Como ter mais eficiência e produtividade na gestão do seu ... · na gestão do seu escritório...
Transcript of Como ter mais eficiência e produtividade na gestão do seu ... · na gestão do seu escritório...
Samantha Albini
◥Sócia e consultora sênior na RADAR – Gestão para Advogados
◥ Advogada com experiência no contencioso e consultivo
◥ Ex-Controller Jurídico (por 8 anos) e ex-Gerente Jurídico
◥ Ex-Advogada em departamento jurídico
◥ Consultora em gestão para advogados há 6 anos
◥ Vice-Presidente da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR
◥ Autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos” (Juruá, 2014).
Palestrante
Como ter mais eficiência e produtividade
na gestão do seu escritório
Congrejur – 05.nov.2015
+905 mil advogados
+50 mil escritórios
+2,2 milhões bacharéis
1 milhão de advogados em 2 anos
126 mil escritórios em 5 anos
Clientes mais exigentes
Honorários em queda livre
Morosidade do Judiciário
Mercado Jurídico
◢ Conhecer a carteira do cliente
◢ Gerir estrategicamente
◢ Informação para o cliente
◢ Relatórios gerenciais (cliente PJ)
◢ Relacionamento com o cliente
◢ Gerir o risco
◢Diferenciação pela Gestão
A importância da diferenciação
◢ Mais agilidade e eficiência
◢ Mais produtividade
◢ Ter o controle efetivo
◢ Análise interna de resultados
(indicadores de desempenho)
◢Melhoria da performance pela Gestão
Melhoria da performance
Software de gestão
Controladoria Jurídica
Manual Jurídico
Principais Ferramentas de Gestão Jurídica
3
Pessoas ou grupos de pessoas para cada tipo de função no escritório
Conhecimento e experiência
Vocação
Aprender a delegar
Delegar e manter o controle
Tudo começa na distribuição adequada de funções
- Separar a atividade técnica da
atividade de gestão jurídica
- Melhores resultados por meio
da especialização
- Criação do setor da
Controladoria Jurídica para
assumir a gestão jurídica
- Técnico – focado na atividade
puramente técnica
Qual é a ideia?
Alteração do organograma
Conselho de Sócios
Administrativo-
Financeiro Técnico
Controladoria Jurídica
Alteração do organograma
Conselho de Sócios
Administrativo-
Financeiro Técnico
Controladoria Jurídica
-Telefonia e recepção -Secretaria
-Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro
Alteração do organograma
Conselho de Sócios
Administrativo-
Financeiro Técnico
Controladoria Jurídica
-Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva
-Telefonia e recepção, -Secretaria
-Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro
Alteração do organograma
Conselho de Sócios
Administrativo-
Financeiro Técnico
Controladoria Jurídica
-Telefonia e recepção, -Secretaria
-Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro
-Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva
-Cadastros -Gestão documental -Publicações -Agendamentos - Controles -Diligências -Guias de custas -Gestão de correspondentes -Distribuições e protocolos -Acompanhamentos - Relatórios e KPIs, etc.
A Controladoria Jurídica é o setor
do escritório de advocacia ou
departamento juridico responsável pelo
suporte de gestão ao setor técnico e
pela análise de resultados (indicadores
de desempenho).
Composição tradicional 01 Controller Jurídico – advogado (a) 01 Assistente (Assistente Administrativo) Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período Funcionários (Auxiliares Administrativos)
Composição inicial possível 01 Controller Jurídico – advogado (a)
01 ou 02 Estagiários (de Direito)
Composição alternativa em casos excepcionais 01 Controller Jurídico – aluno avançado ou bacharel de Direito 01 ou 02 Estagiários (de Direito)
Composição
Controller Jurídico
Aux. Adm. (s) Estagiário (s)
Assistente
Organograma da Controladoria Jurídica
-advogado (a) - experiência -conhecimento avançado no software de gestão -conhecimento intermediário em excel -disposição para deixar de atuar tecnicamente -vocação para gestão -visão sistêmica -iniciativa -proatividade -organização -responsabilidade e autonomia -maturidade profissional -capacidade de liderar equipe -boa interlocução com demais departamentos
HANDS ON
Perfil do Controller Jurídico
Ganho de pelo menos 100%
a mais de eficiência e produtividade
(qualidade-segurança-agilidade).
Mais foco, qualidade e profundidade nas
atividades técnicas.
Viabilização efetiva da implantação
dos indicadores de desempenho
Benefícios
Mais benefícios
Proteção da reputação da banca
Redução de riscos
Redução de custo
Majoração de lucros
Contribuição para o compliance
Entre outros.
Manual Jurídico
Conjunto de procedimentos (passo-a-passo) + fluxos de trabalho = como fazer
Regras traduzidas em detalhes
Tornar a execução do serviço replicável
Propagar o treinamento
Manter o procedimento criado
POLÍTICA REGRA PROCEDIMENTO FLUXO DE TRABALHO
PAD
RO
NIZA
ÇÃ
O
Processos ESTRATÉGICOS – alta complexidade e/ou alta importância para os clientes e/ou assuntos específicos, estratégicos ou delicados. Também pode ser por valor, exemplo: acima de R$ 500.000.00
Processos ESPECIAIS – média complexidade e/ou somente em razão do valor – exemplo: acima de R$ 200.001,00 até R$ 499.999,99
Processos COMUNS – baixa complexidade e/ou até valor X – exemplo até R$ 200,000,00 *valores e critérios exemplificativos
Segmentação e classificação
Por áreas/matérias do Direito.
Ex.: área trabalhista, área tributária, etc.
Por cliente.
Ex.: área do cliente X, área do cliente Y, etc.
Por segmento de negócio
Ex.: área petróleo e gás, área metalmecânica, etc.
Por segmentação de carteira igual ao cliente.
Ex.: bancário – ativas, busca e apreensão, etc.
Por órgão judicial
Ex: JEC (Juizado Especial Cível), VC (Varas Cíveis), etc.
Vinculação das carteiras
O contingenciamento é a análise e classificação do RISCO de perda
dos processos.
Exemplo: PROVÁVEL, POSSÍVEL E REMOTA.
a) Remota – 30% de risco de perda
b) Possível – 70% a 31% de risco de perda
c) Provável – 71% a 100% de risco de perda
Contingenciamento
Perda Jurisprudência Doutrina
Até 30% Risco de
perda remoto
Julgados em 1ª Instância favoráveis
Posicionamento majoritariamente
favorável na doutrina Julgados em 2ª Instância favoráveis
Julgados nas Cortes Superiores
favoráveis
31 a
70% Risco de
perda possível
Julgados em 1ª Instância favoráveis e
desfavoráveis
Posicionamento na doutrina dividido Julgados em 2ª Instância
favoráveis e desfavoráveis
Julgados nas Cortes Superiores
favoráveis e desfavoráveis
71 a
100% Risco de
perda provável
Julgados em 1ª Instância desfavoráveis
Posicionamento majoritariamente
desfavorável na doutrina Julgados em 2ª Instância desfavoráveis
Julgados nas Cortes Superiores
desfavoráveis
É o valor atribuído efetivamente ao caso.
Nem sempre é o valor da causa. Por isso, ambos devem ser inseridos no sistema.
O contingenciamento e provisionamento MUDAM/PODEM MUDAR
a cada FASE.
Daí a importância muito grande da FASE como dado gerencial.
Provisionamento
Classificação + vinculação + contingenciamento + provisionamento + fase
Gestão mais estratégica
A gestão é cada vez mais valorizada nos escritórios de advocacia.
Com a implantação das ferramentas de gestão jurídica, seu escritório pode
ter muito mais eficiência, agilidade, produtividade e excelência.
Sem as ferramentas de gestão seu escritório nunca alcançará todo seu potencial e correrá riscos de perecer.
PREPARE-SE PARA O FUTURO DA ADVOCACIA!
Obrigada!
Samantha Albini
(41) 9975-1951
(41) 3107-1530
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