Aula 01 de 07 - Organização e Técnica Comercial (17-05-10)

Organização e Técnica Comercial

Adm. Dheymia Araújo de Lima

Aula 01: 17/05/2010


Introdução – Pág. 02F

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Introdução – Pág. 02

Teoria Estruturalista da Administração• “O todo não é de nenhuma maneira a soma de

suas partes...Há estrutura quando elementos são reunidos numa totalidade e quando as propriedades dos elementos dependem inteiramente ou parcialmente desses caracteres da totalidade ”.



Teoria Estruturalista da Administração• “Para os estruturalistas a sociedade moderna

e industrializada é uma sociedade de organizações, das quais o homem passa a depender para nascer, viver e morrer”.


Exemplos de Organizações



Teoria Estruturalista da Administração• “As organizações são concebidas como

unidades sociais (ou agrupamentos humanos) intencionalmente construídas e reconstruídas, a fim de atingir objetivos específicos”.



Sistemas, Organização e Métodos (O&M)• “Organização da empresa é a ordenação e o

agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados específicos”.

• “A estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa e deve ser delineada de acordo como os objetivos e estratégias estabelecidas”



Teoria Clássica:• Elementos da estrutura organizacional:

• Divisão do trabalho: dividir trabalhos maiores em trabalhos menores (tarefas).

• Especialização: conseqüência da divisão do trabalho, cada cargo passa a ter tarefas específicas e especializadas.

• Hierarquia: Divide a organização em níveis de autoridade.



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002 Estratégico (nível institucional)

Tático (nível gerencial)

Operacional (nível técnico)

Diretores

Gerentes e Chefes

Supervisores e executoresOperações

Planos

Decisões

Os três níveis Organizacionais:



Teoria Clássica:• Elementos da estrutura organizacional:

• Autoridade: o poder de comandar os outros para que executem ou não algo de maneira adequada para realização de objetivos.

• Responsabilidade: O dever de desempenhar a tarefa para qual se foi designado.


Conceito de Organização – Pág. 03

Teoria do desenvolvimento organizacional (DO):• Organização: “uma organização é a

coordenação de diferentes atividades de contribuintes individuais com a finalidade de efetuar transações planejadas com o ambiente”.



Teoria do desenvolvimento organizacional (DO):• Organização informal: “necessidade do

indivíduo de conviver com os demais seres humanos”.

• Mudança: “capacidade de adaptação com as condições básicas de sobrevivência.”



Teoria do desenvolvimento organizacional (DO):• “As pessoas são contribuintes das

organizações e não apenas estão incluídas nas organizações.”

• “Uma organização deve ser estruturada e dinamizada em função do ambiente em que opera.”



Noções utilizadas:• 1 - divisão do trabalho;• 2 - pessoas como contribuintes (varia em função das

diferenças individuais e do sistema de recompensas)• 3 - existência de um ambiente condiciona a existência

e sobrevivência da organização O DO adota uma posição antagônica aos

sistemas tradicionais (mecânicos) defendendo as organizações como sistemas orgânicos.



Teoria do desenvolvimento organizacional (DO):• “Os sistema mecânicos ou mecanísticos são

sistemas fechados típicos do sistema tradicional.”

• “Os sistemas orgânicos são sistemas abertos e flexíveis defendidos pelo DO.”



Sistemas Mecânicos Sistemas Orgânicos Ênfase exclusivamente individual e

nos cargos da organização. Ênfase nos relacionamentos entre e

dentro dos grupos. Relacionamento do tipo autoridade

– obediência. Confiança e crença recíprocas.

Rígida adesão à delegação e à responsabilidade dividida.

Interdependência e responsabilidade compartilhada.

Rígidas divisão do trabalho e supervisão hierárquica.

Participação e responsabilidade multigrupal.

Tomada de decisões centralizada. Tomada de decisões descentralizada.

Controle rigidamente centralizado. Amplo compartilhamento de responsabilidade e de controle.

Solução de conflitos por meio de repressão, arbitragem e/ou hostilidade.

Solução de conflitos através de negociação ou de solução de problemas.

Diferenças entre sistemas mecânicos e orgânicos:


Diferença entre Administração e Organização – Pág. 04

Teoria Clássica• Administração: conjunto de processos

entrosados e unificados, abrangendo aspectos que a organização por si só não envolveria.

• As funções administrativas coordenam as demais funções da empresa, pairando acima delas.



Teoria Clássica• Funções

Administrativas:

•POC3

Planejamento Organização Comando Coordenação Controle



Planejar - Estabelece os objetivos da empresa, especificando a forma como serão alcançados. Serve de base diretora à operacionalização das outras funções.

Organizar - É a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido.

Comandar - Faz com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas.

Coordenar - A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a empresa, almejando as metas traçadas.

Controlar - Controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera.



Teoria Neoclássica• Funções

Administrativas:

•PODC

Planejamento Organização Direção Controle


PlanejamentoPlanejamento OrganizaçãoOrganização

- Dividir o trabalho- Designar as atividades- Agrupar as atividades em órgãos e cargos- Alocar os recursos- Definir autoridade e responsabilidade

- Dividir o trabalho- Designar as atividades- Agrupar as atividades em órgãos e cargos- Alocar os recursos- Definir autoridade e responsabilidade

- Designar as pessoas- Coordenar os esforços- Comunicar- Motivar- Liderar- Orientar

- Designar as pessoas- Coordenar os esforços- Comunicar- Motivar- Liderar- Orientar

DireçãoDireção ControleControle

- Definir os padrões- Monitorar o desempenho- Avaliar o desempenho- Ação corretiva

- Definir os padrões- Monitorar o desempenho- Avaliar o desempenho- Ação corretiva

-Estratégia global- Formular objetivos- Definir os planos para alcançá-los- Programar as atividades

-Estratégia global- Formular objetivos- Definir os planos para alcançá-los- Programar as atividades




A organização abrange somente o estabelecimento da estrutura e da forma, sendo, portanto, estática e limitada.

A partir daqui, a palavra organização passa a ser usada com dois significados diferentes.• I – Organização como uma entidade social;• II – Organização como função administrativa.


Fases da Organização – Pág. 04

Teoria do Desenvolvimento Organizacional (DO):• Ciclos de vida da organização

• As organizações assumem diferentes formas organizacionais em diferentes ambientes e em diferentes épocas. Mais do que isso, as organizações, durante sua existência, percorrem cinco fases bastante distintas.


Fases da Organização – Pág. 04, 05

ASPECTOS FASE 1:PIONEIRA

FASE 2:EXPANSÃO

FASE 3:REGULAMENTAÇÃO

FASE 4:BUROCRATIZAÇÃO

FASE 5:REFLEXIBILIZAÇÃO

META DA GERÊNCIA Produção e venda

Expansão do mercado

Eficiência das operações

Consolidação da organização

Inovação

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

Organização informal

Descentralizada e Geográfica

Centralizada funcional

Rígida e centralizada

Desenvolvimento e equipes

ESTILO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

Individualista e empresarial

Delegativo Diretivo Observador Participativo

SISTEMA DE CONTROLE

Resultados do mercado

Relatórios e centros de lucro

Modelos e centros de custo

Planos e centros de investimentos

Metas múltiplas dirigidas

TIPO DE REMUNERAÇÃO DA GERÊNCIA

Posse Gratificações individuais

Salários e merecimentos aumentados

Participação nos lucros

Gratificações por equipe


Atividade Prática

Com as figuras o grupo deverá montar um quadrado.


Solução

Agora usem as figuras e montem o quadrado conforme esta solução.


Tipos de Organização – Pág. 06

Organização Linear

O P E R Á R IO

M E S TR E D EP R O D U Ç Ã O

M E C Â N IC O

M E S TR E D EM E N U TE N Ç Ã O

M E S TR EG E R A L


Características da Organização Linear – Pág. 05

Autoridade linear ou única;

Comunicação formal; Centralização das

decisões; Aspecto piramidal.

O P E R Á R IO


M E C Â N IC O


M E S TR EG E R A L


Vantagens da Organização Linear – Pág. 06

Estrutura simples é de fácil compreensão; Facilidade de implementação; Delimitação clara das responsabilidades; É bastante estável graças a centralização

do poder e do controle.


Desvantagens da Organização Linear – Pág. 06

A rigidez e a inflexibilidade da organização linear dificulta a inovação;

Pode se tornar autocrática pela centralização do poder; A unidade de comando torna os chefes generalistas, o

que pressupõe a existência de chefes capazes de saber tudo;

Problemas na comunicação:• A comunicação está sujeita a intermediários e a distorções no

deu tráfego;• O monopólio das comunicações pode provocar

congestionamento na mesa dos chefes e, no caso de sua ausência, a paralisação de toda a área;


Desvantagens da Organização Linear – Pág. 06

Quando havia um problema de manutenção o operário comunicava ao mestre de produção, que comunicava ao mestre geral, que comunicava ao mestre de manutenção, que comunicava ao mecânico. O P E R Á R IO


M E C Â N IC O


M E S TR EG E R A L


Esfera de aplicação da Organização Linear – Pág. 06

Quando a organização for pequena; Quando as organizações estiverem nos estágios

iniciais (nova); Quando a organização tiver vida curta (projeto); Quando as tarefas forem repetitivas e não

exigirem executivos especialistas (simples).


Organização Funcional – Pág. 07

O P E R Á R IO


M E C Â N IC O


M E S TR EG E R A L


Característica da Organização Funcional – Pág. 07

Autoridade funcional ou dividida;

Linhas diretas de comunicação;

Descentralização das decisões;

Ênfase na especialização.

O P E R Á R IO


M E C Â N IC O


M E S TR EG E R A L


Vantagens da Organização Funcional – Pág. 07

A especialização permite que cada órgão concentre-se em sua função gerando maior eficiência;

Permite uma supervisão técnica; Desenvolve uma comunicação direta sem

intermediários ou necessidade de seguir canais formais; mais rápida e menos sujeita a distorções;

Divisão entre quem pensa e quem faz.


Vantagens da Organização Funcional – Pág. 07

Quando havia um problema de manutenção o operário comunicava ao mestre de manutenção, que comunicava ao mecânico. O P E R Á R IO


M E C Â N IC O


M E S TR EG E R A L


Desvantagens da Organização Funcional – Pág. 07

Perda da autoridade de comando caracterizada pela dificuldade de órgãos superiores em comandar os de níveis mais baixo;

Subordinação múltipla: nem sempre os órgãos sabem exatamente a quem recorrer para resolver determinados problemas, gerando, assim, indeterminação das responsabilidades;

Tendência à concorrência entre os especialistas: a tendência em impor seu pondo de vista à organização leva a perda da visão holística;

Confusão quanto aos objetivos: a perda da visão do conjunto pode levar a multiplicidade de objetivos.


Desvantagens da Organização Funcional – Pág. 07

PRODUÇÃO:

MARKETING:

FINANCEIRO:

Vocês sabem, nada acontece aqui até que se produza alguma coisa;

Errado, nada acontece aqui até que se venda alguma coisa;

Errado de novo, nada acontece aqui até que se contabilize os lucros

Problemas:


Esfera de aplicação da Organização Funcional – Pág. 08

Quando a organização tiver uma equipe de especialistas bem entrosada;

Quando a organização delegar, durante um certo período de tempo, a algum órgão especializado autoridade funcional sobre os demais.


Organização Linha-Staff – Pág.08

DiretorDiretor

GerenteGerenteStaffStaff

AssessoriaAssessoria ExecuçãoExecução


Critérios de distinção entre Linha e Staff - Pág. 08

Relacionado aos objetivos: todas as atividades relacionadas ao objetivo principal da organização, ou atividades-fins, serão de linha; enquanto que as demais serão de staffs, ou atividades-meio;

Órgãos executores ou operacionais pertencem a linha;

Órgãos de apoio ou consultores pertencem ao staff.


Características da Organização Linha Staff – Pág. 08

Mais utilizada forma de organização; Resultado da combinação de dois tipos de

estruturas: linear e funcional, com predomínio da primeira.

Busca incrementar suas vantagens (mantêm o princípio da autoridade única) e reduzir suas desvantagens (assegura assessoria especializada)

Coexistência entre as linhas formais e as linhas diretas de comunicação.


Características da Linha e do Staff

Aspectos

Papel Principal

Atuação

Tipo de Atividade

Responsabilidade

Exemplo

Staff

É quem assessora

É quem dá consultoria e assistência

Recomendação AlternativasTrabalho de gabinete

Pelo planejamento e pelas sugestões

Gerente de Staff

Linha

É quem decide

É quem cuida da execução

Comando AçãoTrabalho de campo

Pela operação e pelos resultados

Gerente de Departamento


Estrutura Linear Estrutura Linha-Staff

Comparativo entre Estrutura Linear e Linha-Staff

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Diferenças entre Estrutura Linear,Funcional e Linha-Staff

Estrutura Linear Estrutura Funcional Estrutura Linha-Staff

Diretor Diretor Diretor

Gerente Gerente Gerente Gerente Staff Gerente

Execução Execução Execução Execução Assessoria Execução

Predomínio da Predomínio da Predomínio daAutoridade Linear Autoridade Funcional Autoridade Linear e

Autoridade Funcional


Vantagens da Organização Linha Staff – Pág. 09

A assessoria especializada não pode interferir nos órgãos em que presta serviços, mantendo-se, dessa forma, o princípio da autoridade única;

Atividade conjunta entre os órgãos: enquanto os de linha se dedicam as atividades básicas, os de staffs responsabilizam-se pela execução de serviços especializados. Dessa forma cada órgão atua na sua especialidade.


Desvantagens da Organização Linha Staff – Pág. 09

Possibilidade de conflitos: o assessor tem geralmente melhor formação, enquanto que o gerente de linha tem mais experiência, o que predispõe a uma rejeição de idéias;

O assessor pode alegar que o seu projeto falhou por que foi mal executado e, por sua vez, o gerente de linha pode alegar que era teórico demais.

A assessoria representa custos elevados à empresa, o que pode levar ao assessor a apresentar projetos em quantidade a fim de justificarem seus custos.

Ao recomendar, o assessor não tem responsabilidade sobre os resultados.


Esfera de aplicação da Organização Linha Staff – Pág. 09

A organização Linha-Staff tem sido a mais amplamente e utilizada forma de organização. Se considerarmos que os especialistas podem incorporar-se à organização, quando seus serviços são necessários e podem ser obtidos a um custo razoável, é evidente que isto é altamente desejável, desde que estes especialistas não interfiram nas linhas de autoridade dos órgãos aos quais prestarão assessoria.


Teoria da Organização – Pág. 10

Os autores neoclássicos dão algumas pinceladas adicionais no conceito de organização formal sob este ponto de vista:• a organização consiste em conjunto de

posições funcionais e hierárquicas, conjunto este orientado para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços.


Divisão do Trabalho – Pág. 10

Divisão do trabalho corresponde à especialização de tarefas com funções específicas, com finalidade de dinamizar e otimizar a produção industrial. Esse processo produz eficiência e rapidez ao sistema produtivo.

A divisão do trabalho faz com que o trabalhador adquira, com a tarefa repetitiva, uma agilidade maior e com isso fique “treinado” na execução de seus movimentos, provocando assim uma diminuição no tempo gasto, o resultado é o aumento da produção em todo período de trabalho.


Divisão do Trabalho – Pág. 10

Método Cartesiano (Filósofo René Descartes)• Princípio da análise ou de decomposição –

Dividir o problema pôr partes, e resolve-las cada um, separadamente.

• Princípio da síntese ou composição – Compor as soluções parciais para solução do problema.


Especialização – Pág. 11

Cada órgão passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas.

Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduz-se os períodos de aprendizagem e qualificação, facilitando o remanejamento de funcionários, permitindo melhorias de métodos de incentivo no trabalho e, decididamente, aumentando a produtividade.


Hierarquia – Pág. 11

Toda organização necessita de uma estrutura hierárquica para dirigir as operações dos níveis que lhe estão subordinados, onde os superiores têm autoridade sobre os inferiores.



DiretoresDiretores

Gerentes ou Chefes

Gerentes ou Chefes

Gerentes ou Chefes

Gerentes ou Chefes

Supervisores ou executores








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Autoridade é poder de comandar outros para que executem ou deixem de executar algo, da maneira considerada, como adequada para realização dos objetivos do órgão.

A responsabilidade por outro lado, significa o dever de desempenhar a atividade, para qual a pessoa foi designada, é inversamente proporcional ao grau de autoridade.

A autoridade é o fundamento da responsabilidade.


Hierarquia – Pág. 12, 13

Delegação é o processo de transferir autoridade e responsabilidade para posições inferiores na hierarquia.

Retroação significa linhas abertas de comunicação como o subordinado para responder questões e proporcionar orientação, mas sem exercer controle.


Distribuição da autoridade e da responsabilidade – Pág. 13

A hierarquia da organização formal representa a distribuição da autoridade e da responsabilidade entre os diversos níveis da estrutura.

A generalidade do direito de comandar diminui à medida que se vai do alto para o baixo na estrutura hierárquica.


Distribuição da autoridade e da responsabilidade – Pág. 13

Estratégico (nível institucional)

Tático (nível gerencial)

Operacional (nível técnico)

Diretores

Gerentes e Chefes

Supervisores e executores

Operações

Planos

Decisões

Pirâmide do poder


Áreas de autoridade – Pág. 13

DiretoresDiretores

GerentesGerentes

ChefesChefes

SupervisoresSupervisores

ExecutoresExecutores

Amplitude média estreita:


Áreas de autoridade – Pág. 13

Amplitude média larga:

DiretoresDiretores

Gerentes ou Chefes

Gerentes ou Chefes

Gerentes ou Chefes

Gerentes ou Chefes









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