Belloto. Como fazer análise de documentos.

COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICAE ANLISE TIPOLGICA DEDOCUMENTO DE ARQUIVO

COMO FAZER VOL. 8

COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO

HELOSA LIBERALLI BELLOTTO

ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADOSO PAULO

2002

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COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICAE ANLISE TIPOLGICA DEDOCUMENTO DE ARQUIVO

COMO FAZER VOL. 8


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Editora responsvelJULIANA PADUA MELO ALKMIN

Assistente editorialFERNANDO F. DE SOUSA LIMA

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B386C BELLOTTO, HELOSA LIBERALLICOMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE

DOCUMENTO DE ARQUIVO / HELOSA LIBERALLI BELLOTTO. - SOPAULO : ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2002.

120 P. (PROJETO COMO FAZER, 8).

BIBLIOGRAFIA P. 111 ISBN: 85-86726-46-X (ARQUIVO DO ESTADO) 85-7060-133-6 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO)

1. ANLISE DIPLOMTICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 2. ANLISETIPOLGICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 3. ARQUIVSTICA 4.CINCIAS DOCUMENTRIAS. I. TTULO. II. SRIE.

CDD 025.129CDU 930.253

APRESENTAO

SOBRE O AUTOR

INTODUO

O QUE DIPLOMTICA 13

ORIGEM DA DIPLOMTICA 15

O OBJETO DA DIPLOMTICA 17

O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL 19

A METODOLOGIA 21

GNESE DOCUMENTAL 33

COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA 39

AS ESPECIES DOCUMENTAIS 45

OS TIPOS DOCUMENTAIS 91

COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA 93

TRADIO DOCUMENTAL 105

BIBLIOGRAFIA DOCUMENTADA 111

SUMRIO

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07

FICHA CATALOGRFICA ELABORADA POR IZOLINA MARIA JUNQUEIRA DE ASSIS -CRB-8 n. 2971


APRESENTAOO Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um

rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimentode suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo quelhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seuscongneres.

Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentosde pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo deformao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.

O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, devaliosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com aImprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo -ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento deum extenso programa de publicaes e a segunda tem resultadonuma assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - narea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas derenome internacional nesse campo de atuao.

A presente publicao , pois, o resultado do esforoconjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer.Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos dodia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie deoutras publicaes, sempre de autoria de professores com largaexperincia na organizao de arquivos.

A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-segratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuorelacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.

Dr. Fausto Couto SobrinhoDiretor do Arquivo do Estado

SOBRE O AUTOR

Helosa Liberalli Bellotto licenciada e doutora em Histria(USP), bacharel em Biblioteconomia (FESP) e especialista emArquivstica (Escuela de Documentalistas, Espanha). Professorado Curso de Ps-Graduao em Histria Social da FFLCH/USP, doCurso de Especializao em Organizao de Arquivos do IEB-ECA/USP e da Maestria de Gestin Documental y Administracin deArchivos da Universidad Internacional de Andaluzia, Espanha. Foiprofessora de histria da UNESP (Campus de Assis) e dos cursosde Arquivologia da UnB, Braslia, e na UNIRIO, Rio de Janeiro. consultora dos Sistemas de Arquivo do Estado de So Paulo SAESP, da USP (SAUSP) e do Projeto Resgate de DocumentaoHistrica do Ministrio da Cultura do Brasil junto aos arquivosportugueses. Autora de Arquivos permanente: tratamentodocumental e co-autora do Dicionrio de Terminologia Arquivstica,alm de outros trabalhos nas reas de Histria do Brasil e daArquivstica.


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O aprendizado sistemtico da anlise diplomtica e da anlisetipolgica recente entre ns. Apenas alguns cursos de graduaoem Arquivologia e de especializao em organizao de arquivosincluem, em seus currculos, a disciplina Diplomtica e/ou TipologiaDocumental. Em seus programas cabem o ensino/aprendizado/prtica da anlise ou crtica diplomtica das espcies documentaise o estudo das diferentes tipologias.

A experincia e a aplicao emanadas dos resultadosdesses estudos tm se mostrado promissoras, quanto ao maiorentendimento que os estudantes passam a ter da estrutura e danatureza dos documentos arquivsticos, entendimento esse quelhes ser til nos mais variados momentos de suas futuras funesnos arquivos. Por outro lado, por parte dos profissionais de maislonga data, a compreenso da crtica diplomtica/tipolgica,quando aplicada aos processos de avaliao, classificao edescrio, tem se mostrado, nos casos em que tem ocorrido, noBrasil e no exterior, altamente eficiente.

As anlises diplomtica e tipolgica so aplicaes prticasdos estudos tericos e metodolgicos da Diplomtica e da TipologiaDocumental, reas das cincias documentrias que se concentram,respectivamente, no estudo formal do documento diplomtico,quando considerado individualmente, e no estudo de suas relaescom o contexto orgnico de sua produo e de atuao dosenunciados do seu contedo, quando considerados dentro dosconjuntos lgicos denominados sries arquivsticas.

INTRODUO

A Diplomtica, por definio, ocupa-se da estrutura formal dosatos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata, portanto,dos documentos que, emanados das autoridades supremas,delegadas ou legitimadoras (como o caso dos notrios), sosubmetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta peloDireito. Tornam-se esses documentos, por isso mesmo, eivados def pblica, que lhes garante a legitimidade de disposio e aobrigatoriedade da imposio, bem como a utilizao no meiosociopoltico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, no possvel dissociar a diagramao e a construo material dodocumento do seu contexto jurdico-administrativo de gnese,produo e aplicao.

Nesse sentido, preciso acrescentar algo ao quadro simplistae redutor com que vinha sendo entendida a Diplomtica, desde seusprimrdios, no sculo XVII, at quase os nossos dias, isto , tosomente como instrumental de fundo paleogrfico, historiogrfico ejurdico, apto apenas, em seu campo primitivo de ao, a fornecer adescrio e a explicao da estrutura formal dos atos escritos, suaautenticidade e sua fidedignidade. No obstante fazer do documentosingular o seu objeto de anlise, a metodologia diplomatista nadatem a ver com a influncia positivista na historiografia, na qualimportava uma excessiva iconizao do registro. Essa metodologiaafasta-se, portanto, das aproximaes histricas tradicionais na suamaneira obsoleta de escrever a Histria.

O QUE DIPLOMTICA


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Embora tenha surgido como uma disciplina concreta no sculoXVI, a origem da Diplomtica est ligada questo da falsificao edas dvidas sobre a autenticidade de documentos medievais.

Tudo comeou quando jesutas franceses, em 1643, lideradospor Jean Bolland, resolveram publicar uma gigantesca histria dossantos, a Acta Santorum, na qual se queria avaliar criteriosamente avida dos santos, procurando separar a realidade das lendas. Essatendncia enquadrava-se nos planos revisionistas de ordemteolgica, suscitados pela Reforma e pela Contra-Reforma.

O Conclio de Trento, ordenando a vida da Igreja, margem das heresias,propiciou o rejuvenescimento das atividades literrias e artsticas e bemassim da historiografia, animada, ento, de esprito crtico, ao colher dosdocumentos os fatos ocorridos, na substituio das lendas, mesmo queestivessem presentes ainda, as convices de ordem pessoal na anlisedocumental. (VALENTE,1978)

Na introduo quela obra, escrita em 1645, um dos jesutasespecialistas no trato documental, Daniel Van Papenbroeck, declarouser falso um diploma assinado pelo rei Dagoberto I, o que invalidavavrios diplomas medievais e que tinham sido preservados e tratadoscomo completamente autnticos pelos beneditinos da Abadia deSaint Denis. Estabeleceu o jesuta sua crtica documental, na qualos documentos seriam tanto menos dignos de f quanto mais antigosfossem, e ps em dvida algumas peas da poca merovngiaexistentes nos arquivos da Ordem de So Bento.

Os beneditinos, que se julgavam especialistas nessasquestes, j que, tradicionalmente, dedicavam-se aos trabalhos de

ORIGEM DA DIPLOMTICAbusca e reproduo de documentos e que j tinham realizadoinmeros estudos de heurstica e crtica de textos, no seconformaram. Ficaram indignados com a desconfiana do jesuta epartiram para o que se denominou Guerra Diplomtica. Umbeneditino, Jean de Mabillon, que era dessa abadia e que seencontrava na de Saint-Germain-des-Prs justamente para publicara vida dos santos da sua Ordem, resolveu, seis anos mais tarde, em1681, responder quela desconfiana, por meio de uma obra em 6partes intitulada De re diplomatica libri Sex, na qual estabelecia asregras fundamentais da crtica textual. Pesquisando em muitosarquivos eclesisticos franceses, alemes e italianos, com seutrabalho metdico e objetivo, conseguiu, com essa obra, criar muitosdos procedimentos acerca da autenticidade, anlise e compreensodos atos escritos que, aperfeioados, foram sendo adotados atravsdos tempos (DURANTI, 1995; TESSIER, 1952; VALENTE, 1978).

Nascida assim, muito imbricada Paleografia e ao DireitoEclesistico, a Diplomtica tem evoludo em direo ao Direito, Heurstica e Arquivstica, modificando para tanto seus instrumentose apresentando maior ampliao de objeto e campo de ao do queem sua origem.


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O objeto dos modernos estudos da Diplomtica a unidadearquivstica elementar, analisada enquanto espcie documental,servindo-se dos seus aspectos formais para definir a naturezajurdica dos atos nela implicados, tanto relativamente sua produo,como a seus efeitos (CARUCCI, 1987). Concentra-se na gnese, naconstituio interna, na transmisso e na relao dos documentosentre seu criador e o seu prprio contedo, com a finalidade deidentificar, avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza(DURANTI, 1995). Hoje, este o objetivo da Diplomtica, muito maisdo que simplesmente a autenticidade formal dos documentos.

O documento diplomtico o registro legitimado do atoadministrativo ou jurdico, conseqncia, por sua vez, do fatoadministrativo ou jurdico. Se ato jurdico todo aquele que tenhapor fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar ou extinguirdireitos, o ato administrativo o ato jurdico, porm, eivado pelafinalidade pblica. Melhor dizendo

ato administrativo toda manifestao unilateral de vontade da administraopblica que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato adquirir,resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaesaos administrados ou a si prpria.

J o fato administrativo toda realizao material daadministrao, resultante do ato que o determina (MEIRELES, 1989).E a representao documental deste ato a espcie, em primeirolugar, e, a seguir, o tipo documental.

Segundo a arquivista espanhola, professora de Diplomtica naUniversidade de Cdiz, Maria Beln Piqueras Garca:

O OBJETO DA DIPLOMTICAtodo documento escrito implica: 1. um suporte ou veculo sustentador etransmissor da mensagem ou assunto (texto); 2. um contedo textual expressocom linguagem, vocabulrio, escrita, estilo, frmulas peculiares de acordocom a natureza e a importncia do tema e em relao direta com a poca,chancelaria, tabelionato, lugar, ambiente cultural, autor ou autores e destinatrio;3. determinada finalidade e ideologia; estruturao e formalidades variveis eidentificativas que lhe servem de garantia (PIQUERAS GARCA, 1999).

Alm disso, reitere-se que o documento diplomtico aqueleque testemunho escrito de natureza jurdica, redigido comobservncia a certas formas estabelecidas que se destinam a dar-lhe fora probatria. Desse modo, ele ter sua construo semnticaobrigatria, na qual cabem dados fixos, que ocorrero em todos osdocumentos que utilizaram como veculo a mesma espciedocumental e os dados variveis, prprios de cada documento-indivduo da mesma espcie documental.

Assim, o objeto da Diplomtica a estrutura formal dodocumento. O documento deve conter a mesma construosemntica de discurso para a mesma problemtica jurdica.


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A Tipologia Documental a ampliao da Diplomtica emdireo gnese documental, perseguindo a contextualizao nasatribuies, competncias, funes e atividades da entidadegeradora/acumuladora. Assim, o objeto da Diplomtica aconfigurao interna do documento, o estudo jurdico de suas partese dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto oobjeto da Tipologia, alm disso, estud-lo enquanto componentede conjuntos orgnicos, isto , como integrante da mesma sriedocumental, advinda da juno de documentos correspondentes mesma atividade. Nesse sentido, o conjunto homogneo de atos estexpresso em um conjunto homogneo de documentos, comuniformidade de vigncia (BELLOTTO, 1989).

Antonia Heredia chega mesmo a aventar uma cer tasupremacia da Tipologia Documental sobre a Diplomtica, se oenfoque for a doutrina arquivstica. Leve-se em conta que a tendnciafutura da predominncia do suporte eletrnico acabar por reduzir asolenidade do documento e a fazer prevalecer as frmulas jurdicassobre as frmulas estritamente diplomticas. Menciona ainda que aTipologia, por suas caractersticas intrnsecas, concede uma maiorimportncia ao procedimento administrativo, dando relevncia aoconjunto orgnico no qual o documento se situa, e no ao discursode cada um (HEREDIA HERRERA, 1985).

Enquanto a espcie documental o objeto da Diplomtica, aTipologia Documental, representando melhor uma extenso daDiplomtica em direo Arquivstica, tem por objeto o tipodocumental, entendido como a configurao que assume a espciedocumental de acordo com a atividade que a gerou (o que sermais detalhadamente conceituado adiante).

O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTALEnto, o objeto da Tipologia a lgica orgnica dos

conjuntos documentais. Utiliza-se a mesma construodiplomtica para assinalar o registro do que se quer dispor ou doque j foi cumprido sobre a mesma funo. Por isso mesmo, a Tipologiapode ser chamada de Diplomtica Arquivstica ou, melhor ainda, deDiplomtica Contempornea, se se atentar o quanto o objeto e osobjetivos de ambas podem ser amalgamados, como exemplarmentedemonstra Bruno Delmas. Para ele, a preocupao da disciplina ,atualmente, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou tradio, emais o da tipologia dos documentos (DELMAS,1998).


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As metodologias de tratamento documental num e noutro camposo distintas, porm, ao mesmo tempo, imbricadas. O campo deaplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto estrutura e finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relaodos documentos com as atividades institucionais/pessoais.

Na identificao diplomtica do documento deve-seestabelecer e/ou reconhecer, seqencialmente:

1) a sua autenticidade relativamente espcie, ao contedo e finalidade;2) a datao (datas tpica e cronolgica);3) a sua origem/provenincia;4) a transmisso/tradio documental;5) a fixao do texto.

Na identificao tipolgica do documento, a seqncia distinta, devendo-se reconhecer e/ou estabelecer:

1) a sua origem/provenincia;2) a sua vinculao competncia e as funes da entidadeacumuladora;3) a associao entre a espcie em causa e o tipo documental;4) o contedo;5) a datao.Para que se chegue compreenso das anlises diplomtica

e tipolgica, cujas metodologias e aplicaes so extremamenteteis para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas(classificao, avaliao e descrio), preciso que se reiterem as

A METODOLOGIA


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Esse um ponto bsico da informao arquivstica referentes informaes de outra natureza: a de que ela produzida dentrodo contexto do exerccio das funes/objetivos a que se propemas entidades. nesse sentido que as informaes so orgnicas,porque guardam entre si as mesmas relaes que se formam entreas atribuies, competncias, funes e atividades das entidades.Por isso mesmo, o tratamento e a identificao dos documentos nodevem jamais ser considerados isoladamente em relao a seuprodutor/acumulador (LOPES, 1996).

Alis, os princpios fundamentais da Arquivsticaesclarecem essas peculiaridades dos documentos de arquivo edevem estar perfeitamente presentes, seno nos estudosdiplomticos, seguramente nos estudos tipolgicos. So eles:

1) o da provenincia. a marca de identidade do documentorelativamente ao produtor/acumulador, o seu referencial bsico,o princpio, segundo o qual os arquivos originrios de umainstituio ou de uma pessoa devem manter suaindividualidade, no sendo misturados aos de origem diversa;2) o da unicidade, ligado qualidade pela qual os documentosde arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservamcarter nico em funo de seu contexto de origem. Esseprincpio nada tem que ver com a questo do documento nico,original, em oposio s suas cpias. Esse ser nico, para ateoria arquivstica, designa que, naquele determinado contextode produo, no momento de sua gnese, com aquelescaracteres externos e internos genunos e determinados dados,os fixos e os variveis, ele nico, no podendo, em qualquerhiptese, haver outro que lhe seja idntico em propsito pontual,nem em seus efeitos;3) o da organicidade, sua condio existencial. As relaesadministrativas orgnicas refletem-se no interior dos conjuntosdocumentais. Em outras palavras, a organicidade aqualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,funes e atividades da entidade produtora/acumuladora emsuas relaes internas e externas. Os documentosdeterminantes/resultados/conseqncias dessas atividades

conceituaes essenciais desde sua raiz, isto , da informao aodocumento, do documento espcie, e da espcie ao tipo.

Sendo um documento, tomado genericamente, uma unioindissolvel entre informao/informaes e supor te,consequentemente, um documento administrativo uma informaode ordem administrativa ou jurdica, que se acha materialmente numsuporte material. Entretanto, isto no basta: a informao tem seutexto presidido por um modelo. Por isso mesmo ele vem veiculadona espcie documental, que molda o texto segundo a sua naturezae a categoria do contedo que se quer transmitir.

Os documentos arquivsticos formam conjuntos internamenteinseparveis, correspondendo a conjuntos informacionaisdecorrentes do funcionamento de uma entidade pblica ou privada(ou pessoa fsica) no exerccio de suas funes. Esses arquivos,aps o cumprimento das razes pelas quais foram criados, eeliminados os documentos rotineiros de interesse puramentetemporal e circunstancial, passam a integrar os acervos dos arquivospermanentes ou histricos, devidamente separados material ouvirtualmente em fundos de arquivo. Cada fundo corresponde produo e acumulao dos documentos inerentes a determinadaorganizao ou rgo pblico.

Se ao tempo da produo, tramitao e vigncia dosdocumentos (a chamada primeira idade arquivstica), eles serviram dimenso jurdica e administrativa (uso primrio, valor primrio,valor de prova), posteriormente esses documentos passam a ter umvalor residual, que valer, j no como prova de f, e sim comotestemunho, como informao. o seu valor secundrio, sendopermitido o uso do termo secundrio, realizado pelos historiadorese pelos pesquisadores em geral, de cunho mais amplo que o restritoditado jurdico e administrativo contido no teor documental.

Ora, se essas acumulaes arquivsticas testemunham aexistncia e o funcionamento da entidade como um todo, evidencia-se que tais documentos no tm sentido se tomados isoladamente.

Cada documento singular se considera em relao funcional com outros queformam parte do fluxo burocrtico de um determinado ato administrativo.Tem, portanto, a ver com os objetivos, as funes e a estrutura interna daentidade produtora. (CARUCCI, 1994)


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substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com anatureza da sua provenincia e funo.

O conjunto dos elementos externos e internos o que d aodocumento seja aquele sobre papel, seja o eletrnico o aspectoque corresponde sua natureza diplomtica e jurdica, isto , suafuno, segundo as regras e os usos da instituio que o estabelece(DELMAS, 1996).

A questo dos elementos constitutivos dos documentos dearquivo, agregando-os em dois plos estrutura e substncia , foiamplamente estudada por dois eminentes tericos da Arquivstica,Vicenta Cor ts Alonso, em 1989, e Theodore RooseveltSchellenberg, em 1963. Em 1988, tentou-se uma consolidao esistematizao das argumentaes dos dois estudos, consolidaoque demonstra sua concordncia e complementao (BELLOTTO,1988). Estudos que levem identificao e compreenso plenado lado fsico, material, formal (estrutura) e do lado informacional,funcional e finalstico (substncia) so imprescindveis para o perfeitoentendimento da existncia e da funo do documento de arquivo.Em resumo, a compreenso da dualidade inseparvel de conscriptioe actio, como veremos adiante.

Os caracteres ou elementos externos ou fsicos so: oespao; o volume que o documento ocupa; sua quantidade; o suporte(material sobre o qual as informaes so registradas, como papel,pergaminho, filme, disco ptico, disco magntico, fita magntica etc.);o formato (configurao fsica de um suporte, de acordo com a suanatureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno,cdice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.); a forma ou a tradiodocumental, que o estgio de preparao e transmisso de umdocumento (minuta, original, cpia); o gnero (configurao queassume um documento de acordo com o sistema de signos utilizadona comunicao de seu contedo, permitindo que seja denominadotextual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico); e at aqueleselementos menos corpreos que alguns autores consideramintermedirios, tais como a lngua (tambm entendida como elementointerno), o modo da escrita, a espcie e o tipo (CAMARGO &BELLOTTO, 1996; CRUZ MUNDET, 1994).

guardaro entre si as mesmas relaes de hierarquia,dependncia e fluxo e4) o da indivisibilidade, sua especificidade de atuao. Forado seu meio gentico, o documento de arquivo perde osignificado. Tambm conhecido como integridade arquivstica, caracterstica que deriva do princpio da provenincia,segundo a qual um fundo deve ser preservado sem disperso,mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimoindevido (CAMARGO & BELLOTTO, 1996).

Levando-se em conta estes princpios, em definitivo, odocumento de arquivo faz parte de conjuntos, como acima reiterado,da mesma provenincia, nicos, orgnicos e indivisveis, vindo aser, individualmente, um suporte modificado por um texto (ainformao) que lhe foi aderido e que foi produzido/recebido por umaentidade ou indivduo em relao a uma atividade, e que se empregapara dispor, obrigar, conceder direitos, comunicar, provar, informarou testemunhar (VZQUEZ, 1988). Por outro lado, seria possvelconceituar o mesmo documento de arquivo de modo inverso, comoum texto (a informao), com as mesmas caractersticas orgnicase funcionais da definio acima, texto este registrado num suporte(papel, fita magntica, disco ptico etc.). De qualquer modo,ressaltem-se os dois plos: de um lado, a matria/suporte, de outro,o contedo/informao.

Esse quadro simplista, entretanto, no suficiente para retratarfielmente o documento de arquivo. Isto porque preciso considerar,para que se chegue sua real configurao, enquanto reflexofidedigno do funcionamento de uma entidade, a estrutura dodocumento, os seus elementos externos e internos e como eles setraduzem na prtica, isto , como eles ocorrem em casos concretos.

Os caracteres ou elementos externos, extrnsecos, fsicos, deestrutura ou formais tm a ver com a estrutura fsica e com a suaforma de apresentao. Relacionam-se com o gnero, isto , aconfigurao que assume um documento de acordo com o sistema designos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem.

Os caracteres ou elementos internos, intrnsecos,substantivos ou de substncia tm a ver com o contedo


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informao necessita do elemento intermedirio: em primeiro lugar,a espcie, o seu veculo redacional adequado, redigido e formatadode maneira que torne vlido e credvel o seu contedo; em segundolugar, o tipo, isto , a espcie carregada da funo que lhe cabe e acategoria jurdico-administrativa desse documento, o que reflete opeso e a hierarquia do seu contedo. Logo, sem estes elementosintermedirios espcie, tipo e categoria , o documento pblico,administrativo e/ou jurdico no chega consecuo de seus fins.

Os documentos de arquivo apresentam-se sob a forma materialde espcies documentais, cujos correspondentes coletivos so ostipos documentais.

Espcie documental a configurao que assume umdocumento de acordo com a disposio e a natureza das informaesnele contidas (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). A espcie documentaldiplomtica aquela que obedece a frmulas convencionadas, em geralestabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial.

A vantagem que o conhecimento da espcie documentalapresenta para os estudos arquivsticos evidencia-se ao se lembrarque ela a configurao que um documento assume de acordo coma disposio e a natureza das informaes nele contidas. Portanto, a espcie que identifica o veculo que serviu como base jurdicaou consensualmente vlida para que o contedo do documento,correto em sua estrutura semntica, se tornasse legtimo/fidedigno/credvel. Ciente desses conhecimentos, poder o arquivista ter umdesempenho muito mais eficaz em suas tarefas de organizao dosdocumentos e de disseminao da informao.

A cada setor ou vertente das instncias administrativascorresponder todo um rol de espcies documentais. Exemplifica-se: a rea legislativa o meio gentico de espcies como projeto delei, decreto, requerimento, moo, entre outros. Na rea notarial,outros exemplos so: o livro de assentamento, a procurao, otraslado, a certido, entre outros.

A espcie documental, enquanto expresso diplomtica,caracteriza um documento-indivduo, tem uma denominao imutvelligada sua estrutura semntica de redao imutvel, valeindividualmente em seu valor primrio (que corresponde s razesde sua criao) e define-se nas instncias jurdico-burocrticas, nos

H autores que distinguem e detalham, no caso do suporte,seus vrios aspectos: a matria subjetiva (o papiro, pergaminho,papel etc.); a matria aparente (as tintas utilizadas); a matriainstrumental (a pena de ave, a pena metlica etc.); a grafia (o traadodas letras) e a forma mecnica (pautao, paragrafao, pontuao,abreviaturas etc.) (SPINA, 1977).

Os caracteres ou elementos internos ou substantivos soa provenincia, isto , a instituio ou pessoa legitimamenteresponsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos;as funes, as origens funcionais do documento, as razes pelasquais foi produzido, tomando-se em considerao - e nesta ordem -a funo, a atividade que lhe concerne e os trmites pelos quaispassou; o contedo substantivo, que , afinal, o assunto de que tratao documento, os fins que se quer atingir com sua criao; a datatpica, ou seja, o lugar de onde o documento est datado, que podeser um palcio, um acidente geogrfico, uma cidade e a datacronolgica - ano, ms, dia -, que, juntamente data tpica, situa odocumento no tempo e no espao (CRUZ MUNDET, 1994).

Os dois conjuntos de elementos podem ser simplificados,falando-se, de um lado, em estrutura, e, de outro, em substncia,como os dois plos constituintes do documento, indispensveis paraque se concretize sua produo, vigncia, uso e guarda. E tanto suaclassificao como sua descrio sero eficazes, caso se considereessa realidade. Por mais simplificadas que sejam estas operaes,nenhum dos dois plos pode deixar de ser levado em conta(BELLOTTO, 1992).

A estrutura corresponde a todo o substrato necessrio elaborao do documento, seja nos aspectos mais materiais, sejanos menos palpveis. De qualquer forma, representa o arcabouo areceber, ou no, o seu devido contedo.

A substncia a essncia, a razo de existir do documento, ocontedo que o tornar nico no seu contexto de produo e utilizao.

Os elementos intermedirios so aqueles que, no sendo osexternos, isto , fsicos (suporte, escrita, formato etc.), portanto deestrutura, tambm no so os internos (provenincia, funo,assunto propriamente dito e datas), ou seja, de substncia. Arelao matria-contedo ou, em outras palavras, a relao suporte-


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Sero documentos normativos os que se enquadram comomanifestaes de vontade de autoridades supremas e que devemobrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Como sodispositivos, eles so exarados antes que aconteam os fatos e atosnele implicados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou deautoridades administrativas com poder de deciso. Exemplo: lei,decreto, instruo normativa, estatuto, ordem de servio, regimento,deciso, regulamento, acrdo, resoluo e despacho decisrio.

Os documentos de ajuste so documentos pactuais,representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes.Podem ser: tratado, ajuste, convnio, termo, contrato e pacto. Para ocaso dos arquivos pblicos, uma dessas partes dever ser aadministrao pblica.

Os documentos de correspondncia so os que, em geral,derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execuo emmbito mais restrito de jurisdio: alvar, intimao, circular,exposio de motivos, aviso, edital, portaria e memorando.

O segundo caso o dos documentos testemunhais, que soos que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ouderivam de sua no-observncia ou so relativos a observaessujeitas a relatrios, a termos de visita etc. Podem ser deassentamento os configurados por registros oficialmente escritossobre fatos ou ocorrncias, tais como: ata, termo, apostila, auto deinfrao etc. Nessa mesma categoria, h tambm os comprobatrios.So os que derivam dos de assentamento, comprovando-os, taiscomo os atestados, certides, traslados e cpias certificadas.

Como terceira e ltima categoria, encontramos os documentosinformativos, que so opinativos/enunciativos e esclarecemquestes contidas em outros documentos, cujo contedo vaifundamentar uma resoluo: pareceres, informaes, relatrios,votos e despachos interlocutrios (BELLOTTO, 1991).

Se tomarmos as categorias documentais de forma maisabrangente, ultrapassando o enfoque jurdico e abarcando tambmas entidades produtoras/acumuladoras da rea do direito privado (oque no impede que se tenham as mesmas categorias na reapblica), vamos ter, como tipologias documentais nas empresasprivadas: documentos constitutivos; de reunio; de direo; de

gabinetes, nas secretarias, nos cartrios e, anteriormente, naadministrao colonial, nas chancelarias.

O tipo documental a configurao que assume a espciedocumental de acordo com a atividade que ela representa(CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Nessa definio possveldiscernir que o tipo documental, correspondendo a uma atividadeadministrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominaoser sempre correspondente espcie anexada atividadeconcernente e vale como conjunto documental representativo daatividade que caracteriza.

O tipo documental pode ser identificado como o atributo deum documento que, originado na atividade administrativa a queserve, manifesta-se em uma diagramao, formato e contedodistintivos e serve de elemento para classific-lo, descrev-lo edeterminar-lhe a categoria diplomtica (VZQUEZ, 1987).

A espcie torna-se tipo quando justamente lhe agregamos asua gnese, a atividade/funo/razo funcional que lhe gera aaplicao de uma actio em uma conscriptio (a espcie), comoveremos adiante.

s atividades, por exemplo, de um Conselho Editorial,correspondero tipos documentais como resolues sobrepublicaes, atas de reunies, editais de convocao de candidatosetc. Como exemplos notariais, teremos assentamentos decasamentos e de escrituras de propriedade de imveis etc.

No caso do Conselho Ultramarino, colegiado de sumaimportncia para a administrao colonial luso-brasileira, alguns dostipos documentais, correspondendo s suas atribuies, so, porexemplo: consultas de mercs, confirmao de cartas de sesmarias,requerimentos de mudanas de postos militares etc.

Quanto s categorias documentais, estas so estipuladaspelas gradaes da representatividade jurdica dos contedos dosdocumentos que nelas se enquadram. Nesse sentido, os documentospblicos e os notariais, no que couber, podem ser: dispositivos,testemunhais e informativos (BELLOTTO, 1991).

No primeiro caso, o dos documentos dispositivos,enquadram-se os documentos normativos, os de ajuste e os decorrespondncia.


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contratos de seguridade, certificado de ao, procurao,certificado de acionista, certificado de autorizao etc.

A classificao apresentada pela professora Gagnon-Arguin bastante interessante, pois capaz de fazer aproximar, sob cadauma de suas classes, os tipos documentais de forma mais estreitado que a classificao tradicional em apenas normativos,testemunhais e informativos. Embora direcionada para as empresas,esta metodologia de anlise tipolgica (detalhada adiante)provavelmente possa ser adaptada tambm para os documentospblicos. De qualquer forma, parece ser um caminho promissorseguir para esse tipo de estudo terico dos documentos, comsaudvel repercusso para as tarefas arquivsticas.

Tratamos dos elementos externos, internos e intermedirios dosdocumentos, mas resta ainda abordar os elementos de utilizao,que se concentram em:

1) uso primrio, ligado ao valor primrio, o qual definido comoa qualidade inerente s razes de criao de todo documento,tpica das fases iniciais de seu ciclo vital (CAMARGO &BELLOTTO, 1996). Seu sentido ser dispositivo, probatrio,testemunhal ou informativo, segundo sua categoria;2) uso secundrio, ligado ao valor secundrio, que aqualidade informativa que um documento pode possuir paraalm de seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996)Muitas vezes, chega mesmo a ser bastante diverso deste.

recursos humanos e relaes de trabalho; de comunicao; contbeise financeiros; jurdicos, como quer Louise GAGNON-ARGUIN na suaobra sobre as tipologias documentais nas organizaes (1998).Descartando-se algumas pequenas distines que marcam a suaorigem canadense, percebe-se que as subdivises destas categoriastm contornos aceitavelmente internacionais, podendo ser facilmenteadaptados s realidades de cada pas ou mesmo de cada ambienteorganizacional. Assim, temos:

1) documentos constitutivos: cartas-patente, estatutos daconstituio, certificados da constituio, declarao dematrcula, regulamentos gerais, contrato social, livro dacompanhia e seus registros;2) documentos de reunio: aviso de convocao, ordem dodia/pauta, ata, resoluo e documentos circunstanciaisatinentes aos assuntos discutidos na reunio;3) documentos de direo: plano de negcios, planoestratgico, polticas, diretiva, organograma e relatrio anual;4) documentos de recursos humanos e relaes detrabalho: descrio do cargo, manual de servio, perfil deexigncias do cargo, oferta de emprego, avaliao derendimento, contrato de trabalho individual, certificado detrabalho, atestado, conveno e livro de ingresso;5) documentos de comunicao: carta/ofcio, press-release/comunicado imprensa, memorando/nota, relatrio, jornalinterno, folhetos publicitrios/filipetas, plano de comunicao,plano de marketing, estudo de mercado e livro de ouro;6) documentos contbeis e financeiros: requisio demercadoria, especificao da mercadoria/nota fiscal,conhecimento, fatura, cheque/letra de cmbio, extrato bancrio,dirio, balano, balancete, plano contbil, oramento,subveno e declarao fiscal;7) documentos jurdicos: notificao, certificado de inveno,certificado de direito de autor, certificado de marca de comrcio,certificado de desenho industrial, contrato de empresa ou deservios, contrato de seguro, contrato de aluguel, contrato devenda, contrato de emprstimo de dinheiro, hipoteca e outros


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Desde sua gnese, o documento considerando-se aqui,sobretudo, o documento pblico e o diplomtico ser reconhecvelpor sua provenincia, categoria, espcie e tipo. A gnese documentalest no algo a determinar, a provar, a cumprir, dentro dedeterminado setor de um determinado rgo pblico ou organizaoprivada. A elaborao do documento pblico cumpre etapas que sepodem, resumidamente, enumerar:

1) identificao jurdico-administrativa do ato;2) seleo da espcie documental;3) frmula diplomtica, frmula sistematizada ou frmula usual,preenchida com um contedo tpico e circunstancial, queresulta na redao final;4) divulgao junto aos pblicos a atingir e/ou tramitao de rotina;5) guarda ou destinao fixada por sistemticas detemporalidade.

Nesse prembulo tratou-se do concernente estrutura, aosuporte fsico, enfim aos atributos materiais de um lado, e, de outro,do atinente substncia, do ideogrfico, do informacional nosdocumentos. Ser possvel assim tornar mais clara a concepodaquilo que a Diplomtica denomina a actio e conscriptio dodocumento.

O documento pblico , invariavelmente, na sua essncia, ajuno de actio (ao, fato, ato) com conscriptio (sua transfernciapara suporte e meio semntico e juridicamente credvel). Alis, essaimagem no foge das facetas fundamentais da questo

GNESE DOCUMENTAL documentria, conforme antes referido (matria-meio-contedo),embora diferenciada, porque marcada pelos ditames do Direito, oque no acontece com o documento no sentido genrico.

Como matria, podem ser visualizados os aspectos fsicosestruturais (suporte, escrita, sinal de validao etc.); como meio, aespcie documental especfica e as frmulas pr-determinadas daredao. A cada espcie, como j foi acima afirmado, correspondeuma frmula diplomtica, estrutura e disposio semntica daspalavras dentro do texto. Conscriptio, portanto.

Como contedo, no deve ser entendida s a mensagemimplcita no documento. Isto porque o contedo do documentoarquivstico abarca os demais aspectos substanciais: provenincia,funo do documento dentro do seu contexto de produo, a ao/fato implcitos etc. Actio, portanto.

Assim entendido, natural que se veja o documento como afuso de dois elementos essencialmente necessrios: a actio jurdica,o fato, a ao documentada e a sua prpria passagem para o escrito,sua conscriptio. (REAL DIAZ, 1970)

Estamos no campo, como se evidencia, da gnese dodocumento. Esse processo foi muito bem analisado recentementepelo professor espanhol de Arquivstica, Alberto Tamayo (TAMAYO,1996). Em sua anlise, actio pode ser mais profundamenteconsiderada como ao ou atuao da parte ou das partesinteressadas na criao, modificao ou extino de umadeterminada situao jurdica. A conscriptio pode ser vista como apassagem para o escrito, sob condies juridicamente vlidas, dessaatuao das partes (a prpria etimologia da palavra o explica: deconscribo, consignar por escrito). A conscriptio tambm pode sernecessria (se imposta por lei) ou voluntria (caso dependaunicamente do arbtrio e da livre vontade das partes). Uma e outra,actio e conscriptio, so geradas com total independncia entre si.Assim, no conveniente considerar a actio como fase prvia ouinicial do processo da gnese documental, e sim, simplesmente,como seu antecedente necessrio, sem o qual nenhum documentotem sentido ou razo de ser.

A circunstncia do documento implica tanto a presena deum fato e de uma vontade de manifest-lo como a vontade de darorigem ao ato.


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Em Diplomtica, o fato, a razo de ser do documento, no deveser confundido com o contedo. Este vem a ser a manifestao doprimeiro, atravs do documento. O termo contedo d a idia derepresentao, comunicao. A produo do documento tambmindica um propsito. De fato, a existncia de qualquer registro, diretaou potencialmente, determina conseqncias, isto , pode criar,preservar, modificar ou concluir situaes. Ademais, o documentopor meio do qual um fato e uma vontade determinam conseqncias o resultado de um procedimento, de um processo de criao e deum processo gentico que se ver refletido na categoria documentale que se converte em um dos elementos constitutivos do documentoarquivstico escrito (DURANTI, 1995).

O processo criador da actio comea sempre com uma declarao oumanifestao de vontade da pessoa que deseja outorgar um ato jurdico peloqual se faz nascer uma determinada situao jurdica, ou se modifica ouextingue uma situao existente. Tal declarao de vontade, quando emanade uma instituio governamental ou administrativa investida de autoridadesuficiente, constituir um ato do governo ou da administrao que ser partede todas as atuaes e funes administrativas ou governamentais que lhesejam prprias, mesmo que a iniciativa que inicie ou provoque a manifestaode vontade provenha de outra entidade governamental ou administrativa,porque tambm esta se mover, ao faz-lo, no mbito das prprias funes.Mas, quando a declarao de vontade emana ou procede de uma pessoa ouinstituio privada, tal declarao no ser, evidentemente, nenhum ato dogoverno nem da administrao encaminhado para a consecuo dedeterminado servio pblico, e sim, somente, manifestao de uma vontadeou da necessidade de se outorgar aquele ato jurdico. (TAMAYO, 1996)

A passagem da actio para conscriptio provocada, como sev, pela manifestao espontnea de vontade soberana, daautoridade no desempenho de sua trplice atividade judicial,legislativa ou jurdica, muito freqentemente provocada pela petitioou splica.

Os documentos diplomticos, objeto da Diplomtica, setomados de forma ortodoxa, so os de natureza jurdica, que refletemno ato escrito as relaes polticas, legais, sociais e administrativasentre o Estado e os cidados. Seus elementos semnticos sosubmetidos a frmulas preestabelecidas. O discurso diplomtico aplicado a um quadro redacional no qual se insere o ato escrito.

Essa redao no pode ficar submetida fantasia de quem a redige.H regras de composio codificadas, comandadas pelo Direito.

Portanto, documento diplomtico o testemunho escrito deum ato de natureza jurdica, redigido em observncia a frmulasestabelecidas que se destinam a dar-lhe f e fora de prova (NUEZCONTRERAS, 1981). O modelo diplomtico funciona para osdocumentos governamentais (relaes Estado-cidados) do mesmomodo como funcionam as formas notariais no caso dos documentosprivados (o registro de f das relaes entre cidados). Tanto unscomo outros, se incorretamente veiculados, invalidam aaplicabilidade legal de seu contedo (BELLOTTO, 1981).

O processo da gnese documental parte da manifestao devontade, como referido acima, quando tratamos de actio e conscriptio.O fato deve transformar-se em ato jurdico. Este adotar a formadocumental adequada a espcie para que se concretize. O atopode surgir por petio ou requerimento da parte interessada oupode surgir sem mediao, espontaneamente, como um ato daadministrao, da autoridade no desempenho da sua trpliceatividade judicial, legislativa ou executiva. (REAL DIAZ, 1970)

Evidencia-se que a produo dos documentos difere de um casopara outro, no tendo a complexidade uniformizada. No caso dosdocumentos dispositivos, eles tm um carter decisrio que simplificasensivelmente o processo da redao. Na exposio j aparece a razode ser da sua origem, o fato/ato que provocou a sua criao.

Todo documento tem um autor ou autores, dirigido a umindivduo ou a uma coletividade, sua gnese est datada de um lugar(data tpica) e de um tempo (data cronolgica) e se produz por algumarazo contida em seu texto. H condies de aplicao e de sanoque dele tambm constam. A tramitao do documento, da sua origem sua aplicao, depende da estrutura burocrtica da poca, do pase do direito que ali comanda a sociedade.

Podemos tomar como exemplo a relao entre Brasil e Portugaldurante o perodo que antecede a Independncia, de restosemelhante a que ocorria entre a Amrica hispnica e sua metrpole.Para poder seguir os passos da tramitao documental de ento,convm imaginar a sociedade que os produz como uma pirmideem cujo pice est o Rei, seguido das autoridades metropolitanas ou


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centrais, as autoridades locais, das autoridades menores, e, em ltimolugar, dos sditos. Essa mesma estrutura forma uma subestrutura quepode ser transladada para a Amrica, em relao s autoridadesdelegadas, aos vice-reis, aos governadores, s cmaras municipais es populaes coloniais (CORTS ALONSO, 1986).

A circulao dos papis feita em direes opostas, segundose trate, por um lado, dos que descem do Rei e das autoridadessuperiores - os documentos descendentes -, por outro, dos quesobem dos sditos s instncias superiores - os documentosascendentes (CORTS ALONSO, 1986). H ainda os documentoshorizontais, isto , os que se distribuem entre autoridades/pessoasou autoridades do mesmo nvel.

interessante que, mesmo do ponto de vista geogrfico, issoque se d: os que sobem do Brasil a Portugal (do hemisfrio sul aonorte) e os que dali descem (do hemisfrio norte ao sul). Conformea natureza do produtor e a atividade que d origem ao tipodocumental, a direo ser ascendente ou horizontal, e pode terminarseu destino (chegar consecuo do que est proposto) sem quese produza outro documento. Entretanto, pode haver o caso de, natramitao, ser necessrio proceder a anexaes; constitui-se, assim,um processo, um documento mltiplo, com exemplares internos deuma e de outra categoria (ascendentes e descendentes).

Na verdade, produzem-se caminhos geogrficos de ida e volta,sem que os documentos percam suas caractersticas genticas. Osdocumentos dispositivos reais, como cartas rgias, provises,resolues reais, residncias e outros so sempre descendentes.Requerimentos, ofcios (com gamas diversas, como veremos),informaes de servio e outros so ascendentes. H documentosascendentes no mbito da prpria administrao, como osdocumentos opinativos que vo dos Conselhos ao Rei. Um exemplotpico dessa categoria, no caso luso-brasileiro, so as consultas doConselho Ultramarino.

As partes do documento diplomtico so decodificadas pelaanlise diplomtica. Muitos dos manuais de Arquivstica abordam essaanlise (REAL DIAZ, 1970; NUEZ CONTRERAS, 1981; BELLOTTO,1991; TAMAYO, 1996; MARTINHEIRA, 1997, entre outros).

O texto do discurso diplomtico, na realidade, a unio entrepartes distintas: o protocolo inicial, o texto propriamente dito e oprotocolo final. Nessas trs partes evidenciam-se as coordenadas(representadas pelas frmulas diplomticas obrigatrias, prpriasda espcie documental determinada pelo ato jurdico e seu objetivo)e as variantes (teor pontual e circunstancial relativo sespecificidades do ato aplicado a um fato, pessoa ou assunto).

O protocolo inicial ou protocolo, na seqncia dos dados, constitudo por:

1) invocao (invocatio) que, em geral, s ocorre nos atosdispositivos mais antigos (a expresso Em nome de Deus um exemplo de invocao);2) titulao (intitulatio), formada pelo nome prprio daautoridade (soberana ou delegada) de que emana o ato e porseus ttulos;3) direo ou endereo (inscriptio), parte que nomeia a quemo ato se dirige, seja um destinatrio individual ou coletivo e4) saudao (salutatio), parte final do protocolo.

O texto, que tem todos os seus elementos comandados pelanatureza jurdica do ato e por seu objetivo (TESSIER, 1961),constitui-se de:

COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA


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atos normativos mais freqentes, as testemunhas incluem osministros ou secretrios das pastas com as quais tm a ver osassuntos tratados.

Em algumas variedades de documentos, d-se uma inversono escatocolo, isto , ocorre primeiramente a datao, com seus doiselementos, e, a seguir, o que chamam de validao, a considerandoa subscrio ou as assinaturas e os selos e sinais.

Tomando como exemplo uma carta rgia de D. Joo V, dirigidaao governador e capito general da Capitania do Rio de Janeiro, aspartes da sua anlise diplomtica sero:

Protocolo inicial:Artur de S e Menezes, Amigo, Eu, El-rei vos envio muito saudar [direo,titulao, notificao].Texto:Havendo visto o que escreveste sobre a culpa do Padre Frei Roberto e aconta que o Provedor da Fazenda Real dessa Capitania me deu com a devassaque tirou das pessoas que faziam cunhos falsos com que marcavam ecunhavam o ouro furtado aos quintos na vila de So Paulo em que se achavamculpados o padre Jos Rodrigues Preto e o Padre Frei Roberto e o mais quesobre este particular avisou e os representastes a cerca [sic] da culpa destesdois sujeitos.[exposio]me pareceu dizer-vos que o perdo concedido aos seculares se estende aoseclesisticos. E assim vos ordeno que toca ao tempo passado. Se no falemais neste delito. Nem se proceda pelas devassas tiradas at o tempo doindulto. E vos encomendo que, quando haja algum que reincida neste crime,procedais com a severidade necessria. [dispositivo]

Protocolo final:escrita em Lisboa [data tpica]a 20 de dezembro de 1700 [data cronolgica]Rei [subscrio]

Como j afirmado, nem todas as partes diplomticas surgemem todas as espcies. Reiteramos que isso depende da naturezajurdica do instrumento, que por sua vez determinada pelo objetivovisado. No documento analisado, pode-se notar que no hcorroborao e nem sano, por no caberem no caso.

1) prembulo (prologus ou exordium), no qual se justifica (porrazes de ordem moral, jurdica ou material) a criao do ato;2) notificao (notificatio ou promulgatio), que pode serentendida na expresso tenho a honra de comunicar a vs;3) exposio (narratio), na qual so explicitadas as causas doato, o que o originou, quais as necessidades administrativas,polticas, jurdicas, econmicas, sociais ou culturais que otornaram necessrio;4) dispositivo (dispositio), que a substncia do ato, seuassunto propriamente dito, em que se determina o que se quer(iniciado por um verbo na primeira pessoa, como ordeno,mando, estabeleo, sou servido ... etc;5) sano (sanctio ou minatio), na qual se assinalam aspenalidades, no caso do no cumprimento do dispositivo e6) corroborao ou clusulas finais (valoratio ou corroboratio),em que se dispe sobre os meios morais ou materiais queasseguram a execuo do dispositivo (alguns autoresclassificam essa parte final do texto segundo suas variantes:cominatrias, que podem ser penais ou espirituais, de garantia,de renncia ou de corroborao).

O protocolo final ou escatocolo inicia-se aps a corroboraoou clusulas finais, com:

1) subscrio/assinatura (subscriptio), isto , a assinatura doemissor/autor do documento ou quem o faa por sua ordem;2) datao (datatio). preciso distinguir a data tpica da datacronolgica, ou o elemento topogrfico do elementocronolgico. A primeira referente forma como est designadono documento o local onde ele foi assinado. A cabe, muitasvezes, no o nome de uma cidade, e sim a denominao deum palcio, de uma sala ou de um logradouro. Isto deve serobedecido, sem que se acrescente a cidade na qual estejamsituados. A segunda corresponde ao dia, ms e ano;3) precao (apprecatio), onde, por meio de dois elementos(assinatura de testemunhas e sinais de validao, comocarimbos e selos), reitera-se a legalidade do documento. Nos


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e a clusula revogatria. O protocolo final denominadoencerramento, e abarca o fecho e a assinatura.

Considerando alguns atos normativos mais ocorrentes naadministrao do imprio portugus dos sculos XVI ao XIX, o autorda obra Tipologia documental nos arquivos aponta essas diferenas,ao decodificar as par tes diplomticas daqueles atos(MARTINHEIRA, 1997). Assim, por exemplo, nas espcies carta,carta de lei, lei e decreto, que emanam do soberano, no consta adireo, justamente pela abrangncia do ato. Justifica-se por seremos que abrangem o interesse geral da nao, assim como so osque mais os tenham a majestade e rgios atributos da soberania.(FORMULARIO, 1821) Outro exemplo: nos avisos e nas portarias,no h exposio e nem precao.

O entendimento da anlise diplomtica tem, entre outrasvantagens, a de facilitar a elaborao de resumos de documentos,uma vez que o documentalista, conhecendo-a, h de realizar umaleitura documental mais segura. Ademais, esse entendimento pr-requisito para o da anlise tipolgica, embora esta possa ser feitaindependentemente. Alis, a anlise tipolgica pode tornar eficienteo fazer arquivstico em mltiplos aspectos, como a avaliao, aclassificao e a descrio.

J em outro exemplo uma lei do governo federal de 1974,que dispe sobre restries a brasileiros naturalizados , podemosdetectar a incluso dessas duas partes e a dispensa da exposioe das datas, que nos atos modernos vm na ementa:

Protocolo inicial:O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta eeu sanciono a seguinte lei: [titulao e notificao]

Texto:Art. 1o - vedada qualquer distino entre brasileiros natos e naturalizados.Art. 2o- A condio de brasileiro nato, exigida em leis ou decretos, paraqualquer fim, fica modificada para a de brasileiro.Art. 3o - No sero admitidos a registro os atos de constituio de sociedadecomercial ou civil que contiverem restrio a brasileiro naturalizado.Art. 4o - Nos documentos pblicos, a indicao da nacionalidade brasileiraalcanada mediante naturalizao far-se- sem referncia a esta circunstncia.[dispositivo]Art. 5o - A violao no disposto no art. 1o desta lei constitui contravenopenal, punida com as penas de priso simples de quinze dias a trs mesese multa igual a trs vezes o valor do maior salrio mnimo vigente no pas.[sano]Art. 6o Esta lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas asdisposies em contrrio. [corroborao]

Protocolo final:Ernesto Geisel. Presidente da Repblica. [subscrio]Armando Falco [precao] (Obs.: trata-se do ministro da Justia) .

As espcies que mais se aproximam do modelo completo so osatos dispositivos, embora, segundo a sua natureza, possam deixar deconter algumas das partes. Mas todo documento cuja estrutura comportadados fixos e dados variveis pode ser submetido anlise diplomtica.

Vale observar que, em tcnica legislativa moderna, algumasdas partes diplomticas so conhecidas por denominao correlata.Assim, o protocolo inicial chamado de prembulo, compreendendoa epgrafe, a ementa, o ttulo e a autoria; quanto ao texto, ele formadode considerata ou consideranda, que equivaleria exposio ou narrao na Diplomtica; de dispositivo, que recebe a mesmadenominao e de corroborao, que incluiria a clusula de vigncia


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As espcies documentais, sejam as tpicas dos documentosdispositivos, sejam as dos probatrios, sejam as dos informativos,so inmeras, como muito bem se pode averiguar nos vriosglossrios especializados, dicionrios jurdicos e /ou manuais deadministrao ou de documentao. Mas h as que so produzidasmais freqentemente, em razo da prpria abundncia dos atosjurdicos administrativos dos quais so veculo.

Selecionamos, para identificar e definir, algumas dessasespcies documentais mais usuais na administrao pblica e/ouna rea notarial, tanto na nossa documentao colonial, como naatualmente produzida/acumulada pelos vrios rgos pblicos emsuas vrias esferas. Tambm foram escolhidos alguns formatos quemuitas vezes so confundidos com espcies documentais.

No caso do arquivista, durante seus trabalhos preliminares deanlise, deparar-se com espcies documentais que no constamdessa pequena listagem, poder recorrer aos glossrios, dicionriose manuais de correspondncia mencionados no final deste trabalho.Ou mesmo poder ele, utilizando o instrumental encontrado nesteComo fazer, estabelecer o conceito bsico, a partir do prpriodocumento, sem muita dificuldade, redigindo a definio com muitopouca margem de erro.

preciso reiterar que a relao de espcies documentais quese segue no exaustiva e sim representa bem suas respectivascategorias documentais, categorias assinaladas na listagem, logoaps o enunciado da espcie documental.

Tais definies podem ser teis porque, trazendo aconceituao e, em alguns casos, a decodificao diplomtica das

AS ESPCIES DOCUMENTAIS


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Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas e cargo(presidente do tribunal e relator).

ACORDO - documento diplomtico normativo, pactual,horizontal.Ajuste ou pacto realizados por duas ou mais pessoas, fsicasou jurdicas, em torno de um interesse comum, ou para resolveruma pendncia, demanda ou conflito. Protocolo inicial: Pelopresente acordo de... celebrado entre... Segue-se o nome daspessoas pactuantes e suas qualificaes. Texto: ficaestipulado... Segue-se o motivo do acordo. E como as partesesto de acordo firmam o presente acordo. Protocolo final:datas tpica e cronolgica, assinaturas dos pactuantes e dastestemunhas (conforme o caso, no obrigatrias).

ALVAR - documento diplomtico dispositivo decorrespondncia, descendente.1. Na administrao colonial: modificao, declarao oureiterao de normas j estabelecidas pela autoridadesoberana, em geral, com validade de um ano. Protocolo inicial:titulao - nome e qualificao: Eu, El-Rei..., por graa de Deus,Rei de... Fao saber aos que este meu Alvar virem... Texto: oobjeto da declarao, modificao ou concesso da merc oudo direito e nome e qualificao do beneficiado, se for este ocaso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. No hassinatura e sim apenas a subscrio, de prprio punho: Reiou Rainha ou Prncipe Regente.2. Certificado, licena ou autorizao dada por autoridadecompetente de direitos ou para a realizao de atos ou eventos,com validade de um ano ou proviso especial pela qual o juizautoriza, aprova ou confirma certo ato, estado ou direito(tipologias como: alvar de emancipao ou de soltura).Protocolo inicial: ttulo denominao do documento (alvar),seguido do nmero de ordem e da data da expedio. Texto:nome e designao do cargo da autoridade que expede oalvar. Protocolo final: nome e assinatura da autoridade semdesignao do cargo, j mencionado. Datas tpica e cronolgica(dispensvel por estar no ttulo).

vrias espcies documentais diplomticas encontrveis nosarquivos, podem tambm ter a sua aplicao no dia-a-dia doarquivista, sobretudo nas tarefas da identificao, classificao,avaliao e descrio. Isso porque, alm dos documentosdiplomticos, procurou-se estender o trabalho para as demaisespcies documentais que servem de veculo tambm aosdocumentos no-diplomticos.

H documentos no-diplomticos vazados nas espciesdocumentais mais diversas ocorrentes nos arquivos. Como o quese visa com este Como fazer , antes de tudo, orientar os estudantese profissionais de arquivo, era preciso que se contemplassemtambm tais espcies.

Segue-se um pequeno glossrio das espcies mais freqentes,com sua caracterizao e anlise diplomtica sumria, de algunsdos documentos diplomticos mais usuais, assim como de algunsformatos mais ocorrentes nos arquivos.

ABAIXO-ASSINADO - documento diplomtico informativo,ascendente.Solicitao coletiva para pedir algo de interesse comum a umaautoridade pblica ou para manifestar apoio a algum oudemonstrar queixa ou protesto coletivo. Difere do requerimentoe da petio, que so solicitaes individuais. Difere darepresentao, apresentada por um rgo colegiado e no porum grupo aleatrio de pessoas. A representao tambm spode comunicar algo ou apresentar queixa e no solicitar.Protocolo inicial: nome e qualificao do destinatrio. Nome equalificao dos signatrios ou apenas: Ns, abaixoassinados... Texto: o motivo do abaixo-assinado. Protocolofinal: datas tpica e cronolgica e assinaturas.

ACRDO - documento diplomtico informativo enunciativo,descendente.Deciso proferida em grau de recurso por tribunal. Protocoloinicial: ttulo - Acrdo, seguido do nmero e do nome dotribunal que o expede. Texto: desenvolvimento do que forexpedido, terminando em: acorda o Tribunal em deferir...


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Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura, nomee cargo do emitente.

ATO - documento diplomtico dispositivo de correspondncia,descendente.Ao dispositiva interna do Estado, emanada de autoridadedelegada, feita, em geral, para designar provimento, vacnciade cargos e funes gratificadas, alterao de vencimentos,etc. Protocolo inicial: ttulo de Ato e seu nmero. Titulao:qualificao/cargo do emitente (sem o seu nome). Texto: oassunto do ato, nomes e qualificao dos interessados.Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura.

AUTO - documento diplomtico testemunhal de assentamento,horizontal.Relato pormenorizado de um acontecimento com a finalidade,em geral, de conduzir um processo a uma deciso (auto deabertura de testamento, auto de partilha) ou um infrator a umasano (auto de infrao, auto de flagrante, auto de corpo dedelito). Protocolo inicial: timbre do rgo que realiza o auto.Ttulo que designa o tipo de auto. Designao de datacronolgica e local (que tambm pode no constar no protocoloinicial e sim no final). Texto: nomes da(s) pessoa(s) autuada(s),motivo da autuao e, penalidade, se for o caso. Protocolofinal: datas tpica e cronolgica (se no tiver sido designadaantes). Assinatura da autoridade e designao de seu cargo.(Obs.: Usa-se a palavra autos como sinnimo de processo, isto, como o conjunto de todos os documentos de diferentesespcies que compem um processo administrativo ou judicial).

AVISO - documento diplomtico e/ou no-diplomtico,informativo, descendente.1. Na administrao colonial, ofcios nos quais os secretriosde Estado transmitem a outros secretrios ou a presidentes detribunais ordens rgias, expedidas em nome do soberano.Portanto, diplomas expedidos pelos ministros e secretrios deEstado por ordem verbal do soberano e em seu nome,

ASSENTO - documento diplomtico testemunhal deassentamento ou comprobatrio.Registro de um compromisso passado em livro prprio (cdice).Se feito a partir de uma declarao, de assentamento; se feitoa partir de uma cpia certificada de um ato, comprobatrio.Foi usado, na prtica jurdica colonial, no sentido de termo, decontrato. Protocolo inicial: nome e qualificao docompromissado. Texto: a obrigao a que se submete,condies etc. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.Assinaturas, registros, certides e precao.

ATA - documento diplomtico testemunhal de assentamento.Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assembliaou sesso, assim como das decises tomadas por seusmembros. Se for de eleio, resume o seu desenrolar.Geralmente lavrada em livro prprio. Protocolo inicial: nmeroda ata e nome da entidade subscritora da reunio. Datacronolgica, inclusive designao da hora, do local, comendereo. Nome das pessoas presentes, sua qualificao edeclarao de abertura da sesso pelo presidente e secretrio.Texto: assuntos discutidos, em obedincia ou no a uma ordemdo dia ou pauta. Protocolo final: fecho: nada mais havendo atratar... eu... secretrio lavrei a presente... Assinaturas dopresidente e do secretrio.

ATESTADO - documento diplomtico testemunhal deassentamento, notarial ou no.Declarao, por autoridade governamental, civil, militar,eclesistica ou notarial, a partir de uma realidade ou de umfato constatado. , em geral, a favor de uma pessoa econfeccionado a seu pedido. Costuma-se confundi-lo com acertido, por ambos se parecerem na redao, mas vale lembrarque o atestado uma declarao, enquanto a certido umatranscrio legitimada. Protocolo inicial: timbre do rgoemissor. Ttulo Atestado de... Atesto para os devidos finsque... (ou o fim especfico). Texto: um pargrafo sobre o que seatesta, o nome do interessado e sua identificao/qualificao.


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e qualificao do autor (autoridade delegada). Texto: a ordemobjeto do bando. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.Subscrio com o nome do autor.

BILHETE - documento diplomtico, informativo, descendente.Na administrao colonial: comunicado, em geral, de Secretriode Conselho ou de Tribunal, solicitando alguma informaonecessria tramitao de algum documento ou transmitindouma notcia ou o anncio da concesso de merc real, quesegue em outro documento. (Obs.: por sua informalidade e pelofato de estarem apensos a outros documentos, muitas vezes,no tm direo nem datao prprias).

BREVE - documento diplomtico dispositivo normativo,descendente.Carta pontifcia, menos solene que a bula papal, tratando deassuntos menos abrangentes que esta e diferindo em algunsde seus caracteres externos e na disposio do texto.

BULA PAPAL - documento diplomtico dispositivo normativo,descendente.Carta pontifcia, em latim, especialmente solene, na qual oPapa se dirige aos fiis sobre algum assunto de importncia. Ottulo da bula corresponde s primeiras palavras do texto.

CARTA - documento no-diplomtico, mas de desenho maisou menos padronizado, informativo, ascendente, descendente,horizontal, conforme o caso.1. Correspondncia do alto escalo da administrao pblicaem comunicaes sociais decorrentes de cargo e funopblicos. Nas entidades privadas da rea comercial, industrial,bancria, social entre outras, a carta uma forma decorrespondncia largamente utilizada para transmitirinformaes, solicitar favores, fazer convites etc. Sem serobrigatrio, diplomaticamente, h uma certa padronizao.Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica. Endereamento.Direo. Texto: paragrafado, com a exposio e o objetivo da

designando-se diretamente o destinatrio, seja pessoa ouinstituio. Protocolo inicial: titulao - nome e qualificaoda autoridade expedidora. Direo: nome e qualificao dodestinatrio. Texto: ...comunicando que o Rei... o assunto doaviso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura.2. Notcia ou ordem enviada, transmitida ou afixada, destinadaa uma pessoa ou coletividade. Nesta categoria inserem-se osavisos administrativos, os comerciais e os bancrios. Na suaestrutura, os primeiros assemelham-se a editais e, os ltimos,a ofcios, sendo, portanto, bastante semelhantes aos avisosgovernamentais com relao composio, embora no quantoao contedo. Logo, seus protocolos e texto sero como osdaqueles. Assemelham-se ao comunicado e ao edital. No casoda administrao pblica, trata-se de correspondncia de algumministro ou secretrio de Estado a outras autoridades emassuntos de servio; tambm pode ser ato mediante o qual umministro d conhecimento de decises administrativas. Podemser includos tambm como autores de avisos os secretriosda presidncia da Repblica, o consultor-geral da Repblica,o chefe do Estado Maior das Foras Armadas e o chefe doGabinete Militar da Presidncia da Repblica. Protocolo inicial:ttulo - Aviso e respectivo nmero. Direo - nome/cargo dodestinatrio. Datas tpica e cronolgica. Texto: exposio dotema do aviso. Protocolo final: fecho de cortesia, nome e cargodo signatrio.

BANDO - documento diplomtico dispositivo normativo,descendente.Ocorre apenas na administrao colonial. a ordem ou odecreto, em geral, dos governadores e capites generais,proclamada(o) oralmente em prego pblico ou afixada(o) emlugar ou veculo de circulao pblica. O mesmo que dito oumandato proibitrio. Era utilizada(o) para questes cotidianasrelacionadas ao cumprimento de ordens pontuais. Muitasvezes, funcionava como documento de correspondncia, isto, para que se cumprisse em jurisdio mais limitada, umaordem mais ampla de origem superior. Protocolo inicial: nome


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Na administrao colonial, o mesmo que lei, isto , vigoraperpetuamente ou at a sua revogao e traduz a vontadesoberana do monarca nas questes mais abrangentes dointeresse da nao. dirigida aos sditos em geral ou adeterminada autoridade ou pessoa. O protocolo inicial: nomedo rei e titulao ou Eu, El Rei. Texto: o motivo da lei. Protocolofinal: alm das datas, contm a expresso El Rei, sua assinaturae a guarda (que a rubrica depois da assinatura seguida decinco pontos em quadra).CARTA PATENTE - documento diplomtico comprobatrio deconcesso, descendente. o diploma concedido pelo Rei atestando a concesso de ttulos,postos militares e outros privilgios. Tambm pode ser concedidopor autoridade delegada dentro dos limites de sua jurisdio. Essedireito, em geral, vem fixado no regimento recebido por estaautoridade quando do incio de sua gesto. Protocolo inicial:nome e titulao do soberano ou da autoridade. Texto: a concessocontendo o nome do interessado e o cargo recebido. Protocolofinal: as datas e a subscrio do soberano.

CARTA DE PERDO - documento diplomtico comprobatriode concesso, descendente.Diploma emitido por autoridade subalterna ou delegada que tenhadireito regimental de conceder perdo, dentro do limite de suajurisdio. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:concesso de perdo e nome do interessado. Protocolo final:datas tpica e cronolgica e a assinatura da autoridade.

CARTA DE SESMARIA - documento diplomtico testemunhalcomprobatrio, descendente.Diploma passado por autoridade suprema ou delegada, emgeral governadores e capites generais, quando possuir essedireito fixado em regimento, para conceder datas de terra.Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:comea pelo nome do interessado, seguido do tamanho da datade terra e de sua localizao geogrfica. Protocolo final:comporta as datas tpica e cronolgica e as assinaturas.

carta. Protocolo final: fecho de cortesia, assinatura, nome ecargo do signatrio.2. Dentro das empresas privadas e das instituies sociais, emgeral, h uma enorme gama de especificidades relativamente espcie documental carta, no tanto quanto sua estrutura,mas sim quanto sua finalidade e redao de seu contedo,como assinala BELTRO (1987). Como a preocupao desseglossrio a identificao e a estrutura das espciesdocumentais, as variantes aqui assinaladas s receberoalguma explicao se a diferenciao recair sobre esses doiselementos. Assim, aquelas nas quais apenas a forma deapresentar o assunto varia, tais como: carta simples, carta comassunto epigrafado, carta com tpicos, carta de apresentaoe carta particular, sero tratadas no mesmo item.3. Na administrao colonial: correspondncia enviada porautoridade subalterna/delegada ou sdito ao Rei, diferindo dorequerimento ou petio pela natureza do teor documental, jque estes ltimos destinam-se a solicitar mercs, privilgiosou direitos de existncia consolidada, desde que preenchidosos requisitos necessrios. Questes de carter oficial ouparticular que se desejasse expor ao Rei, quaisquer que fossemos assuntos, desde que no de carter peditrio, eram-lhedirigidas por meio de carta. Assim, tem sido confundida comofcio, correspondncia entre as autoridades do Reino (que noo Rei) e as subalternas/delegadas em servio no Ultramar ouentre elas. Em alguns instrumentos de pesquisa, feitosatualmente no Brasil e em Portugal, a identificao dessas duasformas exatamente o oposto da prtica burocrtica do AntigoRegime. Tal prtica generalizou-se em muitos arquivos porque,na concepo moderna, a carta particular e o ofcio oficiale, ainda, a carta ascendente, mesmo na rea oficial e o ofcio sempre descendente. Protocolo inicial: Direo - Senhor,seguido da titulao do signatrio. Texto: contedo, que noscasos mais freqentes de teor administrativo. Protocolo final:datas tpica e cronolgica e assinatura do autor.

CARTA DE LEI - documento diplomtico dispositivo normativo,descendente.


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Aprovao governamental de alteraes em estatutos de umasociedade.

CARTA PARTIDA ou DE FRETAMENTO - documentodiplomtico testemunhal comprobatrio, descendente.Comprovante do fretamento de embarcao, emitido porautoridades porturias.

CARTA PRECATRIA - documento diplomtico informativo,horizontal.Pedido de um juiz a outro, de outra circunscrio, sobre citaese inquiries necessrias a um processo julgado pelo primeiro.

CARTA TESTEMUNHVEL - documento diplomticoinformativo, horizontal.Instrumento que contm recursos anteriormente denegados, deuso judicirio.

CARTA REVERSAL - documento diplomtico informativo,horizontal.Documento que registra concesso trocada por outra.

CARTA DE VALIDADE - o mesmo que certificado, estipulandoprazos de validade de determinado produto.

CARTA ABERTA - o mesmo que manifesto.

CARTO DE CRDITO - documento no-diplomtico,informativo.Documento emitido por instituio financeira, que autoriza otitular a ser debitado em seus gastos, mediante clusulaspreestabelecidas.

CARTO DE VISITA, DE CONTATO COMERCIAL OUPROFISSIONAL - documento no-diplomtico, informativo. primeira vista pode parecer que seja apenas um formato ouuma frmula. Entretanto, o formato, se preenchido com dizeres

CARTA RGIA - documento diplomtico, dispositivo normativo,descendente.Ordem real, dirigida a uma determinada autoridade ou pessoae iniciada pelo nome dela. expedida imediatamente pelosoberano e por ele assinada como Rei (Rainha ou PrncipeRegente, se for o caso). Protocolo inicial: Fulano, Eu, El-Reivos envio muito saudar ou ento, Fulano, amigo, Eu El-Reivos envio muito saudar. Texto: comporta o objeto, a razo deser da carta rgia. Protocolo final: a subscrio: Rei (ou Rainhaou Prncipe Regente).

CARTA ou MEMORANDO DIPLOMTICO - documento no-diplomtico informativo, horizontal.Nota enviada por diplomatas interpares, sem a conotao maissolene de exposio de motivos e de outras espciesdocumentais assemelhadas.

CARTA INTERNACIONAL - documento diplomtico dispositivopactual, normativo, descendente.Conjunto de resolues tomadas em comum por vriosgovernos.

CARTA DE ALFORRIA - documento diplomtico testemunhalcomprobatrio, descendente.Documento nominal comprovante de libertao de escravo,passado por autoridade notarial.

CARTA PATENTE ou CARTA DE AUTORIZAO - o mesmoque alvar, isto , autorizao ou concesso de direito.

CARTA DE CHAMADA - documento diplomtico dispositivonormativo, descendente.Autorizao padronizada para a entrada de imigrante, a pedidode parente autorizado j residente no pas para o qual imigrou.

CARTA DECLARATRIA - documento diplomtico dispositivonormativo, descendente.


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CERTIDO - documento diplomtico testemunhalcomprobatrio.Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante oqual se transcreve algo j registrado em documento deassentamento, elaborado segundo as normas notariais oujurdico-administrativas. A certido pode ainda ser retirada deum processo, livro ou documento existente em repartiopblica e passada, se no por notrio, por funcionrioautorizado. Protocolo inicial: Certifico que... ou pedido de...certifico que... ou o nome e a titulao de quem certifica.Referncia ao original do qual se extrai a certido. Texto: cpiado documento original, inclusive de suas datas. Protocolofinal: datas tpica e cronolgica da certido. Assinatura, nomee titulao de quem certifica.

CERTIFICADO - documento diplomtico testemunhalcomprobatrio, descendente, notarial ou no.Declarao que garante a veracidade de um fato, de um estadode coisas, o bom estado ou o funcionamento de um objeto/equipamento. Assemelha-se ao atestado que, entretanto, maiselaborado em relao pessoas. Protocolo inicial: timbre doemissor. Ttulo - Certificado de garantia...(ou outro). Texto: oobjeto ou a situao garantida. Protocolo final: datas tpica ecronolgica. Assinaturas, nome e titulao das pessoas ouentidades responsveis.

CHEQUE - documento no-diplomtico, informativo.Ordem de pagamento confeccionada por um banco que, quandodevidamente preenchida por pessoa fsica ou jurdica que alitenha conta de depsito, autoriza saque da quantia neladesignada.

CIRCULAR - documento diplomtico, dispositivo decorrespondncia, descendente.Comunicao endereada simultaneamente a vriosdestinatrios, com contedo idntico e redao semelhante carta ou ao aviso. Protocolo inicial: ttulo - Circular nmero...

impressos e/ou manuscritos, passa espcie. A sua estruturaser basicamente a da identificao pessoal ou organizacionalou ambas, em geral impressas e a cujos dizeres poder seradicionada uma mensagem, em geral, manuscrita.

CARTO DE PONTO - documento no-diplomtico,testemunhal de assentamento.Documento nominal de seu titular, emitido por rgo pblicoou empresa, no qual registrada sua freqncia diria aotrabalho.

CARTAZ - documento no-diplomtico, informativo.Formato de papel, papelo ou outro material, contendopropaganda ou aviso, distr ibudo e colocado, paraconhecimento geral, em painel, mural ou muro em ambientespblicos ou particulares. A estrutura das imagens e dos dizeres completamente livre.

CDULA DE ELEIO - documento diplomtico testemunhalde assentamento.Frmula prpria para eleio contendo nome(s) de(s)candidato(s) a postos eletivos.

CDULA DE IDENTIDADE - documento diplomticotestemunhal de assentamento, descendente.Carto expedido por rgo competente contendo nome, nmerodo Registro Geral, filiao, naturalidade, data de nascimento,fotografia, assinatura e a impresso digital do portador, e queserve para sua identificao.

CENSO - documento no-diplomtico padronizado,testemunhal de assentamento.Conjunto de dados estatsticos dos habitantes de uma cidade,Estado ou pas (demogrfico), dos produtos e rendimentos deuma determinada rea ou de profissionais, em geral, de umamesma rea.


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direo. Texto: notcia ou fato a ser comunicado. Protocolo final:assinatura, nome e titulao dos autores e datas tpica ecronolgica.

CONSTITUIO - documento diplomtico dispositivonormativo, descendente.Lei fundamental e suprema de um Estado, que contm normasrespeitantes formao dos poderes pblicos, forma degoverno, distribuio de competncias, direitos e deveres doscidados etc. Tambm denomina o conjunto de normasreguladoras de uma instituio, corporao, rgo, embora omais usado, nesse caso, seja o estatuto.

CONSULTA - documento no-diplomtico, enunciativo,ascendente ou descendente conforme o mbito de atuao, sena administrao colonial ou na civil ou militar, atual.Na administrao colonial: ato pelo qual uma instituio, emgeral, conselho, junta ou tribunal assessora o Rei em assuntodeterminado, passando-lhe o seu parecer ou conselho. Porextenso, o documento resultante do ato recebe o nome deconsulta. o principal documento-atribuio do ConselhoUltramarino. Protocolo inicial: direo - Senhor ou Senhora(Rei ou Rainha). Segue-se a expresso: Viu-se nesteConselho... ou Por avisos chegados a este Conselho... ouequivalente. Texto: motivos que levaram consulta e o parecer.Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura dopresidente do Conselho. Registros.Na atualidade: pode designar o ato de solicitar o parecer, assimcomo designar o parecer em si. Parecer sobre negcios pblicos,passado por procuradores ou especialistas. Tambm solicitao, na rea militar, sobre esclarecimento de algumdispositivo legal. O mesmo que parecer.

CONTA - documento no-diplomtico testemunhalcomprobatrio.Registro contabilizado de fruio de determinado servio.

Texto: a ordem ou comunicado que se quer fazer conhecer.Protocolo final: datas tpica e cronolgica (quando esta noaparece aps o nmero da Circular). Assinatura, nome etitulao do responsvel ou simplesmente Diretor (oucorrespondente).

CITAO - documento diplomtico, informativo.Instrumento pelo qual um oficial pblico comunica a algum aordem de uma autoridade jurisdicional para comparecer ouresponder perante ela.

COMPROMISSO - documento diplomtico dispositivonormativo, descendente.Conjunto de normas que regem as finalidades, funcionamento,direitos e obrigaes dos membros de uma entidade privada.Semelhante ao estatuto e ao regimento. Protocolo inicial: ttulo- nome da entidade. Texto: conjunto das normas, em geral,numeradas. Protocolo final: assinaturas e nomes doscompromissados, ou de seus representantes, ou da comissofundadora da entidade.

COMUNICAO/PAPER - documento no-diplomtico,informativo.Forma que tomam os avisos, comunicados, convites,declaraes, esclarecimentos, notas e participaes quandopublicados pela imprensa escrita. A redao obedece estruturado documento de origem. Portanto, seus respectivos protocolose textos so os mesmos daqueles documentos.Trabalho cientfico resultado de pesquisa, reflexo ou anlise,geralmente apresentado a congressos e seminrios.

COMUNICADO - documento diplomtico dispositivo decorrespondncia, descendente.Cientificao de uma notcia ou ordem dirigida pessoalmentea algum ou afixada para o conhecimento do pblico em geral.Assemelha-se notificao e ao edital. Protocolo inicial:


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algum objetivo de interesse comum. Diferencia-se do contratopor estarem, no convnio, todos os partcipes em igualdade deposio jurdica. Protocolo inicial: Ttulo - Convnio. Nome equalificao dos conveniado. Texto: clusulas tratando dostpicos especficos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.Assinaturas das partes conveniadas e das testemunhas.

CONVITE - documento no-diplomtico, informativo.Solicitao para que algum esteja presente em um lugar ouum ato determinado. Modalidade de convocao deinteressados nos processos de licitao para prestao deservios ou de vendas aos rgos pblicos.

CONVOCAO - documento diplomtico, dispositivonormativo, descendente ou horizontal.Comunicao escrita na qual se solicita o comparecimento depessoa(s) ou coletividade(s) a uma reunio. Protocolo inicial:nome da pessoa ou da entidade que convoca, designao dareunio ou assemblia se ordinria ou extraordinria. Aexpresso: Ficam convocados... Texto: designao da reunio,do local, da data e da hora da sua realizao, bem como daordem do dia. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.Dispensa a assinatura porque o responsvel aparece no caputdo documento.

CPIA AUTNTICA - documento no-diplomtico testemunhalcomprobatrio. Produo de um novo exemplar (integral ouparcial) de um original, validada por uma autoridade competente(notarial ou administrativa, investida para tanto).

CORRESPONDNCIA INTERNA - ver MEMORANDO.

CRACH - documento no-diplomtico, padronizado,informativo.Carto com identificao pessoal para fins de controle depresena em locais de trabalho, em zonas de segurana vigiadaou em eventos.

CONTA CORRENTE - documento no-diplomtico informativo.Registro que assinala crdito existente em determinadaentidade financeira para ser movimentado pela pessoa fsicaou jurdica (o seu titular).Registro de contabilidade em que so lanadas separadamenteas operaes financeiras realizadas com cada pessoa ouorganismo. Na administrao colonial do sculo XVIII, aProvedoria abrigava a conta corrente correspondente aosimpostos especficos.

CONTRATO - documento diplomtico dispositivo pactual,horizontal.Registro de acordo pelo qual duas ou mais pessoas fsicas oujurdicas estabelecem entre si algum(uns) direito(s) e/ouobrigao(es). Protocolo inicial: ementa, designao de datae local. Nomes e qualificao dos contratantes. Texto: objetodo contrato e todas as clusulas conveniadas. Protocolo final:frmula de praxe - E pr estarem assim justos e contratados,assinam... Datas tpica e cronolgica. Assinaturas docontratante, do contratado e das testemunhas.

CONVENO - documento diplomtico dispositivo pactual,horizontal.Documento utilizado em conferncias internacionais para aoficializao de ajustes parciais. Protocolo inicial: identificaoda conferncia. Texto: exposio de suas decises que levaram conveno e o enunciado desta. Protocolo final: datas tpicae cronolgica. Assinatura do presidente da entidadeconvocatria da conferncia.Texto que fica estabelecido a partir de um acordo ou contratode direitos e obrigaes entre pessoas em torno de um interessecomum.

CONVNIO - documento diplomtico dispositivo pactual,horizontal.Acordo firmado por entidades pblicas entre si ou entreentidades privadas, ou por estas entre si para a realizao de


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Em alguns casos, endereo. Texto: o assunto que se declara.Protocolo final: datas tpica e cronolgica.

DECRETO - documento diplomtico dispositivo normativo,descendente.Na administrao colonial: diplomas de que o Rei se serve paraobjeto particular, cuja execuo vai cometida a algum tribunalou ministro. Ordem do Rei, assinada apenas por ele, comrubrica. Pode acrescentar, modificar ou revogar alguma lei,estabelecer um direito novo ou algo a respeito de uma pessoa,uma instituio ou um negcio particular. Protocolo inicial: Heipor bem ou Representando-me... ou Sou servido ou Tendoem considerao... Texto: narrao dos motivos e o dispositivo,que o objeto do decreto. Protocolo final: datas tpica ecronolgica e rubrica do Soberano.Na administrao atual: ato administrativo que pode serexpedido pelos poderes Judicirio, Legislativo ou Executivo,com fora obrigatria, destinado a assegurar ou promover aordem poltica, social, jurdica ou administrativa, podendo aindater por objetivo regulamentar uma lei, fixar normasadministrativas, nomear, promover ou demitir funcionrios. ODECRETO EXECUTIVO (federal, estadual, municipal)determina uma regra legal, cuja execuo da competnciado Poder Executivo. Expli

Belloto. Como fazer análise de documentos.

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