Boas práticas em Gestão Arquivos e...

eDOC MG 2016 SOLUÇÕES CORPORATIVAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES: DO AMBIENTE

FÍSICO AO DIGITAL

Boas práticas em Gestão Arquivos e documentos

Maria Angélica Ferraz Messina-Ramos | 25-26/08/2016

Boas práticas em Gestão de documentos

arquivísticos

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DIFICULDADE COMUM

Massa documental

• Sem análise (do valor primário e secundário)

• Sem classificação;

• Sem prazos de guarda;

• Sem definição da destinação

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Solução

Gestão de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua destinação (eliminação ou recolhimento.



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Pré-requisitos

1. Contato com o Arquivo Publico Mineiro

2. Criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo - CPAD, com as responsabilidade prescritas no Decreto nº 4.073/2002 (Regulamenta a Lei no 8.159/1991) a saber:

Orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito de atuação do BDMG, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.



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Natureza dos documentos do BDMG

• Os documentos do BDMG podem ser classificados como documentos privados ou como documentos públicos, a depender se produzidos no exercício da atividade-fim do Banco ou no exercício de suas atividades-meio (operacionalização).

• Às estatais que exercem atividade econômica (empresas públicas e sociedades de economia mista), se aplica, quanto às suas atividades-fim, o regime de direito privado, como preceitua o inciso 11 do art. 173 da Constituição da República, uma vez que se submetem ao regime de livre concorrência.

• Ressalta-se que o BDMG integra o Sistema Financeiro Nacional, sendo sua atividade tipicamente privada, PORÉM ainda que exerça atividade econômica, o BDMG integra a Administração Indireta do estado, e por isso deve se submeter ao controle do Estado em relação ao seu patrimônio e sua operacionalização.

• Mas os documentos referentes à sua atividade-fim são privados (contratos de trabalho, regime tributário incidente sobre suas operações, contratos de financiamento com particulares, etc.).



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Natureza dos documentos do BDMG

• O artigo 173 da Constituição (ao tratar da necessidade de licitação para contratação de obras, serviços, compras e alienações), em relação às atividades-meio das estatais que exploram atividade econômica, devem ser observados os princípios da Administração Pública, sempre atentando às peculiaridades das estatais, de modo a não emperrar o seu funcionamento.

• Mesmo porque o art. 37 da Constituição dispõe que "a administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência".

• Assim, os documentos referentes às atividades-meio do BDMG são públicos a exemplo das licitações, contratos administrativos, concursos públicos para admissão de empregados, etc.

• Mas os documentos referentes à sua atividade-fim são privados a exemplo do regime tributário incidente sobre suas operações, contratos de financiamento com particulares, etc.



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Metodologia

Utilização da metodologia do Arquivo Nacional da Austrália “Designing and Implementing Recordkeeping Systems” -

Metologia DIRKS”

É a metodologia adotada pelo APM.



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Metodologia DIRKS

Possui 8 passos

a) Investigação preliminar;

b) Análise das atividades de negócio;

c) Identificação dos requisitos de arquivamento;

d) Avaliação dos sistemas existentes;

e) Identificação das estratégias para satisfazer os requisitos de registros;

f) Concepção de um sistema de gestão de documentos;

g) Implementação de um sistema para gestão de documentos arquivísticos

h) Avaliação da implementação de um sistema.



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Metodologia DIRKS

Passos utilizados para elaboração dos instrumentos de GED do BDMG

Passo A - Investigação Preliminar - possui 4 formulários

1. Formulário de Identificação de Fontes – Leis e Decretos;

2. Formulário de Identificação de Fontes - Normas Específicas – Regulamentos;

3. Formulário de Identificação de Fontes – Outras Fontes Incluindo Entrevistas

4. Levantamento do Contexto Organizacional;



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Metodologia DIRKS

Passos utilizados para elaboração dos instrumentos de GED do BDMG

Passo B - Levantamentos de Atividades

Possui 2 formulários a saber:

1. Formulário de Levantamento de Função;

2. Tabela 1: Análise de Atividades;



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Metodologia DIRKS: Alterações

Passo C - Identificação dos Requisitos de Arquivamento

Acréscimos ao formulário do passo C:

1. Campo denominado: Base normativa

2. Observação padronizada:

- Dossiê no formato tradicional

- Dossiê híbrido

- Dossiê nato digital



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Metodologia DIRKS: Alterações

Passo Passo C - Identificação dos Requisitos de Arquivamento

Controle de vocabulário por meio do Acréscimo dos campo descritores:

Campo: Descritores/Metadados

O - Nome do Dossiê

O - Código de Classificação

Outros exemplos.

Período (AAAA-MM-DD)

Nome do funcionário

O = Descritores obrigatórios para todas os dossiês.



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Situação atual

Publicado, de acordo com a Lei Estadual nº 19.420, de 11 de janeiro de 2011 , o primeiro edital de eliminação.

Todos os documentos da Gerência Geral de Gestão de Pessoa com prazo de guarda prescrito serão eliminado em setembro/2016;



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Situação atual

Todos os documentos com prescrição para microfilmagem estão sendo microfilmados. Observamos todos os critérios dispostos na Lei nº 5.433/1968.

Os documentos, microfilmados, serão eliminados a partir de setembro.



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Situação atual

Os documentos de guarda permanente foram separados para o tratamento adequado.

A tabela da Controladoria está em faze final de aprovação. Na próxima segunda, 29 de agosto, ela será encaminhada para aprovação final pelo APM e, no dia 6 de setembro, será encaminhada para a última instância de aprovação, o CAD.



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Lei, de nº 12.865, de 9 de outubro de 2013 disciplina o documento digital no Sistema Financeiro Nacional.

Art. 23. Sem prejuízo do disposto na Lei no 12.682, de 9 de julho de 2012, nas operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, inclusive por meio de instrumentos regulados por lei específica, o documento digitalizado terá o mesmo valor legal que o documento que lhe deu origem, respeitadas as normas do Conselho Monetário Nacional.

E mais:

Parágrafo único. As normas mencionadas no caput disporão sobre o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, classificação, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, reprodução e acesso ao documento digitalizado e ao documento que lhe deu origem, observado o disposto nos arts. 7o a 10 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quando se tratar de documentos públicos.


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Em 19 de janeiro de 2015 a Lei nº 13.097, altera o art. 23 da Lei nº 12.865, de 9 de outubro de 2013, que passa a vigorar com a seguinte redação:

Art. 47. O art. 23 da Lei nº 12.865, de 9 de outubro de 2013, passa a vigorar com a seguinte redação:

Art. 23. ........................................................................................................................

§ 1º As normas mencionadas no caput disporão sobre o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, classificação, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, reprodução e acesso ao documento digitalizado e ao documento que lhe deu origem, observado o disposto nos arts. 7º a 10 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quando se tratar de documentos públicos.

§ 2º O Conselho Monetário Nacional poderá disciplinar ainda o procedimento para o descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente, nos termos do § 1o.” (NR)


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A fim de cumprir a referida determinação legal prevista no § 2º do art. 23 o Conselho Monetário Nacional estabeleceu, na resolução CMN/Bacen 4.474 e na sua Circular nº 3.789 o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção e gestão de documentos digitalizados, relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Centrar no âmbito do SFN. Estabeleceu, ainda, o conjunto de procedimentos para o descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente.


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RESOLUÇÃO CMN/BACEN DE Nº 4.474, DE 31 DE MARÇO DE 2016 E DA CIRCULAR BACEN Nº 3.789 DE 5 MAIO DE 2016

Dispõe sobre “A digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como sobre o procedimento de descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente”,

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RESOLUÇÃO CMN/BACEN DE Nº 4.474, DE 31 DE MARÇO DE 2016 E DA CIRCULAR BACEN Nº 3.789 DE 5 MAIO DE 2016

Art. 10. As instituições referidas no art. 1º podem descartar o documento origem após a sua digitalização.

• § 1º O descarte de que trata o caput deve ser compatível com as disposições da legislação específica aplicável aos direitos e às obrigações consignados no documento origem.

• § 2º Previamente ao descarte de que trata o caput, as instituições mencionadas no art. 1º devem averiguar se a eliminação do documento origem poderá, direta ou indiretamente, impedir, prejudicar, dificultar ou mitigar, por qualquer forma, a tutela judicial ou extrajudicial dos direitos e dos interesses que decorram, direta ou indiretamente, do documento origem, inclusive no que diz respeito à produção de provas.

• § 3º O descarte de documentos origem protegidos por legislação ou regulamentação específica, tais como documentos oficiais ou públicos, documentos com valor de guarda permanente e documentos de valor histórico, deve observar as disposições dos respectivos atos normativos.

Maria Angélica Ferraz Messina-Ramos

[email protected]

31 – 9 9538-4080

Pós graduada em Gestão Estratégica da Informação – UFMG Pós graduada em Gestão de Arquivos e Documentos – PUC/MG

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