Como concluir um projeto com sucesso?

Luiz Eduardo Cunha, Eng.Professor da FAAP e do IMT

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Luiz Eduardo Cunha

Graduado em Engenharia de Produção – EPUSPPós-Graduado em Gestão do Conhecimento e Inteligência Empresarial – UFRJProfessor do curso de graduação em administração da FAAP

Administração de Recursos HumanosDinâmica OrganizacionalEmpreendedorismoTópicos Avançados de Gestão

Professor do curso MBA Executivo da FAAPLiderança e Dinâmica Organizacional

Professor do curso de graduação em administração do IMTGestão PessoasDesenvolvimento OrganizacionalGestão de Carreira

Consultor associado - BPI2

Objetivo

Apresentar uma abordagem de boas práticas emgerenciamento de projetos baseadas nos conceitos doPMBoK (Project Management Body of Knowledge) doPMI (Project Management Institute).

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Sumário

Visão HistóricaCenário AtualProjeto vs RotinaConceitos FundamentaisPor que gerenciar projetos?Sucesso e fracasso em projetos Guia de Conhecimento em Ger. de Projetos (PMBoK)RecomendaçõesConclusãoReferências BibliográficasPerguntas

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Visão Histórica

Gerenciamento de Projetos não é uma disciplina nova.As pirâmides e os aquedutos da antiguidade certamente necessitaram das habilidades de planejamento e coordenação de um gerente de projetos.Enquanto supervisionava a construção da Basílica de São Pedro em Roma, Michelângelo experimentou todos os tormentos de um gerente de projetos:

Especificações incompletasMão-de-obra insuficienteOrçamento inadequadoCliente poderoso.

Gestão de Projetos

Muito das modernas técnicas de gestão de projetos:

Foram definidas na décadas de 40 e 50

Muitas delas aprendidas do governo americano em seus programas de defesa durante a guerra fria.

Porque eles se defrontaram com uma série de atividades que normalmente não seriam alcançáveis através do uso de técnicas tradicionais de gestão.

Cenário Atual

GlobalizaçãoNovas tecnologias surgem a todo momentoMudanças freqüentes nos sistemas, para atender demandas organizacionaisExigência de resposta rápida às mudanças Curto tempo de vida dos produtosClientes mais exigentes

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Mercado

U$38 bilhões foram perdidos em projetos não entregues. U$17 bilhões são custos acima do previsto nos projetos.

15% dos projetos terminam sem entregar resultados. 66% dos projetos foram considerados não atendendo às necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade

Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2003

18% dos projetos terminam sem entregar resultados. 53% dos projetos foram considerados não atendendo às necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade

Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2004

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Projeto x Rotina

Trabalho = serviço continuado (rotina) ou projetos .

Rotina = Trabalho operacional (operações)

Características comuns:Executado por pessoas;Recursos limitados;Planejados, executados e controlados.

Projeto vs Rotina

Projeto Rotina

- Temporários e Exclusivos

- Finalidade: atingir objetivo e terminar.

- Contínuas e Repetitivas

- Finalidade: manter o negócio.

Projeto vs Rotina de projeto

Projeto Operações

Estabelecer um novo negócio

Administrar um negócio consolidado

Construir um porto marítimo

Operar um terminal oceânico

Informatizar controle de estoque

Administração rotineira de estoque

Desenvolver concessão para explorar ouro

Produção lucrativa de minério

Conceitos Fundamentais

ProjetoStakeholders (Partes interessadas)Gerenciamento de ProjetosPor que Gerenciar Projetos?Sucesso em Gerenciamento de Projetos

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Projeto

Definição:é um empreendimento temporário; com início e fim definidos;que se destina a atingir um produto ou serviço único;

Características:seqüência clara e lógica de eventos;elaboração progressiva;sendo conduzido por pessoas;dentro de parâmetros predefinidos de prazo, custo, recursos envolvidos e qualidade.

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Stakeholders (Partes interessadas)

São indivíduos e organizaçõesdiretamente envolvidos no projeto;aqueles cujos interesses podem ser afetados, deforma positiva ou negativa, com o projeto.

Principais stakeholders:gerente do projeto;equipe do projeto;cliente;executor;fornecedores, ...

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Gerenciamento de Projetos

Aplicação de conhecimentos, talentos, técnicas eferramentas às atividades de um projeto.

Visa satisfazer os desejos e expectativas dos stakeholdersdo projeto.Requisitos identificados (necessidades) vs os não identificados (expectativas).Escopo x Tempo x Custo x Qualidade.

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Por que gerenciar Projetos?

Para evitar surpresas durante a execução dos trabalhosPara antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradasPara facilitar e orientar as revisões do projetoPara otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e materiaisPara documentar e facilitar estimativas para futuros projetosPara aumentar o controle gerencialPara agilizar as tomadas de decisões

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Principais razões para introdução do gerenciamento de projetos

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Projetos mais complexos 

Pressão de prazos

N° crescente de projetos

Razões de qualidade

Pressão do Mercado

Rotatividade da equipe

Novos cenários

29%

23%

17%

13%

13%

3%

2%

Benefícios

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Transparência elevada

Melhor gestão do projeto

Maior controle do projeto

Melhor comunicação

Mais empreendimentos

30%

28%

22%

13%

7%

Sucesso em Gerenciamento de Projetos

O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento planejados

Os produtos do projeto foram entregues ao cliente com o nível de qualidade desejada

Os resultados globais foram cumpridos

Os stakeholders estão satisfeitos com o modo como o projeto foi administrado e com os resultados apresentados

O projeto e o cliente podem ser utilizados como referência

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Fatores que contribuem para o Sucesso

Acompanhamento adequado da alta administraçãoPlanejamento efetivo no inícioAutoridade e responsabilidades delegadasSistema eficiente de monitoração, avaliação e controlePlanejamento eficaz de contingênciasParticipação intensa da equipe de projetosObjetivos realistas quanto ao custo e a programaçãoCompromisso do cliente no projetoCompromisso do gerente de projetosSistema adequado de informações gerenciais

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Por que os projetos fracassam?

Metas e objetivos mal estabelecidos Muitas atividades e pouco tempo para realizá-lasInformações insuficientes ou inadequadasTempo insuficiente para planejamentoOs produtos finais não estavam bem definidosCronogramas não realistasPadrões de trabalho não foram estabelecidosExpectativas não alinhadas com a realidadeMá relação com os stakeholders do projetoPlanejamento insuficienteFalta de participação da equipe na tomada de decisõesO projeto baseado no feeling dos envolvidos

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Por que os projetos fracassam? (continuação)

Pouca compreensão da complexidade do projeto;As estimativas financeiras são pobres e incompletas;O sistema de controle é inadequado;O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários;Treinamento e capacitação inadequados;Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos da organização;Falta de liderança do gerente de projetos;Falta de gerenciamento das mudanças;Não gerenciamento das expectativas dos stakeholders;

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Tripé Básico da Gestão

Processos e Metodologias

Pessoas Capacitadas Ferramentas e Tecnologia

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Project Management Institute - PMI

Organização essencialmente desenvolvida pelo serviço voluntário;Instituição sem fins lucrativos, presentes em 263 cidades de 125 países por meio de seções regionais;O Brasil é o 3º país com maior nº de ChaptersCongrega mais de 170.000 profissionais de gerenciamento de projetos no mundo (mar/2005);Mantém 30 SIGs – Specific Interest GroupsPMBoK – Project Management Body of Knowledge GuideCertificação PMP (Project Management Professional)Divulgação de conhecimento e práticas de gerenciamento de projetos e valorização profissional.

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Processos da Gerência de Projetos

Processos de

INICIALIZAÇÃOReconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometercom a sua execução.

Processos de

PLANEJAMENTOPlanejar e manter um esquema de trabalho viável para atingir aquelesobjetivos de negócio que determinaram a existência do projeto.

Processos de

EXECUÇÃOCoordenar pessoas e outros recursos para realizar o que foi planejado.

Processos de

CONTROLE

Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias.

Processos de

FINALIZAÇÃOFormalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer o seu encerramento de forma organizada.

Relacionamentos entre Grupos de Processos

Processos deInicialização

Processos deControle

Processos deExecução

Processos deFinalização

Processos dePlanejamento

As flechas representamos fluxos de entradas e saídas entre os gruposde processos.

Relacionamento entre Grupos de Processos

Sobreposição dos Grupos de Processos

Nível de Atividade

Processo dePlanejamento

Processo deExecução

Fase Inicial Tempo

FaseFinal

Processos de Controle

Processos deFinalização

Processos deInicialização

Sobreposição dos Grupos de Processos

Áreas do Conhecimento do PMBoK

Escopo

Prazo Qualidade

Custo

Risco

RH

Comunicação

Aquisição

Integração

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Inicialização

Desenvolver Termo de Abertura do ProjetoAprovação FormalNomear o Gerente do Projeto

Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar Documentação da definição do projeto – Ponto de partida

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C

P

E

E

I

Planejamento

EscopoPlanejamento do escopoDefinição do escopo e elaboração da WBS

PrazoElaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração, recursos e restrições)

CustoEstimar custos e preparar orçamentos

RiscosPlano de gerenciamento dos riscosIdentificação, análise e plano de resposta aos riscos

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C

P

E

E

I

Planejamento (continuação)

QualidadePlanejamento da qualidade

Recursos HumanosPlanejamento de recursos humanos

AquisiçõesPlanejar compras e aquisiçõesPlanejar contratações

ComunicaçõesPlanejamento das comunicações

IntegraçãoPlano de gerenciamento do projeto

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C

P

E

E

I

Execução

IntegraçãoOrientar e gerenciar a execução

QualidadeGarantia da qualidade

Recursos HumanosContratar e mobilizar a equipe do projetoDesenvolver a equipe do projeto

AquisiçõesSolicitar resposta de fornecedoresSelecionar fornecedores

ComunicaçõesDistribuição das informações

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C

P

E

E

I

Controle

IntegraçãoMonitorar e controlar o trabalhoControle integrado das mudanças

EscopoVerificação do escopo

Recursos HumanosGerenciar a equipe do projeto

ComunicaçõesRelatório de desempenhoGerenciar as partes interessadas

AquisiçõesAcompanhamento de processo

Controleescopo, cronograma, custos, qualidade e riscos

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C

P

E

E

I

Encerramento

Encerramento do contrato

Encerramento do projetoLições Aprendidas Coleta

ConsolidaçãoDisponibilizaçãoDivulgação

Arquivamento da documentaçãoRegistros históricos

Aprender com a própria experiênciaerros e acertos

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C

P

E

E

I

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Problemas mais comuns em projetos

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Recomendações

Atente para: objetivos do projeto; relações com os clientes e objetivos da organizaçãoFaça um planejamento efetivo no início do projetoDesenvolva um senso de comprometimento em toda a equipeDesenvolva estimativas de custo, prazos e qualidades realistasDesenvolva alternativas em antecedência aos problemasMantenha as modificações sob controleAdote processos e formulários padronizadosA comunicação efetiva é essencialA equipe do projeto é fundamentalEvite um número excessivo de relatórios e análisesRealize um encerramento bem documentado e organizado

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Gerenciar Projetos é ...

Gerenciar o ESCOPO do projeto para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que o projeto possa ser completado com sucesso.Gerenciar o TEMPO do projeto para garantir a conclusão do projeto dentro dos prazos estabelecidos.Gerenciar os CUSTOS do projeto para garantir a conclusão do projeto dentro do orçamento aprovado.Gerenciar a QUALIDADE do projeto para garantir que o projeto atenderá às necessidades para as quais foi empreendido.

Gerenciar Projetos é ...

Gerenciar os RECURSOS HUMANOS do projeto para fazer o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto. Gerenciar as COMUNICAÇÕES do projeto para assegurar a coleta e disseminação apropriada de todas as informações do projeto. Gerenciar os RISCOS do projeto para garantir a identificação, análise e tomada de ações necessárias aos riscos do projeto, maximizando os resultados de eventos positivos e minimizando as conseqüências de eventos adversos. Gerenciar as AQUISIÇÕES de bens e serviços externos a organização necessários ao andamento do projeto.

Gerenciar Projetos é ...

Gerenciar a INTEGRAÇÃO do projeto para garantir que os vários elementos do projeto sejam coordenados de forma apropriada, realizando as negociações dos conflitos entre objetivos e alternativas do projeto com a finalidade de atingir ou mesmo exceder as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.

Complementando ...

Não existe uma forma genérica de aplicar todos os conhecimentos e práticas de gerenciamento de maneira uniforme em todos os projetos de uma empresa ou departamento.

A equipe de gerenciamento do projeto é responsável pela determinação do que é aplicável a cada projeto em questão.

O gerenciamento no dia-a-dia das atividades do projeto é necessário para o seu sucesso, mas não o suficiente.

Conclusão

Gerenciamento de projetos é uma abordagem de pensar e agir Gerenciar todos os aspectos de um projeto garante maiores chances de sucesso do mesmoOs planos, os relatórios e as reuniões com a equipe não garantirão, sozinhos, o sucesso do projetoGerenciamento de riscos, mudanças e comunicação é fundamentalAs pessoas, e não os números, fazem o projeto “acontecer”

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Referências Bibliográficas

Carvalho, Marly Monteiro de e Roque Rabechini Jr.. Construindo competências para gerenciar projetos: teoria e casos. São Paulo:Atlas, 2009, 2ª. Edição.

Project Management Institute; Project Management Body of Knowledge Guide (PMBok Guide) – 3ª Edição. Newton Square: Project Management Institute, 2004.

Sabbag, Paulo Yazigi; Gerenciamento de Projetos e Empreendedorismo - São Paulo: Saraiva, 2009.

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Perguntas ???

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Obrigado

Contato: cunha.luiz7@gmail.com

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