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Catálogo Nacional de Compras Públicas

Manual de Fornecedores

10 de Julho de 2009



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Índice

1. Introdução ............................................................................................................ 3

1.1. Objectivo ........................................................................................................ 3

2. Fornecedor ............................................................................................................ 4

2.1. AQs/CPAs ........................................................................................................ 4

2.2. Contratos ........................................................................................................ 4

2.3. Grupos – AQ/CPA ............................................................................................. 5

3. Carregamento e Actualização do Catálogo .................................................................. 7

3.1. Introdução ...................................................................................................... 7

3.2. Guia passo a passo ........................................................................................... 7

3.3. Verificação dos dados (XML) contra o esquema (XSD) ........................................... 17

3.4. Submeter o XML .............................................................................................. 19

3.5. Artigos do Contrato .......................................................................................... 20



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1. Introdução

1.1. Objectivo

Este documento tem por objectivo a descrição das funcionalidades da aplicação CNCP –

Catálogo Nacional de Compras Públicas específicas aos fornecedores, nomeadamente a

criação de actualizações e o carregamento de ficheiros.



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2. Fornecedor

Após a autenticação do utilizador é visualizado um ecrã com uma lista de fornecimentos e

uma lista de utilizadores ambas referentes à entidade fornecedora a que pertence. À

esquerda, e no topo do ecrã, encontram-se opções que serão descritas nos pontos seguintes.

2.1. AQs/CPAs

Estão disponíveis através do link “AQs/CPAs” do menu central, logo acima da barra lateral. Ao

clicar no link o utilizador é enviado para o ecrã “AQs/CPAs” que contém uma lista com todos

os AQs dispostos por páginas, podendo ser ordenados pelas colunas apresentadas (cor

laranja).

Figura 2-1 - Listar AQs/CPAs

2.1.1. Visualizar

Através do link existente na descrição do concurso ilustrado na figura anterior (cor vermelha),

o utilizador entrará no respectivo ecrã desse Acordo Quadro.

O utilizador pode consultar os dados do AQ, visualizar os seus contratos e dos seus

concorrentes e grupos os associados.

2.2. Contratos

A informação está disponível por contratos e distribuída pelos vários fornecedores constantes

do AQ.. Esta informação está disposta por páginas e pode ser ordenada pelas colunas

apresentadas, conforme ilustrado na figura seguinte (cor laranja). Cada linha/ contrato da

lista tem três links em que os dois primeiros dizem respeito ao número do acordo (cor

vermelha) e ao estado (cor amarela) do contrato. Estes links permitem a navegação para o

ecrã de visualização. O terceiro link encontra-se no fornecedor (cor verde) e permite a

navegação para o ecrã de visualização dessa entidade fornecedora.



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Figura 2-2 - Listar Contratos

A mensagem de sucesso “Contrato apagado com sucesso.” ser-lhe-á apresentada.

2.2.1. Criar Actualização ao AQ

O AQ possibilita a actualização e a descontinuidades de artigos no contrato.

A actualização do AQ pressupõe a actualização de artigos no contrato sem haver alteração do

n.º de ordem.

A descontinuidade do AQ pressupõe a descontinuidade de artigos, sem que haja recurso à

inserção de novos artigos.

Para actualizar os artigos presentes no contrato, o fornecedor deve clicar em Nr. Acordo,

conforme se visualiza na figura anterior e, seguidamente cliclar em “Criar Actualização” . Após

esta acção receberá uma mensagem de sucesso ou insucesso conforme ilustrado na figura

seguinte (cor verde).

Figura 2-3 - Seleccionar Criar Actualização

2.3. Grupos – AQ/CPA

No ecrã dos dados do contrato encontra-se uma lista dos grupos associados ao AQ. Esta

informação está disposta por páginas e pode ser ordenada pelas colunas apresentadas,

conforme ilustrado na figura seguinte (cor laranja).

Figura 2-4 – Listar Grupos Associados do AQ



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2.3.1. Descarregar Esquema

Através do link existente no esquema do grupo ilustrado na figura anterior, o utilizador pode

descarregar o esquema do grupo para posterior importação de artigos a fim de proceder à

actualização dos artigos no contrato.



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3. Carregamento e Actualização do Catálogo

3.1. Introdução

Seguindo as melhores práticas do mercado, as submissões iniciais de catálogos e respectivas

actualizações são efectuadas através de formato XML. Um ficheiro XML é um ficheiro em

formato texto que é estruturado segundo um conjunto de regras padrão.

Sabendo que cada lote tem um conjunto específico de características próprias, torna-se

necessário forçar o ficheiro XML a seguir uma certa estrutura de forma a este ser

directamente mapeado para as definições do lote. Isso é conseguido através de um esquema

XSD. Um esquema XSD não é mais que um ficheiro que não apenas define mas também

permite validar a estrutura de um ficheiro XML.

Existe um esquema XSD para cada lote existente no CNCP, estando estes disponíveis para

descarregamento. Terão de ser gerados tantos ficheiros XML como quantos lotes se pretender

carregar ou actualizar.

O próximo capítulo exemplifica este processo utilizando a ferramenta Microsoft Excel 2007.

3.2. Guia passo a passo

3.2.1. Obter o Esquema XSD

O utilizador navega até ao AQ que pretende e clica na ligação relativa ao lote sobre o qual

deseja actualizar, tal como mostra a imagem seguinte:

Figura 3-1 – Obter Esquema

O CNCP pedirá então para guardar um ficheiro XSD no computador do utilizador. Para efeitos

de exemplo, esse ficheiro é guardado no “Desktop” (“Ambiente de Trabalho”).

3.2.2. Configurar o Excel

Antes de avançar, é necessário configurar o Excel para mostrar as opções de tratamento

XML/XSD. Para isso, o utilizador abre as opções do Excel, acedendo ao “Office Button” (“Botão

Office”) e depois em “Excel Options” (“Opções do Excel”).



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Figura 3-2 – Opções do Excel

De seguida activa a opção “Show Developer tab in the Ribbon” (“Mostrar separador

Programador no Friso”), como exemplificado na figura seguinte:



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Figura 3-3 – Activar separador “Developer”

É então visível o separador “Developer” (“Programador”):

Figura 3-4 – Friso “Developer”



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3.2.3. Ligar o Excel ao Esquema XSD

O passo seguinte consiste em ligar o Excel ao Esquema XSD. Para isso o utilizador acede ao

separador “Developer” (“Programador”) e depois ao botão “Source” (“Origem”). Isto mostra a

barra lateral “XML Source” (“Origem XML”).

Figura 3-5 – Escolher Origem do XML

De seguida escolhe o ficheiro XSD que corresponde ao lote que se deseja ligar. Isto é

conseguido através dos botões “XML Maps…” (“Mapas XML…”) e depois “Add…”

(“Adicionar…”):



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Figura 3-6 – Carregar Esquema do Documento

É apresentada uma janela de escolha de ficheiro. O utilizador navega até ao Desktop

(“Ambiente de Trabalho”) e escolhe “XML Schema files (*.xsd)” (“Ficheiros de esquema XML

(*.xsd)”) nos tipos de ficheiro. A partir daí escolhe o ficheiro que guardou a partir do CNCP:



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Figura 3-7 – Carregar Esquema

Após o ficheiro ter sido correctamente ligado, o Excel mostra a interpretação do mesmo, na

barra lateral “XML Source” (“Origem XML”):



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Figura 3-8 – Carregar Esquema

Note-se na figura anterior as divisões que qualquer lote tem: “descontinuidades” e

“actualizacoes”. As actualizações de artigos e as “descontinuacoes” implica remoções.

A forma mais simples consiste em mapear cada uma destas divisões numa “folha” (“sheet”)

separada para cada tipologia de actualização.

As tipologias “actualizações” e “descontinuidades” deverão ser efectuadas e mapeadas em

ficheiros separados para serem submetidas e analisadas de uma forma autónoma.

Para isso posiciona-se na célula A1 da “Sheet 1” (“Folha 1”), selecciona-se o elemento

“actualizações” e utiliza-se o comando “Map element…” (“Mapear elemento…”).



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Figura 3-9 - Mapeamento de Actualizações



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Figura 3-10 - Mapeamento de Descontinuações

Como o mapeamento da tipologia “descontinuações” se fará em separado, então esta efectua-

se sob o mesmo procedimento para a célula A1 da “Sheet 1” (“Folha 1”) e para o elemento

“descontinuações”:

Após mapear as divisões pretendidas, valida-se o mapa, através do comando “Verify Map for

Export” (“Verificar mapa para exportação”):



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Figura 3-11 – Testar Formato

3.2.4. Preenchimento do ficheiro

Para preencher o ficheiro, aumenta-se o número de linhas que existem nas tabelas que o

Excel construiu automaticamente em cada “Sheet” (“Folha”), com os artigos que se pretende

actualizar ou remover.

A tabela da “Sheet” (“Folha”) 1 corresponde às actualizações de artigos; as actualizações são

efectuadas por número de ordem, sendo que o artigo deve ser completamente preenchido e

devrá manter o mesmo do artigo a alterar(e não apenas as características que se pretende

alterar).

A tabela da “Sheet” (“Folha”) 2 corresponde às remoções de artigos; a remoção é efectuada

por número de ordem.



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Figura 3-12 – Ficheiro Preenchido

3.3. Verificação dos dados (XML) contra o esquema (XSD)

O Excel tem a capacidade de verificar se os dados introduzidos no XML estão de acordo com

as especificações do XSD.

Para isso activa-se uma opção do Excel, como se pode verificar na imagem seguinte:



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Figura 3-13 – Activar Verificação de Esquema

Após isto, procede-se à exportação dos dados:



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Figura 3-14 – Exportação dos dados

A exportação dos dados cria o ficheiro XML. Se algo não estiver de acordo com as

especificações então veremos o aviso seguinte.

Figura 3-15 – XML Inválido

Note-se que o ficheiro é sempre guardado, mesmo que esteja inválido.

3.4. Submeter o XML

Após seleccionar a opção “Importar” o utilizador entrará no ecrã “Importar artigos” onde terá

que seleccionar o ficheiro XML que foi guardado no passo anterior, carregando para isso, no

Browser e seleccionar o ficheiro a importar.

Depois de inserido o caminho para o ficheiro o utilizador terá que clicar no link “Importar”,

conforme ilustrado na imagem seguinte (cor verde).



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Figura 3-16 – Submeter XML

A página entrará num modo de actualização automática, efectuada a cada 5 segundos.

Dependendo inteiramente do número de artigos, este processo poderá demorar vários

minutos.

O processo é atómico, ou seja, apenas é bem sucedido caso não aconteça qualquer erro. Se

acontecer algum erro, nenhum artigo é carregado e a importação é cancelada.

No caso de acontecer algum erro, a aplicação exibe até um máximo de 10 erros.

3.4.1. Submeter

Através do link existente na descrição do contrato ilustrado na figura Figura 3-18 (cor

vermelha), o utilizador entrará no ecrã Editar desse contrato. É também possível fazê-lo

através dos links existentes na criação (coluna Criação) e estado (coluna Estado) do contrato,

presente no histórico do contrato do ecrã visualizar. Em qualquer caso é necessário que o

contrato se encontre com o tipo Acordo de Quadro ou Actualização e estado seja Por

Submeter.

O utilizador terá que premir o link “Submeter” para que seja enviado para o ecrã “Submeter

contrato” conforme ilustrado na figura seguinte.

Figura 3-17 – Submeter Actualização

3.5. Artigos do Contrato

Estão disponíveis a partir do ecrã editar/visualizar (para editar os artigos do contrato é

necessário que este não se encontre submetido ou em actualização) contrato do concurso

através do link “Artigos”, conforme ilustrado na figura seguinte (cor verde).



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Figura 3-18 – Seleccionar Artigos

Ao clicar no link o utilizador é enviado para uma página que contém os grupos associados ao

concurso. Cada um dos grupos tem uma lista com todos os artigos dispostos por páginas

podendo ser ordenados pelas colunas apresentadas, conforme ilustrado na figura seguinte

(cor laranja).

Figura 3-19 – Listar Artigos do Fornecimento

3.5.1. Remover Todos

Após seleccionar a opção “Remover todos” ilustrada na figura anterior (cor amarela ), o

utilizador entrará no ecrã remover artigos onde lhe será apresentado o número de artigos a

remover.

Em seguida o utilizador terá que premir o link “Apagar” conforme ilustrado na figura seguinte

(cor verde).

Figura 3-20 - Apagar Artigos

A mensagem de sucesso “Foram apagados <NÚMERO DE ARTIGOS> artigos.” ser-lhe-á

apresentada.

Caso o utilizador não queira apagar os artigos terá que premir o link “Cancelar” (cor azul)

voltando ao ecrã de visualização de artigos.



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3.5.2. Importar

Após seleccionar a opção “Importar” ilustrada na Figura 3-19 ( cor azul ), o utilizador

entrará no ecrã “Importar artigos” onde terá que preencher o caminho para o ficheiro XML

que contém os artigos. O ficheiro XML a importar terá que respeitar o esquema do grupo que

pode ser descarregado premindo o link “Descarregar esquema (XSD)” (cor azul).

Depois de inserido o caminho para o ficheiro o utilizador terá que premir o link “Importar”,

conforme ilustrado na imagem seguinte (cor verde).

Figura 3-21 - Importar Artigos

Se o caminho para o ficheiro estiver correcto ser-lhe-á mostrada a mensagem de sucesso “A

importação de <NÚMERO DE LINHAS> linhas para o grupo <NOME DO GRUPO> foi bem

sucedida, demorando menos de <NÚMERO DE SEGUNDOS> segundo(s)).”.

Para mais informações sobre a importação de artigos o fornecedor deverá consultar o capítulo

“Manipulação de Ficheiros XSD com Excel”.

3.5.3. Visualizar

Através do link existente no número de ordem do artigo ilustrado na Figura 3-19 (cor

vermelha), o utilizador entrará no ecrã visualizar desse artigo onde poderá consultar os

dados do mesmo.

Figura 3-22 – Submeter XML

A página entrará num modo de actualização automática, efectuada a cada 5 segundos.

Dependendo inteiramente do número de artigos, este processo poderá demorar vários

minutos.

O processo é atómico, ou seja, apenas é bem sucedido caso não aconteça qualquer erro. Se

acontecer algum erro, nenhum artigo é carregado e a importação é cancelada.

No caso de acontecer algum erro, a aplicação exibe até um máximo de 10 erros.



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Após a submissão da actualização ou descontinuidade dos artigos do Contrato, deverá

imprimir, substituindo o cabeçalho do esquema (folha de submissão) para o cabeçalho do

Formulário de Actualização.

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