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CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS MARIA IZABEL DE MORAIS PONTE AUDITORIA NO DEPARTAMENTO DE PESSOAL DE UMA EMPRESA PARA EVITAR PROCESSOS TRABALHISTAS FORTALEZA - CEARÁ 2013
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CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ
FACULDADE CEARENSE
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
MARIA IZABEL DE MORAIS PONTE
AUDITORIA NO DEPARTAMENTO DE PESSOAL DE
UMA EMPRESA PARA EVITAR PROCESSOS
TRABALHISTAS
FORTALEZA - CEARÁ
2013
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MARIA IZABEL DE MORAIS PONTE
AUDITORIA NO DEPARTAMENTO DE PESSOAL DE UMA EMPRESA PARA
EVITAR PROCESSOS TRABALHISTAS
Monografia apresentada ao Curso de Ciências
Contábeis da Faculdade Cearense, como
requisito parcial para a obtenção do título de
Bacharel.
Orientadora: Prof.ª Dr.ª Márcia Maria Machado
Freitas
FORTALEZA - CEARÁ 2013
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DEDICATÓRIA
Dedico esta monografia à minha filha pelos anos que fiquei ausente nas noites de aula, ao meu marido que me fez acreditar que eu seria capaz e que nos momentos que pensei em desistir, ele me incentivou a continuar. Sem vocês eu não conseguiria!
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“Deus nos concede o privilégio de trabalhar, a fim
de agir por nós mesmos, e para que tenhamos a
bênção de substituir aqueles que ainda não
entendem a felicidade de trabalhar.”
Emmanuel (Gotas de Paz)
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RESUMO
As constantes alterações no direito do trabalho e a busca das organizações em acompanhá-las, torna o departamento de pessoal um setor fundamental nas empresas que procuram obter um relacionamento saudável com seus colaboradores e, principalmente com a justiça do trabalho. Rotinas e procedimentos complexos fazem parte do dia-a-dia do departamento de pessoal, o que faz com que os empresários precisem se certificar de que as informações prestadas estejam de acordo com a legislação trabalhista, para tanto se utiliza de uma ferramenta muito importante nos dias de hoje que é a auditoria. Desta forma, este trabalho teve como objetivo analisar a importância da auditoria no departamento de pessoal de uma empresa para evitar processos trabalhistas por meio de uma pesquisa bibliográfica e de um estudo de caso em uma indústria de medidores de água, onde foram acompanhados os trabalhos do setor de auditoria no departamento de pessoal da referida empresa. O resultado demonstra a relevância da auditoria na prevenção de processos trabalhistas por intermédio de não – conformidades encontradas no decorrer da auditoria.
Palavras Chave: Direito do Trabalho, Departamento de Pessoal, Auditoria, Processos Trabalhistas.
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ABSTRACT
The frequent changes in employment´s law and the research of the organizations to follow them, makes the personnel department a key sector in companies looking to have a healthy relationship with its employees and especially with the labor justice. Routine and complex procedures are part of day-to-day personnel department, what makes entrepreneurs need to make sure that the information disclosed is in accordance with the labor laws, for such they use a very important tool nowadays that is auditing. Therefore, this study aimed to analyze the importance of the audit in the personnel department of a company to avoid labor processes through a literature search, followed by a case study in an water meters industry, which were accompanied by the work of the audit sector personnel department of the company. The result demonstrates the importance of audit in the prevention of labor through non-conformances found during the audit.
Keyword: Employment Law, Personnel Department, Audit, Labor Processes.
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO........................................................................................ 10
1.1 Problematização................................................................................... 12
1.2 Objetivos............................................................................................... 12
1.3 Justificativa........................................................................................... 13
1.4 Metodologia.......................................................................................... 14
2 RELAÇÕES TRABALHISTAS................................................................ 15
2.1 Contrato de trabalho ............................................................................ 16
2.2 Jornada de trabalho.............................................................................. 18
2.3 Evolução das relações de trabalho....................................................... 20
2.4 Rotinas e procedimentos de departamento de pessoal e legislação trabalhista.............................................................................................. 23
2.4.1 Admissão de empregados.................................................................. 24
2.4.2 Folha de pagamento.......................................................................... 26
2.4.2.1 Proventos........................................................................................
2.4.2.1.2 Salário..........................................................................................
2.4.2.1.3 Hora extra....................................................................................
2.4.2.1.4 Adicional de insalubridade.......................................................
2.4.2.1.5 Adicional de periculosidade......................................................
2.4.2.1.6 Adicional noturno.......................................................................
2.4.2.1.7 Salário família...........................................................................
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2.4.2.2 Descontos.......................................................................................
2.4.2.2.2 Instituto nacional de seguro social (INSS).............................
2.4.2.2.3 Imposto de renda........................................................................
2.4.2.2.4 Contribuição sindical.................................................................
2.4.2.2.5 Adiantamentos............................................................................
2.4.2.2.6 Faltas e atrasos...........................................................................
2.4.2.2.7 Vale transporte............................................................................
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2.4.3 Férias................................................................................................. 36
2.4.4 13º Salário......................................................................................... 38
2.4.5 Rescisão de contrato........................................................................ 39
2.4.5.1 Rescisão por pedido de dispensa antes de completar um ano de serviço............................................................................................. 39
2.4.5.2 Rescisão por pedido de dispensa com mais de um ano de
40
8
serviço............................................................................................
2.4.5.3 Rescisão por dispensa sem justa causa antes de completar um ano de serviço....................................................................................... 40
2.4.5.4 Rescisão por dispensa sem justa causa por mais de um ano de serviço............................................................................................ 40
2.4.5.5 Rescisão por término do contrato de experiência.......................... 40
2.4.5.6 Rescisão antecipada do contrato de experiência pelo empregador 41
2.4.5.7 Rescisão por iniciativa do empregado no contrato de experiência 41
2.4.5.8 Rescisão por justa causa................................................................ 41
2.4.6 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED........ 43
2.4.7 Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS........................... 44
2.4.8 Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)................................. 47
2.4.9 Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)............... 48
2.4.10 Alterações na legislação trabalhista................................................ 49
2.5 Relação da auditoria nas organizações................................................ 50
2.6.1 Auditoria de departamento de pessoal.............................................. 52
2.6.2 Auditoria de folha de pagamento....................................................... 52
3 METODOLOGIA..................................................................................... 55
3.1 Escolha do tema................................................................................... 55
3.2 Tipos de pesquisa................................................................................. 56
3.2.1 Pesquisa exploratória........................................................................ 56
3.2.2 Pesquisa descritiva............................................................................ 57
3.2.3 Abordagem qualitativa....................................................................... 57
3.2.4 Pesquisa bibliográfica........................................................................ 57
3.3 Universo e amostra.............................................................................. 58
3.4 Coleta e análise dos dados.................................................................. 59
4 ESTUDO DE CASO ............................................................................... 60
4.1 Caracterização da empresa................................................................. 60
4.2 Procedimentos de auditoria................................................................... 60
4.2.1 Auditoria de contrato de trabalho..................................................... 60
4.2.2 Auditoria de jornada de trabalho...................................................... 61
4.2.3 Auditoria de admissão .................................................................... 63
4.2.4 Auditoria de folha de pagamento..................................................... 63
4.2.5 Auditoria de férias........................................................................... 65
4.2.6 Auditoria de rescisão....................................................................... 66
9
4.2.7 Auditoria no CAGED....................................................................... 66
4.2.8 Auditoria no FGTS........................................................................... 67
4.2.9 Auditoria de RAIS............................................................................ 67
4.2.10 Auditoria de DIRF............................................................................ 67
4.3 Análise nos relatórios de auditoria....................................................... 68
5 CONCLUSÃO......................................................................................... 69
REFERÊNCIAS.......................................................................................... 71
ANEXO....................................................................................................... 74
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1 INTRODUÇÃO
As constantes alterações da legislação trabalhista, motivo pelo qual a
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) atual difere em muito da original, e a
complexidade das relações dos colaboradores com as empresas e de todas as
personalidades com os órgãos da administração pública, faz do Departamento de
Pessoal um elemento fundamental e dinâmico na estrutura da empresa moderna.
Sua função é quase pública, pois, entre outras tarefas, procede a
recolhimentos de natureza tributária pelo sistema de autolançamento, como as
contribuições de previdência e depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de
Serviço (FGTS) ou, presta informações vitais para o rumo de conturbada economia
nacional como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) ou, ainda,
encaminha cumprimento das normas de higiene e segurança do trabalho tal como
na organização da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA).
Inúmeros são os desgastes entre empregados e empregadores, causados
principalmente pelo desconhecimento das leis que regulamentam e disciplinam o
trabalho assalariado no País: ora é o gestor que interpreta incorretamente
determinada norma – estimulando dessa forma o empregado a recorrer aos
tribunais, em busca de seus direitos, para que seja indenizado dos danos sofridos –
ora é o próprio empregado que se desentende com o empregador, por estar convicto
de que tem direito a algo que, na realidade, a lei não prevê – recorrendo aos
tribunais em busca de um direito que não existe, perdendo tempo e dinheiro.
Quando há um conflito entre interesses, a solução estará no Direito do
Trabalho, que traça linha de conduta a ser adotada pelas partes, observando os
direitos de cada um, para manter a ordem social.
O governo passou a usar das ferramentas da tecnologia, transformou
documentos impressos em arquivos eletrônicos; cruzou automaticamente
informações que antes demoravam meses para ser conferida. Ficou cada vez mais
rápido para o governo identificar erros ou fraudes por parte das empresas, o que
gera multas e outras punições, como por exemplo: empresas com restrições no
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Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) deixa de participar de licitações e
consequentemente são prejudicados financeiramente.
As empresas perceberam que estava cada vez mais difícil seguir
corretamente a legislação trabalhista vigente, pois os custos com multas e
processos trabalhistas estavam levando muitas empresas à falência. Então
passaram a se preocupar mais com os procedimentos trabalhistas executados pelo
departamento de pessoal e as declarações que o setor prestava para governo.
O proprietário da empresa não conseguiu acompanhar as mudanças da
legislação e continuar verificando de perto o que acontecia no setor. Passou a deixar
o setor na responsabilidade dos colaboradores, que deveriam realizar as rotinas
conforme previsto na CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.
Este cenário faz com que as organizações busquem garantir cada vez
mais a exatidão de seus procedimentos internos tornando-se oportuno que elas
utilizem os serviços de auditoria para diagnosticar as informações que não estão em
conformidade com a legislação vigente, evitando possíveis processos judiciais.
O Presente trabalho está dividido em seis capítulos:
No capítulo um será abordada a introdução, a problemática, os objetivos,
a justificativa e metodologia.
No capítulo dois trará a evolução das relações de trabalho e da auditoria
nas organizações, auditoria no departamento de pessoal, rotinas e procedimentos
do departamento de pessoal e legislação trabalhista.
No terceiro capítulo abordar-se-á a metodologia utilizada para
desenvolver este trabalho.
No capítulo quatro será demonstrada a auditoria do departamento de
pessoal de uma indústria de medidores de água.
No quinto capítulo far-se-á a conclusão, após as referencias e anexos.
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1.1 Problematização
As organizações são responsáveis pelas informações trabalhistas
prestadas ao fisco, que geralmente são geradas pelo departamento de pessoal da
empresa, e fica a cargo do fisco verificar a exatidão destas informações.
A falta de conhecimento da legislação trabalhista por parte das pessoas
que trabalham no setor de pessoal pode fazer com que a interpretação dos mesmos
seja erronia e consequentemente levar os empregados a buscar acertos com a
empresa e caso não atenda as expectativas, os empregados podem vir a procurar a
justiça para saber sobre seus direitos, gerando processos trabalhistas que oneram
os custos para os empregadores.
Para que a empresa possa garantir a confiabilidade das informações
prestadas, esta pode efetuar uma auditoria interna, de forma a aperfeiçoar o serviço,
bem como estabelecer o que está de acordo ou o que precisa ser melhorado para
estar em conformidade com as exigências legais.
Diante do exposto tem-se o seguinte questionamento: Como a Auditoria
pode contribuir para evitar processos trabalhistas?
1.2 Objetivos
Geral
Analisar a contribuição da Auditoria no Departamento de Pessoal de uma
empresa para evitar processos trabalhistas.
Específicos
Dissertar sobre procedimentos internos de Departamento de Pessoal.
Descrever como a Auditoria pode garantir a exatidão dos procedimentos
internos.
Analisar as alterações na legislação trabalhista
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1.3 Justificativa
Justifica-se a escolha desse tema, como sendo um assunto que deve ser
aprofundado, e assim conhecer a importância que a auditoria tem para a exatidão
das informações e prevenção de reclamações trabalhistas, pois quanto maior for à
clareza nas informações divulgadas, melhor será a relação de empregado e
empregador, evitando assim possíveis processos judiciais.
Na rotina dos procedimentos do departamento de pessoal a empresa tem
que estar ciente da legislação trabalhista em vigor, pois existe a necessidade da
confiabilidade das informações prestadas, até mesmo porque envolve o direito dos
empregados. Segundo Santos (2005b apud Oliveira, Amaury Gonçalves de, 2010,
p.6) informa que:
[...] cabe ao Departamento de Pessoal possuir os conhecimentos pertinentes sobre ficha de registro de empregados, carteira de trabalho, anotações na carteira de trabalho, contrato de experiência, declaração de dependentes para fins de imposto de renda, cartão ponto ou livro de ponto, ficha de salário família, termo de responsabilidade de salário-família, folha de pagamento, proventos, descontos, 13º salário, jornada de trabalho, férias, rescisão de contrato de trabalho, prazo para pagamento da rescisão, entre outros.
Erros em qualquer que seja a rotina, podem levar os colaboradores a
procurar primeiramente à organização e em caso de não chegarem a um acordo,
buscar a justiça do trabalho com ações trabalhistas e acarretar gastos que possam
comprometer o lucro da empresa. Por isso a importância de identificar esses erros
com agilidade, para haver as correções, antes de possíveis processos trabalhistas
ou fiscalizações do governo.
Sendo assim, a empresa que anseia estar de acordo com a lei trabalhista,
pode valer-se de serviços de auditoria como uma ferramenta para diagnosticar as
informações que não estão de acordo com a legislação e as práticas trabalhistas.
É neste sentido que a presente pesquisa tem o propósito de contribuir
para o entendimento sobre a auditoria de Departamento de Pessoal nas
organizações, pois quanto maior for a clareza nas informações divulgadas, melhor
será a relação de colaborador e empregador, evitando assim possíveis processos
trabalhistas.
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1.4 Metodologia
Neste trabalho será utilizada pesquisa bibliográfica que possuiu o caráter
exploratório, cujo objetivo foi inteirar-se dos principais conceitos através de consultas
e análises criticas a livros que discorrem sobre o tema abordado neste trabalho,
além de pesquisa documental englobando:
Pesquisas a documentos físicos (livros, textos, artigos, revistas,
publicações e entre outros);
Pesquisa virtual com a utilização dos recursos disponíveis na internet
mediante consulta a sites relacionados ao assunto pesquisado.
Para Severino (2013, p. 122): “A pesquisa bibliográfica é aquela que se
realiza a partir do registro disponível, decorrente de pesquisas anteriores, em
documentos impressos, como livros, artigos, teses etc.”
Realizou-se um estudo de caso em uma Indústria de medidores de Água,
que no qual foi dado o nome fictício de Medição de Água S/A.
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2 RELAÇÕES TRABALHISTAS
A abordagem tradicional enfocando as relações de trabalho tem sua
gênese no modelo escravocrata, porém, no escopo do desenvolvimento do presente
capítulo, busca-se apresentar o enfoque mais próximo das atuais condições que
permeiam o binômio empregador x empregado. É sob essa ótica que se erigiu a
revolução industrial como marco referencial para o tema ora abordada.
As relações de trabalho vêm desde o período da escravidão, porém é na
revolução industrial que passou a ser intensificada a relação entre empregador e
empregado. Tendo em vista que na época da escravidão os escravos não tinham
direitos, apenas obrigações.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), empregador
é “a empresa individual ou coletiva que assumindo da atividade econômica, admite,
assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço” e, empregado é “toda pessoa
física que prestar serviço de natureza não eventual a empregador, sob a
dependência deste e mediante salário”.
Empregador e empregado tem direitos e deveres, que estão em constante
mudança, como é o caso da CLT que já sofreu bastante alteração desde sua
publicação até os dias de hoje. Esses direitos e deveres devem ser compreendidos
e cumpridos rigorosamente por ambos. Já para Aristeu (2012, p. 1):
As relações estabelecidas entre empregador e empregado são de natureza econômico-social: enquanto o empregador atualmente, em face dos anseios sociais, proporciona, além do salário, benefícios extra salarial e também perspectivas de desenvolvimento profissional, o empregado, por sua vez, se compromete a dar o melhor de si, não apenas em trabalho, mas também participando da vidada organização, com dedicação, lealdade e vontade de progredir profissionalmente. Assim, os direitos e obrigações de ambos vão sendo compreendidos e cumpridos.
É necessário que fique claro para ambas as partes os seus direitos e
obrigações, pois caso algum desses não seja interpretado corretamente por alguma
parte, acarretará em prejuízo, que também poderá ser financeiro, na relação firmada
entre os mesmos. E para resolver esses impasses existe o Direito do Trabalho.
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Para deixar claros os objetivos da relação do empregador e o empregado,
é firmado um contrato de trabalho as quais as partes ficam cientes dos direitos e
obrigações. Direitos esses que pode ser alterado de acordo com cada momento
histórico buscando atender os interesses da sociedade.
Segundo o artigo 442 da consolidação das leis do trabalho, contrato
individual de trabalho é “O acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de
emprego”.
Existem vários tipos de contrato de trabalho, dentre eles: O por prazo
determinado, no qual já existe a previsão do fim do contrato e o contrato por prazo
indeterminado, que não existe previsão de fim do mesmo. É no contrato de trabalho
que constam o trabalho que será executado pelo empregado, o horário e a
remuneração que receberá em contrapartida pelos serviços. Como também constam
os direitos e deveres do empregador.
Cada contrato de trabalho tem suas particularidades que a legislação
trabalhista prevê. Abordaremos profundamente abaixo o assunto.
2.1 Contrato de trabalho
Contrato de trabalho é o acordo feito entre empregador e empregado
referente o serviço executado pelo empregado e o valor que o empregador pagará
por esse serviço. A Consolidação das Leis do Trabalho – CLT define o contrato de
trabalho da seguinte maneira: “Art. 442. Contrato individual de trabalho é o acordo
tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego”.
A lei ampara vários tipos de contrato de trabalho, porém divididos em
duas condições: contrato por prazo determinado e contrato por prazo indeterminado.
Conforme Art. 443 da CLT: “O contrato individual de trabalho poderá ser acordado
tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou
indeterminado”.
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Contrato de trabalho por prazo determinado é o contrato que no ato da
assinatura, as partes já ficam cientes do fim do mesmo. Ele não poderá ultrapassar
dois anos e deverá atender as exigências da Lei para tal. O § 2º do Art. 443 da CLT
prevê as condições que a lei permite para o contrato por prazo determinado:
Art. 443. O contrato por prazo determinado só será válido em se tratando: a) de serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo; b) de atividades empresariais de caráter transitório; c) de contrato de experiência.
Alguns exemplos de contratos por prazo determinado são: Contrato de
Safra; Contrato de Atleta Profissional; Contrato de Obra Certa; Contrato de
Aprendizagem; Contrato de Experiência.
Já o contrato por prazo indeterminado corresponde ao contrato no qual as
partes não sabem no ato de sua assinatura, quando o mesmo terá fim. Geralmente
as empresas utilizam no ato da contratação o contrato de experiência, que poderá
ter no máximo 90 dias, tempo suficiente para o empregador se o profissional atende
as necessidades da empresa. Caso o colaborador permaneça na empresa após os
90 dias, automaticamente passará o contrato a ser por prazo indeterminado.
Para Gonçalves (2012, p. 78):
São inúmeras as formas e modalidades de contrato, sendo que todas deverão estar adstritas aos limites daquilo que a legislação vigente dispuser, bem como às orientações que a categoria sindical, a que o empregado fizer parte, assim determinar.
É preciso que o setor de departamento de pessoal tenha total
entendimento dos tipos de contratos para que o colaborador não venha a ser
contratodo por um regime que a lei não permite, e assim contrair multa para
organização.
A auditoria através de amostragem analisará aleatoriamente alguns
contratos de trabalho, e checará se os mesmos encontram-se de acordo com a
legislação vigente. E até mesmo, se constam as assinaturas das partes envolvidas.
A intenção é evitar futuras reclamações trabalhistas e garantir o cumprimento da
legislação trabalhista.
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2.2 Jornada de trabalho
Refere-se ao tempo que o empregado tem para exercer suas atividades,
limitados conforme Art. 58 da CLT: A duração normal de trabalho, para os
empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias,
desde que não seja fixado expressamente outro limite”.
A jornada mensal é de 220 horas, e semanal de 44 horas. Devendo entre
uma jornada e outra, ter um descanso de no mínimo 11 horas.
O empregado poderá trabalhar mais de oito horas diária, se firmado
acordo entre os empregados, empresa e ministério do trabalho. Nesse casso
trabalharia um pouco mais de oito horas na semana para não trabalhar 4 horas no
sábado. Pois se multiplicarmos 8 horas x 5 dias na semana, dariam 40 horas,
ficando 4 horas para completar a jornada semanal de 44 horas.
Para monitorar o cumprimento da lei, a CLT prevê para empresas com
mais de 10 empregados o controle de horas dos mesmos. Conforme § 2º do Art. 74
da CLT:
§ 2º – Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.
A intenção é verificar se os empregadores estão cumprindo a legislação
trabalhista como também, se estão pagando as horas extras conforme o trabalhado.
Mesmo assim muitas empresas manipulavam as anotações ou registros
eletrônicos, visando não pagar corretamente os direitos do trabalhador. Depois de
muitos casos na justiça do trabalho, foi decidido que seria criado um meio de registro
de ponto que não sofresse manipulação. E caso houvesse, essas seriam guardadas
na memória do equipamento para análise do ministério do trabalho em caso de
fiscalização ou denúncia.
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Portanto o Ministério do Trabalho e Emprego em 2009 regulamentou
através de portaria, o registro eletrônico de ponto no qual deveria seguir alguns
critérios conforme trecho abaixo da portaria:
Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto SREP.
Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto -SREP- é o conjunto de equipamentos e programas informatizados, destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho CLT, aprovada pelo Decreto Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.
A portaria na integra relaciona os procedimentos a serem adotadas pelas
empresas e fabricantes dos relógios de ponto. Dentre eles: Comprovante de Batida
de Ponto; Memória das alterações feitas pelo empregador; gerar arquivo fonte a ser
disponibilizado ao fiscal do trabalho em fiscalização.
Cabe ao setor de pessoal conhecer a legislação referente jornada de
trabalho e deixar o empregador a par de suas obrigações e punições. Porém muitas
vezes o setor de pessoal não consegue sensibilizar o empresário para os riscos
trabalhistas, cabendo à auditoria conhecer a jornada de trabalho da empresa, bem
como analisar os registros cuidadosamente, deixando a empresa ciente dos riscos
que a mesma corre em não cumprir a legislação.
Percebe-se que a relação entre empregador e empregado exige o
cumprimento de obrigações e direitos de ambas as partes. Direitos e obrigações
essas que vêm sendo alteradas constantemente.
As alterações na legislação trabalhista não vieram tão facilmente, foi
preciso muitas lutas por parte da classe trabalhadora para chegar aos direitos
adquiridos nos dias de hoje. Será abordada em seguida a trajetória que motivou as
conquistas trabalhistas alcançadas.
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2.3 Evolução das relações de trabalho
O principal momento das relações de trabalho se deu na revolução
industrial que aconteceu no século XIX na Inglaterra. As mudanças tecnológicas nos
processos de fabricação mudaram as condições de trabalho e de vida de muitos
trabalhadores.
A Revolução industrial representou um conjunto de mudança nos diversos
setores da economia e a transformou em capitalista. Nesse mesmo período a
sociedade passou a ser conhecida em duas classes: a burguesia que hoje seriam os
empregadores e o proletariado que seriam hoje o empregado.
Essas mudanças não foram fáceis de superar, principalmente para os
trabalhadores. Para Gorki (Companhia Editora Americana, p. 9):
Todos os dias, o apito pungente da fábrica, cortava o ar esfumaçado e pegajoso que envolvia o bairro operário e, obedientes ao chamado, seres sombrios, de músculos ainda cansados, deixavam seus casebres, acanhados e escuros, feito baratas assustadas. Sob o frio amanhecer, seguiam pela rua esburacada em direção às enormes jaulas de pedrada fábrica que os aguardava desdenhosa [...] Vozes sonolentas emitiam roucas saudações, palavrões dilaceravam, raivosamente, o ar. Mas eram diferentes sons que acolhiam os operários: pesadas máquinas em funcionamento, o resfolegar do vapor [...] O dia consumia-se na fábrica, suas máquinas sugavam de seus músculos toda a energia deque necessitavam. Mais um dia irremediavelmente riscado de suas vidas; o homem dera mais um passo em direção ao túmulo; mas ele antevia, apenas, o gozo imediato do descanso, as alegrias do bar repleto de fumaça e sentia-se satisfeito.
O capital e o trabalho eram dois fatores que representam o sistema
capitalista, que se desenvolveu com a liberação da mão-de-obra, o acumulo de capitais,
aperfeiçoamento de produção e ampliação dos mercados, principalmente externos.
Com a chegada do sistema capitalista os artesões do campo migraram
para as grandes cidades para conseguir trabalho e conseguir sobreviver, já que a
industrialização não deixava saída para os mesmos. Segundo Martins (1994, p. 6):
A desaparição dos pequenos proprietários rurais, dos artesãos independentes, a imposição de prolongadas horas de trabalho etc, tiveram um efeito traumático sobre milhões de seres humanos ao modificar radicalmente suas formas habituais de vida. Estas transformações, que possuíam um sabor de cataclisma, faziam-se mais visíveis nas cidades industriais, local para onde convergiam todas estas modificações e explodiam suas consequências.
21
As mudanças causadas nas rotinas dos trabalhadores causaram grandes
problemas, pois as cidades não estavam preparadas para receber tanta gente e
consequentemente a falta de saneamento básico e as precárias condições de vida
dos mesmos, fez com que aumentassem o número de doentes e mortalidade.
Os trabalhadores não tinham condições de trabalho, tendo que operar
máquinas ainda em fase experimental sem treinamento apropriado e muito menos
Equipamento de Proteção Individual (EPI), o resultado eram acidentes de trabalho
constantes. A Legislação trabalhista não amparava o trabalhador, que ficavam a
mercê das leis próprias do patrão.
O papel do Estado era garantir que a burguesia tivessem as condições
necessárias para produzir e vender independente de como tratavam seus
trabalhadores. Como fala Schmidt:
O Estado era agora um gerente dos negócios da burguesia, como um
namorado boboca e apaixonado: tudo o que ele fazia era favorável a ela. As
leis protegiam a burguesia e o governo fazia obras públicas sempre
favoráveis ao capitalismo. (SCHMIDT, MÁRIO FURLEY, 1996, p.121).
Portanto não existia legislação trabalhista e consequentemente não havia
fiscalização nas condições de trabalho dos funcionários. Por isso, as jornadas de
trabalho eram abusivas, e os salários baixos que eram pagos em mercadoria. O
valor recebido não dava para sobreviver adequadamente, deixando os funcionários
dependentes do trabalho para não morrer de fome. Para Mário Schmidt:
Por isso, muitas crianças eram operárias. Trabalhavam 12 ou 14 horas por
dia, apanhavam dos capatazes, sofriam terríveis mutilações por causa dos
acidentes. Os capatazes ingleses castigavam as crianças operárias
limando-lhes os dentinhos. (SCHMIDT, MÁRIO FURLEY, 1996, p.123).
As transformações nos meios de produção e nas relações de trabalho
trouxeram novos problemas para as pessoas que faziam parte das mudanças. As
pessoas que não aguentavam as rotinas das fábricas tentavam ganhar dinheiro se
prostituindo, o que aumentou o número de prostituição nas cidades. “O rico patrão
explorava o pai de dia e se saciava com a filha à noite.” (SCHMIDT, MÁRIO
FURLEY, 1996, p.123).
22
Outras tentavam o suicídio por não enxergar uma forma de sobreviver; a
criminalidade aumentou, pois alguns decidiram roubar para não ter que trabalhar nas
fábricas. Para Dias (2012, p. 56):
Estas profundas mudanças na base econômica geraram uma grande
desordem social, em vários aspectos da vida das pessoas, o que provoca
uma necessidade de busca de ordem social por parte de numerosos
intelectuais da época.
Os colaboradores chateados com as condições de trabalho passaram a
se organizar para lutar por seus interesses. No inicio passaram a atacar fábricas
destruindo o maquinário como forma de reivindicação de seus diretos.
Porém depois passou a perceber que os problemas enfrentados por eles
não eram causados pelas máquinas e sim como a burguesia organizava os meios
de produção. Segundo Martins (1994, p. 7)
As manifestações de revolta dos trabalhadores atravessaram diversas
fases, como a destruição das máquinas, atos de sabotagem e explosão de
algumas oficinas, roubos e crimes, evoluindo para a criação de associações
livres, formação de sindicatos etc.
Surgiram então os sindicatos que por meio de lutas, conseguiram
alcançar seus objetivos quanto à elevação dos salários, limitação das horas de
trabalho, garantias aos trabalhadores acidentados, restrição de idade e número de
horas de trabalho das crianças, etc.
Foi a partir dessas conquistas que se chega à elaboração da
Consolidação das Leis do Trabalho CLT, que foi criada em 1º de Maio de 1943, para
amparar o direito do trabalho que foi criado em 1939. Nela é encontrada toda a
legislação trabalhista e previdenciária.
Percebe-se que a relação entre colaborador e organização evoluiu
bastante do período da revolução industrial aos dias de hoje. Os colaboradores
lutaram por melhores condições de trabalho, conseguiram melhorias e as
organizações tiveram que se adaptarem as alterações na legislação trabalhista e
consequentemente a uma nova relação com seus colaboradores.
23
Desde a criação da CLT até os dias de hoje, a mesma vem sofrendo
constantes alterações com o objetivo de equilibrar a relação de trabalho no Brasil.
Com isso, as organizações têm que estarem preparadas para lidar com os reflexos
de cada alteração na legislação e garantir que as mesmas sejam executadas na
forma da lei para resguardar um bom relacionamento com seus colaboradores, bem
como evitar processos trabalhistas.
As constantes alterações na legislação fizeram com que a contabilidade,
que geralmente era responsável pela elaboração das rotinas trabalhistas, não
acompanhasse as novas rotinas, então as organizações passaram a implantaram o
setor de pessoal no qual ficaria responsável por todas as rotinas trabalhistas e
previdenciárias.
O setor deveria garantir que as rotinas e procedimentos trabalhistas
fossem executados corretamente e dentro dos prazos estabelecidos por lei. Como
também orientar as organizações dos riscos corridos por elas no caso do não
cumprimento. Além de apresentar as alterações na legislação trabalhista a empresa.
Serão abordada detalhadamente as rotinas e procedimentos do
departamento de pessoal.
2.4 Rotinas e procedimentos de departamento de pessoal e legislação trabalhista
O departamento de pessoal é responsável por procedimentos e rotinas
burocráticas na maioria mensal e outras anuais, que devem ser seguidas e
interpretadas corretamente para atender as exigências da legislação em vigor. O
não cumprimento da lei causará prejuízo ao colaborador e consequentemente à
empresa.
Para garantir o cumprimento dos procedimentos as organizações têm
investido em auditoria trabalhista buscando evitar despesas com processos
trabalhistas e previdenciários.
Portanto serão abordados os principais procedimentos internos de
Departamento de Pessoal e como a auditoria pode garantir a exatidão dos mesmos.
24
2.4.1 Admissão de empregados
É a oficialização do vinculo na empresa. Momento em que é efetuado o
cadastro do colaborador na organização.
O cadastro é composto de informações pessoais obtidas através de
documentos solicitados ao mesmo como: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
Cédula de Identidade; Titulo de eleitor; Certificado de reservista; Cadastro de
Pessoa Física (CPF); Exame médico; Fotografias; Certidão de casamento; Certidão
de filhos menores de 14 anos ou inválidos de qualquer idade; Caderneta de
vacinação e comprovação escolar dos filhos.
É nesse momento que a Carteira de Trabalho e Previdência Social
(CTPS) do colaborador é registrada com as informações do contrato firmado com a
empresa, e a mesma tem o prazo de 48 horas para devolver ao colaborador
conforme previsto na consolidação das leis do trabalho - CLT.
Segundo Oliveira (2012, p. 3):
A empresa regida pela CLT, ao admitir um empregado, deverá registrá-lo no livro, na ficha ou no sistema eletrônico. O livro ou a ficha serão autenticados pelo fiscal do trabalho, quando da fiscalização no estabelecimento empregador, não sendo necessária a autenticação para as empresas que optarem pelo sistema informativo de registro de empregados, conforme Portaria n° 41, de 28-3-2007(DOU de 30-3-2007). O prazo para registro na Carteira de trabalho e Previdência Social do empregado é de 48 horas, conforme artigo 29 da CLT. O empregado entregará a documentação, mediante recibo: a empresa, ao devolvê-la, passa novo recibo que comprove a devolução.
O não cumprimento do procedimento ficará caracterizado a exigência de
colaboradores sem carteira assinada, ou seja, colaboradores avulsos, acarretando
multa para organização, conforme fala Gonçalves (2012, p. 49):
A empresa que mantiver empregados não registrados a seu serviço estará sujeita à autuação e ao pagamento de multa, aplicada pelo fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego, em valor equivalente a 378,2847 Ufir, por empregado em situação irregular, dobrado na reincidência.
As demais infrações relativas a irregularidades no registro de empregados sujeitarão o empregador à multa de valor equivalente a 189,1424 Ufir, igualmente dobrada no caso de reincidência.
25
As multas referentes à legislação trabalhista são altas e por isso as
empresas vêm se preocupando cada vez mais em atender as exigências da CLT.
A auditoria deverá analisar o procedimento de admissão adotado pela
empresa e confrontar com a legislação em vigor, podendo sugerir alterações se for o
caso.
Demonstrar-se-á alguns procedimentos adotados pelos auditores para
verificar os procedimentos de admissão nas organizações:
Analisar a sequencia de datas de admissão, visando garantir que não
existem datas trocadas que poderia ser um profissional inexistente ou
que a contratação não aconteceu.
Ir ao local de trabalho do empregado e checar se o mesmo existe, bem
como se o trabalho desempenhado é o que corresponde com seu
contrato de trabalho.
Solicitar as Carteiras de Trabalho e Previdência Social de alguns
funcionários, buscando garantir que não existem funcionários sem os
respectivos registros.
Portanto o processo de admissão requer alguns critérios que devem ser
seguidos cuidadosamente pela organização para que a mesma tenha validade
perante a legislação.
A Admissão é o primeiro de vários procedimentos que o departamento de
pessoal deverá executar para que a organização atenda as exigências da
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
É a partir da admissão que são processadas outras rotinas como é o caso
da Folha de pagamento que veremos em seguida detalhadamente.
26
2.4.2 Folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento obrigatório para efeitos de
fiscalização trabalhista e previdenciária conforme previsto no art. 225 do Decreto
3048/99: “A empresa é também obrigada a: I - preparar folha de pagamento da
remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço,
devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de
pagamentos”.
Não existe modelo padrão, as empresas podem elaborar conforme suas
necessidades, porém devem ser observadas as informações básicas que a
legislação pede, conforme previsto no § 9º do Art. 225 do Decreto 3048/1999.
§ 9º A folha de pagamento de que trata o inciso I do caput, elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, deverá:
I - discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;
II - agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual; (Redação dada pelo Decreto nº 3.265 , de 1999)
III - destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
IV - destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e
V - indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Na folha de pagamento constam todas as verbas que o trabalhador tem
direito. As verbas são divididas entre Proventos e Descontos e o colaborador tem o
direito de receber um contracheque discriminando todas as verbas referentes ao seu
pagamento.
O pagamento das verbas poderá ser efetuado mensalmente,
quinzenalmente ou semanalmente. A maioria das empresas adota o pagamento
mensal que deve ser efetuado até o quinto dia útil subsequente ao mês vencido
conforme IN n 01/89, ou previsão mais vantajosa em convenção coletiva.
27
Os valores geralmente são calculados em sistemas e conferidos pelo
profissional de departamento de pessoal. Segundo Oliveira (2012, p. 47) “O
apontamento é feito em geral pelo sistema, tendo como base o espelho de ponto;
somam-se as horas trabalhadas, inclusive as horas extras, e observam-se as faltas e
atrasos para o não pagamento”.
A Folha de Pagamento e um dos procedimentos executados pelo setor de
pessoal de maior importância. Pois a partir dele são geradas informações para
diversos órgãos externos como a Previdência Social, Ministério do Trabalho e
Emprego, Caixa Econômica Federal. Bem como, é o principal canal de ligação com
os colaboradores tendo em visto que é através dela que o colaborador receberá o
seu salário.
Como á foi mencionado anteriormente que a relação entre empregador e
empregado é feita de direitos e obrigações. Assim também é a folha de pagamento
que é dividida em proventos e descontos.
Os proventos seriam os direitos do colaborador e os descontos duas
obrigações, em contrapartida, os proventos seriam as obrigações do empregador e
os descontos os seus direitos.
Serão apresentadas abaixo as principais verbas lançadas na Folha de
Pagamento.
2.4.2.1 Proventos
Os proventos são verbas positivas que o colaborador tem a receber. As
empresas possuem a quantidade de proventos conforme sua complexidade. Iremos
abordar os principais proventos utilizados nas organizações.
2.4.2.1.2 SALÁRIO
É valor recebido pelo colaborador referente o serviço executado para
empresa. Para Oliveira (2012, p. 47):
28
É a contraprestação devida e paga diretamente pelo empregador a todo empregado, podendo ser, mensal, quinzenal, semanal ou diariamente, por peça ou tarefa; sempre obedecerá ao salário mínimo. Ao menor aprendiz, salvo na condição mais favorável, será garantido o salário mínimo hora.
Ele pode ser negociado entre as partes desde que atendidos os limites
mínimos exigidos pela Consolidação das Leis do Trabalho ou Convenções Coletivas.
Corresponde a um dos principais motivos que motiva o trabalhador a
prestar seus serviços nas organizações. O Salário acordado é usado como base de
calculo para diversas verbas complementares que o trabalhador poderá vir a ter ou
não. Como também serve de base de calculo para alguns descontos.
Serão verificadas as principais verbas que utilizam do salário como base
de calculo.
2.4.2.1.3 HORA EXTRA
É o valor pago pelo empregador ao empregado referente as horas
trabalhadas a mais que sua jornada de trabalho. O valor do acréscimo é de no
mínimo 50% do valor da hora normal. Segundo Gonçalves:
Se o empregado trabalhar em horas suplementares, mediante acordo de prorrogação de horas, as mesmas serão pagas com adicional de 50% sobre o valor da hora normal, conforme o disposto no art. 7°, inciso XVI da Constituição Federal.
O colaborador é contratado para trabalhar em determinado horário e deve
cumprir uma ornada de no máximo 44 horas semanais. As horas trabalhadas a mais
devem ser pagas com o adicional como forma de indenizar o trabalhador por uma
jornada além do permitido.
Porém muitas empresas não pagam corretamente as horas extras o que
gera insatisfação do colaborador, como também vários processos trabalhistas.
Existem outros adicionais regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho
nos que se utilizam do salário como base de calculo.
29
2.4.2.1.4 ADICIONAL DE INSALUBRIDADE
Corresponde ao valor pago ao colaborador que exerce uma atividade
nociva à saúde. Existem três graus de insalubridade; Máximo no qual o trabalhador
recebe 40% sobre o salário mínimo, Médio no qual o trabalhador recebe 20% sobre
o salário mínimo e o mínimo que o colaborador recebe 10% do salário mínimo.
O grau de risco é definido conforme laudo técnico emitido por um
engenheiro ou médico do trabalho. O art. 192 da CLT diz que:
O exercício de trabalho em condições insalubres, acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho, assegura a percepção de adicional respectivamente de 40%(quarenta por cento), 20%(vinte por cento) e 10%(dez por cento) do salário-mínimo da região, segundo se classifiquem nos graus máximo, médio e mínimo.
O valor é pago em folha de pagamento juntamente com as demais
verbas. O valor também entra na base de calculo para outras verbas como horas
extras por exemplo.
No caso insalubre o a legislação prevê o adicional de insalubridade, existe
também outro adicional pago porém em condições de perigo. É o que abordaremos
no próximo tópico.
2.4.2.1.5 ADICIONAL DE PERICULOSIDADE.
É o valor pago ao trabalhador que exercer atividades perigosas de
contato com inflamáveis, explosivos ou eletricidade de acordo com especificação do
Ministério do Trabalho. O valor corresponde a 30% do salário do empregado, e não
do mínimo como é o adicional de insalubridade. E é definido através de pericia de
um médico ou engenheiro do trabalho. Conforme Art. 193 da CLT:
São consideradas atividades ou operações perigosas, na forma da regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho e Emprego, aquelas que, por sua natureza ou métodos de trabalho, impliquem risco acentuado em virtude de exposição permanente do trabalhador a: I - inflamáveis, explosivos ou energia elétrica;
30
Portanto o colaborador que exercer as atividades acima descritas fará jus
ao pagamento do adicional de periculosidade, que é pago em folha de pagamento e
é utilizado para calculo de outras verbas como a hora extra.
Nota-se a quantidade de adicionais e verbas pagas em folha de
pagamento para atender as exigências da Lei em vigor. Será falado em seguida de
outro adicional regido pela Consolidação das Leis do Trabalho – CLT.
2.4.2.1.6 ADICIONAL NOTURNO
O adicional noturno é devido ao empregado que trabalhar entre as
22:00hs a 05:00hs. Nesse intervalo as horas são reduzidas de 60 minutos para 52
minutos e 30 segundos e corresponde a no mínimo 20% do valor da hora normal.
Conforme previsto no art. 73 da CLT:
Salvo nos casos de revezamento semanal ou quinzenal, o trabalho noturno terá remuneração superior a do diurno e, para esse efeito, sua remuneração terá um acréscimo de 20 % (vinte por cento), pelo menos, sobre a hora diurna.
§ 1º A hora do trabalho noturno será computada como de 52 minutos e 30 segundos.
§ 2º Considera-se noturno, para os efeitos deste artigo, o trabalho executado entre as 22 horas de um dia e às 5 horas do dia seguinte.
§ 3º O acréscimo, a que se refere o presente artigo, em se tratando de empresas que não mantêm, pela natureza de suas atividades, trabalho noturno habitual, será feito, tendo em vista os quantitativos pagos por trabalhos diurnos de natureza semelhante. Em relação às empresas cujo trabalho noturno decorra da natureza de suas atividades, o aumento será calculado sobre o salário mínimo geral vigente na região, não sendo devido quando exceder desse limite, já acrescido da percentagem.
§ 4º Nos horários mistos, assim entendidos os que abrangem períodos diurnos e noturnos, aplica-se às horas de trabalho noturno o disposto neste artigo e seus parágrafos.
§ 5º Às prorrogações do trabalho noturno aplica-se o disposto neste capítulo.
O trabalhador que exercer suas atividades no período da noite fará jus ao
recebimento de tal adicional como forma de indenizar o mesmo por trocar o horário
de descanso pelo trabalho. O Valor é pago em folha de pagamento juntamente com
as demais verbas mencionadas.
31
A Folha de Pagamento contempla além do salário, Horas Extras e
Adicionais outros proventos, podendo mudar de acordo com a particularidade de
casa empresa. Serão abordados aqui apenas os principais. Outra importante é a
verba que é paga pela empresa, porém repassada pelo Instituto Nacional de
Seguridade Social – INSS. Será demonstrada melhor no próximo tópico.
2.4.2.1.7 SALÁRIO FAMÍLIA
Corresponde a um valor pago pela previdência social aos filhos de até 14
anos ou inválidos. O valor é pago pelo empregador e abatido na guia da previdência
social. O valor corresponde pago segue uma tabela fixada pela previdência que é
alterada anualmente.
Para as organizações pagarem o valor ao empregado é necessário que o
mesmo atenda as exigências da previdência social, que é apresentar certidão de
nascimento mais o cartão de vacina dos filhos até seis anos e certidão de
nascimento mais declaração escolar dos filhos a partir de sete anos. Os documentos
devem ser apresentados semestralmente, sujeito a suspensão do beneficio.
As organizações devem se resguardar, guardando a documentação por
dez anos para possíveis fiscalizações da previdência social. Caso haja uma
fiscalização e a empresa não tenha a documentação que comprove os valores
repassados, a previdência cobrará os valores a própria organização.
Para Oliveira (2012, p. 791):
O salário-família é uma importância paga mensalmente pela empresa, junto com o salário do empregado que tem renda mensal de valor até R$ 608,80 (seiscentos e oito reais e oitenta centavos) e superior a R$ 608,80 (seiscentos e oito reais e oitenta centavos) até igual ou inferior a R$ 915,05 (novecentos e quinze reais e cinco centavos), efetivando-se a subtração quando do recolhimento das contribuições no Campo 6 da Guia da Previdência Social (GPS).
O valor atualizado para o ano de 2013 corresponde a R$ 33,16(trinta e
três reais e dezesseis centavos) para os trabalhadores que recebam até R$
646,55(seiscentos e quarenta e seis reais e cinquenta e cinco centavos) e R$ 23,36
32
para os trabalhadores que recebam até R$ 971,78 (novecentos setenta e um reais e
setenta e oito centavos), conforme Portaria Interministerial MPS/MF 15/2013:
Art. 4º O valor da cota do salário-família por filho ou equiparado de qualquer condição, até 14 (quatorze) anos de idade, ou inválido de qualquer idade, a partir de 1º de janeiro de 2013, é de:
I - R$ 33,16 (trinta e três reais e dezesseis centavos) para o segurado com remuneração mensal não superior a R$ 646,55 (seiscentos e quarenta e seis reais e cinquenta e cinco centavos);
II - R$ 23,36 (vinte e três reais e trinta e seis centavos) para o segurado com remuneração mensal superior a R$ 646,55 (seiscentos e quarenta e seis reais e cinquenta e cinco centavos) e igual ou inferior a R$ 971,78 (novecentos e setenta e um reais e setenta e oito centavos).
É de extrema importância que o departamento de pessoal, acompanhe os
valores que alteram anualmente, como também solicitar a documentação necessária
duas vezes por ano para resguardar as organizações de multas posteriores.
Percebe-se que existem diversas verbas de proventos pagas em Folha de
Pagamento. Cada uma com critérios distintos e legislação específica. Podendo
existir outras de acordo com a complexidade de cada empresa. Algumas
convenções coletivas exigem o pagamento da Participação dos Resultados, nesses
casos existirá uma verba chamada Participação dos Resultados que seguirá um
critério de acordo com uma legislação vigente.
Além dos direitos, os trabalhadores também possuem obrigações, e em
alguns casos, o não cumprimento resultará em descontos em folha de pagamento. É
o que abordaremos detalhadamente nos próximos tópicos.
2.4.2.2 Descontos
Os descontos são verbas a serem descontadas do salário do colaborar.
Existem os descontos obrigatórios por lei, e os descontos que podem ser
autorizados pelo colaborador obedecendo ao limite previsto em Lei. Iremos abordar
apenas os descontos obrigatórios por lei.
33
2.4.2.2.2 INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL (INSS)
É o valor da contribuição paga pelo empregado e descontada em folha de
pagamento de acordo com os percentuais definidos por lei. Os percentuais variam
de acordo com o salário do colaborador podendo ser de 8%, 9% e 11% limitado ao
valor máximo de contribuição que hoje é de R$4.159,00 (quatro mil cento e
cinquenta e nove reais).
Para Gonçalves (2012, p.56):
Por salário de contribuição, devemos entender o total da remuneração auferida pelo empregado no decorrer do mês. Assim, para apurarmos a alíquota de desconto previdenciário, devemos somar o salário-base com os adicionais e gratificações que o empregado receber.
O valor mudo anualmente cabendo ao setor de pessoal o
acompanhamento. Os valores descontados em folha serão repassados a
Previdência Social juntamente com a contribuição devida pela organização através
da GPS – Guia da Previdência Social no dia 20 subsequente ao mês da
competência. Nos casos de não pagamento a empresa além de pagar juros e
multas, não poderá participar de licitações.
Abaixo serão demonstrados outros descontos obrigatórios conforme a
legislação. Fora a contribuição da previdência social, os colaboradores devem pagar
o Imposto de Renda de acordo com valores estabelecidos em Lei. Veremos agora
sobre tal desconto detalhadamente.
2.4.2.2.3 IMPOSTO DE RENDA
Refere-se ao valor descontado do salário do colaborador de acordo com
tabela atualizada anualmente pela Receita Federal. O valor é uma tributação sobre
os rendimentos dos trabalhadores e incide em quase todos os proventos recebidos,
como por exemplo: Salários; ordenados; soldos; subsídios; honorários, adicionais,
vantagens; abonos; gratificações; 13º salário; participações e outros admitidos em
lei. Conforme art. 2° da Instrução Normativa RFB n° 1.142, de 31 de março de 2011:
34
O imposto sobre a renda a ser descontado na fonte sobre os rendimentos do trabalho assalariado, inclusive a gratificação natalina (décimo terceiro salário), pagos por pessoas físicas ou jurídicas, bem como sobre os demais rendimentos recebidos por pessoas físicas que estejam sujeitos à tributação exclusiva na fonte ou definitiva, pagos por pessoas jurídicas, será calculado mediante a utilização das seguintes tabelas progressivas mensais:
A Tabela Progressiva para o cálculo mensal do Imposto sobre a Renda da
Pessoa Física para o exercício de 2014, ano-calendário de 2013. Demonstra os
valores para o ano calendário 2013.
Base de Cálculo (R$) Alíquota (%)
Parcela a deduzir do IR (R$)
Até 1.710,78 - - De 1.710,79 até 2.563,91 7,5 128,31 De 2.563,92 até 3.418,59 15 320,60 De 3.418,60 até 4.271,59 22,5 577,00 Acima de 4.271,59 27,5 790,58
FONTE: Receita Federal
TABELA 1 – Valores para cálculo do IRRF para o ano calendário 2013
O Valor é repassado para Receita Federal mediante guia própria
chamada de Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF).
Posteriormente os colaboradores que sofreram o desconto terão que
fazer a declaração anual de imposto de renda com as informações repassadas pelas
organizações através da DIRF que veremos mais na frente como funciona.
Percebe-se que o colaborador de um lado tem seus direitos e de ouro
suas obrigações, que é o caso dos descontos obrigatórios aqui abordados. Analisar-
se-á em seguida mais um desconto obrigatório em folha de pagamento.
2.4.2.2.4 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
É o valor referente ao desconto um dia de trabalho, no qual o empregador
é obrigado a descontar uma vez por ano em folha de pagamento. Para Gonçalves
(2012, p. 56): “Na folha de pagamento do mês de março, a empresa é obrigada a
descontar um dia de trabalho de todos os empregados, qualquer que seja a forma
da referida remuneração”.
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2.4.2.2.5 ADIANTAMENTOS
São valores concedidos aos empregados como antecipação de uma parte
dos seus salários. O percentual pode variar de acordo com cada convenção coletiva
de trabalho atentando-se ao percentual máximo de 50%. É bom salientar o que diz o
Art. 462 da CLT: “Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários
do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei,
ou de contrato coletivo”.
Muitas empresas utilizam o adiantamento de salário no meio do mês
como forma de antecipar um percentual do salário dos colaboradores.
2.4.2.2.6 FALTAS E ATRASOS
O empregador poderá descontar dos salários de seus empregados os
valores correspondentes horas ou dias não trabalhados e não justificados conforme
a legislação regula as faltas justificadas. O art. 473 da CLT fala sobre as
justificativas que não acarretará em desconto de salários:
Art. 473 – O empregado poderá deixar de comparecer ao serviço sem prejuízo do salário: I – até 2 (dois) dias consecutivos, em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, viva sob sua dependência econômica; II – até 3 (três) dias consecutivos, em virtude de casamento; III – por 5 (cinco) dia, em caso de nascimento de filho, no decorrer da primeira semana; IV – por 1 (um) dia, em cada 12 (doze) meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada; V – até 2 (dois) dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva; VI – no período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar referidas na letra c do art. 65 da Lei nº 4.375, de 17 de agosto de 1964 (Lei do Serviço Militar).VII – nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior. VIII – pelo tempo que se fizer necessário, quando tiver que comparecer a juízo. IX – pelo tempo que se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro.
O empregador exigirá comprovantes que justifiquem os itens acima para
que não proceda com o desconto em folha de pagamento.
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2.4.2.2.7 VALE TRANSPORTE
O empregador é obrigado a fornecer o vale transporte aos seus
colaboradores referente o percurso casa ao trabalho e trabalho casa, mediante
formulário de solicitação de vale transporte preenchido pelo colaborador e assinado.
A organização poderá descontará até 6% do salário do colaborador
conforme CLT ou convenção coletiva.
Caso o colaborador não esteja utilizando o vale transporte para o fim
anteriormente exposto, poderá ser considerada falta grave podendo gerar uma
demissão por justa causa.
Foram abordados os principais descontos obrigatórios ou não que os
colaboradores poderão sofrer em folha de pagamento. Cada um com sua
particularidade como também legislação independente.
Percebe-se a complexidade das rotinas de departamento de pessoal e a
importância que o mesmo tem hoje nas organizações. O seu desempenho ou não
reflete diretamente na relação ente trabalhador e empregador, podendo causar
prejuízos para as organizações caso não execute corretamente o pagamento dos
proventos e descontos na Folha de Pagamento.
Foram demonstrados os direitos e deveres mensais do colaborador e
empregador. Abordaremos em seguida os direitos e obrigações anuais ou direitos e
obrigações quando se é quebrado o contrato de trabalho.
2.4.3 Férias
É o período de descanso remunerado após completar um ano de
trabalho. O pagamento deve ser efetuado dois dias antes do gozo de férias e é
acrescido um terço a mais do salário.
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As empresas tem o prazo de onze meses após o colaborador completar
um ano para conceder as férias. O Não cumprimento acarretará em multa paga ao
trabalhador equivalente ao dobro do valor correspondente as férias normais.
A quantidade de dias de férias é de trinta dias no caso do trabalhador ter
até cinco faltas dentro do período aquisitivo, ou seja, dentro do ano trabalhado que
deu direito as férias. Esse número pode diminuir ou até mesmo deixar de existir de
acordo com a quantidade de faltas dentro do período aquisitivo, conforme fala
Oliveira (2012, p. 177):
Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração, na seguinte proporção:
I – 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes;
II – 24 ( vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas;
III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas;
IV – 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32(trinta e duas) faltas.
O colaborador que tiver dentro do período aquisitivo faltas superiores a 32
perderá o direito de gozo das férias.
O colaborador poderá vender até um terço dos dias de direito de férias, se
comunicado ao empregador com antecedência de no mínimo 15 dias. Conforme
Oliveira (2012, p. 184):
Todo empregado que quiser poderá converter 1/3 (um terço) do período a que tiver direito em abono pecuniário, no valor da remuneração das férias, já acrescida de um terço (1/3), referido no citado artigo 7°, inciso XVII, da Constituição Federal. Para isso é necessário que o empregado requeira tal abono até 15 dias antes do término do período aquisitivo.
O setor de pessoal deverá fazer controle das férias dos colaboradores,
acompanhando-o para atender os prazos estabelecidos para gozo e pagamento.
Como também analisar a quantidade de dias de direito de acordo com as faltas dos
colaboradores.
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Muitas organizações têm seus setores de contabilidade, financeiro,
departamento de pessoal, dentre outros. E pode acontecer de um setor depender de
outro para efetivação de uma operação, como é o caso do setor de pessoal que
depende do setor financeiro para concluir, ou seja, para efetuar o pagamento da
maioria de suas atividades. Nessa transferência de informação poderá haver falhas
e ocasionando o não pagamento dentro dos prazos estabelecidos pela legislação.
Caberá à auditoria confrontar as informações do departamento de pessoal
com os pagamentos efetuados pelo setor financeiro referente às férias, analisando
se está sendo cumprido com os prazos estabelecidos, se os valores estão de acordo
e até mesmo se os colaboradores tem direito a quantidade de dias de férias
processadas.
As férias foi um dos direitos alcançados pelos trabalhadores em suas
lutas de classes. Os colaboradores passam um ano trabalhando 44 horas semanais,
resolvendo problemas, executando tarefas repetitivas em alguns casos. As férias
vêm para deixa-lo descansar, resolver seus problemas pessoais e depois disso ficar
pronto para mais um ano de trabalho.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) trouxe melhores condições
de trabalho aos trabalhadores garantindo direitos para melhor executar suas
atividades mensais, como também garantindo ao trabalhador um descanso anual
para repor suas energias. Além do repouso anual ela prevê um abono salarial no
final do ano. Abordaremos em seguida tal abono.
2.4.4 13° Salário
É o valor pago referente a uma gratificação de natal correspondente a um
salário e divido em duas parcelas pagas até os meses de novembro e dezembro de
cada ano. No caso do empregado se desligar da empresa antes desse período, o
mesmo fará jus ao recebimento proporcional.
Tal valor aquece a economia garantindo milhares de empregos no final de
ano. É uma renda complementar ao salário que é pago aos colaboradores regidos
pela CLT.
39
Tanto as férias como o 13º salário é direito do colaborador e mesmo
sendo demitido deverá ser pago proporcionalmente aos meses trabalhados em
Rescisão de Contrato. Será demonstrado em seguida os tipos de demissões e suas
particularidades.
2.4.5 Rescisão de contrato
A rescisão de contrato é o momento que uma das partes decide não mais
continuar. As rescisões de contrato de colaboradores que tenham a partir de um ano
na empresa será efetuada nos sindicatos das categorias ou ministério do trabalho e
emprego. A medida visa garantir que a empresa pague corretamente todos os
direitos do empregado.
Nesse momento será pago todos os direitos adquiridos pelo empregado
mediante formulário próprio, chamado de Termo de Rescisão de Contrato.
As verbas pagas irão depender do tipo de contrato firmado e do tipo de
demissão. Se for pedido de demissão o mesmo não terá direito a sacar o Fundo de
Garantia por tempo de serviço, terá que cumprir aviso prévio ou pagar o valor
referente trinta dias e não terá direito a seguro desemprego.
Diferente quando a rescisão é sem justa causa do empregado, ou seja, o
empregador demite sem motivo do empregado. Nesse caso o empregado recebe o
fundo de garantia, mais uma multa de quarenta por cento desse valor. Terá direito
ao aviso prévio indenizado ou trabalhado e ainda receberá o seguro desemprego.
Abordar-se-á os principais tipos de rescisão de contrato e os direitos que
o empregado tem em cada um deles.
2.4.5.1 Rescisão por pedido de dispensa antes de completar um ano de serviço:
Acontece quando o empregado pede demissão antes de completar um
ano na empresa. Nesse caso o empregado terá direito a: Saldo de salário; 13°
Salário; Recolhimento do FGTS das verbas da rescisão; Férias proporcionais; um
terço das férias. Conforme Oliveira (2012, p. 458).
40
2.4.5.2 Rescisão por pedido de dispensa com mais de um ano de serviço:
Acontece quando o empregado pede demissão após um ano de serviço
na empresa. Ele terá direito a: Saldo de Salário; 13° Salário; Recolhimento do FGTS
das verbas rescisórias; Férias vencidas se não tiverem sido gozadas; Férias
proporcionais acrescido de um terço.
2.4.5.3 Rescisão por dispensa sem justa causa antes de completar um ano de serviço
Refere-se à rescisão de contrato onde o empregador demite o empregado
antes dele completar um ano de empresa. Nesse caso ele terá direito a: Aviso
Prévio; Férias proporcionais mais um terço; 13° salário; Recolhimento do FGTS
sobre as verbas rescisórias mais o recolhimento de 50% sobre o saldo da conta;
Saldo de salário.
Dos 50% depositados referentes ao FGTS sobre o saldo da conta, 40%
vai para o empregado e 10% para o governo.
2.4.5.4 Rescisão por dispensa sem justa causa por mais de um ano de serviço
É quando o empregado é demitido sem justa causa após um ano de
empresa. Ele terá direito a: Aviso prévio proporcional ao tempo de serviço; Férias
proporcionais de mais um mês referente à extensão do aviso prévio; Férias vencidas
mais um terço; 13° salário; Recolhimento do FGTS sobre as verbas rescisórias mais
o recolhimento de 50% sobre o saldo da conta; Saldo de salário.
2.4.5.5 Rescisão por término do contrato de experiência
Acontece quando acaba o período estipulado no contrato de experiência
que não poderá ultrapassar noventa dias. O empregado terá direito a: Saldo de
salário; Férias proporcionais mais um terço; 13° proporcional; Recolhimento do
FGTS sobre as verbas rescisórias.
41
2.4.5.6 Rescisão antecipada do contrato de experiência pelo empregador.
Acontece quando o empregador decide rescindir com o contrato de
experiência ante do período estipulado. Assim o trabalhador terá direito aos mesmos
direitos do item anterior, acrescidos de multa referente o valor da metade dos dias
restante para acabar o contrato e multa de 50% do valor saldo do FGTS.
2.4.5.7 Rescisão por iniciativa do empregado no contrato de experiência:
Refere-se à rescisão na qual o colaborador toma a iniciativa, ou seja, ele
pede demissão. Nesse caso para Oliveira (2012, p. 463):
Havendo rescisão antecipada do contrato de experiência por iniciativa do empregado este fica obrigado a indenizar o empregador dos prejuízos que desse lhe resultarem, desde que não ultrapasse àquele a que teria direito o empregado em idênticas condições.
Quando o contrato não é mais interessante para qualquer das partes o
mesmo pode ser rescindido conforme foram demonstrados os tipos de demissões e
suas particularidades. Cabe a cada parte conhecer seus direitos e obrigações para
que a rescisão seja feita adequadamente com a legislação.
Porém caso uma das partes mesmo querendo continuar com o contrato e
desobedece a alguma clausula no contrato ou a lei. Qualquer das partes está sujeita
a demissão por justa causa, que será explicada em seguida.
2.4.5.8 Rescisão por justa causa
Refere-se quando o motivo da rescisão é motivada por uma falta grave
independente das partes. Ou seja, tanto pode ser motivado pelo empregado quanto
pelo empregador.
Para que o ministério do trabalho ou os sindicatos homologuem a
rescisão, é necessário ter provas plausíveis sobre o fato que motivou a rescisão
contratual.
42
É considerado motivo de rescisão por justa causa:
Art. Art. 482 – Constituem justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo empregador:
a) ato de improbidade;
b) incontinência de conduta ou mau procedimento;
c) negociação habitual por conta própria ou alheia sem permissão do empregador, e quando constituir ato de concorrência à empresa para a qual trabalha o empregado, ou for prejudicial ao serviço;
d) condenação criminal do empregado, passada em julgado, caso não tenha havido suspensão da execução da pena;
e) desídia no desempenho das respectivas funções;
f) embriaguez habitual ou em serviço;
g) violação de segredo da empresa;
h) ato de indisciplina ou de insubordinação;
i) abandono de emprego;
j) ato lesivo da honra ou da boa fama praticado no serviço contra qualquer pessoa, ou ofensas físicas, nas mesmas condições, salvo em caso de legítima defesa, própria ou de outrem;
k) ato lesivo da honra ou da boa fama ou ofensas físicas praticadas contra o empregador e superiores hierárquicos, salvo em caso de legítima defesa, própria ou de outrem;
l) prática constante de jogos de azar.
Parágrafo único. Constitui igualmente justa causa para dispensa de empregado a prática, devidamente comprovada em inquérito administrativo, de atos atentatórios contra a segurança nacional.
Tendo em vista a quantidade de situações que podem gerar uma rescisão
de contrato, faz com que a possibilidade de erro aumente na geração dos cálculos
por parte do departamento de pessoal, que geralmente tem um fluxo grande de
admissões e demissões ao mesmo tempo. Faz do serviço de auditoria crucial para a
verificação de possíveis erros.
Foi demonstrado que o contrato firmado entre colaborador e empregado
tanto pode ser rescindido por ambas as partes sem justa causa. Como também pode
ser reincidido por justa causa, ou seja, por culpa de alguém. Cabe às partes
43
conhecerem seus direitos e obrigações para que juntos possam conduzir o contrato
de trabalho de forma responsável e obedecendo a legislação trabalhista.
Depois de demonstrado os direitos e obrigações entre colaborador e
empregador. Falar-se-á sobre algumas obrigações de exclusividade do empregador
referente os vínculos empregatícios aos órgãos do governo.
2.4.6 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED
É um cadastro do Ministério do Trabalho e Emprego, no qual as empresas
são obrigadas mensalmente a enviar as informações relativas à quantidade de
funcionários admitidos e demitidos no mês, com suas respectivas informações de
salário, função com seus respectivos Código Brasileiro de Ocupação – CBO. A
informação deverá ser enviada por meio eletrônico até o dia sete do mês
subsequente do ocorrido. O No cumprimento do prazo é passivo de multa. Conforme
cita Oliveira (2012, p. 508):
De acordo com a Lei nº 4.923, de 23-12-65, com alteração dada pela MP n° 2.164-41, de 24-8-2001, todas as empresas que dispensarem ou admitirem empregados ficam obrigadas a fazer a respectiva comunicação às Delegacias Regionais do Trabalho, mensalmente, até o dia sete do mês subsequente ou como estabelecimento em regulamento, em relação nominal por estabelecimento, da qual constará também a indicação da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou, para os que ainda não a possuírem, nos termos da lei, os dados indispensáveis a sua identificação pessoal.
O Ministério do Trabalho e Emprego se utiliza das informações para
divulgação de estatística referente a situação de emprego e desemprego no país.
Como também é através do CAGED que o Ministério do Trabalho identifica quando
um trabalhador que está recebendo seguro-desemprego começa a trabalhar
novamente.
O Seguro desemprego é um beneficio pago pelo Ministério do Trabalho
ao colaborador que for demitido sem justa causa da empresa, e que tenha cumprido
o período de trabalho conforme exige a legislação. O beneficio tem o objetivo de
ajudar a manter o trabalhador no período que o mesmo estiver desempregado.
44
Com a informação de recolocação no mercado, o ministério do trabalho
cancela o pagamento do beneficio.
O auditor buscando garantir que as informações prestadas estão de
acordo com a legislação, pedirá o Cadastro Geral de Empregados e desempregados
- CAGED do ultimo mês, juntamente com a Folha de Pagamento e as rescisões.
Cruzará as informações da Folha e da Rescisão com as informações do CAGED.
Verificará também se o prazo de envio foi atendido.
2.4.7 Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS
Refere-se ao recolhimento mensal no qual o empregador é obrigado a
fazer no percentual de 8% da remuneração do trabalhador e 2% da remuneração do
jovem aprendiz. O empregado não sofrerá nenhum desconto na sua remuneração
por conta desse benefício.
Segundo o site do Ministério do Trabalho e Emprego (2013):
Têm direito ao FGTS os trabalhadores urbanos e rurais, regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, o diretor não empregado, ou seja, o que não pertence ao quadro de pessoal da empresa, mas por esta tenha sido equiparado a empregado; os trabalhadores avulsos, a exemplo dos estivadores, conferentes e vigias portuários, entre outros.
O empregador deverá efetuar o pagamento do FGTS até o dia 7 do mês
subsequente através de guia própria emitida através do envio da GFIP – Guia de
Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência Social. A
finalidade da GFIP é emitir a guia de pagamento do FGTS e ao mesmo tempo enviar
informações dos trabalhadores a Previdência Social.
O trabalhador só poderá sacar o valor depositado pela empresa em caso
de demissão sem justa causa, poderá também financiar imóveis com o valor mesmo
estando trabalhando e outras situações conforme descrito por Oliveira (2012, p.
208):
Art. 35. A conta vinculada do trabalhador no FGTS poderá ser movimentada nas seguintes situações;
45
I – despedida sem justa causa, inclusive a indireta, de culpa recíproca e por força maior, comprovada com o depósito dos valores de que tratam os §§ 1° e 2° do art. 9° (Redação dada pelo Decreto n° 2.430, de 17-12-97).
II – extinção da empresa, fechamento de quaisquer de seus estabelecimentos, filiais ou agências, supressão de parte de suas atividades, ou, ainda, falecimento do empregador individual, sempre que qualquer dessas ocorrências implique rescisão do contrato de trabalho, comprovada por declaração escrita da empresa, suprida, quando for o caso, por decisão judicial transitada em julgado;
III – aposentadoria concedida pela Previdência Social;
IV – falecimento do trabalhador;
V – pagamento de parte das prestações decorrentes de financiamento habitacional concedido no âmbito do Sistema Financeiro da Habitação – SFH, desde que:
a) O mutuário conte com o mínimo de três anos de trabalho sob o regime do FGTS, na mesma empresa ou em empresas diferentes;
b) o valor bloqueado seja utilizado, no mínimo, durante o prazo de doze meses; e
c) o valor de cada parcela a ser movimentada não exceda a oitenta por cento do montante da prestação
VI – liquidação ou amortização extraordinária do saldo devedor de financiamento imobiliário concedido no âmbito do SFH, desde que haja interstício mínimo de dois anos para cada movimentação, sem prejuízo de outras condições estabelecidas pelo Conselho Curador;
VII – pagamento total ou parcial do preço de aquisição de moradia própria, observadas as seguintes condições:
a) conte o mutuário com o mínimo de três anos de trabalho sob o regime do FGTS, na mesma empresa ou empresas diferentes; e
b) seja a operação financiada pelo SFH ou, se realizada fora do Sistema, preencha os requisitos para ser por ele financiada;
VIII – quando permanecer três anos ininterruptos, a partir de 14 de maio de 1990, sem crédito de depósito;
IX – extinção normal do contrato a termo, inclusive o dos trabalhadores temporários regidos pela Lei n° 6.019, de 1974 (redação dada pelo Decreto n° 5.860, de 26-7-2006);
X – suspensão do trabalho avulso por período igual ou superior a noventa dias (Redação dada pelo Decreto n° 5.860, de 26-7-2006);
XI – quando o trabalhador ou qualquer de seus dependentes for acometido de neoplasia maligna (Redação dada pelo Decreto n° 5.860, de 26-7-2006);
(a) XII – aplicação, na forma individual ou por intermédio de Clubes de Investimentos – CI-FGTS, em quotas de Fundos Mútuos de Privatização – FMP-FGTS, conforme disposto no inciso XII do art. 20 da Lei n° 8.036, de 11 de maio de 1990(Redação dada pelo Decreto n° 5.860, de 26-7-2006);
46
XIII – quando o trabalhador ou qualquer de seus dependentes for portador do vírus HIV(Redação dada pelo Decreto n° 5.860, de 26-7-2006); e
XIV – quando o trabalhador ou qualquer de seus dependentes estiver em estágio terminal, em razão de doença grave (Redação dada pelo Decreto n° 5.860, de 26-7-2006).
A informação prestada através da GFIP é de bastante importância para o
FGTS e Previdência Social, podendo até através delas assumir dívidas perante aos
órgãos. É bastante importante que o departamento de pessoal esteja treinado e
atualizado sobre a Guia para evitar prejuízos para o empregado e empregador.
O auditor deverá analisar as informações fornecidas e os prazos de
acordo com a legislação. Como também verificará as permissões de uso dos
colaboradores do setor de pessoal que é responsável pela liberação do FGTS dos
trabalhadores, tendo em vista que caso seja liberado um valor indevido a empresa
será que será penalizada.
Para evitar liberações ilegais do FGTS, a Caixa Econômica Federal criou
a conectividade Social IPC em 2011, que permite o acesso através de certificado
digital o que garante maior segurança dos recursos do FGTS. Conforme item 1.1.1
da Circular n° 547, de 20 de Abril de 2011:
Todas as funcionalidades relativas ao FGTS disponíveis no aplicativo cliente do Conectividade Social – CNS – e no ambiente “conexão segura” estão contemplados na nova versão do Conectividade Social que utiliza a certificação digital emitida no modelo ICP-Brasil, inclusive o envio de
arquivos SEFIP, envio de arquivos GRRF, envio de arquivos SIUMP e
outros.
As informações prestadas pelas organizações aos órgãos do governo nos
casos acima ao Ministério do Trabalho e Emprego através do CAGED contribuem
para tomada de decisão do governo referente ao número de empregados e
desempregados.
Como também o recolhimento do FGTS garante melhores condições de
vida aos trabalhadores principalmente na hora de uma demissão não esperada.
Além das informações acima, as organizações são obrigadas a fornecer
informações anuais conforme serão demonstradas abaixo.
47
2.4.8 Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Correspondem às informações prestadas pelas organizações anualmente,
referentes a informações sociais dos trabalhadores que firmaram contrato de
trabalho com a respectiva organização.
Oliveira (2012, p.495) explica o procedimento a ser adotado:
Entre os meses de janeiro a março de cada ano, os empregadores deverão fazer sua entrega, condicionada à forma de encaminhamento das informações que são obtidas em um dos seguintes endereços eletrônicos: <http://www.mte.gov.br/rais><http://www.rais.gov.br> .
A informação é enviada ao Ministério do Trabalho e sua função é
contribuir para dados estatísticos referente às condições de trabalho no Brasil.
É a partir do recebimento RAIS que o ministério trabalho repassa a Caixa
Econômica Federal, as informações necessárias para o pagamento anual do abono
salarial do empregado participante do Programa de Integração Social (PIS).
Para recebimento do beneficio, dois dos requisitos é ter recebido no ano
base até dois salários mínimos e ter trabalhado pelo menos um mês no ano base.
Informações essas prestadas na RAIS.
A empresa que deixar de informar, ou informar de forma incorreta as
informações, além de estar sujeito a multa, poderá causar ao trabalhador o não
recebimento do beneficio que corresponde a um salário mínimo vigente. Conforme
Art. 9° da Portaria TEM n° 7, de 3 de janeiro de 2012:
O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto no caput do art. 6°, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, fica sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei n° 7.998, de 11 de janeiro 1990, regulamentada pela Portaria/TEM n° 14, de 10 de fevereiro de 2006, publicada no Diário Oficial da União de 13 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria/TEM n° 688, de 24 de abril de 2009, publicada no Diário Oficial da União de 27 de abril de 2009.
Geralmente as empresas utilizam o sistema da folha de pagamento para
gerar o arquivo que é importado no programa específico da RAIS. O departamento
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de pessoal deve ter as informações sempre atualizadas e garantir que o sistema
está de acordo com as atualizações da legislação.
O auditor analisará a Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
quanto às informações prestadas, quantidade de funcionários e os prazos
estabelecidos. É bastante importante a análise da informação prestada por ser
bastante extensa e os erros causados por ela poderá acarretar prejuízos para as
duas partes.
2.4.9 Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
É a declaração na qual as empresas estão obrigadas a informar a Receita
Federal por meio eletrônico, sobre os rendimentos dos empregados, autônomos e
diretores da organização que tiveram rendimento anual, conforme estipulado pela
Receita.
Após o envio das informações a empresa deve emitir o Informe de
Rendimentos para cada um dos empregados, autônomos e diretos, até mesmo os
que já foram demitidos, porém tiveram rendimentos no ano base.
De posse do informe de rendimentos o colaborador poderá fazer sua declaração do
Imposto de Renda que será cruzada com as informações enviadas pela
organização.
As informações prestadas pelas organizações anualmente através dos
setores de departamento de pessoal garante o recebimento de benefícios como o
PIS – PASEP como também em muitos casos a restituição do imposto de renda.
Demonstraram-se as rotinas e procedimentos do departamento de
pessoal nas organizações, apresentando suas particularidades e complexidade.
A maioria, fruto de lutas de classes onde lá no passado os trabalhadores,
conseguiu conquistar. Porém não parou lá atrás, até hoje os trabalhadores lutam por
melhores condições de trabalho, alterando assim constantemente a CLT. São essas
constantes alterações que serão abordadas no próximo tópico.
49
2.4.10 Alterações na legislação trabalhista
A dinâmica do direito do trabalho é vista através da Consolidação das
Leis do Trabalho na qual difere da original. Muitas alterações desde sua publicação
até os dias de hoje vem ocorrendo, buscando fechar lacunas quem em algumas Leis
deixou no ato de sua publicação. O principal objetivo é garantir melhores condições
de trabalho para todos os trabalhadores do Brasil.
Podem-se observar nos últimos anos algumas alterações na legislação
trabalhista. Dentre elas a extensão do aviso prévio de 30 dias para até 90 dias
proporcional ao tempo de serviço; a conectividade ICP que garante maior segurança
para o uso das ferramentas do sistema de liberação de FGTS; o ponto eletrônico
como um meio de garantir ao trabalhador o recebimento correto das horas
trabalhadas.
Os controles e rotinas do departamento de Pessoal fazem dele uma peça
importante na organização. Por isso se faz necessário uma equipe preparada,
treinada e atualizada das leis trabalhistas.
A auditoria é uma ferramenta crucial para garantir a exatidão das
informações prestadas pelo setor de pessoal. Porém dependendo da periodicidade
da auditoria o auditor não poderá garantir que não existem falhas, tendo em vista
que o mesmo pode não ter auditado todos os procedimentos.
Conforme fala Gonçalves (2012, p. 16): “Uma auditoria não substitui as
falhas nos controles internos, pois do auditor não se deve esperar uma total garantia
de que todas as deficiências foram descobertas durante os trabalhos”.
Buscando acompanhar as alterações da legislação trabalhista, muitas
organizações vêm buscando profissionais qualificados e com experiência na área
para evitar erros no setor.
Uma ferramenta que antes era utilizada principalmente na contabilidade
passou a ser utilizada no setor de pessoal também. A Auditoria, com ela as rotinas
ganham maior autenticidade e reduz a possibilidade de erros. Será exposto em
50
seguida o que é auditoria e como ela poderá ajudar as organizações na
autenticidade das informações do setor de pessoal.
Para Almeida (1996, pg. 35) o objetivo de uma auditoria é:
Emitir sua opinião sobre as demonstrações financeiras examinadas, cujas peças básicas são as seguintes:
- balanço patrimonial;
- demonstração do resultado do exercício;
- demonstração de lucros ou prejuízos acumulados ou demonstração das mutações do patrimônio líquido;
- demonstração das origens e aplicações de recursos;
- notas explicativas.
A auditoria usará de procedimentos para avaliar as informações de
acordo com cada situação. Os tipos de procedimentos são: Contagem física,
Confirmação com terceiros, Conferencia de cálculos e inspeção de documentos.
Será demonstrada em seguida a relação da auditora nas organizações.
2.5 Relação da auditoria nas organizações
A auditoria externa ou independente surgiu a partir do sistema capitalista,
que foi desencadeado pela revolução industrial conforme exposto anteriormente.
Antes da industrialização as empresas eram familiares e de capital
fechado, ou seja, as ações não eram negociadas na bolsa de valores. Porém a
industrialização não trouxe mudança apenas para o empregado, trouxeram
mudanças para as empresas também. As empresas ampliaram suas instalações e
tiveram que investir em tecnologia para acompanhar os controles internos visando
redução de custos.
Porém foi preciso conseguir empréstimos bancários para financiar os
custos altos que o lucro da empresa não é capaz de arcar. Entretanto, os futuros
investidores precisavam de uma garantia de retorno do valor investido e para isso
51
precisava conhecer a situação patrimonial e financeira da mesma, bem como sua
capacidade de gerar lucros. Essas informações estariam disponíveis nas
demonstrações contábeis.
A partir daí as demonstrações contábeis passaram a ser reconhecidas por
sua importância e foi cada vez mais cobrada de forma clara pelos futuros
investidores. Porém era necessária uma pessoa capaz de analisar as
demonstrações e a validasse, garantindo assim para os investidores a não
manipulação dos valores.
Para Almeida, "Esse profissional, que examina as demonstrações
contábeis da empresa e emite sua opinião sobre estas, é o auditor externo ou
auditor independente" (1996, pg. 22).
A auditoria externa hoje é obrigatória em quase todas as entidades do
sistema financeiro nacional e nas companhias abertas. Porém para driblar a
concorrência e diminuir seus custos as empresas vêm investindo em auditoria
interna.
O auditor interno é um colaborador da organização, e não deve ser
subordinado àqueles cujo trabalho examina. Também não pode desenvolver
atividades que um dia ele possa examinar, para que não interfira em sua
independência.
Auditoria interna é uma ferramenta que dar maior foco às normas e
procedimentos internos. Como o prazo de execução dos serviços da auditoria
externa são curtos, é voltado apenas para a análise das demonstrações contábeis.
E para atender por completo as empresas se fazia necessário uma
análise mais aprofundada das outras áreas relacionadas com a contabilidade como,
por exemplo: Administração de Departamento De Pessoal.
Para Almeida (1996, p. 57) “Não adianta a empresa implantar um sistema
de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários
estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser
adaptado às novas circunstâncias”.
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2.6.1 Auditoria de departamento de pessoal
O departamento de pessoal de uma empresa exerce uma função bastante
importante para garantir uma boa relação entre empregador e empregado. O mesmo
é responsável pelo pagamento dos colaboradores e todos os direitos que a lei prevê.
Executa também recolhimentos tributários, presta informações referente à
economia nacional como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), dentre
outras atividades importantes.
E por ter que acompanhar e atender a legislação que vive em constante
mudança, o setor precisa de um acompanhamento das rotinas frequentemente pelo
setor de auditoria para garantir que a legislação em vigor está sendo rigorosamente
cumprida.
A auditoria trabalhista, em virtude da complexidade causada por
constantes alterações, deixou de ser apenas uma rotina dentro da contabilidade e
passou a ser independente. Para Gonçalves (2012, p.39):
Não se pode esquecer de que a auditoria trabalhista e previdenciária guarda uma peculiaridade, que a distingue das demais linhas e vertentes da auditoria: estamos nos referindo ao fato de que os exames nesta área, tratam diretamente de procedimentos e eventuais problemas com funcionários, ou seja, com pessoas, algo que por sua vez nos coloca diante de uma postura menos ortodoxa, e de mais sensibilidade, requerendo de nós, profissionais da área, uma postura mais “humana”, e menos mecânica, se pudermos analisar desta forma, a distinção entre auditoria contábil, por exemplo, e de Recursos Humanos.
A auditoria trabalhista ganhou espaço e passou a ser uma ferramenta
muito importante para as organizações que buscam garantir que as rotinas de
departamento de pessoal estejam de acordo com a legislação vigente.
2.6.2 Auditoria de folha de pagamento
A folha de pagamento conforme exposto acima é um conjunto de direitos
e obrigações do empregador. Cada evento tem suas particularidades e o não
cumprimento acarreta em multas para a organização.
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A auditoria na folha de pagamento deve ser feita periodicamente
buscando sanar possíveis erros antes de uma fiscalização, como também é uma
ferramenta para prevenir novos erros.
O setor de auditoria interna precisa estar por dentro de todas as
atualizações trabalhistas para garantir que serão observadas todas as
particularidades da folha de pagamento.
Para facilitar o trabalho muitos auditores adotam uma lista de
procedimentos a serem analisados, chamado de Check List. Essa lista permite que o
auditor não deixe de analisar algum ponto importante na folha de pagamento.
Para Gonçalves (2012, p.71) o Check List da folha de pagamento consta
os seguintes exames:
- Verificar se os salários estão sendo pagos nos prazos estabelecidos por lei, ou em convenção coletiva;
- Selecionar alguns funcionários aleatoriamente, e calcular proventos e descontos. Preferir sempre: - os funcionários que representem as áreas de produção; - aquelas que mantenham maios número de empregados; - aqueles que possuem características mais distintas dos demais (por exemplo, atividades alheias às normais da empresa); e – os que possuam mais tempo de empresa;
- Verificar os empregados desligados no mês, e ver se sua permanência em Folha de seu até o momento de sua baixa;
- Verificar consistência, no cruzamento destas informações;
- Adiantamentos Salariais: verificar se estão dentro dos limites estipulados pela empresa (padrão), e se estão sendo compensados por ocasião do pagamento da Folha;
- Horas Extras: autorização pelo encarregado direto, ou acordo prévio de prorrogação? Verificar qual sistema a empresa adota, e checar sua consistência;
- Acordo de Prorrogação: verificar se está vencido;
- Cruzar informações entre Folha de Pagamento e depósito bancário;
- Havendo depósito em conta Bancária, verificar o sistema pelo qual os empregados podem movimentar, isto é, se todos possuem cartão bancário, ou se há exceções;
- Verificar se os serviços executados por peças, ou tarefas, estão de acordo com o autorizado, ou com as metas determinadas por suas chefias.
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Os procedimentos adotados pela auditoria são feito por amostragem,
podendo ou não encontrar algum erro. Por isso é importante conversar com as
pessoas envolvidas com a área de departamento de pessoal, como também com os
colaboradores da organização buscando perceber alguma falha nos procedimentos
na qual a amostragem não seria capaz de localizar.
Percebe-se a importância da auditoria no departamento de pessoal de
uma organização como uma ferramenta para reduzir despesas com multas e
processos trabalhistas.
Como também uma forma de garantir uma relação de confiança aos
colaboradores que trabalham nas empresas e consequentemente sentindo-se
motivados a trabalhar nela com dedicação e honestidade.
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3 METODOLOGIA
Abordou-se neste capítulo o método científico utilizado no
desenvolvimento da pesquisa. Para Severino (2013, p. 102): “Trata-se de um
conjunto de procedimentos lógicos e de técnicas operacionais que permitem o
acesso às relações causais constantes entre fenômenos”.
Todo trabalho científico deve seguir procedimentos e métodos para que o
mesmo mantenha uma linha de raciocínio, e que consequentemente cumpra seus
objetivos. Já para Ruiz (2013, p. 137):
O método confere segurança e é fator de economia na pesquisa, no estudo, na aprendizagem. Estabelecido e aprimorado pela contribuição cumulativa dos antepassados, não pode ser ignorado hoje, em seus delineamentos gerais, sob pena de insucesso.
Assim é necessário que os procedimentos e métodos utilizados fiquem claros.
3.1 Escolha do tema
O primeiro passo para desenvolver um trabalho científico é a escolha do
tema. Segundo Severino (2013, p. 130) “Esta é a parte mais pessoal da exposição
do projeto, único momento em que o pesquisador pode referir-se a motivos de
ordem pessoal”.
Para escolha do tema deste trabalho foi realizado uma breve pesquisa
nas indústrias de médio porte em Fortaleza, onde nos últimos anos houve um
crescimento dos serviços de auditoria no setor de departamento de pessoal.
O aumento se dá através das constantes alterações na legislação
trabalhista, o que faz do departamento de pessoal um setor que deve ser
acompanhado e orientado para que não venha a cometer erros e assim evitar custos
para as organizações com processos trabalhistas.
Foi através do acompanhamento das rotinas de departamento de pessoal
e os serviços de auditoria executados no setor que surgiu a ideia de falar sobre o
56
assunto, mostrando como a auditoria pode ser uma ferramenta para redução de
processos trabalhistas.
Desta forma surgiu a ideia do tema para este trabalho: “A Contribuição da
Auditoria no Departamento de Pessoal de uma Indústria”. Após escolhido o tema de
estudo vem à escolha dos métodos de pesquisa que irão colaborar com o
desenvolvimento do trabalho sem fugir a ideia inicial.
Buscando atingir os objetivos propostos por esse trabalho, apresenta-se a
seguir os métodos e procedimentos utilizados para elaboração do mesmo.
3.2 Tipos de pesquisa
Serão apresentados abaixo, os tipos de pesquisa utilizados para o
desenvolvimento do tema proposto:
3.2.1 Pesquisa exploratória
Neste trabalho será utilizado o caráter exploratório, cujo objetivo foi
aprimorar os conhecimentos sobre auditoria de departamento de pessoal, tendo em
vista a dificuldade das organizações em acompanhar as alterações da legislação
trabalhista. Para Severino (2013, p. 123):
A pesquisa exploratória busca apenas levantar informações sobre um
determinado objeto, delimitando assim um campo de trabalho, mapeando as
condições de manifestações desse objeto. Na verdade, ela é uma
preparação para a pesquisa explicativa.
Dessa forma, foi elaborada a seguinte indagação para facilitar essa
exploração:
Como a Auditoria pode contribuir para evitar processos trabalhistas?
É a partir da investigação dessa hipótese que se tem a resposta a cerca
do problema proposto.
57
3.2.2 Pesquisa descritiva
A pesquisa descritiva tem como objetivo apresentar as principais
características do assunto abordado. Segundo Nunes (2013): “A finalidade é
observar, registra e analisar os fenômenos ou sistemas técnicos, sem, contudo,
entrar no mérito dos conteúdos”.
Nessa pesquisa, abordam-se as características de uma entidade com fins
lucrativos, representada através da fabricação de medidores de água descrevendo
as rotinas executadas no departamento de pessoal dessa organização.
3.2.3 Abordagem qualitativa
A abordagem qualitativa tem o objetivo de obter os dados necessários
para fundamentação da pesquisa científica através do ambiente natural.
Para análise do ambiente natural, foram realizadas as seguintes visitas:
1. Visitas ao departamento de pessoal da indústria de medidores de água, onde
foram relacionadas às principais atividades executadas;
2. Visitas ao departamento de auditoria da indústria de medidores, onde se fez a
analise dos relatórios de auditória.
3.2.4 Pesquisa bibliográfica
É o tipo de pesquisa através de obras sobre o assunto abordado no
trabalho científico. Neste trabalho mencionam-se obras que abordam assuntos
relacionados com: Legislação Trabalhista, Auditoria, Auditoria Trabalhista,
Revoluções Trabalhistas, entre outros. Para Severino (2013, p. 122) a pesquisa
bibliográfica é:
Aquela que se realiza a partir do registro disponível, decorrente de
pesquisas anteriores, em documentos impressos, como livros, artigos, teses
etc. Utiliza-se de dados ou de categorias teóricas já trabalhadas por outros
pesquisadores e devidamente registrados.
58
Além de pesquisa documental foi realizado:
1. Pesquisas a documentos físicos (livros, textos, artigos, revistas, publicações e
entre outros);
2. Pesquisa virtual com a utilização dos recursos disponíveis na internet
mediante consulta a sites relacionados ao assunto pesquisado.
Abordar-se-á em seguida a apresentação do universo em que o objeto de
estudo está inserido e o tipo de amostra utilizada.
3.3 Universo e amostra
É o objetivo do estudo de uma forma macro, ou seja, no todo, onde a
amostra é uma parte desse todo.
Nesse caso, o universo de pesquisa é uma indústria de medidores de
água, localizada no bairro Messejana em Fortaleza, no estado do Ceará.
A Amostra utilizada na pesquisa aborda os setores de departamento de
pessoal e de auditoria da indústria, que tem seu quadro formado por 350 (trezentos
e cinquenta) colaboradores, 02(dois) proprietários, onde foi utilizada uma
amostragem de 10 (dez) colaboradores para os trabalhos de auditoria.
Existem dois tipos de amostras: A probabilística, que utiliza
procedimentos estatísticos e a não probabilística, que não se utiliza de
procedimentos estatísticos.
Será adotada neste trabalho a amostragem não probabilística utilizando-
se o acesso às informações.
Abordar-se-á em seguida a coleta e análise dos dados.
59
3.4 Coleta e análise dos dados
Antes da coleta e análise de dados foi feita uma visita nos setores de
departamento de pessoal e de auditoria da indústria de medidores de água para
conhecer sua estrutura física e verificar as atividades do seu dia-a-dia.
Nesse momento foram relacionadas às principais atividades que são
essenciais para execução das rotinas trabalhistas de conformidade com as leis
trabalhistas, tais como: folha de pagamento, rescisões, férias, encargos sociais,
informações anuais, entre outras. O levantamento tem o objetivo de conhecer as
obrigações mensais do setor de departamento de pessoal para cumprimento das leis
vigentes.
Em seguida, faz-se a análise documental utilizando-se os procedimentos
adotados pela empresa para execução das atividades de departamento de pessoal,
os quais servirão como instrumento para análise dos relatórios de auditoria.
Além dos procedimentos, têm-se os relatórios de auditoria como
instrumento importante de análise, pois através deles se obtém as inconsistências
encontradas no departamento de pessoal. A análise dos dados é feita com o uso de
planilha eletrônica, listando as inconsistências encontradas, que foram corrigidas e a
não corrigidas, confrontando com os valores de multas caso houvesse uma
denúncia ou a organização sofresse uma fiscalização trabalhista.
É após essa análise que veremos as inconsistências encontradas pelo
trabalho da auditoria no departamento de pessoal, pois a análise ambiental interna e
externa dos departamentos de pessoal e de auditoria proporcionará o
desenvolvimento da estratégia para manter as rotinas trabalhistas conforme previsão
em lei.
Em seguida será abordado, o trabalho de auditoria no departamento de
pessoal de uma indústria em questão, buscando cumprir com a execução correta
das rotinas dentro das leis vigentes.
60
4 ESTUDO DE CASO
Neste capítulo apresenta-se a caracterização da indústria analisada, os
procedimentos de auditoria utilizados para se auditar o setor de departamento de
pessoal e a análise efetuada nestes procedimentos, através de um estudo de caso a
partir do acompanhamento dos trabalhos do setor de auditoria em uma amostragem
de 10 (dez) colaboradores que fazem parte do quadro de 350(trezentos e
cinquenta), utilizando-se como referência o período de janeiro até abril do ano de
2013. Por solicitação da empresa, sua identificação e a dos colaboradores serão
mantidas em sigilo.
4.1 Caracterização da empresa
A empresa foi fundada em 1967 em Fortaleza e fabricava medidores de
energia mecânicos. Em 2000 desenvolveu sua primeira linha de hidrômetros e
adentrou-se no ramo de medição de água, dando início a uma nova etapa.
A indústria encerrou o mês de abril do ano de 2013 com 250 (duzentos e
cinquenta) colaboradores divididos entre os setores de produção, engenharia,
qualidade e administração.
4.2 Procedimentos de auditoria
Abordar-se-á em seguida os procedimentos utilizados pelo setor de
auditoria para auditar as rotinas do departamento de pessoal, dentre elas: contratos
de trabalho, jornada de trabalho, admissões, folha de pagamento, férias, 13º salário,
rescisões, cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED), fundo de
garantia por tempo de serviço (FGTS), relação anual de informações sociais (RAIS)
e declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF).
4.2.1 Auditoria de contrato de trabalho
O contrato de trabalho firmado pela empresa em questão é o contrato de
experiência. No ato da admissão o colaborador é contrato pelo prazo de 45
61
(quarenta e cinco) dias e podendo ser prorrogado por mais 45 (quarenta e cinco).
Caso o colaborador desempenhe suas atividades de forma correta e continue na
empresa por mais de 90 (noventa dias) o contrato passa a ser por prazo
indeterminado.
O setor de auditoria analisou 10 (dez) contratos de trabalho referente
admissões ocorridas no período de janeiro a abril de 2013, e foi verificado se
constam as assinaturas da empresa e do colaborador, foram verificados quantos
colaboradores foram demitidos no contrato de experiência e quantos continuaram
por prazo indeterminado, foram verificadas as condições expressas nos contratos
quanto a salário, horário, cargo e setor.
A análise do setor constatou que todos os contratos estavam com as
respectivas assinaturas, que dos 10 (dez) contratos 2 (dois) foram encerrados no
último dia do contrato de experiência e (oito) ainda continuam na empresa. Como
também foi analisado se as condições expressas nos contratos de trabalho
condizem com a legislação vigente.
4.2.2 Auditoria de jornada de trabalho
A empresa em questão possui dois horários de trabalho para o setor de
produção, e um horário para o setor administrativo. Os horários no qual o setor de
produção trabalha são: De 06h00min às 14h20min de segunda a sábado com uma
hora de intervalo para descanso. De 14h20min às 22h40min de segunda a sábado
com uma hora de intervalo para descanso.
O horário dos setores administrativos é de 07h30min as 17h18min de
segunda a sexta com 1 (uma) hora de intervalo para descanso.
O setor de auditoria verificou as seguintes situações: Acordo coletivo
entre a empresa x sindicato x ministério do trabalho; os colaboradores dispensados
de registrar ponto; o cumprimento do descanso entre jornadas de onze horas;
compensações de jornada; horas extras registradas no ponto se condizem com o
valor pago em folha de pagamento; abonos efetuados no cartão de ponto se
condizem com os documentos arquivados.
62
O setor apurou as seguintes situações:
Acordo coletivo: O horário administrativo de segunda a sexta ultrapassa
às oito horas diárias estabelecidas pela legislação. Neste caso deve haver um
acordo coletivo entre a empresa e o sindicato da categoria juntamente com o
ministério do trabalho que autorize os colaboradores compensar durante a semana
as horas referentes o sábado. O acordo apresentado pelo departamento de pessoal
foi firmado em janeiro de 2011 com validade de dois anos, ou seja, com término em
janeiro de 2013.
Colaboradores dispensados de registrar ponto: Foi verificado que cinco
colaboradores não registram ponto, no caso os gerentes de produção, financeiro,
qualidade, engenharia e o administrativo que recebem um adicional de 40% do
salário referente a gratificação de função para que possam não bater ponto.
Descanso entre jornadas: Foi verificado que um colaborador trocou de
horário de trabalho em 12 de março de 2013, passando do horário de 14:20 às 22:40
para o horário de 06:00 às 14:20, não atendendo as 11 horas de descanso de uma
jornada para outra.
Compensação de jornadas: Foi verificado que os colaboradores do setor
de produção folgaram os dias 11 e 12 de fevereiro referente o carnaval e
trabalharam dia 24 de fevereiro (domingo) para compensar a folga dos dois dias.
Não foi enviado ao sindicato da categoria nem ao ministério do trabalho acordo de
compensação de jornada.
Horas extras registradas x folha de pagamento: Foi verificado que dos dez
cartões de ponto analisados, cinco fizeram horas extras e as mesmas condizem com
as quantidades pagas em folha de pagamento.
Abonos: Foi verificado nos dez cartões de ponto que um colaborador teve
o dia 8 de abril de 2013 abonado com doação de sangue e outro colaborador o dia
15 de abril de 2013 abonado por atestado médico. Ambos com os respectivos
documentos arquivados.
63
4.2.3 Auditoria de admissão
A empresa teve vinte admissões no período compreendido de janeiro a
abril de 2013. Serão utilizadas dez admissões para as análises da auditoria.
O setor de auditoria verificou os seguintes procedimentos: A sequência
das datas de admissão; os exames admissionais; documentação necessária para
admissão; aprovação de contratação; carteiras de trabalho dos colaboradores;
checar a presença do colaborador no local de trabalho.
Foram detectadas as seguintes situações:
Sequencia de datas de admissão: Foi verificado que existe uma
sequencia lógica entre as admissões e suas datas de início.
Exames admissionais: Dos dez colaboradores apenas oito exames
admissionais foram apresentados pelo departamento de pessoal.
Documentação: Foi conferida a documentação necessária para
contratação dos dez colaboradores e todos estavam em conformidade com a
legislação vigente.
Carteiras de Trabalho: Foi solicitada a carteira de trabalho e previdência
social de dez colaboradores e as dez estavam com as respectivas anotações.
Presença do colaborador: Foi visitado o setor de produção no qual
pertencem oito das dez admissões auditadas e foi detectada a presença de sete e o
oitavo apresentou atestado médico. Foi comprovado também a presença de um
colaborador do setor de contabilidade e outro do setor financeiro.
4.2.4 Auditoria de folha de pagamento
O setor de auditoria analisará os proventos e descontos contidos na folha
de pagamento das competências de janeiro, fevereiro, março e abril de 2013. Dentre
os proventos serão analisados: Salário, insalubridade, periculosidade, adicional
64
noturno e salário família. E os descontos: INSS, IRRF, contribuição sindical,
adiantamentos e vale transporte.
Nos proventos foram verificadas as seguintes situações:
Foi verificado que os salários estão de acordo com os pisos estabelecidos
em convenção coletiva, bem como estão sendo pagos nos prazos estabelecidos.
A empresa paga o percentual de 20% do salário mínimo referente a
insalubridade para 33 funcionários que trabalham em um setor específico. O laudo
foi apresentado pelo departamento de pessoal e encontra-se de acordo com a
legislação.
A periculosidade é pago no valor de 30% do salário de apenas um
colaborador que exerce atividades elétricas e laudo também está de acordo com a
legislação.
Foi detectado na folha referente a competência de março de 2013 que um
colaborador não recebeu o adicional noturno, porém a empresa reembolsou o valor
na competência de abril de 2013.
Oito dos dez colaboradores analisados não possuem declaração escolar
dos filhos a partir de sete anos nem cartão de vacina dos menores de sete anos.
Nos descontos foram verificadas as seguintes situações:
O valor descontado de INSS está de acordo com a tabela da previdência
social, bem como o valor referente ao Imposto de Renda retido na fonte que está de
acordo com a tabela da Receita Federal.
Foi verificado que dois colaboradores não sofreram o desconto da
contribuição sindical tendo em vista que apresentaram comprovante de recolhimento
ao sindicato da categoria. E o valor total descontado na folha de março de 2013 foi
recolhido devidamente ao sindicato da categoria dia 26 de abril de 2013 atendendo o
prazo estabelecido.
65
O valor de adiantamento salarial efetuado pela empresa é de 40 %
conforme previsto em convenção coletiva e foi efetuado para todos os colaboradores
atendendo a legislação.
Foi verificado que um colaborador que estava de férias no período de 01
de março de 2013 a 30 de março de 2013 recebeu vale transporte para esse período
e não foi debitada a quantidade no mês de abril de 2013.
4.2.5 Auditoria de férias
O setor de auditoria verificou dez recibos de férias referentes o período de
janeiro a abril de 2013. Dos quais a auditoria verificou as seguintes situações: Datas
de pagamento das férias; venda de férias; recalculo das férias; férias inferiores a 30
(trinta) dias.
Foram detectadas as seguintes situações:
Data de Pagamento: Foi verificado que um colaborador do setor de
qualidade tirou férias do período de 01 a 30 de março de 2013 e o pagamento das
férias ocorreu em sua conta no dia 01 de março de 2013. Os demais colaboradores
receberam o valor das férias no prazo de dois dias uteis antes das férias.
Venda de Férias: Apenas um colaborador vendeu dez dias de suas férias
e a documentação encontra-se devidamente assinada nas datas corretas conforme
a legislação.
Recálculo de férias: Foram recalculadas as dez férias auditadas e o setor
de auditoria chegou aos mesmos valores pagos pela empresa.
Férias inferiores a 30 (trinta) dias: Dois colaboradores tiveram suas férias
inferiores há trinta dias. Um foi o colaborador que citamos anteriormente que vendeu
dez dias, e o outro foi um colaborador do setor de produção que tirou férias do
período de 01 a 24 de abril de 3013. O colaborador da produção gozou vinte e
quatro dias de férias devido sete faltas injustificadas no período aquisitivo das férias.
66
4.2.6 Auditoria de rescisão
Houve 28 (vinte e oito) rescisões no período de janeiro a abril de 2013.
Dentre elas duas rescisões por término de contrato de experiência, cinco pedidos de
demissão e 21 rescisões sem justa causa.
O Setor de auditoria executou as seguintes análises: Recálculo das
rescisões de trabalho; Colaboradores com mais de um ano a homologação em
sindicato; prazo de pagamento das verbas rescisórias; documentação conforme
legislação vigente.
Foram detectadas as seguintes situações:
Recálculo das rescisões: Foi executado o recalculo das rescisões de
trabalho e as verbas pagas conferem com os cálculos da auditoria;
Colaboradores com mais de um ano: As rescisões dos colaboradores que
tinham mais de um ano na empresa foram todas homologadas no sindicato da
categoria;
Prazo de pagamento: uma rescisão sem justa causa de um colaborador
de foi admitido em 13 de agosto de 2012 e demitido em 15 de março de 2013 que
teve o aviso indenizado foi paga em 27 de março de 2013. As demais rescisões
foram pagas dentro do prazo estabelecido por lei.
Documentação: foram analisados os modelos de rescisão de contrato
usados pela empresa, bem como se as guias obrigatórias foram devidamente
assinadas pelo colaborador. As rescisões analisadas encontram-se de acordo com
os padrões estabelecidos.
4.2.7 Auditoria no CAGED
Foram analisadas todas as declarações do CAGED referente o período
de janeiro a abril de 2013. O setor de auditoria verificou se a empresa cumpriu com
o prazo estabelecido pelo Ministério do Trabalho, como também analisou
67
detalhadamente todos os colaboradores informados quanto a salário e
principalmente o CBO – Cadastro Brasileiro de Ocupação das funções dos
colaboradores informados.
O departamento de pessoal atendeu os prazos, bem como o CBO
informado na função de cada colaborador corresponde a função exercida pelos
mesmos.
4.2.8 Auditoria no FGTS
Foram verificadas as guias de pagamento do FGTS dos meses de janeiro
a março de 2013 juntamente com os relatórios emitidos pela GFIP e confrontados
com a folha de pagamento. O setor de auditoria fez o recálculo do FGTS com base
nas informações prestadas na folha de pagamento e detectou que os valores pagos
estavam corretos. Foi verificada também a data dos recolhimentos que obedeceram
à legislação.
4.2.9 Auditoria de RAIS
Foi analisada a RAIS referente o ano base de 2012. Primeiramente
verificou-se se o setor de pessoal cumpriu com o prazo estabelecido para a entrega
da mesma e foi detectado que a entrega da RAIS foi feita dia 4 de março de 2013,
atendendo assim ao prazo que foi estabelecido de 15 de janeiro de 2013 a 08 de
março de 2013.
A auditoria analisou também as informações prestadas referentes a dez
colaboradores, e as mesmas estavam em conformidade.
4.2.10 Auditoria de DIRF
Foi analisada a DIRF referente o ano base de 2012. Verificou-se se o
setor de pessoal cumpriu com o prazo estabelecido para a entrega da mesma e foi
68
detectado que a entrega da DIRF foi entregue dia 22 de fevereiro de 2013,
atendendo assim ao prazo que foi estabelecido até o dia 28 de fevereiro de 2013.
A auditoria analisou também se o setor de pessoal entregou aos
colaboradores o informe de rendimentos e se as informações de uma amostragem
de dez colaboradores estavam em conformidade. Foi detectado que todo
procedimento referente a DIRF foi executado de acordo com a lei.
4.3 Análise nos relatórios de auditoria
Os exames foram executados de acordo com as normas de auditoria,
utilizando-se como procedimentos: o planejamento dos trabalhos, com base em
informações consideradas relevantes, a partir de uma amostragem de dez
funcionários, além de testes efetuados a fim de verificar a conformidade das
informações.
Pode-se concluir que os procedimentos auditados no setor de pessoal da
renomada empresa estão na sua maioria de acordo com a legislação, porém não se
pode deixar de chamar atenção da empresa dos procedimentos que não estão de
acordo com a lei e que podem gerar problemas futuros.
Dentre eles pode-se citar o acordo de prorrogação de horas que se
encontra vencido desde janeiro de 2013.
O não atendimento das onze horas de descanso entre jornadas; Falta de
acordo de compensação referente o carnaval; Inexistência de exames admissionais;
Inexistência de documentação referente ao salário família; Valor pago
indevidamente de vale transporte; Pagamento em atraso referente à férias e
pagamento em atraso de verbas rescisórias.
Sugere-se a correção imediata das inconsistências citadas para que a
empresa não sofra penalidades.
Por fim, recomenda-se que a empresa faça uma auditoria mensal no
departamento de pessoal a fim de garantir o cumprimento da legislação trabalhista e
evitar possíveis processos trabalhistas.
69
5 CONCLUSÃO
Após desenvolver-se um estudo de caso em uma indústria de medidores
de água, onde foram analisados os trabalhos de auditoria no departamento de
pessoal, buscando responder a problemática do trabalho que é: como a auditoria
pode contribuir para evitar processos trabalhistas? Foram analisadas as rotinas e
procedimentos executados no departamento de pessoal e se as mesmas estavam
de acordo com a legislação vigente.
Constata-se que o departamento de pessoal possui dados complexos em
sua rotina por conta da legislação trabalhista que vive em constante alteração. E
esses detalhes muitas vezes não são interpretados corretamente ou até não são
conhecidos pelas pessoas que executam os processos no departamento de pessoal.
Pode-se concluir que por meio do estudo de caso que a problemática
anteriormente citada foi respondida, tendo em vista que o setor de auditoria detectou
não conformidades de alguns procedimentos o que poderia futuramente ocasionar
processos trabalhistas, multas e desgaste com os próprios colaboradores. Portanto,
a auditoria pode contribuir com suas técnicas para que as empresas evitem
processos trabalhistas.
O objetivo geral do trabalho foi analisar a contribuição da Auditoria no
Departamento de Pessoal de uma empresa para evitar processos trabalhistas tendo
em vista o objetivo citados, pode-se concluir que o mesmo foi alcançado através dos
capítulos dois e quatro onde foram expostos as rotinas e procedimentos do
departamento de pessoal e os trabalhos desenvolvidos pelo setor de auditoria para
garantir a exatidão das informações prestadas.
Os objetivos específicos do trabalho foram dissertar sobre procedimentos
internos de departamento de pessoal; descrever como a auditoria pode garantir a
exatidão dos procedimentos internos e analisar as alterações na legislação
trabalhista, onde foram alcançados no decorrer dos capítulos dois e quatro onde
foram abordados detalhadamente os procedimentos adotados pelo departamento de
70
pessoal, assim como também foi exposto às alterações na legislação trabalhista e
como a auditoria pode garantir a exatidão dos procedimentos internos.
Sugerem-se novas pesquisas em empresas que terceirizam a folha de
pagamento, para que sejam expostas as diferenças encontradas na auditoria do
departamento de pessoal de uma empresa que tem seu próprio setor com uma
empresa que terceiriza os serviços de departamento de pessoal. Buscando saber se
as duas possuem a mesma credibilidade nas informações.
71
REFERÊNCIAS
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1996. CONECTIVIDADE SOCIAL. Conectividade Social ICP – Circular CAIXA Nº 547 DE 19/04/2011. Acesso em: 19 abr. 2013. DATAPREV. Portaria Interministerial MPS/MF Nº 15, de 10 de janeiro de 2013 - DOU DE 11/01/2013. Acesso em: 3 abr. 2013. DIAS, Reinaldo. Sociologia das organizações. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2012. GONÇALVES, Nilton Oliveira. Auditoria trabalhista: aspectos práticos. 1. ed. São Paulo: IOB, 2012. JUSBRASIL. Decreto-Lei 5452/43 Decreto-lei nº 5452, de 1º de maio de 1943. Acesso em: 21 mar. 2013. JUSRASIL. Regulamento da previdência social – Decreto 3048/99. Acesso em: 21 mar. 2013. MARTINS, Carlos Benedito. O que é sociologia. 38. ed. São Paulo: Brasiliense, 1994. MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO. Emprego e renda: fundo de garantia do tempo de serviço – FGTS. Acesso em: 18 abr. 2013. MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO. Portaria Nº 1.510, de 21 de Agosto de 2009. Acesso em: 21 mar. 2013. OLIVEIRA, Amaury Gonçalves. Departamento de pessoal: um estudo de caso sobre os procedimentos e informações contábeis geradas, em uma empresa da indústria de plásticos no município de Rondonópolis – MT, 2010. OLIVEIRA, Aristeu de. Manual de prática trabalhista. 47. ed. São Paulo: Atlas, 2012. POSGRADUANDO. As diferenças entre as pesquisas exploratória, descritiva e explicativa. Acesso em: 28 abr. 2013. RAIS. Portaria n° 7, de 3 de janeiro de 2012. Acesso em: 19 abr. 2013. RECEITA FEDERAL. Alíquotas do imposto sobre a renda retido na fonte - a partir do exercício de 2012. Acesso em: 17 abr. 2013.
72
RECEITA FEDERAL. Instrução Normativa RFB n° 1.142, de 31 de março de 2011. Acesso em: 17 abr. 2013. RUIZ, João Álvaro. Metodologia científica: guia para eficiência nos estudos. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2006. SCHMIDT, Mário Furley. Nova história crítica. São Paulo: Nova Geração, 1996. SCRIBD, Revolução industrial, mar. 2013. SEVERINO, Antônio Joaquim. Metodologia do trabalho científico. 23. ed. São Paulo: Cortez Editora, 2013.
73
ANEXO
74
ANEXO A
PORTARIA Nº 1.510, DE 21 DE AGOSTO DE 2009.
O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições
que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e
os arts. 74, § 2º, e913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo
Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, resolve:
Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro
Eletrônico de Ponto - SREP.
Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP - é o conjunto de
equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico
da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da
Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º
de maio de 1943.
Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo
permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I - restrições de horário à marcação do ponto;
II - marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o
horário contratual;
III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de
sobrejornada; e
IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados
pelo empregado.
Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto - REP é o equipamento de automação
utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade
para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à
entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é
obrigatório ouso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de
registro.
Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:
I - relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com
capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil
quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
75
II - mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
III - dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso
exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de
cinco anos;
IV - meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de
Ponto - MRP,onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados,
direta ou indiretamente;
V - meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho - MT, onde ficarão
armazenados os dados necessários à operação do REP;
VI - porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos
dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;
VII - para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer
conexão com outro equipamento externo; e
VIII - a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação
que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga
ou leitura de dados.
Art. 5º Os seguintes dados deverão ser gravados na MT:
I - do empregador: tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador
do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço; e
II - dos empregados que utilizam o REP: nome, PIS e demais dados necessários à
identificação do empregado pelo equipamento.
Art. 6º As seguintes operações deverão ser gravadas de forma permanente na MRP:
I - inclusão ou alteração das informações do empregador na MT, contendo os
seguintes dados:data e hora da inclusão ou alteração; tipo de operação; tipo de
identificador do empregador,
CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local
da prestação do serviço;
II - marcação de ponto, com os seguintes dados: número do PIS, data e hora da
marcação;
III - ajuste do relógio interno, contendo os seguintes dados: data antes do ajuste,
hora antes do ajuste, data ajustada, hora ajustada; e
IV - inserção, alteração e exclusão de dados do empregado na MT, contendo: data e
hora da operação, tipo de operação, número do PIS e nome do empregado.
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Parágrafo único. Cada registro gravado na MRP deve conter Número Seqüencial de
Registro - NSR consistindo em numeração seqüencial em incrementos unitários,
iniciando-se em 1 na primeira operação do REP.
Art. 7º O REP deverá prover as seguintes funcionalidades:
I - marcação de Ponto, composta dos seguintes passos:
a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro
equipamento;
b) obter a hora do Relógio de Tempo Real;
c) registrar a marcação de ponto na MRP; e
d) imprimir o comprovante do trabalhador.
II - geração do Arquivo-Fonte de Dados - AFD, a partir dos dados armazenados na
MRP;
III - gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;
IV - emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas
nas vinte e quatro horas precedentes, contendo:
a) cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de
serviço,número de fabricação do REP;
b) NSR;
c) número do PIS e nome do empregado; e
d) horário da marcação.
Art. 8º O registro da marcação de ponto gravado na MRP consistirá dos seguintes
campos:
I - NSR;
II - PIS do trabalhador;
III - data da marcação; e
IV - horário da marcação, composto de hora e minutos.
Art. 9º O Arquivo-Fonte de Dados será gerado pelo REP e conterá todos os dados
armazenados na MRP, segundo formato descrito no Anexo I.
Art. 10. O REP deverá atender aos seguintes requisitos:
I - não permitir alterações ou apagamento dos dados armazenados na Memória de
Registro de Ponto;
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II - ser inviolável de forma a atender aos requisitos do art. 2º;
III - não possuir funcionalidades que permitam restringir as marcações de ponto;
IV - não possuir funcionalidades que permitam registros automáticos de ponto; e
V - possuir identificação do REP gravada de forma indelével na sua estrutura
externa, contendo CNPJ e nome do fabricante, marca, modelo e número de
fabricação do REP.
Parágrafo único. O número de fabricação do REP é o número exclusivo de cada
equipamento e consistirá na junção seqüencial do número de cadastro do fabricante
no MTE, número de registro do modelo no MTE e número série único do
equipamento.
Art. 11. Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é um documento
impresso para o empregado acompanhar, a cada marcação, o controle de sua
jornada de trabalho, contendo as seguintes informações:
I - cabeçalho contendo o título "Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador";
II - identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
III - local da prestação do serviço;
IV - número de fabricação do REP;
V - identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
VI - data e horário do respectivo registro; e
VII - NSR.
§ 1o A impressão deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres
legíveis coma densidade horizontal máxima de oito caracteres por centímetro e o
caractere não poderá teraltura inferior a três milímetros. (redação dada pela Portaria
2233, de 17/11/2009)
§ 1º A impressão deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres
legíveis coma densidade horizontal mínima de oito caracteres por centímetro e o
caractere não poderá teraltura inferior a três milímetros.
§ 2º O empregador deverá disponibilizar meios para a emissão obrigatória do
Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador no momento de qualquer
marcação de ponto.
Art. 12. O "Programa de Tratamento de Registro de Ponto" é o conjunto de rotinas
informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários
de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório "Espelho
de Ponto Eletrônico", de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados
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- AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, de acordo
com o Anexo I.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar
informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar
marcações indevidas.
Art. 13. O fabricante do REP deverá se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e
Emprego, e solicitar o registro de cada um dos modelos de REP que produzir.
Art. 14. Para o registro do modelo do REP no MTE o fabricante deverá apresentar
"Certificado de Conformidade do REP à Legislação" emitido por órgão técnico
credenciado e "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" previsto no art. 17.
Art. 15. Qualquer alteração no REP certificado, inclusive nos programas residentes,
ensejará novo processo de certificação e registro.
Art. 16. Toda a documentação técnica do circuito eletrônico, bem como os arquivos
fontes dos programas residentes no equipamento, deverão estar à disposição do
Ministério do Trabalho e
Emprego, Ministério Público do Trabalho e Justiça do Trabalho, quando solicitado.
Art. 17. O fabricante do equipamento REP deverá fornecer ao empregador usuário
um documento denominado "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade"
assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal pela empresa, afirmando
expressamente que o equipamento e os programas nele embutidos atendem às
determinações desta portaria,especialmente que:
I - não possuem mecanismos que permitam alterações dos dados de marcações de
ponto armazenados no equipamento;
II - não possuem mecanismos que restrinjam a marcação do ponto em qualquer
horário;
III - não possuem mecanismos que permitam o bloqueio à marcação de ponto; e
IV - possuem dispositivos de segurança para impedir o acesso ao equipamento por
terceiros.
§ 1º No "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" deverá constar que os
declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à
falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.
§ 2º O empregador deverá apresentar o documento de que trata este artigo à
Inspeção do Trabalho, quando solicitado.
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Nota: a Portaria 793, de 27 de abril de 2011, disciplina a utilização da certificação
digital para assinatura eletrônica do atestado a que se refere este artigo, bem como
instituiu o modelo do referido atestado.
Art. 18. O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico
deverá fornecerão consumidor do seu programa um documento denominado
"Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" assinado pelo responsável técnico
pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente
que seu programa atende às determinações desta portaria, especialmente que não
permita:
I - alterações no AFD;
II - divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo
programa.
§ 1º A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes
das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso
atestado e falsidade ideológica.
§ 2º Este documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção
do Trabalho.
Nota: a Portaria 793, de 27 de abril de 2011, disciplina a utilização da certificação
digital para assinatura eletrônica do atestado a que se refere este artigo, bem como
instituiu o modelo do referido atestado.
Art. 19 O empregador só poderá utilizar o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto
se possuir os atestados emitidos pelos fabricantes dos equipamentos e programas
utilizados, nos termos dos artigos 17, 18, 26 e 30-A desta Portaria." (NR) (redação
dada pela Portaria 1001 de6/5/2010)
Art. 19. O empregador só poderá utilizar o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto
se possuir os atestados emitidos pelos fabricantes dos equipamentos e programas
utilizados, nos termos dos artigos 17, 18 e 26 desta Portaria.
Art. 20. O empregador usuário do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto deverá
se cadastrar no MTE via internet informando seus dados, equipamentos e softwares
utilizados.
Art. 21. O REP deve sempre estar disponível no local da prestação do trabalho para
pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 22. O empregador deverá prontamente disponibilizar os arquivos gerados e
relatórios emitidos pelo "Programa de Tratamento de Dados do Registro de Ponto"
aos Auditores-Fiscais do Trabalho.
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Art. 23. O MTE credenciará órgãos técnicos para a realização da análise de
conformidade técnica dos equipamentos REP à legislação.
§ 1º Para se habilitar ao credenciamento, o órgão técnico pretendente deverá
realizar pesquisa ou desenvolvimento e atuar nas áreas de engenharia eletrônica ou
de tecnologia da informação e atender a uma das seguintes condições:
I - ser entidade da administração pública direta ou indireta; e
II - ser entidade de ensino, pública ou privada, sem fins lucrativos.
§ 2º O órgão técnico interessado deverá requerer seu credenciamento ao MTE
mediante apresentação de:
I - documentação comprobatória dos requisitos estabelecidos no § 1º;
II - descrição detalhada dos procedimentos que serão empregados na análise de
conformidade
de REP, observando os requisitos estabelecidos pelo MTE;
III - cópia reprográfica de termo de confidencialidade celebrado entre o órgão técnico
pretendente ao credenciamento e os técnicos envolvidos com a análise; e
IV - indicação do responsável técnico e do responsável pelo órgão técnico.
Art. 24. O órgão técnico credenciado:
I - deverá apresentar cópia reprográfica do termo de confidencialidade de que trata o
inciso III do § 2º do art. 23, sempre que novo técnico estiver envolvido com o
processo de análise de conformidade técnica do REP;
II - não poderá utilizar os serviços de pessoa que mantenha ou tenha mantido
vínculo nos últimos dois anos com qualquer fabricante de REP, ou com o MTE; e
III - deverá participar, quando convocado pelo MTE, da elaboração de
especificações técnicas para estabelecimento de requisitos para desenvolvimento e
fabricação de REP, sem ônus para o MTE.
Art. 25. O credenciamento do órgão técnico poderá ser:
I - cancelado a pedido do órgão técnico;
II - suspenso pelo MTE por prazo não superior a noventa dias; e
III - cassado pelo MTE.
Art. 26. O "Certificado de Conformidade do REP à Legislação" será emitido pelo
órgão técnico credenciado contendo no mínimo as seguintes informações:
I - declaração de conformidade do REP à legislação aplicada;
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II - identificação do fabricante do REP;
III - identificação da marca e modelo do REP;
IV - especificação dos dispositivos de armazenamento de dados utilizados;
V - descrição dos sistemas que garantam a inviolabilidade do equipamento e
integridade dos dados armazenados;
VI - data do protocolo do pedido no órgão técnico;
VII - número seqüencial do "Certificado de Conformidade do REP à Legislação" no
órgão técnico certificador;
VIII - identificação do órgão técnico e assinatura do responsável técnico e do
responsável pelo órgão técnico, conforme inciso IV do § 2º do art. 23; e
IX - documentação fotográfica do equipamento certificado.
Art. 27. Concluída a análise, não sendo constatada desconformidade, o órgão
técnico credenciado emitirá "Certificado de Conformidade do REP à Legislação", nos
termos do disposto no art. 26.
Art. 28. O descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante
desta Portaria descaracteriza o controle eletrônico de jornada, pois este não se
prestará às finalidades que a Lei lhe destina, o que ensejará a lavratura de auto de
infração com base no art. 74, § 2º, da CLT, pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 29. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a
existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração
dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na
marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e
equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação
do ilícito.
§ 1º O Auditor-Fiscal do Trabalho deverá elaborar relatório circunstanciado,
contendo cópia dos autos de infração lavrados e da documentação apreendida.
§ 2º A chefia da fiscalização enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho e
outros órgãos que julgar pertinentes.
Art. 30. O Ministério do Trabalho e Emprego criará os cadastros previstos nesta
Portaria, com parâmetros definidos pela Secretaria de Inspeção do Trabalho - SIT.
Art. 30-A. Equipara-se ao fabricante nacional, para efeitos desta Portaria, o
importador que legalmente introduzir no Brasil o equipamento REP. (artigo
introduzido pela Portaria 1001 de6/5/2010)
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§ 1º Considera-se importador, para efeitos desta Portaria, o responsável pela
introdução do equipamento REP no Brasil, pessoa jurídica regularmente constituída
sob as leis brasileiras,apta a assumiras responsabilidades decorrentes da
comercialização do produto e das determinações e especificações previstas nesta
Portaria.
§ 2º O manual do usuário, o "Termo de Responsabilidade e Atestado Técnico",
documentação técnica e as informações constantes no corpo do equipamento REP
importado, deverão ser redigidos em língua portuguesa." (NR)
Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, exceto quanto à
utilização obrigatória do REP, que entrará em vigor após doze meses contados da
data de sua publicação.
Nota: a Portaria 373, de 25 de fevereiro de 2011, alterou o prazo para o início da
utilização obrigatória do Registrador Eletrônico de Ponto - REP para o dia 1º de
setembro de 2011.
Parágrafo único. Enquanto não for adotado o REP, o Programa de Tratamento de
Registro de Ponto poderá receber dados em formato diferente do especificado no
anexo I para o AFD,mantendo-se a integridade dos dados originais.
CARLOS ROBERTO LUPI
