Comercio Gestao de Compras e Estoques

8/3/2019 Comercio Gestao de Compras e Estoques

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Escola Estadual deEducao Profissional - EEEPEnsino Mdio Integrado Educao Profissional

Curso Tcnico em Comrcio

Gesto de Compras e Estoques


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Governador

Vice Governador

Secretrio Executivo

Assessora Institucional do Gabinete da Seduc

Cid Ferreira Gomes

Francisco Jos Pinheiro

Antnio Idilvan de Lima Alencar

Cristiane Carvalho Holanda

Secretria da Educao

Secretrio Adjunto

Coordenadora de Desenvolvimento da Escola

Coordenadora da Educao Profissional SEDUC

Maria Izolda Cela de Arruda Coelho

Maurcio Holanda Maia

Maria da Conceio vila de Misquita Vins

Thereza Maria de Castro Paes Barreto


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Escola Estadual de Educao Profissional [EEEP] Ensino Mdio Integrado Educao Profissional

Gesto de Compras e Estoques

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E

PATRIMONIAIS1. AS EMPRESAS E SEUS RECURSOSToda produo depende da existncia conjunta de trs fatores de produo: natureza, capital etrabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo proces-so produtivo se fundamenta na conjuno desses quatro fatores de produo.

Os quatro fatores de produo.

Cada um dos quatro fatores de produo tem uma funo especfica, a saber:a) Natureza: o fator que fornece os insumos necessrios produo, como as mat-rias-primas, os materiais, a energia etc. o fator de produo que proporciona as entra-das de insumos para que a produo possa se realizar. Dentre os insumos, figuram osmateriais e matrias-primas;

b) Capital: o fator que fornece o dinheiro necessrio para adquirir os insumos e pagar opessoal. O capitalrepresenta o fator de produo que permite meios para comprar, adqui-rir e utilizar os demais fatores de produo;

c) Trabalho: o fator constitudo pela mo-de-obra, que processa e transforma os insu-

mos, atravs de operaes manuais ou de mquinas e ferramentas, em produtos acaba-dos ou servios prestados. O trabalhorepresenta o fator de produo que atua sobre osdemais, isto , que aciona e agiliza os outros fatores de produo. comumente denomi-nado mo-de-obra, porque se refere principalmente ao operrio manual ou braal querealiza operaes fsicas sobre as matrias-primas, com ou sem o auxlio de mquinas eequipamentos;

d) Empresa: o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho emum conjunto harmonioso que permite que o resultado alcanado seja muito maior do quea soma dos fatores aplicados no negcio. A empresaconstitui o sistema que aglutina ecoordena todos os fatores de produo envolvidos, fazendo com que o resultado do con-

junto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresatem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que o lucro.

COMRCIO - Gesto de Compras e Estoques 1


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Mas adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeitomultiplicador, tambm denominado efeito sinergsticoou sinergia.

Modernamente, esses fatoresde produo costumam ser denominadosrecursos empresariais. Os principais recursos empresariais so: Recursos Materiais, Recursos

Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadolgicos e Recursos Administrativos.Veja Figura:

2. UMA INTRODUO HISTRICA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

A atividade de material existe desde a mais remota poca, atravs das trocas de caas e deutenslios at chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo Industrial. Produzir, estocar,trocar objetos e mercadorias algo to antigo quanto a existncia do ser humano.

A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX, acirrou a concorrncia de mercado esofisticou as operaes de comercializao dos produtos, fazendo com que compras e estoquesganhassem maior importncia. Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos mtodosdo sistema de fabricao e estocagem em maior escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanalfoi em parte substitudo pelas mquinas, fazendo com a produo evolusse para um estgio tecno-logicamente mais avanado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas admi-nistraes. A constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos consumidores, o mercadoconcorrente e novas tecnologias deram novo impulso Administrao de Materiais, fazendo comque a mesma fosse vista como uma arte e uma cincia das mais importantes para o alcance dosobjetivos de uma organizao, seja ela qualquer que fosse.

Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devemser administrados cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras mundiais, isso semcontar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de NapoleoBonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento seconstituiu em elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empre-

endimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcan-ce dos resultados esperados. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combust-



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veis foram, so e sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizerque administrar materiais como administrar informaes: quem os tm quando necessita, no lo-cal e na quantidade necessria, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido.Para refletir: Nos dias de hoje - Qual ser a importncia da Administrao de Materiais no projetode um nibus espacial?.

3. ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIESA Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvi-

das dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unida-des, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies. Tais ativida-des abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a arma-zenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaesgerais de controle de estoques etc.

Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa garantia de existncia contnua deum estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar ex-

cessivo o investimento total.A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um Sistema Integra-doem que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-sea dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao fun-cionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade re-queridae pelo menor custo.

A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos es-toques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em regra, estoques altos, acima dasnecessidades imediatas da organizao. Por outro lado, a providncia do suprimento aps essemomento poder levar a falta do material necessrio ao atendimento de determinada necessidadeda administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conse-qncias: quantidades alm do necessrio representam inverses em estoques ociosos, assimcomo, quantidades aqum do necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que prejudi-cial eficincia operacional da organizao.

Estes dois eventos, tempo oportunoe quantidade necessria, acarretam, se mal planeja-dos, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quais-quer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qua-lidade requeridapara o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ocio-sas de capital e oportunidades de lucro no realizadas. Isto porque materiais, nestas condies po-dem implicar em paradas de mquinas, defeitos na fabricao ou no servio, inutilizao de mate-rial, compras adicionais, etc.

Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica, fornecem,portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies bsicas alinhadas acima, para

uma boa Administrao de material.Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus elementos com-

ponentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da Administrao de Materiais, alm de ou-tras mais especficas de organizaes mais complexas:

a.1 - Subsistemas Tpicos:

a.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques,atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, ocontrole e o ressuprimento de material. O estoque necessrio para que o processo de produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os estoques po-

dem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O setor de controle deestoque acompanha e controla o nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido.



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a.1.2- Classificao de Material - subsistema responsvel pela identificao (especifica-o), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material.

a.1.3- Aquisio / Compra de Material - subsistema responsvel pela gesto, negociao econtratao de compras de material atravs do processo de licitao. O setor de Compras preocu-

pa-se sobremaneira com o estoque de matria-prima. da responsabilidade de Compras assegu-rar que as matrias-primas exigida pela Produo estejam disposio nas quantidades certas,nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela quantidade e pelo prazo, masprecisa tambm realizar a compra em preo mais favorvel possvel, j que o custo da matria-pri-ma um componente fundamental no custo do produto.

a.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos esto-ques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio dematerial, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O Almoxarifado o res-ponsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os materiais entregues pe-

los fornecedores

a.1.5- Movimentao de Material - subsistema encarregado do controle e normalizao dastransaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e quaisquer ou-tros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material.

a.1.6 - Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e docu-mental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos quali-tativos pelas normas de controle de qualidade.

a.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de

mercado e compras.a.2 - Subsistemas Especficos:

a.2.1 - Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao daaplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administraode Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada pelaadministrao e proporcionando solues.

a.2.2 - Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno demenor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao eespecificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques.

a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica epela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do produto aca-bado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica de responsabilidade do setor deTransportes e Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de veculos daempresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que prestam servios de entregae coleta.

A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que aciona aAdministrao de Material e permite a interface com outros sistemas da organizao. Assim, quan-do um item de material recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de aes inter-re-lacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Comprasque recorre ao subsistema de Cadastro.



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Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado, demodo que os itens aceitos pela inspeo fsica e documental so encaminhados ao subsistema deArmazenagem para guarda nas unidades de estocagem prprias e demais providncias, ao mesmotempo que o subsistema de Controle de Estoque informado para proceder aos registros fsicos econtbeis da movimentao de entrada. O subsistema de Cadastro tambm informado, para en-

cerrar o dossi de compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. Osmateriais recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo pro-videnciada pelo subsistema de Aquisio que aciona o fornecedor para essa providncia aps serinformado, pela Inspeo, que o material no foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro in-formado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no ca-dastro de fornecedores, os registros pertinentes.

Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao subsistema deControle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede baixa fsica e contbil, po-dendo, gerar com isso, uma ao de ressuprimento. Neste caso, emitida pelo subsistema de Con-trole de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado deum dos fornecedores cadastrados e habilitados junto organizao pelo subsistema de Cadastro.

Aps a concretizao da compra, o subsistema de Cadastro tambm fica responsvel para provi-denciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo,novamente, por ocasio do recebimento de material.

Todos esses subsistemas no aparecem configurados na Administrao de Materiais dequalquer organizao. As partes componentes desta funo dependem do tamanho, do tipo e dacomplexidade da organizao, da natureza e de sua atividade-fim, e do nmero de itens do invent-rio.

4. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

a) suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao seu fun-

cionamento;b) avaliar outras empresas como possveis fornecedores;c) supervisionar os almoxarifados da empresa;d) controlar os estoques;e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mnimos, LotesEconmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento dos estoques, segundo crit-rios aprovados pela direo da empresa;f) manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de Qualidade, Engenharia deProduto, Financeira etc.g) estabelecer sistema de estocagem adequado;h) coordenar os inventrios rotativos.

5. OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS E REC.PATRIMONIAIS

A Administrao de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contnuo abastecimen-to de artigos necessrios para comercializao direta ou capaz de atender aos servios executadospela empresa.

As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos pos-sam ser competitivos no mercado.

Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar aaceitao do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada ecom um preo de aquisio acessvel, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar

empresa um retorno satisfatrio do capital investido.



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Segue os principais objetivos da rea de Administrao de Recursos Materiais e Patrimo-niais:

a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais importantes.Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualida-de;

b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retornosobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;c) Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem fundamentalmente da eficcia dasreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;d) Continuidade de Fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da es-colha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados di-retamente por este item;e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualida-de de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresasa qualidade dos produtos e/ou servios constituem-se no nico objetivo da Gerncia deMateriais;

f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou,mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo obter maior lucrofinal. As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcanar com istooutros objetivos, propiciando maior benefcio com relao aos custos ;g) Relaes Favorveis com Fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dosnegcios , em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedo-res;h) Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar aaptido de seu pessoal;i) Bons Registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para opapel da Administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma

indireta.6. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou produto acabado quefaa parte do estoque;b) Unidade- identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticas de apresenta-o fsica ( caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma,metro, .... );c) Pontos de Estocagem- locais aonde os itens em estoque so armazenados e sujeitosao controle da administrao;d) Estoque- conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no al-moxarifado espera de utilizao futura e que permite suprir regularmente os usurios,sem causar interrupes s unidades funcionais da organizao;e) Estoque Ativo ou Normal- o estoque que sofre flutuaes quanto a quantidade, vo-lume, peso e custo em conseqncia de entradas e sadas;f) Estoque Morto ou Inativo- no sofre flutuaes, esttico;g) Estoque Empenhado ou Reservado- quantidade de determinado item, com utiliza-o certa, comprometida previamente e que por alguma razo permanece temporaria-mente em almoxarifado. Est disponvel somente para uma aplicao ou unidade funcio-nal especfica;h) Estoque de Recuperao- quantidades de itens constitudas por sobras de retiradasde estoque, salvados ( retirados de uso atravs de desmontagens) etc., sem condiesde uso, mas passveis de aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o Es-



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toque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, aps a obteno de sua condiesnormais;i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis- constitui as quantidades de itensem estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem ser eliminados.Constitui um Estoque Morto;

j) Estoque Disponvel- a quantidade de um determinado item existente em estoque, li-vre para uso;k) Estoque Terico - o resultado da soma do disponvel com a quantidade pedida,aguardando o fornecimento;l) Estoque Mnimo: a menor quantidade de um artigo ou item que dever existir em es-toque para prevenir qualquer eventualidade ou emergncia ( falta ) provocada por consu-mo anormal ou atraso de entrega;m) Estoque Mdio, Operacional: considerado como sendo a metade da quantidadenecessria para um determinado perodo mais o Estoque de Segurana;n) Estoque Mximo: a quantidade necessria de um item para suprir a organizao emum perodo estabelecido mais o Estoque de Segurana;

o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: a quantidadede item de estoque que ao ser atingida requer a anlise para ressuprimento do item;p) Ponto de Chamada de Emergncia: a quantidade que quando atingida requer me-didas especiais para que no ocorra ruptura no estoque. Normalmente igual a metadedo Estoque Mnimo;q) Ruptura de Estoque:ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ). Acontinuao das solicitaes e o no atendimento a caracteriza;r) Freqncia- o nmero de vezes que um item solicitado ou comprado em um deter-minado perodo;s) Quantidade a Pedir- a quantidade de um item que dever ser fornecida ou compra-da;

t) Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um documento leva, desde o momentoem que emitido at o momento em que a compra formalizada;u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalizao do contrato bilateral decompra at a data de recebimento da mercadoria;v) Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emisso do docu-mento de compra ( requisio ) at o recebimento da mercadoria;w) Requisio ou Pedido de Compra- documento interno que desencadeia o processode compra;x) Coleta ou Cotao de Preos:documento emitido pela unidade de Compras, solici-tando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever conter todas as espe-cificaes que identifiquem individualmente cada item;y) Proposta de Fornecimento- documento no qual o fornecedor explicita as condiesnas quais se prope a atender (preo, prazo de entrega, condies de pagamento etc);z) Mapa Comparativo de Preos- documento que serve para confrontar condies defornecimento e decidir sobre a mais vivel;aa) Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento:documento formal, firmado en-tre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pa-gamento);bb) Custo Fixo:- o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas( mo-de-obra, despesas administrativas, de manuteno etc. );cc) Custo Varivel- existe em funo das variaes de quantidade e de despesas opera-cionais;dd) Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou Armazenagem:so os custos decor-rentes da existncia do item ou artigo no estoque. Varia em funo do nmero de vezesou da quantidade comprada;



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ee) Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou Aquisio: constitudo pela soma-tria de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra.Varia em funo do nmero de pedidos emitidos ou das quantidades compradas.ff) Custo Total: o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo deAquisio;

gg) Custo Ideal: aquele obtido no ponto de encontro ou interseo das curvas dos Cus-tos de Posse e de Aquisio. Representa o menor valor do Custo Total.

7. FLUXO DAS ATIVIDADES

Analisando o esquema acima, percebemos a relao de interdependncia. Anlise de mercado ou necessidade de produo: permite avaliar a capacidade de

consumo. Anlise econmico financeira: atravs dela que se analisa a capacidade empre-

sarial, as despesas e a lucratividade, visualizando assim as possibilidades de in-vestimento.

Programao e controle de estoque: consiste em definir o estoque ideal para asnecessidades da empresa, e o controle visa, rapidez de atendimento, menor apli-cao do capital de giro, possibilidades de rotatividade do estoque, etc.

Compras: A funo de compras um segmento essencial do departamento de ma-teriais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiaisou servios, planej-las quantitativamente e satisfaz-las no momento certo comas quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado eprovidenciar armazenamento.


Anliseeconmicofinanceira

Anlise demercado ounec Prod

Programaoe controle deestoque

Compra Recebimento

Armazenamento

Consumo oucomercializao

Controle doEstoque


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Os objetivos bsicos de uma seo de compras so:A) Comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo padres de qualidade equantidade;B) Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores condies paraa empresa, principalmente as de pagamento.

Para efetuar uma boa compra, a empresa deve seguir certos mandamentos que incluem averificao de prazos, preos, qualidade e volume. Deve-se manter cadastros de fornecedo-res, analis-los, fazer uma seleo e procurar ter uma bom relacionamento com o mercadofornecedor.

Entre as caractersticas bsicas de um sistema adequado de compras, podemos destacar:A) Sistema de compras a trs cotaes: Tem por finalidade partir de um nmero mnimo decotaes para encorajar novos competidores. A pr-seleo dos concorrentes qualificadosevita o dispndio de tempo com um grande nmero de fornecedores.B) Sistema de preos objetivos: O conhecimento prvio do preo justo, alm de ajudar nasdecises do comprador, proporciona uma verificao dupla no sistema de cotaes. Pode

ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrando-lhes que seus preos estofora de concorrncia.C) Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas esto envolvidas em cada decisoda escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela ga-rantia de um melhor julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar reviso de uma de-ciso individual.D) Documentao escrita: Documentao anexa ao pedido possibilita no ato da Segunda as-sinatura, o exame de cada fase de negociao, permite reviso e estar sempre disponvel

junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dvida posterior.

GESTO DE ESTOQUE

1. A GESTO DE ESTOQUE

A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir recursos ociosospossuidores de valoreconmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material , numa organizao.

Os investimentos no so dirigidos por uma organizao somente para aplicaes diretasque produzam lucros, tais como os investimentos em mquinas e em equipamentos destinados aoaumento da produo e, consequentemente, das vendas.

Outros tipos de investimentos, aparentemente, no produzem lucros. Entre estes esto asinverses de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias imprevisveis e de solu-o imediata. o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro em situa-o potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que levam a norealizao de vendas, a paralisao de fabricao, a descontinuidade das operaes ou serviosetc., alm dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importnciaestratgica e econmica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos.

Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva de investimentos mais rentveis umaorganizao industrial ou comercial. Numa organizao pblica, a privao em relao a investi-mentos sociais ou em servios de utilidade pblica.

A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os recursos ocio-sos expressos pelo inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel econmico timo dos in-



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vestimentos. E isto obtido mantendo estoques mnimos, sem correr o risco de no t-los emquantidades suficientes e necessrias para manter o fluxo da produo da encomenda em equil-brio com o fluxo de consumo.

1.1 NATUREZA DOS ESTOQUESEstoque a composio de materiais - materiais em processamento, materiais semi-acaba-

dos, materiais acabados - que no utilizada em determinado momento na empresa, mas que pre-cisa existir em funo de futuras necessidades. Assim, o estoqueconstitui todo o sortimento de ma-teriais que a empresa possui e utiliza no processo de produo de seus produtos/servios.

Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma generalizada, como certa quantidade deitens mantidos em disponibilidade constante e renovados, permanentemente, para produzir lucros eservios. So lucros provenientes das vendas e servios, por permitirem a continuidade do proces-so produtivo das organizaes.Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo tempo, fonte

permanente de problemas, cuja magnitude funo do porte, da complexidade e da natureza dasoperaes da produo, das vendas ou dos servios.A manuteno dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados.

Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em nmero reduzido de itens e em quantidades mni-mas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios oudos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia e que au-menta a importncia da sua gesto.

A acumulao de estoquesem nveis adequados uma necessidade para o normal funcio-namento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoquesrepresentam um enorme investimen-to financeiro. Deste ponto de vista, os estoquesconstituem um ativo circulante necessrio para quea empresa possa produzir e vender com um mnimo risco de paralisao ou de preocupao. Osestoques representam um meio de investimento de recursos e podem alcanar uma respeitvelparcela dos ativos totais da empresa. A administrao dos estoquesapresenta alguns aspectos fi-nanceiros que exigem um estreito relacionamento com a rea de finanas, pois enquanto a Admi-nistrao de Materiaisest voltada para a facilitao do fluxo fsico dos materiais e o abasteci-mento adequado produo e a vendas, a rea financeira est preocupada com o lucro, a liquidezda empresa e a boa aplicao dos recursos empresariais.

A incerteza de demanda futura ou de sua variao ao longo do perodo de planejamento; dadisponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; danecessidade de continuidade operacional e da remunerao do capital investido, so as principaiscausas que exigem estoques permanentemente mo para o pronto atendimento do consumo in-terno e/ou das vendas. Isto mantm a paridade entre esta necessidade e as exigncias de capitalde giro.

essencial, entretanto, para a compreenso mais ntida dos estoques, o conhecimento dasprincipais funes que os mesmos desempenham nos mais variados tipos de organizao, e queconheamos as suas diferentes espcies. Ter noo clara das diversas naturezas de inventrio,dentro do estudo da Administrao de Material, evita distores no planejamento e indica gestoa forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, alm de evitar que medidas cor-retas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmosque, vezes, considerveis montantes de recursos esto vinculados a determinadas modalidadesde estoque.

Cada espcie de inventrio segue comportamentos prprios e sofre influncias distintas, em-bora se sujeitando, em regra, aos mesmos princpios e s mesmas estruturas de controle. Assim,por exemplo, os estoques destinados venda so sensveis s solicitaes impostas pelo mercado

e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da capacidade de produo, enquanto os desti-nados ao consumo interno da empresa so influenciados pelas necessidades contnuas da produ-o, manuteno, das oficinas e dos demais servios existentes.



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J outras naturezas de estoque podem apresentar caractersticas bem prprias que, no es-to sujeitas a influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no destinada ao reprocessa-mento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricao ou de materiais obsoletos e inserv-veis destinados alienao e outros fins. Em uma indstria, estes estoques podem vir a formar-sealeatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como contingncias de armazenagem. Aca-

bam representando, mesmo, para algumas organizaes, verdadeiras fontes de receitas ( extra-operacional ), enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, to somente,em despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer dvidas a partir da definio da nature-za de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo material resultante deum processo qualquer de fabricao, e por matrias-primas todo elemento bruto necessrio ao fa-brico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas fsicas originais, mediante o processo detransformao a que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, aareia de fundio preparada com a bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a elapara dar maior consistncia aos moldes que recebero o ao derretido para a confeco de peasconstituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matrias-primas para seus con-sumidores que os utilizaro na fabricao de outros produtos.

Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia, em seu estado natural, podem consti-tuir-se em insumos bsicos de produo ou em produtos acabados, dependendo da finalidade oudo uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc., empregados namontagem de um equipamento, por exemplo, so produtos semi-acabados para o montador, mas,para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-finais.

Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificao:estoques de venda e de consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua fabricao inte-graro os estoques de venda e, para outra, que os utilizar na produo de outro bem, integraroos estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em esto-que de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material es-pecfico e geral. Este ltimo pode desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de lim-

peza e conservao etc.Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a natureza, fi-nalidade, uso ou aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante, todavia, nestas clas-sificaes, que procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o que eles representam paracada empresa, que elas servem de subsdios valiosos para a (o): configurao de um sistema dematerial; estruturao dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de informao do sistema; esta-belecimento de uma classificao de material; poltica de centralizao e descentralizao dosalmoxarifados; dimensionamento das reas de armazenagem; planejamento na forma de controlefsico e contbil.

1.2 FUNES DO ESTOQUE

As principais funes do estoque so:

a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de:- demora ou atraso no fornecimento de materiais;- sazonalidade no suprimento;- riscos de dificuldade no fornecimento.b) Proporcionar economias de escala:- atravs da compra ou produo em lotes econmicos;- pela flexibilidade do processo produtivo;- pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades.



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Os estoquesconstituem um vnculo entre as etapas do processo de compra e venda - noprocesso de comercializao em empresas comerciais - e entre as etapas de compra, transforma-o e venda - no processo de produo em empresas industrias. Em qualquer ponto do processoformado por essas etapas, os estoquesdesempenham um papel importante na flexibilidade opera-cional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e sadas entre as duas etapas

dos processos de comercializao e de produo, pois minimizam os efeitos de erros de planeja-mento e as oscilaes inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou dimi-nuem as interdependncias das diversas partes da organizao empresarial.

1.3 CLASSIFICAO DE ESTOQUES

1.3.1 Estoques de Matrias-Primas (MPs)

Os estoques de MPsconstituem os insumos e materiais bsicos que ingressam no processo

produtivo da empresa. So os itens iniciais para a produo dos produtos/servios da empresa.

1.3.2 Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias

Os estoques de materiais em processamento - tambm denominados materiais em vias -so constitudos de materiais que esto sendo processados ao longo das diversas sees quecompem o processo produtivo da empresa. No esto nem no almoxarifado - por no serem maisMPs iniciais - nem no depsito - por ainda no serem Pas. Mais adiante sero transformadas emPas.

1.3.3 Estoques de Materiais Semi-acabados

Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados,cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e que se encontram tam-bm ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo. Diferem dos materiais emprocessamento pelo seu estgio mais avanado, pois se encontram quase acabados, faltando ape-nas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ouem PAs.

1.3.4 Estoques de Materiais Acabados ou Componentes

Os estoques de materiais acabados - tambm denominados componentes - referem-se a pe-as isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem anexados ao produto. So, na rea-lidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituiro o PA.

1.3.5 Estoques de Produtos Acabados (Pas)

Os Estoques de Passe referem aos produtos j prontos e acabados, cujo processamento foicompletado inteiramente. Constituem o estgio final do processo produtivo e j passaram por todasas fases, como MP, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados ePs.



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1.4 CONTROLE DE ESTOQUES

O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta dilignciaresulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa.

O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de

consumo ou das vendas e os custos da decorrentes. Para mantermos este nvel de gua, no tan-que, preciso que a abertura ou o dimetro do ralo permita vazo proporcional ao volume de guaque sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimentode gua, o nvel, em unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, sea mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de trans-bordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da gua, em volume maior que a entrada no tan-que, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de es-capamento e evitar o esvaziamento do tanque.

De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos velocidade da demanda. Se aconstncia da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providn-cias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de reabasteci-

mento, teremos a situao de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveispara a produo, manuteno, vendas etc.Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos che-

gar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis em relao deman-da real, com prejuzos para a circulao de capital.

O equilbrio entre a demanda e a obteno de material, onde atua , sobretudo, o controle deestoque, um dos objetivos da gesto.

1.4.1 FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE

Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas fun-

es principais que so:a) determinar "o que" deve permanecer em estoque. Nmero de itens;b) determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade;c) determinar "quanto" de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; quan-tidade de compra;d) acionar o Depto de Compras para executar aquisio de estoque;e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre aposio do estoque;g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiaisestocados;h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

1.4.2 CLASSIFICAO ABC

A curva ABC um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aque-les itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Obtm-se acurva ABC atravs da ordenao dos itens conforme a sua importncia relativa.

Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a sequencia dos itens e sua classificao ABC,disso resulta imediatamente a aplicao preferencial das tcnicas de gesto administrativas, confor-me a importncia dos itens.

A curva ABC tem sido usada para a administrao de estoques, para definio de polticasde vendas, estabelecimento de prioridades para a programao da produo e uma srie de outrosproblemas usuais na empresa.



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Aps os itens terem sido ordenados pela importncia relativa, as classes da curva ABC po-dem ser definidas das seguintes maneiras:

Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma ateno es-pecial pela administrao.

Classe B: Grupo intermedirio.

Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao, no entanto, re-querem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque.Exemplo:

faturamento

100-90-80-70-60-50- CLASSE CLASSE40- "B" "C"30-20-10- CLASSE0 "A"

200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 2400n de itens

A = 480 itensB = 720 itensC = 1200 itensExemplo:

A classe "A" so os itens que nesse caso do a sustentao de vendas, podemos perceberque apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta rotatividade).

A classe B responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento.(rotatividademdia).

A classe "C" compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas5% do faturamento.

1.4.2.1 MONTAGEM DA CURVA ABC- Relacionar os itens analisados no perodo que estiver sendo analisado;- Nmero ou referencia do produto;- Nome do produto;- Preos unitrio atualizado;- Valor total do consumo;- Arrume os itens em ordem decrescente de valor;- Some o total do faturamento;- Defina os itens da classe "A" = 80% do faturamento;- Fat. Classe "A" = Fat. Total x 80;

100

- Defina os itens da classe "B" = 15% do faturamento;- Defina os itens da classe "C" = 5% do faturamento;- Aps conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe.



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ADMINISTRAO DOS SERVIOS DE COMPRAS

1. NOES FUNDAMENTAIS DE COMPRAS

"A arte de comprar est se tornando cada vez mais uma profisso e cada vez menos um jogo desorte".

"Em muitos casos no o custo que determina o preode venda, mas o inverso. O preo de venda necessriodetermina qual deve ser o custo. Qualquer economia,resultando em reduo de custo de compra, que umaparte de despesa de operao de uma industria, 100% lucro. Os lucros das compras so lquidos".(HENRY FORD)

1.1 CONSIDERAES INICIAIS

Embora todos saibamos comprar, em funo do cotidiano de nossas vidas, imprescindvela conceituao da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na quali-dade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manutenoou a ampliao da empresa.

1.2 CONCEITO DE COMPRA

a funo responsvel pela obteno do material no mercado fornecedor, interno ou exter-no, atravs da mais correta traduo das necessidades em termos de fornecedor / requisitante.

ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, com-pra o material certo1, ao preo certo2, na hora certa3, na quantidade certa4 e da fonte certa5.

1.2.1 Material Certo

importante que o comprador esteja em situao de certificar-se se o material comprado,de um fornecedor est de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver umsentido tcnico a fim de descobrir eventuais discrepncias entre a cotaes de um fornecedor e asespecificaes da Requisio de Compras. O comprador deve ter condies de reconhecer, emuma eventual alternativa de cotao, uma economia do custo potencial ou a ideia de melhoria doproduto. Evidentemente, em tais circunstancias, a deciso final no ser do comprador mas eledeve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas su-gestes.

Toda vez que uma requisio no for suficientemente clara, o comprador dever solicitar esclareci-mentos ou, se for o caso, devolv-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira quetransmita exatamente o que se deseja adquirir.

Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem ter idiaexata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o compra-dor, sempre que possvel, dever entrar em contato cem os setores que utilizam ou que vo utilizaro material ou servio a ser adquirido, de que maneira e se inteirar de todos os problemas e dificul-dades que podero ocorrer ou ocorrem quando da utilizao do item requisitado.

Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um tcnico.



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1.2.2 Preo Certo

Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Anlise deCompras. Sua funo , entre outras, a de calcular o "preo objetivo" do item (com base em dese-nhos e especificaes) . O clculo desse "preo objetivo" feito baseando-se no tempo de execu-

o do item, na mo de obra direta, no custo da matria prima com mo de obra mdia no merca-do; a este valor deve-se acrescentar um valor, pr-calculado, de mo de obra indireta. Ao valor en-contrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdiosdo mercado, e do balano e demonstraes de lucros e perdas dos diversos fornecedores.

O "preo objetivo" que vai servir de orientao ao comprador quando de uma concorrncia.No julgamento da concorrncia duas so as possveis situaes:

a) Preo muito mais alto do que o "preo objetivo": nessas circunstncias, eventual-mente, o comprador poder chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justi-fica tive do preo. O fornecedor ou est querendo ter um lucro excessivo, ou possui siste-

mas onerosos de fabricao ou um mau sistema de apropriao de custos;b) Preo muito mais baixo que o "preo objetivo": o menor preo no significa hojeem dia, o melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito mais baixo, dois podem seros motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao tal que conseguiu di-minuir seus custos; 2) O fornecedor no soube calcular os seus custos e nessas circuns-tncias dois problemas podem ocorrer: ou ele no descobre os seus erros e fatalmenteentrar em dificuldades financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento,ou descobre o erro e ento solicita um reajuste de preo que, na maioria das vezes, pode-r ser maior que o segundo preo na concorrncia original. Portanto, se o preo for muitomais baixo que o preo objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclare-cimentos. Deve-se sempre partir do princpio fundamental de que toda empresa deve ter

lucro, evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, no nos interessa que qualquerfornecedor tenha prejuzos. Se a empresa no tiver condies de determinar esse preoobjetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrncia tendo uma ideia de que vaiencontrar pela frente. Nessas circunstncias, ele deve tomar como base ou o ltimo pre-o, ou, se o item for um item novo, dever fazer uma pesquisa preliminar de preos.Em resumo: nunca o comprador deve dar incio a uma concorrncia, sem ter uma ideia doque vai receber como propostas.

1.2.3 Hora Certa

O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas deproduo em srie, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais impor-tantes no julgamento de uma concorrncia. As diversas flutuaes de preos do mercado e o perigode estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite coordenar esses dois fatores damelhor maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa.

1.2.4 Quantidade Certa

A quantidade a ser adquirida cada vez mais importante por ocasio da compra.At pouco tempo atrs aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preo;entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeramcom que maiores cuidados fossem tornados na determinao da quantidade certa ou na quantida-de mais econmica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas frmulas matemticas objetivando

facilitar a determinao da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a frmula ou



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mtodo a ser adotado no elimina a deciso final da Gerncia de Compras com eventuais altera-es destas quantidades devido as situaes peculiares do mercado.

1.2.5 Fonte Certa

De nada adiantar ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preo certo, oprazo certo e a quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de fornecimento que possaagrupar todas as necessidades. A avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontesde fornecimento so fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas ne-cessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, o elemento que mantm e devemanter o maior nmero de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercadode fornecimento. importante este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolhere selecionar novos fornecedores.

1.3 FUNO DE COMPRA

A Funo Compras uma das engrenagem do grande conjunto denominado Sistema Em-presa ou Organizao e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficincias novenham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o nocumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos.

A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obtenode lucros satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para que isto ocorra necessrioque se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaam as exigncias de qualidade.

O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de material devem, tambm,ser mantidos em um nvel econmico. Essas consideraes elementares so a base de toda a fun-

o e cincia de Compras.A funo Compras compreende:- Cadastramento de Fornecedores;- Coleta de Preos;- Definio quanto ao transporte do material;- Julgamento de Propostas;- Diligenciamento do preo, do prazo e da qualidade do material;- Recebimento e Colocao da Compra.

1.4FLUXO SINTTICO DE COMPRAS

1 Recebimento da Requisio de Compras2 Escolha dos Fornecedores3 Consulta aos Fornecedores4 Recebimento das Propostas5 Montagem do Mapa Comparativo de Preos6 Anlise das propostas e escolha7 Emisso do documento contratual8 Diligenciamento9 Recebimento



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1.5OBJETIVO DE COMPRAS

De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a funo compras no existe somen-te no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envo-lvendo a tomada de decises, procedendo a anlises e, determinando aes que antecedem ao ato

final, podemos dizer que compras tem como objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidadeexigida pelo produto, nas quantidades necessrias, no tempo requerido, nas melhores condiesde preo e na fonte certa".

Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcanar as seguintes metas fun-damentais:

1 - Atender o cronograma de produo, atravs do fornecimento contnuo de materiais;2 - Estocar ao mnimo, sem comprometer a segurana da produo desde que representeuma economia para a organizao;3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdcio, deteriorao e obsolescncia;4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificaes;5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demrito a qualidade;

6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores.

1.6TIPOS DE COMPRAS

Toda e qualquer ao de compra precedida por um desejo de consumir algo ou investir.Existem pois, basicamente, dois tipos de compra:

- a compra para consumo e;- a compra para investimento.

1.6.1 Compra para investimento

Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compem o ativo da empresa (Re-cursos Patrimoniais ).

1.6.2Compras para consumo

So de matrias primas e materiais destinados a produo, incluindo-se a parcela de mate-rial de escritrio. Algumas empresas denominam este tipo de aquisio como compras de custeio.

As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se em:- compras de materiais produtivo e;- compras de material improdutivo.

1.6.2.1 Materiais Produtivos

So aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matria prima eoutros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indstria - em funo doque produzido.

1.6.2.2Materiais improdutivos

So aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, no integram o produto, o quequer dizer que apenas material de consumo forado ou de custeio.

Em funo do local onde os materiais esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a comprapode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importao.



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1.6.3 Compras Locais

As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no servio pbli-co. A diferena fundamental entre tais atividades a formalidade no servio pblico e a informalida-de na iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idnticos, independente-

mente dessa particularidade. As Leis n 8.666/93 e 8.883/94, que envolvem as licitaes no serviopblico, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais sero detalhados emCompras no Servio Pblico.

1.6.3Compras por Importao

As compras por importao envolvem a participao do administrador com especialidade emcomrcio exterior, motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus proce-dimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de regulamentos, que compreendem,entre outras, as seguintes etapas:

a. Processamento de faturas pro forma;b. Processamento junto ao Departamento de Comrcio Exterior - DECEX dos documentosnecessrios importao;c. Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito irrevogvel;d. Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior;e. Solicitao de averbaes de seguro de transporte martimo e/ou areo;f. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto;g. Pagamento de direitos alfandegrios;h. Reclamao seguradora, quando for o caso.

Quanto a formalizao das compras, as mesmas podem ser:

1.6.4Compras Formais

So as aquisies de materiais em que obrigatria a emisso de um documento de forma-lizao de compra. Estas compras so determinadas em funo de valores pr - estabelecidos econforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes.

1.6.5Compras informais

So compras que, por seu pequeno valor, no justificam maior processamento burocrtico.

1.7SEQNCIA LGICA DE COMPRAS

Para se comprar bem preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais irocompor a lgica de toda e qualquer compra:

- O que comprar? R. - Especificao / Descrio do MaterialEsta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou no ser apoiado por reas tcni-cas ou mesmo compras para especificar o material.

- Quanto e Quando comprar? R.- funo direta da expectativa de consumo, disponibilida-

de financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega.



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A maior parte das variveis acima deve ser determinada pelo rgo de material ou suprimen-to no setor denominado gesto de estoques.

A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo oramento financeiro da Empresa.A capacidade de armazenamento limitada pela prpria condio fsica da Empresa.

- Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores. de responsabilidade do rgo de compras criar e manter um cadastro confivel (qualitati-

vamente) e numericamente adequado (quantitativa).Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usurio de material

ou equipamentos e logicamente os prprios compradores.

- Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa.Estas Normas devero retratar praticamente a poltica de compras na qual se fundamenta a

Empresa. Originadas e definidas pela cpula Administrativa devero mostrar entre outras, compe-tncia para comprar, contratao de servios, tipos de compras, frmulas para reajustes de preos,

formulrios e rotinas de compras, etc.- Outros Fatores

Alm das respostas as perguntas bsicas o comprador deve procurar, atravs da sua expe-rincia e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que possaponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influncia na compra so: Preo; Prazo;Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistncia Tcnica.

1.8CENTRALIZAO DAS COMPRAS

Em quase todas as empresas mantm-se um departamento separado para compras. A ra-zo que as leve a proceder assim diz respeito a custos e padronizao, assim sendo, somente al-guns materiais so dele gados a aquisio, e estes so aqueles de uso mais insignificante, em ter-mos de custos, para a empresa, e que por essa razo no sofrem maiores controles.

A empresa que atua em diversos locais distintos no necessariamente deve centralizar com-pras em um nico local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma for favorvel deve-se re-gionalizar as compras visando um atendimento mais rpido e um custo menor de transporte.

O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens:1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras;

- A concentrao das verbas para compras aumenta o poder de barganha;

2 - Melhor controle por parte da direo;

3 - Melhor aproveitamento de pessoal;

4 - Melhoramento das relaes com fornecedores.



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1.9 SELEO DE FORNECEDORES

A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva decompras. O bom fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando deuma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o n-

mero de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de queo melhor negcio foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a se-rem consultados, constituem uma limitao das atividades de compras.

O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma nica ocasio, ouseja, quando e necessria a aquisio de determinado material.

A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias etapas, en-tre as quais selecionamos as seguintes:

1.9.1 ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado

Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, e necessrio levantar e

pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder ser realizado atravs dos seguintesinstrumentos:- Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras;- Edital de Convocao;- Guias Comerciais e Industriais;- Catlogos de Fornecedores;- Revistas especializadas;- Catlogos Telefnicos;- Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais.

1.9.2 ETAPA 2 - Anlise e Classificao

Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificaoquanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles fornecedores que nosatisfizerem as exigncias da empresa..1.9.3 ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho

Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedorquanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como elemento de eliminao dasempresas fornecedoras.

1.10 ORGANIZAO DO SERVIO DE COMPRAS

As compras podem ser centralizadas ou no. O tipo de empreendimento que vai definir anecessidade de centralizar.

Uma prtica muito usada ter um comit de compras, em que pessoas de todas as rea daempresa participem das decises.

As vantagens da centralizao dos servios de compras so sempre postas em dvida pelosdepartamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralizao apresenta aspectosrealmente positivos, pela reduo dos preos mdios de aquisio, apesar de, em certos tipos decompras, ser mais aconselhvel aquisio descentralizada.



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1.10.1 Vantagens de Centralizar:

a) viso do todo quanto organizao do servio;b)poder de negociao para melhoria dos nveis de preos obtidos dos fornecedores;c) influncia no mercado devido ao nvel de relacionamento com os fornecedores;

d) anlise do mercado, com eficcia, em virtude da especializao do pessoal no servio decompras;e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um controlede estoques;f) economia de escala na aquisio centralizada, gerando custos mais baixos;g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantao do sistema de qualidade;h) sortimento de produtos com mais consistncia, para suportar as promoes nacionais;i) especializao das atividades para o pessoal da produo no perder muito tempo comcontatos com os vendedores.

1.10.2 O uso de comit tem as seguintes vantagens:

a) larga faixa de experincia aplicada nas decises;b) as decises so tomadas numa atmosfera mais cientfica;c) o nvel de presses sobre compras mais baixo, melhorando as relaes dos comprado-res com o pessoal interno e os vendedores;d) a co-participao das reas dentro do esprito de engenharia simultnea, cria um ambien-te favorvel para melhor desempenho tanto do ponto de vista poltico, como profissional.

1.10.3 Pontos importantes para descentralizao:

a) adequao da compra devido ao conhecimento dos problemas especficos da rea onde

o comprador exerce sua atividade.b) menor estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de peculiaridades regio-nais da qualidade, quantidade, variedade.c) coordenao, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor, levando a unidadeoperacional a atuar de acordo com as necessidades regionais.d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitao das ordens, provocando me-nores faltas.

1.11 CUIDADOS AO COMPRAR

O processo de produo inicia-se com planejamento das vendas, estabelecimento de umapoltica de estoque de produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de produtos a seremfabricados, quantidades estas distribudas ao longo de um cronograma de produo.

Um sistema de planejamento de produo fixa as quantidades a comprar somente na etapafinal da elaborao do plano de produo. As quantidades lquidas a comprar sero apuradas peladesagregao das fichas de produo e em especial pela listagem de materiais necessrios paracompor cada unidade de produto a ser produzido. Ser necessrio comparar as necessidades demateriais com as existncias nos estoques de matrias-primas, para se apurar as necessidades l-quidas distribudas no tempo conforme o cronograma de produo necessria para atender ao pla-nejamento de vendas.

Entretanto, a execuo da compra ser a primeira etapa executiva do programa de produ-o. O trmino da programao e o incio das atividades de compra caracterizam-se, portanto,



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como uma rea com muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre agravados pelos atrasosnormais e habituais do planejamento.

As presses exercidas pelos setores de produo e faturamento reforam ainda mais a pro-babilidade de atritos na rea de compras. Neste momento todos se esquecem dos atrasos no pla-nejamento das vendas e na programao da produo.

Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da rea de compras a inverso curio-sa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor aps a emisso do pedido. A posi-o inicial de vendedor sempre solicitante e o comprador nesta fase poder usar seus recursosde presso para forar o vendedor a chegar s condies ideais para a empresa.

Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posio de comando e passa a uma atitu-de de expectativa. Procurar de agora em diante adotar uma atitude de vigilncia, procurando cui-dar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos cumpridos.

1.12 COTAO DE PREOS

O deparatmento de compras com base nas solicitaes de mercadorias, efetua a cotaodos produtos requisitados.Aps efetuadas as cotaes o rgo competente analisa qual a proposta mais vantajosa le-

vando em considerao os seguintes itens:

a) prazo de pagamento;b) valor das parcelas;

Para anlise, utilizamos a seguinte frmula:

VA = VF

(n + i)

VA = Valor atual do produtoVF = Valor futuro do produtoi = Taxa de jurosn = prazo de pagamento

Exerccios:

1) Na cotao de preos de um determinado material, a empresa recebeu as seguintes propostasde fornecimento:

a) A empresa Bom Preo fornece o material ao preo de $ 81.000,00 para pagamento a vista.b) A empresa Bom Negcio fornece o material ao preo de $ 86.100,00 para pagamento 30/60 dias.

Pergunta-se:

Em que empresa dever ser adquirido o material, se a taxa de juros vigente no mercado de 10%ao ms.

2) Na cotao do produto XX, nossa empresa recebeu as seguintes propostas:

a) Valor $ 99.990,00 para pagamento com 15 dias.b) Valor $ 100.290,00 para pagamento com 10 dias fora o ms.c) Valor $ 109.990,00 para pagamento com 30/45/60/75 dias.



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Pergunta-se:

Qual a melhor proposta considerando que a taxa de juros de 9% ao ms e que a compra estsendo efetuada no dia 10/3.

1.13 O PEDIDO DE COMPRA

Aps trmino da fase de cotao de preos dos materiais e analise da melhor proposta parafornecimento, o setor de compras emite o pedido de compraspara a empresa escolhida. Esse pedi-do dever ter com clareza a descrio do material a ser comprado, bem como as descries tcni-cas, para que no ocorra as freqentes dvidas que comumente acontecem.

Preferencialmente o pedido dever ser emitido em 3 vias, sendo a 1 e 2 vias enviadas aofornecedor, o qual colocar ciente na 2 via e a devolver, que passar a ter fora de contrato, fun-cionando como um "instrumento particular de compromisso de compra e venda". A 3 via funciona

como follow up do pedido.

1.14 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS

No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos devero ser consideradoscomo:1) Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as recebidas.2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material recebido.3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de amostragem quandofor invivel a contagem um a um.4) Preo:5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido.6) Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido.

1.15 O ARMAZENAMENTO

Na definio do local adequado para o armazenamento devemos considerar:- Volume das mercadorias / espao disponvel;- Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);- Nmero de itens;- Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc;

- Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens;- Velocidade necessria no atendimento;-O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas tcnicas imprescindveis na Adm. de Ma-teriais. As principais tcnicas de estocagem so:a) Carga unitria: D-se o nome de carga unitria carga constituda de embalagens de transporteque arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio,transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formao de carga unitria se atravsde pallets.Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas dimenses. Suas medidas convencionaisbsicas so 1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se adequar aos diversos meiosde transportes e armazenagem;

b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimenses,como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritrio; materiais em processamento, semi aca-



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bados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construo sero os mais variadosem funo das necessidades especficas de cada atividade.c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para oapoio de gavetas ou caixas padronizadas. Tambm como as caixas podero ser construdas de di-versos materiais conforme a convenincia da atividade. As prateleiras constitui o meio de estoca-

gem mais simples e econmico.d) Raques: Ao raques so construdos para acomodar peas longas e estreitas como tubos, barras,tiras, etc.e)Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espa-o vertical. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribui-o equitativa de cargas. Container Flexvel: uma das tcnicas mais recentes de estocagem, uma espcie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento in-terno conforme o uso.

REFERNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a Administrao de Materiais. So Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991.

DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais uma abordagem logstica, So Paulo: Atlas,1997.

_______. Administrao de Materiais: edio compacta, So Paulo: Atlas, 1995._______. Gerncia de Materiais. So Paulo: Atlas, 1986GURGEL, Floriano C. A. Administrao do Fluxos de Materiais e Produtos. So Paulo: Atlas,1996.MARTINS, Petrnio G. Administrao de Materiais e Recursos Empresariais, So Paulo: Sarai-va, 2000.MOREIRA, Daniel Augusto. Introduo a Administrao da Produo e Operaes. So Paulo:Pioneira, 1998.MOROZOWSKI, Antonio C. Apostila de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais.

Curitiba - PRMOURA, Reinaldo A . Armazenamento e Distribuio Fsica. So Paulo: IMAM, 1997.PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil. So Paulo: Atlas, 2000.POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logs-tica. So Paulo: Atlas, 2001



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Hino do Estado do Cear

Poesia de Thomaz LopesMsica de Alberto NepomucenoTerra do sol, do amor, terra da luz!Soa o clarim que tua glria conta!Terra, o teu nome a fama aos cus remontaEm claro que seduz!Nome que brilha esplndido luzeiroNos fulvos braos de ouro do cruzeiro!

Mudem-se em flor as pedras dos caminhos!Chuvas de prata rolem das estrelas...E despertando, deslumbrada, ao v-lasRessoa a voz dos ninhos...H de florar nas rosas e nos cravosRubros o sangue ardente dos escravos.Seja teu verbo a voz do corao,Verbo de paz e amor do Sul ao Norte!Ruja teu peito em luta contra a morte,

Acordando a amplido.

Peito que deu alvio a quem sofriaE foi o sol iluminando o dia!

Tua jangada afoita enfune o pano!Vento feliz conduza a vela ousada!Que importa que no seu barco seja um nadaNa vastido do oceano,Se proa vo heris e marinheirosE vo no peito coraes guerreiros?

Se, ns te amamos, em aventuras e mgoas!Porque esse cho que embebe a gua dos riosH de florar em meses, nos estios

E bosques, pelas guas!Selvas e rios, serras e florestasBrotem no solo em rumorosas festas!

Abra-se ao vento o teu pendo natalSobre as revoltas guas dos teus mares!E desfraldado diga aos cus e aos mares

A vitria imortal!Que foi de sangue, em guerras leais e francas,E foi na paz da cor das hstias brancas!

Hino Nacional

Ouviram do Ipiranga as margens plcidasDe um povo herico o brado retumbante,E o sol da liberdade, em raios flgidos,Brilhou no cu da ptria nesse instante.

Se o penhor dessa igualdadeConseguimos conquistar com brao forte,Em teu seio, liberdade,Desafia o nosso peito a prpria morte!

Ptria amada,Idolatrada,Salve! Salve!

Brasil, um sonho intenso, um raio vvidoDe amor e de esperana terra desce,Se em teu formoso cu, risonho e lmpido,

A imagem do Cruzeiro resplandece.

Gigante pela prpria natureza,s belo, s forte, impvido colosso,E o teu futuro espelha essa grandeza.

Terra adorada,Entre outras mil,s tu, Brasil, Ptria amada!Dos filhos deste solo s me gentil,Ptria amada,Brasil!

Deitado eternamente em bero esplndido,

Ao som do mar e luz do cu profundo,Fulguras, Brasil, floro da Amrica,Iluminado ao sol do Novo Mundo!

Do que a terra, mais garrida,Teus risonhos, lindos campos tm mais flores;"Nossos bosques tm mais vida","Nossa vida" no teu seio "mais amores."

Ptria amada,Idolatrada,Salve! Salve!

Brasil, de amor eterno seja smboloO lbaro que ostentas estrelado,E diga o verde-louro dessa flmula- "Paz no futuro e glria no passado."

Mas, se ergues da justia a clava forte,Vers que um filho teu no foge luta,Nem teme, quem te adora, a prpria morte.

Terra adorada,Entre outras mil,s tu, Brasil, Ptria amada!Dos filhos deste solo s me gentil,

Ptria amada, Brasil!


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Comercio Gestao de Compras e Estoques

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