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BI com o SharePoint 2010

Posted on 20/05/2011

Introduo

Uma grande caracterstica do SharePoint o fato de ele entregar uma srie de funcionalidades em uma nica

soluo, o que excelente sob vrios aspectos:

Do ponto de vista Financeiro, trata-se de um timo aproveitamento de investimento, pois a empresa s

precisa adquirir uma soluo para utilizar recursos que dependeriam de 5 ou mais softwares isolados.

Do ponto de vista de TI, ganha-se com a manuteno de um nico ambiente.

Do ponto de vista do Usurio, ganha-se com diminuio de necessidade de treinamento e com a prpria

familiaridade dos colaboradores com a utilizao da mesma plataforma.

O SharePoint oferece recursos para:

Intranets, extranets e sites externos.

Recursos de redes sociais e comunidades dentro da corporao, como sites pessoais, categorizao e

classificao de contedo, blogs e wikis

Gesto de documentos e contedo, com versionamento, workflows, controle de permisses, polticas de

reteno e auditoria de informaes.

Pesquisa por contedo e por pessoas.

Criao de aplicaes de maneira mais rpida, com formulrios, workflows (veja o post sobre workflows em

http://aevoti.wordpress.com/2011/04/19/gestao-de-processos-com-o-sharepoint-2010-e-nintex-workflow-

2010/) e integrao com sistemas externos.

Business Intelligence (BI), com a criao de relatrios e painis de bordo (dashboards) extremamente ricos

em funcionalidades.

O objetivo deste artigo explorar os recursos de BI do SharePoint, mostrando os diversos componentes que

podem ser utilizados para a montagem dos painis de bordo e relatrios.

O BI no SharePoint bom?

Antes de comear a falar dos recursos, um ponto importante de se observar que o SharePoint um dos pilares

da soluo de BI da Microsoft (www.microsoft.com/bi). No incio de 2011, o Gartner, instituio lder mundial

para pesquisas de Tecnologia da Informao, reconheceu a soluo de BI da Microsoft como lder no mercado

(vide Figura 1). O relatrio completo est em http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints

/microsoft/vol2/article15/article15.html.

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Figura 1 - Quadrantes Mgicos de BI do Gartner

Os recursos de BI no SharePoint

Alguns dos principais recursos que podemos utilizar para a construo de painis de bordo no SharePoint so:

Grficos do Excel1.

Diagramas do Visio2.

Grficos e Scorecards do PerformancePoint3.

1 Grficos do Excel

Essa uma soluo simples e eficaz para um cenrio muito comum. A maior parte das organizaes utiliza o

Excel atualmente e, em muitos casos, os colaboradores so muito eficientes no uso da ferramenta, gerando

relatrios grficos muito teis para a rotina de trabalho. O problema que esses relatrios ficam presos em

planilhas da rede (ou da prpria mquina do usurio), dificultando o acesso pelas pessoas que devem

monitor-los.

Agora, imagine como seria bom se fosse possvel publicar os grficos dessas planilhas em um portal, sendo que as

pessoas pudessem acess-los sem que fosse necessrio abrir o Excel!

Pois ento, com o SharePoint 2010, possvel publicar partes das planilhas do Excel no Portal, permitindo que a

informao fique amplamente disponvel em um ponto acessvel por vrias pessoas. Ou seja, voc pode criar um

grfico no Excel com a informao que voc precisa (inclusive acessando dados externos) e public-lo no Portal

SharePoint, permitindo que todos os usurios com permisso tenham acesso. A Figura 2 (clique para ampliar)

mostra um painel de bordo em que os grficos direita (Project Cost per Department e Resource Availability

by Role) foram construdos no Excel e publicados no SharePoint.


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Figura 2 - Grficos do Excel publicados no SharePoint

2 Diagramas do Visio

Com o novo recurso Visio Services do SharePoint 2010, possvel utilizar diagramas construdos no Visio para

apresentar informaes dinmicas no Portal, vinculadas a informaes presentes em bases de dados. Assim, por

exemplo, possvel apresentar um diagrama com os servidores da empresa apresentando em cor vermelha os

servidores que estiverem parados por algum motivo.

A Figura 3 ilustra um Mapa Estratgico ( direita na Figura) construdo no Visio e publicado no SharePoint

utilizando o Visio Services. Observe que a figura no esttica, ou seja, as cores dos Objetivos Estratgicos

(verde, amarelo e vermelho) esto sendo apresentadas de acordo com a comparao entre os valores dos

indicadores reais com as metas planejadas. Esse um timo exemplo para demonstrar os benefcios possveis

com esse novo servio.

Figura 3 - Mapa Estratgico publicado com Visio

Services

3 Grficos e Scorecards do PerformancePoint

O PerformancePoint um servio extremamente poderoso do SharePoint 2010 para a construo de grficos e

scorecards que permitam interao com o usurio.

Vamos iniciar analisando os Scorecards. A ideia utilizar esse recurso para monitorar indicadores (KPIs), ou

seja, quando queremos acompanhar um valor realizado comparando-o com uma meta previamente definida. Um

exemplo de uso muito comum no acompanhamento dos Indicadores Estratgicos das empresas, mas esse

recurso pode ser utilizado para qualquer tipo de Indicador.

No exemplo da Figura 4, temos um Scorecard para acompanhamento de Vendas por Categoria de Produto.

Perceba que o indicador est vermelho para a Categoria Bikes, j que os dados Realizados (coluna Actual) estoextremamente baixos se comparados Meta (coluna Target).


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Figura 4 - Scorecard de Vendas por Categoria de

Produto

Nesse momento, o gestor tem a possibilidade de expandir as informaes da Categoria, desdobrando os dados do

indicador por Subcategoria, identificando, dessa forma, aquelas que esto contribuindo negativamente para esse

resultado (a Figura 5 mostra as 3 subcategorias desdobradas da categoria Bikes).

Figura 5 - Scorecard desdobrado por Subcategoria de

Produto

Vamos passar agora para a anlise dos Grficos com o PerformancePoint, uma rea com vrios recursos muitoteis. A Figura 6 mostra um grfico de Pizza, exibindo o Total de Vendas por Continente/Regio.

Figura 6 - Grfico de Total de Vendas por Continente

A partir desse grfico, possvel realizar uma srie de aes. Uma primeira possvel seria realizar Drill Down, ou

seja, aumentar o nvel de detalhe de uma informao. Para tornar mais claro, utilizando o exemplo, basta clicar

sobre a fatia do grfico de pizza relacionada North America (rea em vermelho) para ver o Total de Vendas por

Pas desse continente. O resultado pode ser visto na Figura 7, que demonstra o Total de Vendas por Pas do

continente Norte-Americano. No caso, foram apresentados os valores de vendas para o Canad e para os EUA

(grande maioria das vendas).


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Figura 7 - Grfico de Total de Vendas por Pas Norte-

Americano

No exemplo acima, foi realizado o Drill Down mantendo a mesma medida de Local Geogrfico (fui de

Continentes para o seu detalhamento por Pas). No entanto, possvel tambm aumentar o detalhamento

considerando uma nova medida, usando o recurso Drill Down To (vide opes na Figura 8). Suponha que haja o

interesse em desdobrar os dados de venda dos EUA por Categoria de Produto. Nesse caso, basta clicar com o

boto direito sobre a fatia dos EUA, escolher Drill Down To > Product > Category e temos o grfico da Figura

9, que exibe os valores de Vendas por Categoria de Produto para os EUA.

Figura 8 - Opes de Drill Down To

Figura 9 - Total de Vendas nos EUA por Categoria de

Produto

Outro recurso interessante a possibilidade de se alterar a forma de exibio das informaes. Por exemplo, pode

ser possvel visualizar a mesma informao de vendas em um grfico de barras (vide Figura 10) ou at mesmo

com as informaes em uma tabela (vide Figura 11). Assim, fica fcil de se obter a informao da maneira que

mais facilitar a sua adequada interpretao.


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Figura 10 - Exibio das informaes em Grfico de

Barras

Figura 11 - Exibio das informaes em Tabela de

Dados

Para finalizar, vale demonstrar tambm a rvore de Decomposio, que permite focar em um dado e analis-lo

em detalhes. No exemplo da Figura 12, foi exibida uma rvore de Decomposio a partir das informaes de

Vendas da Categoria Bikes para os EUA. A partir dessa informao, foi solicitada a decomposio por Estado,

sendo gerada a lista com total de vendas por estado dos EUA. Desse ponto, foi decomposto o total de vendas do

estado da California por cidade. Finalmente, o total de vendas da cidade de Bellflower foi decomposto por Ano

Fiscal. Observe que todas essas decomposies foram decididas por mim no momento da anlise das

informaes, ou seja, uma ferramenta e tanto de anlise disposio dos usurios finais.

Figura 12 - rvore de Decomposio

Concluso

O SharePoint 2010 tem recursos notveis para a criao de painis de bordo, desde grficos facilmente

construdos com o Excel at painis extremamente interativos do PerformancePoint. E, claro, todos os recursos

com uma interface e facilidade de uso excepcionais para o usurio final.

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