Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré

A Dinamus decidiu montar um festival de Rock

Bandas nacionais e internacionais

Evento para 50 mil pessoas

Diretrizes:

6 meses de organização e divulgação

5 milhões de reais de orçamento

Gerente de Projetos: Fred

FESTIVAL DE ROCK – ROCK IN SUMARÉ

Prazos

INICIAÇÃO

ObjetivoFomentar o Rock no interior

paulista

Lucratividade de 15%

TERMO DE ABERTURA

JustificativaExposição da marca

Parcerias e Patrocínios

Contatos para novos eventos

Identificação de Stakeholders

PatrocinadoresServiços públicos

Bandas internacionaisBandas nacionais

ComunidadePúblico-alvo

Serviços contratados

PODER

I N T E R E S S E

Prazos

PLANEJAMENTO

Escopo“O que você vai produzir?”

Festival de Rock para 50 mil pessoas com duração de 2 dias

10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais)

Área total de 10.000m2

ESCOPO DO PRODUTO

Comércio

� Lanchonetes� Pizzarias� Restaurantes� Cervejarias� Outros interessados

Diversão

� Parque� Bungee jump� Tirolesa� Asa delta

Serviços

� Segurança� Transporte público� Bombeiros� Polícia� Emergência� Banheiros

Organizar o evento como um todo

Contratar e organizar parcerias, patrocínio, diversões e serviços (inclusive logística)

Contratar propaganda e acompanhar a divulgação

Escopo Negativo:

Registro de vídeo e fotográfico do evento

ESCOPO DO PROJETO

Estudo de mercado

assegura o público

Patrocinadores

arcarão com a

construção dos

stands e lojas

Redes de TV farão a

cobertura do evento

Zoneamento deve ser seguido à risca

PREMISSAS RESTRIÇÕES

ESCOPO – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO

Festival de Rock

Planejamento

Definições

Planos

Local

Pré-evento

Pessoas

Bandas

Infraestrutura

Parcerias / Patrocínios

Publicidade

Evento

Shows

Serviços

Comércio

Diversões

Pós-evento

Desmontagem

Fechamento de contas

Avaliação geral

ESCOPO - DICIONÁRIO DA EAP

Pacote Descrição

Definições Definir Bandas, tema, parcerias, zoneamento etc

Planos Planejar todas as áreas do PMBOK, com enfoque em Aquisições

Local Planejamento da contratação e estruturação do local do festival

Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP

Festival

de Rock

Planejamento

Planos

Local

Definições

AQUISIÇÕES

Aquisições

Custos

Mostra os produtos, serviços (e terceirizações) a serem adquiridos para execução do projeto

Aquisições Qtd Valor R$

Aluguel do Local 1 600.000

Aluguel e Montagem de estruturas 1 1.000.000

Agência de publicidade 1 500.000

Empresa de Segurança 10 60.000

Transportadora 1 100.000

Parque 1 250.000

Bandas 10 1.500.000

Subtotal - 4.010.000

_____CUSTOS

Despesas Qtd Valor R$

Transporte 50x5 7.500

Alimentação 50x5 5.000

Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500

Total de Aquisições -4.010.000

Sub-total -4.085.000

Reserva de contingência (5%) -204.250

Reserva de gerenciamento (3%) -122.550

Total -4.411.800

O projeto é viável?

Projeto VIÁVEL!!

Despesas Qtd

Valor R$




Total de Aquisições - 4.010.000

Sub-total - 4.085.000

Reserva de contingência (5%) - 204.250

Reserva de gerenciamento (3%)

-122.550

Total - 4.411.800

O PROJETO CONTINUA VIÁVEL?

$4.411.800

Plano de Custos

=

Termo de Abertura

$5.000.000

RECURSOS HUMANOS

Nome Papel Depto Responsabildiades

Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto

• Fazer o controle financeiro

Fred Gerente do

Projeto

Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto

Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha

publicitária

John Comprador Compras • Supervisionar a contratação de todos

os fornecedores de serviços, comércio,

diversão e bandas.

TEMPO

Definir atividades

Sequenciar

Estimar Trabalho

Estimar Recursos

Parcerias/

Patrocínios

Publicidade

______ ____ __ _________DEFINIR LISTA DE ATIVIDADES

Entrega ID Nome da Atividade

Pessoas 1 Definir equipes

Pessoas 2 Treinar equipes

Bandas 3 Selecionar

Bandas 4 Definir agenda

Bandas 5 Fechar contrato

Infra 6 Contratar estruturas de ferro

Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem

Infra 8 Contratar empresa de transporte

Infra 9 Montar

Parcerias 10 Buscar patrocinadores

Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais

Publicidade 12 Contratar agência de publicidade

Festival

de Rock

Pré-evento

Bandas

Infraestrutra

Pessoas

SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES

Entrega ID Nome da Atividade Predecessora

Pessoas 1 Definir equipes

Pessoas 2 Treinar equipes 1

Bandas 3 Selecionar

Bandas 4 Definir agenda 3

Bandas 5 Fechar contrato 4

Infra 6 Contratar estruturas de ferro


Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7

Infra 9 Montar 6,7,8

Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II

Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais

Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II

ESTIMAR RECURSOS

Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos

Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury

Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon

Bandas 3 Selecionar Lennon

Bandas 4 Definir agenda 3 Fred

Bandas 5 Fechar contrato 4 John

Infra 6 Contratar estruturas de ferro John


John

Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John

Infra 9 Montar 6,7,8 Fred

Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon

Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred

Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred

ESTIMAR TRABALHO

Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Duração (dias)

Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury 1

Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon 15

Bandas 3 Selecionar Lennon 15

Bandas 4 Definir agenda 3 Fred 10

Bandas 5 Fechar contrato 4 John 45

Infra 6 Contratar estruturas de ferro John 10


John 10

Infra 8 Contratar empresa de transporte

6,7 John 10

Infra 9 Montar 6,7,8 Fred 20

Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon 90

Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred 90

Publicidade 11 Contratar agência de publicidade

5 II John, Fred 20

CRONOGRAMA Inicio 02/01Shows 21/06Encerramento 17/07

O projetocontinuaviável?

Hotplay

BlueFloyd

Aquasmith

Goldalica

Seane

Para-choques

Os Cunhados

Barão Verde

L Quest

Ratos de

Sótão

QUALIDADE

Requisitos de Qualidade:Papel revista

Impressão colorida

A5

Tolerância:Papel comum invés de

Revista

Como mensurar:Checklist de itens

obrigatórios a cada lote

BANDAS CONFIRMADAS

RISCOS

Risco Impacto Probabilidade Exposição

Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6

Equipamento de som ser danificado 3 1 3

Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4

24

Plano de Resposta aos Riscos

Plano de Custos

+ ?Despesas Qtd Valor R$

Transporte 50x5 7.500Alimentação 50x5 5.000Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500


-122.550

Total - 4.411.800

Cronograma

COMUNICAÇÃO

Quem O que Quando Como

Marketing e

Financeiro

Número de pessoas no

evento

Nos dias do

evento

Relatório final

Marketing Análise de satisfação do

público

Nos dias do

evento

Relatório final

GP e

Patrocinador

Andamento da montagem Pré -evento E-mail

Marketing e

Financeiro

Volume de ingressos

vendidos

Ao longo do

projeto

Relatório final

Financeiro Volume de negócios Ao longo do

projeto

Relatório final

Quem precisa ser informado?

De que? Quando?

Quem precisa ser informado?

De que? Quando?





Reserva de gerenciamento (3%) -

122.550

Total - 4.411.800

APROVAÇÃO DOS PLANOS

Plano de Resposta aos Riscos

Cronograma

Plano de Custos

Plano de Recursos HumanosPlano de Riscos

Risco Imp

Prob

Exp

Haver atraso na montagem porcausa de chuvas

3 2 6

Equipamento de som ser danificado

3 1 3

Haver dificuldades para contrataras bandas

2 2 4


Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do

projeto

Fred Gerente do

Projeto

Projetos • Gerenciar toda a

execução do projeto

Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação

da campanha publicitária

John Comprador Compras • Supervisionar a

Prazos

EXECUÇÃO

PLANEJAMENTO

Definições Planos Local

Contratação de Pessoas

Contrato com as Bandas

Parcerias

Patrocínios

Publicidade

PRÉ-EVENTO

Hotplay

BlueFloyd

Aquasmith

Goldalica

Seane

Para-choques

Os Cunhados

Barão Verde

L Quest

Ratos de

Sótão

BANDAS CONFIRMADAS

__ ______PRÉ-EVENTO

Montagem da Estrutura e Som

Chuva atrasa montagem

QUAL O IMPACTO NO PROJETO?

Tríplice Restrição

Que ação vai ser tomada?

Requer alguma mudança integrada?

Plano de Resposta

AÇÃO DE CONTINGÊNCIA PLANEJADA

Risco Impacto Probabi-lidade

Exposição

Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6


Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4

ID do Risco Estratégia Estratégia

1 Aceitar Minimizar impacto construindo coberturas o mais brevepossível. Se as chuvas ocorrerem antes, será precisoreplanejar o projeto.

Atraso total de 1 semana

Muitas horas-extras

Custo aumentou em 100.000

IMPACTO NO CRONOGRAMA


Total de Aquisições - 4.010.000Sub-total - 4.085.000Reserva de contingência (5%)

-204.250


-122.550

Total - 4.411.800

Festival de Rock

Planejamento

Definições

Planos

Local

Pré-evento

Pessoas

Bandas

Infraestrutura


Publicidade

Evento

Shows

Serviços

Comércio

Diversões

Pós-evento

Desmontagem


Avaliação geral


Total de Aquisições-

4.010.000

Sub-total-

4.085.000

Reserva de contingência (5%)-

204.250

Reserva de gerenciamento (3%)-

122.550

Total-

4.411.800

CHECAGEM FINAL DO PRÉ-EVENTO

Cronograma Plano de Custos Plano de Qualidade

Milhares de pessoas entrando no Festival

Tirolesa, roda-gigante, muito chopp!

Todas as emissoras de TV cobrindo o evento

No dia do Evento!!

A banda BlueFloyd faltou o evento!!

NO SEGUNDO DIA …

O Risco não havia sido previsto, e agora??

A Hotplay aceita aumentarseu tempo de show pelabagatela de R$100.000

Solicitar

Analisar

Aprovar

Implementar

Reserva de Gerenciamento: R$122.550

Foi possível contratá-los!!

O Público foi embalado ao som de sua músicaORANGE: “Look at the stars…. Look how they

shine on you”

AÇÃO DE CONTORNO

Sucesso de Público

Negócios

Comemoração!

MONITORAMENTO E CONTROLE

Cronograma Tempo

Houve um atraso de 1

semana, sem impacto no

prazo final

Festival de Rock

Planejamento

Definições

Planos

Local

Pré-evento

Pessoas

Bandas

Infraestrutura


Publicidade

Evento

Shows

Serviços

Comércio

Diversões

Pós-evento

Desmontagem


Avaliação geral

Escopo

Foi 100% cumprido, com uma

Mudança Integrada no show

do BlueFloyd e Hotplay


Plano de Custos Custo

A reserva de gerenciamento foi

utilizada para aumentar a duração

do show da HotPlayPlano de Qualidade

Despesas Qtd

Valor R$

Total de Aquisições-

4.010.000

Sub-total-

4.085.000

Reserva de contingência (5%)-

204.250

Reserva de gerenciamento (3%)-

122.550

Total-

4.411.800

Qualidade

Sem desvios significativos

Risco Imp Prob Exp

Haver atraso na montagem por causade chuvas

3 2 6


Haver dificuldades para contratar as bandas

2 2 4

Riscos

A reserva de gerenciamento foi

utilizada para aumentar a

duração do show da HotPlay

Plano de Riscos


Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do

projeto

Fred Gerente do

Projeto

Projetos • Gerenciar toda a

execução do projeto

Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação

da campanha publicitária

John Comprador Compras • Supervisionar a

Plano de RH

Plano de ComunicaçãoQuem O que Quando Coomo

GP e Patrocinador Andamento da montagem Pré -evento E-mail

Marketing e

Financeiro

Volume de ingressos vendidos Ao longo do

projeto

Relatório final

Financeiro Volume de negócios Ao longo do

projeto

Relatório final

Aquisições Qtd Valor R$

Agência de publicidade 1500.000

Empresa de Segurança 1060.000

Transportadora 1 100.000

Parque 1250.000

Bandas 101.500.000

Subtotal -4.010.000

Plano de Aquisições

Recursos Humanos

Sem desvios significativos

Comunicação

Ajustes para comunicar ao público

a mudança ocorrida nos shows

Aquisições

Ampliação de contrato

Litígio


PÓS-EVENTO - ENCERRAMENTO

Desmontagem do Evento

Pagamento de fornecedores

Avaliação geral (lições aprendidas)

O projeto foi bem sucedido?

O que pode ser melhorado no próximo?

Que lições aprendidas obteve com o case?

Sua percepção sobre a Gestão de Projetos mudou?

Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria sua pontuação?

DISCUSSÃO FINAL

Curso Básico de Gestão de Projetos

Coordenação: Eli Rodrigues

www.elirodrigues.com

Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré

Entertainment & Humor

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