AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais...

19
AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE CASO NA UFF Área temática: Gestão pela Qualidade Marcia Oliveira De Carvalho Da Silva [email protected] Sergio Luiz Braga França [email protected] Resumo: Este artigo tem o propósito de mostrar a importância do controle patrimonial dos bens permanentes, adquiridos pelas Unidades pertencentes à Administração Pública, um estudo de caso na Univerdidade Federal Fluminense. A Gestão de Bens, dos bens móveis, precisa ter previamente definidos critérios e procedimentos de forma a evitar prejuízos. Fundamental nesses procedimentos é: o correto registro e inclusão patrimonial dos bens móveis, no ativo, para evitar junto aos órgãos de controle qualquer apontamento como omissão de receita. Quando há integração e controle nos processos internos, para otimização e agilização dos mesmos, podemos dizer que a Gestão Contábil e o Controle Patrimonial são fundamentais para o alcance de uma Gestão Eficiente. A aplicação de procedimentos padronizados permite que o patrimônio público reflita, corretamente, a real situação patrimonial. Demonstrando o tratamento mais correto a ser dispensado aos bens permanentes adquiridos pelos Órgãos quer sejam das esferas Federais, Estadual, Municipal ou do Distrito Federal tanto para as Administrações Diretas ou Indiretas, bem como a transparência das ações na gestão dos bens públicos. Palavras-chaves: Controle contábil; Bens permanentes; Patrimônio público, Administração pública; Transparência. ISSN 1984-9354

Transcript of AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais...

Page 1: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO

DE CASO NA UFF

Área temática: Gestão pela Qualidade

Marcia Oliveira De Carvalho Da Silva

[email protected]

Sergio Luiz Braga França

[email protected]

Resumo: Este artigo tem o propósito de mostrar a importância do controle patrimonial dos bens permanentes,

adquiridos pelas Unidades pertencentes à Administração Pública, um estudo de caso na Univerdidade Federal

Fluminense. A Gestão de Bens, dos bens móveis, precisa ter previamente definidos critérios e procedimentos de forma

a evitar prejuízos. Fundamental nesses procedimentos é: o correto registro e inclusão patrimonial dos bens móveis, no

ativo, para evitar junto aos órgãos de controle qualquer apontamento como omissão de receita.

Quando há integração e controle nos processos internos, para otimização e agilização dos mesmos, podemos dizer que

a Gestão Contábil e o Controle Patrimonial são fundamentais para o alcance de uma Gestão Eficiente. A aplicação de

procedimentos padronizados permite que o patrimônio público reflita, corretamente, a real situação patrimonial.

Demonstrando o tratamento mais correto a ser dispensado aos bens permanentes adquiridos pelos Órgãos quer sejam

das esferas Federais, Estadual, Municipal ou do Distrito Federal tanto para as Administrações Diretas ou Indiretas,

bem como a transparência das ações na gestão dos bens públicos.

Palavras-chaves: Controle contábil; Bens permanentes; Patrimônio público, Administração pública;

Transparência.

ISSN 1984-9354

Page 2: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

2

1. INTRODUÇÃO

1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TEMA

A existência de pontos-chave de decisão dentro de uma organização, que de certo modo, não

são idealizados e direcionados para otimização da sua gestão de qualidade, sobretudo o controle

patrimonial.

No aspecto temporal de um bem (a vida útil), observa-se a aquisição de bens, ou produção dos

mesmos e consequentemente sua incorporação ao patrimônio. Um grande passo, porém, é que tais

incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar, os mesmos

variam, e necessitam de procedimentos diferentes, pois também sofrem depreciação diferenciada.

Um exemplo básico a ser considerado, é a identificação do bem através da nota fiscal de

aquisição, neste caso, é: na formulação e fabricação de um bem para utilização própria. Podemos

tomar como exemplo os móveis/mobílias. Deste modo, é interessante o efetivo controle patrimonial na

apuração e contabilização dos ativos.

Analisando assim na gestão patrimonial, é importante que todos os gastos contabilizados para

geração interna de produtos, como no exemplo os mobiliários, tenha seu registro, o valor do ativo ao

patrimônio da empresa.

As falhas no controle patrimonial, permitem que muitas empresas por falta de registro de

integração do bem patrimonial, deixam de otimizar seus processos internos e adequações contábeis,

com isso a perda de capital ocorrerá por conta deste descontrole.

Do ponto de vista fiscal, é interessante a realização correta do registro e da inclusão patrimonial

do ativo na contabilidade. Esta etapa é fundamental, para que não haja contratempos perante a

fiscalização como um tipo de omissão ou renuncia de receita.

Page 3: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

3

Diante do problema acima sinalizado e sendo a UFF Autarquia Federal, depara-se com os

mesmos riscos em sua Gestão de Bens, desta forma, tanto o controle patrimonial, quanto a gestão

contábil são importantes e pertinentes em uma gestão eficiente. É necessário integração e controle dos

processos internos, para otimizar e agilizar de forma eficaz a realização das mesmas.

1.2. OBJETIVOS:

1.2.1 Objetivo Geral:

Este artigo tem o objetivo de analisar o sistema de controle patrimonial da Universidade

Federal Fluminense - UFF, a fim de identificar seus pontos fortes e fracos e propor possíveis melhorias

no controle de bens móveis.

1.2.2 Objetivos Específicos:

● Descrever processos de gestão patrimonial;

● Apresentar procedimentos e rotinas de controle de bens;

● Identificar os pontos fortes e fracos para melhoria do controle de bens;

● Apresentar a importância na gestão do controle patrimonial, dos materiais permanentes para

as empresas, em especial as Públicas.

A partir destas abordagens, com a utilização da metodologia destacada no item seguinte,

acredita-se que os resultados poderão subsídiar as conclusões sobre a elucidação do problema

pesquisado.

Page 4: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

4

2. REVISÃO DA LITERATURA:

2.1 História da Contabilidade

A Contabilidade existe desde os primórdios da civilização e, durante um longo período, foi tida

como a arte da escrituração mercantil. Utilizava técnicas específicas, que se foram aperfeiçoando e

especializando, sendo algumas delas aplicadas até hoje (LOPES, 2006).

Não obstante a origem milenar da contabilidade, identificada por historiadores como praticada

em tempos remotos da civilização, embora de forma rudimentar e não sistematizada.

O homem enriquecia e isso impunha o estabelecimento de técnicas para controlar e preservar os

seus bens.

Segundo historiadores a contabilidade atravessou quatro épocas distintas, ajustando-se e

acompanhando o progresso econômico e tecnológico (MOREIRA, 2008), se dividindo em quatro

períodos descritos a seguir.

2.1.1 PRIMEIRO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO ANTIGO – Deu início com a

civilização do homem e vai até 1202 da era Cristã.

A Contabilidade se dava de forma empírica, era praticada pelo homem primitivo e já tinha

como objeto, o Patrimônio, representado pelos rebanhos e outros bens nos seus aspectos quantitativos.

Os primeiros registos eram processados de forma rudimentar, na memória do homem.

Posteriormente encontrou-se formas mais eficientes de processar os seus registos, utilizando gravações

e outros métodos alternativos.

O inventário exercia um importante papel, pois a contagem era o método adotado para o

controle dos bens, que eram classificados segundo sua natureza: rebanhos, metais, escravos, entre

outros.

A palavra "Conta" designa o agrupamento de itens da mesma espécie.

Page 5: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

5

As primeiras escritas contábeis ocorreram no término da Era da Pedra Polida, foi quando o

homem conseguiu fazer os seus primeiros desenhos e gravações.

Há 5.000 anos antes de Cristo, o homem já considerava fundamental apurar os seus custos.

Sistema Contábil evoluiu e os registos se tornaram diários e, posteriormente, foram sintetizados em

papiros ou tábuas, no final de determinados períodos. Sofreram nova sintetização, agrupando-se vários

períodos, o que lembra o diário, o balancete mensal e o balanço anual, (GESBANHA, 2011).

Já se estabelecia o confronto entre variações positivas e negativas, aplicando-se,

empiricamente, o Princípio da Competência. Reconhecia-se a receita, confrontado- a com a despesa.

Os egípcios deixaram como legado um riquíssimo acervo aos historiadores da Contabilidade,

seus registos se deram a 6.000 anos antes de Cristo.

A escrita no Egito era fiscalizada pelo Fisco Real, tornando os os escriturários zelosos e sérios

no exercício de sua profissão. O inventário tinha tal importância, que a contagem do boi, divindade

adorada pelos egípcios, marcava o inicio do calendário adotado à época. Inscreviam-se bens móveis e

imóveis, e já se estabeleciam, de forma primitiva, controles administrativos e financeiros.

Os lançamentos eram chamados de: “Partidas de Diário” e assemelhavam-se ao processo

moderno: o registo iniciava-se com a data e o nome da conta, seguindo-se quantitativos unitários e

totais, transporte, se ocorresse, sempre em ordem cronológica de entradas e saídas.

Pode-se citar, entre outras contas: "Conta de Pagamento de Escravos", "Conta de Vendas

Diárias", "Conta Sintética Mensal dos Tributos Diversos".

Os gregos, aperfeiçoaram o modelo egípcio, estendendo a escrituração contábil às várias

atividades, como administração pública, privada e bancária e baseando-se em modelos egípcios, 2.000

anos antes de Cristo, já escrituravam Contas de Custos e Receitas, procedendo, anualmente, a uma

confrontação entre elas, para apuração do saldo.

Page 6: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

6

2.1.2 SEGUNDO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO MEDIEVAL – Compreende o

período que vai de 1202 da Era Cristã até 1494.

Foi a partir desse momento que deu início a Contabilidade por Partidas Dobradas, pelo Frei

Luca Paciolo1, enfatizando que à teoria contábil do débito e do crédito corresponde à teoria dos

números positivos e negativos, inserindo a contabilidade entre os ramos do conhecimento humano.

Estudavam-se, na época, técnicas matemáticas, pesos e medidas, câmbio, que tornava o homem

mais evoluído em conhecimentos comerciais e financeiros.

Devido às grandes invenções, pode-se dizer que foi um período importante na história do

mundo, especialmente na história da Contabilidade, denominado a "Era Técnica", pois foi o período de

invensões tais como: moinho de vento, aperfeiçoamento da bússola, que abriram novos horizontes aos

navegadores, como Marco Pólo e outros.

Com o advento do capitalismo, nos séculos XII e XIII. O processo de produção na sociedade

capitalista gerou a acumulação de capital, alterando-se as relações de trabalho. O trabalho escravo

cedeu lugar ao trabalho assalariado, tornando os registos mais complexos e o aperfeiçoamento da

Contabilidade.

Foi ao final do século XIII que apareceu, pela primeira vez a conta "Capital" , representando o

valor dos recursos injetados nas companhias pela família proprietária.

2.1.3 TERCEIRO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO MODERNO - Período que vai de

1494 até 1840.

No período moderno ou a fase da pré-ciência ocorreram três eventos importantes:

1493, os turcos tomam Constantinopla, fazendo com que grandes sábios bizantinos

emigrassem, principalmente para Itália;

1 FREI LUCA PACIOLI foi matemático, teólogo, contabilista entre outras profissões. Deixou muitas obras, destacando-se a Summa de

Arithmética, Geometria, Proportioni et Proporcionalitá , impressa em Veneza, na qual está inserido o seu tratado sobre Contabilidade e Escrituração.

Pacioli, apesar de ser considerado o pai da Contabilidade, não foi o criador das Partidas Dobradas. O método já era utilizado na Itália, principalmente na Toscana, desde o Século XIV.

O tratado destacava, inicialmente, o necessário ao bom comerciante. A seguir conceituava inventário e como faze-lo. Discorria sobre livros mercantis: memorial, diário e razão, e sobre a autenticação deles; sobre registos de operações: aquisições,

Page 7: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

7

1492, com a descoberta da América e, em 1500, do Brasil, representava um enorme potencial

de riquezas para alguns países europeus;

1517, ocorreu a reforma religiosa; os protestantes, perseguidos na Europa, emigram para as

Américas, onde se radicaram e iniciaram nova vida.

A Contabilidade tornou-se uma necessidade para se estabelecer o controle das inúmeras

riquezas que o Novo Mundo representava.

2.1.4 QUARTO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO CIENTÍFICO - período que se inicia

em 1840 e continua até os dias de hoje.

Embora o século XVII tivesse sido o berço da era Científica e Pascal já tivesse inventado a

calculadora, a ciência da Contabilidade ainda se confundia com a ciência da Administração, e o

património se definia como um direito, segundo postulados jurídicos.

Francisco Villa extrapolou os conceitos tradicionais de Contabilidade, segundo os quais

escrituração e guarda livros poderiam ser feitas por qualquer pessoa inteligente. Para ele, a

Contabilidade implicava conhecer a natureza, os detalhes, as normas, as leis e as práticas que regem a

matéria administradas, ou seja, o patrimônio. Era o pensamento patrimonialista. Foi o inicio da fase

científica da Contabilidade.

Fábio Bésta, seguidor de Francesco Villa, superou o mestre em seus ensinamentos. Demonstrou o

elemento fundamental da conta, o valor, e chegou, muito perto de definir Património como objeto da

Contabilidade.

Foi Vicenzo Mazi, seguidor de Fábio Bésta, quem pela primeira vez, em 1923, definiu Património

como objeto da Contabilidade. O enquadramento da Contabilidade como elemento fundamental da

equação aziendalista, teve, sobretudo, o mérito incontestável de chamar atenção para o fato de que a

Contabilidade é muito mais do que mero registo; é um instrumento básico de gestão.

Page 8: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

8

3. METODOLOGIA

Gil (2002) classifica os tipos de pesquisa científica tendo por base seus objetivos, nessa

linha conceitual, o autor categoriza as pesquisas em: Exploratórias, Descritivas, Explicativas. O

presente trabalho caracteriza-se como pesquisa exploratória, pois objetiva proporcionar maior

familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito. Pretende-se aprimorar idéias ou

descobrir intuições.

O método de pesquisa que foi utilizado na realização deste trabalho, abordando as questões

relacionadas à tipologia, amostragem, instrumentos de coleta e de tratamento dos dados, e a

limitação do método,

A pesquisa envolveu: levantamento bibliográfico, através de consultas à literatura, legislação

perninentes a contabilidade e controle, análise de exemplos de outras Instituições que ajudaram a

compreender o problema em questão e entrevistas com pessoas experientes na prática relativa ao

problema pesquisado (Uff).

Para a realização desse estudo foram utilizados os seguintes recursos:

Para a “pesquisa bibliográfica”: desenvolvida com base em material publicado em livros,

revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao público em geral e que fornece

instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa e, ainda, por meio de consulta em

documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados ou com pessoas (VERGARA,

2003).

Para o “estudo de caso”: a pesquisa está circunscrita no setor de Patrimônio da Universidade

Federal Fluminense, órgão público, tendo caráter de profundidade e de detalhamento do fenômeno

(VERGARA, 2003).

O presente estudo adotou a entrevista com profissional responsável pelo sistema de controle de

patrimônio dos bens móveis da UFF, considerando a contribuição baseada na experiência profissional

para esclarecer pontos divergentes e convergentes observados na revisão da literatura e na pesquisa da

experiência de outras instituições.

NUNES (2001) a Matriz SWOT é uma ferramenta de gestão e planejamento indicada para

realizar análise interna e externa, no desenvolvimento de cenário, para posicionar ou verificar a

posição estratégica da empresa em determinado ambiente, estabelecer prioridades de atuação, preparar

opções estratégicas: Riscos/Problemas a resolver.

Foi realizada entrevista com profissionais gestores da área que atuam na Coordenadoria de

Bens Móveis físicos e financeiros, que a partir de seus relatos e análise dos questinários, orientou a

Page 9: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

9

pesquisa e forneceu informações importantes sobre o controle e gestão de Bens Móveis Patrimonias na

UFF e, consequentemente, a aplicação da legislação no âmbito nacional, e as internas utilizadas pelas

Instituição de Ensino Superior (IES), Públicas.

Sendo assim, a pesquisa partiu da análise das legislações, conceitos obtidos com a bibliografia

especializada no domínio da avaliação e controle de Bens Móveis.

Quanto ao método científico utilizou-se para a pesquisa, conceitos legais aplicáveis com a

realidade da UFF, e questionários subsidiando, assim, a formação de bases lógicas à investigação.

A análise dos dados foi realizada de forma comparativa com outras instituições e concomitante

em que era realizada a pesquisa em Decretos, Ordem de Serviços, Instruções Normativas, artigos

científicos e livros, na busca documental primária, na entrevista com profissionais da área e pesquisa

em páginas eletrônicas.

4. O CASO UFF: SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL DOS BENS MÓVEIS

De maneira geral, os registros de entrada e de saída dos bens móveis se dão de formas

equivalentes, ou seja: aquisição, doação, comodatos e transferências.

A Entrada ocorre quando o bem chega ao órgão/instituição, podem ocorrer das seguintes

maneiras:

a) Compra/aquisição;

b) Cessão por: Comodato; Doação; Permuta; Transferência;

c) Produção interna.

Considera-se como compra/aquisição o ato pelo qual o material adquirido com recursos da UFF

é entregue ao órgão no local previamente designado, não implicando em aceitação (transfere apenas a

responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor).

A entrega ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ser

estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais previamente designados, da mesma

forma que, qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material ocorrerá sempre

no Almoxarifado.

Ocorre a Cessão quando o ato pelo qual o órgão detentor do direito de propriedade de um bem

transfere esta propriedade a outro, podendo ocorrer através de comodato, doação, permuta,

transferência.

Page 10: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

10

Dessa forma, os comodatos ocorrem quando os bens de propriedade de terceiros estão sendo

utilizados pela UFF a título de empréstimo, quer sejam oriundos de convênios, acordo ou ajuste, ou

não e deverão ser devolvidos ao final dos mesmos, ou quando requisitados pelo concedente.

Ou também quando os bens são adquiridos com recursos oriundos de convênios como CNPq,

FINEP, FAPERJ e outros, para serem utilizados pela UFF em projetos, porém sua incorporação ao

patrimônio da UFF, poderá ocorrer ao final do convênio, nos casos determinados em normas próprias

das Entidades financiadoras.

Neste caso os coordenadores devem encaminhar cópia da Nota Fiscal, através de memorando,

informando a localização dos bens e a origem do recurso.

Qualquer que seja o caso, o procedimento correto para as doações no âmbito da UFF, se dá,

através de carta de doação encaminhada pelo doador contendo, valor ou nota fiscal dos bens ou pelo

TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE BENS DOADOS, os quais serão encaminhados ao patrimônio,

que procederá a sua incorporação patrimonial após aceitação do Conselho Universitário - CUV e

providenciará a incorporação contábil, junto ao Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF.

Na Permuta, por sua vez, há a troca de um determinado bem de propriedade de terceiro para a

UFF, por um determinado bem da UFF para terceiros, podendo ocorrer também internamente na UFF,

entre suas unidades.

Já as transferências são as movimentações dos bens dentro do próprio órgão, ou quando os mesmos

necessitem de manutenções técnicas, podendo ser:

PROVISÓRIA – (Manutenção, empréstimo, nos casos em que o responsável indicado no

termo de responsabilidade, necessite se afastar, quer seja por motivo de férias, viagens a

serviços entre outros)

DEFINITIVA – Para outra Unidade dentro do mesmo órgão com transferência de carga

Finalmente, a Produção Interna ocorre quando um determinado bem é produzido por unidade da

UFF, com recursos de seu orçamento.

NOTA DE FABRICAÇÃO PRÓPRIA: Deve ser preenchida sempre que for

confeccionado algum bem pela UFF, para que o mesmo seja integrado ao seu patrimônio,

contábil e patrimonialmente.

A SAÍDA é o desfazimento de um bem do órgão/instituição, podendo ocorrer, das

seguintes maneiras: a) Cessão; b) Alienação; c) Permuta; c) Doação.

Considera-se desfazimento a saída do bem dos registros patrimoniais (físicos e contábeis) do

órgão, quer tenham atingido o seu tempo de vida útil ou não.

Page 11: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

11

A CESSÃO é a modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência

gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração

Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros,

integrantes de qualquer dos demais Poderes da União (Decreto 99.658/1990).

Conceitua-se ALIENAÇÃO como a transferência do direito de propriedade de um determinado

bem, podendo ser proveniente de uma Venda, Permuta ou uma Doação, conforme artigo 16 do Decreto

99.658/1999.

Art. 16. Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado

como irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga patrimonial e sua

inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura

existentes, que serão incorporados ao patrimônio.

1º A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital

para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconvenientes, de qualquer natureza, para a

Administração Pública Federal.

2º A inutilização, sempre que necessário, será feita mediante audiência dos setores

especializados, de forma a ter sua eficácia assegurada.

3º Os símbolos nacionais, armas, munições e materiais pirotécnicos serão inutilizados em

conformidade com a legislação específica.

Para o cumprimento do art.16 do Decreto 99.658/1999, acima transcrito, a universidade

implantou o procedimento descrito a seguir.

É realizado o ALIJAMENTO OU ABANDONO, quando, afastada a hipótese de alienação, o

material classificado como irrecuperável poderá ser destruído total ou parcialmente desde que a sua

permanência ofereça ameaça vital, risco de prejuízos ecológicos ou inconvenientes de qualquer

natureza para a Administração Pública.

Foi determinado também que, para a composição de processo, os documentos “Avaliação dos

setores competentes” e “Termo de Inutilização ou de Justificativa de abandono” seriam indispensáveis.

As transferências ocorrem quando os bens são movimentados internamente, passando a

responsabilidade de uma determinada unidade para outra que venha a fazer uso desse bem, podendo

ocorrer tanto na entrada como na saída.

NOTA DE TRANSFERÊNCIA de bens móveis: Deverá ser feita em 3 vias sendo uma para o

setor que está cedendo os bens, um para o setor que vai receber os bens e outra para a Divisão de

Patrimônio, que procederá a transferência de carga patrimonial, bem como a emissão de novo Termo

de Responsabilidade.

Os processos relativos ao controle patrimonial, após a fase de entrada, passam pelas fases de

tombamento, distribuição, responsabilização.

Page 12: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

12

Dessa forma, considera-se como Tombamento o processo de identificação do bem para

controle do mesmo. Neste momento os bens recebem uma numeração/identificação que permite cada

órgão identificar que o bem lhe pertence.

IDENTIFICAÇÃO (Número sequencial em plaquetas, etiquetas, carimbos ou relação);

CONTROLE FÍSICO – Lançamento em sistema próprio (Manual ou Eletrônico) das

características próprias do bem;

No que tange à Distribuição, ocorre quando os bens são encaminhados aos locais os quais os

mesmos serão utilizados pelos servidores/funcionários. E a Responsabilização é entendida como a

identificação do servidor/funcionário que terá sob sua guarda o bem que lhe será entregue, quer seja

para seu próprio uso ou de outra pessoa que esteja subordinado a ele. Este processo é feito através do

documento denominado Termo de Responsabilidade.

TERMO DE RESPONSABILIDADE – Documento que consolida a carga patrimonial e

efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatário;

Na UFF existem três tipos de classificação para numeração dos bens:

a) Números começados de 0 a 200 - possuem placa de patrimônio ou pintura;

b) Números começados por 300 - materiais bibliográficos (número corresponde a Nota

Fiscal e não aos livros), pois o controle individual dos livros deve ser feito pela Unidade;

c) Números começados por 400 – relacionados, são equipamentos de pequeno porte, ou que

vão ser acoplados a outro bem e que não podem receber placa de patrimônio; o número é

fornecido pelo patrimônio quando de posse da Nota Fiscal.

INVENTÁRIO:

Procede-se anualmente envio do relatório de bens pelo patrimônio, às unidades para conferência dos

bens localizados nas mesmas.

O diretor deve nomear comissão por DTS para conferência dos bens, também na troca de chefia para a

Revalidação dos Termos de Responsabilidade.

Page 13: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

13

DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS:

Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos

almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade,

que irá permitir, dentre outros:

a) O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico

real nas instalações de armazenagem;

b) A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos

resultados obtidos no levantamento físico;

c) O levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos

estoques;

d) O levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas

necessidades de manutenção e reparos; e

e) A constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade.

Os tipos de inventários físicos são:

a) Anual – destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de

cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do

inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;

b) Inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro

dos bens sob sua responsabilidade;

c) De transferência de responsabilidade – realizado quando da mudança do dirigente de uma

unidade gestora;

d) De extinção ou transformação – realizado quando da extinção ou transformação da unidade

gestora;

e) Eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou

por iniciativa do órgão fiscalizador.

Caso exista, a comissão deverá relacionar os bens que estão inservíveis na Unidade, conforme

Decreto nº 99.658 de 30/10/90, e encaminhar em listagens a parte conforme seja a sua classificação,

depois os bens serão vistoriados pelo Patrimônio e retirados, então a listagem será submetida ao

Conselho Universitário para autorizar sua alienação.

Page 14: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

14

Parágrafo único. O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou

entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: Dec. 99.658/90:

a) ocioso – quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

b) recuperável – quando sua recuperação for possível e orçar, no máximo, a cinqüenta por

cento de seu valor de mercado;

c) antieconômico – quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em

virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

d) irrecuperável – quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à

perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

Os bens inventariados deverão ser alocados, em conformidade com o organograma da UFF, na

menor subordinação possível, pois será emitida junto a cada listagem a revalidação dos termos de

responsabilidade.

Sempre na nomeação de nova chefia deverá ser solicitada emissão de nova listagem para

passagem da responsabilidade; isto não ocorrendo, a chefia assume a responsabilidade de qualquer

ausência detectada após sua posse.

GUIA DE MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL PARA REPARO: Para saída dos bens

móveis para conserto, é necessária sua emissão, contendo as especificações completas dos mesmos e

da firma/pessoa que irá proceder ao reparo, devendo ser emitida em 3 vias para controle do

responsável, da firma prestadora de serviços e da Divisão de Patrimônio.

GUIA DE EMPRÉSTIMO DE MATERIAL: Quando um bem for emprestado a outro setor

com a condição de retornar após o prazo estipulado, será necessária sua emissão em 3 vias, e o envio à

Divisão de Patrimônio para visto e numeração.

Art. 70.da Constituição Federal/1988 A fiscalização contábil, financeira, orçamentária,

operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à

legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será

exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle

interno de cada Poder.

(1) Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que

utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos

quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.

(NR)

DESFAZIMENTO: ocorre quando um determinado bem já não tem mais utilidade, portanto

terá sua baixa dos controles patrimoniais.

O desfazimento poderá o correr nos seguintes casos:

Quando o bem está inservível para uso;

Page 15: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

15

Quando o bem em uso é cedido a outro órgão para que seja utilizado como em comodato, permanecendo como dono/responsável o

órgão cedente;

Quando o bem é transferido definitivamente à outro órgão, neste caso o responsável

passará a ser o órgão recebedor do bem.

Os gestores patrimoniais de uma Instiruição devem:

Sistematizar a coordenação e supervisão dos registros para um patrimonial consistente, aplicar

as regras da contabilidade pública permitindo desta forma uma correta administração dos bens

permanentes durante sua vida útil;

Implementar os procedimentos para o correto registro, controle e zêlo do bem público, de

acordo com a legislação vigente;

Coordenar, bem como supervisionar os serviços: recebimento, conferência, guarda, destinação

e distrubuição dos bens, quer sejam os de aquisição ou de reutilização.

Promover treinamentos para orientar os usuários quanto aos procedimentos para recolhimento e

baixa dos bens inservíveis;

* Efetuar auditorias patrimoniais dos bens móveis de caráter permanente;

* Emitir relatórios apontando para a alienação dos bens;

* Instituir e coordenar rotinas de manutenção e recuperação de bens móveis.

Page 16: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

16

5. CONCLUSÃO E SUGESTÕES DE TRABALHOS FUTUROS:

Esta pesquisa teve o propósito de mostrar a importância do controle patrimonial dos bens permanentes, adquiridos pelas Unidades pertencentes

à Administração Pública, um estudo de caso na Univerdidade Federal Fluminense.

O controle contábil dos bens patrimoniais permanentes adquiridos, são de suma importância para a administração das Instituições, sendo de responsabilidade do setor de controle patrimonial, que deverá ter funcionários treinados para que possam sentir-se motivados no desempenho de suas

atribuições com eficiência, proporcionando a mesma, o perfil de uma empresa bem sucedida junto a sociedade.

A aplicação dos princípios contábeis fará com que fique evidenciado a correta identificação do patrimônio, no que tange o controle, tornando confiáveis e seguras as informações registradas.

Foi detectado que os usuários dos bens, dentro da Instituição não estão conscientizados da importância no zelo e manuzeio, dos mesmos, o que

deve ser repensado pelos gestores, uma vez que os princípios da contabilidade pública devem ser aplicados com a conscientização de toda comunidade, fazendo valer o cumprimento da legislação no que tange, a Gestão Orçamentária, Financeira e Patrimonial.

Qualquer que seja o sistema utilizado o mesmo deverá conter registro do bem de forma individualizada por item, sua descrição, número de

tombamento, valor, estado de conservação/utilização e localização.

Deve ser evitado o uso de sistema de controle paralelo, o que pode ocasionar informações que não representarão a efetiva realidade

patrimonial, se os mesmos não estiverem integrados/interligados, principalmente quando se tratar do controle físico. Hoje com a tecnologia verifica-se que

o controle por leitura ótica vem sendo o mais recomendado, visto que reduz os gastos com pessoal.

Detectamos que quando não se trabalha com sistemas interligados ou integrados, permiti-se a fragmentação das informaçõesem diverdos

setores, ocasionando divergências entre o registro de entrada nas unidades eo registrado contabilmente no patrimônio da Instituição.

A falta de integração entre os setores leva, em alguns casos, a classificação errada da despesa, ocasionando inconsistências passíveis de serem identificadas quando em auditorias pelos Órgãos de Controle, quer sejam internos ou externos.

O trabalho realizado, por diversos setores dentro da área administrativa, torna-se repetitivo, aproveitando-se mal os dados inseridos nos

diversos sistemas, havendo, ainda, uma demora significativa nos registros das informações, gerando intempestividade nas informações. Uma classificação errada e não tempestiva de um fato gera informações contraditórias no patrimônio.

Foi detectado no decorrer da pesquisa que a não adoção da técnica de reavaliação de bens e o não reconhecimento do desgaste dos mesmos, através da apropriação das cotas de depreciação. A concepção de controle utilizada hoje pela maioria dos Órgãos Públicos encontra-se fraco ou de poucos

dados para gerar informações gerenciais à alta administração, com informações que sejam úteis, tempestivas e confiáveis, na tomada de decisão, em

diversos níveis da Instituição.

As informações contábeis são de interesse de todos, quer seja o público interno ou externo de uma Instituição e serve como instrumento de

controle e planejamento, bem como subsédios para a tomada de decisão dos gestores.

Os procedimentos para a gestão desses bens precisam ter critérios, de forma a evitar prejuízos,

visto que a empresa destinou recursos financeiros para sua aquisição.

Procedimentos como registros de entrada e de transferência devem ser adotados, como:

indicação da localização e do responsável, bem como orientação de que o uso e cuidados adequados

determinarão à vida útil do bem, garantindo com isto o efetivo controle.

As transferências entre setores e as saídas para manutenção, devem está sempre devidamente

autorizada pelo responsável e por escrito.

Nas baixas, a movimentação para retirada deverá ter além da autorização formal do

responsável, sempre acompanhada de parecer da comissão instituída que tem como objetivo analisar o

estado de conservação dos bens, indicando a nova categoria que o mesmo assumirá, podendo

inclusive, se for o caso, encaminhado para doação.

É dever de todo gestor patrimonial zelar pela guarda e conservação de todo bem público,

buscanso assim resultados mais eficientes.

Page 17: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

17

6. REFERÊNCIAS:

APPRAISAL. Disponívewl em: http://www.appraisal.com.br. Acesso em 2/2/2011;

BASSO, Irani Paulo. Contabilidade Geral Básica. Ijui: Editora UNIJUÍ, 1996.

BORATTI, J. L. A Gestão Patrimonial no Centro Federal de Educação Tecnológica De Santa

Catarina CEFET-SC, Unidade São José. Monografia (Programa de Especialização do Centro

Federal de Educação Tecnológica de Santa Catarina) Florianópolis, 2007

BRASIL. Decreto nº 99.658 de 30 de outubro de 1990. Regulamenta, no Ambito da Acministração

Publica Federal, o reaproveitamento, a movimentaçãoi, a alienação e outras formas de desfazimento de

material.

BRASIL. Decreto nº 6087, de 20 de abril de 2007. Altera os arts. 5º, 15 e 21 e Decreto nº4.507, de 11

de dezembro de 2002. Altera os art. 15, do Decreto nº 99.658 de 30 de outubro de 1990, que

regulamenta, no âmbito da Adminisrtação Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a

alienação e outras formas de desfazimento de material.

BRASIL. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para

elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito

Federal.

BRASIL. Norma de Execução nº 4, de 31 de outubro de 1997, da Secretaria do Tesouro Nacional. Disponível no manual do Sistema Integrado de

Administração Financeira do Governo Federal- SIAFI.

BRASIL. Norma de Execução nº 03, de 30 de dezembro de 1999. Disponível no manual do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo

Federal- SIAFI.

BRASIL. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Dispõe sobre os Princípios Fundamentais

da Contabilidade. Resolução n. 750, de 29 de dezembro de 1993.

BRASIL. Secretaria do Tesouro Nacional (STN). Disponível em: http://www.stn.fazenda.gov.br.

Acesso em 23 fev 2011.

http://www.portal-administracao.com/2014/01/analise-swot-conceito-e-aplicacao.html

COUTINHO, José Roberto de Andrade. Gestão patrimonial na administração pública. Rio de Janeiro: Lúmen Júris, 2005.

FERREIRA. RICARDO J. Patrimônio: Bens Corpóreos. Disponível em:

www.editoraferreira.com.br/publique/media/. Acesso em 13 jan 2011.

FIPECAFI – Manual de contabilidade das sociedades por ações. 4 ed. São Paulo.

Page 18: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

18

FIGUEIREDO, Sandra, CAGGIANO, Paulo Cesar. Controladoria Teoria e Prática. São Paulo:

Atlas, 1997.

GESBANHA. História da Contabilidade. Disponível em: http://www.gesbanha.com. Acesso em

18/08/2010.

http://pt.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lise_SWOT

GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2002.

GOLDSCHMIDT, A.. Análise SWOT na captação de recursos: avaliação de oportunidades, ameaças, pontos fortes e pontos fracos. Disponível em:

://integracao.fgvsp.br/ano6/06/financiadores.htm. Acesso em 20 fev 2011.

GOUVEIA, Nelson. Contabilidade básica. 2ª edição. São Paulo: Harbra, 1993.

IUDÍCIBUS, Sérgio de. Teoria da Contabilidade. 5.ed. Ed. Atlas, 1997.

MACHADO, D. H. N. Sistema de Controle dos Bens Móveis do Estado de Santa Catarina. Disponível em http://www.jusbrasil.com.br/noticias.

Acesso em 05/01/2011.

POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais. São Paulo: Atlas, 2007.

NUNES J. e CAVIQUE L., Plano de marketing, estratégia em Acção, Lisboa: Dom Quixote, 2001.

SÁ, Antônio Lopes de. Evolução da contabilidade. Rio de Janeiro: Atlas: 2007.

SANTOS, Gerson. Manual de administração patrimonial. Florianópolis: 2002.

SISPRO. Inventário Patrimonial. Disponível em: http://www.sispro.com.br. Acesso em 03/03/2011.

YIN, R. K. Estudo de Caso: Planejamento e Método. Porto Alegre: Bookman, 2ª Ed., 2001.

VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração. São Paulo: Atlas,

2003.

Page 19: AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO DE … · Um grande passo, porém, é que tais incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar,

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

19