Comunicação EscritaComunicação EscritaDocumentos Administrativos e afinsDocumentos Administrativos e afins

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UC -1.2UC -1.2

Documentos Administrativos e Afins• Requerimento

• Carta comercial

• Acta e convocatória

• Relatório

• Curriculum Vitae e Carta de acompanhamento

Requerimento - 1• Requerimento:

– texto em que um cidadão se dirige à autoridade solicitando a satisfação de um interesse seu.

– base de (in)deferimento -> conformidade com lei e requisitos exigidos em cada caso.

Requerimento - 2• Estrutura:

– identificação do cargo da entidade (Presidente, Ministro, Chefe,

Director...) e da instituição a que é dirigido;

– identificação do requerente:

• específica, consoante as circunstâncias e requisitos –

– Ex: se nos dirigimos a uma Repartição de Finanças ou a uma Escola: nome,

número do bilhete de identidade, morada, profissão, estado civil, número de

contribuinte, ...;

– pedido e fundamentação do que é requerido

– fórmula de encerramento. "Pede/Aguarda deferimento,";

– local e data;

– Assinatura.

Requerimento - Exemplo

Exmo. Senhor Presidente do Conselho Executivo da Escola Secundaria José Saramago

Maria Albertina Tavares Linho, professora do Quadro de Nomeação Definitiva,

do 1° Grupo, vem requerer, de acordo com o disposto no artigo 104.º do

Decreto-Lei 139/80 de 28 de Abril, que a contagem de tempo de serviço

para efeitos de aposentação seja acrescida de 30 dias, conforme estipulado,

e respeitante ao ano lectivo de 2009-2010.

Pede deferimento,

Bragança, 1 de Janeiro de 2011

Assinatura

Carta Comercial -1• Carta comercial:

– um meio de comunicação de uma empresa com o

mundo em que esta inserida: outras empresas,

publico.

– Presentemente, o tom usual é de uma natural e cortês

conversa:

• uma escrita intencionada mas agradável -> desencadear no

receptor impressões positivas de interesse pelo que se expõe;

• Não confundir naturalidade com vulgaridade ou familiaridade

Carta Comercial – Estrutura - 1

• Cabeçalho:– identificação do remetente e do ramo de actividade, morada;

telefone, fax, e-mail. – estes elementos estão habitualmente inseridos no logótipo da

empresa;• Localidade e data • Endereço do destinatário:

– nome da empresa (nome, título e cargo do destinatário, se conhecidos) e endereço;

• Referências:– Ex: N/ Refª. 133/11 – carta nº 133 do ano de 2011;– Ex: V/ Refª. - referência é feita em relação a documentos externos;

• Assunto:– Breve identificação do assunto - Ex.: Assunto: Devolução de

garantia bancária.);

Carta Comercial – Estrutura - 2

• Fórmula de saudação – escreve-se sempre à esquerda;– Ex: Exmo(s). Senhor(es) // Exma(s). Senhora(s);

• Corpo da carta:– desenvolvimento do assunto apresentado; – Ideia(s)-chave, justificação e conclusão do assunto;

• Fórmula de encerramento:– Exs: Com os nossos cumprimentos, // Com os nossos melhores

cumprimentos, // Agradecemos a atenção prestada, // Sem outro assunto,

• Assinatura. – habitualmente precedida de uma formula – Ex: Atentamente, //

Ao vosso dispor, // Ao seu dispor, – Por debaixo da assinatura deve constar, dactilografado - nome,

título ou cargo do responsável pela carta;

Dados do remetente

Dados do destinatário

N/Ref.: 11/11 V/Ref.: 05/11 V/Comunicação 05/01/2011 Data

Assunto: envio de cheque

Exmo Senhor

Junto enviamos o n/ cheque nº 0001112, s/Banco BPN, no

valor de 500€, para pagamento da V/factura nº 142.

Agradecemos o envio do respectivo recibo.

Com os nossos melhores cumprimentos,

Atentamente,_____________ Rosa Paulo

Carta Comercial • Iniciais identificativas de quem redigiu e de

quem dactilografou;

• Identificação do(s) anexo(s), se existirem:

– Ex. Anexo: garantia bancária referida;

• Post Scriptum

– na forma abreviada: P.S.

– Hoje, com a facilidade do processamento de texto

em computador:

• 0 P.S. não pode resultar de um acaso

• 0 recurso adequado ao P.S. deve resultar de uma

estratégia intencional para vincar algo.

Carta Comercial Quando se escreve uma carta é para obter qualquer coisa. Por isso, há que procurar fazê-lo de uma forma agradável para todos.

Entre outras, a correspondência pode assumir as seguintes tarefas: •Dar seguimento a ordens de compra, venda, envio, etc.•Fazer ofertas•Dar a conhecer um novo produto ou serviço•Apresentação de pessoas, empresas, etc.•Acusar a recepção, informações e circulares•Reclamações, pedidos de pagamento, facturação…

A carta é um documento comercial que deve acompanhar qualquer um dos documentos de suporte da transacção comercial

Carta Comercial A carta para que cause boa impressão deve usar-se:•Papel adequado•Espaçamento adequado•Ausência de rasuras•Margens à direita e à esquerda•Envelope de boa qualidade•Endereço correcto•Selagem cuidadosa

FORMATO

Orientações da carta comercial:•Papel A4•Dactilografado só de um lado e espaçamento de 1,5 linhas

Carta Comercial – Exemplo

LIVRARIA ARCO-ÍRIS Rua Sacadura Cabral,

40 2850-072 Nazaré

SC/054/00-MP/AS Lisboa, 12 de Abril de 2010

Assunto: Devolução de garantia bancária N° 25.995-D de 500 €

Exmos. Senhores:

Junto devolvemos a garantia bancária em referência, que nos havia sido confiada como garantia de fornecimentos.

Sem outro assunto de momento, recebam os n/ melhores cumprimentos.

De V. Exas. Atentamente,AssinaturaNome dactilografado Serv. Cobranças

Anexo: o mencionado

Carta Comercial – Exemplo

Horácio dos ReisRua do Gregório, n.º 131200 LisboaTelf: (21) 324561

 Bragança, 26 de Maio de 2010 ASSUNTO: Anúncio n. º 1234/98 publicado no jornal "Forum Estudante"  

Exmo. Senhor,

Em resposta ao anúncio de 25 do corrente referido em

epígrafe, venho por este meio candidatar-me ao posto

publicitado pois creio ter o perfil pretendido.

Com esse objectivo, remeto a V. Exª. o meu

Curriculum Vitae manifestando, desde já, a minha

inteira disponibilidade para um posterior contacto

onde poderei fornecer mais informações.

Com os melhores cumprimentos _________________________________

Horácio dos Reis

Anexo: Curriculum Vitae

Exemplo Carta formal

CabeçalhoJoana FernandesAv. do Brasil, 567, 4º Esq.1700-023 LisboaEx.mo Senhor:Dr. Pedro Faria MagalhãesInstituto do Emprego e Formação ProfissionalAv. 24 de Julho, 541, 7º1200 – 034 Lisboa

Lisboa, 5 de Maio de 2010

Assunto: Envio de documentação…

Abertura e texto inicial

Ex.mo Senhor / Ex.ma Senhora / Ex.mos Senhores:

Junto envio a documentação referente ao…Venho enviar a documentação… / Envio em anexo o meu Curriculum Vitae…Venho solicitar a V. Ex.a se digne conceder-me uma audiência…Solicito a atenção de V. Ex.a para o assunto que passo a expor:Em resposta ao anúncio publicado no jornal… do passado dia…, venho apresentar a V. Ex.as a minha candidatura ao lugar de …

Na sequência da conversa telefónica com…, venho

comunicar a V. Ex.a a minha disponibilidade para…

Venho informar V. Ex.a de que estou inteiramente ao vosso

dispor para uma possível colaboração com a vossa empresa.

Como é do conhecimento de V. Ex.a, encontro-me

actualmente a desempenhar as funções de…

Venho solicitar a atenção de V. Ex.as para os factos que

passo a expor.

Vimos chamar a atenção de V.Ex.as para a seguinte

situação.

Fecho– Agradecendo antecipadamente a

atenção de V. Ex.a, apresento os meus melhores cumprimentos,

– Com os (meus/nossos) melhores cumprimentos,

- Gratos pela atenção dispensada, somos com estima e consideração,

- Esperando a vossa resposta com a maior brevidade, somos,

– Atentamente

Início da CartaDeve estimular-se o receptor a continuar a leitura da carta.

FÓRMULAS UTILIZADAS

Início/começo de assunto–Serve a presente para…–Pela presente vimos junto de V. Exa.(s) solicitar…–Tendo tomado conhecimento de…

Início/Informação, esclarecimento–Informamos V. Exa.(s) que…–Vimos, por este meio, informar V. Exa.(s) que…–Cumpre-nos pela presente informar V. Exa.(s) que…–Temos o prazer de informar V. Exa.(s) que…

Início da CartaFÓRMULAS UTILIZADAS

Início/Apresentação e desculpas, comunicações negativas–Lamentamos não nos ser possível…–Lamentamos vermo-nos impossibilitados…–Cumpre-nos informar V. Exa.(s) que nos é de todo impossível…

Início/Sequência de assunto–Na sequência da carta de V. Exa.(s) de (data) temos o prazer de…–De acordo com a carta de V. Exa.(s), de (data) lamentamos…–Em referência à carta de V. Exa.(s) de (data) cumpre-nos esclarecer que…

Início da CartaFÓRMULAS UTILIZADAS

Início/Resposta–Respondendo à carta de V. Exa.(s), de (data) vimos pela presente confirmar…–Acabamos de receber a prezada carta de V. Exa.(s), a qual nos mereceu a nossa melhor atenção e…–Acusamos a recepção da vossa carta à qual passamos a responder.

Início/Reclamação–Confirmamos a nossa carta de (data) e somos obrigados a insistir…–É com inteiro desagrado que somos obrigados a levar ao conhecimento de V. Exa.(s) que…

Diferentes Corpos de Carta

Junto enviamos o n/ cheque nº ___, s/ Banco _____:de _____€, para pagamento da(s) v/factura(s) nº(s)___, deduzido o desconto de ___% de p.pto. de __€, agradecendo o envio do respectivo recibo.

Junto enviamos o n/ recibo nº ____, relativo ao cheque/transferência que tiveram a amabilidade de nos remeter.

Informamos que se encontra(m) vencida(s) as n/factura(s) nº(s)____, de ___________, no total de __________€. Caso estejam interessado(s) em obter o desconto especial de __%, pedimos o favor de nos fazer(em) remessa dentro do prazo máximo de 8 dias.Findo este prazo e no caso de não recebermos a(s) v/notícia(s), será posto em contencioso.

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Carta de Candidatura para resposta ao anúncio

O que é ?• É uma carta simples;• Permite apresentar-nos; • Acompanha o Curriculum.O que devemos escrever nela?• A identificação ou seja o nome, a morada, o telefone/ telemóvel;• A referência à fonte do anúncio, ou seja, o nome do jornal, a

data da publicação, e eventualmente o n.º de referência do anúncio; 

• O nome da função a que se candidata; • Deverá sempre manifestar a sua disponibilidade para uma

próxima entrevista• Conclua-a apresentando os melhores cumprimentos, date-a e

assine-a.

CARTA DE CANDIDATURA PARA RESPOSTA A UM ANÚNCIO (Modelo)

Maria Fonseca

Rua das Rosas, nº365300 BragançaEx.mo.(a) Senhor(a)Director(a) dos Recursos Humanos

Rua das Camélias, nº125300 BragançaEx.mo(a) Sr.(a),Em resposta ao Vosso anúncio inserido no Jornal “Mensageiro”, publicado no dia 12 de Dezembro de 2010, com ref. 152/3, venho por

este meio apresentar a minha candidatura à função de Cozinheiro.Junto, em anexo, o meu Curriculum Vitae detalhado, conforme o solicitado, bem como, o meu certificado escolar, referenciando a

minha formação e experiência adquirida durante os estágios que efectuei.Mais informo da minha disponibilidade para e entrevista, agradecendo desde já todo o interesse que a minha candidatura lhe possa

merecer.

Na respectiva de um contacto, subscrevo-me com os melhores cumprimentos.

Bragança, 20 de Dezembro de 2010 Atenciosamente

_________________________________

(Assinatura do Candidato)Nota: Este modelo dá apenas indicações para a elaboração de uma carta para resposta a um anúncio. Os dados aqui referidos são fictícios.

Carta de Candidatura Espontânea

• O que é?• É um meio de acesso ao Mercado Fechado;• Permite-lhe dar-se a conhecer; de fazer a sua

própria promoção pessoal;• Concede-lhe uma oferta espontânea dos seus

serviços a um empregador.Objectivo da Carta de Candidatura Espontânea:

• Chama a atenção para o seu Curriculum Vitae;• Incita o interesse do empregador• Demonstra o seu interesse e motivação

Nota: Uma Carta de Candidatura Espontânea deve ser como um bom anúncio de publicidade, pois permite-lhe promover a sua imagem pessoal

Sociedade Financeira de Aquisição a Crédito

PrecisaFUNCIONÁRIO ADMINISTRATIVO(m/f)

LisboaRequere-se:• 12º Ano de Escolaridade• Idade compreendida entre os 25 e 35 anos• Boa capacidade de organização• Boa capacidade de relacionamento• Experiência profissional (2 anos no mínimo)• Conhecimentos de informática na óptica do utilizador

Oferecemos:• Remuneração compatível com a função e o “curriculum do candidato”• Boas perspectivas de realização profissional

Resposta ao nº 646 D/11 deste Jornal

CARTA DE CANDIDATURA ESPONTÂNEA(MODELO)

Maria Fonseca

Rua das Rosas, nº36

5300 Bragança

15 Dezembro de 2010

Ex.mo(a) Sr.(a) Director(a),

Conclui este ano o curso de Práticas Administrativas, na “SOPROFOR – Sociedade Promotora de Formação, Lda”, com a Qualificação Profissional de Nível II.

Tenho experiência profissional como Aprendiz de Práticas Administrativas, desenvolvida durante a Formação Prática (estágios de empresa) do curso mencionado.

Sendo a vossa cadeia de hotéis conhecida pela qualidade dos serviços desenvolvidos nessa área, penso poder contribuir com os meus conhecimentos para a continuação desse sucesso.

Assim, gostaria de numa entrevista pessoal com V.Exa., poder fornecer informações mais detalhadas, juntando para o efeito, em anexo, o meu Curriculum Vitae, para V. Apreciação.

 

Atenciosamente

_________________________________

(Assinatura do Candidato)Nota: Este modelo dá apenas indicações para a elaboração de uma carta de candidatura espontânea. Os dados aqui referidos são fictícios.•  

A convocatória é elaborada com uma certa

antecedência em relação à data da reunião, de

forma a dar a possibilidade de os participantes

tomarem conhecimento da ordem de trabalhos,

prepararem-se para os assuntos a debater.

Na convocatória, para além do dia, mês, ano,

hora e local, serão especificados os participantes

e assuntos a debater.

Convocatória

Deste modo, os convocados saberão exactamente o que se

irá tratar na reunião e poderá prepará-la com antecedência,

evitando que surjam perguntas sobre assuntos que nada têm

a ver com o que se quer ver decidido e poupando tempo para

discutir o que é realmente importante.

Quando se tratam de Assembleias gerais de sociedades

anónimas as convocatórias têm que ser publicadas com 30

dias de antecedência num jornal local e no Diário da

República. Se estas forem cotadas, as convocatórias terão

ainda de ser publicadas no Boletim de Cotação da Bolsa e

também num Jornal Nacional

Convocatória

Convocatória

• Convocatória - documento que:

– em conformidade com os estatutos de

uma organização, ou;

– de acordo com a legislação aplicável,

anuncia aos membros:

• a data e hora de uma assembleia ou

reunião;

• a hora e o local;

• e a Agenda ou Ordem de Trabalhos

Acta

Uma acta é uma exposição objectiva e escrita

sobre uma ocorrência. Corresponde mesmo, na

maioria dos casos a uma obrigação legal.

As actas são documentos que registam os factos

relevantes ocorridos numa reunião, sem que

sejam feitas interpretações, dadas opiniões ou

apresentadas propostas de solução por parte

daqueles a quem compete elaborar a acta.

ActaO registo obedece ao cumprimento das seguintes normas:

-A escrita de números deve ser por extenso;

-Não devem ser deixados espaços em branco (todas as linhas

em branco devem ser trancadas com um traço);

-Não são permitidas rasuras nem emendas (todas as

alterações devem ser ressalvadas no final ou, se detectadas

atempadamente, colocando-se a palavra “digo” à frente da

palavra a alterar e a seguir a palavra rectificada).

Acta• Acta:

– registo de acontecimentos, opiniões, propostas,

– arquivo de decisões e processos como estas foram tomadas, ou seja,

– de tudo que de relevante ocorreu numa assembleia, ou reunião duma

instituição

• Depois de aprovada e assinada é um registo oficial com:

– função constitucional - garante a vontade colectiva numa organização e

regula o agir da mesma

– função executiva - é um texto com força para impor o seu cumprimento:

• documentando decisões e atribuição de cargos,

• identificando quem executará determinadas tarefas;

– função documental – arquiva o processo da continuidade de uma organização, e;

pode funcionar como prova em acções legais.

• Cabe à assembleia ou reunião aprovar ou não a acta; -> os

membros controlam a justeza do resumo e a adequação do

documento.

Acta – características• Acta - documento sumário, objectivo, breve, claro e funcional.

• Estrutura:

– Número (sequencial)

– Data e hora;

– Tipo de assembleia ou reunião:

• se ordinária ou extraordinária;;ou

• se é resultante duma 1ª ou 2ª convocat6ria - É frequente ver-se, p.

ex.: "Início: 21 horas. Se não houver quórum de imediato se procederá a nova

convocat6ria, reunindo a assembleia, trinta minutos depois, com os elementos

presentes";

– Local da assembleia ou reunião;

– Nome ou nº dos presentes ou ausentes:

• em grandes assembleias é habitual livro para registo das presenças.

Acta – características• Estrutura (continuação):

– Ordem de Trabalhos:

• transcrita tal qual foi apresentada na convocatória;

– referência à leitura, votação e aprovação da acta da sessão anterior (se estiver

pendente);

– síntese das comunicações do Presidente da Mesa;

– referência aos elementos que se inscreveram no período “Antes da Ordem de

Trabalhos", os assuntos que abordaram e os esclarecimentos que lhes foram

prestados.

– Depois da introdução da Ordem de Trabalhos:

• nome dos que pediram a palavra, síntese das suas intervenções, referência a

eventuais documentos que tenham trazido, que (se conveniente) poderão vir

a ficar anexados à acta;

Acta – características• Estrutura (continuação):

– Depois da introdução da Ordem de Trabalhos (continuação):

• referência a votações, se ocorrerem, número de votos a favor e contra,

número de abstenções e declarações de voto;

• hora do encerramento da reunião;

• registo sobre a leitura da acta, discussão, votação e resultados

respeitantes à sua aprovação (se assim se procedeu):

– Acta-minuta, ou se

– A acta foi sendo redigida pelo(a) secretário(a);

• assinatura do(a) secretário(a) e do(a) presidente, ou

– assinatura de vários elementos,

– consoante circunstâncias, hábitos e/ou exigências das formalidades.

ActaA acta é essencialmente constituída por três partes

distintas:

•A parte inicial terá de conter os elementos que

constam da convocatória (data, hora, local, entre

outros);

•Na segunda parte deverá descrever os factos

relevantes ocorridos, de uma forma clara e

objectiva. Deve seguir ponto por ponto, a ordem de

trabalhos, devendo cada ponto terminar com uma

conclusão, que é a decisão tomada ou a proposta

feita;

Acta•A terceira parte resume as conclusões ou

decisões tomadas pelos participantes, pode

mencionar a data da próxima reunião. O parágrafo

final da acta é elaborado nos seguintes moldes:

“E nada mais havendo a tratar foi encerrada a

sessão da qual se lavrou a seguinte acta que,

depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo

presidente e por mim que a elaborei”.

Relatório • Relatório - apresenta exposição de factos observados por

ordem/pedido de alguém:– Redactor sujeito às instruções recebidas e às normas das

organizações. – Pode incidir sobre um leque variado de matérias e situações:

• relatório de um acidente, de uma peritagem de seguros, relatório técnico, relatório de contas, etc.

– Pode limitar-se a informar - fica pela descrição dos factos encontrados.

– Pode visar outros objectivos: p.ex.: fornecer informações fundamentadas para que, com base nelas, quem o pediu possa tomar decisões.

• Consequentemente:– Qual o objectivo do relatório? - informar apenas, ou informar e

convencer ou seja: expor, interpretar e propor?– A quem se destina? A um ou vários leitores? – Que necessidades tem ou têm? – Bom relatório - identifica as necessidades e satisfá-las.

Relatório - estrutura• Simples, claro, preciso, lógico, adaptado a

cada caso particular, breve tanto quanto possível.

• "Diga-me rapidamente o que precisava de saber ontem"

• Incluir esquemas, desenhos, tabelas, fotografias, cálculos (se facilitarem a compreensão)

• Um relatório que não é entendido por quem o solicitou = MAU relatório.

Relatório Informal• 0 mais corrente:

– Não é exigida exposição exaustiva,– Tem habitualmente 1-3 paginas, com a

estrutura:• 1. Descrição sumaria do assunto do relatório;• 2. Mensagem principal do relatório;• 3. Resumo dos factos observados;• 4. Previsões/propostas ou recomendações (se

existirem); • 5. Anexos (se existirem).

Relatório Formal• Relatório, pormenorizado e completo:

– Pode ir às dezenas de paginas; e conter diversos anexos. – Tem a seguinte estrutura e apresentação:

• Página de rosto:– Título do relatório; – Nome da empresa a que se destina;– Preparado para:…– Elaborado por:…

• Página do resumo ou sumario: – Justificação da proposta, – Benefícios/custos implicados;

• Pagina do índice;• Corpo do relatório:

– Introdução - o problema; – Análise/discussão comparada entre o que existe e o que propõe; – Informação técnica sobre o que se propõe, Avaliação de

hipóteses diversas, comparações e custos; – Conclusões e Recomendações;

• Anexos

CV e Carta de acompanhamento

• Curriculum Vitae:– “Um bom CV é aquele que desperta no

empregador a vontade de comunicar pessoalmente com o candidato”

– Características: Claro; sem erros de ortografia; frases curtas; sem repetições; parágrafos bem definidos

– Estrutura – tipo Europass ou semelhante

CV - dicas• Candidatos com experiência:

– Valorizar experiência;– Ser concreto, evitar adjectivação vaga (grande,

importante); – Dizer o essencial

• Candidatos sem experiência:– Valorizar estágios, actividades extracurriculares

• Nunca:– Conotações políticas, religiosas, “Clubistas” e afins– Inventar coisas

Carta de acompanhamento

• Se o anúncio pedir manuscrita, pratique bastante• Estrutura:

– Parágrafo de introdução:• Razões da carta (resposta a anúncio ou autoproposta)

– Parágrafo de desenvolvimento:• Aspectos nucleares, motivações, argumentos para

contratar o candidato– Parágrafo de encerramento:

• Solicitando entrevista– Fórmula de cortesia– Assinatura

Bibliografia• Comissão Europeia – “O Curriculum Vitae (CV)

Europass”. http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/vernav/Europasss+Documents/Europass+CV/navigate.action?locale_id=18 . 30-11-2007 16:40

• Nascimento, Zacarias e José M. C. Pinto – A Dinâmica da Escrita: como escrever com êxito. 4ª ed. Lisboa: Plátano Editora, 2005

• Rodrigues, Elizabete – Modelos de cartas. Porto: Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, 2006. http://www.fc.up.pt/fcup/bolsaEmprego/documentos/modelos_de_cartas_2006.pdf . 30-10-2007 17:25