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CARLOS JOSÉ MARTÍNEZ VELASCO Curador Urbano No. 2 de San José de Cúcuta “Para un Mejor Desarrollo de Nuestra Ciudad”

Dirección: Avenida 2E # 17 A – 27 Barrio Los Caobos – San José de Cúcuta – Norte de Santander PBX 5 94 98 80 / www.curaduriadoscucuta.com / e-mail: curadurí[email protected] Página 1 de 17

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO CARLOS JOSE MARTINEZ VELAZCO Curador urbano No. 2. 2019



Tabla de contenido INTRODUCCION. 1. Contexto estratégico institucional. 1.1. Misión 1.2. Visión 1.3. Valores institucionales. 2. Marco legal. 3. Definiciones. 4. Principios de archivo. 4.1. Principios Generales. 4.2. Principios de proceso. 5. Importancia del plan institucional de archivo. 5.1. Objetivos de un plan institucional de archivo 6. Desarrollo plan institucional de archivo. 6.1. Identificación de los aspectos críticos. 6.2. Priorización de los aspectos críticos 6.3. Formulación estratégica de la gestión documental. 6.4. Formulación de planes y proyectos.



INTRODUCCIÓN La CURADURIA 2, como entidad pública cumple como función respetar la custodia de toda la documentación que recae en nuestras manos para un eficiente respaldo a la ciudadanía en el servicio de revisión, estudio, trámite y otorgamiento de licencias urbanísticas y demás servicios complementarios en el Municipio. Por esta razón establece un plan institucional de archivos regido por normatividad (PINAR) con el fin de tener una planeación, revisión y mejora para lograr la eficiencia y eficacia de las trazadas. Para el presente documento se elaboró la identificación de los puntos críticos a mejorar y se definieron los objetivos, metas y proyectos para garantizar una adecuada gestión de la información. 1. Contexto estratégico institucional. Misión. Revisar, estudiar, tramitar y otorgar de licencias urbanísticas y demás servicios complementarios en el municipio, acorde a los lineamientos legales, de manera amable, eficiente, transparente; promoviendo así el desarrollo integral de la ciudad, de la región y de sus ciudadanos.



Visión. Constituirse en dos años en una entidad interconectada con todas las redes virtuales del territorio para eficientar su funcionamiento y promover positivamente su desarrollo urbanístico como un polo regional de desarrollo. Valores corporativos. Servicio: Es responsabilidad de todos brindar una atención integral encaminada a cumplir sus expectativas teniendo como prioridad la satisfacción de nuestros usuarios tanto internos como externos. Honestidad: Uno de los principales objetivos es ejercer la honestidad a través de la prestación de servicio transparente y correcta, anteponiendo la verdad en cualquier situación que se genere. Respeto: Actuamos de una manera correcta y atenta, respetando la dignidad de nuestros usuarios, proveedores y los miembros pertenecientes a esta entidad. Confianza: Somos una compañía que desarrolla sus procesos con total transparencia respetando de manera íntegra todos los aspectos legales y morales, basados en la responsabilidad y el respeto mutuo.



Amabilidad: Siempre tenemos una actitud cálida y colaboradora con nuestros usuarios y proveedores siendo esta nuestra carta de presentación. Ética: Para la CURADURIA2, la ética constituye un principio, no anteponer los criterios propios sobre lo correcto. Efectividad: Nuestra excelencia para desarrollar oportunamente los procesos, teniendo en cuenta un beneficio mutuo con nuestros clientes. Trabajo en equipo: Gracias a la excelencia en el trabajo de nuestro equipo logramos entregar a nuestros clientes un servicio con altos estándares de calidad.



2. Marco legal. Lay 594 del 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dic-tan otras disposiciones. Decreto 2609 del 2012 Promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país para garantizar la eficiencia de la gestión. Artículo 2. Tipos de información Artículo 5. Principios de proceso de gestión documental. Ley 1712 del 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” 3. Definiciones. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.



Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 4. Principios 4.1. Principios Generales. a) Fines de los archivos. Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al



ciudadano para garantizar un servicio adecuado a la comunidad. b) Importancia de los archivos. Toda Documentación que la curaduría Urbana 2 son importantes e imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. c) Institucionalidad e instrumentalizad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Dirección y coordinación de la función archivística. La actividad principal es salvaguardar la documentación que tiene como custodia la Curaduría Urbana 2. f) Administración y acceso. Es una obligación de la Curaduría Urbana 2 tiene la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley. g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos. h) Modernización. La Curaduría Urbana 2, mantendrá el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;



i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva. 4.2. Principios de proceso a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c) Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. e) Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.



g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. h) Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i) Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j) Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n) Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.



o) Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. p) Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). q) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos Internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. r) Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 5. Importancia del plan institucional de archivo. Es una herramienta para una planeación de organización de la documentación el cual soporta la importancia de una estrategia para el orden normativo, administrativo,



económico, técnico y tecnológico; para ser eficientes en la prestación del servicio ciudadano, con la promoción activa de acceso a la información pública. 5.1. Objetivos de un plan institucional de archivo. Establecer una planeación y desarrollo de eficiente en la organización documental. Identificación de cada una de las falencias que tiene en este momento la CURADURIA URBANA 2. Optimizar cada uno de los recursos previstos para la gestión del presente plan. Facilitar el seguimiento, medición y mejora del plan formulado. 6. Desarrollo plan institucional de archivo. Inicialmente se debe analizar el estado en que encuentra el estado actual de organización de la documentación y la forma de accesibilidad y facilidad de presentar un archivo. Se deberá relacionar cuales son los aspectos críticos con la respectiva identificación de los posibles riesgos que se pueden presentar con el fin de determinar y priorizar los que están siendo afectados en mayor medida.



6.1. Identificación de los aspectos críticos. Son todos los posibles aspectos que pueden afectar el funcionamiento adecuado del proceso y funciones archivísticas dentro de la entidad. Aspectos Críticos Riesgo No se tiene a Disponibilidad de la información en la red con respecto a trámites y servicios. En la web. Desconocimiento de la información por parte de la ciudadanía, para realización de los trámites. Mayor facilidad en el lenguaje para acceder a los servicios de trámites documentales. No existe una manera más cercana de acercarse a la ciudadanía para una prestación de servicio más acorde con la eficiencia. Descripción detallada de los procesos. Desconocimiento de los procesos a seguir en cada caso. Directorio con la información de cada departamento (teléfono, extensión, dirección correo). El ciudadano no conoce la información y no sabe a quién dirigirse. Infraestructura para la organización del archivo. Desorden en la papelería, dificultad para encontrar un archivo, perdida de documentos, dificultad en seguimiento a un caso.



No se cuenta con un responsable de la gestión documental. Nadie responde en caso de pérdida de la información. Las tablas de valoración documental se encuentran en proceso de elaboración para reclasificación de la información. Falta de seguimiento a cada uno de los casos que se presentan, pérdida de tiempo, pérdida de la credibilidad de los ciudadanos. Organización de las carpetas laborales. Inconsistencia en la información. 6.2. Priorización de aspectos críticos y ejes articuladores. Verificación de los aspectos más críticos para la entidad. Aspectos Criticas Total Ejes Articulares Total No se tiene a Disponibilidad de la información en la red con respecto a trámites y servicios. En la web. 25 Administración de Archivos 33

Mayor facilidad en el lenguaje para acceder a los servicios de trámites documentales. 16 Acceso a la información 23 Descripción detallada de los procesos. 16 Preservación de la información 21



Directorio con la información de cada departamento (teléfono, extensión, dirección correo). 12 Aspectos tecnológicos y de seguridad 20 Infraestructura para la organización del archivo. 18 Fortalecimiento y articulación 21 No se cuenta con un responsable de la gestión documental. 8 Las tablas de valoración documental se encuentran en proceso de elaboración para reclasificación de la información.

16 Organización de las carpetas laborales. 7 PRIORIDAD Aspectos Críticos Total Ejes Articulares Total 1 No se tiene a Disponibilidad de la información en la red con respecto a 25 Administración de Archivos 33



trámites y servicios. En la web. 5 Infraestructura para la organización del archivo. 18 Fortalecimiento y articulación 21 2 Mayor facilidad en el lenguaje para acceder a los servicios de trámites documentales.

16 Acceso a la información 23 3 Descripción detallada de los procesos. 16 Preservación de la información 21 7 Las tablas de valoración documental se encuentran en proceso de elaboración para reclasificación de la información.

16 Aspectos tecnológicos y de seguridad 20 6.3. Formulación estratégica de la gestión documental. De acuerdo a la metodología de estudio anteriormente relacionada, se genera la siguiente estrategia según los resultados emitidos mejorar la forma de administración de los archivos, fortalecer la articulación de la documentación



y el acceso a la información para la prestación de un mejor servicio al ciudadano. 6.4. Formulación de planes y proyectos.

PLAN A DESARROLLAR / PROYECTOS 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025Programa de Gest ion Documental Sistema integral de conservacion de la informacionPlan de capacitacion anualPlan estrategico informaticoPlan de conocimiento para tramites al ciudadano

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