AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO

MINISTÉRIO DA SAÚDE

BRASÍLIA – DF2016

SERVIDORES ATIVOS

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Apresentação

O processo de Avaliação de Desempenho – AD foi instituído na administração pública federal pelo Decreto nº 7.133, de 19 de março de 2010, que regulamenta os critérios e os procedimentos gerais a serem observados para a realização das avaliações de desempenho individual e institucional, bem como o pagamento das gratificações de desempenho instituídas pela Lei nº 11.784, de 22 de setembro de 2008.

Esse processo, regulamentado no âmbito do Ministério da Saúde – MS em 2011, hoje abrange cerca de 60 mil servidores. Seu objetivo é aferir o alcance das metas de desempenho institucional e o resultado das avaliações de desempenho individual dos servidores. Para tanto, o processo deve ser conduzido como instrumento de gestão que qualifica e permite a instituição avançar no alcance de melhores resultados, de forma participativa. Nesse sentido, é fundamental o envolvimento de lideranças, o fortalecimento do canal de comunicação com todos os

envolvidos no processo avaliativo e o desenvolvimento de ações pautadas na cogestão, no estabelecimento de compromissos e corresponsabilização entre os gestores e os avaliados.

A partir da experiência acumulada ao longo de seis ciclos avaliativos, pretende-se avançar na proposta de qualificação desse processo, fortalecendo práticas que orientem a reflexão sobre o trabalho. Além disso, objetiva-se contribuir para a construção de processos de aprendizagem colaborativa e significativa, de modo a fortalecer o desenvolvimento dos servidores e, consequentemente, aprimorar o alcance dos resultados institucionais do Ministério da Saúde.

Esta publicação apresenta o histórico normativo, os conceitos, os objetivos, os critérios e os procedimentos implantados para a realização da avaliação de desempenho dos servidores do Ministério da Saúde, visando ressaltar a importância do processo como instrumento de gestão.

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Histórico Normativo

Lei nº 11.784 de 2008

Decreto nº 7.133 de 2010

Portaria nº 3.627 de 2010

Portaria nº 702 de 2013

Portaria nº 624 de 2015

Fixa os critérios e procedimentos específicos de avaliação de desempenho individual e institucional para efeito de

pagamento das gratificações

GDPGPE, GDPST,

GDAPIB

Fixa os critérios e procedimentos específicos de avaliação de desempenho individual e institucional

para efeito de pagamento das

gratificações GDACT e

GDACE

Fixa os critérios e procedimentos específicos de avaliação de desempenho individual e institucional

para efeito de pagamento da

gratificação GDAPS

Dispõe sobre a reestruturação do Plano Geral de cargos do Poder

Executivo

Regulamenta critérios e procedimentos para realização

da AD

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Claro que sei! É um processo aberto e dinâmico que possibilita aos avaliadores

e aos avaliados a discussão das questões atinentes ao desempenho

profissional e institucional, bem como a busca de alternativas para melhorar a

qualidade do trabalho.

Você sabe o que é Avaliação de Desempenho?

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A avaliação de desempenho contempla duas dimensões: a dimensão institucional e a dimensão individual. A institucional corresponde à avaliação dos resultados das metas globais e intermediárias; a individual corresponde à avaliação de metas e fatores de competências.

Dimensões do Processo de Avaliação de Desempenho – AD

Observe como cada dimensão é composta! Vamos falar de cada uma dessas dimensões

a seguir. Ok?

Individual Institucional

20%

80%

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A avaliação de desempenho institucional tem por objetivo aferir o alcance das metas institucionais, segmentadas em metas globais e intermediárias, estabelecidas no planejamento estratégico ou no plano de metas institucionais e, para tanto, poderá levar em consideração projetos e atividades prioritárias e estratégicas, condições especiais de trabalho, além de outras características especificas ( Art. 5º do Decreto nº 7.133, de 19 de março de 2010).

As metas de desempenho institucional serão fixadas anualmente para o período de 1º de julho a 30 de junho do ano subsequente, por ato do secretário-executivo do Ministério da Saúde, e são definidas a cada ciclo pelos gestores, de acordo com os objetivos organizacionais do órgão e observando:

• O Plano Plurianual – PPA.

• A Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO.

• A Lei Orçamentária Anual– LOA.

Avaliação de Desempenho Institucional

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Avaliar desempenho implica atribuir juízo de valor sobre o conjunto de atributos necessários ao exercício do cargo, por indivíduos e equipes. Consiste em verificar, de maneira organizada e sistematizada, o desempenho do indivíduo no exercício de seu cargo público.

Para avaliar de modo objetivo é necessário estabelecer critérios claros para mensuração do desempenho, mesmo que trate-se de fatores comportamentais como habilidades e atitudes. Daí a necessidade de estabelecer um plano de trabalho alinhado com os critérios de verificação, pactuado entre gestores e respectivas equipes.

O processo de avaliação de desempenho atua como elemento integrador das práticas de gestão de pessoas, uma vez que seus resultados são utilizados para a melhoria de diversas ações como:

• Fomento ao redesenho de programas de capacitação.

• Aferição de pontuação para efeito de pagamento de gratificação.

• Referência para a política de promoção e progressão no cargo ou na carreira.

• Identificação das demandas de melhoria de processos, fluxos e condições de trabalho.

Avaliação de Desempenho Individual

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AVALIAÇÃO DA CHEFIA:

É o compromisso assumido entre os envolvidos no processo para mensuração do desempenho e promoção do feedback entre o avaliador e o avaliado. Cabe ao chefe imediato avaliar se a metas pactuadas com o servidor foram cumpridas, visando à melhoria contínua das ações desenvolvidas e em busca de melhores resultados.

Meta individual = 12 pontosFatores mínimos de competência = 4,8 pontosTotal: 16,8

AVALIAÇÃO DOS PARES:

Processo democrático que possibilita que os servidores possam avaliar o desempenho dos colegas de forma transversal, independentemente do cargo ou carreira.

Fatores mínimos de competência = 2 pontos

AUTOAVALIAÇÃO:

Por meio da autoavaliação o servidor tem a oportunidade de refletir e analisar a sua atuação e o seu desempenho.

Fatores mínimos de competência = 1,2 pontos

Composição da Avaliação de Desempenho Individual no Ministério da Saúde!

Vale lembrar que a avaliação da chefia é composta por

fatores de competências e metas. Já a avaliação de pares e a

autoavaliação analisam somente fatores de competência.

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a Portaria MS nº 157, de 28 de dezembro de 2015, descreve

todos os detalhes relativos às métricas utilizadas para cálculo

de gratificações.

Outro ponto a ser destacado é que o servidor que obtiver pontuação a partir de 75% no resultado das

avaliações, ou seja, igual ou superior a 15.01, perceberá a gratificação com a

pontuação máxima de 20 pontos.

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Depois dessa explicação, aposto que você ficou

curioso para saber o que é necessário para iniciar o

processo avaliativo!Sei que se

relaciona com o processo de Planejamento...

E também com monitoramento,

feedback, pactuação de metas e meta avaliação.

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Observe o ciclo e as etapas que compõem o processo avaliativo. Vamos aos esclarecimentos de

cada etapa...

Planejamento da área

Processo participativocom canal abertopara o diálogo

Meta-avaliação

monitoramento

avaliação dedesempenhoindividual

feedback

desdobramentodas metas e pactuação(equipes)

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Mas não se pode confundir o planejamento institucional com o processo de avaliação

de desempenho dos servidores.

Como assim? Eu já sei que as metas da instituição e as metas

de avaliação de desempenho do servidor precisam estar

relacionadas...

Ferramenta de gestão que inclui ações como preparar, organizar e estruturar os recursos necessários para atingir um objetivo.

ETAPA 1 – PLANEJAMENTO

O planejamento institucional é a referência para

pactuação de metas em cada ciclo de

avaliação de desempenho.

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O planejamento institucional compreende todo o ciclo de planejamento do Ministério da Saúde, que se inicia com as metas do PPA e com o orçamento disposto na LDO, desdobrando-se no planejamento das secretarias, dos departamentos e das coordenações. A partir das prioridades estabelecidas nessas peças de planejamento do MS, são definidas as metas institucionais para fins da avaliação de desempenho dos servidores em cada ciclo avaliativo.

O processo de avaliação de desempenho compreende a pactuação de metas entre chefia e equipe, com base nas metas intermediárias, realização de momentos de monitoramento ao longo do ciclo avaliativo e reunião de feedback no final do processo.

Metas Institucionais

Metas Intermediárias

Metas Individuais

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Sim, por isso que no planejamento das áreas há objetivos e metas que fazem parte da avaliação de desempenho do servidor e outros que não fazem. São

objetivos que serão avaliados de outras formas e em outras instâncias. Dá uma

olhada no Decreto nº 7.133, de 19 de março de 2010, que institui a AD. Quer dizer que as

metas são definidas a partir do planejamento

das áreas?

Entendi. Tudo o que é planejado no âmbito do MS

é monitorado e avaliado, mas nem tudo faz parte da minha avaliação como servidor!

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SOBRE O PLANO DE TRABALHO...

A etapa de elaboração do Plano de Trabalho está voltada tanto para a gestão de resultados como para a democratização das relações de trabalho. Visa, ainda, dotar as equipes de instrumento capaz de articular metas individuais de desempenho, bem como unir servidores, equipes e gestores em torno da negociação de compromissos que buscam o alcance de objetivo comum: melhorar o desempenho do órgão para beneficiar a sociedade.

O Plano de Trabalho é um instrumento no qual serão

registrados os dados referentes a cada etapa do ciclo da avaliação de desempenho individual.

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META

Deve ser objetivamente mensurável por meio de indicadores, ter como referência quantidade e/ou qualidade a ser desenvolvida como um marco, um desafio, direcionando e estimulando o trabalho na direção de algo que se deseja realizar.

É importante lembrar que a meta definida a ser pactuada deve refletir o planejamento da área (metas intermediárias) que, por sua vez, reflete o desdobramento das metas institucionais.

Exemplo de objetivo e meta:

• Objetivo: Aumentar o número de servidores capacitados na modalidade presencial no Ministério da Saúde.

• Meta: Aumentar em 10% o número de servidores capacitados, passando de 10 mil, em 2016, para 11 mil em 2017.

PARTE 2 - DESDOBRAMENTO DAS METAS E PACTUAÇÃO – EQUIPES

Aí vai uma dica: Objetivo significa “o quê”. Meta, “o

quanto”.

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MONITORAMENTO

Consiste no acompanhamento das metas individuais pactuadas, para prover intervenções quando necessárias (novos acordos/pactos). Cabe a todos os envolvidos no processo implantar estratégias e mecanismos de acompanhamento, supervisão e controle, a fim de realizar avaliações parciais a tempo de promover, caso necessário, ajustes e sugestões de melhoria do desempenho.

A etapa de monitoramento, portanto, possui natureza formativa, uma vez que permite fazer um contínuo redirecionamento por parte do avaliado e das equipes durante a execução do plano de trabalho.

PARTE 3 - MONITORAMENTO

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AVALIAÇÃO

Avaliar desempenho implica atribuir juízo de valor sobre o conjunto de comportamentos manifestados por indivíduos e equipes, tendo como parâmetro os critérios de verificação de desempenho delimitados/pactuados previamente.

A avaliação de desempenho tem caráter somativo e formativo, posto que considera os resultados apresentados pelo indivíduo comparados com o que fora anteriormente planejado.

O processo engloba a elaboração de plano de trabalho, pela unidade de avaliação e respectivos registros no Sistema Informatizado de Avaliação de Desempenho do MS – SAD/MS.

PARTE 4 - AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

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FEEDBACK

É uma estratégia essencial na relação gestor e servidor, que demanda clareza e assertividade.

• O feedback tem que ser um momento positivo. Por isso, é necessário “quebrar o gelo” e aliviar a tensão. O ideal é falar sobre as suas experiências, mostrar que já recebeu sugestões parecidas e que você está aberto a ouvir e a trocar ideias. Lembre-se de validar tudo que foi dito no final para ter certeza de que não há duvidas.

• É importante descrever o comportamento ou o acontecimento que merece atenção sem fazer juízo de valor. Para facilitar o diálogo, vale a pena listar os itens que serão abordados na conversa com o servidor, previamente.

• A periodicidade dos diálogos entre avaliador e servidor para feedback precisa ser acordada conforme a necessidade de cada equipe. O importante é que esse momento ocorra, seja desejado e favoreça o crescimento profissional dos envolvidos.

PARTE 5 - FEEDBACK

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META-AVALIAÇÃO

Avaliação de todo o processo, ao final de cada ciclo, para retroalimentar o ciclo seguinte. Nesse momento, metas e objetivos de trabalho devem ser revistos para elaboração de um novo ciclo de avaliação de desempenho.

Cabe à gestão, com a equipe, ponderar o processo de avalição de desempenho vivenciado, levando em consideração os resultados alcançados, as percepções registradas durante o período de monitoramento, as lições aprendidas e os fatores facilitadores e/ou dificultadores para o alcance das metas, a fim de identificar as melhorias necessárias a serem implementadas no ciclo subsequente.

PARTE 6 – META-AVALIAÇÃO

Sabe onde isso pode ocorrer? No colegiado de gestão da

sua área. Coloque o processo na pauta e dialogue sobre as melhorias necessárias para o

ciclo seguinte.

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Olá, sou a gestora do Plano de Trabalho!

Participo dos eventos de orientação sobre a avaliação de desempenho individual – ADI e sou responsável

pela atualização do plano da Unidade de Avaliação.

Atualizo o plano em nível institucional definindo ações, projetos, processos e metas intermediárias. Crio equipes, defino os chefes de equipe e também promovo articulação, acompanhamento

e orientação aos envolvidos no processo. Posso ajudá-lo a sanar as

suas dúvidas!

RESPONSABILIDADES DOS PARTICIPANTES NO PROCESSO AVALIATIVO

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Eu coordeno a pactuação das metas individuais dos servidores por meio da definição de avaliadores e da criação de subequipes. Juntos, analisamos os

relatórios gerenciais de acompanhamento e os resultados da avaliação de

desempenho do grupo. Podem contar comigo na construção

desse processo!

Lembrando que a pactuação de metas é

sempre de forma dialogada entre chefe de equipe, avaliador e avaliado.

Oi, sou chefe de equipe!

Participo dos eventos

de

orientação sobre a A

DI e sou

responsável por rea

lizar, com

a equipe, o planejamento, o

acompanhamento e a execução

das atividades da áre

a.

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Registro as metas individuais com o avaliado em um momento de reflexão

sobre o trabalho, verifico se estão em conformidade com o pactuado e tenho o compromisso de esclarecer ao avaliado, por meio de feedback, o seu desempenho

no decorrer do ciclo avaliativo. Avaliado, estou aqui para acompanhá-lo e orientá-lo durante todo o processo!

Olá, sou avaliadora! Participo dos eventos de

orientação sobre a ADI para realizar o acompanhamento e

registro dos aspectos relevantes do desempenho do servidor no

decorrer do ciclo.

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Realizo a autoavaliação, valido a avaliação da chefia e pares, atendendo

aos prazos estabelecidos no cronograma. No decorrer do ciclo avaliativo, registro o meu desempenho no Sistema de Avaliação de Desempenho – SAD com o objetivo de

contribuir para a conclusão do processo avaliativo.

Olá, sou avaliado!Participo dos eventos de

orientação sobre a ADI onde sou orientado a pactuar com meu avaliador minhas metas para o ciclo de avaliação de

desempenho.

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Você sabe onde é registrada a avaliação

de desempenho individual?

Sim... No Sistema de Avaliação de Desempenho – SAD. É só acessar o

endereço: sigesp.saude.gov.br. Para auxiliar, fiz um

passo a passo para você. Ficou curioso?

Veja o anexo desta Cartilha!

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Depois de tudo o que foi exposto, mudou

alguma coisa pra você?

Confesso que antes de compreender que a AD pode me auxiliar na gestão

dos processos de trabalho eu a considerava como mais um processo burocrático.

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Como dizia minha avó: um pouco de leitura

e paciência... fazem toda a diferença!

Agora ficou claro que a AD pode contribuir bastante nos processos

de gestão do trabalho. Além do mais, é simples. Basta seguir o ciclo que começa com a etapa de planejamento

da área e vai até a avalição do processo avaliativo.

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A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO CONTRIBUI PARA:

• Alinhar os processos de trabalho com a missão e com os objetivos estratégicos da instituição, buscando vincular a atuação do servidor e das equipes com o alcance das metas institucionais.

• Apoiar o processo de revisão do planejamento estratégico.

• Identificar as necessidades de adequação funcional.

• Analisar os processos de trabalho e diagnosticar possibilidades de melhorias, visando proporcionar insumos para o desenvolvimento organizacional e para o aperfeiçoamento da prestação dos serviços públicos.

• Utilizar os resultados da ADI como instrumento de gestão, para identificação de aspectos de desenvolvimento individual que possam ser melhorados por meio de oportunidades de ação de capacitação e aperfeiçoamento profissional.

Agora compreendo que a amplitude do processo de

avaliação é responsabilidade de todos os envolvidos

no processo

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Ah! Lembre-se de que o SAD é a solução informatizada usada pelo

MS para processamento de todas os registros referentes à avaliação de

desempenho dos servidores. Quer saber um pouco mais

sobre o SAD?Veja o anexo seguinte!

32

Se você ainda não possui cadastro, aprenda agora como fazer...

Clique em “ainda não está cadastrado”, preencha todos os campos solicitados,

selecione o SAD e pronto.Seu cadastro foi realizado!

Anexo – Navegando no SAD MS

sigesp.saude.gov.br

33

Servidor!Caso já possua cadastro no SAD

e ainda não tenha senha de acesso ao Sistema Integrado de Gestão de

Segurança Privada – Sigesp é fácil...É só clicar na opção

“Esqueceu sua senha?”

SAIBA COMO...

sigesp.saude.gov.br

34

sigesp.saude.gov.br

... caso já possua cadastro no SAD e ainda não tenha senha de acesso ao Sigesp é simples!Informe o CPF e clique na

opção “Nova Senha”. O sistema encaminhará por e-mail uma

nova senha de acesso!

SAIBA COMO...

35

Quem atualiza o PLANO DE TRABALHO (O Gestor do Plano, Chefe de Equipe ou Avaliador):Clique no menu Cadastro, na opção Avaliadores/Avaliados:Nesta funcionalidade está

o campo para a inserção da meta individual que

foi pactuada.

SOBRE O PROCESSO

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AVALIADO! Como PACTUAR A META INDIVIDUAL:No menu Cadastro, clique na opção

Pactuação de Metas:

SOBRE O PROCESSO

37

AVALIADOR! Como REGISTRAR A AVALIAÇÃO:

No menu Avaliação, clique na opção

Registrar Avaliação:

SOBRE O PROCESSO

38

AVALIADO! Após o registro pelo Avaliador, você deverá

VALIDAR a avaliação clicando em CONCORDO ou DISCORDO.

No menu Avaliação, clique na opção Validar Avaliação:

SOBRE O PROCESSO

39

AVALIADOR! Como REGISTRAR A AVALIAÇÃO PARES:

No menu Avaliação, clique na opção Registrar Avaliação Pares:

SOBRE O PROCESSO

40

AVALIADO! Após o registro pelo Avaliador, você deverá VALIDAR AVALIAÇÃO PARES clicando em

CONCORDO ou DISCORDO.No menu Avaliação, clique

na opção Validar Avaliação – Pares:

SOBRE O PROCESSO

41

AVALIADO! Como registrar a

AUTOAVALIAÇÃO:No menu Avaliação,

clique na opção Registar Autoavaliação:

SOBRE O PROCESSO

42

Caso NÃO HAJA CONCORDÂNCIA com o resultado da Avaliação da Chefia e/ou Pares, o avaliado poderá registrar

PEDIDO DE RECONSIDERAÇÃO:No menu Reconsideração, clique na

opção Registrar Reconsideração e/ou Registrar Reconsideração Pares:

SOBRE O PROCESSO

43

Caso o Avaliado registre o pedido de Reconsideração Chefia e/ou Pares, o avaliador deverá APRECIAR O PEDIDO DE RECONSIDERAÇÃO CHEFIA E/OU PARES

No menu Reconsideração, clique na opção Apreciar

Reconsideração e/ou Apreciar Reconsideração Pares:

SOBRE O PROCESSO

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Caso o Avaliado NÃO CONCORDE com o resultado da Reconsideração da

Chefia e/ou Pares poderá, em última instância, REGISTRAR PEDIDO DE RECURSO E/OU PARES: No menu Recurso, clique na opção Registrar Recurso e/ou Registrar Recurso Pares:

Seu pedido de recurso será apreciado pela Comissão de Avaliação de Desempenho – CAD/Subcad.

SOBRE O PROCESSO

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SAIBA MAIS...

Para registrar o desempenho do servidor no decorrer do ciclo, acesse ao SAD no menu cadastro – ocorrências.

CAD/Subcad Tem a responsabilidade de julgar, em última instância, os eventuais recursos interpostos.

Para ter acesso ao

cronograma em que

constam as fases do

processo avaliativo,

acesse ao SAD no menu

consulta – cronograma.

Você terá acesso a todas as

informações referentes ao Processo

de Avaliação de Desempenho, no

portal do MS e na intranet nos

endereços eletrônicos: <www.saude.

gov.br/avaliacaodedesempenho>

e <intranet.saude.gov/

avaliacaodedesempenho>.

BRASIL. Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão. Manual de orientação para a gestão de desempenho. Brasília, 2013.

COELHO JÚNIOR, F. A. Gestão do desempenho humano no trabalho: interfaces teóricas, etapas constitutivas e implicações práticas. 31 ago. 2011. Palestra Gestão com Pessoas, apresentada pelo professor Francisco Coelho/FACE. Disponível em: <http://srh.unb.br/componente/contente/article/1-latest-News/307-gestão-do-desempenho-humano-e-organizacional>. Acesso em: 1 nov. 2016.

SOFTWARE AVALIAÇÃO BLOG. Como fazer um feedback perfeito após avaliação de desempenho. 2016.Disponível em: <http://blog.softwareavaliacao.com.br/como-fazer-um-feedback-perfeito-apos-avaliacao-de-desempenho/>. Acesso em: 1 nov. 2016.

Referências

Elaboração, distribuição e informações: Secretaria-ExecutivaSubsecretaria de Assuntos AdministrativosCoordenação-Geral de Gestão de PessoasCoordenação de Desenvolvimento de PessoasEsplanada dos Ministérios, bloco G, Anexo, ala B, sala 330Telefones: (61) 3315-2263 / 3315-2194E-mail: ad.duvidas.cgesp@saude.gov.br

Equipe Técnica:Delciene Aparecida de Oliveira PereiraAntônia de Lima SantosElizabeth Sousa Cagliari HernandesFabiana Alves dos Santos PradoJuliana Amorim da CunhaMarianna Nunes Rufino RegoNézia de Jesus MartinsPriscila Lopes de Oliveira CoutoPriscila de Figueiredo AquinoSilmara Ribeiro dos Santos

Colaboradores: Departamento de Monitoramento e Avaliação do SUS – DEMASCoordenação-Geral de Planejamento - CGPL

Revisão: Ana Beatriz Cabral

Normalização: Delano de Aquino Silva – Editora MS/CGDI

Revisão: Tatiane Souza – Editora MS/CGDI

Projeto gráfico e diagramação: Renato Carvalho – Editora MS/CGDI

OS 0590/2016

MINISTÉRIO DASAÚDE

Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúdewww.saude.gov.br/bvs