Como ter sucesso em seus projetos

Eduardo Montes, PMP

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10/04/2023 http://escritoriodeprojetos.com.br

Agenda

• O que é sucesso?• Como ter sucesso• Sobre a Escritório de Projetos

– Como podemos ajudá-lo a ter sucesso

• O que é sucesso em projetos?– CheckList do sucesso em projetos– Por que os projetos falham

• O Escritório de Projetos– Como gerenciar os projetos – Requisitos Mínimos

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Eduardo Montes, PMP

• 23 anos gerenciando projetos com sucesso e desenvolvendo pessoas em empresas como Martins Atacado, DASA, Microsoft, Grupo Equipav, Grupo Itahyê

• PMP especialista em projetos complexos• PMO na CRK, DASA, Deutsche Bank, Grupo Itahyê, BDS • Sócio Fundador da Escritório de Projetos• Professor de Gerenciamento de Projetos• MBA pela EAESP-FGV com Exchange pela University of

North Carolina• Bacharelado em Computação pela UFSCarhttp://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp.aspx

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O que é sucesso?

“Sucesso é quando você se sente bem consigo mesmo (...) Não significa apenas alcançar metas, mas sentir prazer nisso.” Richard Shell (Professor da Wharton)

"Ser o homem mais rico do cemitério não me interessa. Ir para a cama à noite dizendo que fizemos algo maravilhoso, isso importa para mim" Steve Jobs (1955-2011)

"Um dos erros das pessoas e da sociedade é querer padronizar os objetivos" Roberto Shinyashiki (Psiquiatra e escritor )

“Nenhum vento é o vento certeiro, quando não sabe para qual porto se dirige.” Seneca

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Sucesso é relativo?

Conceito de sucesso é relativo e depende de vários fatores• Aos 02 anos: conseguir andar.• Aos 04 anos: não mijar nas calças.• Aos 12 anos: ter amigos.• Aos 18 anos: ter carteira de motorista. • ...• Aos 70 anos: ter carteira de motorista.• Aos 75 anos: ter amigos vivos.• Aos 80 anos: não mijar nas calças.• Aos 90 anos: conseguir andar.http://www.dicionarioinformal.com.br/sucesso/

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Como ter sucesso

• Tendo claro o que é sucesso para nós– Definindo metas, objetivos e nos planejando

• Se capacitando– Estudar

• Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA)– Aprender com os erros e acertos nossos e dos outros– Usando as melhores práticas de mercado

• Direcionando nossos esforços– Priorizar– Buscar atalhos

• Relacionando com as pessoas– As pessoas irão lhe ajudar a medida que elas acreditam que

você se preocupa com elas

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A Escritório de Projetos

• Somos uma Comunidade de pessoas que colaboram para terem mais sucesso em seus projetos

• “Unidos teremos mais sucesso em nossos projetos”• Plataforma on-line para capacitar Gerente de projetos e

equipes que contém:– Guia de Gerenciamento de Projetos– Metodologia de Gerenciamento de Projetos– Templates gratuitos de gerenciamento de projetos– Ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos– Exemplos de Projetos– Fórum sobre gerenciamento de projetos– Artigos de gerenciamento de projetos

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Aqui ajudamos o GP a ter sucesso

• Tendo claro o que é sucesso para você– Coaching do PMO

• Se capacitando– APRENDE

• Guia de Gerenciamento de Projetos ambiente de auto aprendizado que contém as melhores práticas de mercado

– TIRA SUAS DÚVIDAS• Pergunte no fórum  que esclarecemos em até 72 horas;

• Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA)– APERFEIÇOA

• Aperfeiçoe seus processos e sua metodologia com nossas melhores práticas,  ferramentas e templates gratuitos revisados no nosso programa de melhoria contínua

– APRENDE COM CASOS DE SUCESSO• Conheça casos práticos de sucesso da nossa comunidade.

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Aqui ajudamos o GP a ter sucesso

• Direcionando nossos esforços– USA NOSSOS MODELOS

• Não gaste tempo criando templates e modelos de gerenciamento de projetos, baixe os nossos

– USA NOSSOS EXEMPLOS• Conheça nossos exemplos de projetos

– USA NOSSAS FERRAMENTAS• Conheça nossas ferramentas gratuitas

• Relacionando com as pessoas– FAZ PARTE DA COMUNIDADE

• Conheça nossa proposta de comunidade e venha fazer parte.

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O que é sucesso em projetos?

• Projeto entregue conforme custo, prazo e escopo definidos no planejamento– Conceito usado em várias pesquisas e modelos de maturidade

• Esse conceito de sucesso também pode variar dependendo das expectativas das partes interessadas

• Exemplo:– O projeto será considerado um sucesso se atender a todos os

critérios de aceitação das entregas, respeitar as restrições e cumprir o cronograma e o orçamento planejado.

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CheckList do sucesso em projetos

Objetivos do projeto SMART

• Specific: Específico, Claro;• Measurable: Indicador e meta;• Assignable: Quem;• Realistic: realístico;• Time-related: Quando

Suporte da alta administração

• Importância aumenta com a complexidade do projeto

Saber ouvir seu cliente

• Ouvir seu cliente e envolve-lo no projeto reduz as mudança e agiliza o aceite dos produtos

Definição de Requisitos Mínimos

• Entrega de requisitos mínimos permite que o usuário veja os resultados rapidamente• Tempo é o inimigo de todos os projetos. • Dividir o projeto em subprojetos/entregas.

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CheckList do sucesso em projetos

Equipe Motivada

• O GP deve motivar a equipe e capacitá-la para atender os objetivos do projeto

Processos Otimizados

• Metodologia de gerenciamento de projetos e a preocupação com a melhoria contínua• Lições aprendidas são incorporadas na metodologia. Define CheckList para as atividades.

Ferramentas Adequadas

• Soluções que armazenam base histórica dos projetos para uso futuro e melhores estimativas;• Infraestrutura padrão e integrada aumentando a produtividade da equipe

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Metodologia de gerenciamento de projetos Por que os projetos falham? Parte I

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Por que os projetos falham? Parte II

Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes

“Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” - Lei de Murphy

“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível

para ser concluído” Lei de Parkinson

“Porque cada um olha pro seu próprio umbigo”

Lei dos interesses individuais (Eduardo)

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O Escritório de Projetos – Responsável pelo sucesso

• Objetivo: – Garantir que os projetos sejam entregues conforme prazo,

custo e escopo já definidos aumentando a satisfação do cliente e os resultados dos projetos.

• Como:– Equipe de Projeto Eficiente – + Gerente de Projeto Integrador– + Metodologia otimizada baseada no Guia PMBOK®

• Processos de gerenciamento de projetos e modelos de documentos aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições aprendidas e as melhores práticas identificadas.

– + Resposta ágil as questões do projeto• Reunião individual com os GP• Comitê de projetos

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Aumentando a maturidade por Fases

• PMO - versão padronizada– Criação da metodologia de GP através do uso de ferramentas,

políticas e procedimentos– Estrutura para Gestão do portfólio de projetos– Gestão de recursos – Produtividade e Compartilhamento– Gestão do comitê de projetos

• PMO – versão melhoria contínua– Aperfeiçoamento da metodologia e dos procedimentos de GP– Gestão do portfólio de projetos– Gestão do comitê de projetos – Coaching – Mentoring & Treinamento

• Reunião com os GPs• Divulgação, Dicas, Cases de sucesso e de fracasso, depoimento de

stakeholders, Lições aprendidas• Coaching Individual

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Como gerenciar os projetosRequisitos Mínimos

• Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto pré-especificado de produtos, resultados ou serviços.

• Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.• Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o

escopo do projeto.• Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.• Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao

planejado para se tomar as devidas ações corretivas.• Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.

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Processos Essenciais

Processo Descrição

Identificar as partes interessadas

I Identificar as partes interessadas no projeto seus dados de contato e principais papéis e responsabilidades

Definir o escopo P Detalhar o que será feito e como será estruturado (entregas)

Criar cronograma e orçamento

P Detalhar atividades de cada entrega e os recursos necessários

Análise dos riscos P Avaliar principais ameaças que podem atrasar ou afetar a qualidade do projeto

Demais processos de iniciação e planejamento

P Baseados na metodologia de GP e adaptada conforme seu projeto:-Desenvolver o termo de abertura do projeto;-Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto;-Determinar o gerenciamento do controle de mudanças;-Planejar as comunicações;

Monitorar prazo e custo C Atualizar o cronograma

Controlar Mudanças no Escopo

C Avaliar o impacto das mudança solicitadas para submeter para aprovação do comitê ou conforme definido no Controle de mudanças.

Gerenciar problemas e riscos

C Problemas e riscos devem ser tratados de forma ágil e sempre que necessário solicitar coaching do PMO.No pior cenário serão decididos no próximo comitê.

Gerenciar a comunicação C Seguir a matriz de comunicações aprovada gerando Status Report e demais informações

Encerrar o projeto E Validar o escopo e determinar pendências e como serão tratadas

Obrigado!

Eduardo Montes, PMP

eduardo@escritoriodeprojetos.com.br