Aula -2 Sistema de Documentação

Instrutor: Cláudio Henrique de Brito e-mail: [email protected] GRD 1

Programa Programa Voluntário Voluntário

FDAFDASistema de Documentação

Documento

Informação e o meio no qual ela está contida.

Registro

Documentos que fornecem evidência objetiva de

atividades realizadas ou de resultados alcançados.



FDAFDAControle de Documentos

O que é

Estabelecer padrões e verificar seu cumprimento, para a boa gestão da informação dentro das instituições.

Estes padrões garantem que os documentos sejam:

Analisados – Emitidos – Alterados – Aprovados ou Reprovados sob

condições controladas, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos

naquela reunião com os acionistas. Podemos usar Padrões, de acordo com a ISO, instituição

padronizadora DO MUNDO, são “documento aprovado por um organismo

reconhecido que provê, pelo uso comum e repetitivo, regras, diretrizes ou características de produtos, processos ou

serviços”.



FDAFDATipos de Documentos

Manuais – Determina metodologia e define parâmetros para a

organização.

Documentos operacionais - são compostos por procedimentos e

instruções de trabalho.

Documentos específicos - documentos para facilitar a gestão ou atender

a algum requisito legal, como a lista de telefones da diretoria para a

secretária.

Documentos externos - usados pelo sistema de gestão da qualidade,

mas não emitidos internamente. Ex. Como a CLT.

Formulários - esqueletos para preenchimento de dados para coleta e

concentração de informações.

Registros - são formulários preenchidos.

Lista de controle de documentos - relação que identifica todos os

documentos. Como um índice.



FDAFDA

A Norma I S O 9000 4.2 Requisitos de documentação

4.2.1 Generalidades

A documentação do sistema de gestão da qualidade deve incluir:

declarações documentadas da política da qualidade e dos objetivos da

qualidade; manual da qualidade; procedimentos documentados

requeridos por esta Norma; documentos necessários à organização

para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes de

seus processos, e registros da qualidade requeridos por esta Norma

(ver 4.2.4).



FDAFDA4.2 Requisitos de documentação

NOTA 1NOTA 1 Onde o termo “procedimento documentado“ aparecer nesta Norma,

significa que o procedimento é estabelecido, documentado, implementado e

mantido.

NOTA 2NOTA 2 A abrangência da documentação do sistema de gestão da qualidade

pode diferir de uma organização para outra devido:

ao tamanho da organização e ao tipo de atividades;

à complexidade dos processos e suas interações, e

à competência do pessoal.

NOTA 3NOTA 3 A documentação pode estar em qualquer forma ou tipo de meio de

comunicação.




4.2.2 Manual da qualidade

A organização deve estabelecer e manter um manual da qualidade que

inclua:

a) O escopo do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e

justificativas para quaisquer exclusões (ver 1.2);

b) Os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de

gestão da qualidade, ou referência a eles, e

c) A descrição da interação entre os processos do sistema de gestão

da qualidade.

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4.2.3 Controle de documentos

Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem

ser controlados. Registros da qualidade são um tipo especial de

documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos

apresentados em 4.2.4.

Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os

controles necessários para:

a) aprovar documentos quanto à sua adequação, antes da sua emissão;

b) analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar

documentos;




4.2.3 Controle de documentos

c) assegurar que alterações e a situação da revisão atual dos

documentos sejam identificadas;

d) assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis

estejam disponíveis nos locais de uso;

e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente

identificáveis;

f) assegurar que documentos de origem externa sejam identificados e

que sua distribuição seja controlada, e

g) evitar o uso não intencional de documentos obsoletos e aplicar

identificação adequada nos caso em que forem retidos por qualquer

propósito.




4.2.4 Controle de registros

Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências

da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de

gestão da qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis,

prontamente identificáveis e recuperáveis. Um procedimento

documentado deve ser estabelecido para definir os controles

necessários para identificação, armazenamento, proteção,

recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros.



FDAFDAPlanejamento para Elaboração de Documentos:

A. Identificar e priorizar os documentos necessários (processos,

produtos e serviços),

B. Identificar os responsáveis,

C. Estabelecer um cronograma.

D. Elaboração, análise crítica, revisão e aprovação de

documentos da qualidade:




1 - Elaboração:1 - Elaboração:

A. Realização da análise do processo a ser descrito ou alterado,

juntamente com os colaboradores envolvidos na sua realização;

B. Redação de uma minuta do documento, de acordo com o padrão

estabelecido;

C. Submissão da minuta ao comentário dos colaboradores

envolvidos e, se aplicável, realizar as alterações necessárias;

D. Solicitação da análise crítica do documento. Se necessário

realizar as correções sugeridas e solicitação da aprovação do

documento.




2- Análise Crítica:2- Análise Crítica:

Análise do documento e emissão de comentários, quando

necessário; Execução e/ou acompanhamento das

atividades descritas no documento visando garantir que

as alterações sejam válidas;

Envio da análise do documento ao elaborador.




3- Aprovação:3- Aprovação:

Análise do documento, considerando a pertinência da descrição;

Caso haja a necessidade de aprimoramento, encaminha ao

elaborador para as devidas alterações;

Nova análise do documento considerando As alterações encaminhadas

ao elaborador;

Caso o documento esteja adequado, realizar a aprovação.




RegistrosRegistros

É um documento gerado com a função de comprovar como determinada atividade

foi desenvolvida. Diretrizes básicas:

• A empresa deve estabelecer e manter procedimentos documentados para

identificar, coletar, armazenar, manter, dispor e reter os registros da qualidade,

• Arquivar, armazenar, manter, dispor e reter os registros da qualidade,

• Os registros da qualidade devem estar prontamente recuperáveis e devem ser

armazenados em local apropriado,

• Deve existir uma sistemática que permita a verificação da responsabilidade e

autoridade sobre os registros emitidos e a interação entre as áreas da

empresa,

• Os registros da qualidade devem ser protegidos contra danos ou deteriorização,

• Os tempos de guarda devem ser estabelecidos e cumpridos.



FDAFDAE x e r c í c i o

1.1. Individual - Fazer um levantamento sobre a Individual - Fazer um levantamento sobre a

situação atual do sistema de documentação em situação atual do sistema de documentação em

sua empresa sua empresa

2.2. Em Grupo – Propor uma melhoria, com base nos Em Grupo – Propor uma melhoria, com base nos

requisitos da Norma, para o sistema de cada requisitos da Norma, para o sistema de cada

membro do grupo membro do grupo

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