Como fazer uma boa gesto de aquisies para o seu projetoAline Incio Monteiro

O ambiente das organizaes apresenta-se cada vez mais desafiador. A "negociao" nestecontexto globalizado vem ser um fenmeno organizacional presente em todos os momentos. Nosdias atuais, as aquisies de projetos bem executadas esto sendo imprescindveis para o sucessodo projeto. Quando definimos um escopo de um projeto, precisamos pensar qual vai ser o custodeste projeto e por quanto vamos vend-lo. Para isso precisamos pensar nas aquisies queprecisam ser feitas. Este trabalho possibilita de forma resumida abordar atravs de uma pesquisacomo gerenciar as aquisies do projeto e as etapas de acompanhamento das mesmas. INTRODUO Para definirmos o custo do projeto precisamos elaborar um oramento do projeto considerando olevantamento de materiais, mo de obra prpria, mo de obra terceirizada, conjunto deequipamentos, tecnologias, ferramentas necessrias para a realizao do projeto em umdeterminado espao de tempo. Este perodo de tempo usado como referncia para medir emonitorar a soma dos investimentos financeiros necessrios para realizar os pacotes de trabalho eatividades previstos na Estrutura Analtica de Projeto, bem como os custos do plano degerenciamento de riscos.

O cronograma geral do projeto ajudar a definir o planejamento porque inclui a durao terica detodas as atividades previstas, ordenadas segundo a ordem seqencial de realizao. Em cadaetapa, cada conjunto de processos pode ser subdividido de acordo com as atividades maisespecficas, que, somadas, so necessrias realizao dos pacotes de trabalho maisabrangentes.

A estimativa dos recursos necessrios prev o oramento e o controle dos gastos de cada etapado projeto, bem como possveis mudanas e o eventual aumento do escopo. NEGOCIAO muito importante conhecermos bem nosso negcio adquirindo assim informaes sobre o queser objeto de negociao (caractersticas e solues do produto, servio ou idia). Devemos sabersobre os dados relativos ao mercado, concorrncia, aes governamentais, aspectos financeirosque possam afetar o que est sendo negociado e os benefcios potenciais que podemosproporcionar clientela.

O ambiente das organizaes contemporneas apresenta-se cada vez mais desafiador. Umaimportante caracterstica ambiental o fenmeno da globalizao, o qual parece acelerar omovimento das empresas em todos os sentidos. Desta forma, o ambiente organizacional tomadimenses globais e demanda respostas dinmicas.

Saber negociar neste ambiente global passa a ser uma caracterstica essencial, uma vez que asmudanas organizacionais advindas da globalizao modificam as estruturas, os processos e acultura das organizaes.

Como tecnologia de negociao devemos planejar, executar e controlar a negociao dentro deuma seqncia lgica e pr-determinada utilizando assim idias que possam tornar suaargumentao mais atraente e sensibilizar a outra parte desenvolvendo a habilidade de fazerconcesses e superar impasses. PESQUISA DE MERCADO Com a devida lista de aquisies preciso pesquisamos no mercado quais os principaisfornecedores e assim abriremos um mapa de cotaes. Podem-se definir fornecedores atravs debanco de dados da empresa, guias de compras, pesquisas on-line, cmara de comrcio, feiras eeventos, sindicatos e entidades de classe, conversa com pessoas de outras organizaes e leiturade publicaes especializadas.

CONTRATAO A base para qualquer processo de aquisio , sem dvida, a especificao bem clara do produtoa ser adquirido. Com uma especificao satisfatria podemos analisar as propostas dosfornecedores e selecionar a mais interessante. Para se fazer uma contratao satisfatria necessrio que se encontre um fornecedor capaz segundo os fatores relativos qualidade,atendimento e preo. Aps a definio do fornecedor qualificado preciso verificar o formato dosacordos e procedimentos comerciais, para a assinatura de contratos de aquisio.

Para a contratao, as definies das especificaes dos produtos ou servios e critrios para asua avaliao so necessrios. Temos que considerar os objetivos, o escopo do projeto, a EAP(Estrutura Analtica do Projeto), o oramento preliminar (recursos financeiros disponveis), ocronograma (o tempo de aplicao dos recursos) e os recursos humanos necessrios. COORDENAO DE CONTRATOS Aps o encerramento das negociaes e considerando-se os valores e desembolsos reais,devemos elaborar um novo cronograma e cash flow que, a partir desse momento, passam a seconstituir como parte integrante do projeto, para efeito de todas as consideraes de controle,garantias e desembolso.

A partir da compra ou contratao, preciso monitorar o desempenho do produto/ servioadquirido. Alguns servios exigem que se feche formalmente o contrato e verifique se todos osprodutos acertados foram entregues, dentro dos requisitos de qualidade especificados.

Os aspectos que dividem a coordenao de contratos podem ser divididos em: Administrativos: Controle e aprovao dos eventos contratuais, controle e arquivo dadocumentao, emisso e controle dos relatrios de progresso do projeto, registro dirio docontrato, elaborao e controle das alteraes contratuais.

Tcnicos: controle do fluxo e aprovao de documentos tcnicos do projeto e controle dasalteraes tcnicas do projeto.

Financeiros: liberao das parcelas dos pagamentos, anlise e liberao dos reajustes de preos,aplicao das multas contratuais e liberao das retenes.

importante desenvolver um projeto do almoxarifado envolvendo localizao, lay out, instalaesde armazenagem, equipamentos de movimentao, softwares de controle e turnos de trabalho.Todos os materiais adquiridos, desde simples parafusos at equipamentos de grande porte,devero ser recebidos, conferidos, armazenados e requisitados atravs do almoxarifado.

O encerramento dos contratos envolve aspectos operacionais como atendimento completo doescopo contratual, aspectos administrativos como atualizao dos registros e arquivamento dadocumentao e informaes para uso futuro e aspectos financeiros como finalizao de todos ospagamentos e liberao das garantias quando houver.

A anlise das lies aprendidas e as recomendaes de melhoria nos processos sodesenvolvidas para o planejamento e a implementao de compras e aquisies futuras. CONCLUSO Sejam quais forem as decises finais, o plano das aquisies documenta o que deve seradquirido, quando, com que requisitos, dentro de que margens de valores e explicita asresponsabilidades e as condies de contratao. Estabelece consenso sobre os produtos externos equipe de projeto, sem os quais o desenvolvimento fica prejudicado ou mesmo inviabilizado.

Na realidade estamos sempre aprendendo e reaprendendo em cada negociao onde atuarmos,seja ela em que campo for da organizao, razo clara de buscarmos postura de procurar melhorar

sempre o aperfeioamento profissional cuja resultante ser mais qualidade em nossas aes. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento deProjetos (PMBOK) Terceira edio. Newton Square, 2004. Cohen, Herb. Voc podenegociar qualquer coisa Editora Record Fensterhein, Herbert/ Baer, Jean. No diga simquando quer dizer no Editora Record Heinritz, Stuart F./ Farrel, Paul V. Farrel. Compras Princpios e Aplicaes Editora Atlas