CENTRO UNIVERSITÁRIO 7 DE SETEMBRO

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

AÇÕES DE EXTENSÃO DE ENSINO SUPERIOR

Fortaleza-CE

2017

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CENTRO UNIVERSITÁRIO SETE DE SETEMBRO – UNI7 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

AÇÕES DE EXTENSÃO DE ENSINO SUPERIOR

SUMÁRIO

1. APRESENTAÇÃO .................................................................................................................. 03 2. DEFINIÇÕES .......................................................................................................................... 04 3. PROCESSO ............................................................................................................................ 05

3.1 OBJETIVO DO PROCESSO ............................................................................................ 05

3.2 AGENTES BÁSICOS DO PROCESSO ........................................................................... 05

3.3 REQUISITOS DOS AGENTES BÁSICOS ....................................................................... 07

3.4 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO .............................................................................. 08

3.5 INDICADORES DO PROCESSO ..................................................................................... 08

3.6 INSTRUÇÃO LEGAL ....................................................................................................... 09

3.7 FLUXO DO PROCESSO .................................................................................................. 09

3.8 PROCEDIMENTOS .......................................................................................................... 13

3.8.1 Atividades do Subprocesso: Apreciar Proposta Externa de Ação de Extensão ...... 13

3.8.2 Atividades do Subprocesso: Apreciar Proposta Interna de Ação de Extensão ....... 16

3.8.3 Atividades do Subprocesso: Monitorar Ações de Extensão .................................... 19

4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................... 20 5. APÊNDICES ........................................................................................................................... 21

Apêndice A – Ficha de Cadastro de Ação de Extensão – UNI7 ......................................... 21

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1 APRESENTAÇÃO

A UNI7, enquanto Instituição de Ensino Superior (IES), buscando cumprir ordenamentos legais e

normativas de órgãos superiores, tem desenvolvido diversas ações de extensão associadas a

atividades de ensino e pesquisa. Para balizar essas ações de extensão, a Instituição se vale de

políticas e diretrizes constantes de manual específico para esse assunto.

Como uma forma suplementar às referidas políticas e diretrizes, construiu-se o presente documento,

cujo objetivo principal consiste em detalhar os procedimentos a serem adotados no desenvolvimento

das atividades e tarefas operacionais intrínsecas do processo de extensão de ensino superior da

UNI7.

Constitui-se, portanto, o presente instrumento, um manual de procedimentos e normas de extensão

de ensino superior, destinado a orientar e guiar os diversos atores participantes do processo de

extensão de ensino superior da UNI7, notadamente, as Coordenações de Cursos, as Unidades

Administrativas, a Escola de Negócios UNI7, o Viva Gerações.

O objetivo da manualização é permitir que a reunião de informações, disposta de forma sistemática

e criteriosa, atue como instrumento facilitador do funcionamento de uma organização[1]

Este manual de procedimentos possui, em sua estrutura, detalhamentos de como funciona

mencionado processo de extensão na UNI7, conforme tópicos acima sumarizados.

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2 DEFINIÇÕES

Processo – conjunto de atividades que tem por objetivo transformar insumos (entradas),

adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens e serviços (saídas) que serão entregues

e devem atender aos clientes.[2]

Procedimento – conjunto sequencial de ações que permite realizar um trabalho de forma correta

para se atingir um objetivo. Forma de como é realizada alguma atividade ou tarefa.[2]

Atividade – realização de uma tarefa em sua forma ativa.[2]

Tarefa – consiste no trabalho previamente definido para ser realizado.[2]

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3 PROCESSO

3.1 OBJETIVO DO PROCESSO Suportar as ações de extensão de ensino superior da UNI7, proporcionando controle, facilidade

de monitoramento e otimização de recursos em sua execução, além de subsidiar a gestão

superior da Organização na tomada de decisões quanto a atividades de extensão.

3.2 AGENTES BÁSICOS DO PROCESSO

3.2.1 Coordenação de Extensão – Trata-se de unidade organizacional interna da UNI7 que tem

como objetivos e responsabilidades:

a) Criar ações de extensão de ensino superior: programas, projetos, cursos, eventos etc,

cumprindo as políticas e diretrizes estabelecidas pela UNI7.

b) Apreciar e emitir decisão sobre solicitações de ações de extensão oriundas de unidades

internas e organizações externas, à UNI7.

c) Apresentar à Diretoria da UNI7, periodicamente ou quando solicitado por esta, informações

consolidadas sobre as ações de extensão de ensino superior, bem como os resultados

proporcionados pelas referidas ações.

d) Consolidar informações sobre ações de extensão para envio a órgãos de controle superior,

quando solicitadas.

e) Relacionar-se, visando estabelecer parcerias em ações de extensão, com organizações

externas e comunidades da sociedade civil.

f) Monitorar todas as ações de extensão em pleno desenvolvimento na UNI7.

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3.2.2 Coordenação de Curso – Entidade organizacional que tem como função garantir o pleno

funcionamento dos cursos ofertados pela Instituição. Atualmente, a UNI7 conta com as

Coordenações para os seguintes Cursos de Graduação:

a) Administração

b) Arquitetura e Urbanismo

c) Ciências Contábeis

d) Design Gráfico

e) Direito

f) Engenharia de Produção

g) Engenharia Elétrica

h) Jornalismo

i) Logística

j) Negócios Imobiliários

k) Pedagogia

l) Publicidade e Propaganda

m) Sistemas de Informação

Enquadram-se, também, neste perfil as Coordenações de Pós-Graduação e Coordenação de

Relacionamento Internacional.

Cada Coordenação é responsável pela condução das ações de extensão promovidas no

âmbito de seus respectivos cursos de graduação e pós-graduação, devendo, entretanto,

atender à Coordenação de Extensão da UNI7, nas seguintes situações:

3.2.2.1 Antes de criar e iniciar uma nova atividade de extensão (programa, projeto, curso,

evento etc), submeter à apreciação da Coordenação de Extensão essa nova

atividade. A Coordenação de Extensão tomará decisão baseada em parecer técnico

da(s) unidade(s) afeita(s) à nova atividade proposta em análise.

3.2.2.2 Alimentar o sistema de ações de extensão com todas as informações cadastrais e

operacionais das atividades de extensão sob sua respectiva responsabilidade,

utilizando-se, para tanto, da ficha de cadastro de ação de extensão constante do

Apêndice A.

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3.2.2.3 Periodicamente, quando solicitado pela Coordenação de Extensão, enviar, ou

disponibilizar no sistema de ações de extensão, relatórios operacionais e/ou

estratégicos contendo informações sobre as atividades de extensão realizadas por

cada Coordenação de Curso.

3.2.3 Unidade Administrativa – Na estrutura da UNI7 constam diversas unidades administrativas

que executam seus processos de negócios ligados às atividades-fim da Instituição, bem como

atividades meio e estratégicas. Cada uma dessas unidades poderá se responsabilizar por

ações de extensão ou por atividades integradas ao processo de extensão. Da mesma forma

como preconizado para as coordenações de cursos de graduação e pós-graduação, essas

unidades administrativas deverão atender à Coordenação de Extensão nas situações

discriminadas nos itens 3.2.2.1, 3.2.2.2 e 3.2.2.3, retro.

3.2.4 Escola de Negócios UNI7 – Tem como responsabilidade a coordenação dos cursos de pós-

graduação, Realiza ações de extensão, razão por que, da mesma forma como exigido às

Coordenações de cursos, o Escola de Negócios UNI7 deverá atender à Coordenação de

Extensão nas situações discriminadas nos itens 3.2.2.1, 3.2.2.2 e 3.2.2.3, retro.

3.2.5 Viva – Programa Universidade de Gerações – Constitui-se uma entidade responsável por

diversos cursos de pequena duração voltados para as comunidades acadêmica e da sociedade

em geral. Além dessas atividades de extensão, realiza eventos de responsabilidade social por

meio de diversos programas e projetos, razão por que, da mesma forma como exigido às

coordenações de cursos, deverá atender à Coordenação de Extensão nas situações

discriminadas nos itens 3.2.2.1, 3.2.2.2 e 3.2.2.3, retro.

3.2.6 Participante – Trata-se do público em geral que compõe as turmas dos cursos e/ou equipes

participantes e beneficiárias das atividades de extensão da UNI7.

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3.2.7 Organização Externa – São instituições da sociedade em geral que buscam realizar parceria

com a UNI7 em ações de extensão.

3.3 REQUISITOS DOS AGENTES BÁSICOS

Cada processo de negócio organizacional possui atores a desempenhar papéis constituídos

pelas tarefas e atividades que conduzem aos objetivos da organização. Mencionados atores,

representados pelos colaboradores, clientes, fornecedores da organização, também conhecidos

como agentes básicos dos processos, têm que atuar conforme prevê o papel de cada um. Para

tanto, devem estes agentes básicos:

a) Conhecer as políticas e diretrizes das Ações de Extensão da UNI7, conforme discriminadas

em normas da Organização, disponibilizadas no sítio institucional.

b) Estar inteirado quanto ao funcionamento do Processo de Ações de Extensão da UNI7,

buscando atuar, enquanto ator desse processo, no momento em que for requisitado,

conforme normativos da Organização, disponibilizados no sítio institucional.

c) No caso de colaboradores da organização, devem estes estar qualificados para

desempenharem com eficiência e eficácia as tarefas e atividades relativas ao Processo de

Ações de Extensão da UNI7.

d) Todos os agentes básicos devem adotar postura proativa no sentido de colaborar com a

melhoria contínua do Processo de Ação de Extensão da UNI7, alimentando o Sistema de

Ações de Extensão com suas avaliações sobre cada ação.

3.4 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

Visando o pleno desenvolvimento do Processo de Ações de Extensão da UNI7, os seguintes

fatores se constituem como críticos para que sejam atingidos os objetivos do referido processo:

a) O não fornecimento das corretas informações sobre a ação de extensão quando de seu

cadastro no Sistema de Ações de Extensão. Para minimizar esse fator, fornecer informações

corretas, solicitadas no Apêndice A do presente Manual de Normas e Procedimentos.

b) A não aprovação das ações de extensão pelas instâncias competentes e responsáveis. Para

facilitar essa aprovação, deve ser seguido o fluxo do processo constante do presente Manual

de Normas e Procedimentos.

c) Inadequado tempo de resposta de um ator para outro no trâmite do processo. Este tempo

não pode cair no esquecimento. Exemplo: às vezes uma proposta de ação de extensão cai

no esquecimento de alguma caixa postal de correio ou mesa de algum agente básico deste

processo.

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3.5 INDICADORES DO PROCESSO

Em seu Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) a UNI7 procura estabelecer o seu

programa de metas e ações que tem característica cíclica. Dentre estas ações devem constar

metas para as ações de extensão, as quais são acompanhadas por meio do uso de indicadores.

Na lista a seguir, encontram-se indicadores de resultado para cada tipo de ação de extensão, os

quais podem ser utilizados de acordo com a necessidade de métrica do desempenho de ações

de extensão:

a) Indicador de resultados de programas de extensão;

b) Indicador de resultados de projetos de extensão;

c) Indicador de resultados de cursos de extensão;

d) Indicador de resultados de eventos de extensão;

e) Indicador de resultados de prestação de serviços;

f) Indicador de resultados de divulgação acadêmica;

g) Indicador de resultados de bolsas de extensão.

Para cada um desses indicadores acima propostos, deve ser utilizada uma ficha de indicador

contendo informações referentes ao que é medido, fórmula de cálculo, periodicidade de aferição

do indicador e se o indicador poderá ser obtido por sistema ou manualmente.

3.6 INSTRUÇÃO LEGAL

O Processo de Ações de Extensão está alinhado às determinações dos seguintes ordenamentos

legais:

a) Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDBEN), nº 9.394 de 20/12/1996, capítulo

IV, Da Educação Superior, artigo 43.

b) Lei 10.172, de 9 de janeiro de 2001.

c) Lei nº 10.861, de 14 de abril de 2004.

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3.7 FLUXO DO PROCESSO

As Figuras 1, 2, 3 e 4 contemplam as principais atividades integrantes do Processo de Ações de

Extensão da UNI7. No item 3.8 encontram-se discriminados os procedimentos a serem seguidos

por todos os atores e figurantes deste processo.

Figura 1 – Processo: Extensão de Ensino – UNI7

Fonte: Coordenação de Extensão - UNI7

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Figura 2 – Subprocesso: Apreciar Proposta Externa de Ação de Extensão

Fonte: Coordenação de Extensão - UNI7

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Figura 3 – Subprocesso: Apreciar Proposta Interna de Ação de Extensão Fonte: Coordenação de Extensão - UNI7

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Figura 4 – Subprocesso: Monitorar Ações de Extensão

Fonte: Coordenação de Extensão - UNI7

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3.8 PROCEDIMENTOS

3.8.1 Atividades do Subprocesso: Apreciar Proposta Externa de Ação de Extensão

3.8.1.1 Propor Ação de Extensão

Responsável externo: Organização membro da sociedade civil, a qual envia ou apresenta à

UNI7 uma proposta de ação de extensão.

Responsável interno: Coordenação de Extensão que recebe a proposta de ação de extensão

elaborada por uma Organização externa; protocola e orienta esta que fique no aguardo de

resultado de avaliação que será elaborada pela UNI7.

3.8.1.2 Avaliar, Preliminarmente, Proposta Externa

Responsável interno: Coordenação de Extensão, a qual faz uma avaliação preliminar da

proposta de ação de extensão apresentada por Organização externa, verificando a pertinência

com as políticas e diretrizes de extensão da UNI7 e viabilidade geral. Após essa avaliação

preliminar, a Coordenação de Extensão solicita a elaboração de estudo de viabilidade e

pertinência, para referida proposta, ao ator, desse subprocesso, mais correlacionado com o

tema da proposta. Este ator pode ser: uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-

Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7 ou uma Coordenação de Curso (de

Graduação ou Pós-Graduação) etc.

3.8.1.3 Solicitar Estudo de Viabilidade da Proposta Externa

Responsável interno: Coordenação de Extensão, a qual encaminha a proposta de ação de

extensão recebida de uma Organização externa, ao ator desse subprocesso mais

correlacionado com o tema da proposta, o qual pode ser: uma das Unidades Administrativas

Internas, o Viva-Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7 ou uma Coordenação

de Curso (de Graduação ou Pós-Graduação) etc.

3.8.1.4 Estudar Viabilidade da Proposta Externa

Responsável interno: Ator, desse subprocesso, mais correlacionado com o tema da proposta,

o qual pode ser: uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-Universidade de Gerações,

o Escola de Negócios UNI7 ou uma Coordenação de Curso (de Graduação ou Pós-Graduação)

etc. Este ator procurará elaborar um estudo sumário de viabilidade da proposta de ação de

extensão oriunda de Organização externa, observando políticas e diretrizes de extensão da

UNI7, relação custo/benefício justificável, enquadramento de agenda e infraestrutura

disponível, pertinência do tema com atividades sob a responsabilidade de sua unidade e do

calendário acadêmico. Ao final desse estudo de viabilidade, deverá ser emitido um parecer

indicando a viabilidade (ou não) de a ação de extensão ser implementada e executada.

3.8.1.5 Comunicar Resultado da Avaliação da Proposta Externa

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Responsável interno: A Coordenação de Extensão que, com base no parecer do estudo de

viabilidade da proposta de ação de extensão, recebido do ator mais correlacionado com o tema

da proposta (uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-Universidade de Gerações, o

Escola de Negócios UNI7 ou uma Coordenação de Curso etc), comunicará à Organização

externa o resultado da avaliação da UNI7 quanto à realização (ou não) da ação de extensão.

Caso o nível de decisão para a realização ou não da ação proposta extrapole à alçada da

Coordenação de Extensão, esta buscará decisão junto às instâncias superiores na UNI7.

3.8.1.6 Fornecer dados Cadastrais

Responsável externo: A Organização externa proponente da ação de extensão que fora

aprovada pela UNI7. Referida organização fornecerá dados adicionais sobre ação de extensão,

bem como dados da própria organização (CNPJ, endereço, contatos etc) para que a UNI7

providencie o cadastro desta ação no Sistema de Informações de Extensão. Para facilitar essa

atividade, poderá ser utilizado como guia de coleta de dados o Apêndice A do presente manual

de procedimentos. Estas informações serão repassadas pela Organização externa,

diretamente ao ator correlacionado com esta ação e que a validou em seu estudo de

viabilidade.

3.8.1.7 Cadastrar Ação de Extensão

Responsável interno: Ator mais correlacionado com o tema da ação de extensão e que a

validou em seu estudo de viabilidade (uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-

Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou a

Coordenação de Extensão etc). Utilizar como guia de coleta de dados o Apêndice A do

presente manual de procedimentos. Seguindo como roteiro o referido apêndice, incluir as

informações sobre a ação no Sistema de Informações de Extensão.

3.8.1.8 Inscrever-se em Ação de Extensão

Atividade condicionada à abertura de inscrições a se realizar após cadastro da ação de

extensão efetivado pelos organizadores responsáveis.

Responsável: Participantes interessados na ação de extensão e que desejarem se beneficiar

dessa oportunidade ofertada pela UNI7. As inscrições poderão ser feitas no sítio da UNI7,

mediante o acesso ao endereço (link) especificado pela unidade responsável pela ação,

preenchimento de formulário específico e comprovação de requisitos exigidos (perfil requerido,

pagamento de taxas quando necessário etc), ou pessoalmente na UNI7 (Secretaria da

Faculdade ou da Unidade Administrativa responsável pela ação).

3.8.1.9 Participar de Ação de Extensão

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Responsável: Participantes inscritos na ação de extensão. Deverão ser cumpridas por estes

todas as regras convencionadas para a ação e divulgadas no ato da inscrição ou em

regulamento próprio (participação nas atividades que compõem a ação, presença e nota

mínima por desempenho - quando exigidas etc).

3.8.1.10 Executar Ação de Extensão

Atividade conjunta dos atores envolvidos na implementação e organização da ação de

extensão.

Responsável(eis): Ator(es), deste processo, envolvido(s) com a ação de extensão

(Organização externa, uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-Universidade de

Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou a Coordenação de

Extensão etc). Empreender atividades que levem ao pleno êxito da ação de extensão.

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3.8.1.11 Avaliar Resultados da Ação de Extensão

Atividade feita paralelamente por todos os atores envolvidos na ação de extensão, durante

período destinado a isto.

Responsável(eis): Ator(es), deste processo, envolvido(s) com a ação de extensão

(Participante, Organização externa, uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-

Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou a

Coordenação de Extensão etc). Cada ator deverá preencher formulário específico com a sua

avaliação sobre os resultados obtidos com a ação de extensão. Se já houver funcionalidade

específica para isto, inserir no Sistema de Informações de Extensão a respectiva avaliação de

resultados após concluída a ação.

3.8.1.12 Solicitar 2a. Via de Certificado

Responsável: Participante que concluiu com sucesso a sua participação na ação de extensão.

Esta solicitação poderá ser feita no sítio da UNI7, mediante o acesso ao endereço (link)

especificado pela unidade responsável pela ação, preenchimento de formulário específico e

comprovação de requisitos exigidos, ou pessoalmente na UNI7 (Secretaria da Faculdade ou

da Unidade Administrativa etc, responsável pela ação).

3.8.1.13 Emitir Certificado

Atividade condicionada à conclusão, com sucesso, de participação na ação de extensão. A

UNI7, por meio de um de seus representantes e, juntamente, com a Organização externa,

emitirão certificado. Responsável(eis): Ator(es), deste processo, envolvido(s) com a ação de

extensão (Organização externa, uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-

Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou a

Coordenação de Extensão etc). O ator responsável e centralizador da ação de extensão deverá

emitir certificado a todos os participantes das ações de extensão que prevejam a emissão de

certificado, bem como observar solicitações de segunda via, quando solicitado.

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3.8.2 Atividades do Subprocesso: Apreciar Proposta Interna de Ação de Extensão

3.8.2.1 Propor Ação de Extensão

Responsável interno: Entidade interna à UNI7 (Unidade Administrativa, Viva, Escola de

Negócios UNI7, Coordenação de Curso de Graduação ou Pós-Graduação etc) envia ou

apresenta à Coordenação de Extensão uma proposta de ação de extensão.

Responsável interno: Coordenação de Extensão recebe a proposta de ação de extensão

elaborada por entidade interna à UNI7; protocola e realiza estudo de viabilidade conjuntamente

com a entidade interna proponente da ação de extensão, bem como com entidade mais afeita

ao tema da ação de extensão.

3.8.2.2 Estudar Viabilidade Conjuntamente

Responsável interno: Coordenação de Extensão, em conjunto com a entidade interna

responsável e proponente da ação de extensão, podendo contar, também, com o ator desse

subprocesso mais correlacionado com o tema da proposta, o qual pode ser: uma das Unidades

Administrativas Internas, o Viva-Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7 ou

uma Coordenação de Curso (de Graduação ou Pós-Graduação) etc. Todos estes atores

deverão elaborar um estudo sumário de viabilidade da proposta de ação de extensão,

observando políticas e diretrizes de extensão da UNI7, relação custo/benefício justificável,

enquadramento de agenda e infraestrutura disponível, pertinência do tema com atividades sob

a responsabilidade de sua unidade e do calendário acadêmico. Ao final desse estudo de

viabilidade, deverá ser emitido um parecer indicando a viabilidade (ou não) de a ação de

extensão ser implementada e executada. Após essa avaliação conjunta, a Coordenação de

Extensão, juntamente com a entidade proponente da ação de extensão, buscarão patrocínio e

parcerias no mercado, junto a organizações externas. Caso o nível de decisão para a

realização ou não da ação proposta extrapole à alçada da Coordenação de Extensão, esta

buscará decisão junto às instâncias superiores na UNI7.

3.8.2.3 Propor Patrocínio

Responsável interno: A Coordenação de Extensão elaborará solicitação de patrocínio a ser

encaminhada a organizações externas possíveis patrocinadoras.

3.8.2.4 Patrocinar Ação de Extensão

Responsável externo: Organização externa se pronunciará quanto à viabilidade de patrocinar

a ação de extensão em estudo. A Coordenação de Extensão manterá contato contínuo com

referida organização externa.

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3.8.2.5 Resultado do Patrocinador

Responsável interno: Coordenação de Extensão receberá resposta da organização externa

sobre a possibilidade de patrocínio. Caso sim, dar continuidade ao subprocesso da ação de

extensão, comunicando resultado ao proponente da ação.

3.8.2.6 Comunicar ao Proponente

Responsável interno: A Coordenação de Extensão informará ao proponente da ação de

extensão o resultado do estudo de viabilidade conjunto, bem como se haverá patrocínio

externo.

3.8.2.7 Cadastrar Ação de Extensão

Responsável interno: Proponente da ação de extensão ou ator mais correlacionado com o tema

da ação (uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-Universidade de Gerações, o

Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou a Coordenação de Extensão etc).

Utilizar como guia de coleta de dados o Apêndice A do presente manual de procedimentos.

Seguindo como roteiro o referido apêndice, incluir as informações sobre a ação no Sistema de

Informações de Extensão.

3.8.2.8 Inscrever-se em Ação de Extensão

Atividade condicionada à abertura de inscrições a se realizar após cadastro da ação de

extensão efetivado pelos organizadores responsáveis.

Responsável: Participantes interessados na ação de extensão e que desejarem se beneficiar

dessa oportunidade ofertada pela UNI7. As inscrições poderão ser feitas no sítio da UNI7,

mediante o acesso ao endereço (link) especificado pela unidade responsável pela ação,

preenchimento de formulário específico e comprovação de requisitos exigidos (perfil requerido,

pagamento de taxas quando necessário etc), ou pessoalmente na UNI7 (Secretaria da

Faculdade ou da Unidade Administrativa responsável pela ação).

3.8.2.9 Participar de Ação de Extensão

Responsável: Participantes inscritos na ação de extensão. Deverão ser cumpridas por estes

todas as regras convencionadas para a ação e divulgadas no ato da inscrição ou em

regulamento próprio (participação nas atividades que compõem a ação, presença e nota

mínima por desempenho - quando exigidas etc).

3.8.2.10 Executar Ação de Extensão

Atividade conjunta dos atores envolvidos na implementação e organização da ação de

extensão.

Responsável(eis): Ator(es), deste processo, envolvido(s) com a ação de extensão

(Organização externa com o devido patrocínio, uma das Unidades Administrativas Internas, o

Viva-Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou

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a Coordenação de Extensão etc). Empreender atividades que levem ao pleno êxito da ação de

extensão.

3.8.2.11 Avaliar Resultados da Ação de Extensão

Atividade feita paralelamente por todos os atores envolvidos na ação de extensão, durante o

período destinado a isto.

Responsável(eis): Ator(es), deste processo, envolvido(s) com a ação de extensão

(Participante, Organização externa, uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-

Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou a

Coordenação de Extensão etc). Cada ator deverá preencher formulário específico com a sua

avaliação sobre os resultados obtidos com a ação de extensão. Se já houver funcionalidade

específica para isto, inserir no Sistema de Informações de Extensão a respectiva avaliação de

resultados após concluída a ação.

3.8.2.12 Solicitar 2a. Via de Certificado

Responsável: Participante que concluiu com sucesso a sua participação na ação de extensão.

Esta solicitação poderá ser feita no sítio da UNI7, mediante o acesso ao endereço (link)

especificado pela unidade responsável pela ação, preenchimento de formulário específico e

comprovação de requisitos exigidos, ou pessoalmente na UNI7 (Secretaria da Faculdade ou

da Unidade Administrativa responsável pela ação).

3.8.2.13 Emitir Certificado

Atividade condicionada à conclusão, com sucesso, de participação na ação de extensão. A

UNI7, por meio de um de seus representantes, e, juntamente, com a Organização externa

emitirão certificado. Responsável(eis): Ator(es), deste processo, envolvido(s) com a ação de

extensão (Organização externa, uma das Unidades Administrativas Internas, o Viva-

Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso ou a

Coordenação de Extensão etc). O ator responsável e centralizador da ação de extensão deverá

emitir certificado a todos os participantes das ações de extensão que prevejam a emissão de

certificado, bem como observar solicitações de segunda via, quando solicitado.

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3.8.3 Atividades do Subprocesso: Monitorar Ações de Extensão

3.8.3.1 Solicitar Informações de Ação de Extensão

Responsável interno: A Coordenação de Extensão, imbuída de garantir integridade nas

informações de ações de extensão, solicita informações sobre ações de extensão às entidades

responsáveis por estas ações na UNI7, aqui representadas por uma das Unidades

Administrativas Internas, o Viva-Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma

Coordenação de Curso (de Graduação ou de Pós-Graduação) etc. A unidade demandada pela

Coordenação de Extensão elaborará relatório específico para atender à demanda.

3.8.3.2 Elaborar Relatórios com de Ações de Extensão

Responsável interno: Os atores demandados podem constituir uma das Unidades

Administrativas Internas, o Viva-Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma

Coordenação de Curso (de Graduação ou de Pós-Graduação) etc, os quais elaborarão relatório

específico para atender à demanda da Coordenação de Extensão. Este relatório poderá ser

uma base de dados, um relatório propriamente dito ou uma planilha eletrônica com as

informações solicitadas.

3.8.3.3 Avaliar Situação das Ações de Extensão

Responsável interno: A Coordenação de Extensão, à luz das políticas diretrizes normas e

procedimento de extensão, criticará a integridade das informações recebidas e, caso estas

estejam íntegras e corretas, liberará as informações de ações de extensão para apreciação por

parte de demandantes superiores: Gestão Superior da UNI7, Ministério da Educação,

Sociedade por meio do sítio da UNI7, Comunidade Acadêmica etc. Caso contrário, ou seja,

havendo necessidade de ajustes nas informações, a Coordenação de Extensão solicitará

sejam empreendidos os devidos ajustes por parte da entidade interna responsável pela ação

de extensão.

3.8.3.4 Realizar Ajustes em Ações de Extensão

Responsável interno: Os atores demandados (uma das Unidades Administrativas Internas, o

Viva-Universidade de Gerações, o Escola de Negócios UNI7, uma Coordenação de Curso (de

Graduação ou de Pós-Graduação) etc. Este deverá empreender os ajustes que se fizerem

necessários e reencaminhar para avaliação por parte de Coordenação de Extensão.

3.8.3.5 Divulgar Ações de Extensão

Responsável interno: A Coordenação de Extensão liberará as informações de ações de

extensão para apreciação por parte de demandantes superiores: Gestão Superior da UNI7,

Ministério da Educação, Sociedade por meio do sítio da UNI7, Comunidade Acadêmica etc.

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4 REFÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

[1] ARAÚJO, Luiz César G. de; Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias de Gestão Organizacional. 2ª. ed. São Paulo-SP, Atlas, 2011.

[2] CRUZ, Tadeu; Sistemas, Métodos & Processos – Administrando Organizações por Meio de Processos de Negócios. 2ª. ed. São Paulo: Atlas, 2005.