Comando da Aeronáutica · Fonte: CBOK (2011) A implementação não deve ser o elo fraco do ciclo...
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Desafios para a
Implementação de
Processos
Comando da Aeronáutica
Alexandre V. Guimarães
2012
IMPLEMENTAÇÃO
“COLOCAÇÃO EM PRÁTICA”
Quando o processo sai da
prancheta…
PRINCIPAIS DESAFIOS
Alta gerência não está interessada ou tem outro foco.
Gerentes desejam aumento de ROI que não podemos
atingir.
Existem muitos esforços de mudanças competindo por
atenção.
Insucessos anteriores em projetos de processos.
Gerentes não desejam realizar investimentos no
momento.
Principais Obstáculos para a Aceitação de
Esforços de BPM
Fonte: Wolf e Harmon (2012) – BP Trends
Fonte: CBOK (2011)
A implementação não
deve ser o elo fraco do
ciclo BPM!
Discussão e
compreensão
aprofundadas dos
desafios típicos
da fase de
implementação
OBJETIVO
Identificar os desafios típicos
da fase de implementação de
processos, com base em um caso
real.
Implementação de melhorias (processos) e de
BPM
Descrição do caso selecionado e do cenário
O Plano de Implementação
Desafios Enfrentados
ROTEIRO
É IMPORTANTE DISTINGUIR...
O esforço de implementação de um
processo melhorado.
ESTRATÉGIA
GESTÃO DO
DIA-A-DIA
PROJETOS
DE MELHORIA
GOVERNANÇA
TECNOLOGIA CULTURA
PESSOAS
IMPLEMENTAÇÃO
DE BPM
ALINHAMENTO
ESTRATÉGICO GOVERNANÇA
PESSOAS
TECNOLOGIA CONHECIMENTO
CULTURA
VALOR
CLIENTE
BPM
ESTRUTURA
Maturidade em
BPM
Probabilidade de
êxito na
implementação de
Processos
Caso Selecionado
Processo “Registro
Analítico de Bens Móveis na
Aeronáutica”
Registro Analítico de Bens
Móveis
• Cadastro dos bens móveis
• Registros
Incorporações
Exclusões
Transferências
Reavaliações
Depreciações
Descrição Geral
• Interação com a
plataforma contábil SIAFI
PATRIMÔNIO MÓVEL DO COMAER
Armamento
Aeronaves e
Sistemas Equipamentos
Solo
Equipamentos de
Proteção ao Vôo Saúde
Viaturas e Eq.
Construção Civil
Ciência e
Tecnologia Equipamentos de TI
e Comunicações
Grandes
Grupos
COMAER
Escritórios e Representações
• 156 Unidades Gestoras (País e
Exterior)
• Efetivo de 71,4 mil servidores
• Patrimônio móvel de R$ 12,8 bi
•Bens em uso
•Bens em almoxarifados
•Bens em importação
•Bens em trânsito
•Bens em reparo
•Bens a alienar
ORGANIZAÇÕES PARTICIPANTES
Secretaria de Economia e
Finanças da Aer. Regras de
Negócio
Diretoria de TI Tecnologia
Unidades Gestoras Usuárias
Início em 2010
Reformulação da estratégia organizacional
Foco em Processos
• Cadeia de Valor
• Projetos de processos como base para ganhos mensuráveis
• Estrutura
• Risco
Projeto Estratégia Organizacional SEFA
- Operações entre Unidades de forma integrada e em tempo real.
- Capacidade de registro de todas as operações contábeis preconizadas pela STN.
Requisitos do Processo “Registro de
Bens Móveis”
- Aumento da segurança dos dados e das informações.
- Redução das discrepâncias cadastrais.
Resultados da Análise, do
Desenho e da Modelagem
“DECISÕES”
•Inclusão de novas rotinas
contábeis
•Ampliação do suporte
normativo interno (Manual
Contábil)
•Substituição da tecnologia
SISPAT – Sistema
de Patrimônio
SILOMS – Sistema Integrado
de Logística de Materias e de
Serviços
“Módulo BMP”
O Processo decisório sobre TI
ocorreu conforme recomenda a
teoria?
TI em Grandes Estruturas Organizacionais
Dono do
Processo Tecnologia
Planejamento da
Implementação
ANÁLISE
DESENHO
MODELAGEM
IMPLEMENTAÇÃO
“São as pessoas que irão
determinar, em última instância, o
sucesso ou o fracasso do projeto…”
Jeston e Nelis (2008)
Sequência de
Eventos do
Projeto
Revisão da ferramenta (banco de testes e
aderência)
Projeto Registro de Bens Móveis - Implementação
Instruções de Procedimentos
Contábeis
Divulgação das Orientações de
Transição (Manual e
vídeo-aula)
Reuniões Presenciais
(RJ e Brasília) Cadastramento
de Usuários no SILOMS
Migração dos dados do
SISPAT para o SILOMS
Cadastramento de Setores no
SILOMS Confronto de Relatórios e
Conformidade
Início das rotinas de lançamento no SILOMS
Ajustes nos dados do SISPAT
2011 2012
DESAFIOS
RELEVANTES
IMPLEMENTAÇÃO DE
PROCESSOS
Estimando prazos…
Quem deve estar
envolvido?
Como minimizar erros
de tendência?
Qual o risco das
estimativas em bloco?
Gray
Fonte: Gray e Larson (2006)
Cronograma Factível
Estimativa Inicial
Estimativa Alterada
- 5 meses
- 8 meses
Extensão dos ajustes nos dados do sistema de origem
Nível de detalhamento das orientações escritas
Disponibilidade de pessoas nas Unidades
Estimativas em
Ambientes
Complexos
Conhecimento incompleto
Alinhamento parcial dos
envolvidos
Efeitos não totalmente
previsíveis
Definição do Escopo (ENTREGÁVEIS)
Fase 1 Fase 2
MÉTRICAS
Parâmetros para monitoramento da implementação
O que deveria acontecer… X
O que está acontecendo…
O que deveria acontecer… X
O que está acontecendo…
Onde e o que mensurar?
Construção
da
arquitetura
de setores
no SILOMS
Exportação
de dados do
SISPAT
Importação
de dados no
SILOMS
Geração de
relatórios e
correção de
inconsistências
Momento 1
Momento 2
Repetição do Ciclo
Indicadores – Ação Gerencial
Redução dos Riscos
Controle de Qualidade
Projeto Bens Móveis Permanentes
Validação das novas funcionalidades
(testes funcionais) – equipe da Secretaria
Apreciação conjunta das orientações
escritas e vídeo-aula (Secretaria e
Diretoria de Tecnologia)
Teste de migração com banco de dados
de Unidades Gestoras
Processo-piloto com Unidade
Gestora
MEIOS DE COMUNICAÇÃO
•Complexidade X Escopo
•Planejamento
• Interações ágeis e eficazes
•Documentação
(protocolos)
Secretaria de
Economia e Finanças Diretoria de Tecnologia
da Informação
Unidades Gestoras
NEGÓCIO TECNOLOGIA
TREINAMENTO
Procedimentos de
transição
GAP de conhecimento
para novo processo
Planejamento
Quem será treinado e em
que nível
Oportunidade de contato
direto
Dirigentes
Agentes de
Controle Interno
Gestores de Registro
(operacional)
Projeto Bens Móveis Permanentes
Gestão de Pessoas…
Gestão de Mudanças…
PESSOAS…
Quem são os atores?
Onde atuam?
Qual o seu contexto de trabalho?
Qual a sua motivação para o projeto?
O que os fará colaborar?
ESFORÇO DE COMUNICAÇÃO
Gestão da Mudança
Trazer os Gestores
para o projeto e
promover a
colaboração na
implementação…
RH
ALIANÇAS
RECURSOS
ESTRUTURA LOCAIS
ATITUDES
CRENÇAS
TECNOLOGIA
MUDANÇA
Fonte: Haberberg and Rieple (2001)
Projeto Bens Móveis
Permanentes
Gerenciamento de
Riscos na
Implementação
Quando nem tudo dá
certo…
Projeto Bens
Móveis Peformance do novo sistema
Funcionamento da ferramenta
de migração
Omissão de rotinas
Quantidade de discrepâncias
nos bancos de dados do antigo
sistema
Perda de consistência na
migração
EVENTOS DE RISCO
Gerenciamento
de Riscos
Gerenciamento de
Contingências
Importante…
Identificação e
prevenção dos
eventos de risco
O que fazer caso o
evento aconteça
Plano “B”
A importância de considerar e planejar o “rollback”...
Minimiza os danos às atividades do processo em curso
Diminui o impacto para a imagem do projeto
Aumenta a probabilidade de êxito na retomada da implementação
Evidencia percepção de risco compatível com ambientes complexos
LIDERANÇA
Como foi estruturada a liderança
do projeto?
Aspectos Relevantes
Decisões centralizadas
Solução de Conflitos
Ligação com nível estratégico
Desafios da Implementaçao
Estimativas de prazos
Definição do escopo
Métricas
Comunicações
Treinamento
Qualidade
Pessoas
Mudanças
Riscos
Liderança
Preparo da implementação…
Sucesso no Projeto do Processo!
Desafios para a
Implementação de
Processos
Comando da Aeronáutica
Alexandre V. Guimarães