Banco Central - Implantando uma visão integrada de gestão Recurso

IMPLANTANDO UMA VISÃO INTEGRADA DE GESTÃO

NO BANCO CENTRAL

MARCELO COTA, CHEFE ADJUNTO

DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO

[email protected]

2

1 O Desafio

Como integrar e gerar sinergia entre múltiplas iniciativas de gestão tais como estratégia, projetos, processos, pessoas, custos ?

2 Novas Ideias

1. O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avaliação integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas

2. Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas

3. O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão

3 Próximos Passos

AGENDA

3

1 O Desafio


2 Novas Ideias

Ideia 1: O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avaliação integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas

Ideia 2: Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas

Ideia 3: O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão

3 Próximos Passos

AGENDA

4

O Departamento de Planejamento, Orçamento e Gestão

Fusão do Departamento de Planejamento, da Gerência Executiva de Projetos e de parte do Departamento de Gestão de Pessoas.

Os Desafios

1. Diversidade de instrumentos de gestão (10): Planejamento, Prestação de Contas, Orçamento, Custos, Estrutura, Processos, Projetos, Competências, Clima e Cultura Organizacional;

2. Diferenças de maturidade entre instrumentos de gestão;

3. Métodos e Sistemas não integrados.

O Esforço de Integração

Nosso Contexto

1. Junção de estruturas, junção de espaço físico, junção de métodos, ... junção de pessoas;

2. Esforço de evolução da maturidade de alguns instrumentos de gestão.

3. Ciclo de Gestão e Arquitetura de Sistemas

5

1 O Desafio


2 Novas Ideias




3 Próximos Passos

AGENDA

IDEIA 1 O Ciclo de Gestão enquanto instrumento de planejamento e avalição integrado de estratégia, projetos, processos e pessoas

Ideia 1 Ciclo da Gestão

IDEIA 2 Realização projetos de reestruturação organizacional que analisem conjuntamente mudanças em estrutura, processos, sistemas e pessoas

Reestruturação Organizacional

Pontos principais no Design Organizacional:

1. Estratégia;

2. Estrutura;

3. Processos;

4. Sistema de Recompensa; e

5. Políticas de Recursos Humanos.

Quando todos os pontos estão alinhados, a

organização, supostamente, está disposta da maneira

mais eficaz.

Modelo Estrela

O Método de Galbraith para o design de organizações

Planejar a reorganização

(Entender a demanda)

Construir a visão de futuro (Desdobrar a

estratégia)

Repensar a estrutura da

unidade

Diagnosticar e conceber

soluções de processos e

sistemas

1 2 3 4

Dimensionar estrutura e

conceber soluções de pessoas

5

Legitimar a reorganização

6

Acompanhar a implantação da reorganização

7

•Como a unidade deverá funcionar em 24 meses?

•Quais os ganhos esperados com esta nova forma de trabalhar?

•Qual a estrutura necessário para gerar os ganhos esperados?

•Como distribuir cargos comissionados nesta nova estrutura ?

•Como o processo deve ser melhorado para gerar os ganhos esperados?

•Como os sistemas devem ser melhorados para gerar os ganhos esperados ?

•Quantas pessoas de cada perfil são necessárias para realizar o processo?

•Quais as competências esperadas por profissional?

•Como capacitar o time que irá executar o processo?

• Quem será responsável pela implantação de cada uma das etapas previstas no plano?

• Qual o prazo para conclusão de cada etapa?

• Concluir cada etapa prevista no plano dentro dos prazos estabelecidos;

• Gerar, mensalmente, boletins informativos sobre andamento da reorganização.

•Qual o problema a ser resolvido?

•Quais os resultados esperados com a resolução deste problema?

Passos do Método de Reestruturação Organizacional

1.1 - Levantamento de necessidade organizacional

1.2 - Análise integrada de estrutura

1.3 - Cadeia de valor revisada

1.4 - Planejamento para atendimento da demanda

Produtos

Demandante- Preenchimento do levantamento de necessidade organizacional: descrição de informações gerais sobre a demanda e indicação das soluções organizacionais desejadas;

Depog- Definição da equipe de reorganização: formalização do time do Depog responsável pelo atendimento da

demanda em questão;

Chefia da Unidade Demandante- Apresentação e alinhamento do escopo da demanda organizacional: uniformização

do entendimento da demanda de reorganização/organização, com o devido aprofundamento de diretrizes, premissas, restrições e fatores críticos de sucesso;

Depog- Realização de diagnóstico integrado com base em informações já disponíveis: coleta e análise integrada das

seguintes informações : processos mapeados, estrutura organizacional, pesquisa de clima organizacional, sistema de custos, planejamento estratégico, competências mapeadas, backlog de TI, análise de riscos, dentre outros;

Ambos- Realização de reunião para detalhamento de informações técnicas sobre unidade demandante:

esclarecimento de dúvidas referente a termos técnicos, sistemas utilizados, fatos recentes ocorridos, rotinas específicas, divisão do trabalho, revisão da cadeia de valor, dentre outros;

Depog- Elaboração de planejamento para atendimento da demanda: construção do cronograma da iniciativa com

informações detalhadas de prazos, responsáveis, marcos etc.

Atividades Desafios

• Qual o problema a ser resolvido?

• Quais os resultados esperados com a resolução deste problema?

Acompanhar a implantação da reorganização

Planejar a reorganização

(Entender a demanda)

1

Construir a visão de futuro (Desdobrar a

estratégia)

Repensar a estrutura da

unidade

Diagnosticar e conceber

soluções de processos e

sistemas

2 3 4

Dimensionar estrutura e

conceber soluções de pessoas

5

Legitimar a reorganização

6 7

IDEIA 3 O Uso da Cadeia de valor enquanto instrumento de gestão

Ideia 3 – O Uso da Cadeia de Valor: Centralidade da cadeia de valor como elemento de gestão

CADEIA DE VALOR - METODOLOGIA

Cadeia de Valor

Desdobramento do

Planejamento Estratégico Novos

Projetos

Riscos Operacionais

Gestão da Informação

Desenvolvimento de Sistemas

Documentação do processo

Indicadores e Metas para os

processos

Sistema de Custos

Competências

Treinamento e Desenvolvimento

Dimensionamento da Força de

Trabalho

Melhores Práticas

Desenho Organizacional

Formulação das Políticas

Monetária, Creditícia e Cambial

Administração dos Sistemas

de Pagamentos

Administração do

Meio Circulante

Macroprocessos de Suporte

Macroprocessos de Negócio

Saneamento

do SFN

Execução e acompanhamento

da Política Monetária e

Creditícia

Regulação do SFN

Administração de Pessoal

Provimento e Gerenciamento

de TI

Administração de Recursos

Materiais, serviços e patrimônio

Provimento da

Segurança Institucional

Administração financeira e contábil

Gerenciamento da Conhecimento, da Informação e

da Documentação

Comunicação

Procuratório e Consultoria

Jurídica

Relacionamento

Institucional

Gestão

Estratégica

Governança Corporativa

Execução e acompanhamento

da Política Cambial

Elaboração, Padronização

e Controle de Normas

Organização do SFN

Atendimento ao Cidadão

Atendimento e Prestação de Serviços aos

Poderes Constituídos

Administração de Ativos e Fundos

da União

Relacionamentos com Governos e

Organizações Internacionais

Elaboração de Estudos,

Pesquisas e Estatísticas

Macroprocessos de Gestão

Supervisão do SFN

Educação Corporativa

CADEIA DE VALOR - MACROPROCESSOS

Gestão estratégica,

tática e operacional

Comunicação Institucional

Administração de pessoal

Administração financeira e contábil

Procuratório e consultoria

jurídica

Provimento de segurança institucional

Administração do Meio Circulante

Administração dos Sistemas de Pagamentos

Administração de Ativos e Fundos da União

Saneamento do SFN

Supervisão do SFN

Organização do SFN

Regulação do SFN

Execução e Acompanhamento da Política Cambial

Formulação das Políticas Monetária, Creditícia e Cambial

Execução e Acompanhamento das Políticas Monetárias e Creditícias

Administração de recursos materiais, serviços

e patrimônio

Gerenciamento do conhecimento,

da informação e documentação

Relacionamento institucional

Elaboração, padronização

e controle de normas

Elaboração de estudos,

pesquisas e estatísticas

Educação corporativa

Governança corporativa

Provimento e gerenciamento de Tecnologias Da informação

CADEIA DE VALOR – MACROPROCESSOS – NOVO FORMATO

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Prestação de Serviços e Atendimento de demandas Aos poderes

Atendimento ao Cidadão

CADEIA DE VALOR – Validação da Participação Depin – Processos

EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO DA POLÍTICA CAMBIAL

EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO DAS POLÍTICAS MONETÁRIAS E CREDITÍCIAS FORMULAÇÃO DAS POLÍTICAS MONETÁRIA, CREDITÍCIA E CAMBIAL

Suportar a formulação

e preparar fundamentos

para decisões de

políticas monetária,

creditícia e cambial

Definir meta

para a taxa de juros

referencial (Selic)

Normatizar ações de

implantação da política

Monetária , creditícia

e cambial

Executar e acompanhar depósitos

compulsórios e direcionamentos

obrigatórios

Executar e acompanhar

os operação do crédito

de última instância

Executar e acompanhar

as Operações de

mercado aberto

Acompanhar direcionamentos

para microfinanças,

SFH e crédito rural

Acompanharcapitais

estrangeiros no Brasil e

capitais brasileiros no exterior

Definir posição

de atuação

no mercado de câmbio

Analisar, propor e

acompanhar

meta da taxa de inflação

SANEAMENTO DO SFN SUPERVISÃO DO SFN ORGANIZAÇÃO DO SFN MONITORAMENTO MACRO PRUDENCIAL E REGULAÇÃO DO SFN

Cancelar autorizações

concedidas para ES

Conceder

autorizações

Analisar atos de

concentração

e de interferência na

concorrência do SFN

Acompanhar e controlar

riscos e operações

das instituições

Apurar irregularidades e

aplicar instrumentos

disciplinares e punitivos

Executar ação de

liquidação

extrajudicial

Executar ação de

intervenção

Executar ação de

administração

temporária

Planejar e evoluir

ações e procedimentos

de supervisão do SFN

Acompanhar a evolução

e composição do SFN e

divulgar de informações

Inspecionar

ES do SFN

Desenvolver ações

preventivas

Monitorar a

estabilidade

do SFN

Determinar ações

para assegurar a

estabilidade do SFN Regular o SFN

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ADMINISTRAR MEIO CIRCULANTE e MOEDA ESTRANGEIRA

Prover meio

circulante

Sanear moeda

Realizar a segurança

de valores

Suprir numerário em

moeda estrangeira

ADMINISTRAR OS SISTEMAS DE PAGAMENTOS

Regular os sistemas

de pagamentos

Monitorar os sistemas de

compensação e liquidação e

instrumentos de pagamento

Administrar os serviços de

pagamentos Internacionais

Administrar o serviço de

compensação e liquidação

de ativos e fundos (STR)

ADMINISTRAR ATIVOS E FUNDOS DA UNIÃO

Administrar passivo

externo

PRESTAR SERVIÇOS AOS PODERES PÚBLICOS

Atender demandas

dos poderes

constituídos

Administrar o

sistema de crédito rural

Realizar bloqueio e

garantia de títulos

PRESTAR SERVIÇOS A SOCIEDADE

Prestar atendimento ao

cidadão e receber

denúncias

Desenvolver educação

Financeira e

a inclusão social

PROMOVER O RELACIONAMENTO COM ÓRGÃOS TÉCNICOS

Representar o BCB

junto a fóruns, bancos

centrais e outros governos

Firmar acordos internacionais

e de troca de informações

Desenvolver

Ações de cooperação

Técnica

INFO

RM

AC

ION

AL

GERENCIAMENTO DO CONHECIMENTO, DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

Elaborar política

de gerenciamento da

Informação e

documentação

Conduzir a gestão

do conhecimento

Gerenciar as

informações

Definir e normatizar a

arquitetura de

informação

Gerenciar a

documentação e os

arquivos

Gerenciar bibliotecas,

museus e acervos

ELABORAÇÃO, PADRONIZAÇÃO E CONTROLE DE NORMAS

Acompanhar e

atualizar normas

Padronizar

e publicar normas

ELABORAÇÃO DE ESTUDOS, PESQUISAS E ESTATÍSTICAS

Elaborar

estudos e pesquisas

Normatizar a

elaboração de estudos,

pesquisas e estatísticas

ADMINISTRAÇÃO DE

PESSOAS

Prestar atendimento

interno aos

Recursos Humanos

Gerenciar força

de trabalho

Gerenciar os

serviços

de RH

Prover serviço de

saúde

Desenvolver a

saúde

ocupacional

EDUCAÇÃO

CORPORATIVA

Realizar eventos

de educação

corporativa

Administrar

os programas de

educação corporativa

Prestar suporte aos eventos

e programas de

educação corporativa

GESTÃO DE RECURSOS

MATERIAIS, SERV. E PATR.

Prover Bens e

serviços

Administrar Instalações,

bens móveis

e imóveis

Prover Normativos

e Sistemas de apoio

PROVIMENTO E GERENCIAMENTO

DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO

Gerenciar as políticas

de TI

SEGURANÇA

INSTITUCIONAL

Prover proteção de

Pessoas

Realizar segurança

patrimonial

Prover inteligência em

segurança

PROCURATÓRIO E

CONSULTORIA JURÍDICA

Gerir ativos e passivos

e dívida ativa

(aspectos legais)

Exercer o procuratório

(judicial e extrajudicial)

Executar e controlar

atividades paralegais

Prestar consultoria

jurídica

ADMINISTRAÇÃO

FINANCEIRA E CONTÁBIL

Administrar os

fundos do BCB

Administrar o

sistema de

contabilidade do BCB

Controlar a execução

financeira

ESP

ECIA

LIZA

DO

IN

STIT

UC

ION

AL

GESTÃO ESTRATÉGICA, TÁTICA E OPERACIONAL

Realizar a gestão

estratégica, tática e

operacional

Definir e implantar

estratégia

Prover soluções

organizacionais

Realizar a gestão

orçamentária

GOVERNANÇA CORPORATIVA

Dar transparência

às ações

(accountability)

Controlar a conduta

organizacional e

de pessoal

Gerenciar

Riscos

Gerenciar

Auditorias

Gerenciar relacionamento

com os órgãos

de controle externos

COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO INSTITUCIONAL

Desenvolver

Responsabilidade

socioambiental

Planejar comunicação

externa e interna

Realizar

Eventos

Gerenciar a

comunicação externa

( imprensa e pesquisa)

Gerenciar a

comunicação

interna

Orientar e controlar

o relacionamento

com órgãos externos

Prover suporte de

Secretariado aos Colegiados

Gerenciar o Relacionamento

com o Poder Legislativo

Prover soluções de

gestão de pessoas

Administrar as

Reservas Internacionais

Administrar o mercado

de câmbio doméstico

Divulgar estatísticas e

relatórios sobre a situação

das políticas monetária ,

creditícia e cambial

Desenvolver e

manter os sistemas

e aplicativos de TI

Prover Infraestrutura

de Tecnologia

da Informação

Prover infraestrutura

de comunicação

com o SFN

Prestar suporte ao

usuário

Método de Validação da Cadeia de Valor

06/07/2012 24

25

1 O Desafio


2 Novas Ideias




3 Próximos Passos

AGENDA

1. Finalização da Validação da Cadeia de Valor;

2. Criação de Ritos de Gestão como instrumento para trazer a tomada de decisão por processos para a alta administração;

3. Avaliação da Maturidade em BPM do BC;

4. Criação de Instrumento de Avaliação da Maturidade dos Processos do BC;

5. Inserção da Cadeia de Valor Validada no Sistema de Custos;

6. Revisão do Método de Reestruturação Organizacional.

26

1 Na área de Organização do BC

2 Em outros instrumentos de Gestão:

Finalização do desenvolvimento do Sistema de Planejamento e Gestão;

Implantação do Modelo de Gestão de Cultura e Clima Organizacionais;

Execução do Projeto Lideranças – formação dos gestores;

...

PRÓXIMOS PASSOS

MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3

Procedimentos

não conformes

Estudos

em atraso

Falhas de

sistema

Perdas de

documentos

Excesso de

autorizações

Falhas de

procedimento

Desconhecimento

Das regras

Interrupções

Realizar procedimento

emergencial


emergencial


emergencial

Realizar

procedimento

emergencial

ÁR

EA

1

ÁR

EA

2

ÁR

EA

3

Ritos de Gestão:

a. Trazer a visão por processos para a tomada de decisão: Ao invés de deliberar e depois padronizar os processos, utilizar os processos para uma melhor deliberação b. Dificuldade em corrigir o dia-a-dia e melhorar o dia-a-dia: Criar um momento periódico e sistemático para avaliar o que pode ser melhorado minimizando a operação “apagar incêndio”

MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 R

ITO

DE

GE

ST

ÃO

RIT

O D

E G

ES

TÃ

O

Revisão da Política

TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO

TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO

Revisão do Estudo e do Sistema

Ajuste no processo

Excesso de

autorizações


emergencial

ÁR

EA

1

ÁR

EA

2

ÁR

EA

3

Procedimentos

não conformes

Estudos

em atraso

Falhas de

sistema

Perdas de

documentos

Realizar

procedimento

emergencial

Ritos de Gestão in place:

Entendimento dos Ritos de Gestão

PRÉ-RITO

Status Projetos

Status Indicadores

Avaliação de Competências

Erros e problemas

Status sistemas

Melhorias de Processos

Resultados de auditorias

Acompanhamento de custos

Pauta Ata

Decisão 1

Decisão 2

Decisão 3

Decisão 4

Agenda Do Gestor

Projeto

Ação

Treinamento

Demandas

RITO PÓS-RITO

REGRAS

Um Rito de Gestão por Processos

Participam do rito de gestão os participantes do processo

Periodicidade Bimestral Fazer do rito o fórum

De tomada de decisão e melhoria

Bom exemplo: COPOM, Comitê de Política Monetária

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