Capítulo 4(Excel XP)

Excel XP

Capítulo 1 – INTRODUÇÃO

1.1- Objetivo

O nosso objetivo é ensinar o usuário deste manual a utilizar os recursos do Excel XP na execução de tarefas relacionadas a números e fórmulas, através da criação de planilhas eletrônicas, permitindo que o mesmo desenvolva seus trabalhos com eficiência e precisão além de aprender a organizar e manipular os seus arquivos.

1.2- Metodologia

Utilizamos uma linguagem simples, clara, acessível e de fácil leitura, dosando a utilização de temos técnicos e conceitos considerados complexos, a fim de permitir a todos absorverem as instruções sem dificuldade.

Serão apresentados exercícios práticos permitindo a criação de planilhas e alterações nas mesmas, quando necessário, enfocando o modo correto de incluir fórmulas, efetuar formatações, salvá-las e fechá-las para que haja uma melhor fixação da aprendizagem.

1.3- A quem se destina

A todas as pessoas que executam tarefas relacionadas a números e fórmulas.

1.4- Sobre o Microsoft Excel XP

O Microsoft Excel XP é um aplicativo que permite a manipulação de planilhas eletrônicas. Com este aplicativo podemos criar planilhas de cálculo, bem como fazer a análise de textos e números em linhas e colunas.

O Excel XP permite aos seus usuários movimentarem-se pelo texto utilizando o mouse ou as teclas de direção de modo prático e rápido; fazerem edições que possibilitarão alterações; fazerem pesquisa no texto para procurar e substituir palavras; utilizarem o corretor ortográfico não apenas para corrigir palavras, mas também para encontrar palavras repetidas; mudarem o layout da planilha para fazer uso das mais diferenciadas formas: inserindo objetos, desenhos e arquivos, fazendo cálculos, etc.

1.5- O que é uma planilha eletrônica

Uma Planilha Eletrônica pode ser vista como uma Tabela composta por Linhas e Colunas, onde a interseção entre uma linha e uma coluna é chamada de Célula. Elas são de muita utilidade em empresas, pois permitem que sejam elaborados cálculos complexos de modo eficaz e rápido - que demandariam muito tempo se fossem feitos pelos métodos tradicionais -, tais como recolhimentos de INSS, FGTS, folhas de pagamento de funcionários, etc.

Para tornar mais fácil o entendimento das planilhas, os seus dados podem ser representados por gráficos que permitem o entendimento e comparação dos mesmos, sem a necessidade de explicações por escrito.

1.6- Os recursos do Excel XP

O MS-Excel XP, por fazer parte do pacote Microsoft Office XP, oferece diversos recursos, que facilitam e otimizam a elaboração dos trabalhos desenvolvidos com o uso desse aplicativo. Destacamos a seguir os principais recursos oferecidos por esse aplicativo.

A interface do Excel XP permite que as consultas de dados e páginas da Internet, tais como cotação da moeda, índices econômicos etc., sejam feitas de modo fácil e simples. Além de permitir o acesso a modelos de planilhas desenhados por profissionais que podem ser acessados e editados diretamente no Office XP, através do endereço “Modelos em Microsoft.com”.

A importação de dados é fácil e poderosa, possibilitando usar fontes variadas tais como: Microsoft SQL Server, ODBC e OLAP.

O Excel XP dispõe de um conjunto de botões denominados “Marcas inteligentes”, que aparecem automaticamente sempre que o usuário necessitar utilizá-los e oferecem opções para modificar o trabalho no ponto indicado, seja para corrigir erros ou para oferecer opções cabíveis à tarefa que está sendo executada. Eles podem ser compartilhados com outros aplicativos do Microsoft Office XP.

Algumas ações que, geralmente, seriam realizadas em outros programas, poderão ser realizadas no Excel XP, com a utilização das Marcas inteligentes.

A nova interface de interação com o usuário dá uma melhor aparência aos produtos do Office XP e ajuda na interação, deixando o ambiente mais harmonioso e agradável de trabalhar.

O Painel de tarefas permite que as tarefas mais importantes sejam automaticamente mostradas a partir de uma visualização única e integrada. Nele o usuário pode efetuar buscas, visualizar o conteúdo da área de transferência etc. Ele oferece opções para trabalhar com novos arquivos, permitindo a criação de um novo arquivo, abrir um arquivo existente ou basear o trabalho em um modelo ou em outro trabalho já existente.

A formatação de planilhas e pastas de trabalho permite que as guias da planilha sejam codificadas por cor, tornando o trabalho mais organizado.

Permite, ainda, colar informações de outra planilha numa planilha com larguras de coluna especificada, sem que haja alteração na formatação desta.

1.7- Pré-requisitos

É indispensável que o usuário do MS-Excel XP tenha um conhecimento básico do ambiente Windows ou equivalente para poder trabalhar com esse aplicativo.

Capítulo 2 – AS CARACTERÍSTICAS DO MS-EXCEL XP

Capítulo 2 – AS CARACTERÍSTICAS DO MS – EXCEL XP

2.1- Como carregar o programa

Para acionar o Microsoft Excel XP, ou seja, carregar o programa execute os seguintes comandos:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Iniciar”, ou pressione a tecla Windows.

2. Coloque o cursor do mouse sobre “Programas”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Microsoft Excel”.

2.2- Como sair do Excel

Para fechar o programa, faça o seguinte:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Arquivo”.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Sair”.

2.3- A tela do MS-Excel XP

A tela do Excel XP é composta por vários elementos que serão estudados detalhadamente a seguir. Vide figura 2.1.

Barra de título – Normalmente em cor azul fica situada na parte superior da tela e contém o nome do aplicativo, o nome do arquivo com o qual você está trabalhando e os botões Minimizar, Restaurar e Fechar.

Barra de menu - Situada abaixo da Barra de título. Nela você encontra o menu que permite acessar os comandos: Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Tabela e Janela de Ajuda.

Barras de ferramentas – São barras que contêm botões com ícones dos principais comandos do Excel XP que facilitam e agilizam o uso do aplicativo.

Barra de Fórmulas – Localizada abaixo da Barra de ferramentas, é utilizada para a realização de fórmulas e checagem lógica.

Área de trabalho – É a maior área da tela, apresentando colunas em branco, onde devem ser digitados os textos e/ou valores. Fazem parte, também, dessa área as Barras de rolagem vertical e horizontal, e os ícones de Modo de exibição.

Painel de tarefas – Esse é um novo recurso do Excel XP, para facilitar a utilização de tarefas comuns. Ele fica localizado na lateral direita da Área de trabalho.

Barra de status – Localizada na parte inferior da tela mostra mensagens e dá informações sobre o documento.

Figura 2.1 – Tela do Excel XP.

2.4- A estrutura do menu

O menu do Excel XP mostra apenas os recursos que são mais usados. Vide figura 2.2. Para enxergá-lo totalmente, basta dar um duplo clique com o ponteiro esquerdo do mouse sobre a opção do menu; ou clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o botão que apresenta duas setas apontando para baixo, situado no final do menu; ou deixar o ponteiro do mouse descansando sobre o menu. Na figura 2.3. você poderá visualizar o menu “Inserir” expandido.

Se você utilizar algum comando que pertença à área oculta do menu, ele se tornará visível na próxima vez que você precisar utilizá-lo.

Barra da título Barra de menu

Barra de ferramentas Barra de fórmulas

Área de Trabalho

Barra de status

Barra de rolagem horizontal Painel de tarefas

Barra de rolagem vertical

Figura 2.2 – Menu “Inserir”. Figura 2.3 – Menu “Inserir” expandido.

2.5- A Caixa de diálogo

Quando você utiliza um comando, surge uma Caixa de diálogo onde são oferecidas opções. As Caixas de diálogo apresentam os botões a seguir descritos que você deverá utilizar para executar a sua escolha.

Botão Função

Confirma a utilização do comando, aplicando a mudança referente à(s) opção(ões) oferecida(s) pela Caixa de diálogo .

Usado para sair da Caixa de diálogo. Se você tiver feito alguma alteração, ela será cancelada.

Comando que aciona “Ajuda”.

Fechar – situado na parte superior direita da Caixa de diálogo, utilizado para sair da caixa. Se você tiver feito alguma alteração, ela será cancelada.

2.6- As Barras de ferramentas

São comandos apresentados em forma de ícones, usados para efetuar uma operação de forma mais rápida. Funcionam como atalho.

Os comandos mais utilizados ficam normalmente situados na parte superior da tela, abaixo da Barra de menu.

2.6.1- Como apresentar Barras de ferramentas

Para apresentar as Barras de ferramentas, você deve fazer o seguinte:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Exibir”.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Barra de ferramentas”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a Barra que você gostaria que fosse apresentada. Ela será automaticamente ativada.

2.6.2- Como ocultar Barras de ferramentas

Para que a tela não fique muito cheia, é aconselhável manter apenas a Barra de ferramentas Padrão. Quando você quiser trabalhar com outra(s) Barra(s) de Ferramentas, poderá ativá-la(s), seguindo as instruções anteriores. Quando você não mais precisar utilizar a(s) Barra(s) de Ferramentas que ativou, poderá desativá-la(s) ou ocultá-la(s) facilmente, do seguinte modo:

1. Clique o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Exibir”.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Barra de ferramentas”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o nome da Barra de Ferramentas que você deseja desativar, ou, simplesmente, arraste com o mouse a Barra de ferramentas para a Área de trabalho e clique com botão esquerdo do mouse sobre o botão “Fechar”. Vide figura 2.4.

Figura 2.4 – Barra de ferramentas na Área de trabalho.

2.6.3- Como mover Barras de ferramentas

Você poderá mudar a posição da Barra de ferramenta para adequá-la às suas necessidades.

Para mover uma Barra de ferramentas, você fará o seguinte:

1. Coloque o cursor do mouse à esquerda da Barra de ferramentas que você deseja mover, sobre a coluna tracejada. Vide figura 2.5. Verifique que ele fica com a aparência de um cruzeiro com quatro setas.

2. Pressione o botão direito do mouse sobre a coluna tracejada, mantenha-o pressionado e arraste a Barra de ferramentas para a posição desejada.

3. Solte o ponteiro do mouse, quando a Barra de ferramentas estiver no local de sua preferência.

Botão fechar

Vide figura 2.5 – Barras de Ferramentas.

Capítulo 3 – COMO EDITAR DADOS EM UMA PLANILHA

Editar é inserir ou retirar dados em uma Planilha. A edição pode ocorrer tanto nas células da Planilha quanto nos gráficos.

Célula é o ponto obtido pelo cruzamento da coluna com a linha. Observe na figura 3.1 que a coluna “A” e a linha “1” estão selecionadas, formando a Célula “A1”.

Figura 3.1 – Demonstração de célula.

3.1- A entrada de dados na Planilha

Os dados de uma Planilha podem ser títulos, fórmulas ou valores. Para inserir dados você tem as seguintes opções:

Digitar o conteúdo na célula.

Coluna tracejada

Célula

Copiar o conteúdo de uma célula para outra.

Copiar o conteúdo de um arquivo para uma célula.

3.1.1- O que são títulos

Qualquer texto digitado é considerado como Título ou Rótulo. Veja o exemplo a seguir:

Quantidade Valor unitário 20 quilos Estoque 5 litros

3.1.2- O que são valores

São os dados formados por algarismos arábicos. Veja o exemplo a seguir:

- 8 1500 556,00 - 36 440,5

3.1.3- O que são fórmulas

Fórmulas são convenções aritméticas, que determinam o resultado das operações.

As fórmulas devem ser iniciadas com o sinal de igual (=). Os dados armazenados nesta modalidade utilizam os seguintes operadores aritméticos:

Símbolo Sinal

+ Adição

- Subtração

* Multiplicação

/ Divisão

^ Exponenciação

Exemplo:

=1+15 =8*2+(5-1) =(10-4)/2 =6^3 =(-7+3)/5

Os níveis de prioridade de cálculo são os seguintes:

1. Exponenciação e Radiciação ou vice-versa.

Para achar a Raiz quadrada ou a Raiz cúbica de um número, faça de acordo com os exemplos a seguir:

Se desejar achar a raiz quadrada de um número, use a fórmula: =16^(1/2).

Se for a raiz cúbica, a fórmula será: =27^(1/3).

2. Multiplicação e Divisão ou vice-versa.

3. Adição e Subtração ou vice-versa.

Observação:

Os cálculos serão efetuados de acordo com as prioridades matemáticas demonstradas anteriormente. Para definir nova prioridade de cálculo você poderá colocar as operações entre parênteses “( )”.

3.2- Como editar dados

Para efetuar a entrada de dados na Planilha, você deverá fazer o seguinte:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Iniciar” ou pressione o botão Windows.

2. Coloque o cursor do mouse sobre “Todos os programas”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Microsoft Excel”. Será apresentada a tela do Excel XP.

4. Posicione o cursor do mouse sobre a célula onde você irá inserir dados.

5. Digite os dados.

6. Tecle “Enter”.

3.3- Como desfazer as últimas edições

Quando você errar ao digitar um dado, poderá desfazer a última ação do seguinte modo:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Editar”.

2. Clique em “Desfazer”.

3.4- Como apagar

Você pode apagar os dados do seguinte modo:

Comando Resultado

Del Apaga o conteúdo da célula selecionada.

BakSpace Apaga os dados da célula, permitindo nova inclusão.

3.5- Como selecionar

Você poderá selecionar uma Planilha ou parte dela, utilizando apenas o mouse, ou o mouse em conjunto com o teclado, ou apenas o teclado, como será demonstrado a seguir.

3.5.1- Como selecionar utilizando o mouse

Para selecionar utilizando apenas o mouse, faça o seguinte:

Comando Resultado

Clique Seleciona a célula que foi clicada.

Arrasto Seleciona as células que estão sendo marcadas.

3.5.2- Como selecionar utilizando mouse + teclado

Para selecionar utilizando o mouse em conjunto com o teclado você deverá fazer o seguinte:

Comando Resultado

Sift+Clique Seleciona uma seqüência de células.

Ctrl+Clique Seleciona células alternadamente.

3.5.3- Como selecionar utilizando o teclado

Para selecionar utilizando o teclado você usará algumas teclas sozinhas ou combinadas com outras, como será demonstrado a seguir.

Comando Resultado

Shift+ Seleciona uma célula à direita.

Shift+ Seleciona uma célula à esquerda.

Shift+ Seleciona uma célula acima.

Shift+ Seleciona uma célula abaixo.

Sift+Home Seleciona até o início da linha.

Sift+Ctrl+End Seleciona até o final da planilha.

Sift+Ctrl+Home Seleciona até o início da planilha.

Sift+PageUp Seleciona até uma tela acima.

Sift+PageDown Seleciona até uma tela abaixo.

3.6- Como localizar

Para localizar um dado em uma Panilha, você poderá utilizar o mouse, algumas teclas especiais sozinhas ou em combinação com outras ou, ainda o recurso “Localizar”.

3.6.1- Como localizar utilizando o mouse

Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a célula para posicionar o cursor nela.

3.6.2- Como localizar utilizando o teclado

Para localizar utilizando o teclado você usará algumas teclas sozinhas ou combinadas com outras, como será demonstrado a seguir.

Comando Resultado

Posiciona o cursor uma célula à direita.

Posiciona o cursor uma célula à esquerda.

Posiciona o cursor uma célula acima.

Comando Resultado

Posiciona o cursor uma célula abaixo.

Ctrl+ Posiciona o cursor na última célula à direita.

Ctrl+ Posiciona o cursor na última célula à esquerda.

Ctrl+ Posiciona o cursor na última célula acima.

Ctrl+ Posiciona o cursor na última célula abaixo.

End+ Posiciona o cursor na última célula à direita.

End+ Posiciona o cursor na última célula à esquerda.

End+ Posiciona o cursor na última célula acima.

End+ Posiciona o cursor na última célula abaixo.

Home Posiciona o cursor no início da linha.

Ctrl+End Posiciona o cursor no final da planilha.

Ctrl+Home Posiciona o cursor no início da planilha.

PageUp Posiciona o cursor uma tela acima.

PageDown Posiciona o cursor uma tela abaixo.

End+Home Posiciona o cursor até a última célula da planilha.

F5 Permite que você se posicione em determinada célula.

3.6.3- Como localizar utilizando o comando “Localizar”

Quando os documentos são extensos o meio mais fácil de localizar um dado é utilizando o comando “Localizar”, oferecido pelo Excel XP, que permite a localização de forma rápida e segura, do seguinte modo:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse no menu “Editar”.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Localizar...”. Será apresentada a Caixa de diálogo “Localizar e substituir”.Vide figura 3.2.

Figura 3.2 – Caixa de diálogo “Localizar e substituir”.

3. Digite o dado que você deseja localizar na Caixa de texto “Localizar”.

4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Opções>>”.

5. Escolha uma das opções apresentadas na Caixa de diálogo. Vide figura 3.3.

6. Clique no botão Cancelar, para encerrar.

Figura 3.3 – “Localizar e substituir” para definição da procura.

3.7- Como substituir

Você poderá selecionar e apagar dados que serão substituídos, digitando um novo dado no local ou utilizando o comando Substituir, do seguinte modo:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu Editar.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Substituir...”. Será apresentada a Caixa de diálogo “Localizar e substituir”. Vide figura 3.4.

Figura 3.4 – Caixa de diálogo “Localizar e substituir” com a definição da procura.

3. Digite na Caixa de texto “Localizar” o dado a ser substituído.

4. Digite na Caixa de texto “Substituir por” o novo dado que deverá substituir o dado já existente.

5. Se desejar substituir todos os dados iguais existentes no texto pelo novo dado, clique no botão “Substituir tudo”.

Se desejar substituir apenas algumas células, clique no botão “Localizar próxima”, para que continue procurando o dado a ser substituído. Quando encontrar, clique no botão “Substituir”.

3. Quando terminar todas as substituições, clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Cancelar” ou feche a Caixa de diálogo clicando sobre o botão “Fechar”.

3.8- As dimensões da Planilha

O Microsoft Excel XP é composto por:

Colunas (A-IV) – num total de 256 – definidas por letras e

Linhas – num total de 65.536 – definidas por números, formando um total de 16.777.216 casas por Planilha.

Guias situadas na parte inferior da tela, abaixo da Área de trabalho, que vão de Plan1 até Plan 3, permitindo criar “n” Planilhas.

Capítulo 4 – A CRIAÇÃO DE UMA PLANILHA

O Microsoft Excel permite a criação de Planilhas que podem ser utilizadas de acordo com as necessidades do usuário.

4.1- Como criar uma Planilha

Apresentamos a seguir uma listagem de funcionários, de uma empresa fictícia, com seus respectivos salários, a fim de mostrarmos de modo prático como se deve criar uma Planilha.

Lista de funcionários – Salários

Nome Cargo Jan Fev Mar Abr Mai Jun

Marisa Guerra Gerente 1000 1000 1000 1000 1000 1000

Gustavo Pires Coordenador 550 550 550 550 550 550

Claudete Mendes Recepcionista 320 320 320 320 320 320

Brigite Reis Secretária 400 400 400 400 400 400

Romeu Silva Técnico 550 550 550 550 550 550

Sheyla Mendes Chefe de Setor 750 750 750 750 750 750

Marcos Lacerda Serviços Gerais 240 240 240 240 240 240

Total de salários

Média de salários

Menor salário

Para criar a Planilha “Lista de funcionários - salário”, faça o seguinte:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Iniciar”, ou pressione o botão “Windows”.

2. Coloque o cursor do mouse sobre “Programas”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Microsoft Excel”. Será apresentada a tela do “Microsoft Excel...”.

4. Digite nas células, os dados a seguir, sem se preocupar com formatação ou com o layout da Planilha. Vide figura 4.1.

Figura 4.1 – Planilha com listagem de funcionários e salários.

4.2- Como calcular

Você pode somar os valores de uma Planilha, através das fórmulas a seguir ou, de forma mais prática e eficiente, através da função “=SOMA”, que será estudada no Capítulo 8 – Aplicação de funções à planilha.

Observação:

Todas as fórmulas devem ser iniciadas com o sinal de igual “=”.

1ª. Opção:

Digita-se no campo “Total de salários” de todos os valores referentes aos salários dos funcionários (=1.000+550+320+400+550+750+240). Vide figura 4.2.

Esta fórmula de calcular é pouco aconselhável, pois exige muito tempo para digitar os valores e para modificá-los, posteriormente, se necessário.

Figura 4.2 – 1ª. Fórmula para cálculo.

2ª Opção:

Digita-se o endereçamento das células em vez dos valores correspondentes a elas (=C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10). Vide figura 4.3.

Figura 4.3 – Planilha com valores calculados e nova fórmula de cálculo.

Com esta fórmula você pode alterar qualquer valor e o Excel XP, automaticamente, calcula os resultados, pois existe um vínculo com o endereçamento da célula.

Você digita uma das fórmulas iniciando na célula correspondente ao mês que deseja fazer o cálculo e dá um clique com o botão esquerdo do mouse sobre uma das células que contenham valores, para ser lançado o resultado. No nosso exemplo, na célula referente ao valor total dos salários do mês correspondente.

Repita o cálculo mês a mês, usando a mesma fórmula.

4.3- Como salvar uma Planilha

Para salvar uma Planilha, você tem as seguintes opções:

Salvar – Se for salvo pela primeira vez, você poderá determinar o local, o nome e o tipo do arquivo. Se já tiver sido salvo e você tiver feito alterações serão salvas apenas as alterações, conservando o arquivo o mesmo endereço e nome.

Salvar como... – Permite sempre que se determine nome, local e formato do tipo de arquivo. É utilizado para salvar um arquivo existente com outro nome.

Salvar como página da Web – Salva o arquivo como uma página da Web, oferecendo os recursos encontrados nas páginas da Internet.

Para salvar a Planilha, faça o seguinte:


2. Clique com o botão esquerdo do mouse em “Salvar” ou “Salvar como...”.

3. Defina a pasta em que será gravada a Planilha.

4. Digite o nome da Planilha, na Caixa de texto “Nome do arquivo:”, se não desejar aceitar o nome oferecido pelo Excel XP.

5. Clique com o botão esquerdo do mouse sobe o botão “Salvar”.

4.4- Como fechar o arquivo

Para fechar um arquivo que está ativo, faça o seguinte:


2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Fechar”.

Se você não salvou o arquivo, será apresentada uma Caixa de advertência, para você definir se deseja salvar o arquivo antes de fechá-lo.

3. Se desejar salvar o arquivo, clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Sim”. Caso contrário clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Não” ou “Cancelar” ou “Fechar”.

Capítulo 5 – COMO FORMATAR UMA PLANILHAVocê poderá dar uma melhor aparência a uma Planilha, alterando a largura das colunas ou a fonte, colocando cores, mudando o alinhamento de títulos etc., enfim, formatando-a. Veremos a seguir, como você poderá conseguir isto.

5.1- Como alterar a largura de colunas

Quando você cria uma Planilha, algumas colunas ficam com parte dos dados ocultos. Para que você possa visualizá-los totalmente terá que efetuar uma formatação na coluna respectiva, do seguinte modo:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a coluna que você deseja formatar, para selecioná-la.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Formatar”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Coluna”. Vide figura 5.1.

4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Largura...”. Será apresentada a Caixa de diálogo “Largura da coluna”. Vide figura 5.2.

5. Digite na Caixa de texto “Largura da coluna:” a largura desejada. No exemplo, digitamos “20”, para a coluna “A”.

6. Clique com o botão esquerdo mouse sobre o botão “OK”.

Figura 5.1 – Coluna selecionada e botão “Formatar” ativado. Figura 5.2 – Caixa de diálogo “Largura da coluna”.

Repita o mesmo processo com as outras colunas se você desejar alargá-las. No nosso exemplo, para que os dados da coluna “B” fiquem totalmente visíveis, digitamos “15” na Caixa de texto “Largura da coluna:”. Vide figura 5.3.

Figura 5.3 – Colunas A e B alteradas.

5.2- Como formatar números

É importante a formatação dos números, para que se tenha idéia do que está sendo representado na Planilha.

No caso de quantidade não é necessário separar as casas decimais, exceto quando se estipula um limite de casas.

Para os valores monetários pode-se optar por mostrar o símbolo da moeda ou separar milhares e casas decimais.

A formatação de números será feita do seguinte modo:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre as células que você deseja formatar os números, com a tecla “Shift” pressionada, para selecioná-las. No nosso exemplo, as células que contêm os valores dos salários dos funcionários mês-a-mês. Vide figura 5.4.

Figura 5.4 – Células selecionadas para formatação.


3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Células...”. Será apresentada a Caixa de diálogo “Formatar células” com a alça “Número” ativada.

4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Número”.

5. Na Caixa de texto “Casas decimais”, clique sobre o botão drop-down, para definir as casas decimais.

6. Se desejar colocar separador de 1.000, ative a opção “Usar separador de 1000 (.)”.

7. Selecione na Caixa “Números negativos” a opção desejada. No nosso exemplo, selecionamos a segunda opção. Vide figura 5.5.

Figura 5.5 – Caixa de diálogo “Formatar células” com as opções selecionadas no exemplo.

8. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “OK”. Vide figura 5.6.

Figura 5.6 – Planilha com os valores formatados.

5.3- Como alinhar títulos

Para alinhar o título, você deverá fazer o seguinte:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse, com a tecla “Shift” pressionada, sobre as células que você deseja formatar os títulos, para selecioná-las. No nosso exemplo, células A3/H3.


3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Células...”. Será apresentada a Caixa de diálogo “Formatar células”.

4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a alça “Alinhamento”, para ativá-la.

5. Defina a formatação desejada, utilizando as opções oferecidas na Caixa de diálogo. No nosso exemplo, definimos: “Alinhamento de texto”/”Horizontal”/”Centro”. Vide figura 5.7

Figura 5.7 – Caixa de diálogo “Formatar células” com definições de alinhamento.


Figura 5.8 – Títulos formatados.

5.4- Como aplicar um alinhamento especial

Para dar destaque ao título da Planilha, você poderá centralizá-lo, do seguinte modo:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse, com a tecla “Shift” pressionada, sobre as células onde está localizado o título da Planilha, iniciando na primeira célula e terminando na última célula da Planilha, para selecioná-las. No nosso exemplo, células A3 a H3.



4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a alça “Alinhamento”, para ativá-la.

5. Na Caixa de opções “Horizontal” clique no botão drop-down.

6. Selecione “Centralizar seleção”.


Figura 5.9 – Título da Planilha formatado.

5.5- Como alterar a fonte

Para alterar a fonte faça o seguinte:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre as células onde você deseja alterar a fonte, para selecioná-las.



4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a alça “Fonte”, para ativá-la. Será apresentada a Caixa de diálogo “Formatar células”. Vide figura 5.10.

5. Faça a escolha das opções desejadas para a formatação da Fonte.

6. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “OK”.

Figura 5.10 – Caixa de diálogo com opções para a formatação da Fonte.

5.6- Como inserir borda

Você pode adicionar bordas às células, para dar uma melhor aparência à Planilha.

Vamos demonstrar como se deve proceder para inserir bordas, utilizando a Planilha “Lista de funcionários – Salários”.

1. Selecione a faixa de células “A3:H10”, onde será aplicada a formatação. Vide figura 5.11.

Figura 5.11 – Faixa de células selecionadas para aplicar formatação.


3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Células...”.

4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Borda”.

5. Em “Predefinições” escolha os botões:

“Contorno” com linha mais densa.

“Interna” com linha dupla. Vide figura 5.12.

Figura 5.12 – Caixa de diálogo com definição das linhas.


7. Salve a Planilha.

Figura 5.13 – Resultado da formatação

5.7- Como ocultar as linhas de grade

Para ocultar as linhas de grade existentes na Planilha, faça o seguinte:

1. Estando em qualquer parte da Planilha, clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Ferramentas”.

2. Clique em “Opções...”. Será apresentada a Caixa de diálogo “Opções”. Vide figura 5.14.

Figura 5.14 – Caixa de diálogo “Opções” com “Linhas de grade” ativada.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Linhas de grade” para desativar a opção.



Figura 5.15 – Planilha sem as linhas de grade naturais

5.8- Como inserir cores e sombreamento em células

É possível colorir uma ou mais células da Planilha. Para isto, faça o seguinte:

1. Selecione a(s) célula(s) que você deseja colorir.



4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a alça “Padrões”, para ativá-la. Vide figura 5.16.

Figura 5.16 – Caixa de diálogo “Formatar células” com a alça “Padrões” ativada.

5. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a cor desejada.



Figura 5.17 – Planilha com células coloridas.

5.9- Como alterar cor das guias

Você pode alterar as cores das guias para organizá-las de modo melhor, do seguinte modo:

1. Clique com o botão direito do mouse sobre o nome da guia que você deseja alterar a cor. Será apresentado um menu para você escolher uma das opções. Vide figura 5.18.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Cor da guia...”. Vide figura 5.19.

3. Salve o arquivo.

Figura 5.18 – Menu para escolha da cor da guia. Figura 5.19 – Guia “ Plan1”com cor alterada.

5.10- Como alterar o nome das guias

Você pode alterar o nome das guias do seguinte modo:

1. Clique com o botão direito do mouse sobre o nome da guia que você deseja alterar o nome. Será apresentado um menu para você escolher uma das opções.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Renomear”.

3. Digite o nome na guia. Vide figura 5.20.

4. Salve o arquivo.

Figura 5.20 – “Plan1” renomeada.

5.11- Como alterar o ângulo dos títulos

Você pode modificar ângulo dos títulos, se desejar dar uma melhor aparência à Planilha, do seguinte modo:

1. Selecione a(s) célula(s) que você deseja alterar o ângulo.



4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a alça “Alinhamento”.

5. Na no botão drop-down da Caixa “Orientação”, defina o ângulo que você deseja. No nosso exemplo escolhemos 45 graus. Vide figura 5.21.

Figura 5.21 – Formatação de células com alteração do ângulo do texto.

6. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão OK. Vide figura 5.22.

7. Salve o arquivo.

Figura 5.22 – Planilha com textos redirecionados.

Capítulo 6 – COMO FAZER ALTERAÇÕES EM UMA PLANILHA

6.1- Como criar uma segunda guia

Crie na segunda guia uma Planilha de controle de preço de produtos consertados, do seguinte modo:

1. Ative a Planilha “Lista de funcionários – salários”, que foi criada na Plan1.

2. Crie uma Planilha na Plan2 digitando os dados abaixo relacionados, referentes aos preços praticados por uma empresa fictícia, para conserto de equipamentos:

Tabela de preços da mão-de-obra

Computadores 75

Monitores 60

Impressoras 60

Vídeos 50

DVDs 50

Rádios 35

Aparelhos de som 45

Condições gerais:Entrega em 48 horas úteisPagamento a vista

Garantia 90 dias

3. Formate a Planilha, como a apresentada na figura 6.1.

Figura 6.1 – Planilha do exemplo utilizado para estudo.

4. Mude o nome da guia para “Mão-de-obra”.

5. Mude a cor da guia.

6. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Arquivo“.

7. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Salvar como...”.

8. Digite “Mão-de-obra” na Caixa de texto “Nome do arquivo”, da Caixa de diálogo “Salvar como”.

9. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Salvar”.

6.2- Como inserir linha na Planilha

Quando você precisar incluir alguma informação entre linhas de uma Planilha pronta, faça o seguinte:

Utilizando a “Tabela de preços de mão-de-obra”, vamos colocar os títulos das colunas.

1. Clique com o ponteiro esquerdo do mouse sobre a indicação da linha “3” para selecioná-la. Vide figura 6.2.

Figura 6.2 - Linha selecionada.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Inserir”.

3. Clique em “Linhas”. Será inserida uma nova linha. Vide figura 6.3.

Figura 6.3 – Nova linha inserira na Planilha.

4. Digite na célula “A3” o título “Produto”.

5. Digite na célula “B3” o título “Valor R$”.

6. Formate os títulos digitados. Vide figura 6.4.

7. Salve o arquivo.

Figura 6.4 – Títulos adicionados à Planilha.

Observações:

Para inserir uma coluna, selecione o local onde você deseja inseri-la e execute os comandos: “Inserir”/”Coluna”. Vide figura 6.5.

Figura 6.5 – Coluna inserida entre “Produtos” e “Valor R$”.

Para excluir uma coluna, selecione a coluna que será excluída e execute os comandos: “Editar”/”Excluir”.

6.3- Como criar uma terceira guia

Para criar uma terceira guia, criaremos uma Planilha de faturamento da produção de serviços desempenhados pelos funcionários de uma empresa. Para isso é preciso saber a quantidade exata de peças que entraram para conserto. Então para chegar a esses resultados, faremos uma Planilha na guia “Plan3”.

1. Digite os dados a seguir, na Plan3.

Entrada de produtos

ProdutosMês/Quantidade

Jan Fev Mar Abr Mai Jun

Computadores 78 23 44 15 12 9

Monitores 22 35 57 18 43 11

Impressoras 27 46 109 16 74 66

Vídeos 101 96 84 97 36 45

DVDs 23 47 61 17 8 5

Rádios 23 20 17 5 9 2

Aparelhos de som 4 16 25 10 16 35

Total

2. Formate a Planilha.

3. Posicione o cursor do mouse sobre a guia “Plan3”.

4. Dê um duplo clique sobre a “Plan3”, para selecioná-la.

5. Digite no local selecionado “Entrada de Produtos”.

6. Mude a cor da guia.

7. Tecle “Enter”. Vide figura 6.6.

8. Salve o arquivo com o nome “Entrada de produtos”.

Figura 6.6 – Terceira guia com os dados digitados e formatados.

Capítulo 7 – COMO TRABALHAR COM ARQUIVOS

Para criar um novo arquivo no Excel XP, se o programa estiver descarregado, você precisará carregá-lo, do seguinte modo:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Iniciar”, ou pressione o botão Windows.

2. Coloque o cursor do mouse sobre “Todos os programas”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre “Microsoft Excel XP”. Será apresentada a tela do Excel XP.

Se você já estiver com o programa aberto:

Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Novo” da Barra de ferramentas padrão.

Ou

Clique no menu “Arquivo”/”Novo...”

7.1- O painel de tarefas

A tela para criação de um novo arquivo apresenta um “Painel de tarefas” que oferece as seguintes opções para manipulação dos arquivos.

Abrir uma pasta de trabalho – Apresenta a relação dos quatro últimos arquivos abertos. Para examinar um dos arquivos, basta dar um clique com o botão esquerdo do mouse sobre o arquivo desejado, se estiver entre as opções que aparecem ou, dar um clique no link “Mais pastas de trabalho...”, para ter acesso ao arquivo desejado.

Novo(a) – Permite criar uma nova Planilha vazia.

Novo(a) com base em pasta de trabalho existente – Abre uma Planilha existente para que os dados sirvam de base à nova Planilha que está sendo criada.

Novo(a) com base em modelo – Abre um modelo de arquivo existente para que os dados sirvam de base à nova Planilha que está sendo criada.

7.2- Como trabalhar com janelas

Você pode trabalhar com mais de uma Planilha aberta, manipulando os seguintes recursos:

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Janela”.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre as Planilhas com as quais você deseja trabalhar. Clique em uma de cada vez.

Você poderá trabalhar alternadamente em uma ou outra, do seguinte modo:

Utilizando o teclado com uma das combinações: Ctrl+F6 ou Ctrl+Tab.

Executando o comando: “Janela”/”Organizar...”, para que todas as Planilhas abertas possam ser vista simultaneamente.

Clicando com o botão esquerdo do mouse sobre o botão da Planilha que você deseja trabalhar, situado na Barra de tarefas do Microsoft Windows, na parte inferior da tela.

7.3- Como criar pastas a partir da Caixa de diálogo

É possível criar pastas na estrutura dos diretórios através do Excel XP, sem precisar acionar o Windows Explorer, bastando fazer o seguinte:

1. Abra a Caixa de diálogo “Salvar como...” ou “Abrir”

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Criar nova pasta”. Será apresentada a Caixa de diálogo “Nova pasta”. Vide figura 7.1.

3. Digite na Caixa de texto “Nome” o nome da pasta a ser criada.

Figura 7.1 – Caixa de diálogo “Nova pasta”, para criação da nova pasta.

4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “OK”, para finalizar. Vide figura 7.2.

Figura 7.2 – Nova pasta criada a partir da Caixa de diálogo “Abrir”.

7.4- Como apagar pastas através da Caixa de diálogo

Para apagar pastas através das Caixas de diálogo “Salvar como...” ou “Abrir...” você deverá fazer o seguinte:


2. Clique com o botão esquerdo sobre a opção “Abrir...” ou “Salvar como...”.

3. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão “Um nível acima”.

4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a pasta que será excluída, para selecioná-la.

5. Tecle “Del”. Será apresentada uma Caixa de confirmação, para que você confirmar se deseja excluir ou não a pasta.

Botão “Criar nova pasta”

Capítulo 8 –TRABALHANDO COM FUNÇÕESFunções são fórmulas que permitem fazer cálculos nas Planilhas, de forma prática e apresentando resultados exatos.

8.1- Como utilizar a função “=SOMA”

A função “=SOMA(faixa)” é utilizada para fazer os somatórios de modo mais simples, em vez de ser aplicada a fórmula que utilizamos para somar os valores de uma Planilha.

Por exemplo: no caso da fórmula utilizada na Planilha “Lista de funcionários”: =C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10, poderá ser substituída por “=SOMA(CA:C10)”.

Onde:

SOMA – É o nome da função de somatório que será usada.

(faixa) – É a faixa de células que deve ser usada para o cálculo da soma.

Ou seja:

=SOMA(C4:C10) – É a soma que deve ser executada pela faixa que vai de C4 ATÉ C10.

Onde:

: (dois pontos) – É o sinal que determina “ATÉ” aonde irá o preenchimento da faixa para o cálculo.

Observações:

Toda vez que a função for definida como: =FUNÇÃO(faixa), o sinal de “:” (dois pontos) deve ser entendido como “ATÉ”.

Ao digitar uma função em que existe o sinal de “ATÉ” representado por “:”, para determinar a faixa de cálculo pode acontecer de ser digitado “E” que é representado por “;” e com isso o resultado da operação será incorreto.

Exemplos:

=SOMA(C4:C10) – Corresponde a soma de todos os valores das faixas C4 ATÉ C10.

=SOMA(C4;C10) – Corresponde a soma das faixas C4 e C10. Nesse caso deve-se utilizar a fórmula: =C4+C10.

=SOMA(C4:C10;D5:D15;E18:F22) – Corresponde a soma das faixas: C4 ATÉ C10 E D5 ATÉ D15

=SOMA(C4:C10)+SOMA(D5:D15)+(SOMA(E18+F22) – Idêntica a anterior, porém mais extensa.

Para ficar mais claro o uso da função, utilizaremos a Planilha “Lista de funcionários”.

1. Ative a guia “Salário”.

2. Selecione a faixa “C12:H12”.

3. Tecle “Del”, para excluir os totais.

4. Na célula “C12”, digite a função: =SOMA(C4:C10). Vide figura 8.1.

Repita nas demais células, observando o endereço correto da mesma.

5. Salve a Planilha quando fizer o cálculo em todas as células.

Figura 8.1 – Exemplo do uso da função numa Planilha.

8.2- Como utilizar a função “=MÉDIA”

A função “=MÉDIA(faixa)” é usada para calcular a média aritmética de uma referida faixa.

Onde:

MÉDIA – É o nome da função da média aritmética que será usada.

(faixa) – É a faixa de células que deve ser usada para o cálculo do somatório dos valores e da divisão pelo número de eventos existentes na faixa.

Agora vamos calcular a Média dos salários dos funcionários, na guia “Funcionários”.

1. Posicione o cursor do mouse sobre a célula “C13”.

2. Digite a função: =MÉDIA(C4:C10). Vide figura 8.2.

Figura 8.2 – Planilha com a função para cálculo da média de salários.

Repita com as demais células, observando o endereço correto das mesmas. Vide figura 8.3.


Figura 8.3 – Planilha com o resultado do cálculo da média aritmética.

8.3- Como utilizar a função “=MÁXIMO”

A função “=MÁXIMO(faixa)” é utilizada para calcular o maior valor existente na faixa de células.

Onde:

MÁXIMO – É o nome da função que localiza na faixa o valor máximo existente.

(faixa) – É a faixa de células que deve ser usada para o cálculo do maior valor existente na faixa.

Observação:

Se houver mais de um valor igual, ele retomará o primeiro valor encontrado, ou seja, o valor que está mais próximo de “A1”.

Vamos agora localizar o maior salário na Planilha “Lista de funcionários”.

1. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a indicação da linha “14” para selecioná-la.

2. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o menu “Inserir”.

3. Clique em “Linhas”. Será inserida uma nova linha.

4. Digite “Maior salário” na célula “A14”.


6. Escreva a função: =MÁXIMO(C4:C10). Vide figura 8.4. Repita em todas as células.

7. Salve a Planilha quando fizer todos os cálculos.

Figura 8.4 – Planilha com a função de busca do maior valor existente na faixa.

8.4- Como utilizar a função “=MAIOR”

Pode ser usada como um complemento da função “=MÁXIMO”.

A função “=MAIOR(matriz;k)” é usada para calcular o maior valor de uma matriz, segundo determinação de “k”.

Onde:

MAIOR – É o nome da função cuja matriz ou intervalo de dados é determinado por “k”.

Matriz - - É a faixa de células que deve ser usada para o cálculo do maior valor existente na faixa, segundo determinação de “k”.

K – É o elemento que determina qual maior valor se quer pesquisar.

Para definir o segundo maior salário

1. Digite “Segundo maior salário” na célula “A16”.


3. Digite a função: =MAIOR(C4:C10;2), para determinar o segundo maior salário existente na matriz ou faixa. Vide figura 8.5.

Figura 8.5 – Exemplo da localização do segundo maior valor da Planilha.

Para definir o terceiro maior salário

1. Digite “Terceiro maior salário” na célula “A17”.


3. Digite a função: =MAIOR(C4:C10;3), para determinar o terceiro maior salário existente na matriz ou faixa. Vide figura 8.6.

Figura 8.6 – Exemplo da localização do terceiro maior valor da Planilha.

8.5- Como utilizar a função “=MÍNIMO”

A função =MÍNIMO(faixa) é usada para calcular a faia que apresenta o menor valor.

Onde:

MÍNIMO – É o nome da função que busca na faixa o menor valor existente.

(faixa) – É a faixa de células que deve ser usada para o cálculo do menor valor existente na faixa.

Para calcular o menor salário na Planilha “Lista de funcionários”, faça o seguinte:

1. Posicione o cursor na célula C15.

2. Digite a função: =MÍNIMO(C4:C10). Vide figura 8.7. Repita com as demais células.


Figura 8.7 – Exemplo da localização do menor valor da Planilha.

8.6- Como utilizar a função “=MENOR”

Pode ser usada como um complemento da função “=MÍNIMO”.

A função =MENOR(matriz;k) é usada para calcular o menor valor de uma matriz, segundo determinação de “k”.

Onde:

MENOR – É o nome da função cuja matriz ou intervalo de dados é determinado por “k”.

(matriz) – É a faixa de células que deve ser usada para o cálculo do maior valor existente na faixa, segundo determinação de “k”.

k – É o elemento que determina qual o maior valor que se quer pesquisar.

Para definir o segundo menor salário

1. Digite “Segundo menor salário” na célula “A18”.


3. Digite a função: =MENOR(C4:C10;2), para determinar o terceiro maior salário existente na matriz ou faixa. Vide figura 8.8.

Figura 8.8 – Cálculo do segundo menor salário.

Para definir o terceiro menor salário

1. Digite “Terceiro menor salário” na célula “A19”.


3. Digite a função: =MENOR(C4:C10;3), para determinar o terceiro maior salário existente na matriz ou faixa. Vide figura 8.9.

Figura 8.9 – Cálculo do terceiro menor salário.

Observações:

Se a matriz estiver vazia, o Excel XP retorna o valor de erro #NÚM!.

Se “k” < 0 ou “k”, o Excel XP retorna o valor de erro #NÚM!.

Capítulo 4(Excel XP)

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