Como escolher o fornecedor de folha de pagamento certo para a sua empresaGuia do comprador de folha de pagamento da ADP

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Sumário

O que é um fornecedor de serviços de folha de pagamento?3

Autoavaliação8Perguntas que você deve fazer9

O que um fornecedor de serviços de folha de pagamento pode fazer pela minha empresa? 4

Processamento da folha de pagamento4

Conformidade5

Relatório de novas contratações6

Gestão de ausências6

Acesso do colaborador7

Acesso móvel7

Integração7

Cálculo, retenção e pagamento de impostos5

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A execução de folha de pagamento é uma das responsabilidades mais importantes de qualquer proprietário de empresa, mas não precisa ser a mais estressante. Quando você trabalha com um fornecedor de serviços de folha de pagamento, sabe que tem os recursos para ajudar a pagar seus colaboradores e seus impostos com precisão e pontualidade. E você pode se concentrar em coisas mais importantes, como o crescimento da sua empresa. Um fornecedor de serviços completos de folha de pagamento faz muito mais do que cálculos de folhas de pagamento. Ele lida com depósitos e saques, fazendo todas as deduções necessárias, incluindo impostos e outros pagamentos legais. Neste guia, você encontrará as informações essenciais de que precisa para decidir se um fornecedor de serviços de folha de pagamento é adequado para a sua empresa e se é o que melhor se adapta às suas necessidades. Além disso, você verá opiniões de gerentes e proprietários de pequenas empresas como você.

Vamos começar.

O que é um fornecedor de serviços de folha de pagamento?

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O que um fornecedor de serviços de folha de pagamento pode fazer pela minha empresa?De todas as opções para executar a folha de pagamento, um fornecedor de serviços de folha de pagamento é a sua melhor aposta para terceirizar o trabalho e, ao mesmo tempo, manter o máximo de controle sobre o processo. Com um fornecedor de serviços de folha de pagamento, o tempo de processamento da folha de pagamento é reduzido significativamente, pois a maior parte do processo é automatizada.

O que você obtém com um fornecedor de serviços de folha de pagamento? Aqui estão alguns dos serviços que você deve esperar.

"Com o nosso sistema anterior, sempre precisávamos inserir e verificar os dados com pressa no final do mês. Agora essa questão foi resolvida com a ADP. A visibilidade extra de ter um sistema on-line significa que temos mais tempo para garantir que os

dados estejam precisos durante todo o mês, minimizando o pânico do dia de pagamento e permitindo que nos concentremos em outras atividades".

– Jeni Carr, diretor financeiro, Boyes Turner

Muitos fornecedores também oferecem soluções de tempo e assiduidade que são sincronizadas com os programas de folha de pagamento deles para que o processo inteiro seja rápido e transparente.

Um fornecedor de serviços de folha de pagamento de alta qualidade pode ajudar você a reduzir significativamente o tempo que leva para executar sua folha de pagamento por meio da automatização dos aspectos mais trabalhosos, como cálculos, retenção de impostos e opções de pagamento (ex.: cheques em papel ou pagamentos digitais, como depósitos diretos, cartões de débito e pagamentos móveis). Hoje em dia, a maioria dos bons fornecedores oferecem interfaces baseadas na web que permitem armazenar as informações de seus colaboradores, como nome, salário, número da previdência social e outras deduções legais exigidas. Assim, você só precisa inserir as horas que eles trabalharam em determinado período de pagamento e clicar em "Executar".

Processamento da folha de pagamento

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Erros no cálculo e no pagamento de impostos estão entre os mais comuns e caros relacionados à folha de pagamento. Um fornecedor profissional de serviços ajuda a eliminar erros por meio do cálculo e da retenção automáticos do valor certo dos impostos de seus colaboradores e de sua empresa e, em seguida, pelo encaminhamento desses fundos para as agências adequadas no momento certo. Se algo der errado por culpa do fornecedor de folha de pagamento, muitos fornecedores cobrirão os custos para corrigir o erro.

Cálculo, retenção e pagamento de impostos

"Ao transferir a responsabilidade pela folha de pagamento e triagem de colaboradores para a ADP, não temos que nos preocupar com atrasos ou erros. Confiamos que a ADP realizará o trabalho com precisão."

– Dilanka Kalutota, gerente de projeto técnico, American Apparel

A lista de formulários necessários para manter a sua empresa em conformidade com a legislação aplicável é longa e confusa. Um fornecedor de serviços de folha de pagamento de alta qualidade assume o comando para garantir que toda a documentação esteja completa e atualizada. Espere acesso fácil a formulários e notificações obrigatórios sobre mudanças na legislação, como salário mínimo ou leis tributárias.

Conformidade

“Descobrimos que a solução da ADP poderia resolver problemas que anteriormente resultavam em erros. A reputação da ADP por implementações bem-sucedidas nos deixou tranquilos de que receberíamos um alto nível de suporte ao projeto.”

– Geoff Evans, chefe de RH, Rail Safety and Standards Board

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As legislações de diferentes locais exigem que os empregadores forneçam algumas informações sobre colaboradores novos e recontratados às agências governamentais relevantes. Um fornecedor de serviços de folha de pagamento deve assegurar que os relatórios sejam apresentados à agência apropriada em tempo e que incluam todas as informações necessárias.

"Com a solução de tempo e assiduidade da ADP, todos os colaboradores podem reservar suas próprias férias e registrar as horas trabalhadas, e esses dados são inseridos diretamente no sistema de folha de pagamento. Isso ajuda a todos os colaboradores, quer

trabalhem em casa ou não, pois permite que eles mantenham registros precisos e gerenciem seu próprio tempo."

– Christine Stubbs, conselheira de RH, Holophane

Pode ser demorado e confuso manter o registro de ausências de seus colaboradores, incluindo férias anuais, licença médica e parental e dias de baixa por doença. Os fornecedores de serviços de folha de pagamento podem oferecer sistemas automatizados e integrados para ajudar você a rastrear e gerenciar ausências de colaboradores de forma organizada.

Gestão de ausências

Relatório de novas contratações

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A folha de pagamento tem muitos elementos dinâmicos, e não há nada melhor do que estabelecer uma parceria com um fornecedor de serviços de folha de pagamento para que esses elementos trabalhem em sincronia. Ao integrar funções relacionadas, como tempo e assiduidade, folha de pagamento, contribuições para pensões e outros pagamentos de benefícios, o seu fornecedor experiente pode evitar que você insira as mesmas informações repetidamente e pode ajudar a reduzir significativamente os erros.

Integração

"Se eu tivesse de fazer a folha de pagamento sozinha, poderia poupar dinheiro, mas ficaria louca. O que eu levo cinco minutos para fazer levaria talvez uma hora, e eu sempre me perguntaria se fiz direito.

– Adrienne Fudge, proprietária, 40 Dreams Catering

Acesso do colaborador

"A opção de autoatendimento era perfeita para nós, pois não só reduziria a carga administrativa sobre o RH, mas também ajudaria a envolver os colaboradores

porque daria a eles maior controle sobre suas informações pessoais. Também tinha uma solução importante para colaboradores remotos, que oferecia a eles acesso

fácil aos próprios detalhes de RH a qualquer momento.”

– Rachael Merrett, controladora financeira, Yankee Candle

Com um fornecedor de serviços de folha de pagamento, seus colaboradores devem poder acessar os detalhes de pagamento deles, gerenciar retenções e consultar informações de pagamento usando os próprios dispositivos móveis sempre que precisarem de respostas. Dessa forma, eles não precisam esperar que você responda às dúvidas deles. E você gasta menos tempo atendendo às solicitações dos Colaboradores e mais tempo se dedicando aos negócios.

Seja executando a folha de pagamento, criando planilhas de horas ou verificando pagamentos de impostos, um parceiro líder de folha de pagamento deve oferecer esses serviços por meio de um aplicativo móvel. Muitos fornecedores também oferecem soluções de tempo e assiduidade móveis que permitem aos colaboradores registrar em seus dispositivos móveis o momento em que começam a trabalhar, supondo que eles estejam dentro de um limite geográfico definido por você.

"As pessoas me perguntavam o tempo todo: 'Quantos dias me restam?' Agora eles podem verificar por si mesmos, a qualquer hora, em qualquer lugar, pelo aplicativo móvel.

É maravilhoso."

– Lyn Dyer, gerente de escritório e de folha de pagamento da McStain Home Builders

Acesso móvel

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AutoavaliaçãoAntes de decidir se um fornecedor de folha de pagamento de serviços completos é adequado para a sua empresa, reserve um momento para refletir sobre suas prioridades. Aqui estão cinco perguntas para ajudar você a avaliar suas necessidades de folha de pagamento, conformidade e benefícios.

Q: Quando se trata de processar a folha de pagamento, qual é o seu recurso mais escasso?

A Tempo B Tranquilidade C Equipe D Paciência

A terceirização da folha de pagamento pode economizar tempo e dinheiro. As empresas que terceirizam a gestão de folha de pagamento economizam 18% a mais em média do que as empresas que lidam com ela internamente.1

Q: Qual das alternativas a seguir representa o ponto mais problemático para gerenciar a folha de pagamento da sua empresa?

A Conformidade fiscal B Gestão de folha de pagamento C Cálculo de retenções

D Rastreamento de tempo e assiduidade E Conformidade com as leis trabalhistas

Aproveite a tecnologia de folha de pagamento e a expertise local de um fornecedor de serviços completos para garantir que você cumpra continuamente com os requisitos de segurança e conformidade.

Q: Como você quer que os colaboradores acessem as informações de pagamento deles?

A O proprietário da empresa deve fazer as solicitações B O gerente de folha de pagamento deve fazer as solicitações

C Os colaboradores devem ter acesso direto D Um especialista ou a equipe de recursos humanos deve controlar o acesso

Os colaboradores esperam cada vez mais acesso aos seus próprios dados. Pense em fornecer um portal de autoatendimento para permitir que seus colaboradores visualizem as informações sobre pagamento e outras informações relacionadas ao RH.

1 PWC 2011

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Q:Além da folha de pagamento, com quais dos seguintes serviços você precisa de ajuda?

A Tempo e assiduidade B Conformidade

C Recrutamento D Gestão de RH/pessoas

Atualmente, 74% das empresas terceirizam seus sistemas de tempo e assiduidade, e 79% terceirizam seu sistema de registros de RH, de

acordo com a EY.2

Q: Você se sente confiante pesquisando, calculando e preenchendo todos os impostos em tempo?

A Bastante confiante B Confiante

C Um pouco confiante D Nada confiante

Não deixe que o verdadeiro custo dos impostos apanhe você de surpresa! Entre as pequenas empresas, 58% afirmam que administrar os impostos aplicáveis é um encargo maior do que de fato pagá-los. 3

2 http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/ey-2017-global-payroll-survey/$FILE/ey-2017-global-payroll-survey.pdf3 http://www.nsba.biz/wp-content/uploads/2017/04/Tax-Survey-2017.pdf

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Perguntas que você deve fazerAntes de se comprometer com um fornecedor de serviços de folha de pagamento, é essencial garantir que eles ofereçam os serviços de que sua empresa precisa. Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer a qualquer parceiro de folha de pagamento em potencial.

Quanto custa tudo isso?Diferentes fornecedores de folha de pagamento oferecem diferentes estruturas de preços, mas certos fatores, como a frequência com que você executa as folhas de pagamento, quantas pessoas você está pagando, quantas vezes você adiciona ou remove beneficiários, quais serviços você precisa - influenciarão o custo. A ADP trabalhará com você para determinar a configuração correta da folha de pagamento para a sua empresa, não importa quão simples ou complexa seja a solução.

Um fornecedor de serviços de folha de pagamento pode se integrar com o meu software de contabilidade?A parceria com um fornecedor de serviços de folha de pagamento não deve forçar você a revisar seu processo interno. A ADP trabalha com muitos produtos de software de contabilidade populares para garantir uma transição perfeita dos seus dados. Verifique isso com o fornecedor de folha de pagamento desejado para garantir que ele possa se integrar ao programa de sua preferência.

E se eu precisar de ajuda?Quando você se depara com um problema em uma folha de pagamento, não pode esperar dias para que alguém lhe dê a resposta correta. A ADP oferece acesso direto a profissionais certificados e experientes em folha de pagamento e, se você utilizar os nossos serviços gerenciados, cuidaremos de muitos dos processos para você.

Como você paga os colaboradores em caso de um desastre?Os produtos da ADP estão na nuvem, o que permite executar a folha de pagamento de qualquer lugar e possibilita que nossos clientes paguem a seus colaboradores, independentemente do que está acontecendo na região. A ADP pode ajudar você a gerenciar o rastreamento de licenças de colaboradores durante e após um desastre e fornecer consultoria sobre benefícios, políticas e programas para ajudar seus colaboradores a se recuperarem.

Quanto tempo gastarei tratando da folha de pagamento com um fornecedor de serviços?Não faz muito sentido trabalhar com um fornecedor de serviços de folha de pagamento que não faça você economizar tempo. Se você processa a folha de pagamento manualmente no momento, deve esperar uma redução significativa de tempo no processo. Isso dependerá dos serviços que você escolher. Você deseja ajuda no processamento automatizado da folha de pagamento on-line? Deseja integrar a folha de pagamento com o rastreamento de tempo e assiduidade? Um representante da ADP pode explicar suas opções e ajudar a escolher o pacote que melhor se adapta à sua empresa.

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E se eu já estiver trabalhando com um contador ou contabilista?Se você trabalha atualmente com um contador, ele ficará grato por você usar um fornecedor de serviços de folha de pagamento confiável, pois isso facilita a integração perfeita de dados, relatórios e processamento. A integração permite que os contadores trabalhem com mais eficiência, tendo mais tempo para dedicar a estratégias que ajudem você a administrar melhor sua empresa.

Tem importância em que período do ano eu começo?Embora algumas pessoas tenham que, ou prefiram, esperar pelo início de um novo trimestre ou ano antes de mudar para um novo fornecedor de serviços de folha de pagamento, a ADP pode apoiar sua mudança em qualquer época do ano. Certifique-se de que o fornecedor possa fornecer uma lista clara das informações de que você precisará para fazer uma transição sem problemas.

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