Como Gerenciar Seu Arquivo Pessoal Digital

7/23/2019 Como Gerenciar Seu Arquivo Pessoal Digital

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Orientaes prticas para a gesto do seu arquivo pessoal digital

Rosely Curi Rondinelli | Jorge Phelipe Lira de Abreu

Julho de 2015


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Orientaes prticas para a gesto do seu arquivo pessoal digital1

A manuteno do seu arquivo pessoal digital uma tarefa contnua.Felizmente a adoo de alguns procedimentos de gesto no implica em muitotrabalho e tem como resultado materiais digitais organizados e acessveis.Indivduos comportam-se diferentemente ao lidar com seus documentosdigitais. Esse comportamento varia desde aqueles que tudo eliminam quelesque tudo acumulam e desde aqueles organizados aos que preferem o caos.Muitos de ns estamos entre esses dois extremos. Voc saber em qual delesse encontra.

Apresentamos a seguir uma srie de orientaes prticas para ajud-lo

a manter seu arquivo pessoal digital. importante escolher solues quecombinam com voc, ento adote e adapte essas solues de acordo com assuas necessidades. As orientaes vo desde a escolha dos nomes dosarquivos e o formato a ser adotado, at a eliminao de documentos que noso mais teis, com o objetivo de liberar espao de armazenamento e facilitar oacesso ao documento desejado. H tambm instrues sobre backup,cuidados com seu computador e proteo sua privacidade e a de terceiros.Medidas simples como essas podem ter um impacto positivo na manuteno euso do seu arquivo digital.

Essas orientaes no pretendem ser prescritivas. Embora algumasdelas possam, num primeiro momento, parecer perda de tempo, a maioriaenvolve pequenas mudanas de rotinas de trabalho que podem resultar embenefcios ao assegurar o acesso fcil e de longo prazo aos seus documentosdigitais.

1. Organize e nomeie seus arquivos apropriadamente

Seja conciso: evite nomes de arquivos longos e uma estruturacomplexa de pastas;

Desenvolva um padro para nomear os arquivos e crie nomessignificativos: isso facilitar a busca;

1Essas orientaes, com exceo das notas de rodap, foram traduzidas e adaptadas a partir

da publicao Guidelines for creators of personal archives, disponvel emhttp://www.paradigm.ac.uk/workbook/appendices/guidelines-tips.html.


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Evite letras maisculas, espaos e acentos: isto pode causarproblemas na movimentao dos arquivos como, por exemplo,passar de uma pasta para outra;

Use o padro aaaammdd (ex.: 02 de abril de 2015 = 20150402) pararegistro de datas: dessa forma os seus arquivos sero apresentadosem ordem cronolgica;

Adote controle de minutas e verses (ex.:20150402nomeiodocaminho-2.doc, onde -2 indica que se trata dasegunda verso do documento): em muitos casos, como no estudode gentica do texto, minutas e verses so importantes para que opesquisador trace o processo criativo do autor.

Elimine o que no importante: no perca tempo e espao comdocumentos que j no so mais teis ou cpias desnecessrias.

2. Gerencie seu correio eletrnico (e-mail)

Mensagens eletrnicas (e-mails) constituem uma parte importante danossa vida pessoal e profissional, sendo que muitos de ns mantemos maisde uma conta de correio eletrnico. A escolha do provedor de correioeletrnico uma questo de preferncia pessoal. Assim, nos dias de hojevoc pode escolher entre Outlook, Gmail, Yahoo mail e outros. Seja qual foro seu provedor, o importante ter suas mensagens eletrnicas bemorganizadas. A lista que se segue fornece orientao sobre como gerenciarsuas mensagens eletrnicas de maneira que voc possa encontr-lasfacilmente bem como elimin-las sempre que necessrio:

Apague o mais rpido possvel as mensagens que julgar sem

valor; Cuide da pasta de mensagens eletrnicas enviadas: apague

regularmente as mensagens irrelevantes e crie pastas para asimportantes;

Mantenha na sua caixa de entrada apenas as mensagens quevoc ainda no respondeu ou que se relacionam com atividadesem andamento. Arquive ou apague as restantes o mais rpidopossvel;


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Organize suas mensagens em pastas por assunto com ttulosconcisos e relevantes;

Responda suas mensagens eletrnicas criando outras ao invs de

escrever na original. Essa prtica pode parecer clara para voc,mas mudanas posteriores no formato da mensagem eletrnicapodem dificultar a distino entre a original e as anotaes;

Separe mensagens eletrnicas pessoais das profissionais. Sevoc usa a mesma conta para mensagens pessoais eprofissionais, mantenha uma pasta de mensagens pessoaisseparadamente. Proteja sua privacidade deixando bem claro oque privado;

Se voc receber uma mensagem eletrnica criptografada, decifre-a antes de salv-la, pois, isso facilitar o acesso futuro.Mensagens eletrnicas criptografadas podem se tornarinacessveis ao longo do tempo, j que o mtodo de encriptaopode se tornar obsoleto;

Inclua na lista de contatos de seu correio eletrnico informaessobre as pessoas com as quais voc costuma trocar mensagensmais frequentemente;

Use um filtro de spam e no abra mensagens eletrnicas ouanexos suspeitos. Anexos em particular so fontes frequentes devrus;

3. Escolha formatos adequados

Na hora de produzir um documento digital, a opo por formatosconhecidos como, por exemplo, o doc, gerado pelo processador de textosWord, bastante frequente. Entretanto, importante estar alerta sobre afacilidade de alterao de documentos nesse formato. Assim, caso escolhatrabalhar com Word, aconselhvel o uso do formato pdf/a1 para salvar altima verso dos seus documentos textuais. Outro exemplo se aplica adocumentos sonoros, os quais devem ser produzidos j no formato wav. Trata-se dos chamados formatos de preservao, assim designados por serem maisestveis no que tange obsolescncia tecnolgica. Os formatos depreservao abrangem todos os gneros documentais conforme tabela abaixo.


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Gnero Formato de preservao

Textual pdf/a1

Imagtico jpeg

Sonoro wav

Audiovisual mpeg

4. Faa backupde seus arquivos

Computadores falham. No o caso de se mas de quando. Suportesmagnticos e ticos (HD, CD, DVD, pen drive) so altamente frgeis. Seussoftwarese arquivos podem se perder em consequncia de derramamento delquidos, fogo ou pico de energia; roubo outro risco, especialmente se vocusa laptop. Por tudo isso backupsregulares de seus documentos uma tarefaessencial. Portanto, considere:

a) Faa backupsem mdias de transporte2

Mdias de transporte so fceis de usar, no so caras e atendemperfeitamente as necessidades da maioria das pessoas. Dentre as disponveisno mercado, o HD externo o mais seguro. Alm disso, diferentemente deCDs, DVDse pen drives, podem armazenar maior quantidade de arquivos.

b) Mantenha cpias off-site

Faa backups e os armazene em lugares adicionais, como em casa deamigos ou parentes. Outra opo a utilizao de servios de nuvem3. Paratanto h que observar os seguintes cuidados:

2Mdias usadas para transportar dados: CD, DVD, pen drive, HDexterno.


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O contrato de armazenamento em nuvem pago? O que acontecese voc deixar de pagar pelo servio?

H limite de armazenamento? Esse limite para uma quantidade

fixa de dados ou para dados a serem transferidos periodicamente?

O servio de armazenamento aceita todos os tipos de formato?

O servio permite que seus arquivos mantenham a organizaocriada por voc? Em caso negativo, voc poder encontrar seusdocumentos de maneira inteligvel?

O servio tem uma slida estrutura financeira? O que acontecercom seus dados se o servio falir?

O servio dispe de uma boa escalabilidade4? Ele ser capaz deatender as demandas de todos os usurios?

Quo facilmente e rapidamente voc poder fazer o upload edownloaddos seus arquivos?

O servio oferece transferncia e armazenamento seguros? Emcaso positivo, quo seguros so?

O servio oferece suporte tcnico?

c) Decida do que fazer backup

Arquivos difceis ou impossveis de serem recriados so os maisindicados para backup, por exemplo:

Fotografias digitais

Mensagens eletrnicas e endereos de correio eletrnico

Dados relativos a finanas pessoais

Dados profissionais ou de negcios

Licenas de software

3Servios de armazenagem de arquivos digitais que permitem a fcil transferncia, via internet,dos dados do computador pessoal para um ambiente tecnolgico mantido por terceiros e vice

versa.

4Capacidade de armazenar e manipular uma quantidade crescente de dados.


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Msicas ou vdeos digitais que voc tenha comprado

Seu dirio pessoal

Seu website Qualquer outra coisa importante para voc ou sua famlia

Faa uma lista do que voc quer fazer backup e estabelea uma rotina(quo frequentemente o backupde que arquivo ser feito). No se esquea deetiquetar a mdia (CD, DVD, pen drive, HD externo) para a qual voc fez obackup, informando quais arquivos esto ali armazenados. Procure eliminar osarquivos que voc no quer e organiz-los antes de fazer o backup. Isto vaifacilitar a operao.

d) Faa backupdo seu websitee blog

O ideal que backupsdo seu websitepessoal e blogsejam feitos antesde mudanas e atualizaes. Comprima-os para o formato zip ou outrodisponvel e ento os nomeie como mencionado anteriormente:website27052015.zip (27 de maio de 2015). Armazene esse arquivo numapasta com os backupsanteriores.

5. Cuide do seu hardwaree do seu suporte

Admita que computadores e dispositivos de armazenamento (HD, DVD, CDe pen drive) podem estragar. As organizaes costumam substitu-losperiodicamente. Voc deve fazer o mesmo. Substitua-os antes que estraguem

e evite perder seus dados. Em geral cinco anos uma expectativa de vidarazovel.

Minimize o desgaste do computador e dos dispositivos de armazenamentomantendo-os limpo e prevenindo-os de superaquecimento. Assegure-se deque hardware e dispositivos de armazenamento estejam em condiesambientais seguras. Para evitar corrupo de dados, entradas de USB,cmeras digitais e outros dispositivos devem ser corretamente removidos dohardwarede acordo com as necessidades dos sistemas operacionais.

Invista em estabilizadores de maneira a evitar problemas causados porqueda de energia.


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6. Administre seu sistema

Fique alerta para questes de segurana. Recursos como antivrus efirewalldevem ser instalados e regulamente atualizados. importante que vocno abra e-mails ou anexos suspeitos.

7. Considere o uso de dispositivos de criptografia e senhas

Se voc mantm dados valiosos e pessoais em mdias de transporte oulaptops, aconselhvel considerar a possibilidade de encriptao como ummeio de manuteno segura desses dados. Imagine se seu laptop fosseroubado que tipo de informao valiosa, privada ou mesmo embaraosa elepoderia conter.

Se voc habitualmente usa encriptao, importante lembrar suas senhas.Uma senha perdida pode tornar seus dados inacessveis. H programas parasolucionar esse problema, como aqueles que armazenam todas as suas

senhas em uma s de maneira que voc tenha que lembrar apenas de umapara ter acesso s demais.

8. Fique atento quanto a direitos de propriedade intelectual e privacidade

Direitos autorais e licenas

Alm de documentos produzidos por voc mesmo, seu arquivo digitalincluir, inevitavelmente, documentos produzidos por terceiros, tais comorelatrios, artigos, imagens etc. Isto quer dizer que todo seu acervo estarsujeito lei de direito autoral, de maneira que voc deve ter cuidado com seuuso. Cpias e publicaes de documentos sujeitos proteo de direitoautoral, podem se constituir em violao do seu prprio direito e de terceiros.Assim, caso voc possua documentos protegidos, importante que se conheao autor e a data em que foram criados. Essa informao ser til a futuros

curadores dos seus documentos, sejam eles herdeiros ou uma instituio


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arquivstica. No caso desta ltima, o arquivista precisar da sua permissopara fazer cpias com fins de organizao e preservao do acervo.

Segundo o Art. N 41, da Lei, de direitos autorais, N 9.610 de 19 de

fevereiro de 1998, os direitos patrimoniais do autor perduram por setenta anoscontados de 1 de janeiro do ano subsequente ao de seu falecimento,obedecida a ordem sucessria da lei civil. Caso voc queira encorajar o usodo seu arquivo, considere a aplicao de licenas menos restritivas como, porexemplo, o Creative Commons.

Privacidade

O seu arquivo pessoal provavelmente contm informaes sensveissobre voc mesmo e sobre outras pessoas. Assim, caso decida doar seuacervo a alguma instituio arquivstica pblica ou privada, importanteinformar o arquivista sobre a existncia desse material no seu arquivo. Estainformao ajudar o arquivista a tomar decises sobre como e quando permitiro acesso a pesquisadores futuros, sempre com base nas leis sobre direitoautoral e acesso informao vigentes no pas.

9. Mantenha-se atualizado

A tecnologia digital est sempre enfrentando problemas deobsolescncia tecnolgica e desgaste do suporte. Isto significa que voc temsempre que atualizar o seu ambiente digital. Entretanto, preciso cautela eavaliao do impacto dessa atualizao nas suas prticas de trabalho. aconselhvel entrar em contato com um arquivista especialista em arquivos

digitais para obter orientao sobre como proceder.

10. Pea ajuda a um arquivista especialista em arquivos digitais

No se baseie somente em orientaes genricas. Busque a ajuda dearquivistas especialistas em arquivos digitais de instituies idneas como osarquivos pblicos e pense sobre para quem doar seu arquivo no futuro.

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