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Professor: Fábio Estevam Machado E-mail: [email protected]
AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
Gestão de Projetos Logísticos Professor: Fábio Estevam Machado
Professor: Fábio Estevam Machado E-mail: [email protected]
AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
Teoria
Gestão de Projetos
Projetos Atualidades
Tipos de Projetos
Conceitos e Instituições
Certificação
Importância e Benefícios
Estrutura de Gerenciamento
Ciclo de Vida
Grupo de Processos
Processos do PMBOK
Ferramentas
Exercício: Documentação de Projetos
Brainstorming
Documentação: Project Charter
CONTEÚDO DA AULA ANTERIOR
Professor: Fábio Estevam Machado E-mail: [email protected]
AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
AULA 4
Exercício: Documentação de Projetos
Termo de Abertura de Projeto
Partes Interessadas
ESCOPO
Introdução
Falhas em projetos
Escopo Produto x Projeto
Escopo Cliente x Projeto
Plano de Gerenciamento
Coletar Requisitos
Matriz de Rastreabilidade
EAP (conceito)
Gestão de Projetos
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Gestão de Projetos AULA 4
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AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
Exercício em Grupo
“Navegar é preciso, viver não é preciso.” João Pessoa
Professor: Fábio Estevam Machado E-mail: [email protected]
AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
Termo de Abertura do Projeto E
ntr
adas
Especificação do trabalho - Necessidades do negócio
Business Case
Acordos
Fatores Ambientais da empresa
Processos Organizacionais
Fer
ram
enta
s e
Técn
icas
Opinião Especializada
Técnicas de Facilitação
Saí
das
Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
PROJETO em Grupo
Criar grupos
Definir líder
Objetivo: Conhecer as principais documentações e técnicas
Atividade/Técnica: Brainstorming (definir o tema do projeto)
Documentação: Project Charter (Termo de Abertura do projeto)
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Project Charter – Termo de Abertura
1. Propósito ou justificativa do Projeto
[o que se pretende obter como resultado indireto do Projeto, e ainda o que justifica o seu desenvolvimento].
2. Objetivos do Projeto
[Aonde se quer chegar com o Projeto, ou seja, qual o objetivo a ser atingido, o resultado que se espera e como isso será medido. Todos os objetivos do Projeto devem ter, associado ao seu detalhamento, como será verificado o resultado, ou seja, se o objetivo foi ou não atingido. Os critérios de sucesso precisam ser claros e isentos de dupla interpretação. Se necessário, utilizar premissas para alinhar o entendimento entre as partes interessadas];
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Project Charter – Termo de Abertura
3. Requisitos de alto nível
[detalhar quais são os macro requisitos do Projeto, ou seja, o que ele precisa atender em uma visão macro];
4. Premissas
[Premissas são condições ou situações consideradas verdadeiras para fins de planejamento, independentemente de prova; ou seja, as partes interessadas acordaram que esta condição servirá de base para o planejamento do Projeto e, se de fato não acontecer conforme previsto, este planejamento precisará ser revisto];
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Project Charter – Termo de Abertura
5. Restrições
[Restrições são condições ou situações que restringem a execução das atividades do Projeto];
6. Descrição do Projeto em alto nível
[descrever em uma visão macro como o Projeto será executado, e incluir aqui qualquer informação que não caiba nos demais itens].
7. Limites do Projeto
[Limites são utilizados para delimitar o escopo do Produto e do Projeto].
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Project Charter – Termo de Abertura
8. Riscos de alto nível
[identificar os principais riscos associados ao Projeto, e que já sejam visíveis deste o princípio do Projeto];
9. Resumo do cronograma de marcos
[apontar as principais datas do Projeto, por exemplo:]
• Reunião de kickoff do Projeto:
• Encerramento da fase de planejamento do Projeto:
• Encerramento do Projeto:
10. Resumo do orçamento
Está previsto um orçamento de R$ (reais) para o Projeto. [detalhar se necessário]
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Project Charter – Termo de Abertura
11. Lista das partes interessadas
[Listar as partes interessadas já identificadas no início do Projeto];
12. Requisitos para aprovação do Projeto
[Quais são os requisitos a serem atendidos para considerar o Projeto bem sucedido, quem decide e quem encerra o Projeto];
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Project Charter – Termo de Abertura
13. Gerente do Projeto
• Nome:
• Responsabilidade:
• Nível de autoridade designado:
14. Patrocinador
• Nome:
• Autoridade:
15. Responsável pela autorização do Projeto
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Partes Interessadas Gestão de Projetos
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Exercício em Grupo
“Navegar é preciso, viver não é preciso.” João Pessoa
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Análise das Partes Interessadas
Premissas
Se você tem problemas com interessados que fazem parte da sua equipe, então faça seções diferentes (ex.: separar em grupos de fornecedores, clientes, áreas, etc.)
Pode colocar uma empresa como parte interessada, desde que não tenham pessoas internas com lados diferentes de interesse
Brainstorming
1 hora de duração
Repetir uma vez por mês ou periodicamente para verificar se houve alguma mudança – isto é um documento vivo
Se você consegue gerenciar bem os interessados isto aumentará muito as chances de sucesso do projeto
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AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
Análise das Partes Interessadas – Parte 1
PARTE 1
Positivos – escrever os nomes em post it de uma cor
Negativos – escrever os nomes em post it de outra cor
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Análise das Partes Interessadas – Parte 2
INTERESSE
PO
DE
R
Baixo Alto
Alto Aliados Inimigos
Líderes de Torcida Roubam tempo
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Análise das Partes Interessadas – Parte 3
INTERESSE
PO
DE
R
Baixo Alto
Alto Aliados Inimigos
Líderes de Torcida Roubam tempo
AGIR
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Análise das Partes Interessadas – Parte 3
AGIR
Interessados em que você precisa tomar uma ação
Quem? O que? Por que? Impacto Responsável
Nome do interessado e se é inimigo ou aliado
Descrever o que fazer
Por que agir e para atuar no que?
Existe algum impacto para ação que irá tomar? Ex.: Se tirar uma parte do sócio porque ninguém gosta, qual seria o impacto?
Quem da equipe irá monitorar esta ação?
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Análise das Partes Interessadas – Parte 3
INTERESSE
PO
DE
R
Baixo Alto
Alto Aliados Inimigos
Líderes de Torcida Roubam tempo
AGIR
MONITORAR
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Análise das Partes Interessadas – Parte 3
MONITORAR
Interessados em que você não precisa fazer nada inicialmente, mas deve apenas monitorar seu status
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AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
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Gerenciamento de Escopo Gestão de Projetos
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ESCOPO - Introdução
PMI – estimativas
US$ 12 trilhões – gastos com projetos anualmente
Equivale à 25% do PIB Mundial
20 milhões de profissionais envolvidos
Estudos do Standish Group (The Standish, 2009)
32% dos projetos têm sucesso = orçamento, cronograma e qualidade
75% dos projetos que empregam técnicas modernas de gerenciamento de projetos têm sucesso
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ESCOPO - Introdução
Alinhamento Estratégico
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ESCOPO – Falhas em Projetos
1. Não cumprimento dos prazos estabelecidos.
2. Mudanças de escopo constantes.
3. Problemas de comunicação.
4. Escopo não definido adequadamente.
5. Riscos não avaliados corretamente.
Fonte: PMI-BR (2008).
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ESCOPO – Falhas em Projetos
6. Recursos humanos insuficientes.
7. Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização dos recursos.
8. Não cumprimento do orçamento estabelecido.
9. Mudanças de prioridade constantes ou falta de prioridade.
10. Estimativas incorretas ou sem fundamento.
Fonte: PMI-BR (2008).
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ESCOPO – Produto x Projeto
Escopo do Produto
O escopo do produto está relacionado ao conjunto de características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado, seja ele parcial ou final.
Escopo do Projeto
O escopo do projeto refere-se ao trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Cliente x Projeto
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ESCOPO – Entrega
Uma entrega é qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável que deve ser produzido para encerrar um processo, uma fase ou um projeto.
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Plano de Gerenciamento
Roteiro para preparação da Declaração de Escopo e tratamento sobre mudanças
Procedimentos para construção da Estrutura Analítica de Projeto (EAP – WBS em inglês) com as respectivas regras para aprovação e manutenção
Regras sobre aceitação formal dos entregáveis
Procedimentos para gerenciamento de mudanças (monitorar e controlar)
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Cuidado
Goldplating (banhar a ouro)
Refere-se a fornecer escopo adicional, não solicitado, ao cliente, o que pode ser uma perda de tempo e não ter benefício para o projeto, uma vez que não se garante estar fornecendo um produto melhor e sim diferente do planejado, com todos os riscos de aumento de custo, prazo e perda de qualidade.
É baixo o percentual de projetos bem-sucedidos
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Coletar Requisitos
Fournier (1994) recomenda alguns procedimentos gerais que independem da técnica adotada para a coleta dos requisitos.
ANTES
identificar as áreas envolvidas, explicar a finalidade e obter a aprovação das gerências apropriadas para o trabalho; obter nome e função das pessoas-chave que participarão da coleta.
Confirmar e solicitar concordância quanto a papéis, responsabilidades e disponibilidades previstas.
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Coletar Requisitos
Fournier (1994) recomenda alguns procedimentos gerais que independem da técnica adotada para a coleta dos requisitos.
DURANTE
familiarizar-se com o local de trabalho que está em estudo;
coletar amostras de documentos e procedimentos escritos;
acumular informações estatísticas a respeito das tarefas — frequência em que ocorrem, estimativas de volume, tempo de duração para cada tarefa e assim por diante;
enquanto interage com as partes interessadas, tentar ser objetivo;
além das operações normais de negócio, identificar também as exceções;
tão logo o levantamento tenha terminado, agradecer às pessoas pelo apoio.
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Coletar Requisitos
Fournier (1994) recomenda alguns procedimentos gerais que independem da técnica adotada para a coleta dos requisitos.
DEPOIS
documentar os requisitos e consolidar os resultados;
caso seja necessário, contatar os próprios informantes para esclarecer dúvidas;
rever os resultados consolidados com os próprios informantes e/ou com seus superiores;
atribuir uma prioridade para cada requisito identificado.
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Coletar Requisitos
Técnicas
Entrevistas
Brainstorming
Técnica de grupo nominal (TGN) – brainstorming com votação
Mapas mentais
Técnica de Delphi – consenso entre especialistas ou participantes à distância
Diagrama de Afinidade
Dinâmicas de Grupo
Oficinas
Joint Application Design (JAD) – recursos visuais
Protótipos
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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ESCOPO – Matriz de Rastreabilidade
Fonte: Gerenciamento do Escopo em projetos, Editora FGV Management, 2010
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Estrutura Analítica de Projeto Gestão de Projetos
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Estrutura Analítica de Projeto (EAP)
EAP ou WBS (Work Breakdown Structure) - “decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executada pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto”
É uma técnica que subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis
PMI (PMI, 2008:116)
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Gestão de Projetos AULA 4
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Teoria
ESCOPO
Introdução
Falhas em projetos
Escopo Produto x Projeto
Escopo Cliente x Projeto
Plano de Gerenciamento
Coletar Requisitos
Matriz de Rastreabilidade
EAP (conceito)
Ferramentas
Exercício: Documentação de Projetos
Project Charter
Partes Interessadas
CONTEÚDO DO DIA
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AULA 4 – Gestão de Projetos Disciplina: Gestão de Projetos Logísticos / UMC
Livros
Vários autores – Gerenciamento de Escopo em Projetos – Ed. FGV Management, 2010 – 2ª edição.
Mauro Sotille – www.pmtech.com.br
Ricardo Vargas – www.ricardo-vargas.com.br
PMI. Um Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5ª edição – Ed. EUA: Project Management Institute, 2013.
Sites
www.pmi.org
www.pmisp.org.br
www.fgv.br/editora
BIBLIOGRAFIA
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OBRIGADO! AULA 4 – Gestão de Projetos