CARTILHA DO

REQUERENTE

Universidade Federal de Santa Catarina Campus Blumenau

Gestão de Compras e Licitações

Introdução

Os processos de compra, no Campus Blumenau da Universidade

Federal de Santa Catarina – UFSC, são instruídos pelo setor de Gestão de

Compras e Licitações – GCL.

As compras públicas podem ser divididas em quatro modalidades

principais:

LICITAÇÃO; DISPENSA; INEXIGIBILIDADE; ADESÃO.

Cada uma dessas modalidades de compras públicas devem seguir

rigorosamente o que é exigido por lei e por normas emitidas pelos órgãos

competentes.

Ainda, na UFSC, cada modalidade se divide em outras duas

categorias:

Material de Consumo Grupo 099 Material Permanente Grupo 077

Cabe esclarecer também que os processos de compra na UFSC são

realizados, como REGRA, através da modalidade de LICITAÇÃO, via

PREGÃO ELETRÔNICO – PE, pelo Sistema de Registro de Preços – SRP,

salvo exceções legais.

Outro ponto importante nos processos de compra é a necessidade de

análise dos processos de Blumenau pelo Departamento de Compras – DCOM

da UFSC, em Florianópolis. Portanto, o GCL está submetido formalmente ao

que é estipulado pelo DCOM em diversas situações, como regras de instrução

de processo, documentação a ser anexada no processo e calendário de envio de

processos para aquisição de itens para o Campus, por exemplo.

O requerente ou responsável, ao enviar inicialmente seu pedido de

materiais para aquisição ao GCL, o faz por meio de um formulário,

denominado Formulário de Registro de Intenção de Compra – RIC.

A primeira atividade do GCL ao receber o RIC é analisar os itens e

separar os que são comuns ao Campus dos que são específicos do requerente.

Feita essa separação, o próximo passo é verificar qual a modalidade mais

adequada para se instruir o processo: Licitação, Dispensa, Inexigibilidade ou

Adesão. Essa análise sempre leva em conta a Regra, ou seja, comprar por

LICITAÇÃO. As outras modalidades são exceção à regra e devem ser

analisadas minuciosamente e dentro dos parâmetros legais e dos recursos

disponíveis.

Uma vez terminada essa primeira etapa de análise, parte-se para os

passos seguintes: pesquisa de preço e reunião/elaboração da documentação

pertinente.

Licitação: O que é?

Licitação é uma modalidade de COMPRA PÚBLICA, e somente se

tornou obrigatória para toda a Administração Pública a partir da Constituição

Federal de 1988, através do artigo 37, inciso XXI e do artigo 175.

As normas para licitações e contratos administrativos referentes aos

diversos materiais e serviços que possam ser adquiridos pela Administração

Pública foram estabelecidas pela Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 (ENAP,

2015).

A abrangência da legislação de licitações é ampla, pois cada ente

público pode regulamentar o assunto, desde que não contrarie as disposições

legais da Constituição e da Lei nº 8.666/93 (ENAP, 2015).

A finalidade da instauração de processo licitatório por parte da

Administração Pública visa garantir a observância ao princípio constitucional

de isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa, a promoção do

desenvolvimento nacional sustentável, a inserção da possibilidade de margens

preferenciais aos produtos manufaturados e nacionais, entre outros. Por ser

um meio legal para contratação de bens, serviços e obras, a licitação é um

importante instrumento de controle social, planejamento administrativo e de

exercício de direito para os licitantes (ENAP, 2015; OLIVO, 2012).

No início da lei de instauração da obrigatoriedade da Licitação, essa

atividade era realizada de forma totalmente presencial e conduzida por uma

Comissão de Licitação. A partir do ano 2000, com a Medida Provisória nº 2.026,

de 4 de maio daquele ano, criou-se então, o PREGÃO. O Pregão foi convertido,

posteriormente, na Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002.

Pregão, portanto, é uma modalidade de Licitação. É conduzido pela

figura de um Pregoeiro e pode ser realizado tanto de forma presencial quanto

de forma eletrônica. A forma eletrônica do Pregão é a mais econômica e, por

isso, mais indicada para a realização dos processos licitatórios (ENAP, 2015).

Além disso, possibilita uma maior Publicidade e uma Ampla Concorrência. Na

UFSC o Pregão Eletrônico é a regra para as aquisições por Licitação.

Ainda, o Pregão pode ser realizado para o Registro de Preços –

Sistema de Registro de Preços, SRP – ou para a Pronta Entrega – Sistema de

Preço Praticado, SPP.

O Sistema de Registro de Preços é definido como um conjunto de

procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços

e aquisição de bens, para contratações futuras. É mais comumente utilizado

baseando-se no inciso IV, do art. 3º, do Decreto 7.892/2013 (Decreto que

Regulamenta o SRP):

Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser

adotado nas seguintes hipóteses:

[...]

IV - quando, pela natureza do objeto, não for

possível definir previamente o quantitativo a ser

demandado pela Administração. (grifo nosso)

A Licitação realizada por meio do SRP é formalizada pela assinatura

de um documento denominado Ata de Registro de Preços – ARP. Na Ata de

Registro de Preços o licitante se compromete a fornecer o produto em que foi

vencedor no certame, pelo preço registrado, no período de um ano.

Já o Sistema de Preço Praticado, ou Pregão a Pronta Entrega,

conduz à ENTREGA IMEDIATA de um material ou serviço após os trâmites

licitatórios. Essa entrega é realizada em até 30 dias, conforme o art. 40, § 4º, da

Lei nº 8.666/93:

Art. 40

§ 4º Nas compras para entrega imediata, assim

entendidas aquelas com prazo de entrega até trinta

dias da data prevista para apresentação da proposta

[...]. (grifo nosso)

Ao se iniciar uma Licitação a Pronta Entrega já se deve ter

previamente bem definidos: o quantitativo exato a ser adquirido e a reserva da

dotação orçamentária para a aquisição do material ou serviço. Sem essas

definições não é possível iniciar o processo de compra nessa modalidade.

Cabe salientar que, conforme ratifica a Lei 8.666/93 no seu art. 15,

deve ser dada preferência ao Sistema de Registro de Preços nos processos de

compra. A contratação é realizada sob demanda e oportuniza a Administração

atuar com maior eficiência e assertividade, comprando somente o que será

utilizado e não gerando estoques vultuosos,

Portanto, na UFSC, a modalidade principal e preferencial de

aquisição é a LICITAÇÃO, por meio de PREGÃO ELETRÔNICO, pelo

SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS.

Contratação Direta

A contratação direta é o procedimento adotado pela Administração

Pública que não contempla a Licitação, ou seja, o administrador contrata o

prestador de um determinado serviço diretamente, respeitando as

possibilidades previstas em lei. A Dispensa de licitação e a Inexigibilidade

de licitação são as duas principais formas de contratação direta (OLIVO, 2012;

FRANÇA, 2013).

A dispensa e a inexigibilidade permitem que o administrador público

realize a contratação direta, porém de maneiras diferentes. Enquanto na

dispensa há possibilidade de concorrência, porém esta é dispensada em função

de razões expressas na lei de licitações, na inexigibilidade não há esta

possibilidade, a concorrência é inviável em virtude da singularidade do objeto

ou do ofertante (OLIVO, 2012; FRANÇA, 2013).

É dispensável a licitação para compras de valor até 10% do limite

previsto na lei, correspondente a R$ 8.000,00 em valores atuais. Além disso,

para compras com objetivos ligados a projetos de pesquisa é possível utilizar

esta modalidade. A dispensa também se aplica em razão de situações

excepcionais, como guerra ou calamidade pública; entre outros.

Já a inexigibilidade se aplica quando houver inviabilidade de

competição em razão da notória especialização profissional, contratações

artísticas, aquisição de materiais que possuem empresa ou representante

comercial exclusivo, etc. (ENAP, 2015; OLIVO, 2012).

A contratação direta não exime o administrador de seguir os

princípios básicos da lei das licitações, pelo contrário, este deve seguir

procedimento administrativo determinado que vise garantir que seja realizada

a melhor contratação possível e que seja dado tratamento igualitário aos

contratantes. Além disso, toda e qualquer contratação direta deve conter

justificativa que caracterize a situação que gerou a necessidade de dispensa ou

inexigibilidade, expor a razão da escolha por determinado fornecedor,

comprovar que o item a ser comprado está de acordo com o preço praticado no

mercado e providenciar toda a documentação necessária para comprovação da

regularidade do ato administrativo (BRASIL, 1993; OLIVO, 2012).

Adesão

Chamada de Carona ou Adesão, a utilização de Atas de Registro de

Preços por órgão ou entidade não participante do certame pode ser realizada

mediante comprovação de vantagem para a administração. Este processo

consiste em um órgão, denominado órgão não participante, aproveitar uma ata

de registro de preços proveniente de licitação realizada por outro órgão,

denominado órgão gerenciador (NERI, 2013; BAPTISTA, 2014).

Esta possibilidade é regida pelo Decreto nº 7.892 de 2013, onde

consta que durante a vigência da ata e devidamente justificada a vantagem,

esta “[...] poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da administração

pública federal que não tenha participado do certame licitatório, mediante

anuência do órgão gerenciador” (BRASIL, 2013; NERI, 2013). Para tal, o órgão

não participante deve consultar o órgão gerenciador sobre a possibilidade de

adesão, além de consultar também o fornecedor, que opta por fornecer ou não

fornecer ao órgão não participante de acordo com as condições estabelecidas na

ata e desde que não prejudique as obrigações presentes e futuras assumidas

com o órgão gerenciador e órgãos participantes (BRASIL, 2013; BAPTISTA,

2014).

Estas aquisições ou contratações adicionais, provenientes da adesão,

“[...] não poderão exceder, por órgão ou entidade, a cem por cento dos

quantitativos dos itens do instrumento convocatório e registrados na ata [...]”,

além disso, independentemente do número de órgãos não participantes “[...] o

quantitativo decorrente das adesões à ata de registro de preços não poderá

exceder, na totalidade, ao quíntuplo do quantitativo de cada item registrado na

ata [...]” (BRASIL, 2013).

Após a autorização do órgão gerenciador, observado o prazo de

vigência da ata, o órgão não participante deverá efetivar a aquisição ou

contratação em até noventa dias. Cabe também ao órgão não participante os

atos relativos à cobrança do cumprimento das obrigações contratuais por parte

do fornecedor (BRASIL, 2013).

“É vedada aos órgãos e entidades da administração pública federal a

adesão à Ata de Registro de Preços gerenciada por órgão ou entidade

municipal, distrital ou estadual”, porém, “é facultada aos órgãos ou entidades

municipais, distritais ou estaduais a adesão à Ata de Registro de Preços da

Administração Pública Federal” (BRASIL, 2013).

A regra para a realização de compras na administração pública é a

LICITAÇÃO. A Adesão à Ata de Registro de Preços trata-se de uma

excepcionalidade. Para que a Adesão se efetive, esta deve ser amplamente

justificada em Memorando, considerando-se, inclusive, a possibilidade de

indeferimento em casos onde a argumentação revele situação não emergencial

ou situação de não acompanhamento do Calendário de Compras vigente.

Materiais: Consumo X Permanente

A classificação dos materiais difere-se nas categorias denominadas

MATERIAL DE CONSUMO e MATERIAL PERMANENTE. O próprio nome já

dá uma ideia das características de cada uma deles.

O Material de Consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente,

perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a um

curto período. A definição da Lei nº 4.320/1964 diz que o Material de Consumo

tem na sua utilização a duração de até dois anos.

Por outro lado, o Material Permanente é aquele que, em razão de seu

uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade

superior a dois anos, conforme está escrito também na Lei nº 4.320/1964, artigo

14, §2º.

Um material é considerado de Consumo caso atenda um, e pelo

menos um, dos critérios a seguir:

Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem

reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo

de dois anos;

Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça,

deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade

e perda de sua identidade ou funcionalidade;

Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações

(químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica

pelo uso normal;

Critério da Incorporabilidade: se está destinado à

incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo

das características físicas e funcionais do principal.

Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou

adições complementares de bens em utilização, ou para a

reposição de peças para manutenção do seu uso normal que

contenham a mesma configuração; e

Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de

transformação.

Caso o material não atenda a nenhum desses critérios, ele é

considerado, então, Material Permanente. Na UFSC, a grande maioria dos

materiais já está definida como Consumo ou Permanente por meio dos seus

grupos de códigos: 099 para Consumo e 077 para Permanente.

Nos casos em que um material novo, não catalogado, é solicitado,

essas características são avaliadas, bem como itens semelhantes já

cadastrados no sistema, para então, se estabelecer a categoria a qual um

material pertence.

Registro de Intenção de Compra – RIC

Os pedidos de compra na UFSC são sempre encaminhados ao

Departamento de Compras – DCOM, em Florianópolis. Quem encaminha é o

setor de Gestão de Compras e Licitações – GCL, do Campus Blumenau. O

DCOM analisa os pedidos, aponta irregularidades para correção e, após os

ajustes, repassa para as demais instâncias dentro da Universidade para dar

andamento ao processo licitatório.

Todo ano, o DCOM elabora um Calendário de Compras,

determinando as datas para envio de cada categoria de material (consumo e

permanente) e os códigos do catálogo da UFSC que podem ser enviados a cada

vez. Cada conjunto de códigos desse Calendário recebe o nome de Janela.

Para cumprir essas Janelas estipuladas pelo DCOM, a UFSC

Blumenau tem um Calendário de Compras Paralelo para envio das solicitações

pelos Requerentes do campus. As Janelas do Calendário de Blumenau são

idênticas às Janelas do Calendário de Florianópolis, porém, com datas

diferentes.

Cada Janela do Calendário de Blumenau é dividida em duas etapas: i. envio do

Formulário de Registro de Intenção de Compra – RIC; ii. envio da Pesquisa de

Preços propriamente dita. Cada etapa tem uma data estabelecida para entrega

de toda a documentação. Ambas as etapas acontecem dentro do Campus

Blumenau, entre o Requerente e o GCL.

O envio do RIC pelo Requerente ao GCL é justamente para se ter o

registro dos itens que determinado curso ou setor deseja adquirir. Com ele, o

GCL consegue: A. dividir a demanda entre os itens Comuns e os itens

Específicos; B. verificar se os itens estão catalogados no sistema da UFSC;

C. solicitar a catalogação ou alteração da catalogação dos itens, caso

necessário; D. dividir os itens em processos com o máximo de itens permitidos,

segundo regras internas (50 itens por processo, similaridades de itens, etc.);

E. programar o andamento das atividades para que os processos sejam

encaminhados no tempo hábil estabelecido pelo DCOM; dentre outras tarefas.

O RIC não tem limite de itens a serem pedidos, entretanto, os itens

presentes nesse formulário devem estar de acordo com os códigos de cada

Janela. O RIC é composto por quatro campos principais, nove colunas para

detalhamento dos itens e está disponível na página de Compras da UFSC

Blumenau.

Campos do RIC

1. RESPONSÁVEL é o servidor que tem atribuição de encaminhar os

pedidos de compra. Por exemplo, o professor com maior carga horária

para gerenciar vários laboratórios de um mesmo curso.

2. CURSO/SETOR curso ou setor que está enviando o formulário.

3. DATA data em que está se enviando o formulário.

4. JANELA janela a qual se referem os itens do formulário.

Colunas do RIC

1. ITEM sequência da numeração dos itens no formulário. Não há

limitação no número de itens no RIC, caso necessário o responsável

pode inserir linhas extras.

2. GRUPO os grupos informam a família da qual o item faz parte. No

Calendário de Blumenau é possível observar que cada Janela possui

Grupos permitidos para realização de pedido. Por Exemplo, o grupo

077.04 é referente aos equipamentos de medição.

3. CÓDIGO os itens são cadastrados com códigos específicos na UFSC,

sempre começando com o número da família e um número único

posteriormente, por exemplo: 077.04.12345. Caso o requerente

possua esta informação ela pode ser inserida neste campo.

4. NOME E DESCRIÇÃO nome e descrição do item que se pretende

comprar. Deve refletir exatamente o que o Requerente deseja

adquirir. Deve ser composto pelo Nome Resumido em LETRAS

MAIÚSCULAS e em NEGRITO, e o Descritivo. Por exemplo: NOME:

Descritivo.

5. QUANTIDADE (QTD.) Quantidade que o Requerente deseja

adquirir.

6. UNIDADE DE MEDIDA (U.MED.) unidade de medida em que o item

será comprado. É importante que seja a menor possível, pois não se

pode fracionar a compra. Por exemplo: Se o Requerente solicita a

compra de um determinado item com unidade de medida em litros,

não será permitido comprar 0,5 litro; para isso a unidade de medida

deve ser mililitros.

7. LABORATÓRIO (LAB) Laboratório para o qual o item será

comprado/direcionado.

8. REQUERENTE nome do docente ou técnico que solicitou a compra,

ou seja, a pessoa com domínio técnico sobre o item.

9. PRIORIDADE prioridade entre os itens listados no RIC. Será

utilizado para escolher os itens que serão encaminhados ao DCOM

no caso de não haver tempo hábil para encaminhamento de todos

eles.

Requerente

Para fins de esclarecimento, o Requerente é toda e qualquer pessoa

que realiza requisição de compra no Campus Blumenau. De maneira geral, são

todos os Supervisores de Laboratório, os Técnicos de Laboratório e os TAEs

responsáveis por compras em seus respectivos setores, além da Direção

Administrativa, que também realiza requisições de compra.

O Requerente é um agente muito importante durante todo o

processo de compra, pois é ele que planeja a compra e apresenta a necessidade,

é responsável pela pesquisa de mercado e acompanha a compra propriamente

dita, durante o pregão eletrônico, junto ao pregoeiro da unidade.

Memorando de Justificativa

Toda e qualquer aquisição dentro da Administração Pública deve

sempre estar devidamente justificada para garantir a legalidade e a

transparência do processo.

Quem elabora essa justificativa é quem tem o domínio técnico dos

materiais, ou seja, o Requerente. Essa justificativa é formalizada através de

Memorando emitido pelo setor do Requerente, onde constam os motivos da

aquisição e o descritivo completo dos itens, bem como outras informações

importantes.

Ao elaborar a Justificativa da aquisição, o Requerente deve levar em

conta que ele precisa “convencer” não a UFSC ou o GCL, mas sim os órgãos de

controle externos à Universidade: Tribunal de Contas da União e do Estado

(TCU e TCE), Controladoria Geral da União (CGU) e a própria sociedade.

Portanto, é preciso ter em mente que esses indivíduos são completamente

leigos nas características dos itens e na aplicação desses materiais. Dessa

forma, o que parece óbvio dentro de uma instituição de ensino pode não o ser

para os órgãos externos. Por isso, é necessário ter um extremo cuidado ao

suprimir informações que, por mais evidentes que possam parecer, para outros

elas podem ser de suma importância para a compreensão do processo de

compra.

O Memorando de Justificativa deve conter as seguintes informações

formais:

Cabeçalho com numeração do setor;

Data por extenso;

Descrição detalhada e completa do item a ser adquirido;

Justificativa de compra e do uso do material: atividade ou disciplina que

irá atender, quantos alunos/servidores irão ser beneficiados, período em

que o quantitativo planejado irá suprir as necessidades;

Menção de quando for o caso de urgência na aquisição;

Modalidade de compra e incisos que embasam a compra: por exemplo,

modalidade Licitação pelo Sistema de Registro de Preços, art. 3º, inciso

IV do Decreto 7.892/2013, que é o mais comumente utilizado;

Agrupamento ou não em lotes de itens (deve ser mencionado o sim ou o

não): no caso de agrupamento em lotes é primordial inserir uma

planilha informando número e descrição dos itens a serem agrupados e

a justificativa para o agrupamento;

Priorização, caso houver, na aquisição dos itens relacionados;

Assinatura e Ciência do Chefe de Departamento/Setor;

Assinatura e De Acordo do Ordenador de Despesas (Direção Geral).

Orçamentos

Os orçamentos são peças primordiais para instrução de qualquer

processo de compra na Administração Pública. Sem orçamento, nenhum

processo de compra é aberto.

Segundo a Instrução Normativa (IN), nº 05/2014, em seu Art. 2º, § 2º,

é estabelecido o mínimo de três orçamentos a serem utilizados em um

processo:

§ 2º Serão utilizadas, como metodologia para obtenção

do preço de referência para a contratação, a média,

a mediana ou o menor dos valores obtidos na

pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre

um conjunto de três ou mais preços, oriundos de

um ou mais dos parâmetros adotados neste artigo,

desconsiderados os valores inexequíveis e os

excessivamente elevados. (grifo nosso)

Conforme visto no parágrafo citado, os orçamentos são utilizados

para a composição de um preço de referência de um determinado item no

Pregão. Esse preço é obtido pela média, mediana ou menor preço de um rol

mínimo de três orçamentos. Cada órgão estabelece suas diretrizes de aceitação

desses parâmetros. Dentro da UFSC são mais comumente utilizados a média

ou a mediana, que devem vir explanados no Relatório de Pesquisa de Preços –

RPP. O menor preço é utilizado em casos raros, e precisa ser muito bem

justificado no RPP para que seu valor possa ser considerado.

Ainda, na mesma IN nº 05/2014, em seu, Art. 2º, § 5º, está escrito:

§5º Para desconsideração dos preços inexequíveis

ou excessivamente elevados, deverão ser adotados

critérios fundamentados e descritos no processo

administrativo. (grifo nosso)

Na UFSC, de acordo com o Manual de Compras, essa margem é

estabelecida da seguinte forma:

Na UFSC, como regra geral, tem-se que: a) são

necessárias ao menos três cotações válidas para cada

um dos itens demandados; e que b) a variação entre

o menor e o maior valor obtido para cada um dos

materiais não seja superior ao índice de 100%.

Dessa forma, é essa a margem para desclassificação dos preços

inexequíveis ou excessivamente elevados que deve ser considerada, e também

adequadamente descrita no RPP. O Manual de Compras completo pode ser

consultado no site do DCOM da UFSC, (http://dcom.proad.ufsc.br).

http://dcom.proad.ufsc.br/

Seguindo ainda as regras da IN nº 05/2014:

Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a

utilização dos seguintes parâmetros: (Alterado pela

Instrução Normativa nº 3, de 20 de abril de 2017)

I - Painel de Preços, disponível no endereço

eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;

II - contratações similares de outros entes

públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e

oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;

III - pesquisa publicada em mídia especializada,

sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo,

desde que contenha a data e hora de acesso; ou

IV - pesquisa com os fornecedores, desde que as

datas das pesquisas não se diferenciem em mais de

180 (cento e oitenta) dias. (grifos nossos)

Assim sendo, a regra geral é utilizar os orçamentos do Painel de

Preços. Quando não for possível utilizar os orçamentos do Painel é que se

buscam as demais alternativas, todas elas propriamente justificadas no RPP.

Também é preciso observar nos orçamentos a sua validade para os

processos de compras. É aceito no ordenamento jurídico que os orçamentos têm

a validade de 180 dias a contar da data de expedição. Logo, é importante que

todo orçamento venha sempre datado. Para os orçamentos retirados de sítios

eletrônicos é imprescindível também que venham com o horário impresso no

documento. Tanto a data como o horário, nesses orçamentos, podem ser

obtidos utilizando as informações de navegadores da internet. Em especial o

Mozilla Firefox já gera os documentos PDF com essa informação.

Além disso, todos os orçamentos que tiveram interação com o

fornecedor precisam vir com essa comprovação de contato; tanto aqueles que

são feitos por e-mail, quanto aqueles que são feitos por telefone. No caso do

contato ter sido por e-mail, basta anexar junto ao orçamento o e-mail de

encaminhamento dessa solicitação. Não a resposta do fornecedor, mas sim o e-

mail de solicitação do Requerente. Já no caso do contato ter sido feito por meio

de telefone, é essencial anotar o dia, o horário, o número de telefone e o nome

da pessoa com quem conversou. Essas informações devem constar no RPP e

servem de comprovação que a Pesquisa de Preços foi feita de acordo com as

normas vigentes.

Outra informação fundamental que os orçamentos necessitam conter

são os dados do fornecedor, principalmente: a Razão Social e o CNPJ.

Ademais, quando o orçamento é feito diretamente com o fornecedor, é

necessária ter também a informação do Frete CIF (frete e seguro inclusos)

explícita no documento.

Em resumo, todo orçamento precisa ser bem analisado para sua

utilização na Pesquisa e prudentemente verificado quanto às informações

necessárias para se tornar um documento válido ao processo.

Relatório de Pesquisa de Preços – RPP

Todo processo de compra sempre contém, obrigatoriamente, uma

Pesquisa de Preços. A responsabilidade da Pesquisa de Preços é do Requerente

que possui o conhecimento técnico referente aos itens e materiais a serem

adquiridos. Somente quem está pedindo um determinado item sabe verificar se

os orçamentos recolhidos correspondem ao material que necessita e consegue

identificar a conformidade dos detalhes do item orçado com os oferecidos pelo

fornecedor.

O documento que formaliza a Pesquisa de Preços é o Relatório de

Pesquisa de Preços. Nele deve constar todo o passo-a-passo da pesquisa. Ele

serve para que qualquer pessoa ao acessar o processo consiga entender todos os

passos realizados por quem pesquisou.

O Relatório de Pesquisa de Preços deve conter as seguintes

informações formais:

Cabeçalho com numeração do setor;

Data por extenso;

Menção de onde a pesquisa foi realizada: se no Painel de Preços, ou em

sites ou ainda diretamente com fornecedor;

Período em que foi feita a pesquisa;

Meios de comunicação utilizados, com indicação de datas e horários de

contato quando necessário;

Justificativa de toda e qualquer pesquisa que não obteve o mínimo de

três orçamentos do Painel de Preços;

Nome completo de todos os servidores envolvidos na pesquisa com o

SIAPE de cada um deles;

Assinatura de todos os servidores envolvidos na pesquisa com indicação

de nome e/ou carimbo.

Outras informações que também são importantes constarem no

Relatório são: i. reforçar que a pesquisa segue as regras da Instrução

Normativa nº 5 de 27 de julho de 2014 e suas alterações, e a Nota Técnica nº

376 – que são normas externas e internas que regulamentam a Pesquisa de

Preços; ii. mencionar a modalidade de aquisição por meio de Licitação, Sistema

de Registro de Preços, art. 3º, inciso IV do Decreto 7.892/2013, modalidade e

inciso mais usados para justificar um certame licitatório, principalmente

dentro da UFSC. Mais orientações estão disponíveis no site

http://servidores.blumenau.ufsc.br/compras-documentos.

É importante lembrar que qualquer outra mensagem que facilite a

compreensão da Pesquisa de Preços pode (e deve) estar explícita no Relatório,

pois este é um documento que apresenta uma exposição detalhada dos

procedimentos utilizados, e serve de apoio aos atos administrativos praticados.

http://servidores.blumenau.ufsc.br/compras-documentos

Relatório de Conformidade Técnica – RCT

Para os materiais permanentes, principalmente quando se trata de

equipamentos que exigem um planejamento e/ou alteração da estrutura para

sua instalação, é exigida, dentro da UFSC, a conformidade da aquisição pelo

Departamento de Projetos de Arquitetura e Engenharia – DPAE, que é o

responsável pelas análises no Campus Florianópolis.

No Campus Blumenau essa competência é da Divisão de

Infraestrutura e Segurança do Trabalho – DIST. Essa Divisão tem em seu

quadro diversos engenheiros e técnicos especialistas que planejam, orientam,

monitoram, fiscalizam e/ou executam toda a parte estrutural do campus, desde

instalações de equipamentos até manutenções prediais.

Essa análise é importante para que, ao receber e/ou instalar o

material ou equipamento, este esteja em acordo com as especificações

estruturais do prédio ou da sala em que ele permanecerá. Nesse exame, é

verificado se o campus comporta a voltagem do equipamento, se o local em que

se pretende utilizá-lo comporta o tamanho e o peso estipulados, se será preciso

a montagem de uma nova estrutura, se há algum dejeto eliminado que precisa

de cuidado especial, entre outras investigações.

De forma a precaver o andamento e a conformidade do processo, e

também a segurança do Requerente, é exigido que essa análise seja

formalizada por meio de um Relatório de Conformidade Técnica – RCT,

redigido pelo DIST; cuja ausência impede o andamento do processo de compra.

Para isso, o DIST analisa criteriosamente o descritivo solicitado pelo

requerente.

Nesse Relatório é imprescindível conter, para cada item

solicitado, os seguintes tópicos:

Análise quanto aos Aspectos Estruturais e Mecânicos: se o local

comporta o item requerido quanto ao peso, tamanho, etc., se será

necessária alguma intervenção estrutural no local, e assim por diante;

Análise quanto aos Aspectos Químicos e de Resíduos: se o item

libera algum resíduo que necessita de um tratamento e/ou recolhimento

especial;

Análise quanto aos Aspectos de Segurança do Trabalho: se o item

está de acordo com as normas de segurança ou se será necessário

equipamentos para seu manuseamento (EPI);

Análise quanto aos Aspectos Hidráulicos e Elétricos: se

necessitará de planejamento hidráulico e/ou elétrico para instalação; se

as condições elétricas do item estão em acordo com a estrutura

(voltagem, etc.), entre outros;

Qualquer outra questão que o DIST achar prudente mencionar no RCT.

O Relatório deve apresentar, portanto, a ciência da equipe do DIST

da previsão de aquisição dos itens, para que essa Divisão possa se planejar e

programar o necessário para, uma vez que os itens sejam efetivamente

adquiridos, possam ser instalados corretamente e em tempo hábil para uso.

Equipe de Apoio

Para toda licitação é imprescindível ter uma Equipe de Apoio,

composta, em sua maioria, por quem tem domínio técnico sobre os itens a

serem licitados. Geralmente são membros dessa equipe o Requerente do

material e o Responsável pelo setor. Ambos se alternam como membros Titular

ou Suplente, dependendo da especificidade dos objetos licitados, porém, todos

têm a mesma responsabilidade.

Quaisquer atos administrativos do Pregão, a princípio, são

imputados ao Pregoeiro, ao qual incumbe formalizar as decisões e por elas

responder. À Equipe de Apoio, cabe auxiliar o Pregoeiro, conforme expresso no

art. 12 do Decreto 5.450/2005:

“Art. 12. Caberá à equipe de apoio, dentre outras

atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do

processo licitatório.” (grifo nosso)

Entretanto, é admitida a responsabilização de integrante da Equipe

de Apoio, em razão de sua formação profissional e da emissão de parecer

técnico, caso venha a induzir o Pregoeiro a erro ou em caso de ação ou omissão

praticada no âmbito de suas atividades.

Algumas tarefas podem ser delegadas à Equipe de Apoio, pelo fato

de exigirem formação e/ou experiência técnica relativa ao objeto da licitação:

a. Análise das eventuais impugnações e esclarecimentos

referentes à parte técnica, ou seja, pertinentes ao Termo de

Referência;

b. Análise das amostras, quando previstas no edital;

c. Análise das propostas quanto ao exame de conformidade em

relação ao especificado no edital;

d. Análise dos documentos relativos à qualificação técnica, quando

exigidos no edital;

e. Análise dos eventuais recursos administrativos.

Em razão do caráter estritamente técnico das referidas atividades, a

Equipe de Apoio não deve se omitir. Em grande parte dos certames, o

Pregoeiro não dispõe de competência técnica para analisar a especificidade

do objeto. Quem cobra os fins, deve garantir os meios. O respaldo técnico é

fundamental para que o processo seja concluído com sucesso.

Termo de Referência

O Termo de Referência (TR) é um documento no qual uma

instituição contratante estabelece os termos pelos quais um serviço deve ser

prestado ou um produto deve ser entregue por potenciais contratados.

Num TR se exprimem explicitamente, e sem obscuridade, a definição

do produto e/ou serviço, o custo/valor total necessário para o produto, etc. Ou

seja, é no TR que está expressa toda a descrição elaborada pelo Requerente e o

valor de referência obtido através da Pesquisa de Preços. São essas

informações que servirão de parâmetro para todo o processo licitatório, bem

como, irão orientar o Pregoeiro no momento do certame.

Na UFSC os TRs de materiais (produto) são redigidos pelo DCOM e

voltam para a Equipe de Apoio manifestar ciência. A leitura atenta dos

descritivos e preços do TR é essencial para o sucesso do Pregão. O processo

somente segue os demais encaminhamentos após essa ciência da Equipe de

Apoio.

Alterações Contratuais e Sanções a Fornecedores

Uma vez finalizado todo o processo de licitação SRP e assinada a Ata

de Registro de Preços – que é o contrato entre a Administração Pública e o

Particular – o fornecedor tem o compromisso de oferecer aqueles itens em que

foi vencedor por um período de até um ano.

A Administração Pública pode solicitar qualquer item da Ata a

qualquer momento, desde que seja dentro da validade (1 ano) e até o saldo

máximo disponível. Uma vez finalizado o saldo licitado ou decorrido o período

de validade, encerra-se o compromisso e uma nova licitação é necessária.

Entretanto, sabe-se que o mercado possui uma dinâmica muito veloz

e a economia pode sofrer crises ou determinada marca sair de produção.

Quando isso acontece, o fornecedor pode solicitar à Administração Pública

alterações contratuais, que podem ser: i. reequilíbrio econômico-financeiro, que

é a alteração do valor registrado em Ata, ii. cancelamento do compromisso de

fornecer determinado item ou todos os itens de uma ARP, iii. substituição de

marca e/ou modelo de determinado item.

Essas alterações podem atrasar ou prejudicar o fornecimento do

item, por isso, é importante que o fornecedor esteja atento para essas

mudanças e solicite à Administração essas alterações tão logo elas ocorram.

Cada um desses pedidos gera um processo diferente com regras, documentos e

tramitações particulares.

No caso do fornecedor não ter se precavido com essas ferramentas

perante a Administração, e postergar ininterrompidamente a entrega ou de

fato não entregar um item, ele pode sofrer sanções (penalidades) aplicadas por

autoridades competentes. Essas penalidades podem ser desde uma simples

advertência ou multa, até o impedimento de licitar com a União, Estados,

Distrito Federal e Municípios por determinado período.

O aparato legal para esses casos vem da Lei 8.666/93, a “Lei de

Licitações”, principalmente nos artigos 78 e 87, e da Lei 10.520/02, a “Lei do

Pregão”, em seu art. 7º.

Demais Informações

Essa Cartilha traz os principais elementos e definições que envolvem

o processo licitatório no âmbito da Administração Pública, mais

especificamente na Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC.

Entretanto, a leitura desse documento não dispensa o estudo mais

aprofundado da legislação pertinente que rege esta matéria, bem como, dos

documentos, normativas e regras internas da UFSC.

Os procedimentos e ordenamentos jurídicos nesse ramo sofrem

constantes atualizações e alterações, necessitando a todos os envolvidos a

diária atenção para se conduzir os processos de forma segura, correta e

organizada.

Portanto, essa Cartilha visa auxiliar na disseminação do

conhecimento e no início dos estudos no que tange o assunto. Todavia, não tem

a pretensão de encerrar ou esgotar completamente toda a informação

necessária para a condução dos trâmites legais e administrativos do tema.

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