Daniel Katz e Robert L. Kahn afirmam que “as organizações sociais precisam também de suprimentos renovados de energia. Nenhuma estrutura social é auto-suficiente ou autocontida” (1978, p. 35). A interdependência das organizações em si as leva ao relacionamento e à integração com as demais e de cada uma em si com seu mundo interno e externo. E isto só se dará, como dissemos, por meio da comunicação e na comunicação.

Um processo comunicacional interno, que esteja em sintonia com o sistema social mais amplo, propiciará não apenas um equilíbrio como o surgimento de mecanismos de crescimento organizacional. De acordo com F. Gaudêncio Torquato do Rego, as informações trazidas e trocadas dos sistemas sociopolítico, econômico-industrial e o sistema inerente ao microclima interno das organizações permitem ao processo comunicacional estruturar as convenientes ligações entre o microssistema interno e o macrossistema social, estudar a concorrência e analisar as ressoes do meio ambiente, gerando as condições para o aperfeiçoamento organizacional (1984, p. 114).

Todos esses aspectos fazem com que a comunicação, segundo Richard Hall, “seja extremamente importante nas organizações e nos segmentos organizacionais que precisam lidar com a incerteza, que são complexos e que têm uma tecnologia que não permite uma rotinização fácil. Tanto as características externas quanto as internas afetam a centralidade da comunicação” (1984, p. 133).

Processo comunicativo nas organizações

Quando nos referimos ao processo comunicacional das organizações, subentendemos aqueles elementos básicos que o constituem: fonte, codificador,

canal, mensagem, decodificador e receptor, já bastante conhecidos nos estudos de teorias da comunicação. Agora, um dos pontos a considerar é como o aspecto relacional da comunicação afeta o processo. Diz Hall:

as relações sociais que ocorrem no processo de comunicação envolvem o emissor, o receptor e seus efeitos recíprocos um no outro à medida que se comunicam. Quando um emissor é intimidado por seu receptor durante o processo de envio de uma mensagem, a própria mensagem e a interpretação dela serão afetadas. (1984, p. 133).

Ou seja, trata-se de um processo relacional entre indivíduos, departamentos, unidades e organizações. Se analisarmos profundamente esse aspecto relacional da comunicação no dia-a-dia nas organizações, interna e externamente, perceberemos que elas sofrem interferências e condicionamentos variados, dentro de uma complexidade difícil até de ser diagnosticada, dado o volume e os diferentes tipos de comunicação existentes, que atuam em distintos contextos sociais.

Quando fazemos referências aos contextos, aos aspectos relacionais etc., queremos enfatizar que a comunicação organizacional tem de ser pensada numa perspectiva da dinâmica da história contemporânea. Ou seja, segundo Jean-François Chanlat, “os contextos são modos de leitura da situação. São as estruturas de interpretação, os esquemas cognitivos que cada pessoa possui e utiliza para compreender os acontecimentos que ocorrem e, em particular, compreender o que nos interessa (1996, p. 49).

Nesse sentido, queremos lembrar que tudo o que já foi pesquisado e analisado sobre a evolução das correntes dos estudos teóricos da comunicação se aplica na prática do processo comunicativo das organizações. Se fizermos um recorte, por exemplo da “teoria da agulha hipodérmica” ou da “teoria da bala mágica” para compreendermos o paradigma de Harold Lasswell, dos efeitos imediatos de reação do ato comunicativo na comunicação de massa, veremos que ele se aplica à realidade organizacional.

As organizações em geral, como fontes emissoras de informações para seus mais diversos públicos, não devem ter a ilusão de que todos os seus atos comunicativos causam efeitos positivos desejados ou são automaticamente respondidos e aceitos da forma como foram intencionados. É preciso levar em conta os aspectos relacionais, os contextos, os condicionamentos internos e externos, bem como a complexidade que permeia todo o processo comunicativo. Daí a necessidade de ultrapassarmos a visão meramente mecanicista da comunicação para outra mais interpretativa e crítica.

Para os estudiosos, o modelo mecanicista é o que tem predominado na comunicação organizacional, sobretudo nas décadas de 1960, 1970 e 1980. Este paradigma considera e avalia a comunicação sob o prisma funcionalista e da eficácia organizacional. Parte da premissa de que o comportamento comunicativo pode ser observável e tangível, medido e padronizado. Preocupa-se com as estruturas formais e informais de comunicação e com as práticas em função dos resultados, deixando de lado as análises dos contextos sociais, políticos, econômicos, tecnológicos e organizacionais.

Acredita-se que as organizações, em pleno início do século XXI, não mudaram muito seu comportamento. Várias vezes elas têm uma retórica moderna, mas suas atitudes e ações comunicativas são ainda impregnadas por uma cultura tradicional e autoritária do século XIX. A abertura de canais e a prática da “comunicação simétrica” requerem uma nova filosofia organizacional e a adoção de

perspectivas mais críticas, capazes de incorporar atitudes inovadoras e coerentes com os anseios da sociedade moderna.

Vale também acrescentar que não é pelo fato de existir uma comunicação formalizada ou sistematizada que todos os problemas de uma organização estão ou serão resolvidos. Seria uma solução simplista. É necessário estudar todos os fenômenos intrínsecos e extrínsecos do que constitui um agrupamento de pessoas (organizações) que trabalham coletivamente para atingir metas específicas, relacionando-se ininterruptamente, cada uma com sua cultura e seu universo cognitivo, exercendo papéis e sofrendo todas as pressões inerentes ao seu ambiente interno e externo, além de terem de enfrentar as barreiras que normalmente estão presentes no processo comunicativo.

Segundo Charles E. Redfield,

Indivíduos que trabalham são personalidades integrais, mas suas posições na administração ocupam apenas fragmentos de suas personalidades (...) Por estar a comunicação relacionada com as interações individuais, isoladamente ou em grupos, este assunto está impregnado de semântica, sociologia, antropologia, psicologia e administração. (l980, p. 7).

Para compreender a complexidade do ato comunicativo, um dos caminhos é estudar alguns elementos ou aspectos relevantes presentes na gestão do processo comunicativo nas organizações: as barreiras, os níveis de análise, as redes, os fluxos, os meios e as diversas modalidades comunicacionais existentes, como veremos nos próximos itens.

Barreiras na comunicação

No âmbito organizacional, além das barreiras gerais ou comuns no processo comunicativo, encontramos outras específicas, aplicadas mais à comunicação organizacional.

Barreiras gerais

Barreiras são os problemas que interferem na comunicação e a dificultam. São “ruídos” que prejudicam a eficácia comunicativa. As barreiras gerais ou comuns poder ser de natureza mecânica, fisiológica, semântica ou psicológica.

As barreiras mecânicas ou físicas estão relacionadas com os aparelhos de transmissão, como o barulho, ambientes e equipamentos inadequados que podem dificultar ou mesmo impedir que a comunicação ocorra. A comunicação é bloqueada por fatores físicos.

As barreiras fisiológicas dizem respeito aos problemas genéticos ou de malformação dos órgãos vitais da fala. A surdez, a gagueira e não-articulação fonética são exemplos possíveis.

As barreiras semânticas são as que decorrem do uso inadequado de uma linguagem não comum ao receptor ou a grupos visados. Isto é, os códigos empregados não fazem parte do repertório do conhecimento em determinado ambiente comunicacional.

As barreiras psicológicas são os preconceitos e estereótipos que fazem com que a comunicação fique prejudicada. Estão relacionadas com atitudes, crenças, valores e a cultura das pessoas. São percepções equivocadas de acordo com determinadas experiências e distintos marcos de referência.

Barreiras na comunicação organizacional

Existem muitas maneiras de classificar as barreiras que se colocam à comunicação nas organizações. Não só os pesquisadores da comunicação se encarregam de considerá-las como também autores que se dedicam aos estudos das organizações e do comportamento organizacional.

No caso específico da presente obra, limitar-nos-emos a analisar quatro classes de barreiras mais gerais no âmbito organizacional: as pessoas, as administrativas/burocráticas; o excesso e a sobrecarga de informações; e as informações incompletas e parciais.

No ambiente organizacional as pessoas podem facilitar ou dificultar as comunicações. Tudo irá depender da personalidade de cada um, do estado de espírito, das emoções, dos valores e da forma como cada indivíduo se comporta no âmbito de determinados contextos. São barreiras pessoais.

As barreiras administrativas/burocráticas decorrem das formas como as organizações atuam e processam suas informações. Thayer destaca quatro condições, que se imbricam uma na outra: a distância física; a especialização das funções-tarefa; as relações de poder, autoridade e status; e a posse das informações (1976,pp. 216-8).

O excesso de informações é outra barreia bastante presente na atualidade. A sobrecarga de informações de toda ordem e nas mais variadas formas, a proliferação de papéis administrativos e institucionais, reuniões desnecessárias e inúteis, um número crescente de novos meios impressos, eletrônicos e telemáticos, tudo isso tem causado uma espécie de saturação para o receptor. A falta de seleção e de prioridades acaba confundindo o público em vez de propiciar uma comunicação eficaz. É impossível as pessoas observarem e assimilarem todas as mensagens com que são bombardeadas no sue ambiente social e nas organizações onde trabalham.

Por fim, as comunicações incompletas e parciais constituem mais uma barreira na comunicação organizacional. São encontradas nas informações fragmentadas, distorcidas ou sujeitas a dúvidas, nas informações não transmitidas ou sonegadas etc.

Façamos menção, ainda, a outras barreiras destacadas por James L. Gibson, John M. Ivancevich e James H. Donnelly Jr. (1981, pp. 325-31): audição seletiva; juízo de valor; credibilidade da fonte; problemas da semântica; filtragem; linguagem intragrupal; diferença de status; pressões de tempo; e sobrecarga nas comunicações. Esses tipos se assemelham aos já mencionados, mas é importante considerá-los, ainda que sinteticamente, pois estão muito presentes no dia-a-dia das organizações.

Ao recebermos informações, podemos fazer uma audição seletiva, bloqueando informações que contrariam as percepções preconcebidas e aquelas que acreditamos como verdadeiras a partir de nossas crenças e nossos valores.Diversas mensagens de ordem administrativa e mesmo institucional muitas vezes são ignoradas e desprezadas exatamente por isso.

Numa situação comunicativa, o conhecimento prévio que o receptor tem da fonte emissora ode induzir a julgamentos precipitados, mesmo antes de se receber a comunicação total. Seriam os juízos de valor, que são baseados naquilo que o receptor pensa do comunicador, nas experiências prévias que ele teve com o comunicador ou no significado antecipado da mensagem.

A credibilidade da fonte pode ser uma barreira no processo comunicativo das organizações. O nível de credibilidade que o receptor atribui ao comunicador afeta

diretamente suas reações em relação às palavras e às idéias do comunicador. Se ele não acreditar na fonte, naturalmente se armará e tenderá a reagir de forma negativa às mensagens recebidas. Ou seja, “a maneira ela qual os subordinados recebem a comunicação de seu gerente é afetada pelo que pensam dele”.

Outro aspecto a considerar é como os públicos da organização compreendem os símbolos comuns utilizados na comunicação. Problemas de semântica advêm do fato de que as palavras e a simbologia empregadas podem significar coisas inteiramente diversas para as diferentes pessoas envolvidas no processo. “A compreensão está no receptor, e não nas palavras” dizem os autores.

Na comunicação organizacional, uma ocorrência freqüente é a filtragem da informação na comunicação ascendente. “Manipula-se” a informação para que esta seja percebida positivamente pelo receptor. É comum as bases esconderem informações desfavoráveis nas mensagens que chegam aos escalões dirigentes.

Os grupos, em virtude da coesão ou mesmo da auto-estima, às vezes criam um vocabulário específico, que só os seus membros entendem. É a chamada linguagem intragrupal, que, por não ser do domínio comum, mas apenas de determinado grupo operacional, profissional ou social, ode ser uma barreira na comunicação organizacional.

As diferenças de status, representadas por níveis hierárquicos e símbolos, podem ser barreiras à comunicação enquanto parecerem uma ameaça a alguém que está num nível hierárquico inferior. Essas diferenças contribuem para aumentar a competição entre pessoas e departamentos em torno do poder e para o hiato de comunicação entre os vários níveis, sobretudo entre superiores e subordinados.

Outra barreira muito comum na comunicação organizacional é a pressão de tempo, que impede um encontro mais freqüente entre chefes e subalternos. Esse “curto-circuito” no processo comunicativo pode gerar problemas com conseqüências mais amplas, comprometendo a eficiência e a eficácia da comunicação.

Por fim, uma última barreira à comunicação organizacional eficaz, ainda segundo Gibson,Ivancevich e Donnelly é a sobrecarga de comunicação, nesta “era da informação”, em que se ampliam as formas de comunicação e multiplicam os meios disponíveis. As organizações se vêem hoje submetidas a uma “avalanche de informações”, não conseguindo os administradores absorver ou responder adequadamente a todas as mensagens a eles dirigidas.

Níveis de análise da comunicação

Os níveis de análise da comunicação nas organizações, dependendo de sua tipologia e de seus objetivos, são basicamente os que se referem ao indivíduo como receptor de informações, à organização e sua arquitetura funcional,ao ambiente e aos meios técnicos presentes no ato comunicativo. Ou seja, os níveis são o intrapessoal, o interpessoal, o organizacional (interdepartamental, interunidades e ambiental) e o tecnológico. Os autores que mais enfatizaram os estudos desses aspectos foram K. H. Roberts e outros (1974), além de Lee Thayer (1976).

K.H. Roberts, C. A. O’Reilly III, G. E. Bretton e L. W. Porter escreveram originalmente um artigo na revista Human Relations no qual analisam os diferentes níveis de análise da comunicação, mostrando as variáveis individuais, organizacionais e ambientais relacionadas em cada nível de análise. Seus dados foram dispostos em duas tabelas, que aqui reproduzimos a partir de Richard H. Hall (1984). Como diz esse autor, as comunicações assumem muitas formas nas

organizações: algumas são totalmente interpessoais; outras dizem respeito a assuntos internos da organização; e outras ainda, se voltam para os vínculos entre a organização e seus ambientes.

Tipos de comunicação e influências primárias na transmissão de informações

Contexto da comunicação Tipo de comunicação (nível de análise)

Influências primárias na transmissão de informações

Independente da organização Interpessoal Fenômenos cognitivos e papéis e normas sociais

Dentro da organização Interpessoal Papeis e normas organizacionais + as normas sociais aplicáveis

Relações interdepartamentais, efeitos conjuntos das informações trocadas

Externo a uma organização específica

Interorganizacional Organizacional-ambiental

Relações entre as organizações

Componentes ambientais

Variáveis relacionadas em cada nível de análiseContexto Nível de análise Variáveis

Comunicação Individuais Organizacionais AmbientaisIndependente da organização

Inerpessoal Características da mensagem

Feedback Sobrecarga de

informações Credibilidade da

fonte Processamento de

informações Não-verbal

Variáveis de personalidade

Percepções Necessidades Papéis e normas

sociais Metas sociais atitudes

Cultura Disposições espaciais

Dentro da organização

Interpessoal Características da mensagem

Feedback Sobrecarga de

informações Credibilidade da

fonte Escolha da

modalidade Controle de entrada Distorção Velocidade Direcionalidade Codificação Alinhamento da rede Nível de atividade Exatidão

Regras, normas e metas organizacionais

Autoridade do status Influência Expectativas Modalidade Satisfação

Hierarquia Número de níveis Linha/staff Tamanho Organização Total Estrutura Mais estratificada menos estratificada Centralizada descentralizada Critérios de

desempenho Estrutura de

recompensas Tecnologia/fluxo de

trabalho Formalização

Variáveis relacionadas em cada nível de análise (continuação)Contexto Nível de análise Variáveis

Comunicação Individuais Organizacionais AmbientaisInterunidades Efeitos conjuntos da

informação pelos membros organizacionais sobre variáveis acima

Papéis de ligação Relações interdepartamentais

Status departamental Relações no grupo de

trabalho

Externo à organização

Interoganizacional Informações conjuntas

Processamento Mecanismo sensor Absorção de incerteza Regras Ciclos

Relações interorganizacionais

Dependência Status e influência Clima Satisfação Estilo de liderança

Organizacional -Ambiental

Estrutura Hierarquia Tecnologia Critérios de

desempenho Maturidade

organizacional

Velocidade de trocas Tecnologia Mercado Ambigüidade

percebida do ambiente

Thayer estabelece quatro diferentes níveis de análise dos problemas da comunicação: o intrapessoal, o interpessoal, o organizacional e o tecnológico.

No nível intrapessoal a preocupação maior é o estudo do que se passa dentro do indivíduo enquanto este adquire, processa e consome informações. Esta comunicação vai depender muito da capacidade de cada um, da suscetibilidade e do universo cognitivo do indivíduo. No nível interpessoal se analisa a comunicação entre indivíduos, como as pessoas se afetam mutuamente e, assim, se regulam e controlam uns aos outros. No nível organizacional se trata das redes de sistemas de dados e dos fluxos que ligam entre si os membros da organização e esta com o meio ambiente. Por fim, no nível tecnológico o centro de atenção recai na utilização dos equipamentos mecânicos e eletrônicos, nos programas formais para produzir, armazenar, processar, traduzir e distribuir informações (1976, pp. 47-9; pp. 129-34).

F.G. Torquato do rego reproduz esses mesmos níveis de Thayer, mas prefere chamar de grupal o nível organizacional (1986, p. 53). Por outro lado, classifica os tipos de comunicação em três dimensões: comportamental (níveis intrapessoal, interpessoal e grupal); social, que envolve a organização e o sistema social; cibernética, que agrupa os circuitos de captação, armazenamento, tratamento e disseminação de informações no âmbito organizacional (p. 51).

Já Gary L. Kreeps nomeia quatro níveis hierárquicos da comunicação humana nas organizações: intrapessoal, interpessoal, de grupos pequenos e de multigrupos. Ou seja:

A comunicação intrapessoal é a forma mais extensa e básica da comunicação humana. Em nível intrapessoal pensamos e processamos a informação. A cmunicação interpessoal se constrói sobre o nível intrapessoal, somando outra pessoa à situação comunicativa e introduzindo a dupla relação. A comunicação de grupos pequenos, por sua vez, se constrói sobre a interação interpessoal, utilizando vários comunicadores e somando as dimensões das dinâmicas grupais e relações interpessoais múltiplas para a situação de comunicação. A comunicação de multigrupos existe através da combinação dos outros três níveis de comunicação, ao coordenar um grande número de pessoas para cumprir os objetivos complexos compartidos. (1995, pp. 56-7).

Qualquer organização, ao dispor de um sistema de comunicação, não deve em nenhum momento deixar de considerar esses níveis, tanto no seu contexto formal como no informal.

Redes formal e informal

O sistema de comunicação das organizações flui basicamente por meio de duas redes: a formal e informal. Conforme Keith Davis e Hohn Newstrom, “os planos e as políticas formais não podem resolver todos os problemas existentes em uma situação dinâmica, porque eles são preestabelecidos, em parte, inflexíveis. Algumas exigências podem ser mais bem atendidas através de relações informais, que podem ser flexíveis e espontâneas” (1996, p. 123). Nesse contexto as comunicações foram e informal convivem simultaneamente, e delas as organizações não podem prescindir.

O sistema formal de comunicação de toda organização – o conjunto de canais e meios de comunicação estabelecidos de forma consciente e deliberada – é suplementado, no decorrer de pouco tempo, por uma rede informal de comunicações, igualmente importante, que se baseia nas relações

sociais intra-organizativas e é uma forma mais rápida de atender a demandas mais urgentes e instáveis.

Para Herbert A. Simon, “por mais detalhado que seja o sistema de comunicação formal estabelecido na organização, terá que ser sempre suplementado por canais informais, através dos quais fluirão informações, aconselhamentos e, inclusive ordens” (1970, p. 164). Por ser muito mais tática e ágil, a comunicação informal ode vir a modificar a estrutura formal.

Comunicação informal

O sistema informal de comunicações emerge das relações sociais entre as pessoas. Não é requerida e contratada pelas organizações, sendo neste caso, destacada a importância da formação de lideranças e comissões de trabalhadores que, sem aparecer na estrutura formal, desempenham relevante papel dentro da organização.

Herbert Simon considera ainda que a comunidade informal adquire maior importância ao se descobrir que o comportamento dos indivíduos se orienta não só para os objetivos propostos pela organização, mas para os objetivos pessoais que nem sempre são congruentes. Há diversas maneiras de encarar a comunicação informal. Pode-se tanto reconhecê-la como efetivamente presente quanto apenas ignorá-la ou até mesmo desestimulá-la (1970, p. 169). Keith Davis defende “o uso construtivo da rede informal de comunicação”, pois existe e veio para ficar, é parte normal da organização e oferece alguns benefícios.

De acordo com Gary Kreeps, “uma das razões básicas para o sistema de comunicação informal nas organizações é a necessidade de os membros obterem informação sobre a organização e como afetarão suas vidas as mudanças na mesma” (1995, p. 233). Isto explica por que as pessoas necessitam de informações confiáveis e seguras e, muitas vezes, os canais formais não proporcionam informações suficientes e claras para satisfazer suas curiosidades e dúvidas. Por isso, buscam fontes alternativas, como as comunidades informais, consideradas por Kreeps como vias clandestinas.

Um dos produtos mais conhecidos da rede informal é o boato o rumor, que chega a constituir uma “rede de boatos”, formada às vezes por interesses maldosos, mas em grande parte decorrente da ansiedade, da insegurança e da falta de informações. A conversa, a livre expressão do pensamento, as manifestações dos trabalhadores sem o controle da direção administrativa são algumas expressões da rede informal, insertas no convívio natural das pessoas e dos grupos.

A internet, além da facilidade que as organizações têm de operar em redes como a intranet, possibilitou a formação de novos meios de comunicação informal, constituindo-se muitas vezes numa rede paralela à formal e de grandes proporções, a ponto de haver empresas que já criaram um monitoramento das suas redes internas para vigiar o correio eletrônico dos funcionários.

A comunicação informal, em nossa opinião, tem de ser canalizada para o lado construtivo, ajudando as organizações a buscar respostas muito mais rápidas para as inquietudes ambientais e facilitando o convívio e a gestão das pessoas com vistas em uma administração participativa.

Comunicação formal

A comunicação formal é a que procede da estrutura organizacional propriamente dita, de onde emana um conjunto de informações pelos mais diferentes veículos impressos, visuais, auditivos, eletrônicos, telemáticos etc., expressando informes, ordens, comunicados, medidas, portarias, recomendações, pronunciamentos, discursos etc.

Trata-se da comunicação administrativa, que se relaciona com o sistema expresso de normas que regem o comportamento, os objetivos, as estratégias e conduzem as responsabilidades dos integrantes das organizações.

Fluxos comunicativos

Os fluxos mais comumente citados são os descendentes ou verticais, os ascendentes e os horizontais ou laterais. A esses acrescentamos os fluxos transversal e circular. São esses fluxos que conduzem as mais diferentes comunicações dentro de uma organização, nas mais variadas direções.

Fluxos descendente, ascendente e horizontal

A comunicação descendente ou vertical liga-se ao processo de informações da cúpula diretiva da organização para os subalternos, isto é, a comunicação de cima para baixo, traduzindo a filosofia, as normas e as diretrizes dessa mesma organização. Caracteriza-se sobretudo como comunicação administrativa oficial.

Na comunicação ascendente, o processo e o contrário: são as pessoas situadas na posição inferior da estrutura organizacional que enviam à cúpula suas informações, por meio de instrumentos planejados, como caixa de informações, reuniões com trabalhadores, sistemas de consultas, pesquisas de clima organizacional e satisfação no trabalho. A intensidade do fluxo ascendente de informações irá depender fundamentalmente da filosofia e da política de cada organização.

No fluxo horizontal ou lateral a comunicação ocorre no mesmo nível. É a comunicação entre os pares e as pessoas situadas em posições hierárquicas semelhantes. A comunicação se processa entre departamentos, seções, serviços, unidades de negócios etc. Quando bem conduzida, pode criar condições bastante favoráveis a uma otimização de recursos e do desempenho organizacional. Essa comunicação de acordo com A. Nogueira de Faria e Ney R. Suassuna permite “que o administrador alcance a coordenação de esforços, capaz de proporcionar a imprescindível sinergia, e o controle, por meio de comunicações feitas por relatórios da infra- para a superestrutura” (1982, p. 120).

Para Sergio Flores Gortari e Emiliano Orozco Gutiérrez “o fluxo horizontal fomenta a coordenação das atividades de uma organização, a definição de objetivos, políticas e procedimentos, o intercâmbio de idéias, a tomada de decisões, a produção de recomendações, a familiarização com outros setores e unidades e, consequentemente, o incentivo do desenvolvimento de interesses mútuos” (1990, p.96).

Fluxos transversal e circular

Uma tendência das organizações orgânicas e flexíveis é permitir que a comunicação ultrapasse as fronteiras tradicionais do tráfego de suas informações. Essas organizações, por incentivarem uma gestão mais participativa e integrada, criam condições para que as pessoas passem a intervir em diferentes áreas e com elas interagir. É o fluxo transversal ou longitudinal, que se dá em todas as direções, fazendo-se presente nos fluxos descendente, ascendente e horizontal nas mais variadas posições das estruturas ou da arquitetura organizacional. Trata-se da comunicação transversal, que perpassa todas as instâncias e as mais diversas unidades setoriais.

Por último teríamos ainda o fluxo circular, da comunicação circular, que, segundo Flores Gortari e Orozco Gutiérrez, “abarca todos os níveis sem se ajustar às direções tradicionais e seu conteúdo ode ser tanto mais amplo quanto maior for o grau de aproximação das relações interpessoais entre os indivíduos” (1990, p. 67). O fluxo circular surge e se desenvolve muito mais nas organizações informais e favorece a efetividade no trabalho.

Para todos esses três fluxos usam-se os mais variados métodos, recursos e canais orais, escritos, audiovisuais, contatos pessoais, reuniões, telefone, memorandos, cartas, circulares, quadros de avisos, relatórios, caixas de sugestões, publicações, filmes institucionais e comerciais, entre outros, como veremos a seguir.

Meios de comunicação nas organizações

De que forma as organizações processam suas informações como fontes e como receptoras no seu ambiente interno e externo – comunicação interna (canais internos) e comunicação externa (canais externos)? Quais meios/veículos capazes de viabilizar toda essa comunicação interna e externa? Como são classificados?

As organizações, para viabilizar a comunicação com os mais diferentes públicos, se valem de meios ou veículos orais, escritos, pictográficos, escrito-pictográficos, simbólicos, audiovisuais e telemáticos. È assim que, em síntese, que podemos apresentar os meios disponíveis, com base na classificação de Charles Redfield (1980) e as devidas adaptações.

Os meios orais podem ser divididos em diretos e indiretos. Os diretos são: conversa, diálogo, entrevistas, reuniões, palestras, encontros com o presidente face a face; os indiretos: telefone, intercomunicadores automáticos, rádios, alto-falantes etc.

Os meios escritos dizem respeito a todo material informativo impresso, a saber: instruções e ordens, cartas, circulares, quadro de avisos, volantes, panfletos, boletins, manuais, relatórios, jornais e revistas.

Os meios pictográficos são representados por mapas, diagramas, pinturas, fotografias, desenhos, ideografias, entre outros.

Os meios escrito-pictográficos se valem da palavra escrita e da ilustração. São os cartazes, gráficos, diplomas e filmes com legenda.

Os meios simbólicos são insígnias, bandeiras, luzes, flâmulas, sirenes, sinos e outros sinais que se classificam tanto como visuais quanto auditivos.

Os meios audiovisuais são constituídos principalmente por vídeos institucionais, de treinamentos e outros, telejornais, televisão corporativa, clipes eletrônicos documentários, filmes etc.

Com o avanço das novas tecnologias da comunicação, as organizações modernas também estão se valendo de meios telemáticos, que têm esse nome porque a informação é trabalhada e passada com o uso combinado da informática (computador) e dos meios de telecomunicação. Como exemplos temos a própria intranet, o correio eletrônico, os terminais de computador, os telões, os telefones celulares etc. são meios interativos e virtuais.

Por fim,ainda podemos registrar o uso do teatro nas organizações, como meio presencial pessoal ou de contato interpessoal direto. Graças aos recursos da dramatização, da interpretação e da demonstração, o teatro pode comunicar muitas mensagens e mesmo constituir-se numa excelente forma de comunicação participativa.

Este capítulo enfatizou aqueles pontos que julgamos fundamentais para um conhecimento, ainda que preliminar,sobre a comunicação nas organizações. Junto com os aspectos conceituais procuramos também trazer algumas reflexões que nos levam a concluir que, cada vez mais, as organizações, em geral têm de se convencer de que a sua comunicação precisa ser trabalhada, gerenciada e conduzida por profissionais especializados e competentes. Caso contrário, estarão sempre improvisando e achando que estão se “comunicando” com o seu universo de públicos, quando na verdade estão apenas “informando”. Evidentemente essa não é a regra, e toda regra tem exceções. Não dá para planejar a comunicação organizacional sem esses fundamentos básicos.