Básico | Intermediário | Avançado

4 OneClick

Introdução ao Microsoft Excel

ocê já pensou como era complicado trabalhar em um escritório de contabilidade

antes do surgimento do Excel? Em vez de realizar operações matemáticas de diversos valores com um simples comando, você teria de gastar um bom tempo à frente da calculadora, isso sem contar que as chances de erro de cálculo seriam muito maiores. As opções oferecidas pelo programas são inúmeras, como efetuar cálculos e gráfi cos, o que possibilita a criação de folha de pagamento, contas a pagar e receber, cálculos estatísticos, balanços, criações de gráfi cos etc, tudo de maneira simplifi cada. Muitas são as possibilidades de uso do Excel e mesmo os usuários que estão

Conheça as principais funções do editor de planilhas da Microsoft antes de partir para conceitos mais complexos

ObservaçõesIniciandoPara podermos utilizar qualquer programa, é necessário que, inicialmente, se conheça a interface, ou seja, o signifi cado e a função dos diferentes elementos que aparecem na tela. 1- Acione o botão do menu Iniciar2- Localize o item Programas3- Depois, encontre a opção Microsoft Excel e pressione Enter

EncerrandoAs duas maneiras mais comuns de fechar o Excel são:1- Você pode ir ao menu Arquivo > Sair 2- Outra opção é clicar no botão Fechar, localizado na lateral direita da barra de título.

V acostumados a lidar com suas funções no dia-a-dia não conhecem todas as vantagens oferecidas por ele. Pensando nisso, mostraremos como utilizar esse poderoso programa para que você o domine por completamente.

O que é o Excel?O Excel é um programa desenvolvido pela Microsoft para criar, desenvolver e editar planilhas eletrônicas. As plani-lhas podem contar dados de vendas de uma loja durante várias semanas, estimativas de lucro para os próximos meses ou, simplesmente, os gastos com água, luz e telefone da sua casa durante um ano. Além de dispensar a calculadora, o lápis e o papel, você economiza tempo ao utilizar comandos

que resumem fórmulas matemáticas a um clique e pode fazer uma pesquisa rápida ao longo do banco de dados. O Excel pode ser utilizado em diversas áreas:Área Administrativa: folha de paga-mento, salários, contabilidade, controle de compras, tabelas de preços, saldos etc.Área Financeira: análise de investimen-tos, custos, projeção de lucros, fl uxo de caixa, controle de captação de recursos, controle de contas a pagar e a receber, simulação de custos etc.Produção: controle de produção, controle de produtividade, controle de estoque etc.Área Comercial: plano de vendas, controle de visitas, análise de mercado, controle de notas fi scais, emissão de listagem de preços etc.

Entenda alguns conceitos utilizados com freqüência PlanilhaÉ uma grade com linhas e colunas. Colunas São identifi cadas com letras de A a Z.LinhaDentro da janela da planilha, as linhas são identifi cadas por nú-meros no canto esquerdo da tela, que vão de 1 a 65536.CélulaÉ a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena os dados. A interseção entre linhas e colunas forma uma célula. Em cada uma é possível inserir um valor constante ou uma fórmu-la. Esse valor é, normalmente, um número ou texto, mas pode também ser um valor lógico ou valor de erro.

basico.indd 4basico.indd 4 6/8/2004 18:40:446/8/2004 18:40:44

5OneClick

Conhecendo a janela do ExcelConheça a interface do software antes de partir para os conceitos mais complexos. A seguir, estão indicados os principais elementos da janela do programa.

Botão do Menu de Controle do Aplicativo

Botão do Menu de Controle da Pasta

Barra de Título

Barra de Menu

Barra de Ferramentas

Botão Minimizar

Botão Maximizar

Botão Fechar

Área deTrabalho

Ponteiroda Célula

Barra de Formatos

Barra de Fórmulas

Barras de rolagem

Barras de Status

Planilhas da Pasta de Trabalho

1- Barra de menusLocalizada abaixo da barra de título, contém todos os comandos do Excel.

2- Barra de FerramentasContém ícones de comandos. Conheça alguns deles.Recortar: remove a área selecionada e a disponibiliza na área de transferênciaCopiar: copia a área selecio-nada e a insere na área de transferênciaColar: insere o conteúdo recortado ou copiadoPincel: copia o formato das células selecionadas. Um clique permite colar uma única vez o formato. Duplo clique

permite colar inúmeras vezes. AutoSoma: aciona, automati-camente, a função SOMA. Colar função: para escolher a função a ser inserida na célula ou na barra de fórmulasClassifi cação crescente: ordena a lista selecionada do menor para o maior valorClassifi cação decrescente: ordena a lista selecionada do maior para o menor valorAssistente de gráfi co: tuto-rial para auxiliar a criação de um gráfi coDesenho: exibe a barra de ferramentas de desenhoControle de zoom: amplia ou reduz a visualização da planilha

3- Barra de FormatosContém os ícones dos coman-dos usados com freqüência, podendo ser utilizados em lu-gar dos comandos dos menus.Fonte: mostra a lista de fontes Tamanho da fonte: mostra a lista de tamanhos de fontesNegrito: altera o trecho sele-cionado para negritoItálico: altera o trecho selecio-nado para itálicoSublinhado: sublinha o trecho selecionadoAlinhamento à esquerda: alinha à esquerda os caracteres da seleçãoAlinhamento centralizado: centraliza os caracteres Alinhamento à direita:

alinha os carecteres à direita Centralizar: centraliza o textoMesclar e centralizar: com-bina duas ou mais células selecionadasFormato de moeda: formata a seleção como R$ ###.###,##Aumentar casas decimais: aumenta em uma unidade as casas decimais da seleçãoDiminuir casas decimais: diminui uma casa decimal na seleçãoBordas: aplica borda ao trecho selecionadoCor do preenchimento: aplica a cor escolhida ao fundo da seleçãoCor da fonte: aplica a cor esco-lhida ao conteúdo da seleção

basico.indd 5basico.indd 5 6/8/2004 18:41:006/8/2004 18:41:00

Básico | Intermediário | Avançado

6 OneClick

1 Para inserir dados em uma célula, ela deve, necessariamente, estar ativa. Caso deseje selecionar mais de uma célula, mova o mouse com o

botão pressionado ou use as setas do teclado com o Shift pressionado.

Como inserir dados em uma planilha

2 Para inserir texto, você pode digitá-lo diretamente na célula. É pos-sível, também, digitar e editar o conteúdo de uma célula na barra de

fórmulas, localizada na parte superior da tela.

3 Após a inserção dos dados na célula, você poderá confi rmá-lo clicando no botão Enter. Você pode ainda usar TAB ou as setas de direção. Para

cancelar o dado digitado, tecle ESC sobre a célula.

4 Se desejar desfazer uma tarefa, existem duas opções disponíveis. A primeira é clicar no botão Desfazer na barra de ferramentas. Outra opção

é selecionar o menu Editar e depois a opção Desfazer.

5 Caso queira executar novamente a última tarefa selecione, no menu Edi-tar a opção Refazer ou clique no botão Refazer na Barra de Ferramentas.

O Excel permite que sejam desfeitas todas as tarefas já realizadas.

6 Se você deseja fechar uma planilha sem precisar sair do Excel, basta clicar no botão Fechar localizado à direita na barra de menus. Para trocar de

planilha, clique nas abas existentes no canto inferior da tela.

basico.indd 6basico.indd 6 6/8/2004 18:41:216/8/2004 18:41:21

7OneClick

1 Inicialmente, todas as células possuem o formato Geral. Para modifi car esse padrão, selecione a célula a ser formatada e acione o menu

Formatar > Células > Alinhamento.

Formatando a planilha

2 Para formatar valores numéricos, defi nindo a forma como serão apresen-tados, selecione a célula e acione o menu Formatar > Células > Núme-

ro. Escolha a categoria desejada (moeda, data, hora, porcentagem) e tecle Enter.

3 Você também pode mudar o tamanho da fonte. Selecione as células a serem formatadas e clique no menu Formatar > Células > Fontes.

Escolha o tamanho da fontes e clique em Enter.

4 Outra opção disponível é a formatação do texto. Selecione as células e acione o menu Formatar > Células > Fontes. Escolha o estilo desejado

para a fonte (negrito, itálico, sublinhado) e tecle Enter.

5 O Excel possibilita que seja realizada correção ortográfi ca, carregando na memória um dicionário e comparando as palavras digitadas. Para executar

tal tarefa, vá ao menu Formatar e escolha a opção Verifi car ortografi a.

6 Você também poderá inserir bordas em sua planilha. Para isso, selecione toda a planilha e acesse o menu Formatar > Células > Bordas. Há a

possibilidade de mudar cor, espessura e estilo da borda.

basico.indd 7basico.indd 7 6/8/2004 18:41:256/8/2004 18:41:25