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Manual

Recebimento e Expedição(Unidades de Recebimento e Expedição)

MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃOCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.

Ministro da FazendaJOAQUIM LEVY

Secretário-ExecutivoTARCÍSIO JOSÉ MASSOTE DE GODOY

Subsecretário de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoMANUEL AUGUSTO ALVES SILVA

Coordenadora-Geral de Recursos LogísticosALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO

Coordenadora de Documentação e Sistemas de LogísticaPATRÍCIA DIAS PEIXOTO

Equipe TécnicaAMANDA FREITAS GOMESCAROLINE LOPES DURCEDANIELE CRISTINA BASSO UNOEDUARDO FERNANDES AUGUSTOGABRIELA MACHADO DE SOUZAMARIA DE FÁTIMA CALIMAN

ColaboraçãoUNIDADES DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO DAS SAMFs DF, RJ e SP

DiagramaçãoDANIELE CRISTINA BASSO UNO

BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Manual de Recebimento e Expedição (Unidades de Recebimento e Expedição). 2. ed. Brasília: Coordenação-Geral de Recursos Logísticos, 2015. 7 p.

Impresso no Brasil/ Printed in Brazil

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Recebimento e Expedição(Unidades de Recebimento e Expedição)

Brasília-DFDezembro/2015

2ª edição



Manual

Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de

Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de

Recursos Logísticos.

Manual de Recebimento e Expedição (Unidades de Recebimento e

Expedição). 2. ed. Brasília: COGRL, 2015.

7 p. : il. ; 30 cm.

1. Documentos - Recebimento. 2. Documentos - Expedição. 3.

Documentos - Gestão. 4. Brasil. Ministério da Fazenda. I. Título.

CDD - 025.17

3

Contém apêndices e anexo

Registre sua manifestação no Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.

http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/Telefone: 0800 702 1111

E-mail: [email protected]

A SPOA agradece!

MINISTÉRIO DA FAZENDASecretaria ExecutivaSubsecretaria de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoCoordenação-Geral de Recursos LogísticosSAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - BrasilFone: 55 (61) 3412-5801

2015, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)

[email protected] http://www.fazenda.gov.br/

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AR – Aviso de Recebimento

COGRL – Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

ECT – Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos

EMS – Express Mail Service (Encomenda Expressa Internacional)

GE – Guia de Expedição

MF – Ministério da Fazenda

PAC – Serviço de encomenda da linha econômica para o envio exclusivo de objetos

RM – Relação de Movimentação

SAMF – Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda

SPOA – Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração

UF – Unidade da Federação

URE – Unidade de Recebimento e Expedição

SUMÁRIO

CONSIDERAÇÕES INICIAIS ................................................................................................ 7

1 DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 9

2 INSTRUÇÃO LEGAL .......................................................................................................... 11

3 UNIDADE DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO ................................................................... 11

4 RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS .................................................... 12

4.1 RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS DAS UNIDADES REMETENTES .............................. 13

4.1.1 RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS PARA EXPEDIÇÃO VIA MALOTE OU VIA SERVIÇO POSTAL .......... 13

4.1.2 RECEBIMENTO DE OBJETOS PARA EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA ............................................. 16

4.1.3 CONFERÊNCIA DA GUIA DE EXPEDIÇÃO ..................................................................................... 19

4.1.4 CONFERÊNCIA DA DECLARAÇÃO DE CONTEÚDO .......................................................................... 21

4.2 RECEBIMENTO POR MEIO DE MALOTE ...................................................................................... 24

4.3 RECEBIMENTO POR MEIO DE SERVIÇO POSTAL ............................................................................ 27

5 EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS ......................................................... 29

5.1 EXPEDIÇÃO VIA MALOTE ........................................................................................................ 30

5.1.1 PREENCHIMENTO DA GUIA DE MALOTE .................................................................................... 31

5.2 EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO POSTAL ............................................................................................. 33

5.3 EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA ......................................................................................... 35

6 DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS .................................................... 37

6.1 DISTRIBUIÇÃO PARA UNIDADES DESTINATÁRIAS ......................................................................... 37

6.2 DISTRIBUIÇÃO PARA URES DESTINATÁRIAS ............................................................................... 39

7 MODALIDADES DE POSTAGEM ...................................................................................... 40

7.1 CARTA SIMPLES ................................................................................................................... 41

7.2 CARTA REGISTRADA .............................................................................................................. 42

7.3 SEDEX ................................................................................................................................ 43

7.4 IMPRESSO ........................................................................................................................... 44

7.5 ENCOMENDA ECONÔMICA (PAC) ........................................................................................... 45

7.6 ENCOMENDA EXPRESSA INTERNACIONAL (EMS) ........................................................................ 46

7.7 AVISO DE RECEBIMENTO (AR) ................................................................................................ 47

8 CONTATO ........................................................................................................................ 48

REFERÊNCIAS .................................................................................................................. 49

APÊNDICES

APÊNDICE A – GUIA DE EXPEDIÇÃO ......................................................................................... 51

APÊNDICE B – DECLARAÇÃO DE CONTEÚDO .............................................................................. 55

APÊNDICE C – GUIA DE MALOTE ............................................................................................. 59

APÊNDICE D – REGISTRO DE OCORRÊNCIA ................................................................................ 63

APÊNDICE E – FORMULÁRIO DE CADASTRAMENTO PARA COLETA POSTAL........................................ 67

ANEXOS

ANEXO – NORMA DE EXECUÇÃO COGRL/SPOA Nº 02, DE 08/12/2015 ..................................... 71

Manual de Recebimento e Expedição (URE) 7

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A realidade da gestão documental no Ministério da Fazenda (MF) explicita a necessidade de racionalizar os procedimentos, as operações e as rotinas de trabalho. Nesse sentido, faz-se necessário adequar recursos, bem como desenvolver e aplicar instrumentos arquivísticos para transformar o acesso às informações para tomada de decisões e a construção do repositório do conhecimento em processos estratégicos.

Diante do exposto, foi criado o Projeto de Modernização da Gestão Documental e da Informação no Ministério da Fazenda para garantir qualidade e agilidade nos processos de produção, recebimento, tramitação, expedição, arquivamento, descarte, recuperação e acesso.

Visando ao aperfeiçoamento dessa gestão e à racionalização das atividades de expedição e distribuição, a Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL) da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA) estabeleceu procedimentos para o recebimento, a expedição e a distribuição de documentos, processos e demais objetos no âmbito do MF, por meio da publicação da Norma de Execução COGRL/SPOA nº 02, de 8 de dezembro de 2015.1 Em complemento a essa norma, foram elaborados:

• Manual de Recebimento e Expedição (usuário):2 direcionado aos servidores que utilizam o serviço prestado pelas Unidades de Recebimento e Expedição (UREs);

• Manual de Recebimento e Expedição (Unidades de Recebimento e Expedição): o presente manual é dirigido aos servidores que prestam os serviços, e tem como objetivo esclarecer e padronizar as rotinas e procedimentos internos das atividades de recebimento, expedição e distribuição de correspondências e demais objetos.

1 Disponível no Anexo deste manual e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 2 Disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=23253&pag=vinc



1 DEFINIÇÕES

AR: Aviso de Recebimento – serviço adicional que, através do preenchimento de modelo próprio, permite comprovar junto ao remetente a entrega de correspondências e objetos postados sob registro, com ou sem declaração de valor.

Correspondência: forma de comunicação escrita mantida entre órgãos públicos, entidades públicas, pessoas físicas ou jurídicas.

Correspondência externa: forma de comunicação trocada entre o MF e órgãos ou entidades da Administração Pública e pessoas físicas ou jurídicas.

Correspondência interna: correspondência trocada entre as unidades organizacionais do MF.

Correspondência oficial: forma de comunicação mantida entre unidades/órgãos do MF; e entre o MF e pessoas físicas ou jurídicas. Refere-se a assuntos de caráter oficial ou de interesse específico do MF.

Correspondência ostensiva: qualquer informação não submetida à restrição de acesso público.

Correspondência particular: espécie informal de comunicação utilizada para assuntos pessoais.

Correspondência sigilosa: correspondência com informação submetida temporariamente à restrição de acesso público, em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado.

Correspondência urgente: forma de comunicação que, em virtude da natureza do assunto, exige ação imediata por parte de quem a recebeu, e deve ter tratamento preferencial.

Documento: toda informação registrada que seja produzida ou recebida no decurso das atividades meio e fim do MF, qualquer que seja o suporte.

Distribuição: separação interna de correspondências para a coleta, por parte das unidades destinatárias do MF, de documentos, processos e demais objetos recebidos pelas Unidades de Recebimento e Expedição (UREs).

Expedição: remessa de documentos, processos e demais objetos a destinatários internos e externos ao MF.

Malote: serviço de transporte regular de correspondência entre as unidades/órgãos do MF, nos dias e horários predefinidos pelas Unidades de Recebimento e Expedição. Também definido como o invólucro/sacola utilizada para transportar a correspondência.

10 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

Objeto postal: qualquer objeto de correspondência encaminhado via postal conforme a Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978 (Lei de Serviços Postais).

Processo: documentos oficialmente reunidos que se destinam a alguma ação administrativa e seguem procedimentos previamente expressos.

Rastreamento: é o acompanhamento da correspondência registrada ou objeto, via internet, por meio do Sistema de Rastreamento de Objetos (SRO) da ECT.

Recebimento: ação de receber documentos, processos e demais objetos, de destinatários internos e externos ao MF.

Serviço de carga: expedição, transporte e entrega de objetos que não atendam os requisitos necessários para envio nas demais modalidades oferecidas pelas Unidades de Recebimento e Expedição, bem como os limites, dimensões e pesos estabelecidos pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT).

Serviços postais: expedição, transporte e entrega de documentos, processos ou objetos por meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta registrada, Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS).

SIGEP: Sistema de Gerenciamento de Postagens – software fornecido gratuitamente pela ECT aos clientes com contrato, a fim de permitir ganhos de produtividade na preparação dos documentos de postagem por meio do aproveitamento dos cadastros de clientes.

Unidade de Recebimento e Expedição (URE): unidades do MF responsáveis pelas atividades de recebimento, expedição e distribuição de correspondência e demais objetos.

Unidade destinatária: unidades/órgãos do MF aos quais são endereçadas as correspondências.

Unidade remetente: unidades/órgãos do MF que encaminham as correspondências a serem expedidas pela Unidade de Recebimento e Expedição (URE).


2 INSTRUÇÃO LEGAL

Os procedimentos apresentados neste manual têm como base legal os seguintes

instrumentos:

• Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978: regula os direitos e obrigações concernentes ao serviço postal e ao serviço de telegrama em todo o território do País;

• Norma de Execução COGRL/SPOA nº 02, de 8 de dezembro de 2015:3 estabelece procedimentos para o recebimento, a expedição e a distribuição de documentos, processos e demais objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do Ministério da Fazenda.

3 UNIDADE DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO

Os setores do MF antes chamados de “Malote”, agora recebem nova denominação –

Unidade de Recebimento e Expedição (URE) – a fim de contemplar todas as atividades realizadas pela unidade.

As UREs têm como objeto de trabalho apenas as correspondências oficiais, sejam elas externas ou internas, ostensivas ou sigilosas. Qualquer documento ou objeto de natureza particular deve ser recusado, de acordo com o art. 10 da Norma de Execução COGRL nº 02/2015.

3 Disponível no Anexo deste manual e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




4 RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS

As Unidades de Recebimento e Expedição (UREs) recebem as correspondências e objetos a serem expedidos por meio das unidades remetentes, dos malotes e dos serviços postais da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), conforme apresentado na figura 1.

Figura 1 – Diagrama do recebimento de correspondências e objetos pelas UREs


4.1 RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E

OBJETOS DAS UNIDADES REMETENTES

No ato do recebimento das correspondências e objetos das unidades remetentes, a

URE deve seguir os procedimentos estabelecidos nos fluxos dos processos de negócio, de acordo com a forma de expedição especificada pelo usuário:

• expedição via malote ou via serviço postal: fluxo “Recebimento de Correspondências das Unidades Remetentes para Expedição via Malote ou via Serviço Postal” (item 4.1.1); ou

• expedição via serviço de carga:4 fluxo “Recebimento de Objetos para Expedição via Serviço de Carga” (item 4.1.2).

4.1.1 Recebimento de Correspondências para Expedição via Malote ou via Serviço Postal

Para efetuar o recebimento de correspondências ou objetos a serem expedidos via

malote ou via serviço postal, o servidor da URE deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Recebimento de Correspondências das Unidades Remetentes para Expedição via Malote ou via Serviço Postal” (figura 2), e descritos na sequência.

4 A expedição via serviço de carga está disponível somente naquelas UREs cujas SAMFs possuem contrato firmado com empresa especializada em transporte de carga aérea.


Figura 2 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Correspondências das Unidades Remetentes para Expedição via Malote ou via Serviço Postal


Os procedimentos apresentados na figura 2 são descritos a seguir:

A) conferir o conteúdo listado na Guia de Expedição (recebida em três vias)5, verificando se: A.1) a Guia está corretamente preenchida e de forma legível;6 A.2) a correspondência a ser expedida condiz com as informações contidas na Guia; A.3) o destinatário e o endereçamento das correspondências envelopadas são

suficientes para o envio; A.4) os envelopes das correspondências obedecem aos modelos de elaboração

expressos neste manual quanto ao tipo (ofício, carta, portaria, etc.) e à identificação do documento (ex.: 87/2014-SPOA);7

A.5) o tipo e o número de expediente do documento está devidamente informado no canto superior esquerdo do envelope (exemplo: Oficio 87/2014-SPOA);

A.6) há uma guia para cada forma de expedição (item 2 da Guia de Expedição);

B) recusar o recebimento de correspondências que não atendam aos requisitos estabelecidos no item A, e devolvê-las à unidade remetente. Caso todas as informações estejam corretas, deve-se proceder ao recebimento da correspondência, conforme descrito na sequência;

C) preencher, nas três vias da Guia de Expedição, o campo Nº Rastreamento (contido no item “3. Especificação”): informar o número de rastreamento do objeto postado (das modalidades a que se aplicam). As correspondências expedidas via malote não possuem número de rastreamento;

D) preencher, somente na 1ª via da Guia de Expedição, o campo Unidade de Recebimento e Expedição (contido no item “4. Recebimento”, figura 3): dados da URE com a devida assinatura, carimbo do responsável e a data do recebimento;

Figura 3 – Campo “4. Recebimento” da Guia de Expedição

5 Disponível no Apêndice A deste manual e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 6 A conferência da Guia de Expedição é apresentada no item 4.1.3 deste manual. 7 Ver capítulo 7 deste manual. As mesmas orientações estão disponíveis ao usuário por meio do “Manual de Recebimento e Expedição (usuário)”, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




E) devolver a 1ª via da Guia de Expedição (assinada) à unidade remetente; F) juntar as 2ª e 3ª vias da Guia de Expedição (sem assinatura) à referente

correspondência:

• a 2ª via acompanha a remessa da correspondência até o destino; a URE destinatária a assina e a devolve à URE remetente no próximo envio de malote;

• a 3ª via acompanha a remessa da correspondência até o destino; o destinatário a assina e a URE a arquiva.

IMPORTANTE! Documentos, processos e objetos recebidos pelas UREs após o

horário de coleta pela ECT, no período vespertino, devem ser expedidos na remessa seguinte;

Solicitações de expedição de correspondências após esse horário, caracterizadas como urgentes, devem estar acompanhadas de manifestação por escrito do responsável titular da unidade remetente.

4.1.2 Recebimento de Objetos para Expedição via Serviço de Carga

Para efetuar o recebimento de objetos a serem expedidos via serviço de carga, o

servidor da URE que dispor desse serviço deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Recebimento de Objetos para Expedição via Serviço de Carga” (figura 4), descritos na sequência.


Figura 4 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Objetos das Unidades Remetentes para Expedição via Serviço de Carga



A) conferir o conteúdo listado na Declaração de Conteúdo (recebida em três vias),8 verificando se: A.1) o formulário está corretamente preenchido e de forma legível;9 A.2) a embalagem a ser expedida condiz com as informações contidas na

Declaração; A.3) o destinatário e o endereçamento do objeto embalado são suficientes para o

envio;

A.4) a embalagem do objeto foi vistoriada e lacrada pelo agente de segurança do edifício;

B) recusar o recebimento de objetos que não atendam aos requisitos estabelecidos no item A, e devolvê-los à unidade remetente. Caso todas as informações estejam corretas, deve-se proceder ao recebimento da correspondência, conforme descrito na sequência;

C) pesar a embalagem;

D) confirmar o valor da remessa, de acordo com o peso;

E) abrir demanda para a empresa contratada;

F) preencher, nas três vias da Declaração de Conteúdo, os campos do item “1. Expedição via Serviço de Carga”: F.1) Dispensa de Licitação nº: número e ano do ato que credencia o órgão

remetente para requisitar o transporte de carga aérea F.2) Nº Rastreamento: código de rastreamento da encomenda, fornecido pela

empresa contratada para o transporte de carga, possibilitando o acompanhamento pela unidade remetente;

G) dar recebimento da encomenda no campo “6. Recebimento pela URE”, com a devida assinatura, carimbo do responsável e a data do recebimento;

H) devolver a 1ª via da Declaração de Conteúdo (assinada) à unidade remetente;

I) juntar as 2ª e 3ª vias da Declaração à referente embalagem.

8 Disponível no Apêndice B e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 9 A conferência da Declaração de Conteúdo é apresentada no item 4.1.4 deste manual.



4.1.3 Conferência da Guia de Expedição

A Guia de Expedição10 é um formulário para a remessa de documentos, processos e

demais objetos via malote ou via serviço postal. Ela deve ser preenchida em três vias pelas unidades remetentes, no ato da expedição de documentos, processos e objetos, e encaminhada para a URE junto à correspondência. À URE compete dar o recibo para o usuário, conforme procedimentos descritos anteriormente neste manual.

IMPORTANTE! Os documentos oficiais devem estar destinados ao cargo do

destinatário e não à pessoa que o ocupa, sendo esta uma informação opcional/adicional.

Portanto, no momento do recebimento da correspondência da unidade remetente, a URE deve conferir se os documentos foram encaminhados dessa forma. Caso contrário, deve-se devolver à unidade remetente para que proceda à correção.

No caso do recebimento de correspondências via malote ou via serviço postal, quando um documento oficial for encaminhado a um destinatário que não ocupe mais o cargo, deve ser encaminhado ao seu sucessor.

No ato do recebimento da Guia de Expedição, a URE deve verificar se a guia está preenchida de acordo com as orientações exemplificadas a seguir:

• Guia de Expedição nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e de controle de cada unidade remetente;

Figura 5 – Exemplo de preenchimento do campo “Guia de Expedição nº” da Guia de Expedição

• Unidade Remetente: devem constar informações da unidade organizacional que deseja realizar a expedição de correspondência ou objeto. A assinatura deve, obrigatoriamente, vir acompanhada de data e de identificação do servidor (carimbo, ou nome e cargo escritos de forma legível);

10 Disponível no Apêndice A e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



Figura 6 – Exemplo de preenchimento do campo “1. Remetente” da Guia de Expedição

• Forma de Expedição: a unidade remetente deve escolher entre as formas de expedição: a) Malote ou b) Serviço Postal:

quando a opção for expedição por malote, o campo “Destino” deve estar preenchido, informando a unidade destinatária e seu respectivo estado (ex.: SAMF/Distrito Federal). Deve-se preencher uma guia para cada destino;

Figura 7 – Exemplo de preenchimento do campo “2. Forma de Expedição”, opção “Malote” da Guia de

Expedição

quando a opção for expedição por serviço postal, o campo “Modalidade de

Postagem”11 deve estar preenchido (ex.: carta registrada), bem como a opção pelo Aviso de Recebimento (AR);12

Figura 8 – Exemplo de preenchimento do campo “2. Forma de Expedição”, opção “Serviço Postal” da Guia de

Expedição

verificar, ainda no item “2. Forma de Expedição”, se a correspondência a ser

expedida possui prazo para a entrega. Caso afirmativo, a unidade remetente especificará a data (conforme apresentado na figura 8);

11 Modalidades de postagem de correspondências: ver capítulo 7 deste manual. 12 O AR não está disponível para as modalidades carta simples e impresso.


• Especificação: devem estar descritos os objetos a serem expedidos, conforme exemplificado na figura a seguir: Destinatário: cargo, nome e endereço completo do destinatário; Objeto: descrição (exemplo: processo nº 001.001.001/2015; envelope com

registro nº 202520 BR, etc.) e quantidade (exemplo: 5 processos, 3 volumes, 2 envelopes, etc.) da correspondência ou objeto. Também pode ser utilizado para informar o número da Relação de Movimentação (RM);

Nº Rastreamento: deve ser preenchido pela URE, no momento do recebimento da correspondência a ser expedida, com o código de rastreamento oferecido pela ECT. As correspondências expedidas via malote não possuem número de rastreamento;

Figura 9 – Exemplo de preenchimento do campo “3. Especificação” da Guia de Expedição

• o item “4. Recebimento” deve ser preenchido pela URE no momento do recebimento da correspondência a ser expedida.

4.1.4 Conferência da Declaração de Conteúdo

A Declaração de Conteúdo13 é o formulário que deve acompanhar o objeto expedido

pelo Ministério da Fazenda via serviço de carga, e que substitui a nota fiscal no caso de transporte de bens entre não contribuintes.14 Ela deve ser preenchida pela unidade remetente e encaminhada à URE junto ao objeto (já embalado) a ser expedido. À URE compete dar o recibo para o usuário, conforme procedimentos descritos anteriormente neste manual.

No ato do recebimento da Declaração de Conteúdo, a URE deve verificar se o formulário está preenchido em três vias e de acordo com as orientações exemplificadas a seguir:

13 Disponível no Apêndice B e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 14 Protocolo ICMS 32/01.



• Expedição via serviço de carga: este item deve ser preenchido pela URE quando o objeto for entregue para expedição: Dispensa de Licitação nº: número e ano do ato que credencia o órgão remetente

para requisitar o transporte de carga aérea; Nº Rastreamento: código de rastreamento da encomenda, fornecido pela

empresa contratada para o transporte de carga;

• Remetente: informações sobre a unidade que está remetendo o objeto: Órgão/Unidade: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação do

remetente; CNPJ: número da inscrição do órgão no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica

(CNPJ); Responsável: cargo e/ou nome da pessoa que está remetendo o objeto; Telefone: número do telefone para contato, com o respectivo código DDD; Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou unidade,

especificando nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade federativa e o CEP;

Figura 10 – Exemplo de preenchimento do campo “2. Remetente” da Declaração de Conteúdo

• Destinatário: informações referentes ao órgão ou pessoa física/jurídica a quem se destina o objeto: Órgão/Instituição: nome do órgão/unidade ou instituição do destinatário e sigla,

quando houver; CNPJ/CPF: número da inscrição do órgão ou instituição no Cadastro Nacional da

Pessoa Jurídica (CNPJ), quando se tratar de pessoa jurídica; e número da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), quando se tratar de pessoa física;

Responsável: cargo e/ou nome da pessoa responsável que deve receber o objeto; Telefone: número do telefone para contato com o destinatário, e o respectivo

código DDD; Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou instituição

destinatária, especificando nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade federativa e o CEP;


Figura 11 – Exemplo de preenchimento do campo “3. Destinatário” da Declaração de Conteúdo

• Discriminação do Conteúdo: informações sobre o objeto a ser transportado:

Descrição do Objeto: especificação do objeto e suas respectivas características, tais como: marca, modelo, cor, tamanho, número de série, número do patrimônio (quando houver);

Quantidade: número de unidades de cada objeto com as mesmas características; Peso: massa do objeto a ser transportado, identificado em quilograma (kg) o peso

total das unidades de cada item; Valor: preço estimado das unidades do item, especificado em reais (R$); Totais: soma dos valores de cada um dos itens – “Quantidade”, “Peso” e “Valor”;

Figura 12 – Exemplo de preenchimento do campo “4. Discriminação do Conteúdo” da Declaração de Conteúdo

• Declaração do Remetente: informação sobre a razão social da transportadora e assinatura da declaração pelo responsável da unidade remetente. A assinatura deve, obrigatoriamente, vir acompanhada da localidade, da data e da identificação do servidor (carimbo, ou nome e cargo escritos de forma legível);


Figura 13 – Exemplo de preenchimento do campo “5. Declaração do Remetente” da Declaração de Conteúdo

• Recebimento: os campos de recebimento deverão ser datados e assinados pela: URE: no momento da entrega do objeto a ser expedido;

transportadora: no momento em que o seu preposto fizer a coleta da encomenda na URE.

4.2 RECEBIMENTO POR MEIO DE MALOTE

O serviço de malote corresponde ao transporte e à entrega das correspondências

entre as unidades organizacionais do MF, seja de um estado para outro ou em endereços distintos dentro do mesmo estado.

Figura 14 – Diagrama do recebimento de correspondências e objetos pelas UREs, com

destaque para o recebimento via malote


No ato do recebimento das correspondências por meio de malote, o servidor da URE deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Recebimento de Correspondências via Malote” (figura 15), e descritos na sequência.

Figura 15 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Correspondências via Malote



A) conferir o conteúdo listado na Guia de Malote.15 Deve-se verificar se: A.1) a Guia está corretamente preenchida e de forma legível; A.2) a remessa contida no malote condiz com o conteúdo listado na Guia; A.3) o destinatário e o endereçamento das remessas do malote são suficientes para

a distribuição ou envio;

B) no caso de inconsistências nas guias,16 proceder à ressalva no campo “Observações” e devolvê-las junto com a remessa no próximo malote;

C) assinar o recebimento das correspondências nos respectivos campos das Guias de Expedição e de Malote;

D) arquivar uma via de cada uma das guias e devolver à URE remetente as demais vias assinadas, no próximo envio do malote;

E) devolver à unidade remetente os materiais encontrados no malote: que não estejam em conformidade com o disposto no art. 13 da Lei nº 6538, de

22 de junho de 1978: I. objeto com peso, dimensões, volume, formato, endereçamento,

franqueamento ou acondicionamento em desacordo com as normas regulamentares ou com as previstas em convenções e acordos internacionais aprovados pelo Brasil;

II. substância explosiva, deteriorável, fétida, corrosiva ou facilmente inflamável, cujo transporte constitua perigo ou possa danificar outro objeto;

III. cocaína, ópio, morfina, demais estupefacientes e outras substâncias de uso proibido;

IV. objeto com endereço, dizeres ou desenhos injuriosos, ameaçadores, ofensivos à moral ou ainda contrários à ordem pública ou aos interesses do País;

V. animal vivo; VI. planta viva; VII. animal morto; VIII. objeto cujas indicações de endereçamento não permitem assegurar a

correta entrega ao destinatário; IX. objeto cuja circulação no País, exportação ou importação, estejam proibidas

por ato de autoridade competente.

15 A Guia de Malote é um formulário que reúne as informações de todas as Guias de Expedição contidas no malote. Esse formulário está disponível no Apêndice C e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 16 Tanto na Guia de Malote, quanto nas Guias de Expedição.



produtos alimentícios (mesmo que embalados, enlatados ou engarrafados), líquidos, roupas, equipamentos eletrônicos ou qualquer outro material não relacionado às atividades do MF.

O responsável pela URE deve recusar o recebimento da remessa que não atenda a um ou mais dos requisitos anteriores.

IMPORTANTE!

Os processos tramitados entre as unidades do MF devem ter prioridade no recebimento pela URE.

4.3 RECEBIMENTO POR MEIO DE SERVIÇO POSTAL

Serviço postal é a forma de recebimento de correspondências e pequenos objetos de

remetentes externos ao MF, por meio dos serviços oferecidos pela ECT.

Figura 16 – Diagrama do recebimento de correspondências e objetos pelas UREs, com

destaque para o recebimento via serviço postal

No ato do recebimento das correspondências por meio dos serviços postais (ECT), o servidor da URE deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Recebimento de Correspondências via Serviço Postal” (figura 17), e descritos a seguir.


Figura 17 – Fluxo do Processo de Negócio: Recebimento de Correspondências via Serviço Postal

Os procedimentos apresentados no fluxo da figura 17 são descritos abaixo:

A) conferir se o conteúdo das Listas de Postagem17 condiz com as remessas;

B) recusar o recebimento de correspondências que não condizem com a Lista de Postagem, e devolvê-las à ECT. Caso todas as informações estejam corretas, deve-se proceder ao recebimento da correspondência, conforme descrito na sequência;

C) proceder à assinatura dos recibos da ECT;

D) verificar se há correspondência com a indicação de urgente.

17 A Lista de Postagem é um formulário gerado pelo sistema de postagem SIGEPWEB, ou preenchida manualmente em formulário físico, conforme modelo estipulado pelos Correios. Para mais informações quanto ao uso do sistema SIGEPWEB, verificar o Manual do Usuário SIGEPWEB, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




IMPORTANTE! • Se a correspondência tiver a indicação de urgente, a URE deve

informar imediatamente à unidade destinatária; • constatada violação do malote ou correspondência entregue pela ECT,

o servidor responsável pode recusar ou proceder ao recebimento, mediante preenchimento e assinatura do formulário Registro de Ocorrência,18 em duas vias: uma segue com a correspondência/objeto, e a outra é arquivada pela URE.

5 EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS

Expedição é a remessa de documentos, processos e demais objetos a destinatários internos e externos ao MF, e pode ocorrer de três formas: malote, serviço postal e serviço de carga (figura 18).

Figura 18 – Diagrama da expedição de correspondências e objetos pelas UREs

18 Disponível no Apêndice D e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



Não é atribuição da URE verificar se a documentação está cadastrada nos sistemas Comprot. Na tramitação de processos dentro do MF, a Relação de Movimentação (RM) gerada pelo sistema deve ser encaminhada junto com a Guia de Expedição.

5.1 EXPEDIÇÃO VIA MALOTE

A expedição via malote é reservada ao intercâmbio de correspondência oficial entre as unidades organizacionais do MF, nos dias e horários predefinidos pela URE, de acordo com a necessidade de cada jurisdição. O fluxo operacional e de transporte do malote é o mesmo de qualquer remessa expressa, com os prazos de entrega iguais aos do Sedex.

Para a expedição de correspondências via malote, o servidor da URE deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Expedição de Correspondências via Malote” (figura 19), e descritos na sequência.

Figura 19 – Fluxo do Processo de Negócio: Expedição de Correspondências via Malote



A) separar as remessas e suas respectivas vias da Guia de Expedição, agrupando-as para cada destino;

B) preencher uma Guia de Malote19 com as informações de cada Guia de Expedição que vão para um mesmo endereço;

C) colocar as duas vias da Guia de Expedição em cima da respectiva remessa;

D) amarrar com barbante cada remessa de documentos e processos;

E) acondicionar adequadamente as remessas dentro do malote;

F) certificar-se de que o conteúdo do malote não excede o limite de peso de 30 kg;

G) lacrar o malote e acrescentar o número do lacre na Guia de Malote;

H) aguardar o recolhimento do malote pela ECT.

IMPORTANTE! • Mesmo se não houver documentos, processos e objetos a serem

encaminhados a determinado destino, os malotes devem ser expedidos sempre, mesmo que vazios, evitando-se, dessa forma, que a troca de malotes sofra problemas de continuidade na execução do trabalho;

• a URE deve disponibilizar para os usuários, na intranet da respectiva SAMF, as seguintes informações: horários de coleta e de entrega, itinerários e frequência da remessa dos malotes.

5.1.1 Preenchimento da Guia de Malote

A Guia de Malote20 é o formulário que reúne as informações de todas as Guias de

Expedição contidas no malote; é de preenchimento exclusivo da URE e deve ser expedida em duas vias.

O preenchimento da Guia de Malote deve ser realizado de forma legível e correta, preferencialmente digitado, a fim de garantir um controle eficaz e rapidez nos procedimentos de expedição.

19 O preenchimento da Guia de Malote é apresentado no item 5.1.1 deste manual. 20 A Guia de Malote está disponível no Apêndice C e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



Na preparação do malote, o servidor da URE deve preencher a guia conforme as orientações a seguir:

• Guia de Malote nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e de controle de cada URE;

• Lacre nº: número do lacre de segurança do malote;

• Malote nº: número da sacola do malote;

• Data: data do preenchimento da Guia de Malote;

• URE remetente: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE remetente;

• URE destinatária: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE destinatária;

Figura 20 – Cabeçalho da Guia de Malote

• Seq.: corresponde à sequência de itens contidos na Guia de Malote;

• Nº GE: número de cada Guia de Expedição;

• Nº RM: número de cada Relação de Movimentação;

• Data GE: dia, mês e ano de cada Guia de Expedição;

• Remetente: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do remetente conforme consta na Guia de Expedição;

• Destinatário: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do destinatário, como constam na Guia de Expedição;

• Qtde: quantidade de remessas relacionadas na Guia de Expedição, bem como o número total de volumes, quando se tratar de processos encaminhados por RM (ex.: 5/9, ou seja, cinco processos totalizando 9 volumes);

Figura 21 – Campos para preenchimento na Guia de Malote

• Observações: campo para preenchimento de quaisquer informações complementares referentes às remessas;


• Envio: dados da URE remetente com a devida assinatura e carimbo do responsável pelo envio do malote;

• Recebimento: dados da URE destinatária com a devida assinatura e carimbo do responsável pelo recebimento do malote.

Figura 22 – Campos da Guia de Malote para controle do envio e recebimento

5.2 EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO POSTAL

A expedição de documentos, processos ou objetos via serviço postal é realizada por

meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta registrada, Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS).21

Para a expedição via serviço postal, o servidor da URE deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Expedição de Correspondências via Serviço Postal” (figura 23), e descritos na sequência.

21 Modalidades de postagem de correspondências: ver capítulo 7 deste manual.


Figura 23 – Fluxo do Processo de Negócio: Expedição de Correspondências via Serviço Postal


A) certificar-se de que o conteúdo da remessa das correspondências não excede o limite de peso de 30 kg;

B) caso a unidade remetente não especifique a modalidade de envio da correspondência, a URE deve escolher a forma mais conveniente de expedição;22

C) no caso de modalidades com opção de rastreamento, colar etiqueta de rastreamento nos envelopes ou PACs;

D) carimbar os envelopes ou PACs com a chancela referente ao contrato dos serviços da ECT;

E) listar as correspondências a serem expedidas na Lista de Postagem da ECT;23

22 Modalidades de postagem de correspondências: ver capítulo 7 deste manual.


F) emitir as etiquetas referentes à modalidade de envio, e colar nas respectivas correspondências. O identificador deve ser colado na Lista de Postagem e na Guia de Expedição;

G) colocar a Lista de Postagem preenchida junto às correspondências a serem expedidas;

H) aguardar o recolhimento pela ECT.

IMPORTANTE! • É vedado o envio de produtos alimentícios, mesmo que embalados,

enlatados ou engarrafados, assim como qualquer outro objeto que não esteja em conformidade com o disposto no art. 13 da Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978;

• a URE deve devolver à unidade remetente as remessas de correspondências que não estejam em invólucro apropriado e aquelas que excedam o limite máximo de 30 kg.

5.3 EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA

A expedição via serviço de carga é realizada quando há a necessidade de transporte,

em âmbito nacional, de objetos e volumes que não atendam aos requisitos necessários para envio nas demais formas de expedição (malote e serviço postal).

Porém, esse serviço está disponível somente naquelas Unidades de Recebimento e Expedição cujas SAMFs possuem contrato firmado com empresa especializada em transporte de carga aérea.

Para a expedição via serviço de carga, a URE que dispor desse serviço deve seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Expedição de Correspondências via Serviço de Carga” (figura 24), e descritos na sequência.

23 A Lista de Postagem pode ser gerada pelas UREs que utilizam o sistema de postagem SIGEPWEB, ou preenchida manualmente em formulário físico, conforme modelo estipulado pela ECT. Para mais informações quanto ao uso do sistema SIGEPWEB, verificar o Manual do Usuário SIGEPWEB, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




Figura 24 – Fluxo do Processo de Negócio: Expedição de Objetos via Serviço de Carga


A) confirmar a demanda aberta com a transportadora;

B) preencher guia de movimentação de material24 e juntá-la ao pacote para liberação pelo agente de segurança, quando da saída do edifício;

C) aguardar a coleta pela empresa contratada;

D) no momento da coleta, solicitar assinatura da transportadora no item “7. Recebimento” nas 2 vias da Declaração de Conteúdo: uma via segue com a encomenda, e a outra arquiva-se na URE;

E) aguardar o envio, pela empresa contratada, do recibo de entrega ao destinatário.

24 Verificar modelo da guia junto à Administração do edifício.


6 DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS

A distribuição corresponde à separação e à organização das correspondências e objetos recebidos via malote ou via serviço postal pela URE e que serão coletados pelas unidades destinatárias.

Figura 25 – Diagrama da distribuição de correspondências e objetos pelas UREs

6.1 DISTRIBUIÇÃO PARA UNIDADES DESTINATÁRIAS

Para a distribuição das correspondências e objetos para órgãos ou unidades do MF

(usuários) dentro do mesmo prédio onde se localiza a URE, deve-se seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Distribuição de Correspondências e Objetos para Unidades Destinatárias” (figura 26), e descritos na sequência.


Figura 26 – Fluxo do Processo de Negócio: Distribuição de Correspondências e Objetos para Unidades Destinatárias

Os procedimentos apresentados no fluxo da figura 26 são descritos abaixo: A) separar as correspondências e objetos por órgão/unidade destinatária;

B) aguardar que as unidades façam a coleta das suas respectivas correspondências;

C) no momento da coleta pela unidade destinatária, solicitar assinatura de recebimento da correspondência ou objeto no livro de protocolo da URE;

D) caso o servidor que faz a coleta para a sua unidade organizacional por qualquer motivo se recuse a receber determinada correspondência ou objeto, ele deve preencher e assinar o formulário Registro de Ocorrência25 em duas vias: uma segue com a correspondência/objeto na devolução ao remetente, e a outra arquiva-se na URE.

25 Disponível no Apêndice D e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



IMPORTANTE! A URE deve se atentar para:

• a periodicidade da coleta das correspondências, visto que as unidades destinatárias devem providenciar a coleta diariamente no horário das 8h às 18h;

• que apenas as pessoas autorizadas podem realizar a coleta de documentos, processos e demais objetos em nome de suas respectivas unidades.26

6.2 DISTRIBUIÇÃO PARA URES DESTINATÁRIAS

Para a distribuição das correspondências e objetos para órgãos ou unidades do MF que estão em prédios distintos na mesma cidade ou em cidades distintas da URE (mesmo estado ou outro), deve-se seguir os procedimentos estabelecidos no fluxo do processo de negócio “Distribuição de Correspondências e Objetos para Unidades de Recebimento e Expedição (UREs) Destinatárias” (figura 27), e descritos na sequência.

Figura 27 – Fluxo do Processo de Negócio: Distribuição de Correspondências e Objetos para Unidades de Recebimento e Expedição (UREs) Destinatárias

26 A autorização dos servidores deve ser feita por meio do preenchimento do Formulário de Cadastramento para Coleta Postal, assinado pelos responsáveis das unidades organizacionais do MF e enviado à URE por meio de memorando. O formulário está disponível no Apêndice E deste manual e na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




Os procedimentos apresentados no fluxo da figura 27 são descritos abaixo: A) separar as correspondências por órgão ou unidade; B) seguir os procedimentos estabelecidos no processo de negócio “Expedição de

Correspondências via Malote”.27

7 MODALIDADES DE POSTAGEM

Na expedição de correspondências e objetos via serviço postal,28 as unidades remetentes devem especificar a modalidade de envio, dentre as opções disponíveis: carta simples, carta registrada, Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS). Com exceção da carta simples e do impresso, todas as outras modalidades possuem a opção do serviço adicional de Aviso de Recebimento (AR).

Caso a unidade remetente não especifique, a URE deve escolher a forma mais conveniente de expedição. Para estimar os preços de envio e os prazos de entrega das correspondências ou objetos, deve-se consultar o Calculador de Preços e Prazos, disponibilizado no sítio eletrônico da ECT.29

A seguir são detalhadas as modalidades de postagem disponíveis para o envio de correspondências e objetos pelo Ministério da Fazenda.

27 Processo descrito no item 5.1 deste manual. 28 Ver item 5.2 deste manual. 29 O Calculador de Preços e Prazos dos Correios está disponível em: <http://www2.correios.com.br/sistemas/precosPrazos/>.

http://www2.correios.com.br/sistemas/precosPrazos/


7.1 CARTA SIMPLES

É a modalidade de comunicação entre pessoas físicas ou jurídicas. Não possui controle de registro numérico, em razão de seu grau de simplicidade. Por esta razão, não é possível fazer um rastreamento ou controle de seu recebimento. Peso máximo de 500 g.

Modelo de preenchimento de envelopes de CARTA SIMPLES

Destinatário Ao (vocativo) (*nome do destinatário) (cargo ou função do destinatário) (unidade / órgão) (endereço completo) (cidade) – (UF) (CEP – somente o número) * quando necessário

Remetente (nome do remetente) (cargo ou função do remetente) (unidade / órgão) (endereço completo) (cidade) – (UF) (CEP – somente o número)


7.2 CARTA REGISTRADA

É a modalidade que possibilita o acompanhamento dos objetos durante o seu curso, pois possui controle de registro numérico. A ECT faz três tentativas de entregar ao destinatário; se ele não for localizado, a correspondência é devolvida ao remetente. Peso máximo de 500 g.

Modelo de preenchimento de envelopes de CARTA REGISTRADA

Destinatário Ao (vocativo) (*nome do destinatário) (cargo ou função do destinatário) (unidade / órgão) (endereço completo) (cidade) – (UF) (CEP – somente o número)

* quando necessário Canto Superior Esquerdo: Espécie documental / número / ano / unidade remetente. Canto Inferior Esquerdo: Modalidade de Envio = Registrada.



7.3 SEDEX

É a modalidade de encomenda expressa nacional na qual as encomendas são encaminhadas e entregues com prioridade. Podem ser expedidos documentos em geral e objetos pequenos, que deverão ser acondicionados em envelopes ou caixas, cujas dimensões mínimas sejam de 9 cm x 14 cm. Peso máximo de 30 kg.

Para essa modalidade, faz-se necessária solicitação formal do responsável da unidade remetente à URE, via e-mail, justificando a urgência.

Modelo de preenchimento de envelope de Sedex


* quando necessário Canto Superior Esquerdo: Espécie documental / número / ano / unidade. Canto Inferior Esquerdo: Modalidade de Envio = SEDEX.



7.4 IMPRESSO

É a modalidade de entrega de objetos considerados impressos (livros, jornais, revistas, publicações periódicas, apostilas, publicações didáticas, etc.). O valor da tarifa postal é 50% menor do que para carta. Peso máximo de 20 kg.

Os impressos devem ser emitidos sempre em envelopes abertos ou acondicionados por meio de cintas elásticas, a fim de permitir à empresa prestadora de serviços a verificação do conteúdo.

Modelo de preenchimento de envelope de Impresso


* quando necessário

Canto Superior Direito: Reservado para franquia. Canto Inferior Esquerdo: Modalidade de Envio = IMPRESSO. Remetente (*nome do remetente) (cargo ou função do remetente) (unidade / órgão) (endereço completo) (cidade) – (UF) (CEP – somente o número)

* quando necessário


7.5 ENCOMENDA ECONÔMICA (PAC)

O PAC é a modalidade não expressa de entrega exclusiva de encomendas em âmbito nacional, e seu controle é feito por registro numérico. A entrega é feita no endereço do destinatário, desde que haja viabilidade operacional na cidade. Peso máximo de 30 kg.

Modelo de preenchimento de caixa para PAC


7.6 ENCOMENDA EXPRESSA INTERNACIONAL (EMS)

Conhecida como Sedex Internacional, é a modalidade de encomenda expressa internacional que consiste na coleta, tratamento, encaminhamento e distribuição de documentos e encomendas ao exterior. O acondicionamento de documentos deve ser feito em envelope e para os demais objetos, em caixas.

O conteúdo da encomenda deve ser descrito em um formulário da ECT, que deve ser preenchido na URE. Podem ser expedidos documentação em geral e objetos pequenos, desde que aceitos pela legislação aduaneira e postal do país de destino. Peso máximo de 20 kg.

Para esta modalidade, faz-se necessária solicitação formal do responsável da unidade remetente à Unidade de Recebimento e Expedição, via e-mail, justificando a urgência.

Modelo de preenchimento de envelope de EMS


* quando necessário Canto Superior Direito: Espécie documental / número / ano / unidade. Canto Inferior Esquerdo: Modalidade de Envio = SEDEX INTERNACIONAL ou EMS.



7.7 AVISO DE RECEBIMENTO (AR)

O Aviso de Recebimento (AR) é o serviço adicional da ECT que possibilita a devolução, ao remetente, de aviso contendo data de entrega e assinatura do recebedor da correspondência ou encomenda. O AR somente poderá ser utilizado junto a objetos registrados; ou seja, em todas as modalidades aqui apresentadas, com exceção da carta simples e do impresso.

O formulário de AR está disponível na URE, e deve ser preenchido pelo usuário com as mesmas informações de remetente e destinatário colocadas no envelope ou no PAC.

Modelo de preenchimento de Aviso de Recebimento (AR)


* quando necessário Canto Superior Esquerdo: Espécie documental / número / ano / unidade. Canto Inferior Esquerdo: Modalidade de Envio = Registrada com AR.


Obs.: as informações do remetente também deverão estar no envelope/pacote.


8 CONTATO

Para esclarecimentos adicionais, entrar em contato com a Divisão de Documentação e Sistemas da Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (DIDOC/COGRL) pelo e-mail [email protected].


REFERÊNCIAS

BRASIL. Lei n. 6538, de 22 de junho de 1978. Dispõe sobre os Serviços Postais. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6538.htm>. Acesso em: 28 jul. 2014. ________. Decreto n. 12527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 14 jul. 2015. ________. Decreto n. 7845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/decreto/D7845.htm>. Acesso em: 14 jul. 2015. BRASIL. Ministério da Fazenda. Conselho Nacional de Política Fazendária. Protocolo ICMS nº 32, de 28 de setembro de 2001. Estabelece procedimentos a serem adotados na fiscalização relativa ao serviço de transporte e às mercadorias e bens transportados pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT). Disponível em: <http://www1.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ protocolos/ICMS/2001/pt032_01.htm>. Acesso em: 21 jul. 2015. ________. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Portaria n. 509, de 29 de outubro de 2013. Aprova a metodologia para o recebimento, expedição e distribuição de documentos, processos e demais objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do Ministério da Fazenda. Disponível em: <http://intraspoa.fazenda/portal/sistemas/spoasis/intranet/spoa/arquivos/Portaria_509-2013_NormaExpedicao_semanexo16012014114857.pdf>. Acesso em: 28 jul. 2014. ________. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Manual de recebimento e expedição (usuário). Disponível em: <http://10.206.52.12/userfiles/SPOA/00_Manual_Recebimento_Expedicao_usuario.pdf>. Acesso em: 4 maio 2015. EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELÉGRAFOS. Glossário de Termos do FAC. Disponível em: <http://www.correios.com.br/para-voce/correios-de-a-a-z/pdf/fac-franqueamento-autorizado-de-cartas/GlossarioTermosFAC.pdf>. Acesso em: 10 jul. 2015.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/decreto/D7845.htm



Guia de Expedição

APÊNDICE A

Guia de Expedição | versão 3 1

GUIA DE EXPEDIÇÃO - Nº

1. REMETENTE

Órgão/Unidade/UF: Assinatura, carimbo e data:

Data

Ramal:

E-mail:

2. FORMA DE EXPEDIÇÃO (assinalar apenas uma opção)

a) Malote: Destino: Documento(s) com prazo? Não Sim. Especificar data:

b) Serviço postal: Aviso de Recebimento (AR)*: Sim Não Modalidade de postagem: ---(escolher opção)--- * Não disponível para carta simples e impresso.

3. ESPECIFICAÇÃO

Item Destinatário (cargo, nome, endereço completo)

Objeto (descrição e quantidade)

Nº Rastreamento (preenchimento pela Unidade de Recebimento e Expedição)

1

2

3

4

5

4. RECEBIMENTO 5. OBSERVAÇÕES

Unidade de Recebimento e Expedição (assinatura, carimbo e data): Data

Guia de Expedição | versão 3 2

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO (só imprima estas instruções se for realmente necessário)

Observações gerais: a) Preencher o formulário em três vias, preferencialmente digitado; b) Só é válido com assinatura do responsável da unidade remetente; c) O campo Guia de Expedição Nº deverá ser preenchido pela unidade remetente; d) Os campos Nº Rastreamento (item 3) e Recebimento (item 4) deverão ser preenchidos pela Unidade

de Recebimento e Expedição (URE). Preenchimento dos campos: a) Guia de Expedição Nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e de controle

de cada unidade remetente; b) No campo "2. Forma de Expedição", assinale apenas uma das opções (malote ou serviço postal):

• se a opção for Malote: informar o destino; • se a opção for Serviço postal: informar a modalidade de postagem e se é necessária a utilização do

Aviso de Recebimento (AR). Na versão eletrônica do formulário as opções de modalidade de postagem aparecerão ao clicar na lista de opções;

• documentos com prazo: informar se a correspondência a ser expedida possui prazo para a entrega. Caso afirmativo, especificar a data;

c) No campo "3. Especificação": - No campo Destinatário: informar cargo, nome e endereço completo do destinatário; - No campo Objeto: informar descrição (exemplo: processo nº 001.001.001/2015; envelope com registro nº 202520 BR, etc.) e quantidade (exemplo: 5 processos, 3 volumes, 2 envelopes, etc.) da correspondência ou objeto. Também pode ser utilizado para informar o número da Relação de Movimentação (RM); - No campo Nº Rastreamento: este campo deverá ser preenchido pela Unidade de Recebimento e Expedição com o código de rastreamento oferecido pelos Correios. As correspondências expedidas via serviço de malote não possuem número de rastreamento.



Declaração de Conteúdo

APÊNDICE B

Declaração de Conteúdo | versão 1 1

DECLARAÇÃO DE CONTEÚDO

1. EXPEDIÇÃO VIA SERVIÇO DE CARGA

Dispensa de Licitação nº: Nº Rastreamento:

2. REMETENTE

Órgão/Unidade:

CNPJ: Responsável: Telefone:

Endereço:

Cidade: UF: CEP:

3. DESTINATÁRIO

Órgão/Instituição:

CNPJ/CPF: Responsável: Telefone:

Endereço:

Cidade: UF: CEP:

4. DISCRIMINAÇÃO DO CONTEÚDO

Item Descrição do Objeto Quantidade Peso (kg) Valor (R$)

1

2

3

TOTAIS

5. DECLARAÇÃO DO REMETENTE

Declaro que, nesta data e local, disponibilizei à [nome da empresa contratada], para posterior transporte e entrega ao destinatário, o(s) objeto(s) acima relacionado(s), não contendo mercadorias para o comércio, correspondência, dinheiro em espécie, carga perigosa ou qualquer produto sujeito à tributação. Reitero, ainda, que me responsabilizo integralmente perante às autoridades fiscais, por eventuais multas ou prejuízos decorrentes de informações inverídicas, que venham a causar danos a terceiros, ou a apreensão por órgão competente, isentando a empresa contratada de qualquer responsabilidade relativa ao(s) objeto(s) despachado(s).

(localidade),

(data)

(assinatura e carimbo do remetente)

6. RECEBIMENTO PELA URE 7. RECEBIMENTO PELA TRANSPORTADORA

(data)

(assinatura e carimbo da URE)

(data)

(assinatura e carimbo da empresa contratada)

Declaração de Conteúdo | versão 1 2


Observações gerais: a) Preencher o formulário em três vias, preferencialmente digitado; b) Só é válido com assinatura do responsável da unidade remetente.

Preenchimento dos campos: a) No campo “1. Expedição via Serviço de Carga”: deve ser preenchido pela URE quando o objeto for entregue

para expedição: • Dispensa de Licitação nº: número e ano do ato que credencia o órgão remetente para requisitar o

transporte de carga aérea; • Nº Rastreamento: código de rastreamento da encomenda, fornecido pela empresa contratada para o

transporte de carga; b) No campo “2. Remetente”: informações sobre a unidade que está remetendo o objeto:

• Órgão/Unidade: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação do remetente; • CNPJ: número da inscrição do órgão no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ); • Responsável: cargo e/ou nome da pessoa que está remetendo o objeto; • Telefone: número do telefone para contato, com o respectivo código DDD; • Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou unidade, especificando nome da

rua/travessa/avenida, seu respectivo número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade federativa e o CEP;

c) No campo “3. Destinatário”: informações referentes ao órgão ou pessoa física/jurídica a quem se destina o objeto: • Órgão/Instituição: nome do órgão/unidade ou instituição do destinatário e sigla, quando houver; • CNPJ/CPF: número da inscrição do órgão ou instituição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ),

quando se tratar de pessoa jurídica; e número da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), quando se tratar de pessoa física;

• Responsável: cargo e/ou nome da pessoa responsável que deve receber o objeto; • Telefone: número do telefone para contato com o destinatário, e o respectivo código DDD; • Endereço, Cidade, UF e CEP: localização completa do órgão ou instituição destinatária, especificando

nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade federativa e o CEP;

d) No campo “4. Discriminação do Conteúdo”: informações sobre o objeto a ser transportado: • Descrição do Objeto: especificar o objeto e suas respectivas características, tais como: marca, modelo,

cor, tamanho, número de série, número do patrimônio (quando houver); • Quantidade: número de unidades de cada objeto com as mesmas características; • Peso: massa do objeto a ser transportado, identificado em quilograma (kg) o peso total das unidades de

cada item; • Valor: preço estimado das unidades do item, especificado em reais (R$); • Totais: soma dos valores de cada um dos itens – “Quantidade”, “Peso” e “Valor”;

e) No campo “5. Declaração do Remetente”: informar a razão social da transportadora e assinar a declaração. A assinatura deve, obrigatoriamente, vir acompanhada da localidade, da data e da identificação do servidor da unidade remetente (carimbo, ou nome e cargo escritos de forma legível);

f) Nos campos “Recebimento”: devem ser datados e assinados pela: • URE: no momento da entrega do objeto a ser expedido; • Transportadora: no momento em que o seu preposto fizer a coleta da encomenda na URE.



Guia de Malote

APÊNDICE C

Guia de Malote | versão 2 1

GUIA DE MALOTE - Nº

LACRE Nº Malote nº: Data:

URE remetente: URE destinatária:

Seq. Nº GE Nº RM Data GE Remetente Destinatário Qtde

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

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OBSERVAÇÕES

ENVIO RECEBIMENTO

URE REMETENTE (assinatura e carimbo): Telefone:

URE DESTINATÁRIA (assinatura, carimbo e data): Data:

Guia de Malote | versão 2 2


Observações gerais: a) Preencher este formulário em duas vias; preferencialmente digitado; b) Só é válido com assinatura de servidor da Unidade de Recebimento e Expedição (URE) remetente. Preenchimento dos campos: a) Guia de Malote Nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e de controle de

cada URE; b) Lacre nº: número do lacre de segurança do malote; c) Malote nº: número da sacola do malote; d) Data: data do preenchimento da Guia de Malote; e) URE remetente: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE remetente; f) URE destinatária: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE destinatária; g) Seq.: corresponde à sequência de itens contidos na Guia de Malote; h) Nº GE: número de cada Guia de Expedição; i) Nº RM: número de cada Relação de Movimentação; j) Data GE: dia, mês e ano de cada Guia de Expedição; k) Remetente: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do remetente

conforme consta na Guia de Expedição; l) Destinatário: siglas da unidade, do órgão pertencente e da unidade da federação do destinatário

conforme consta na Guia de Expedição; m) Qtde: quantidade de remessas relacionadas na Guia de Expedição, bem como o número total de

volumes, quando se tratar de processos encaminhados por RM. Por exemplo, se há 3 processos e mais 5 volumes, informar: 3/5;

n) Observações: campo para preenchimento de quaisquer informações complementares referentes às remessas;

o) Envio: dados da URE remetente com a devida assinatura e carimbo do responsável pelo envio do malote;

p) Recebimento: dados da URE destinatária com a devida assinatura e carimbo do responsável pelo recebimento do malote.



Registro de Ocorrência

APÊNDICE D

Registro de Ocorrência | versão 1 1

1ª via

REGISTRO DE OCORRÊNCIA - Nº

1. OBJETO (descrição e quantidade)

2. OCORRÊNCIA Objeto recebido Objeto recusado

Destinatário desconhecido Endereço insuficiente

Destinatário não localizado Endereço ilegível

Correspondência violada Outro motivo:

3. OBSERVAÇÕES

4. ASSINATURA DA UNIDADE DESTINATÁRIA

Nome completo: Órgão/Unidade: Data:

Assinatura:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2ª via

REGISTRO DE OCORRÊNCIA - Nº

1. OBJETO (descrição e quantidade)

2. OCORRÊNCIA Objeto recebido Objeto recusado

Destinatário desconhecido Endereço insuficiente

Destinatário não localizado Endereço ilegível

Correspondência violada Outro motivo:

3. OBSERVAÇÕES

4. ASSINATURA DA UNIDADE DESTINATÁRIA

Nome completo: Órgão/Unidade: Data:

Assinatura:

Registro de Ocorrência | versão 1 2


Observações gerais: a) Preencher este formulário em duas vias: uma segue com a correspondência/objeto, e a outra se

arquiva na Unidade de Recebimento e Expedição (URE); b) Só é válido com assinatura do servidor responsável pela coleta da correspondência ou objeto.

Preenchimento dos campos: a) Registro de Ocorrência nº: número em ordem sequencial, crescente, reiniciando a cada ano, e da URE; b) Objeto: informar descrição (exemplo: processo nº 001.001.001/2015; envelope com registro nº 202520

BR, etc.) e quantidade (exemplo: 5 processos, 3 volumes, 2 envelopes, etc.) da correspondência ou objeto. Também pode ser utilizado para informar o número da Relação de Movimentação (RM);

c) Ocorrência: assinalar se o objeto foi recebido pela unidade destinatária, ou recusado; e o motivo da ocorrência;

d) Observações: preencher quaisquer informações complementares referentes à ocorrência; e) Recusa de Recebimento: solicitar assinatura e identificar o servidor responsável pela coleta, seu

órgão/unidade e data da ocorrência.



Formulário de Cadastramento para Coleta Postal

APÊNDICE E

Formulário de Cadastramento para Coleta Postal | versão 2 1

FORMULÁRIO DE CADASTRAMENTO PARA COLETA POSTAL

1. DADOS DA UNIDADE SOLICITANTE

Órgão/Unidade:

Ramal: E-mail:

2. IDENTIFICAÇÃO DE COLABORADORES

Nome completo (legível)

Matrícula (servidor efetivo) Assinatura

(conforme documento) CPF ou RG (outros colaboradores)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

3. DECLARAÇÃO

Autorizo os colaboradores acima identificados a efetuar entregas e retiradas de documentos, processos e demais objetos postais na Unidade de Recebimento e Expedição em nome deste Órgão/Unidade, de suas unidades subordinadas e dos servidores nela lotados. Estou ciente que os colaboradores não identificados na presente relação não poderão efetuar entregas e/ou retiradas dos itens acima mencionados em nome deste Órgão/Unidade.

4. RESPONSÁVEL

Assinatura e carimbo do responsável pelo Órgão/Unidade: Data:

Observação: o cadastro deve ser atualizado semestralmente.



ANEXO

Norma de Expedição COGRL/SPOA nº 02, de 08/12/2015

MINISTÉRIO DA FAZENDA Secretaria Executiva

Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

NORMA DE EXECUÇÃO COGRL Nº 02, DE 8 DE DEZEMBRO DE 2015.

Estabelece procedimentos para o recebimento, a expedição e a distribuição de documentos, processos e demais objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do Ministério da Fazenda.

A COORDENADORA-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS, DA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DA SECRETARIA EXECUTIVA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA, no uso das atribuições regimentais dispostas na Portaria MF nº 81, de 27 de março de 2012, publicada no Diário Oficial da União de 30 de março de 2012, e na Portaria SPOA nº 279, de 10 de junho de 2014,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Estabelecer procedimentos para o recebimento, expedição e distribuição de documentos, processos e demais objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do Ministério da Fazenda (MF).

Art. 2º Aprovar os manuais “Recebimento e Expedição (Unidade de Recebimento e Expedição)” e “Recebimento e Expedição (Usuário)”, disponibilizados na intranet da SPOA/Recursos Logísticos.

Art. 3º Para os efeitos desta Norma de Execução, considera-se:

I - correspondência oficial: espécie formal de comunicação mantida entre unidades/órgãos do MF; e entre o MF e pessoas físicas ou jurídicas. Refere-se a assuntos de caráter oficial ou de interesse específico do MF;

II - correspondência urgente: espécie formal de comunicação que, em virtude da natureza do assunto, exige ação imediata por parte de quem a recebeu, devendo ter tratamento preferencial;

III - distribuição: separação interna de correspondências para a coleta, por parte das unidades destinatárias do MF, de documentos, processos e demais objetos recebidos pelas Unidades de Recebimento e Expedição (URE);

IV - documento: toda informação registrada que seja produzida ou recebida no decurso das atividades meio e fim do MF, qualquer que seja o suporte;

V - expedição: remessa de documentos, processos e demais objetos a destinatários internos e externos ao MF;

Fl. 2 da Norma de Execução COGRL nº 02, de 8 de dezembro de 2015.

VI - malote: procedimento organizado de transporte regular de correspondência entre as unidades/órgãos do MF, nos dias e horários predefinidos pelas Unidades de Recebimento e Expedição. Também definido como o invólucro/sacola utilizada para transportar a correspondência;

VII - objeto postal: qualquer objeto de correspondência encaminhado via postal conforme a Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978 (Lei de Serviços Postais);

VIII - processo: documentos oficialmente reunidos que se destinam a alguma ação administrativa e seguem procedimentos previamente expressos;

IX - recebimento: ação de receber documentos, processos e demais objetos, de destinatários internos e externos ao MF;

X - serviço de carga: expedição, transporte e entrega de objetos que não atendam os requisitos necessários para envio nas demais modalidades oferecidas pelas Unidades de Recebimento e Expedição, bem como os limites, dimensões e pesos estabelecidos pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT);

XI - serviços postais: expedição, transporte e entrega de documentos, processos ou objetos por meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta registrada, Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS); e

XII - Unidades de Recebimento e Expedição: unidades do MF, responsáveis pelas atividades de recebimento, expedição e distribuição de correspondência e demais objetos.

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 4º É de competência dos setores de recursos logísticos das Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF) nos Estados e no Distrito Federal subsidiar o planejamento, coordenação e promoção, bem como realizar e fiscalizar as contratações relativas às atividades de recebimento, expedição e distribuição de documentos, visando atender aos órgãos e unidades do MF sob sua jurisdição.

CAPÍTULO III

DO FUNCIONAMENTO DAS UNIDADES

Art. 5º O recebimento, a expedição e a distribuição de documentos, processos e demais objetos são realizados pelas Unidades de Recebimento e Expedição nas Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda nos Estados e no Distrito Federal.

Art. 6º O horário de funcionamento das Unidades de Recebimento e Expedição é das 8h às 18h, de segunda a sexta-feira.

Art. 7º Documentos, processos e objetos recebidos pelas Unidades de Recebimento e Expedição após o horário de coleta pela ECT, no período vespertino, serão expedidos na remessa seguinte.

Parágrafo único. Solicitações de expedição após o horário previsto no art. 7º, caracterizadas como urgentes, devem estar acompanhadas de manifestação por escrito do responsável titular da unidade remetente.

CAPÍTULO IV


DO CADASTRAMENTO PARA COLETA

Art. 8° As unidades/órgãos do MF devem cadastrar, no mínimo, duas pessoas na Unidade de Recebimento e Expedição para a coleta de correspondências e demais objetos.

§ 1º Os responsáveis das unidades/órgãos do MF devem informar o nome das pessoas por meio do formulário “Cadastramento para Coleta Postal”, disponibilizado na intranet da SPOA/Recursos Logísticos, que deve ser preenchido e encaminhado por memorando à Unidade de Recebimento e Expedição de sua jurisdição.

§ 2º A coleta de correspondências nas Unidades de Recebimento e Expedição é de responsabilidade das unidades/órgãos destinatários.

CAPÍTULO V

DOS SERVIÇOS DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO

Seção I

Das Formas de Expedição

Art. 9º A expedição de documentos, processos e demais objetos pode ser realizada por meio de:

I - malote, para intercâmbio de correspondência entre as unidades/órgãos do MF, nos dias e horários predefinidos por cada Unidade de Recebimento e Expedição, na sua jurisdição;

II - serviço de carga, quando tratar-se de volumes e objetos que não atendam às especificações indicadas nos demais meios de expedição; e

III - serviço postal, para remessa de correspondência oficial às entidades públicas e privadas e/ou pessoas físicas.

Seção II

Dos Procedimentos

Art. 10. Os serviços de expedição destinam-se, exclusivamente, à circulação de documentos e encomendas de natureza oficial, desde que aceitos pela legislação aduaneira e postal, sendo proibida a sua utilização para remessas de interesse particular.

Art. 11. Documentos e processos a serem expedidos devem ser tramitados para o órgão ou unidade de destino no sistema COMPROT e encaminhados à Unidade de Recebimento e Expedição com as informações do destinatário e a modalidade de expedição na “Guia de Expedição” (em três vias), disponibilizada na intranet da SPOA/Recursos Logísticos.

Parágrafo único. Correspondências a serem expedidas via serviços postais devem ser encaminhadas em envelope apropriado contendo as informações do remetente e destinatário.

Art. 12. Caso não haja especificação da modalidade de expedição, a remessa será realizada pela forma menos onerosa, respeitando os prazos e as localidades de destino.

Art. 13. A expedição de documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo deve obedecer aos procedimentos previstos no Decreto n.º 7.845, de 14 de novembro de 2012, que regulamenta o tratamento de informação sigilosa.

Art. 14. A expedição de documentos, processos e demais objetos entre as unidades/órgãos do MF nos estados deve ser realizada por malote.

Parágrafo único. As Unidades de Recebimento e Expedição dos estados devem contratar somente os percursos de malote e na frequência de transporte necessários ao atendimento


de suas atividades, devendo ter como percurso obrigatório o Distrito Federal.

Art. 15. Objetos e volumes que não atendam aos requisitos para envio nas demais formas de expedição serão expedidos por meio de serviço de carga, devidamente embalados e vistoriados, acompanhados com “Declaração de Conteúdo” (em três vias), disponibilizada na intranet da SPOA/Recursos Logísticos.

§ 1° O serviço de carga será realizado apenas nas UREs cujas SAMFs possuam contrato com empresa especializada em transporte de carga aérea.

§ 2° Para objetos que possuam número de patrimônio, deverá ser realizado procedimento de baixa patrimonial, antes de sua expedição.

Seção III

Das Irregularidades

Art. 16. Encontradas irregularidades no recebimento de documentos, processos e demais objetos a serem expedidos, bem como a inobservância no contido nesta Norma de Execução, o servidor responsável pelo recebimento pode recusar o material ou encaminhá-lo ao chefe imediatamente superior para a adoção das providências cabíveis.

Art. 17. Constatada violação do malote ou correspondência entregue pela ECT, o servidor responsável pode recusar ou proceder ao recebimento, mediante preenchimento e assinatura do formulário “Registro de Ocorrência” (em duas vias), fornecido pela URE e disponível na intranet da SPOA/Recursos Logísticos.

Parágrafo único. O formulário disposto no caput deve ser utilizado pelos usuários que necessitarem registrar quaisquer situações que impeçam o recebimento de correspondência.

Art. 18. O uso dos serviços de expedição em desacordo com o disposto nesta Norma de Execução enseja apuração de responsabilidade, nos termos da legislação vigente.

Parágrafo único. Cabe aos usuários e aos servidores da URE comunicar ao setor de recursos logísticos da SAMF de sua jurisdição eventuais irregularidades em relação ao uso de tais serviços.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos por esta Coordenação-Geral de Recursos Logísticos, da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (COGRL/SPOA).

Art. 20. Esta Norma de Execução entra em vigor 30 (trinta) dias após a sua publicação.

Art. 21. Revogam-se as disposições em contrário.

ALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO

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