Como Funciona a Aprovação Eletrônica de Compras - Linha Datasul - TDN

7/25/2019 Como Funciona a Aprovação Eletrônica de Compras - Linha Datasul - TDN

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1405-Como funciona a aprovação eletrônica de compras

FAQ: 1405-Como funciona a aprovação eletrônica de compras?

Produto: Datasul

Ambiente: EMS 2

Versão: 1

Sintoma

1405-Como funciona a aprovação eletrônica de compras?

Causa

Como funciona a aprovação eletrônica de compras?

Solução

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FAQ 1.405 - Como funciona a aprovação eletrônica de compras?

NOTA: O conceito de aprovação eletrônica e suas principai s funcionalidades estão descritas no manual de referências do módulo de compras, no tópico "Processo Aprovação

Eletrônica".

Esta documentação tem por objetivo esclarecer as principais dúvidas referentes ao processo, tendo como pré-requisito o conhecimento dos tópicos abordados no manual de

referência de compras.

Objetivo: Aprovação El etrônica consiste controlar a m ovimentação de documentos, gerando pendências de aprovação e posteriormente possibil itando a aprovação das

mesmas dentro de critérios e parâmetros previamente definidos.

* Aprovação Total / Aprovação por Item:

- Aprovação Total: Consiste em aprovar um documento pelo montante dos itens. Ex: Soma total dos itens de uma requisição; soma de todas as ordens de um pedido.

O tipo de aprovação será verificado nos parâmetros de aprovação, lotação (hierarquia) ou fai xa.

- Aprovação por Item: É consistido o l imi te do usuário contra cada item do documento indi vidualmente. Ex: Aprova i tem a item de uma requi sição de estoque, podend o ter

lim ite para aprovar um i tem de uma requisição e dei xar outro item pendente. O mesmo caso serve para o pedi do e suas ordens de compra.

Ex: Requisição: 120

Itens: 10 - $ 100,00

20 - $ 150,00

30 - $ 50,00

Utilizando aprovação total o documento terá o valor de $ 300,00. Para aprovação por item será aprovado item a item. Desta forma caso o usuário tenha lim ite de $ 100,00,

poderão ser aprovados automaticamente a seqüência 10 e 30 da requisição 120.

* O sistema possibil ita que seja utili zado 4 ti pos de aprovação distintas (padrão, li sta, hierarquia e faixa). Maiores informações sobre cada uma consultar no manual de

referência do m ódulo de compras, "Processo Aprovação El etrônica".

* Como definir o ti po de aprovação?

Quando se utiliza aprovação total, será defini do nos Parâmetros de Aprovação (cd1750), na pasta total, qual o tipo de aprovação, Lotação (hierárquica) ou faixa. Somente

estes dois tipos são permiti dos utilizando aprovação total.

Se a aprovação não for total , a defi nição será estabelecida no programa Tipo Aprovação Item (cd1707).

NOTA: Somente os documentos requisição de estoque, solicitação de compras, pedido de compra, processo de compras e contratos (módulo de contratos) permitem

aprovação total.

1) Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por HIERARQUIA (lotação) OU FAIXA?

Objetivo: Possibilitar o controle das movimentações de acordo com lim ites estipulados por usuários/documentos, submetendo para aprovação as movimentações que

excederem o l imi te estabelecido. O(s) aprovador(es) estarão li gados a lotação (cd1700) a qual o usuário pertence. Utilizando aprovação por Faixa, poderão ser definidos

diferentes aprovadores de acordo com o valor do documento, e ai nda uma estrutura diferente por documento. Na aprovação por Hierarquia (lotação) são relacionados os

aprovadores por lotação do usuário responsável pelo documento.

1.1) APROVAÇÃO TOT AL

Parâmetros aprovação eletrônica (cd1750). O documento que sofrerá a aprovação deverá estar marcado. Caso a aprovação seja total, deverá ser marcado o documento na

página total, e selecionado o tipo de aprovação (lotação ou faixa).

1.2) APROVAÇÃO POR ITEM

Caso não seja marcado o indicador de aprovação total nos parâmetros e aprovação (cd1750), o tipo de aprovação será selecionado no programa Ti po de aprovação item

(cd1707).

http://tdn.totvs.com/

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Nota: Cotação sempre trabalha com aprovação por item, j á que é um documento único.

1.3) LIMITE USUÁRIO

Limite do usuário: Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores (cd1701). Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou

solici tação, o li mite será verificado no Usuário Materiai s (cd1700).

1.4) LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMÍLIA

Existe a possibilidade de cadastrar um lim ite di ferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa Limi te Aprovação Família (cd1708). Somente

será verificado este li mite se estiver cadastrado, senão vale o lim ite do cd1701. NOTA: Util izando aprovação total, esta consistência não tem vali dade, já que um documento

por conter diferentes itens, de diferentes famílias.

1.5) GERAÇÃO DAS PENDÊNCIAS PARA APROVAÇÃO

A pendê ncia será gerada quando o usuário não tiver l im ite. Será verifi cada a L OTAÇÃO DO USUÁRIO, e gerad a pendê ncia de aprovação para os aprovadores vincul ados a

lotação.

APROVAÇÃO POR HIERARQUIA (LOTAÇÃO): Ap rovadores são relacion ados no programa Hierarquia Aprovado res (cd1710). O p rimei ro aprovador receberá a pendên cia.

APROVAÇÃO POR FAIXA : Deverão ser cadastradas as faixas de aprovação n o programa Faixas Lim ites da Famíli a (cd1715).

Depois, deverão ser relacionados os aprovadores no programa Hierarquia Aprovadores Faixas (cd1716). Este relacionamento deve ser cadastrado para cada faixa, lotação e

documento, pois o programa cd1716 exibe um pági na diferente para cada ti po de documento (requisição, solicitação, cotação, etc). Isto torna o processo bem flexível, porém

requer atenção na parametrização.

NOTA: Os aprovadores relacionados para aprovar determinada lotação poderão pertencer a qualquer setor. Ex: O gerente de compras poderá aprovar a compra de um

usuário do RH.

1.6) APROVAÇÃO DAS PENDÊNCIAS

No momento da aprovação (cd1720), será gerada pendência para o próximo usuário relacionado na lista de aprovação (cd1710) se o aprovador não possuir li mite ou esteja

marcado o campo DEPENDENTE (cd1710).

Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado.

2) Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por Lista?

Objetivo: Controlar movimentações de acordo com o lim ite de cada usuário. Quando não houver li mite para a movim entação, serão geradas pendências de aprovação para

um ou mais aprovadores definidos por item (cd1713), independente da lotação do usuário responsável pel o documento.





Existe a possibil idade de cadastrar um lim ite di ferenciado por famíli a, através do programa Lim ite Aprovação Família (cd1708). Somente será verificado este li mite se estiver

cadastrado, senão vale o l imi te do cd1701.


(Os aprovadores serão relacionados no programa Aprovadores Itens Família cd1713). Será gerada uma pendência para cada aprovador da lista.


Basta que um aprovador aprove o documento (cd1720). Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado.

3) Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação Padrão?

Objetivo: Controlar movimentações de acordo com o lim ite de cada usuário. Quando não houver lim ite para a movi mentação, será gerada pendência de aprovação para o

aprovador padrão defini do no programa Aprovador Padrão (cd1714), independente da lotação do usuário responsável pel o documento. Esta parametrização não varia por

item.

A princi pal final idad e é perm iti r aprovação técni ca. Para i sto, basta indi car no programa Tipo Aprovaçã o (cd1705) que a aprovação padrão é té cnica. Para aprovaçõe s

técnicas não é verificado lim ite do usuário nem do aprovador. Sempre será gerada pendência, pois tem a fi nalidade de anali sar a parte técnica da compra, por exemplo, se

as características do computador a ser comprador são adequadas com a necessidade da empresa.





Existe a possibilidade de cadastrar um lim ite di ferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa Limi te Aprovação Família (cd1708). Somente

será verificado este limi te se estiver cadastrado, senão vale o li mite do cd1701.


Será gerada pendência para o aprovador vinculada a aprovação padrão (cd1714).


O aprovador deverá aprovar o documento no programa Aprovação Documentos (cd1720). Caso a aprovação seja técnica, não será consistido limite.

4) É possível trabalhar com m ais de um tipo de aprovação?

É possível desde que a aprovação seja por item. No programa Tipo A provação Família/Item (cd1706/cd1707), deve-se vincular os tipos e definir prioridade, ou seja, qual

receberá primeiro as pendências.

Normalm ente se utiliza mai s de um tipo de aprovação quando se trabalha com aprovação técnica. É importante ressaltar que quando parametrizado mai s de um tipo, sendo

uma dos tipos aprovação técnica, esta deverá ser a primeira da lista.

5) Como saber para quem foi gerada a pendência sem precisar conhecer toda hierarquia parametrizada?





Através do programa S itua ção Docume nto (cd1730 ), é possível i denti ficar qu al a provador está com a pendên cia. Nesta mesma con sulta é po ssível vi sualizar o u suário

responsável pel o documento, o usuário que cadastrou o documento, a situação e outras informações. Permite também a abertura do programa de aprovação (cd1720),

através do botão Pendência.

6) Quando um documento pode ser aprovado se o usuário não tem li mite?

Em determinadas situações, o documento é aprovado, mesmo exibi ndo na mensagem de aprovação que o valor do documento é maior que o lim ite do usuário. Isto pode

devido as seguintes motivos:

6.1) Usuário está cadastrado como mestre (cd1701).

6.2) O documento não trabalha com aprovação eletrônica, ou seja, não está marcado nos Parâmetros de aprovação (cd1750).

6.3) Ocorre quando a pendência NÃO é gerada(consultar cd1730 - Situação de Documentos) devido a problemas na parametrização. Isto acontece porque não deve haver

aprovadores ou faixa de aprovação para o docum ento. Nos casos em que não houver sequer uma faixa e pel o menos um aprovador válido (que aprove o tipo de documento)

o sistema emite a mensagem "15661 - Impossível movimentar documento", e não permite que prossiga o cadastro. Nos outros casos, o documento é aprovado

automaticamente, independente do limite do usuário.

Deverá ser vinculado aprovadores para o documento:

Aprovação po r Hierarquia : cd1710

Aprovação po r Faixa: cd1 716

Aprovação po r Lista: cd171 3

Aprovação Padrão: cd17 14

7) Quando um documento não é aprovado automaticamente mesmo que o usuário tenha lim ite?

7.1) O usuário l ogado no sistema (EMS) não é o mesmo informado no documento. Isto pode ser facilmente verificado através do programa Situação Documento (cd1730),

comparando o Usuário Responsável (usuário informado no documento) com o Usuário (usuário) l ogado no sistema que efetuou a movi mentação.

7.2) Existe aprovação técnica. Quando tem aprovação técnica vinculada ao item (ver tópico 3), sempre haverá necessidade de aprovação.

8) Para que serve e como funciona o conceito de aprovador Alternativo?

Esta situação é mui to usada quando um aprovador sai de férias, por exemplo. Através do programa Aprovador alternativo (cd1702) pode ser relacionado um ou mais

aprovadores alternativos.

A pendê ncia de aprovação não será gerada pa ra o aprovador al ternativo . Na verdade qu ando é defi nid o que um aprovador é a lternat ivo do outro, está dando a permi ssão

para que um aprove as pendências do outro. Para o alternativo visualizar as pendências de outro aprovador, terá que acessar o programa Aprovação Documentos (cd1720),

opção Parâmetros e em seguida marcar a opção Somente Al ternativos.

Caso não apareça a pendência dos aprovadores, aos quais um determinado aprovador está vinculado como alternativo, deve-se verificar a data de validade (cd1702). O

lim ite para aprovação será o l imi te normal estabelecido nos Aprovadores (cd1701), e não o lim ite do aprovador que está sendo substituído.

9) Por que após aprovar a cotação, foi gerada pendência para o solicitante ?

Variação do Item

A parti r do EMS 202, po de-se defini r no it em o p ercentual de varia ção. Esta in formação serve para i ndica r que se o valo r cotadado for superior ao val or da soli citaçã o

(histórico), e o percentual de varição for maior que o defi nido no i tem, então será necessário a hierarquia do solici tante aprovar o documento, afim de permiti r continuidade

no processo.

Ex: Preço solici tação : R$ 10,00

Percentual variação: 5,00 %

Valor cotação : R$ 13,00

Neste caso, como o valor da cotação é 30% maior que o valor da solicitação, será necessário o(s) aprovador(es) do solicitante aprovarem novamente o documento.

Após a aprovação d a cotação, será feita esta verif icação . Caso ocorra a variação, a ordem d e compra será marcada como " Expectati va de com pra (cc0505)", e o valo r da

cotação será gravada no item da requisição. Até que o(s) aprovador(es) do solicitante aprovem a solicitação com os novos valores, não será permitida geração de pedido para

esta ordem.

NOTA 1 - A "expectativa de compra" somente será considerada no Tipo de Aprovação por Item, quando o programa for parametrizado para Aprovação Total não será

considerado.

NOTA 2 - Variação 0 ou 999 i ndica que não terá esta consistência.

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