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Manual de Cadastro de Clientes
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CADASTRO DE CLIENTES
Ao iniciar um processo num sistema integrado, faz-se necessário avaliar os impactos deste procedimento nas áreas que
utilizarão a informação e quem será atendido no momento que interferimos no banco de dados da empresa, uma vez que o
registro irá refletir tanto nos resultados individuais como de toda equipe.
Nosso cadastro de Clientes traz além dos dados básicos, informações financeiras e fiscais, dessa forma, deve-se atentar
para a importância da inclusão dos dados corretos e atualiza-los sempre que houver alterações desses dados.
Passo 1:
Pesquisar através da Razão Social e Nome Fantasia;
Pesquisar pelo CNPJ.
Importante: Apenas após estas pesquisas haverá certeza de que não há registro anterior, considerando que a pesquisa por
nomes deve ser feita usando apenas partes fundamentais, como por exemplo:
BANCO SANTANDER BRASIL S.A. AG. BR RIO BRANCO ITAPOLIS SP
Observa-se que se trata da Agência Barão do Rio Branco de Itápolis/SP, neste caso a palavra Barão foi abreviada e Itápolis
é opcional, pois tem o intuito apenas de facilitar o reconhecimento da cidade que pertence esta agência, pois deve haver várias
com mesmo nome no país, além disso, entre a palavra Rio e Branco o digitador poderia ter deixado por falha operacional dois
espaços. Dessa forma, uma pesquisa eficiente seria apenas através da palavra “Branco”.
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Passo 2:
Dessa forma, definiu-se que o padrão de cadastro atual é com letra em caixa alta, sem acentos, evitando abreviaturas e
caracteres diversos, o formato de abreviatura para entidades como: delegacias, prefeituras e bancos, deverão ser discutidos
entre os usuários nos próximos dias.
Este padrão será incluído neste material assim que houver consenso, momentaneamente devem ser seguidos os cadastros
que são maioria, portanto, antes de qualquer cadastro deve ser verificado como estão digitados os anteriores.
Verificamos hoje os seguintes usuários (Stakeholder´s) dos cadastros efetuados num sistema integrado:
Ambiente Interno: área de negócios, produção, logística, fiscal, assistência técnica, financeiro e direção.
Ambiente Externo: transportador, cliente, governo.
Logo, o êxito de uma operação, seja interno ou externo tem uma importante ligação na qualidade da informação inserida.
Incluímos principalmente, a satisfação do cliente.
Passo 3:
Neste fluxo de dados os campos que são preenchidos serão conectados com outros sistemas, dessa forma, devem ser
respeitados campos numéricos, alfabéticos ou alfanuméricos. Por exemplo:
Nome: campo alfabético, exemplo: EMPRESA ALFA LTDA.
Fone: campo numérico, exemplo: (11) 2222-3333.
Logradouro: campo alfanumérico, exemplo: Rua 23 de Maio.
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O módulo de Clientes é a primeira opção na coluna à esquerda da tela do Sige, clicando nesta opção tem-se uma visão
geral dos cadastros já existentes, e para incluir um cadastro novo, basta clicar no botão Incluir que está na parte inferior da
mesma tela.
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TIPOS DE CADASTRO DE CLIENTES
Pessoa Física: este cadastro pode ser do empresário
individual registrado, autônomo ou profissional liberal, etc.,
marcando esta opção a tela habilitará os campos CPF E RG.
Pessoa Jurídica: estabelecimento constituído em
termos legais (bancos, cooperativas, órgãos públicos,
instituições, comércio, indústria, prestadores de serviço,
empreendedor individual) que possuem e são obrigados a ter
CNPJ, Inscrição Estadual e Municipal, Suframa, etc., neste
caso os campos próprios serão habilitados.
Internacional: empresas localizadas no exterior, ao
marcar esta opção a tela suprime campos de Inscrição
Estadual e Municipal e libera o campo CEP para digitar
qualquer formato.
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Preenchimento de Cadastro de Pessoa Física
Cliente
CPF: Conforme documentos pessoais RG: Conforme documentos pessoais Nome: Completo, evitar abreviações, sem acentos. Conforme documentos pessoais Fantasia: Importante para facilitar a pesquisa (pode ser
diferente do nome) Endereço
Logradouro: Rua, Avenida, Travessa, etc. Conforme comprovante de residência. Número: Número do endereço Complemento: Ex.: apto, bloco, próximo a..., etc. Bairro: Conforme comprovante de residência CEP: Conforme comprovante de residência. Estado: Conforme comprovante de residência. Cidade: Conforme comprovante de residência. País: Conforme comprovante de residência. Telefone: Formato (11) 2222-3333 E-mail: Formato [email protected] (Receberá a Nota
Fiscal Eletrônica)
Obs. As orientações sobre as demais abas estão após o
Cadastro de Pessoa Jurídica.
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Preenchimento de Cadastro de Pessoa Jurídica
Cliente
CNPJ: Informado pelo cliente e confirmado no site da Receia Federal Inscrição Estadual: Consulta no site Sintegra Inscrição Municipal: Consulta no site da Prefeitura Razão Social: (ou Nome em alguns relatórios): Consulta a base da Receita Federal Fantasia: Informado pelo cliente Suframa: Conforme cadastro no site da Suframa.
Endereço
Logradouro: Rua, Avenida, Travessa, etc. Conforme a base da Receita Federal. Número: Número do endereço Complemento: Ex.: apto, bloco, próximo a..., etc. Bairro: Conforme a base da Receita Federal CEP: Conforme a base da Receita Federal Estado: Conforme a base da Receita Federal Cidade: Conforme a base da Receita Federal País: Conforme a base da Receita Federal Telefone: Formato (11) 2222-3333 E-mail: Formato [email protected] (Receberá a Nota
Fiscal Eletrônica)
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Após preencher os dados especificados anteriormente, clicar em Salvar (botão que estará disponível no menu da tela).
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As próximas abas poderão ser preenchidas apenas após salvar o cadastro.
Aparecerá a seguinte mensagem:
Clique em fechar e prossiga o cadastro.
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Clique no botão Alterar para inserir outros dados essenciais:
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Dando continuidade vamos para as abas inferiores da tela!
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Adicional
Nesta aba praticamente não estão sendo usados os
campos devido a alterações de processos e novas
necessidades gerenciais. As mudanças internas são
rápidas em todas as empresas e alimentar todos estes
campos apenas geraria retrabalho frequente.
Na aba adicional devem-se observar apenas as opções:
Segmento: define a área de atuação do cliente.
Consumidor Final: determina quem irá utilizar
o equipamento comprado para uso próprio e
não comercializará o produto. Irá interferir
diretamente na base de cálculo do ICMS.
Optante pelo Simples: o que implicará na
redução de 70% na MVA (Margem de Valor
Agregado) no cálculo da Substituição Tributária,
além de, não fazer retenção de impostos para
este cliente.
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Entrega
Cobrança
Estas abas não devem ser usadas. Seguiremos para a
explanação da aba Contato.
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Contato
Esta aba deve ser usada para registrar todas as pessoas
de contato no cliente, estes contatos podem ser relacionados
à direção da empresa, contatos comerciais, de compras,
financeiro, faturamento, almoxarifado, assistência técnica,
representantes, etc.
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Clicando no botão Cadastrar, abrirá a tela abaixo em
que se armazenam os dados do contato a ser cadastrado:
Após preencher os dados, clique em Salvar e o contato
será inserido como está visível abaixo.
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Obs. Vários cadastros de contatos poderão ser inseridos.
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Vendedor
A aba Vendedor é decisiva para gerar as comissões
recebidas nos negócios fechados pela empresa.
O vendedor cadastrado aqui estará relacionado nos
pedidos de venda criados posteriormente, e também, terá
suas comissões geradas a partir desta informação.
As políticas de vendas do Grupo Specto determinam que
pessoas recebam comissão pela venda para determinado
cliente.
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Vendedor-Mestre
Neste campo deve ser inserido o vendedor responsável pelo
cliente.
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Clica-se no botão sinalizado, após abrirá uma tela de
pesquisa conforme segue:
Digitando no
campo “Pesquisa”
automaticamente
serão listados os
cadastros
correspondentes
ao texto. Basta
clicar no botão Ok
para inserir.
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Para acrescentar outro vendedor que apenas será o auxiliar ou
coordenador, usa-se o botão Incluir indicado abaixo:
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Abrirá a mesma tela de pesquisa que permitirá esta inclusão,
o mesmo processo pode ser repetido.
O campo Comissão Fixa não deve ser
usado, pois esta informação faz parte
do cadastro do Vendedor.
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As abas indicadas abaixo também não devem ser usadas, pois
são oferecidas pelo sistema mas não atendem nossas
necessidades.
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Voltando a parte superior da tela podemos selecionar a aba
Observação e incluir informações que não tenham campo
próprio.
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Após todas as inclusões pertinentes deve-se clicar em Salvar,
botão sinalizado na figura ao lado.
Dessa forma, seguindo os passos descritos, obtemos um
cadastro completo que atenderá as necessidades fiscais e
gerenciais do Grupo Specto.
A seguir veremos o passo-a-passo da criação de Pedidos no
Sige.