Circuito de correspondência

O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário.

Como se faz?

A abertura; O registo de entradas; A distribuição; A resposta ou arquivo; A assinatura; O registo de saída e a expedição e arquivo;

Estas fases são:

Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta;

O registo tal como na recepção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos.

Esta deverá ser feita após colocar o respectivo carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência;

A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo.

Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue directamente o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma resposta.

Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direcção da empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos casos; tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída desta, é esta a fase do registo de saída.

O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho; por último, temos a expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes de a carta ser inserida no sobrescrito se está datada e assinada, se contém o material necessário referido em anexo e se o endereço corresponde ao do sobrescrito.

Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular ou pessoal.

Como se faz:

Olhe para a pessoa que está a sua frente;

Preste atenção no que a pessoa está te falando e te pedindo;

Se você atende alguém de braços cruzados demonstra que você não está fazendo questão para aquele assunto;

Não sente em cima de uma das suas pernas dentro de uma recepção;

Não masque chicletes quando estiver trabalhando;

Responda uma pergunta com uma resposta. E não com outra pergunta. Sempre primeiro responda o que foi questionado;

Recepção

Tenha postura. Sente-se em uma posição que indique que você está interessado em ajudar ou resolver;

Mantenha sua mesa em ordem. Nada de papéis pregados com recados. Bolsas, sacolas e objetos pessoais, mantenham sempre separados e não expostos a quem está atendendo.

Tente evitar fazer ou receber ligações pessoais dentro do ambiente de trabalho;

É anti-ético atender o telemóvel em ambiente de trabalho;

Se a internet é liberada, cuidado! Seja discreto e não se envolva totalmente com tela do computador. É bom dar uma olhada geral de vez em quando no local de trabalho.

No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.

Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas.

Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.

 

A abertura pode ser: Manual; Com ajuda de máquinas.

Na abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis.

Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e eléctricas) que permitem uma maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para grandes empresas. 

Abertura e registo da correspondência:

Distribuição:

É um dos processos da logística responsável pela administração dos materiais a partir da saída do produto da linha de produção até a entrega do produto no destino final.

Após o produto pronto ele tipicamente é encaminhado ao distribuidor.

O distribuidor por sua vez vende o produto para um varejista e em seguida aos consumidores finais.

Este é o processo mais comum de distribuição, porém dentro desse contexto existe uma série de variáveis e decisões de trade-off a serem tomadas pelo profissional de logística.

Distribuição e expedição:

O marketing vê que a Distribuição é um dos processos mais críticos, pois problemas como o atraso na entrega são refletidos diretamente no cliente.

A partir do momento que o produto é vendido a Distribuição se torna uma atividade de front office e ela é capaz de trazer benefícios e problemas resultantes de sua atuação (Kapoor et al., 2004, p. 9).

Uma organização pode ser divida em três processos principais suprimentos, produção e distribuição (Gomes et al., 2004, p. 8-9).

Onde termina o processo de distribuição de uma empresa, inicia o processo de suprimentos da empresa seguinte.

Como regra geral as empresas mais fortes da cadeia de distribuição são quem definem quem será o responsável pela entrega do material/produto.

O ponto mais forte da cadeia não necessariamente é aquele que têm mais “dinheiro”, mas sim aquele que tem a necessidade de compra é menor do que a necessidade de venda do elo anterior da cadeia, então podemos concluir que este poder de decisão pode ser transferida rapidamente entre os elos, pois a globalização nos permite comprar um produto na china com frete FOB e ainda pagar mais barato do que uma compra em nossa região.

As empresas estão cada vez mais terceirizando suas atividades relacionadas a distribuição e focando suas atividades no core bussiness da empresa.

A distribuição tem grande importância dentro da empresa por ser uma atividade de alto custo.

Os custos de distribuição estão diretamente associados ao peso, volume, preço, Lead Time do cliente, importância na Cadeia de suprimentos, fragilidade, tipo e estado físico do material e estes aspectos influenciam ainda na escolha do modal de transporte, dos equipamentos de movimentação, da qualificação e quantidade pessoal envolvido na operação, pontos de apoio, seguro, entre outros.

A palavra distribuição esta associada também a entrega de cargas fracionadas, neste tipo de entrega o produto/material é entrega em mais de um destinatário, aproveitando a viagem e os custos envolvidos.

As entregas neste caso devem ser muito bem planejadas, pois a entrega unitizada tem um menor custo total e menor lead time, as entregas fracionadas devem ser utilizadas somente quando não for possível a entrega direta com o veículo completamente

ocupado. 

Verificar se aquilo que o cliente pediu está pronto para ser expedido;

Preparar os documentos da remessa (informação relativa aos artigos embalados, local para onde vão ser enviados);

Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria;

Juntar as encomendas por operador logístico (transportadora);

Carregar os caminhões (tarefa muitas vezes realizada pelo transportador). 

Expedição: